Jak efektywni są twoi pracownicy? Efektywność. Dla wielu

Jak efektywni są twoi pracownicy?
Efektywność. Dla wielu pracodawców to Święty Graal, którego niestrudzenie poszukują.
Wszyscy o niej mówią i marzą by rosła w nieskończoność. Pytanie tylko, czy dysponują
odpowiednimi narzędziami by ją zmierzyć?
Istnieje wiele sposób na badanie efektywności pracowników. Do najprostszych należą np. kwestionariusze
czy ankiety. Jeżeli opierają się na ocenie samych pracowników ich wyniki mogą nie być do końca
wiarygodne, jako że będą przedstawiały subiektywny punkt widzenia. Na szczęście, przez lata opracowano
wiele innych, skuteczniejszych sposobów na badanie efektywności pracowników, dopasowanych do branży w
której są stosowane.
Powiedz: sprawdzam!
Wszędzie tam, gdzie dużą rolę odgrywają dokumenty,
pisma, faktury itp. wydajność można mierzyć za ich
pomocą. Na przykład: sprawdzamy ile wniosków X
zostało rozpatrzonych przez dział Y instytucji. Badanie
tego typu na pewno będzie wiarygodne – w końcu
operować będziemy twardymi danymi. Z drugiej strony
taka analiza jest niezwykle żmudna i czasochłonna,
zwłaszcza jeżeli chcemy brać pod uwagę inne
dokumenty, które krążą po wszystkich działach firmy.
Szkoda by takie cenne dane umykały kierownikom firm.
Od czego jednak są rozwiązania proponowane przez
specjalistów IT? W badaniu efektywności pracowników
coraz częściej wykorzystuje się elektroniczny obieg
dokumentów. Mechanizm działania tego systemu jest
prosty: za pomocą specjalnego skanera dokument papierowy zostaje zamieniony w jego elektroniczną
wersję. W tej cyfrowej postaci krąży po biurkach (a właściwie komputerach pracowników). W efekcie wzrasta
wydajność pracy – nawet o 36 procent. Z drugiej strony, kadra zarządzająca otrzymuje narzędzie, które
pozwala na precyzyjne mierzenie efektywności, także z użyciem danych historycznych. Dariusz Jarczyński z
PrimeSoft Polska, dostawcy platformy V-Desk – System elektronicznego obiegu dostarcza na biurka osób
decyzyjnych przydatne dane i statystyki w postaci raportów. W zależności od potrzeb można sprawdzić komu
i ile czasu zajmuje procesowanie danego dokumentu – tłumaczy Jarczyński. Zgromadzone dane nie tylko
dadzą obraz tego, jak wygląda efektywność w instytucji, ale będą przydatne w codziennym zarządzaniu np.
kiedy nadejdzie czas przyznawania premii najbardziej skutecznym pracownikom...
Gdzie jesteś?
Swój sposób na analizę efektywności mają także osoby zarządzające flotą pojazdów. Kierowcy przez
większość czasu pozostają poza biurem, więc trudno zbadać ich wydajność na miejscu. W tym przypadku
przydatna jest technologia GPS. Dzięki niej można sprawdzić, które miejsca i na jak długo odwiedził dany
pracownik poruszający się służbowym samochodem. To jednak nie wszystko. Monitoring oferuje szeroki
wachlarz możliwości jeżeli chodzi o badanie efektywności. Małgorzata Słodownik z serwisu Flotis.pl
oferującego usługę monitoringu pojazdów – Możemy sprawdzić na przykład, czy handlowiec odwiedził
wszystkie punkty przewidziane w planie i ile czasu trwały jego przerwy. Przydatne są także informacje
dotyczące tego, czy pracownik wykorzystuje samochód w prywatnych celach – zauważa. Co istotne z punktu
widzenia użytkownika, nowoczesne systemy monitoringu są proste i bezpieczne w obsłudze – Usługa Flotis
dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej, nie trzeba instalować żadnego oprogramowania, więc
łatwo z niej skorzystać – zapewnia Słodownik. Monitorowanie floty pojazdów w pierwszej kolejności
pozawala na optymalizację kosztów i łatwiejsze rozliczenia z pracownikami. Jednak warto pamiętać, że dzięki
nim można także zbadać i kontrolować wydajność załogi.
Tajemniczy klient
W bardzo charakterystyczny i ciekawy sposób bada się jakość pracy w szeroko pojętej branży handlowej.
Mowa konkretnie o sprzedawcach, którzy mają kontakt z mystery shopperami. Ta metoda przywędrowała do
nas z Zachodu. Mystery shopping, a w polskiej wersji tajemniczy klient, jest dyskretnym badaniem jakości
usług. Polega na tym, że osoba prowadząca badanie podaje się za klienta zainteresowanego daną ofertą.
Mystery Shopping uznawany jest za jeden z najbardziej skutecznych sposób na zmierzenie jakości obsługi, a
co za tym idzie efektywności pracownika. Tajemniczy klient sprawdza np. uprzejmość obsługi, sposób w jaki
traktuje się klienta, a także to jak przedstawia mu się ofertę. Po przeprowadzeniu takiego badania wiadomo,
czy sprzedawca stosuje się do ogólnie przyjętych w jego pracy standardów obsługi klienta. To istotne
zwłaszcza jeżeli weźmiemy pod uwagę, że z badań opublikowanych przez stowarzyszenie mystery shoppingu
(MSPA), wynika, że powodem straty klienta aż w 68 procentach przypadków jest niewłaściwa obsługa.
------------------------------Dystrybucja materiałów:
Kinga Przybysz
[email protected]
kom./+48/ 519-181-900