UMOWA Nr …............../ 2015 zawarta w dniu

UMOWA Nr …............../ 2015
Załącznik nr 3 do Zaproszenia
zawarta w dniu ……………………………………… roku w Warszawie pomiędzy:
Teatrem Wielkim – Operą Narodową, Plac Teatralny 1, 00 – 950 Warszawa, REGON 013055028, NIP
525 – 205 – 94 – 32, zwanym dalej „Zamawiającym”, w imieniu i na rzecz którego działają :
1. Hanna Trzeciak – Zastępca Dyrektora ds. Finansowych
2. Justyna Napierska – Główny Księgowy
a
………………………………………………………………………………………………………………………
zwanym dalej „Wykonawcą”
zwanymi dalej każda z osobna Stroną lub łącznie Stronami
Umowa zawarta bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień
Publicznych (tekst jednolity w Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz 759 z późn. zm.) zgodnie z art. 4 pkt. 8.
Wykonawca oświadcza, że akceptuje fakt, iż przedmiot umowy finansowany jest w formie dotacji
z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet XI: Kultura i dziedzictwo kulturowe,
Działanie 11.1: Ochrona i zachowanie dziedzictwa kulturowego o znaczeniu ponadregionalnym, tytuł
projektu: „Poprawa funkcjonalności Teatru Wielkiego – Opery Narodowej w Warszawie”, nr umowy
POIiŚ 11.01.00-00-065/12-00 z dnia 31.07.2012 roku oraz wyraża zgodę na informowanie osób trzecich
przez Teatr o takim finansowaniu.
§ 1. [Przedmiot Umowy]
Przedmiotem Umowy jest wykonanie digitalizacji ok. 5280 stron zbiorów muzealnych i archiwalnych
Zamawiającego, polegającej na skanowaniu z oryginałów dokumentów wraz obróbką graficzną
i usługami towarzyszącymi, w tym m.in. zapisem cyfrowym na nośniku, kontrolą techniczną
i jakościową, umieszczeniem znaków wodnych, zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 2
do Umowy.
§ 2. [Wykonanie Umowy]
1. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu Umowy określa załącznik nr 2 do Umowy.
2. Wykonawca wykona przedmiot Umowy zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy
digitalizacji i opisywaniu zasobów muzealnych i archiwalnych, z najlepszą wiedzą, należytą
starannością, zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy, zasadami wiedzy technicznej,
obowiązującymi przepisami prawa i normami określonymi w Katalogu Dobrych Praktyk materiałów
archiwalnych i muzealnych określonym przez Centrum Kompetencji – Narodowy Instytut
Audiowizualny.
3. Wykonawca zobowiązany jest posługiwać się przy realizacji Umowy osobami posiadającymi
odpowiednią wiedzę fachową, doświadczenie oraz kwalifikacje do należytego i zgodnego
z obowiązującymi standardami wykonania przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi
odpowiedzialność za działania i zaniechania tych osób jak za swoje własne, Strony przy tym
wyłączają zwolnienie Wykonawcy z odpowiedzialności na podstawie art. 429 kodeksu cywilnego.
4. Przedmiot Umowy zostanie wykonany w całości w terminie 8 tygodni od dnia zawarcia Umowy, tj.
do dnia ………………..2015 roku, przy czym Wykonawca przystąpi do wykonywania
digitalizacji w terminie 14 dni od daty zawarcia Umowy.
str. 1
5. Digitalizacja zbiorów będzie przeprowadzana w siedzibie Zamawiającego od poniedziałku do piątku
w godzinach od 8.00 do 16.00.
6. Obróbka graficzna i usługi towarzyszące, o których mowa § 1 mogą zostać przeprowadzone
w siedzibie Wykonawcy.
7. Przedmiot Umowy zostanie wykonany przy użyciu narzędzi, urządzeń i sprzętu będącego
w dyspozycji Wykonawcy, zgodnie ze złożoną ofertą.
8. Zamawiający ma prawo na bieżąco kontrolować czy realizacja przedmiotu Umowy jest
przeprowadzana z wykorzystanie narzędzi, urządzeń i sprzętu, który Wykonawca zadeklarował do
wykonania Zamówienia w swojej ofercie.
