Szczegóły zapytania - rops - Regionalny Ośrodek Polityki

Zapytanie ofertowe
na wykonanie zamówienia o wartości netto poniżej 30 000 EURO
W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy PZP na podstawie art. 4 pkt 8.
Objaśnienia:
 za każdym razem kiedy w treści pojawia się skrót ROPS mowa o Regionalnym Ośrodku Polityki
Społecznej Województwa Śląskiego
 skrót KDR oznacza Kartę Dużej Rodziny
I.
Przedmiot zamówienia:
Opracowanie scenariusza i realizacja filmu informacyjno-promocyjnego na temat
programu „Śląskie dla rodziny – Karta Dużej Rodziny” przeznaczonego do
umieszczenia na stronach internetowych.
II.
Zamawiający:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Województwa Śląskiego
ul. Modelarska 10, 40-142 Katowice
III.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie scenariusza i realizacja filmu
informacyjno-promocyjnego na temat programu „Śląskie dla rodziny – Karta
Dużej Rodziny”. Ma on przybliżyć ideę przedsięwzięcia oraz wskazać, w jaki
sposób można skorzystać z ulg i uprawnień oferowanych w ramach programu
przez jego Partnerów, w tym dostarczyć informacji na temat tego, jak uzyskać
Kartę Dużej Rodziny. Ponadto film ma zachęcić potencjalnych Partnerów do
włączenia się w przedsięwzięcie, a także promować je wśród rodzin
wielodzietnych zamieszkujących województwo śląskie.
1)
Treści, które powinny zostać zawarte w filmie:
a. Część I: komentarz lektora bądź przedstawiciela Regionalnego Ośrodka
Polityki Społecznej (w zależności od ustaleń z Zamawiającym) –
przedstawienie podstawowych informacji nt. programu „Śląskie dla rodziny –
Karta Dużej Rodziny”, uzupełniony 2-3 slajdami infografiki w celu prezentacji
najważniejszych danych.
b. Część II: Jak uzyskać Kartę Dużej Rodziny?: krótka wypowiedź (trwająca
nie dłużej niż 1 minutę) pracownika jednej z gmin województwa śląskiego,
który odpowiedzialny jest za wydawanie Kart Dużej Rodziny, na temat tego,
jakie warunki należy spełnić, by ubiegać się o KDR i jak ją uzyskać.
c. Część III: Dlaczego warto korzystać z programu?: Krótki wywiad (nie
dłuższy niż 1 minuta) z rodziną wielodzietną, która posiada KDR i korzysta z
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
ulg i uprawnień oferowanych w ramach programu „Śląskie dla rodziny - Karta
Dużej Rodziny”.
d. Część IV: Zachęcenie potencjalnych Partnerów do włączenia się w
program: Krótkie (nie dłuższe niż 1 minuta) wywiady z 2 Partnerami
programu „Śląskie dla rodziny – Karta Dużej Rodziny”, w tym z jednym
przedstawicielem instytucji podlegającej Samorządowi Województwa oraz z
przedstawicielem prywatnej firmy, którzy powiedzą co skłoniło ich do
przystąpienia do programu oraz dlaczego warto się włączyć w tę inicjatywę.
e. Część V: Partnerzy programu: 3-4 slajdy prezentujące logotypy Partnerów
programu.
Czas trwania filmu powinien być nie krótszy niż 4 min. 30 s., ale nie dłuższy niż 5
min.
Na początku i na końcu filmu informacyjno-promocyjnego powinno pojawić się
logo Województwa Śląskiego oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej, a
także informacja, iż program realizowany jest przez Samorząd Województwa
Śląskiego, zaś ROPS jest jego koordynatorem.
W celu przyciągnięcia uwagi odbiorców interesująca forma powinna przeważać
nad ilością prezentowanej treści – należy ograniczyć ilość jednostajnego przekazu
informacji.
Materiałowi filmowemu powinien towarzyszyć instrumentalny podkład muzyczny
– ciekawy i powtarzalny motyw zapewniony przez Wykonawcę, który przedstawi
Zamawiającemu do wyboru trzy jego propozycje. Wykonawca dostarczy
Zamawiającemu oświadczenie o posiadaniu praw do użycia wybranego przez
Zamawiającego podkładu muzycznego w realizacji materiału promocyjnego
będącego przedmiotem zamówienia.
Materiał powinien obejmować elementy grafiki/animacji komputerowej
wykorzystane do wprowadzenia poszczególnych tematów i części filmu oraz
prezentacji najważniejszych informacji. Koncepcja graficzna powinna być spójna
i cechować się prostotą i oszczędnością formy. Należy w nią wkomponować logo
programu „Śląskie dla rodziny – Karta Dużej Rodziny”.
Wykonawca zapewni udział lektora.
Zdjęcia do filmu odbędą się na terenie województwa śląskiego.
Zdjęcia do filmu powinny być realizowane zarówno w pomieszczeniach jak i w
plenerze.
