2014_04_25_Zapytanie ofertowe_wizyty studyjne

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty
na kompleksową organizację i przeprowadzenie 2 wizyt studyjnych dla dziennikarzy
branżowych (transport/infrastruktura).
I. Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia:
Miejsce wizyt:

Szczecin – 23-24 lipca 2014 r.

Rzeszów – 27-28 sierpnia 2014 r.
Cel wizyt: zapoznanie uczestników wizyt studyjnych z działalnością Centrum Unijnych
Projektów Transportowych poprzez (poniżej wskazane) projekty transportowe (z)realizowane
w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ).
Liczba uczestników wizyt: każdorazowo 8 osób (6 dziennikarzy + 2 pracowników CUPT).
W ramach Przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni co najmniej:

każdorazowo udział 6 dziennikarzy branżowych specjalizujących się w tematyce
transport/infrastruktura
(reprezentujących
dzienniki,
tygodniki
i
miesięczniki
ogólnopolskie, radia ogólnopolskie oraz portale internetowe) - lista imienna wraz z
reprezentowanym medium musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego;

min. 6 spotkań merytorycznych (w ramach jednej wizyty min. 3 spotkania, każde z
innego działania PO IiŚ) z przedstawicielami beneficjentów w miejscu realizacji projektu;

w razie niedopisania pogody sale wykładowe dla min. 15 osób wraz ze sprzętem
multimedialnym, laptopem oraz flipchartem na spotkania merytoryczne;

opracowane przez Wykonawcę press-kity (w wersji papierowej oraz elektronicznej) dla
każdego z dziennikarzy zawierające informacje dotyczące wszystkich prezentowanych w
ramach wizyt projektów (materiały muszą być oznakowane zgodnie z „Zasadami
promocji projektów dla beneficjentów PO IiŚ 2007-2013”) oprawione w jednolite teczki;
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2

ewaluacje wizyt: Wykonawca przeprowadzi po wizytach ankiety ewaluacyjne oraz
monitoring mediów, a następnie przekaże Zamawiającemu;

identyfikatory dla uczestników wizyt studyjnych;

dokumentację dot. wizyt studyjnych: listy obecności, listy korzystania z cateringu i
odbioru materiałów;

dokumentację fotograficzną dot. wizyt studyjnych (min. 30 zdjęć /po 10 z każdego
spotkania merytorycznego/ w rozdzielczości 300 dpi z każdej wizyt) wykonaną przez
profesjonalnego fotografa tj. fotografa, którego zdjęcia były publikowane co najmniej 3
razy w prasie;

opiekę/nadzór dwóch przedstawicieli Wykonawcy nad przebiegiem każdego ze spotkań
w jego miejscu.
Dodatkowo w ramach wizyty studyjnej w Szczecinie Wykonawca zapewni:

Dla wszystkich uczestników wizyty przelot na trasie Warszawa-Szczecin/SzczecinWarszawa;

dla wszystkich uczestników wizyty transport lokalny w postaci busa lub autokaru
wyposażonego w klimatyzację;

zakwaterowanie dla wszystkich uczestników wizyty w hotelu w centrum miasta
o standardzie min. trzygwiazdkowym w pokojach jednoosobowych wyposażonych
w łazienkę;

wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej: 1 x śniadanie z napojami, 2 x
obiad (zupa, ciepły drugi posiłek, deser, napoje ciepłe i zimne);

1 kolacja o uroczystym charakterze wraz z napojami do posiłków menu do uzgodnienia
(2 do wyboru) składające się z: przystawki na zimno w ilości co najmniej 80 g na osobę;
przystawki na ciepło w ilości co najmniej 100 g na osobę; zupy; dania głównego na ciepło
z dodatkami (z możliwością wyboru opcji wegetariańskiej oraz w szczególnych
przypadkach zgodnie ze wskazaniami przekazanych Zamawiającemu przez uczestników
kolacji – Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach
dietetycznych -zdrowotnych), deseru typu ciasto porcjowane w ilości 50 g na osobę
lub deseru podawanego w pucharkach w ilości co najmniej 50 g na osobę; napojów
ciepłych (kawa o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i herbata dla każdej osoby
podawane w filiżankach bez ograniczeń – do wyboru spośród minimum 5 rodzajów
herbat w torebkach o wadze 1,5 –2 g); napojów zimnych (minimum 2 rodzaje 100 %
soków owocowych –w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej
(gazowanej i niegazowanej) w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby; 1 lampki wina (wino
półwytrawne lub wytrawne, białe i czerwone) każda o pojemności co najmniej 110 ml
(nie więcej niż 150 ml) na jedna osobę;

