2013_05_20_Zapytanie ofertowe_wizyty studyjne_

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OIP/26/23/KR/13
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty
na kompleksową organizację i przeprowadzenie 2 wizyt studyjnych dla dziennikarzy
branżowych (transport/infrastruktura).
I. Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia:
Miejsce wizyty:
Wrocław - 27-28 sierpnia 2013 r. (istnieje możliwość zmiany terminu +/- 1 dzień do
uzgodnienia z wybranym Wykonawcą)
Kraków – 17 września 2013 r.
Cel wizyt: zapoznanie uczestników wizyt studyjnych z działalnością Centrum Unijnych
Projektów Transportowych poprzez (poniżej wskazane) projekty transportowe (z)realizowane
w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ).
Liczba uczestników wizyt: każdorazowo 8 osób (6 dziennikarzy + 2 pracowników CUPT)
W ramach Przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia:
każdorazowo udziału 6 dziennikarzy branżowych specjalizujących się w tematyce
transport/infrastruktura
(reprezentujących
dzienniki,
tygodniki
i
miesięczniki
ogólnopolskie, radia ogólnopolskie oraz portale internetowe) - lista imienna wraz z
reprezentowanym medium musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego;
Zamawiający informuje, że
podczas
wizyt studyjnych
będzie
obecna
osoba
odpowiedzialna za kontakt z mediami z ramienia CUPT.
co najmniej 6 spotkań merytorycznych (co najmniej 3 na każdą wizytę) z
przedstawicielami beneficjentów w miejscu realizacji projektu.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do prezentacji
wybranych (co najmniej 3 ma każdą wizytę) projektów w każdym z miast, w formie
osobistego stawiennictwa grupy w danej lokalizacji (w tym 3 spotkań z
przedstawicielami beneficjentów) oraz prezentacji reszty projektów w materiałach
przekazanych przedstawicielom mediów.
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2
Lista kontaktowa do przedstawicieli beneficjentów zostanie udostępniona przez
Zamawiającego.
sal wykładowych dla co najmniej 15 osób wraz ze sprzętem multimedialnym, laptopem
oraz flipchartem - w razie niedopisania pogody;
opracowanych przez Wykonawcę press-kitów (w wersji papierowej oraz elektronicznej)
dla
każdego
z
dziennikarzy
zawierających
informacje
dotyczące
wszystkich
prezentowanych w ramach wizyt projektów (materiały muszą być oznakowane zgodnie
z „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów PO IiŚ 2007-2013”);
ewaluacji wizyt: Wykonawca przeprowadzi po wizytach ankiety ewaluacyjne oraz
monitoring mediów, a następnie przekaże je Zamawiającemu. Obowiązkiem Wykonawcy
będzie zebranie materiałów niezbędnych do przygotowania informacji prasowych,
natomiast Zamawiający będzie jedynie akceptował notatki;
identyfikatorów dla uczestników wizyt studyjnych;
dokumentacji dotyczącej wizyt studyjnych: listy obecności, listy korzystania z cateringu
i odbioru materiałów;
dokumentacji fotograficznej dotyczącej wizyt studyjnych (co najmniej 30 zdjęć - 10 z
każdego spotkania merytorycznego w rozdzielczości 300 dpi z każdej wizyty).
Dodatkowo w ramach wizyty studyjnej we Wrocławiu, Wykonawca zapewni:
dla wszystkich uczestników wizyty - przelot na trasie Warszawa-Wrocław/WrocławWarszawa;
dla wszystkich uczestników wizyty - transport lokalny w postaci busa lub autokaru;
zakwaterowanie dla wszystkich uczestników wizyty w hotelu w centrum miasta,
o standardzie min. trzygwiazdkowym w pokojach jednoosobowych, wyposażonych
w łazienkę;
wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej: śniadanie (w miejscu
zakwaterowania), obiad (zupa, ciepły drugi posiłek, deser), kolacja o uroczystym
charakterze wraz z napojami do posiłków- menu do uzgodnienia (wybrany Wykonawca
przedstawi 2 rodzaje menu do wyboru uwzględniające dania wegetariańskie);
dla wszystkich uczestników spotkań: dwie przerwy kawowe (poczęstunek: kawa,
herbata, mleko, woda mineralna, 2 rodzaje soków, kanapki, ciastka, owoce).