W cenie usługi Wykonawca zapewni opracowanie scenariusza filmu, jego
realizację (w tym nagranie, montaż, oświetlenie, udźwiękowianie, przygotowanie
wizażowe bohaterów (makijaż), efekty specjalne, opracowanie graficzne i
kolorystyczne) oraz digitalizację. W cenę usługi powinny zostać wliczone
również koszty dojazdu ekipy filmowej do miejsc, w których realizowane będą
zdjęcia.
Wykonawca odpowiedzialny jest za rekrutację osób, które wezmą udział w
materiale promocyjnym (Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę Partnerów
programu oraz wykaz podmiotów odpowiedzialnych za realizację KDR w
poszczególnych gminach województwa śląskiego), a także za pokrycie
ewentualnych kosztów z tym związanych (m.in kosztów dojazdu tych osób do
miejsca, w którym realizowane będą zdjęcia).
IV.
Termin realizacji usługi:
Przewidywany termin realizacji zamówienia to październik-listopad 2015 roku.
Czas na wykonanie zamówienia wynosi 21 dni roboczych od dnia podpisania
umowy. Do czasu tego nie wlicza się czasu na zgłoszenie przez Zamawiającego
ewentualnych uwag do przedmiotu umowy, w tym scenariusza filmu. Wlicza się
natomiast czas potrzebny na wprowadzenie ewentualnych poprawek przez
Wykonawcę.
V.
1)
Wymagania wobec Wykonawcy:
Wymaga się, aby Wykonawca wraz z ofertą złożył wykaz usług stanowiący
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, w którym wykaże 3 usługi, których
przedmiotem było opracowanie i realizacja filmu informacyjno-promocyjnego o
tematyce społecznej nie krótszego niż 2 minuty. W celu umożliwienia
Zamawiającemu zweryfikowania tematyki oraz czasu trwania filmów
wymienionych w wykazie, Wykonawca prześle je Zamawiającemu w formacie
możliwym do odtworzenia w programie Windows Media Player na adres:
[email protected] (dopuszcza się również możliwość przesłania
stosownych linków), bądź też dostarczy je na płycie CD/DVD do siedziby
Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej Województwa Śląskiego –
ul. Modelarska 10, 40-142 Katowice - najpóźniej do dnia 28 września 2015 roku.
Do każdej usługi wymienionej w wykazie należy przedstawić dowód
potwierdzający jej wykonanie tj. pisemne poświadczenie jej wykonania,
wystawione i podpisane przez przedstawiciela podmiotu, na zlecenie którego
usługa została zrealizowana.
Ocena spełniania w/w wymogów zostanie dokonana według formuły „spełnia/nie
spełnia” na podstawie Załącznika nr 2 do zapytania ofertowego. Oferty, które nie
będą spełniać w/w wymogów zostaną odrzucone.
Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do
przedmiotu zamówienia wraz z prawem do jego wykorzystania we wszelkich
działaniach, a także wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw
autorskich.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu co najmniej 3 sztuki płyt DVD ze
wszystkimi nagranymi materiałami programowymi (np. ścieżka dźwiękowa,
teksty, storyboard).
2)
3)
4)
VI.
1)
Opis kryteriów wyboru oferty
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował
następującym kryterium:
- łączna cena brutto – 100%
2)
Punkty za kryterium „łączna cena brutto” zostaną obliczone w następujący
sposób:
x 100
3)
W przypadku złożenia najkorzystniejszych ofert z jednakową ceną, Zamawiający
zastrzega sobie prawo do skierowania dodatkowego zapytania dogrywkowego.
VII.
1)
Sposób przygotowania oferty
Wykonawca musi złożyć ofertę zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1
do zapytania ofertowego.
Ofertę należy przesłać na adres e-mail: [email protected] w terminie do
dnia 28 września 2015 roku. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Niewypełnienie wszystkich wskazanych wymagań spowoduje nieprzyjęcie oferty
w niniejszym postępowaniu i jej odrzucenie. Oferta taka nie będzie mogła
zostać poprawiona i uzupełniona przez Wykonawcę.
Termin wyboru oferty i ogłoszenia wyników nastąpi do 15 dni od upływu terminu
zbierania ofert.
Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze drogą elektroniczną.
Płatność za prawidłowo zrealizowany przedmiot zamówienia nastąpi do 30
dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej i podpisanej faktury do siedziby
Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania
przyczyny.
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa umowa stanowiąca Załącznik
nr 3 do zapytania ofertowego.
Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne z akceptacją warunków
umowy, o której mowa w pkt. 8.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
VIII. Osoba do kontaktu ze strony Zamawiającego:
Joanna Krywult
Tel. 032 730 68 85
E-mail: [email protected]
IX.
Załączniki:
Integralną część niniejszego zapytania ofertowego stanowią następujące
załączniki:
 Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
 Załącznik nr 2 – Wykaz usług
 Załącznik nr 3 – Wzór umowy o świadczenie usług