KodEKs PosTęPoWANiA - Rathscheck Schiefer

KodE Ks P os T ęPoWA N iA
Kodeks postępowania
Wilh. Werhahn KG
Niniejszy Kodeks postępowania obowiązuje we wszystkich spółkach należących do Grupy Werhahn, które
zobligowane są przyjąć go do wiadomości, a następnie
wprowadzić w obieg. Zarządy spółek mogą również, jeśli
będzie to konieczne, podjąć odpowiednie uchwały
w tej sprawie. ilekroć w Kodeksie postępowania jest
mowa o "Grupie Werhahn”, termin ten obejmuje spółkę
Wilh. Werhahn KG jak i jej bezpośrednie i pośrednie
spółki zależne, ze 100% udziałów jak i z udziałem
większościowym, łącznie z oddziałami danej spółki.
spółki zagraniczne mogą podczas wdrożenia Kodeksu
postępowania zastosować przypadki szczególne,
związane z wymogami i przepisami danego kraju,
o ile przestrzegane będą główne zasady Kodeksu
postępowania.
Niniejszy Kodeks odzwierciedla wartości Grupy Werhahn
i wyznacza standardy postępowania, które umożliwiają
Grupie i jej pracownikom zachowanie dobrej opinii, jak
i zaufania akcjonariuszy, partnerów biznesowych oraz
innych ważnych instytucji i gremiów.
Kodeks skierowany jest do wszystkich pracowników –
łącznie z Zarządami spółek – niezależnie od płci czy też
zajmowanego stanowiska.
Kodeks sporządzony został w języku niemieckim
i angielskim i został przetłumaczony na inne języki.
W przypadku wątpliwości, wiążący jest tekst sporządzony
w języku niemieckim.
Neuss, 1. lipca 2013
Zarząd
2
2
spis treści
A. Podstawowe zasady postępowania
4
b. Przestrzeganie prawa i przepisów ustawowych
5
c. stosunki z partnerami biznesowymi
i osobami trzecimi
6
d. Unikanie konfliktów interesów
7
E. Przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa
7
F. ochrona informacji
8
G. Postępowanie wobec majątku spółki
9
h. stosunki międzyludzkie
10
i. Przestrzeganie Kodeksu
11
3
A
Podstawowe zasady postępowania
Jako spółka rodzinna czujemy się zobowiązani do przestrzegania następujących wartości:
dbamy o ludzkie, bezpośrednie relacje z naszymi pracownikami,
jesteśmy również uczciwi w odniesieniu do firm konkurencyjnych.
Przyjmujemy odpowiedzialne stanowisko w społeczeństwie
i wobec naszego środowiska.
Nasze działanie opiera się na zasadzie dobrej wiary i uczciwości
popartej osobistą odpowiedzialnością, otwartością i lojalnością.
Nie zamierzamy osiągać żadnych korzyści poprzez bezprawne
i nieetyczne działanie. dzięki innowacji oraz wysokiej jakości
produktów i usług zapewniamy o wiele bardziej optymalne
korzyści dla Klienta oraz długofalowe sukcesy w działalności
gospodarczej.
4
b
Przestrzeganie prawa i przepisów
ustawowych
Grupa Werhahn i jej pracownicy podporządkowani są różnorodnym
przepisom prawa. dla grupy działającej międzynarodowo istotne
są nie tylko przepisy w kraju, w którym dana spółka ma swoją siedzibę, lecz również przepisy w kraju, w którym prowadzi ona swoją
działalność. często, nawet w przypadku sytuacji, które mają
miejsce poza granicami obcego państwa, należy zwrócić uwagę na
przestrzeganie prawa tego kraju.
Przykładowo w odniesieniu do uzgodnień dotyczących konkurencji
i stosunków między konkurentami należy uwzględniać również
prawa tego kraju, w którym mogą one powodować także określone
następstwa, a nie tylko tego kraju, w którym mają one miejsce.
