Zapytanie ofertowe nr 21/213 - Przedsiębiorca na maxa

Projekt Przedsiębiorca na mAXA nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12-01 jest współfinansowany ze środków Unii
Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju
Przedsiębiorczości
Lublin, dn. 12 grudnia 2014 r.
Zapytanie ofertowe nr 21/213
(do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)
Szanowni Państwo,
W związku z realizacją przez PAIZ Konsulting Sp. z o.o. projektu „Przedsiębiorca na mAXA” w
ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego w
przedsiębiorstwach, na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12-01,
zapraszamy do złożenia oferty na:
551200000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe
55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
I. Zamawiający
PAIZ Konsulting Sp. z o.o.
ul. Północna 129
20-818 Lublin
tel.: 81 533 51 48
tel.: 81 533 51 48
www.paiz.com.pl
II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja następujących usług:
a. wyżywienie (55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca
noclegowe) i nocleg (55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe) świadczone zgodnie z
opisem przedstawionym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego,
b. wynajem sali szkoleniowej (551200000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i
konferencji) świadczone zgodnie z opisem przedstawionym w Załączniku nr 1 do
niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu „Przedsiębiorca na mAXA”, na podstawie
zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12-01
3. Zapytanie ofertowe nr 21/213 dotyczy zakwaterowania i wyżywienia oraz wynajem sal na
szkolenia, realizowane w Warszawie, łącznie 2 dni pobytu grupy wg załącznika 1.
III. Termin realizacji zamówienia objętego zapytaniem ofertowym nr 21/213, szkolenie
realizowane w Warszawie w terminie:
1. 22-23.01.2015; (przyjazd uczestników i trenerów 21.01.2015 wieczorem) – 28
uczestników szkoleń, 2 trenerów, dwie sale szkoleniowe
IV. Warunki udziału w postępowaniu (kryteria formalne):
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
1. nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z firmą PAIZ Konsulting Sp. z o.o
2. posiadają standard minimum trzygwiazdkowy
3. dysponują miejscami noclegowymi w odpowiedniej ilości, w tym samym budynku co sale
szkoleniowe i restauracja
4. zapewnią wyżywienie w tym samym budynku co sale szkoleniowe i noclegi
5. dysponują dwoma klimatyzowanymi salami szkoleniowymi o powierzchni min. 40 m2,
wyposażoną we flipchart, art. piśmiennicze (zapasowy papier do flipcharta i mazaki), ekran,
telewizor, dvd, rzutnik multimedialny
6. lokalizacja szkolenia: Warszawa,
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1
7. lokalizacja szkolenia powinna znajdować się w miejscu, gdzie dojazd ze stacji kolejowej
Warszawa Wschodnia nie może być dłuższy niż 45 min środkiem komunikacji publicznej wg
obowiązującego rozkładu jazdy.
8. Łączny koszt wyżywienia, noclegów i sal konferencyjnych zgodnie z opisem przedmiotu
zamówienia dla grupy 30-osobowej (28 uczestników i 2 trenerów) w terminie 22-23.01.2015 nie
może przekraczać 17 880,00 zł brutto.
Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na
podstawie żądanych dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą „spełnia-nie spełnia”.
V. Kryteria jakościowe:
Za spełnienie każdego z poniższych kryteriów przyznawane są 4 punkty:
1. możliwość bezpłatnego korzystania z Internetu z dostępem do sieci Wi-Fi;
2. możliwość korzystania z bezpłatnego monitorowanego parkingu przez uczestników i
trenerów;
3. zapewnienie owoców podczas przerw kawowych;
4. zapewnienie kawy z ekspresu podczas przerw kawowych;
5. zapewnienie posiłków wegetariańskich na obiedzie
Oferta, która ma największą liczbę punktów jakościowych otrzymuje maksymalną ilość punktów tj.
20 pkt.
VI. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.
2. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych
przez okres i na warunkach określonych w ofercie.
3. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez okres realizacji zamówienia.
4. Ceny należy wyrazić w PLN w kwocie brutto, obejmującej podatek VAT od towaru i usług, z
dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia zamówienia.
VII. Miejsce oraz termin dostarczania ofert
1. Ofertę wraz z załącznikami i propozcyją menu należy złożyć do dnia 30 grudnia 2014 r. do
godz. 16.00. e-mailem, faksem, bądź listownie.