9. Wykonawca, w ramach wynagrodzenia określonego w § 6 Umowy, zapewni ubezpieczenie,
przewóz, rozładunek i załadunek narzędzi, urządzeń i sprzętu przeznaczonych do wykonania
przedmiotu Umowy w siedzibie Zamawiającego.
10. W celu uniknięcia wszelkich wątpliwości, Strony oświadczają, że Zamawiający nie ponosi żadnej
odpowiedzialności za narzędzia, urządzenia i sprzęt znajdujące się w siedzibie Zamawiającego w
związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy, w szczególności nie jest zobowiązany do
przechowywania narzędzi i sprzętu oraz do nadzorowania ich przechowywania. Wszelkie ryzyko
utraty lub uszkodzenia narzędzi i sprzętu znajdującego się w siedzibie Zamawiającego obciąża
Wykonawcę.
11. Zamawiający udostępni Wykonawcy odpowiednie pomieszczenie z możliwością regulacji światła
dziennego na czas realizacji przedmiotu Umowy.
12. Zbiory wskazane w § 1 Umowy zostaną udostępnione Wykonawcy tylko na czas niezbędny do
wykonania przedmiotu Umowy zgodnie z procedurą określoną w § 4 Umowy.
13. Zamawiający ma prawo na bieżąco kontrolować stosowanie się Wykonawcy podczas realizacji
przedmiotu Umowy do wymagań Zamawiającego określonych w załączniku nr 2.
14. Zamawiający może wymagać, aby digitalizacja odbywała się pod ciągłym lub wyrywkowym
nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.
15. W przypadku niespełnienia wymagań Zamawiającego określonych w załączniku nr 2 do Umowy, ma
on prawo wstrzymać wykonanie przedmiotu Umowy do czasu usunięcia nieprawidłowości.
§ 3. [Osoby do kontaktu]
1. Do kontaktów przy realizacji Przedmiotu Umowy Strony ustanawiają:
ze strony Wykonawcy - ………………………………………………………………………………………,
ze strony Zamawiającego Pani Anna Kułakowska, [email protected], tel. 22 69 20 246,
Pani Katarzyna Hosaniak, [email protected], tel. 22 69 20 716.
2. Strony będą informować się wzajemnie na bieżąco o zmianach osób uprawnionych do kontaktów
i zmianach numeru telefonu. Zmiany w tym zakresie nie stanowią zmiany Umowy.
§ 4. [Procedura przekazywania obiektów w celu digitalizacji oraz po wykonanej digitalizacji]
1. Obiekty przeznaczone do digitalizacji będą za każdym razem przekazywane Wykonawcy w celu
digitalizacji, na okres nie dłuższy niż dwa tygodnie od dnia przekazania. W okresie wskazanym
str. 2
w zdaniu poprzedzającym, Wykonawca zobowiązany jest do wykonania digitallizacji przekazanych
obiektów oraz pozostałych czynności wchodzących w zakres przedmiotu Umowy. Po okresie,
o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu obiektów
Zamawiającemu.
2. Obiekty przeznaczone do digitalizacji będą za każdym razem przekazywane Wykonawcy
na podstawie Protokołu udostępnienia materiałów, sporządzanego na piśmie pod rygorem
nieważności, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Umowy oraz zwracane Zamawiającemu,
na podstawie Protokołu odbioru materiałów ze skanowania przygotowywanych na piśmie pod
rygorem nieważności, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Umowy.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie przekazanych mu obiekty,
na zasadzie ryzyka, w okresie od dnia podpisania przez obie Strony Protokołu udostępnienia
materiałów i do dnia podpisania przez obie Strony Protokołu odbioru materiałów ze skanowania.
4. Wykonawca w okresie wykonywania Umowy udostępni Zamawiającemu dyski przenośne, na których
Wykonawca będzie sukcesywnie zapisywał pliki wynikowe, w tym kopie cyfrowe wszystkich
zdigitalizowanych materiałów (zarówno plików TIFF jak i JPEG/PDF). Dane z dysków będą
następnie kopiowane przez Zamawiającego na jego macierz.
5. Zwrot obiektów przekazanych Wykonawcy do digitalizacji wraz z dyskami z zapisanymi plikami
skanów tych obiektów powinien być dokonany nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo każdorazowo podczas czynności odbioru materiałów
ze skanowania do zgłoszenia uwag dotyczących odbieranych materiałów i wyznaczenia terminu
na usunięcie stwierdzonych wad.
