ZAPYTANIE OFERTOWE na działania promocyjne i PR

ZAPYTANIE OFERTOWE
na działania promocyjne i PR związane z mlekiem i produktami mlecznymi
Polska Izba Mleka składa zapytanie ofertowe na działania promocyjne i PR związane z mlekiem
i produktami mlecznymi realizowanie w 2011 roku przez Polską Izbę Mleka ze środków Funduszu
Promocji Mleka, zgodnie z poniższą specyfikacją:
1.Zamawiający:
Polska Izba Mleka,
ul. Mickiewicza 7/23
KRS: 0000307577, REGON: 200214918, NIP: 542 30 85 199
15 -213 Białystok, Tel. 85 674 73 29, Fax 85 874 43 88
[email protected]
2.Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia są działania promocyjne i PR związane z mlekiem i produktami
mlecznymi, obejmujące trzy działania:
1)Światowy dzień picia mleka szkolnego – organizacja wydarzenia (otwartej imprezy plenerowej)
skierowanego do dzieci w wieku szkolnym na terenie miasta Białystok w terminie na koniec maja
2011, pokazującego dzieciom w formie zabawy i nauki, że mleko to ważny produkt w diecie
dziecka. Zakres zadania obejmuje:
- pozyskanie patronatu Prezydenta Białegostoku,
- zapewnienie miejsca na świeżym powietrzu do realizacji zadania (miejsce ogrodzone, bezpieczne
dla dzieci),
- zapewnienie niezbędnych pozwoleń na organizację imprezy masowej,
- zapewnienie obsługi technicznej w tym mediów koniecznych do przeprowadzenia działania,
- zaproszenie do udziału w wydarzeniu szkół podstawowych z Białegostoku i okolic,
- zapewnienie zabaw i animacji,
- zapewnienie prowadzenia wydarzenia,
- zapewnianie promocji wydarzenia na terenie miasta Białystok i innych okolicznych miejscowości/
miast,
- zapewnienie atrakcji w formie zabaw ruchowych dla dzieci, w tym zabawki nadmuchiwane
dostosowane do dzieci w wieku szkolnym od klasy 0 do klasy VI,
- zapewnienie gadżetów promocyjnych do rozdawania uczestnikom wydarzenia w ilości nie
mniejszej niż 5 tys. sztuk.
2)Fakty i Mity o mleku – konferencja do przeprowadzenia w maju 2011 r. na terenie miasta
Białystok, przekazująca - za pośrednictwem mediów - opinii publicznej informacje, że mleko to
ważny produkt w codziennej diecie dzieci i osób dorosłych oraz pokazująca mleko jako produkt
modny, polecany przez osoby aktywne fizycznie. Zakres realizacji zadania:
- zapewnienie - w hotelu co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym miejscu zapewniającym wysoki
standard – sali na przeprowadzenie konferencji z udziałem minimum 50 osób,
- zapewnienie udziału dziennikarzy podczas konferencji,
- zapewnieni cateringu na co najmniej 50 osób, obejmującego: co najmniej jedno danie ciepłe,
przekąski, przerwę kawową (kawa, herbata, woda, sok, ciastka kruche, ciasto)
- zaproszenie do udziału w konferencji osób ze środowisk nauczycielskich i medycznych,
- zapewnienie obsługi technicznej konferencji,
- zapewnienie moderatora konferencji,
- zapewnienie prelegentów, w tym co najmniej jednej osoby z tytułem profesorskim.
3)Dziecięca mleczna wyspa - organizacja wydarzenia skierowanego do dzieci w wieku szkolnym na
terenie miasta Warszawy w ogrodach Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego, w terminie czerwiec 2011, pokazującego dzieciom w formie zabawy i nauki, że mleko to ważny produkt
w diecie dziecka, zakres zadania obejmuje:
- pozyskanie partnerstwa Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi,
- zabezpieczenie miejsca do realizacji zadania – poprzez wygrodzenie miejsca realizacji imprezy
- zapewnienie obsługi technicznej w tym mediów koniecznych do przeprowadzenia wydarzenia,
- zapewnienie zabaw i animacji, w tym konkursów i zabaw o tematyce mlecznej,
- zapewnienie prowadzenia wydarzenia,
- zapewnienie nagłośnienia i mini sceny,
- zapewnianie ulotek promujących spożycie mleka (format A4, bigowane, pełen kolor) w ilości co
najmniej 10 tys. szt,
- zapewnienie atrakcji w formie zabaw ruchowych dla dzieci,
- zapewnienie ubezpieczenia imprezy masowej.
1.Termin realizacji oferty:
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 10 dni roboczych. Bieg terminu związania
ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składnia ofert.
2.Okres gwarancji: nie dotyczy
3.Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy wysłać na adres e-mail: [email protected] w terminie do 28 lutego 2011 r.
do godz. 12.00.
4.Termin rozstrzygnięcia zapytania: 1 marca 2011
5.Warunki płatności:
Przelew po wykonaniu usługi na podstawie wystawionej faktury VAT, dostarczonej do
siedziby Zamawiającego, w terminie do 14 dni.
6.Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:
Agnieszka Maliszewska tel. 85 674-73-29
7.Sposób przygotowania oferty :
Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:
1)cena oferty –maksymalną liczbę punktów (80) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą
całkowitą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia,
2)doświadczenie w wydatkowaniu środków pochodzących z Funduszu Promocji Mleka – 20
punktów maksymalną liczbę punktów (20) otrzyma Wykonawca, który wykaże się doświadczeniem
w wydatkowaniu środków pochodzących z Funduszu Promocji Mleka poprzez przeprowadzenie co
najmniej 2 (słownie: dwóch) zadań finansowanych ze środków FPM. Wraz z ofertą należy wówczas
przedłożyć wykaz tych przeprowadzonych zadań.
1.Treść oferty:
1.nazwa wykonawcy: ……………………………………………………………
2.adres wykonawcy: …………………………………………………………….
3.NIP: ……………………………………………………………………………
4.Regon: …………………………………………………………………………
5.nr rachunku bankowego: ………………………………………………………
6.Cena wykonania zadania:
1)cena ogólna wykonania całości zadania powinna być podana w kwocie brutto,
2)oferta powinna zawierać informacje o koszcie ogólnym każdego z wymienionych działań
oraz szczegółowy kosztorys każdego zadania,
7.Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub rezygnacji z poszczególnych terminów,
ilości osób, liczby zamówionych przedmiotów lub usług itp., zawartych w przedmiocie
zamówienia. W tym wypadku Wykonawca zobowiązany będzie do obliczenia i wskazania
nowej ceny wykonania przedmiotu zamówienia, uwzględniając zmiany terminów
wynajęcia sal, ilości osób, liczby zamówionych przedmiotów itp. lub wynikającej z
rezygnacji przez zamawiającego z któregokolwiek terminu.
8.Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez
podania przyczyny.
1)Oświadczam, że zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego
zastrzeżeń.
2)Termin realizacji zamówienia: ………………………………………………….
3)Okres gwarancji: ………………………………………………………………..
4)Potwierdzam termin realizacji zamówienia ……………………………
5)Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu cenowym.
………………………………………, dnia...........................
podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej
pieczątka wykonawcy