dla wszystkich uczestników oraz przedstawicieli beneficjentów zapewnienie 2 przerw
kawowych poczęstunek: kawa, herbata, mleczko, woda mineralna; 2 rodzaje soków,
kanapki, ciastka i owoce.
Dodatkowo w ramach wizyty studyjnej w Rzeszowie Wykonawca zapewni:

dla wszystkich uczestników wizyty przelot na trasie Warszawa-Rzeszów/RzeszówWarszawa;

dla wszystkich uczestników wizyty transport lokalny w postaci busa lub autokaru
wyposażonego w klimatyzację;

zakwaterowanie dla wszystkich uczestników wizyty w hotelu w centrum miasta
o standardzie min. trzygwiazdkowym w pokojach jednoosobowych wyposażonych
w łazienkę;

wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej: 1 x śniadanie z napojami, 2 x
obiad (zupa, ciepły drugi posiłek, deser, napoje ciepłe i zimne);

1 kolacja o uroczystym charakterze wraz z napojami do posiłków menu do uzgodnienia
(2 do wyboru) składające się z: przystawki na zimno w ilości co najmniej 80 g na osobę;
przystawki na ciepło w ilości co najmniej 100 g na osobę; zupy; dania głównego na ciepło
z dodatkami (z możliwością wyboru opcji wegetariańskiej oraz w szczególnych
przypadkach zgodnie ze wskazaniami przekazanych Zamawiającemu przez uczestników
kolacji – Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach
dietetycznych -zdrowotnych), deseru typu ciasto porcjowane w ilości 50 g na osobę lub
deseru podawanego w pucharkach w ilości co najmniej 50 g na osobę; napojów ciepłych
(kawa o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i herbata dla każdej osoby podawane
w filiżankach bez ograniczeń – do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat
w torebkach o wadze 1,5 –2 g); napojów zimnych (minimum 2 rodzaje 100 % soków
owocowych –w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej
i niegazowanej) w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby; 1 lampki wina (wino półwytrawne
lub wytrawne, białe i czerwone) każda o pojemności co najmniej 110 ml (nie więcej
niż 150 ml) na jedna osobę;