7. W przypadku, gdy skan obiektu przeznaczonego do digitalizacji ma niską jakość (zła czytelność, złe
wykadrowanie, wypłaszczenie, zbyt duży obszar skanowania lub inne wady), Zamawiający
ma prawo nie przyjąć danego skanu i domagać się powtórnej digitalizacji obiektu przy użyciu innych
ustawień, ale tylko w zakresie możliwości technicznych sprzętu zadeklarowanego do użytku przez
Wykonawcę w ofercie.
8. Strony postanawiają, że przynajmniej 3 dni przed przekazaniem ostatniej części zdigitalizowanych
materiałów Wykonawca zgłosi drogą elektroniczną Zamawiającemu gotowość do odbioru całości
przedmiotu Umowy na określony dzień roboczy. W następstwie powyższego zgłoszenia
Zamawiający wyznaczy maksymalnie 30 dniowy termin odbioru, podczas którego dokona
sprawdzenia ilości wykonanych skanów oraz wyrywkowego sprawdzenia jakości wykonania
digitalizacji i, w przypadku stwierdzenia należytego wykonania zamówienia, podpisze protokół
odbioru końcowego.
9. Jeżeli w toku czynności odbioru końcowego zostanie stwierdzone, że przedmiot Umowy nie został
należycie wykonany, Zamawiający odmówi odbioru z winy Wykonawcy. W takiej sytuacji
Zamawiający może wezwać Wykonawcę do usunięcia stwierdzonych wad, np. dokonania ponownej
digitalizacji danego obiektu lub odmówić przyjęcia skanu danego obiektu.
10. Po dokonaniu odbioru końcowego, na podstawie podpisanego przez Strony protokołu odbioru
końcowego, zostanie sporządzony Kosztorys powykonawczy, określający rzeczywistą liczbę
zdigitalizowanych przez Wykonawcę stron obiektów i wysokość wynagrodzenia Wykonawcy,
z uwzględnieniem cen jednostkowych określonych w § 6 ust. 5 Umowy, który wymaga zatwierdzenia
przez przedstawicieli Zamawiającego.
11. Dokonanie odbioru przez Zamawiającego nie wyklucza możliwości zgłoszenia reklamacji w okresie
udzielonej gwarancji.
str. 3
§5 [poufność, zakaz wykorzystywania]
1. Wykonawca zobowiązuje się do nierozpowszechniania przekazanych do digitalizacji zbiorów oraz
ich cyfrowych odwzorowań, w tym do nieudostępniania ich osobom trzecim w jakikolwiek sposób
i w jakiejkolwiek formie, bez uprzedniej zgody Teatru wyrażonej na piśmie pod rygorem
nieważności. Zobowiązanie to jest nieograniczone w czasie i trwa także po ustaniu stosunku
prawnego, na podstawie którego wykonywane były czynności wynikające z niniejszej Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje i wiadomości, które
uzyskał w związku z wykonaniem przedmiotu Umowy. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa
także w okresie 3 lat po ustaniu stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywane były
czynności wynikające z niniejszej Umowy.
3. Naruszenie zobowiązania, o którym mowa w ust. 1 i 2 skutkuje odpowiedzialnością
odszkodowawczą Wykonawcy, w ramach której zapłaci on karę umowną w wysokości 150%
całości wynagrodzenia umownego oraz odszkodowanie uzupełniające do wysokości pełnej szkody.
4. Obowiązek zachowania tajemnicy, o której mowa w ust. 1, nie dotyczy informacji, których
ujawnienie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów, lub następuje na żądanie
uprawnionych organów.
§ 6. [Wynagrodzenie]
1. Przewidywana wysokość wynagrodzenia kosztorysowego Wykonawcy za zrealizowany przedmiot
Umowy uwzględniający wszystkie składniki określone w niniejszej Umowie ustala się na kwotę:
kwota netto – …………………….. zł
podatek VAT – …………………… zł
kwota brutto – ……………………., (słownie:………………………………………………………………..).
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 jest wynagrodzeniem kosztorysowym wynikającym z oferty
stanowiącej załącznik nr 5 do Umowy i stanowi wynagrodzenie maksymalne Wykonawcy z tytułu
wykonania przedmiotu Umowy.