Dodatkowo w ramach wizyty studyjnej w Krakowie, Wykonawca zapewni:
dla wszystkich uczestników wizyty - przejazd PKP IC na trasie Warszawa-Kraków/
Kraków-Warszawa w klasie I (przy czym pracownicy CUPT i dziennikarze mają mieć
wykupione miejscówki w maks. 2 przedziałach lub jednym wagonie bezprzedziałowym),
dla wszystkich uczestników wizyty - transport lokalny w postaci busa lub autokaru;
wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej: obiad (zupa, ciepły drugi
posiłek, deser)- menu do uzgodnienia (wybrany Wykonawca przedstawi 2 rodzaje menu
do wyboru uwzględniające dania wegetariańskie);
dla wszystkich uczestników spotkań: jedna przerwa kawowa (poczęstunek: kawa,
herbata, mleko, woda mineralna, 2 rodzaje soków, kanapki, ciastka, owoce);
dla wszystkich uczestników wizyty kolacja serwowana w czasie przejazdu PKP (ciepły
posiłek lub sałatka (do wyboru uczestników), deser, napoje /zimne i ciepłe).
PROJEKTY TRANSPORTOWE, KTÓRE MAJĄ ZOSTAĆ ZAPREZENTOWANE W RAMACH
WIZYT STUDYJNYCH:
Wrocław
1. Odtworzenie Zabytkowego Historycznego Kompleksu Dworca Wrocław Główny
z przebudową kolejowej infrastruktury technicznej.
2. Port lotniczy Wrocław – rozbudowa i modernizacja infrastruktury lotniskowej
i portowej.
3. Przebudowa ul. Wyścigowej w ciągu drogi krajowej nr 8 we Wrocławiu.
4. Budowa Północnej Obwodnicy Śródmiejskiej we Wrocławiu.
5. Modernizacja śluz odrzańskich na odcinku będącym w zarządzie RZGW Wrocław –
przystosowanie do III kl. drogi wodnej.
6. Modernizacja jazów odrzańskich na odcinku w zarządzie RZGW Wrocław –
województwo dolnośląskie.
7. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu – Etap I.
8. Odnowa taboru PKP Intercity S.A. dla relacji Wrocław – Gdynia.
9. Modernizacja linii kolejowej E 59 na odcinku Wrocław-Poznań, Etap II – odcinek
Wrocław – granica województwa dolnośląskiego.
Kraków:
1. Rozbudowa systemów bezpieczeństwa MPL Kraków-Balice w związku z rozwojem
infrastruktury.
2. Wzrost poziomu bezpieczeństwa MPL Kraków-Balice w wyniku zakupu sprzętu do
zimowego utrzymania lotniska.
3. Poprawa bezpieczeństwa ruchu lotniczego w MPL Kraków-Balice dzięki rozbudowie
infrastruktury Portu.
4. Wzrost
bezpieczeństwa
pożarowego
infrastruktury i zakup sprzętu.
MPL
Kraków-Balice
przez
modernizację
5. Budowa linii tramwajowej łączącej ul. Brożka oraz Kampus UJ wraz z systemem
sterowania ruchem i nadzoru.
6. Port lotniczy w Krakowie – rozbudowa istniejącego terminalu pasażerskiego.
7. Port lotniczy w Krakowie – rozbudowa istniejącej infrastruktury lotniskowej.
8. Zintegrowany System Transportu Zbiorowego w aglomeracji krakowskiej.
9. Zakup kolejowego taboru pasażerskiego do obsługi połączeń dalekobieżnych.
Wrocław i Kraków:
1. Odnowa taboru PKP Intercity S.A. dla relacji Przemyśl – Szczecin.
2. Odnowa taboru PKP Intercity S.A. dla relacji Przemyśl – Szczecin Etap II.
II. Wymagania dotyczące wykonawców
Wykonawca musi posiadać doświadczenie w zorganizowaniu w okresie ostatniego roku, co
najmniej trzech wizyt studyjnych dla dziennikarzy na zlecenie min. dwóch różnych
podmiotów.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług oraz stosownych dokumentów potwierdzających
należytą realizację tych usług zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania.