2. Każdorazowo korespondencję e-mailową należy kierować na adres: [email protected]
3. Zamawiający może przedłużyć termin przesyłania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert
Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich Wykonawców.
4. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może poprosić Wykonawców o wyjaśnienia
dotyczące treści złożonych ofert.
VIII. Ocena ofert
Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieskorzystania z ofert w przypadku, gdy stawki cenowe
będą przekaczały kwoty z budżetu projektu.
Ocena ofert składa się z dwóch etapów:
a) Etap 1 - Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków
udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego załącznik do
niniejszego zapytania, zgodnie z formułą „spełnia-nie spełnia”. Do oferty należy dołączyć
propozycję menu dla grupy (po min. 5 propozycji menu na obiad i kolację, zgodnie ze standardem
hotelu)
b) Etap 2 - W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego
warunki udziału w postępowaniu, ocena ważnych ofert dokonywana jest na podstawie osiągniętej
liczby punktów wyliczonych z sumy kryteriów I, II i III.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2
Kryterium I: Cena ofertowa łącznie za 2 noclegi ze śniadaniem – 50% (14 pokoi 2-os. i 2
pokoje 1-os), maks. 50 pkt
(Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej) x 50 = Liczba punktów
Kryterium II: Cena ofertowa za 4 przerw kawowych, 2 obiady i 2 kolacje dla 26 osób oraz
wynajem 2 sal szkoleniowych (o powierzchni min. 40 m2) każda) na 2 dni – 30%, maks. 30 pkt
(Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej) x 30 = Liczba punktów
Kryterium III – kryterium jakościowe – 20%, maks. 20 pkt
(Łączna liczba punktów przyznanych za spełnienie kryteriów jakościowych )
VIII. Informacje dotyczące wyboru oferty
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie
podmioty, które przesłały oferty.
2. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez
wybrania którejkolwiek z ofert.
IX. Załączniki
Załącznik nr 1: Opis Przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2: Formularz ofertowy
Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnieniu kryteriów udziału w postępowaniu
Załącznik nr 4: Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiąjącym
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3
Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia
I.
Opis przedmiotu zamówienia:
a. Usługi hotelarskie (55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i
miejsca noclegowe, 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe) – wyżywienie i nocleg:
 2 noclegi dla 30 osób (14 pokoi 2-osobowych z osobnymi łóżkami, 2 pokoje jednoosobowe,
pokoje z pełnym węzłem sanitarnym) ze śniadaniem (przynajmniej jedno danie ciepłe) w
terminie wskazanym w punkcie III Zapytania Ofertowego
 2 obiady dla 30 osób (zupa, drugie danie z surówką, napój, ewentualnie deser lub
przystawka),
 2 kolacje dla 30 osób (ciepłe danie, zimny bufet z sałatką),
 4 przerw kawowych dla 30 osób (po 2 przerwy kawowe każdego dnia: kawa, herbata, woda,
ciastka po 10 dkg na osobę w czasie każdej przerwy, z zastrzeżeniem, że wymaga się
przynajmniej 2 rodzajów ciastek).
b. Usługi hotelarskie – wynajem 2 sal szkoleniowych na dwa dni szkolenia (551200000-7
Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji): 8 godzin zegarowych dziennie
Sale powinny być wyposażone w:
 przestawne krzesła i stoliki,
 okna
 flip-chart z papierem (2 rolki papieru na każdy dzień),
 pisaki,
 rzutnik multimedialny,
 powierzchnia każdej sali minimum 40 m², sale z oknami i światłem dziennym z możliwością
zaciemnienia.
II. Inne warunki realizacji zamówienia
1. Po wyborze Wykonawcy zostanie podpisana umowa, precyzująca szczegóły ilościowe
dotyczące poszczególnych terminów.
2. Rozliczenia finansowe z Wykonawcą będą odbywały się na podstawie faktury VAT.
3. W przypadku, gdy ewaluacja ośrodka przeprowadzona poprzez badanie ankietowe po
szkoleniu wykaże niezadowolenie uczestników z miejsca szkolenia Zamawiający zastrzega
sobie prawo do zmiany Wykonawcy w kolejnych terminach.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia zamówienia.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4
Załącznik nr 2: Formularz ofertowy
............................................