3. Wynagrodzenie określone w ust. 1 odpowiada zakresowi wykonania Umowy opisanemu w § 1
niniejszej Umowy oraz w załączniku nr 2 do Umowy. Wynagrodzenie zawiera wszystkie koszty
związane z uzyskaniem przez Wykonawcę przychodu z tytułu wykonania niniejszego zamówienia,
jak również koszty usług nie ujętych w wymienionych powyżej dokumentach, a których wykonanie
jest niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, w szczególności utworzenie
kopii roboczych i użytkowych skanów, udzielenie gwarancji na wykonany przedmiot Umowy oraz
ryzyko Wykonawcy z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu
Umowy.
4. Ostateczna wysokość wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy będzie określona w oparciu
o faktycznie zrealizowany zakres prac, wynikający z dokonanego i potwierdzonego przez
Zamawiającego protokołu odbioru określającego dokładną ilość stron zdigitalizowanych
przez Wykonawcę obiektów oraz sporządzonego na jego podstawie sprawdzonego i zatwierdzonego
kosztorysu powykonawczego.
5. Z tytułu wykonania przedmiotu Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie jednostkowe za
1 stronę zdigitalizowanego obiektu w kwocie:
kwota netto: ……….. zł (słownie: ……………………),
podatek VAT 23 % w kwocie: ……………………… zł (słownie: ),
kwota brutto: ………….. zł (słownie: ……………………………).
str. 4
6. Cena jednostkowa wskazana w ust. 5 nie podlega zmianie w okresie obowiązywania Umowy.
7. Zamawiający rozliczy się z Wykonawcą jedną fakturą końcową. Zamawiający zastrzega sobie
obowiązek uzgodnienia treści faktury przed jej wystawieniem pod rygorem jej nieprzyjęcia.
Wystawienie faktury nastąpi po zakończeniu realizacji przedmiotu Umowy i po podpisaniu przez
Strony Protokołu odbioru końcowego potwierdzającego, że Przedmiot Umowy został wykonany
w pełnym zakresie i zgodnie z Umową i po zatwierdzeniu kosztorysu powykonawczego przez
Zamawiającego.
8. Termin płatności należności wynikającej z faktury wynosi 14 dni od daty jej doręczenia
Zamawiającemu wraz z podpisanym przez Strony Protokołem odbioru i zatwierdzonym przez
Zamawiającego kosztorysem powykonawczym.
9. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy
…………………………………. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się dzień obciążenia
rachunku Zamawiającego.
§ 7. [Kary umowne]
1. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu następujących kar umownych:
1) za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu Umowy w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto
określonego w § 6 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
2) za odstąpienie od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 40%
wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1, niezależnie od daty odstąpienia,
3) za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze końcowym – w wysokości 0,5%,
wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, liczony
od dnia wyznaczonego na usunięcie wad,
4) za uszkodzenie, zniszczenie lub utratę materiałów przekazanych do digitalizacji – w wysokości
10% wynagrodzenia brutto określonego w § 6 ust. 1 za każdy przypadek.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku
wystąpienia szkody przenoszącej wysokość zastrzeżonych kar umownych.
3. Kary umowne mogą podlegać sumowaniu.
4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kwoty kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy.
W przypadku niemożności potrącenia kwoty kary umownej, termin zapłaty kary umownej wynosi 14
dni od doręczenia żądania zapłaty.
§ 8. [Gwarancja jakości]
1. Wykonawca udziela gwarancji na wykonany przedmiot Umowy na okres minimum 12 miesięcy od
dnia podpisania protokołu odbioru końcowego przedmiotu Umowy.
2. Rozpoczęciem okresu gwarancji jest data podpisania protokołu odbioru przez Zamawiającego.
Okres gwarancji nie może być krótszy niż 12 miesięcy i musi być podany w pełnych miesiącach.
3. W przypadku ujawnienia w okresie gwarancji wad, usterek technicznych lub niezgodności
z przyjętymi standardami skanowania lub obróbki graficznej Wykonawca ma obowiązek usunąć ww.
wady, usterki i niezgodności na własny koszt i ryzyko, w terminie 30 dni kalendarzowych od
zgłoszenia żądania usunięcia wady. Usunięcie ww. wad, usterek i niezgodności może być wykonane
poprzez ponowną digitalizację obiektu na koszt i ryzyko Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego.