dla wszystkich uczestników oraz przedstawicieli beneficjentów zapewnienie 2 przerw
kawowych poczęstunek: kawa, herbata, mleczko, woda mineralna; 2 rodzaje soków,
kanapki, ciastka i owoce.
PROJEKTY TRANSPORTOWE DO EWENTUALNEJ PREZENTACJI W RAMACH WIZYT
STUDYJNYCH:
Szczecin
1. Rozbudowa infrastruktury portowej w północnej części Półwyspu Ewa w porcie w
Szczecinie; POIS.07.02.00-00-006/09
2. Przebudowa
infrastruktury
drogowej
w portach
w
Szczecinie
i
Świnoujściu;
kolejowej
w portach
w
Szczecinie
i
Świnoujściu;
POIS.07.02.00-00-007/09
3. Przebudowa
infrastruktury
POIS.07.02.00-00-009/09
4. Rozbudowa infrastruktury portowej w południowej części portu w Świnoujściu;
POIS.07.02.00-00-016/11
5. Modernizacja dostępu drogowego do Portu w Szczecinie; POIS.07.02.00-00-010/09
6. Budowa i przebudowa torowisk w Szczecinie; POIS.07.03.00-00-024/12
7. Zakup niskopodłogowego taboru tramwajowego w Szczecinie; POIS.07.03.00-00-020/12
8. Budowa „Szczecińskiego Szybkiego Tramwaju”; POIS.07.03.00-00-017/11
9. Budowa drogi ekspresowej S3 odcinek Szczecin - Gorzów Wlkp.; POIS.06.01.00-00002/07
Rzeszów
1. Rozbudowa inteligentnego systemu transportu drogowego na terenie miasta Rzeszowa;
POIS.08.03.00-00-011/10.
2. Port Lotniczy Rzeszów – Rozbudowa i modernizacja infrastruktury lotniskowej;
POIS.06.03.00-00-006/10-00
3. Port Lotniczy Rzeszów – Budowa nowego terminalu pasażerskiego; POIS.06.03.00-00005/10-00
4. Modernizacja linii kolejowej E30/ C-E30, odcinek Kraków – Rzeszów, etap III;
POIS.07.01.00-00-016/10
5. Budowa autostrady A-4 Rzeszów – Korczowa; POIS.06.01.00-00-037/11
6. Budowa autostrady A-4 Tarnów - Rzeszów, odc. w. Krzyż - w. Rzeszów Wschód wraz z
odc. Drogi ekspresowej S-19 w. Rzeszów Zachód - w. Świlcza; POIS.06.01.00-00-028/09
7. Przebudowa drogi krajowej nr 4 na odcinku Machowa - Łańcut KM 527+456,00 –
613+767,30; POIS.06.01.00-00-001/07.
II.
Wymagania dotyczące wykonawców (poniższe warunki należy spełnić
łącznie):
1) Wykonawca musi posiadać doświadczenie w zorganizowaniu, w ostatnich 2 latach,
co najmniej 3 wizyt/ spotkań studyjnych dla dziennikarzy, w tym min. 1 dedykowanej
dziennikarzom zajmującym się branżą transportową/ infrastrukturalną.
2) Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w obsłudze z zakresu public relations
eventów, co najmniej 3 różnych instytucji/przedsiębiorstw z sektora publicznego,
w ostatnich 2 latach.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższych wymagań Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania.
III.
Informacje dotyczące warunków składania ofert:
1. Oferta powinna zawierać:
1) Szczegółową koncepcję organizacji wizyty, zawierającą co najmniej.:
a) plan wizyty - szczegółowy opis sposobu realizacji wizyty studyjnej,
b) harmonogram wizyty w podziale na dni i godziny,
c) wskazanie wizytowanych obiektów oraz instytucji/osób, z którymi organizowane
będą spotkania merytoryczne,
d) propozycję menu,
e) wskazanie miejsca noclegu wraz z jego opisem i kategorią,
f) wstępną listę mediów, do których trafią zaproszenia do udziału w wizytach
studyjnych.
Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie wizyty. Ewentualne zmiany w planie wizyty
w stosunku do przedstawionego w ofercie harmonogramu mogą dotyczyć w szczególności
godzin spotkań, kolejności poszczególnych części wizyty, pod warunkiem utrzymania celu
wizyty. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian i doprecyzowania, wskazanych
przez Wykonawcę, wizytowanych obiektów oraz instytucji/ osób, z którymi organizowane będą
spotkania merytoryczne.
2) Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania
ofertowego.
3) Wykaz zrealizowanych usług, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do
zapytania.
IV. Informacje dodatkowe:
1. Kryteriami, którymi
najkorzystniejszej są:
Zamawiający będzie
kierował się
przy wyborze
L.p.
Kryterium
Waga w %
1
Cena
60
2
Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych
40
oferty
W każdym z ww. kryterium ocena zostanie dokonana w następujący sposób:
1.1 Cena - 60%
Najniższa oferowana wartość brutto
Wartość brutto = …………………………………………………. x 60%
Wartość brutto oferty badanej
1.2 Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych – 40%
W ramach tego kryterium zostanie oceniona Koncepcja realizacji zamówienia. Ocena zostanie
dokonana przez Zamawiającego na podstawie przedstawionych Informacji w złożonych
ofertach. Zamawiający przyzna od 0 do 10 punktów.
Wynik końcowy będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium. Uzyskana liczba
punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 40%. Wynik będzie
traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium „Szczegółowa koncepcja organizacji
wizyt studyjnych”.
Za ofertę najkorzystniejszą, uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą sumaryczną liczbę
punktów za wszystkie kryteria oceny ofert.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania
ofert.
3. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów księgowych przelewowych,
wystawionych z co najmniej 21-dniowym terminem płatności od daty wpływu do CUPT
prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego: faktury VAT lub rachunku
4. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa
wzorów umów stosowanych w CUPT.
na podstawie własnych
Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 09.05.2014 r. do godziny 12:00
mailem na adres: [email protected]
W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w
rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14
FORMULARZ CENOWY
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem
ofertowym.
2. ZOBOWIAZUJEMY SIĘ zrealizować Przedmiot zamówienia za kwotę netto……………… zł
(słownie
złotych:…………………………………)
brutto:
…………
zł
(słownie
złotych:
……………………………………..), zgodnie z poniższym zestawieniem cenowym:
L.p.
1.
2.
Cena
jednostkowa
netto w
PLN/osobę
Nazwa
Organizacja wizyty studyjnej w Szczecinie
w dniach 23-24 lipca 2014 r.
Organizacja wizyty studyjnej w
Rzeszowie w dniach 27-28 sierpnia 2014
Ilość
osób
Wartość
zamówienia
netto w PLN
Stawka
podatku
VAT
Wartość
zamówienia
brutto w PLN
8
8
RAZEM
Uwaga! Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres …… dni od upływu terminu
składania ofert.
4. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym,
jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane
zamówienie jest faktura VAT/rachunek* z ……… dniowym terminem płatności.
5. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy* płatnikami podatku VAT.
Załącznik:
1. Szczegółowa koncepcja organizacji wizyty.
_________________ dnia _________ 2014 roku
________________________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
*niepotrzebne skreślić
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14
WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG
Rodzaj i zakres zamówienia
Czas realizacji
(usługi)
Nazwa
i adres Zamawiającego
Od
Do
1
2
3
4
Na potwierdzenie spełnienia warunku, załączamy dowody potwierdzające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie.
_________________ dnia __ __ 2014 roku
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)