III. Informacje dotyczące warunków składania ofert:
1. Oferta powinna zawierać:
1) Szczegółową koncepcję organizacji wizyty, zawierającą co najmniej.:
a) plan wizyty - szczegółowy opis sposobu realizacji wizyty studyjnej,
b) harmonogram wizyty w podziale na dni i godziny,
c) wskazanie wizytowanych obiektów oraz instytucji/osób, z którymi organizowane
będą spotkania merytoryczne,
d) propozycję menu,
e) wskazanie miejsca noclegu wraz z jego opisem i kategorią,
f) wstępną listę mediów, do których trafią zaproszenia do udziału w wizytach
studyjnych.
Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie wizyty. Ewentualne zmiany w planie wizyty
w stosunku do przedstawionego w ofercie harmonogramu mogą dotyczyć w szczególności
godzin spotkań, kolejności poszczególnych części wizyty, pod warunkiem utrzymania celu
wizyty.
2) Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania
ofertowego.
3) Wykaz zrealizowanych usług, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do
zapytania.
IV. Informacje dodatkowe:
1. Kryteriami, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty są:
L.p.
Kryterium
Waga w %
1
Cena
60
2
Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych
40
W każdym z ww. kryterium ocena zostanie dokonana według następującego wzoru:
Cena - 60%
Najniższa oferowana wartość brutto
Wartość brutto = …………………………………………………. x 60%x100
Wartość brutto oferty badanej
Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych – 40%
W ramach tego kryterium zostanie oceniona Koncepcja realizacji zamówienia. Ocena zostanie
dokonana przez Zamawiającego na podstawie przedstawionych Informacji w złożonych
ofertach. Zamawiający przyzna od 0 do 10 punktów.
Wynik końcowy będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium. Uzyskana liczba
punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium – 40%. Wynik będzie
traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium „Szczegółowa koncepcja organizacji
wizyt studyjnych”.
Za ofertę najkorzystniejszą, uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą sumaryczną liczbę
punktów za wszystkie kryteria oceny ofert.
2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania
ofert.
3. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów przelewowych, wystawionych
z co najmniej 14-dniowym terminem płatności od daty dostarczenia do CUPT prawidłowo
wystawionego dokumentu księgowego: faktury VAT lub rachunku.
4. Z wyłonionym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych worów
umów stosowanych w CUPT.
Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 24.05.2013 r. do godziny 12:00
mailem na adres: [email protected]
W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OIP/26/23/KR/13
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w
rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OIP/26/23/KR/13
FORMULARZ CENOWY
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem
ofertowym.
2. ZOBOWIAZUJEMY SIĘ zrealizować Przedmiot zamówienia za kwotę netto……………… zł
(słownie
złotych:…………………………………)
brutto:
…………
zł
(słownie
złotych:
……………………………………..), zgodnie z poniższym zestawieniem cenowym:
L.p.
1.
2.
Cena
jednostkowa
netto w
PLN/osobę
Nazwa
Organizacja wizyty studyjnej w dniach
27-28 sierpnia 2013 r.
Organizacja wizyty studyjnej w dniu 17
września 2013 r.
Ilość
osób
Wartość
zamówienia
netto w PLN
Stawka
podatku
VAT
Wartość
zamówienia
brutto w PLN
8
8
RAZEM
Uwaga! Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres …… dni od upływu terminu
składania ofert.
4. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym,
jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane
zamówienie jest faktura VAT/rachunek* z ……… dniowym terminem płatności.
5. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy* płatnikami podatku VAT.
Załącznik:
1. Szczegółowa koncepcja organizacji wizyty.
_________________ dnia _________ 2013 roku
________________________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
*niepotrzebne skreślić
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OIP/26/23/KR/13
WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG
Oświadczamy, że: wykonaliśmy, w ciągu ostatniego roku przed upływem terminu składania ofert, następujące zamówienia:
Rodzaj i zakres zamówienia
Czas realizacji
(usługi)
Nazwa
i adres Zamawiającego
Od
Do
1
2
3
4
Na potwierdzenie spełnienia warunku, załączamy dowody potwierdzające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie.
_________________ dnia __ __ 2013 roku
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2
Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2