Zagraniczne ustawodawstwa przewidują często dużo surowsze
sankcje - także dla samego przedsiębiorstwa - i wyraźnie wyższe
roszczenia z tytułu odszkodowania w przypadku naruszenia przepisów. Aktywa, znajdujące się w danym kraju mogą niekiedy zostać
skonfiskowane, nawet w przypadku powstania podejrzenia.
W przypadkach ekstremalnych legalne postępowanie w jednym
kraju, może być surowo zakazane w innym.
Przedsiębiorstwo zawsze funkcjonuje dzięki ludziom. Przestrzeganie porządku prawnego łączy w sobie korzyści dla spółki z korzyściami dla jej pracowników.
Każdy pracownik ma zatem obowiązek przestrzegania obowiązującego prawa, a każdy przełożony musi zadbać o to, aby jego
pracownicy wypełniali ten obowiązek. Poniższe zasady dotyczą
postępowania wobec współpracowników, klientów, dostawców oraz
innych spółek i wobec instytucji. mają one być pomocne w przeniesieniu do codziennej pracy wymagań dotyczących postępowania
w wybranych obszarach. Kodeks ma na celu uwypuklenie centralnych punktów, które w praktyce mają szczególne znaczenie. ˘
5
b
reguły te mają pierwszeństwo przed każdym sprzecznym poleceniem przełożonego. W takim przypadku zabezpieczenie działania
zapewnia rada Ekspertów.
W pojedynczych przypadkach możliwe są konstelacje, w których
przepisy pozwalają na pewne odstępstwa od poniższych norm.
Postępowanie stanowiące ewentualne odstępstwo wymaga
wcześniejszej kontroli oraz zezwolenia ze strony odpowiedniego
działu. Właściwy Pełnomocnik compliance powinien zostać o tym
niezwłocznie poinformowany.
Porządek prawny uzupełniają również zasady etyki. Naszą podstawową zasadą jest osiąganie celów gospodarczych przy użyciu
środków niepodważalnych prawnie i etycznie, zgodnych z ustawowymi przepisami.
6
c
stosunki z partnerami biznesowymi i osobami
trzecimi
1. Uczciwa konkurencja
Grupa Werhahn, bez jakiegokolwiek ograniczenia, wyznaje zasadę uczciwej konkurencji oraz zasadę uczciwego kształtowania umów. dostawcom
nie utrudnia się przydzielania zleceń, jak i również nie będą oni w jakikolwiek sposób faworyzowani. Każdy pracownik zobowiązany jest do
przestrzegania zasad uczciwej konkurencji.
Zabronione są wszelkie porozumienia pomiędzy spółkami, uchwały i decyzje związków pracodawców i wzajemnie uzgodnione sposoby zachowania mające na celu lub prowadzące do ograniczenia, zafałszowania lub
niedopuszczenia do konkurencji. Zaliczają się do nich w szczególności
porozumienia dotyczące cen, wysokości zbytu i kwot produkcyjnych, podziału klientów, podziału rynków regionalnych, informacje o fałszowaniu
ofert przetargowych, składanie ofert pozorowanych, umowy o uczestnictwo w bojkotach, odmowy dostawy. W tym miejscu należy zwrócić
stanowczo uwagę na fakt, iż już celowe praktyki takie jak uzgodniony
sposób zachowania, nieformalne rozmowy oraz umowy dżentelmeńskie,
których celem może być ograniczenie konkurencji, stanowią naruszenie
powyższego zakazu. Należy również unikać pozorów, które mogą nosić
znamiona antykonkurencyjnych porozumień.
Zabroniona jest wymiana z konkurencją informacji dotyczących relacji
z klientami, cen i zaplanowanych ich zmianach, jak również kosztów lub
podobnych. Nie wolno ujawniać konkurencji własnych kalkulacji, zdolności produkcyjnych i planów.
W przypadku udziału w przetargach niedopuszczalne jest dokonywanie
porozumień z możliwymi konkurentami. ˘
7
c
2. Łapownictwo, obietnice pozyskania korzyści, przekupstwo
Nie tolerujemy żadnej formy korupcji, gwarancji korzyści majątkowej ani
przekupstwa. W związku z tym żaden pracownik w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych nie może przyjmować, proponować lub
dawać jakichkolwiek łapówek lub innych świadczeń pieniężnych.