Obowiązek zapewnienia zaplecza technicznego i logistycznego dla usunięcia wad, usterek
i niezgodności w okresie gwarancji spoczywa na Wykonawcy.
str. 5
§ 9. [Rozwiązanie Umowy]
1. Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy z następujących powodów związanych z działaniami
Wykonawcy niezgodnymi z postanowieniami Umowy, bez konieczności wyznaczania dodatkowego
terminu na prawidłową realizację postanowień Umowy:
1) niezastosowanie się przez Wykonawcę do katalogu wymagań Zamawiającego zawartego
w Załączniku nr 2 do Umowy,
2) stosowanie do digitalizacji innego sprzętu niż podanego w ofercie,
3) dwukrotne powtórzenie się uchybień w stosunku do zasad opisanych w Załączniku nr 2
do Umowy z opisem wymagań lub uszkodzeń digitalizowanych zbiorów,
4) niewykonanie w terminie zleconej digitalizacji,
5) opóźnienie w rozpoczęciu lub wykonywaniu przedmiotu Umowy przez Wykonawcę tak
dalekiego, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym,
6) niewykonanie w ciągu 30 dni zobowiązania gwarancyjnego dotyczącego zdigitalizowanych
zbiorów,
7) wyniesienie powierzonego obiektu lub obiektów poza siedzibę Zamawiającego (miejsce
wykonania Umowy) lub uszkodzenia zbiorów,
8) uniemożliwienie lub znaczne utrudnienie Zamawiającemu przeprowadzenia kontroli procesu
digitalizacji,
9) niezastosowanie się do nakazu wstrzymania digitalizacji po stwierdzeniu nieprawidłowości
przez Zamawiającego.
2. W przypadku częściowego niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy Zamawiający może
odstąpić od Umowy w niewykonanej lub nienależycie wykonanej części. W takim przypadku
Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie proporcjonalnie w stosunku do poprawnie wykonanej części
Umowy. Postanowienia niniejszego ustępu nie wyłączają możliwości dochodzenia odszkodowania
od Wykonawcy z tytułu częściowego niewykonania lub częściowego niewłaściwego wykonania
Umowy, włącznie z karą umowną z tytułu odstąpienia od Umowy w pełnej wysokości.
§ 10. [Postanowienia końcowe]
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego,
a ewentualne spory wynikające z niniejszej Umowy, strony zobowiązują się poddać rozstrzygnięciu
właściwego dla Zamawiającego Sądu Powszechnego.
2. Załączniki stanowią integralną cześć niniejszej Umowy.
3. Ewentualna zmiana umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, 1 egzemplarz
dla Wykonawcy i 1 egzemplarz dla Zamawiającego.
ZAMAWIAJĄCY:
WYKONAWCA:
str. 6
Załącznik nr 1 do umowy
PROTOKÓŁ ODBIORU
(WZÓR)
Sporządzony w dniu _______ w Warszawie,
w sprawie odbioru przedmiotu umowy nr ……….. z dnia ………….. 2015 roku,
zawartej pomiędzy:
Teatrem Wielkim – Operą Narodową z siedzibą w Warszawie 00-950, Plac Teatralny 1
REGON 013055028, NIP 525-20-59-432
zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM", który reprezentują:
1. Pani Hanna Trzeciak – Zastępca Dyrektora ds. Finansowych
2. Pani Justyna Napierska – Główny Księgowy
a
……………………………………………………………………………..
zwanym dalej „WYKONAWCĄ”,
I. Zamawiający odbiera od Wykonawcy przedmiot umowy:
1. Digitalizacja wraz z obróbką………………………….stron obiektów muzealnych i archiwalnych.
II. Osoby przyjmujące wykonanie przedmiotu Umowy ze strony Zamawiającego:
Pani Katarzyna Hosaniak
Pani Anna Kułakowska
III. Ustalenia dotyczące odbioru przedmiotu umowy:
1. Wymieniony w pkt I przedmiot umowy wykonany został należycie, zgodnie z umową.
str. 7
Załącznik nr 1a do umowy
Kosztorys powykonawczy
(wzór)
Ilość
Lp.
1
Tytuł
2
zdigitalizowanych
stron
3
Digitalizacja zbiorów archiwalnych
i muzealnych Zamawiającego, w tym obróbka
1.
graficzna zgodnie z umową nr …………
…..
RAZEM
….
