pobierz - ministerstwo rozwoju

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali konferencyjnej wraz z kompleksową obsługą
gastronomiczną oraz usługą hotelarską i transportową dla maksymalnie 85 osób na potrzeby
Seminarium na temat Komitetów Monitorujących w dniach 24-25 lutego 2016 r.
I. TERMIN ORAZ RAMOWY PROGRAM SPOTKANIA
Spotkanie odbędzie się w dniach 24-25 lutego 2016 r.
Przewidywany program spotkania w poszczególnych dniach (podane godziny mogą ulec zmianie):
I. dzień (24 lutego 2016 r.)
11:00 – wyjazd z Warszawy
12:00 – 13:00 – zakwaterowanie, kawa powitalna
13:00 – 15:00 – spotkanie merytoryczne w sali konferencyjnej
15:00 – 16:00 – obiad
16:00 – 17:30 – spotkanie merytoryczne w sali konferencyjnej
17:30 – 17:45 – przerwa kawowa
17.45 – 19.00– spotkania merytoryczne w salach warsztatowych
19.00 – kolacja
20:00 – powrót części uczestników do Warszawy
II. dzień (25 lutego 2016 r.)
8.00 – przyjazd części uczestników z Warszawy
8.00 – 9.00 – śniadanie
9.00 – 10.15 – spotkania merytoryczne w salach warsztatowych
10.15 – 10:30 – przerwa kawowa
10:30 – 11.45 – spotkanie merytoryczne w salach warsztatowych
11.45 – 12.00 – Przerwa kawowa
12:00 – 13:00 – spotkanie merytoryczne w sali konferencyjnej
13.00 – 14.00 – obiad
14.00 – wyjazd do Warszawy
II. UCZESTNICY SPOTKANIA
Uczestnikami spotkania będą przedstawiciele urzędów marszałkowskich oraz Ministerstwa Rozwoju.
Łączna liczba uczestników to maksymalnie 85 osób (wraz z osobami koordynującymi spotkanie ze
strony Zamawiającego).
III. ZAKRES ZAMÓWIENIA
SALA KONFERENCYJNA I SALE WARSZTATOWE:
Zapewnienie w dniach 24 i 25 lutego 2016 r. sali konferencyjnej dla maksymalnie 85 osób oraz 3 sal
warsztatowych dla maksymalnie 30 osób każda (dopuszczalne jest zapewnienie sali konferencyjnej
oraz dwóch sal warsztatowych) wraz z pełnym wyposażeniem).
W sali konferencyjnej powinny znajdować się:
 stół prezydialny dla maksymalnie 5 osób,
 krzesła dla uczestników (+ew. stoły, w zależności od ustawienia),
 ekran,
 projektor multimedialny,
 mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
 laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),





pilot do zmieniania slajdów,
2 mikrofony bezprzewodowe lub multifony na stołach,
bezprzewodowy dostęp do Internetu,
tablica typu „flipchart” i flamastry,
obsługa techniczna sprzętu.
W salach warsztatowych powinny znajdować się:
 stoły i krzesła dla uczestników,
 laptop z zainstalowanym pakietem MS Office (tj. m.in. Power Point),
 projektor multimedialny,
 mobilny stolik pod projektor w przypadku, gdy nie jest on przytwierdzony do sufitu,
 pilot do zmieniania slajdów,
 bezprzewodowy dostęp do Internetu,
 tablica typu „flipchart” i flamastry,
 obsługa techniczna sprzętu.
USŁUGI HOTELOWE:
Nocleg w hotelu/ośrodku położonym maksymalnie w odległości do 1 godziny jazdy autokarem
od siedziby MR (ul. Wspólna 2/4, Warszawa) dla maks. 85 osób w dniach 24-25 lutego 2016 r. (1 doba
hotelowa), z czego koszt 10 (liczba może ulec zmniejszeniu) noclegów objęty zamówieniem, reszta
wyłącznie w postaci rezerwacji płatnych przez uczestników spotkania:
 pokoje jedno- lub dwuosobowe,
 wszystkie pokoje, sala, w której podawane będą posiłki, miejsca, w których będą
organizowane przerwy kawowe, sala konferencyjna oraz sale warsztatowe muszą znajdować
się w jednym kompleksie,
 w cenę pokoju powinno być włączone śniadanie w formie bufetu.
USŁUGI TRANSPORTOWE:
 transport z Warszawy na miejsce spotkania w dniu 24 lutego 2016 r. (dla maksymalnie 85
osób) oraz z powrotem do Warszawy w dniu 24 lutego 2016 r. (dla maksymalnie 20 osób), a
także z Warszawy na miejsce spotkania 25 lutego 2016 r. (dla maksymalnie 20 osób ) oraz z
powrotem do Warszawy w dniu 25 lutego 2016 r. (dla maksymalnie 85 osób) – ostateczna
decyzja dot. zorganizowania transportu z powrotem do Warszawy w dniu 24 lutego 2016 r.
(dla maksymalnie 20 osób), a także z Warszawy na miejsce spotkania 25 lutego 2016 r. (dla
maksymalnie 20 osób ) zostanie podjęta najpóźniej w 19 lutego 2016 r.;

środki transportu (autokary, busy) nie starsze niż 5 lat, z ważną polisą ubezpieczeniową.
Wykonawca, bądź podmiot świadczący usługę transportu na rzecz Wykonawcy, musi
posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób.
USŁUGI GASTRONOMICZNO-RESTAURACYJNE:
a) Kawa powitalna/przerwy kawowe (I i II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie szwedzkiego
stołu: kawa, herbata (różne rodzaje), mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna (gazowana,
niegazowana), soki, ciasteczka, ciasto (I dnia dla maksymalnie 85 osób, II dnia dla maksymalnie 85
osób)
b) Lunch w formie szwedzkiego stołu (I i II dzień zgodnie z harmonogramem) – zupa, drugie danie
(w wersji mięsnej i bezmięsnej), deser, napoje (I dnia dla maksymalnie 85 osób, II dnia dla
maksymalnie 85 osób)
c) Kolacja w formie szwedzkiego stołu (I dzień zgodnie z harmonogramem) – przystawki, danie ciepłe
(w wersji mięsnej i bezmięsnej), deser, napoje (dla maksymalnie 85 osób)
d) Śniadanie (II dzień zgodnie z harmonogramem) – w formie szwedzkiego stołu, wliczone w cenę
noclegu.
e) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów/obrusy, zastawa
porcelanowa i szklana, sprzątanie).
IV. WARUNKI WYBORU WYKONAWCY
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
2. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
5. Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez
Wykonawcę.
6. Ostateczna liczba uczestników spotkania zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy
najpóźniej do 19 lutego 2016 r. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie
potwierdzonej ilości uczestników.
7. Ministerstwo Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów, stosowanych w
Ministerstwie.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa
zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek
z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek
ze złożonych ofert.
10. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną
w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez
oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie
odrzucona.
11. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonana jest po wykonaniu
usługi.
V. KRYTERIA WYBORU OFERT
1. Cena
2. Walory lokalowe
3. Lokalizacja
4. Dostępność noclegów
W każdej z ofert należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z podaniem
szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na koszty netto i brutto.
Dodatkowo do każdej z ofert, należy załączyć kalkulację powyższej kwoty w podziale na koszty stałe
i koszty osobowe przy założeniu pobytu maksymalnie 85 osób.
Oferty wraz z kalkulacją kosztów, 2 przykładowymi propozycjami menu lunchu i kolacji oraz zdjęciami
sal konferencyjnych należy przesyłać do 9 lutego 2016 r. na adres e-mail:
[email protected]