Nie dopuszcza się oferowania, obiecywania lub zapewniania pracownikom państwowym w odniesieniu do wykonywanych przez nich czynności służbowych jakiegokolwiek rodzaju niedopuszczalnych korzyści dla
nich lub osób trzecich.
Upominki rzeczowe, zaproszenia lub osobiste przysługi wobec partnerów
biznesowych, konkurencji lub pozostałych osób trzecich mogą być oferowane tylko wtedy, jeśli mieszczą się w ramach ogólnie przyjętych praktyk biznesowych, odpowiadają ogólnie stosowanym zwyczajom biznesowym i nie wykazują niewymiernie wysokiej wartości oraz mieszczą się
w ramach standardu życia obdarowanego, o ile takie zaproszenia, upominki rzeczowe lub osobiste przysługi nie mają na celu wpłynięcie na
decyzje biznesowe w sposób nierzetelny lub z ominięciem prawa.
Nie ma znaczenia, czy prezenty te lub inne świadczenia pracownik
otrzymuje bezpośrednio lub pośrednio (np. członek rodziny).
Zapewnianie lub przyjmowanie świadczeń pieniężnych jest bez wyjątku
zabronione.
3. Postępowanie w przypadku umów o świadczenie usług
oraz doradztwo
W Grupie Werhahn umowy o świadczenie usług lub umowy
o doradztwo mogą być zawierane tylko wtedy, kiedy osoby lub
spółki przyjmujące konkretne zlecenie dysponują niezbędnymi
kwalifikacjami do jego wykonania, a zlecenie leży w interesie spółki
należącej do Grupy Werhahn i nie jest sprzeczne z założeniami
kodeksu postępowania.
o stawce i wyborze doradców/usługodawców należy decydować na
podstawie profilu potrzeb oraz zakresu zlecenia. Zlecenia należy
dokonać w formie pisemnej przed wykonaniem usługi wraz z opisem
usługi i warunkami zlecenia. Wysokość wynagrodzenia powinna być
współmierna do wartości wykonanej usługi oraz do osobistych kwalifikacji doradcy lub usługodawcy. Zapłata na rzecz doradcy/usługodawcy następuje zasadniczo dopiero po wykonaniu i udokumentowaniu ustalonej usługi. Zapłaty w gotówce są wykluczone
8
d
Unikanie konfliktów interesów
Zależy nam na tym, aby unikać faktycznych lub pozornych konfliktów
interesów pomiędzy pracownikami a spółką. Każdy pracownik winien
zatem zważać, aby jego prywatne interesy nie były sprzeczne z interesami spółki. Prywatne interesy pracowników i interesy spółki należy
więc absolutnie rozdzielać. Jeśli nie można uniknąć osobistego konfliktu
interesów, należy przedstawić problem przełożonemu.
W przypadku posiadania w sposób bezpośredni lub pośredni udziałów
w nienotowanej na giełdzie spółce, która stanowi całkowicie lub
częściowo konkurencję dla Grupy Werhahn, powstaje obowiązek
zgłoszenia tego faktu i uzyskania odpowiedniego zezwolenia. Ta sama
procedura obowiązuje również w przypadku udziałów posiadanych
przez pracowników Grupy Werhahn w spółkach klientów lub dostawców. Jeśli konkurent, klient lub dostawca jest spółką giełdową,
powyższe przepisy stosuje się do inwestycji w wysokości ponad 3%
liczby udziałów, chyba, że w indywidualnych umowach ustalono
inaczej.
Jeżeli są znane i o ile widoczny jest możliwy konflikt interesów należy
również wykazać istotne udziały finansowe bliskiej rodziny w firmach
konkurencyjnych oraz w spółkach, które są klientami Grupy lub jej
dostawcami. istotnym udziałem jest udział pośredni lub bezpośredni
w wysokości większej niż 3%.