Wartość digitalizacji
(iloczyn ilości
zdigitalizowanych stron
i ceny digitalizacji 1
strony zgodnie z ofertą
4
0,00
0,00
II. Osoby zatwierdzające kosztorys powykonawczy:
Pani Katarzyna Hosaniak
str. 8
Załącznik nr 2 do umowy
Szczegółowe wymagania dotyczące digitalizacji i gwarancji
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie digitalizacji 2D ok. 5280 stron zbiorów muzealnych
i archiwalnych Zamawiającego, polegającej na skanowaniu i fotografowaniu z oryginałów dokumentów
wraz obróbką graficzną i usługami towarzyszącymi, w tym konwersją plików do formatu JPEG,
wykonaniem kopii roboczych i prezentacyjnych plików, zapisem cyfrowym na nośniku zgodnie
z regułami zapisu określonych przez Zamawiającego, kontrolą techniczną i jakościową oraz
umieszczeniem znaków wodnych na wybranych skanach.
Przeznaczony do digitalizacji zbiór obejmuje część cennej kolekcji archiwalnej dokumentującej
historię polskiego baletu. Wśród obiektów pochodzących z okresu XVIII-XXw. znajdują się materiały
wymagające szczególnej dbałości i doświadczenia przy skanowaniu.
W sumie na kolekcję przeznaczoną do digitalizacji składają się następujące typy obiektów:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
plakaty
afisze,
zdjęcia czarno-białe i kolorowe, negatywy i pozytywy na papierze oraz diapozytywy czarnobiałe i w kolorze,
programy ze spektakli,
wkładki obsadowe,
libretta (zbiory zszyte)
projekty dekoracji i rekwizytów (rysowane kredkami, malowane farbami oraz wyklejane, niektóre
na tekturze do 3mm),
projekty kostiumów,
obrazy i portrety w ramach
grafiki i tableau
albumy ilustrowane
Zakres prac obejmuje:
a) przygotowanie dokumentów do digitalizacji,
b) digitalizację 2D około 5280 stron obiektów płaskich, w siedzibie Zamawiającego z wykorzystaniem
sprzętu Wykonawcy, w tym:
- ok. 4400 stron do formatu A1,
- ok. 880 stron powyżej formatu A1 (do B0);
Około 450 stron powyższych materiałów wymaga sfotografowania aparatem cyfrowym;
c) obróbkę graficzną zdjęć obejmującą wyrównanie ewentualnych odkształceń zdjęć i kadrowanie
mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego, z pozostawieniem ramki tła,
umieszczeniem znaków wodnych na wybranych obiektach;
d) kontrolę techniczną i jakościową skanów,
e) wykonanie kopii roboczych w formacie PDF lub JPEG,
f) wykonanie kopii prezentacyjnych, przeznaczonych do udostępniania na stronie internetowej
o niższych parametrach w formacie PDF,
g) zapisanie plików wg ustalonej struktury katalogów i kolejności dla zdigitalizowanych materiałów,
h) zapisanie plików wzorcowych oraz kopii użytkowych zeskanowanych dokumentów na dyskach
zewnętrznych Wykonawcy,
str. 9
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Wymagane jest skanowanie w rozdzielczości na całej powierzchni skanowania: 600 dpi,
a w przypadku formatów powyżej A1 w rozdzielczości min. 400 dpi, format zapisu TIFF 6.0 bez
kompresji, głębia kolorów 24-bitowe RGB (pliki wzorcowe).
Wykonawca przeprowadzi obróbkę graficzną skanów obejmującą wyrównanie ewentualnych
odkształceń zdjęć i kadrowanie mające na celu usunięcie tła wokół obiektu skanowanego,
z pozostawieniem ramki tła.
Pliki wzorcowe zostaną przekonwertowane do formatu JPEG lub PDF.
Wymagane jest także wytworzenie lekkich postaci prezentacyjnych w formacie JPEG lub PDF
na potrzeby udostępnienia zbiorów na stronie internetowej Zamawiającego.
Kopia użytkowa może być poddana obróbce graficznej odpowiednio do jej przeznaczenia.
W sumie w ramach digitalizacji każdej strony obiektu Wykonawca dostarczy i podpisze zgodnie
z ustaloną ścieżką zapisu 4 pliki: plik wzorcowy z digitalizacji w formacie TIFF bez obróbki, plik
pochodny TIFF oraz JPEG po obróbce, wersję skompresowaną pliku prezentacyjnego
w formacie JPEG lub PDF.
Elektroniczna archiwizacja plików wzorcowych i kopii zostanie dokonana na dyskach
Wykonawcy, następnie pliki zostaną skopiowane na macierz Zamawiającego.
Pliki powinny zostać opisane zgodnie z określoną przez Zamawiającego ścieżką zapisu, tj.
nazwa pliku musi być tożsama z sygnaturą obiektu umieszczoną na jego odwrocie
i uzupełniona o datę premiery, tytuł spektaklu, symbol jednostki zarządzającej zbiorem
(archiwum lub Muzeum Teatralne), symbol klasy obiektu, numer kolejny skanu. Podpis cyfrowy
pliku źródłowego zostanie uzgodniony z Zamawiającym.
Kolejne numery skanów umieszczone w ścieżce zapisu, o której mowa powyżej muszą być
zgodne z kolejnością zadaną przez osobę wybierającą zbiory do digitalizacji.
Wykonawca będzie dysponował sprzętem komputerowym i oprogramowaniem na potrzeby
obróbki graficznej.
Przed rozpoczęciem skanowania wymagana jest kalibracja urządzeń, przygotowanie
dokumentów do digitalizacji oraz przeprowadzenie próbnych skanów.
Skanowanie zbiorów może odbywać się jedynie przy użyciu profesjonalnych skanerów
i aparatów cyfrowych przeznaczonych do digitalizacji kolekcji archiwalnych i muzealnych
w siedzibie Zamawiającego. Digitalizacja musi być przeprowadzona na sprzęcie wskazanym
w ofercie.
Podczas skanowania unikatowy zbiór muzealiów wymaga szczególnej dbałości i staranności by
nie dopuścić do powstania uszkodzeń. Z uwagi na wartość historyczną części zasobu wymaga
się, aby usługa skanowania tych obiektów została wykonana bez ich nadmiernego i zbędnego
ucisku lub zgniatania, dlatego płyta dociskowa skanerów powinna posiadać możliwość regulacji
siły docisku. Zamawiający nie dopuszcza możliwości skanowania zbiorów na skanerach
przelotowych.
Wykonawca odpowiada za właściwe oświetlenie fotografowanego obiektu, dodatkowy sprzęt
w postaci uchwytów, podestów i stołów do ekspozycji, statywów, oświetlaczy i światłomierzy,
a także stworzenie odpowiednich warunków w pomieszczeniach.
Wykonawca przeprowadzi kontrolę techniczną i jakościową skanów.
Zamawiający może wymagać, aby digitalizacja odbywała się pod ciągłym lub wyrywkowym
nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.
Kontrola będzie wykonywana na bieżąco podczas skanowania, natomiast kontrolę po
zakończeniu etapu skanowania, wykona osoba nie uczestnicząca w procesie skanowania.
Kontrola dokonywana przez Zamawiającego będzie odbywać się w trybie ustalonym
z Wykonawcą.
str. 10
17. W przypadku, gdy zdigitalizowane zbiory mają niską jakość (zła czytelność, złe wykadrowanie,
wypłaszczenie, zbyt duży obszar skanowania lub inne wady), Zamawiający ma prawo nie
przyjąć go i domagać się powtórnej digitalizacji przy użyciu innych ustawień, ale tylko
w zakresie możliwości technicznych sprzętu zadeklarowanego do użytku przez Wykonawcę
w ofercie.
str. 11
Załącznik nr 3 do umowy
Protokół udostępnienia materiałów do skanowania
Lp. Nazwa zespołu
Nazwa
obiektu
Sygnatura
Nr inwentarzowy Ilość obiektów
Ilość stron
Rodzaj dokumentacji
Uwagi do stanu obiektu przed
digitalizacją
1
2
3
4
5
7
Suma
Data i podpis osoby przekazującej dokumentację
dokumentację
Data i podpis osoby odbierającej
str. 12
Załącznik nr 4 do umowy
Protokół odbioru materiałów ze skanowania
Lp.
Nazwa
Zespołu
Nazwa obiektu
Sygnatura
Nr
inwentarzowy
Ilość obiektów
Ilość stron
Rodzaj
dokumentacji
Uwagi do stanu skanowanego obiektu po
digitalizacji
1
2
3
4
5
6
Suma
Data i podpis osoby przekazującej dokumentację
Data i podpis osoby odbierającej dokumentację
str. 13