Ujawnić należy również czynności doradcze lub inne istotne relacje
pracowników z dostawcami, klientami czy konkurencją ze względu na
wymagane zezwolenie; jeśli są znane należy ujawnić podobne relacje
małżonków względnie partnerów.
Każdy pracownik winien zważać na to, aby relacje lub interesy osobiste
nie miały wpływu na czynności zawodowe. Procesy decyzyjne należy
opierać wyłącznie na podstawie rzeczowych rozważań.
9
E
Przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa
Zdrowie wszystkich pracowników jak i ich bezpieczeństwo ma dla
nas wysoki priorytet. Naszym celem jest ochrona pracowników przed
zagrożeniami zdrowia i bezpieczeństwo związane z pracą. Przepisy
ochrony pracy i zdrowia mają być przestrzegane przez wszystkie osoby,
niezależnie od ich pozycji w firmie. Każdy z osobna ponosi współodpowiedzialność za tworzenie bezpiecznych warunków pracy. od każdego
pracownika oczekujemy przestrzegania przepisów bezpieczeństwa pracy,
a także wypracowania świadomości wobec zagrożeń jak i zaangażowanie
we wszystkie istotne działania związane z bezpieczeństwem pracy.
opowiadamy się za tworzeniem i kształtowaniem bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Zapobieganie wypadkom przy pracy jest przy
tym równie ważne jak profilaktyka związana z chorobami zawodowymi.
dlatego też skrupulatnie planujemy, dozorujemy i kontrolujemy nasze
urządzenia. Pracownicy muszą być gruntownie poinstruowani, przeszkoleni oraz nadzorowani.
ciągłe doskonalenie procesów operacyjnych z korzyścią dla środowiska,
pracowników jak i klientów oraz spełnienie wszystkich wymagań prawnych w zakresie ochrony środowiska jest oczywiste dla Grupy Werhahn
i jej pracowników.
10
F
ochrona informacji
Każdy pracownik zobowiązany jest do zachowania tajemnicy w odniesieniu do wszelkich poufnych spraw spółki. sprawy poufne spółki należy
chronić przed bezprawnym wglądem osób trzecich. osobami trzecimi
są w tym zamyśle także członkowie rodziny. Poufnymi są wszystkie te
sprawy, które zostały oznaczone jako poufne lub na podstawie których
przyjmuje się, że nie są i nie powinny zostać ujawnione, ponieważ
przykładowo mogą zostać wykorzystane przez konkurencję lub poprzez
ich ujawnienie powstanie szkoda dla spółki lub jej partnerów biznesowych. Należą do nich szczegóły, które dotyczą organizacji lub strategicznego ukierunkowania spółki, sprawy dotyczące działalności, produkcji, badania i rozwoju, danych z zakresu sprawozdawczości finansowej
jak i informacji w związku ze sprzedażą, fuzjami czy akwizycją.
Wiedza na temat spraw poufnych może być wykorzystana przez pracowników wyłącznie w celach wypełniania obowiązków wewnątrzzakładowych. Także w wewnętrznych relacjach w firmie należy zważać na to, aby
informacje o sprawach lub zamierzeniach, które są poufne, przekazywać
jedynie tym pracownikom, którzy potrzebują tych informacji do wypełniania swoich obowiązków służbowych.
Wszystkie zapisy i raporty, które tworzone są wewnętrznie, a następnie
przekazywane poza spółkę, muszą być tworzone poprawnie i zgodnie ze
stanem rzeczywistym.
Nie dopuszcza się, aby zapiski, raporty, wpisy lub dokumenty były fałszowane, zniekształcane, wadliwe, prowadzące wskutek premedytacji do
błędnych wniosków bądź wykonane w sposób niepełny albo zatajone.
ochrona informacji obejmuje szczególnie poufność w odniesieniu do
danych osobowych. W każdej fazie przetwarzania informacji należy
zapewnić danym osobowym zachowanie poufności, integralności,
zakresu dostępności i autentyczności. Należy przestrzegać przepisów
prawa o ochronie danych osobowych.
11
G
Postępowanie wobec majątku spółki
Każdy pracownik jest zobligowany, aby rozważnie i odpowiedzialnie obchodzić się z majątkiem spółki.
Ponadto każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za majątek,
z którym ma bezpośrednio kontakt. majątek ten obejmuje środki
trwałe/mienie spółki, a także dobra niematerialne, takie jak
własność intelektualna, tajemnica handlowa czy też poufne
informacje związane z dobrami intelektualnymi i wiedzą naszych
pracowników.
12
h
stosunki międzyludzkie
Należy przestrzegać godności i osobistej indywidualności
każdego pracownika.
W środowisku pracy nie tolerujemy dyskryminacji, nagabywania
ani zniewagi. Postępowanie z pracownikiem ze strony
przełożonych, współpracowników i kolegów ma być nacechowane uczciwością, uprzejmością i należytym respektem.
Nikt nie ma prawa być dyskryminowany, faworyzowany,
prześladowany lub wykluczony ze względu na rasę, narodowość, pochodzenie etniczne, płeć, orientację seksualną,
status rodzinny, wiek, jego stan fizyczny, wygląd, religię lub
światopogląd.
13
i
Przestrzeganie Kodeksu
oczekujemy od wszystkich pracowników przestrzegania niniejszego Kodeksu jak i aktywnego wsparcia sformułowanych w nim
zasad i wartości. rewizja wewnętrzna koncernu zwracać będzie
uwagę podczas swoich kontroli na wdrożenie i przestrzeganie
Kodeksu; sprawy fundamentalne zostaną ujęte w tematyce
kontroli. W celu uniknięcia naruszeń przepisów Grupa Werhahn
oferuje swoim pracownikom dostęp do wszystkich niezbędnych
informacji i usług prawnych oraz doradczych.
oczekuje się od każdego pracownika by w razie jakichkolwiek
wątpliwości dotyczących Kodeksu i jego przestrzegania zgłosił
się po poradę lub pomoc do swojego przełożonego we
właściwym dziale, do Pełnomocnika compliance lub też do
rewizji wewnętrznej koncernu.
dodatkowo wprowadziliśmy także infolinię za pośrednictwem
której wszyscy pracownicy mogą przekazywać informacje
dotyczące naruszeń Kodeksu lub otrzymać poradę jeszcze
w przedpolu zgłoszenia takiego naruszenia. Jeśli pracownicy
zechcą skontaktować się z infolinią, zgłoszenie to trafia wpierw
do osoby niezwiązanej z koncernem, która na życzenie zgłaszającego spowoduje anonimizację danych osobowych i przekazuje to zgłoszenie w sposób poufny do pozostałych osób
obsługujących infolinię, a będących pracownikami koncernu.
14
infolinia stworzona jest szczególnie dla takich przypadków, które
mają znamiona przestępstwa lub wykroczenia (np. korupcja,
malwersacje, oszustwo, naruszenie prawa kartelowego, naruszenie zasad rachunkowości), ale także w przypadkach, kiedy mogą
być naruszone prawa człowieka lub przepisy dotyczące ochrony
środowiska. Jeśli pracownicy stwierdzą tego rodzaju zachowanie
czy też zajdzie takie podejrzenie, oczekujemy skorzystania
z infolinii.
Naruszenia zasad i przepisów nie będę tolerowane, a osoby
odpowiedzialne nie będą chronione przed sankcjami karnymi
ani roszczeniami odszkodowawczymi. Ponadto pracownicy naruszający postanowienia Kodeksu muszą liczyć się ze współmiernymi do wykroczenia sankcjami w odniesieniu do ich stosunku
pracy jak i innymi skutkami prawnymi.
15
Adres
UNTErNEhmENsbErEichE:
Wilh. Werhahn KG
NATUrsTEiNE
Königstraße 1
schiEFEr
41460 Neuss
ZWilliNG-GrUPPE
Postfach 10 16 38
bAcK-ProdUKTE
41416 Neuss
Abc-FiNANcE
Niemcy
Telefon: +49 2131 916-0
Fax:
+49 2131 916-400
E-mail: [email protected]
www.werhahn.com