Miejscowość, data
FORMULARZ OFERTOWY do zapytania ofertowego nr 21/213
Na noclegi, wyżywienie i salę konferencyjną w Warszawie) w projekcie „Przedsiębiorca na mAXA”,
na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12-01, w terminach:
1. 22-23.01.2015; (przyjazd uczestników i trenerów 21.01.2015 wieczorem)
I. Dane Wykonawcy
Nazwa Wykonawcy: ....................................................................................................................
Osoba do kontaktu .................................................................................................................
Siedziba .................................................................................................................................
NIP ........................................................................................................................................
Numer z właściwego rejestru (np.: REGON)……………………………………………
Numer telefonu: ....................................................................................................................
Numer faksu..........................................................................................................................
E-mail ....................................................................................................................................
II. Wartość oferty na dla grupy 30 osób zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia
Ceny za realizację poszczególnych usług:
1. ……………………………………………………………………
Cena ofertowa brutto za 2 noclegi ze śniadaniem dla grupy 30 osób (14 pokoi 2-os. i 2 pokoje 1-os.) w terminie
wskazanym w punkcie III Zapytania Ofertowego
Łącznie kryterium I (noclegi ze śniadaniem) …………………………………
2. ……………………………………………………………………
Cena ofertowa brutto za wynajem 2 sal szkoleniowych na dwa dni szkoleniowe (8 godzin zegarowych dziennie wg pktu
1b wraz z niezbędnym sprzętem)
3. ……………………………………………………………………
Cena ofertowa brutto za wyżywienie (4 przerw kawowych, 2 obiady i 2 kolacje) dla grupy 30 osób
Łącznie Kryterium II (wynajem sali i wyżywienie)
………………………………….
(Suma ceny nr 2 i ceny nr 3)
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5
Kryteria jakościowe (proszę zaznaczyć, które są spełnione):
1. możliwość bezpłatnego korzystania z Internetu z dostępem do sieci Wi-Fi;
2. możliwość korzystania z bezpłatnego parkingu przez uczestników i trenerów;
3. zapewnienie owoców podczas przerw kawowych;
4. zapewnienie kawy z ekspresu i herbaty podczas przerw kawowych;
5. zapewnienie posiłków wegetariańskich na obiedzie
…………………………………….
………………………………………..
Podpis osoby uprawnionej
Pieczęć firmowa
do reprezentowania Wykonawcy
Załączniki:
1. Oświadczenie o spełnianiu kryteriów udziału w postępowaniu.
2. Propozycja menu (po min. 5 propozycji obiadu i kolacji).
3. Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z beneficjentem (Zamawiającym)
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
6
Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnieniu kryteriów udziału w postępowaniu
Oświadczenie
Oświadczam, iż (nazwa Wykonawcy)……………………………………………..…………
spełnia poniższe warunki udziału w postępowaniu:
1. nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z firmą PAIZ Konsulting Sp. z o.o.
2. posiadają standard minimum trzygwiazdkowy
3. dysponują miejscami noclegowymi w odpowiedniej ilości, w tym samym budynku co sale
szkoleniowe i restauracja we wszystkich wskazanych terminach
4. zapewnią wyżywienie w tym samym budynku co sale szkoleniowe i noclegi
5. dysponują dwoma klimatyzowanymi salami szkoleniowymi o powierzchni min. 40 m2 każda,
wyposażonymi we flipchart, art. piśmiennicze (zapasowy papier do flipcharta i mazaki), ekran,
telewizor, dvd, rzutnik multimedialny
6. lokalizacja szkolenia będzie w Warszawie,
7. lokalizacja szkolenia powinna znajdować się w miejscu, gdzie dojazd ze stacji kolejowej
Warszawa Wschodnia nie może być dłuższy niż 45 min środkiem komunikacji publicznej wg
obowiązującego rozkładu jazdy.
8. Łączny koszt wyżywienia, noclegów i sal konferencyjnych zgodnie z opisem przedmiotu
zamówienia dla grupy 30-osobowej (28 uczestników i 2 trenerów) w terminie 22-23.01.2015 nie
może przekraczać 17 880,00 zł brutto.
…………………………………….
……………………………………
Podpis osoby uprawnionej
Pieczęć firmowa
do reprezentowania Wykonawcy
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
7
Załącznik nr 4
……………………………………
data i miejsce
………………………………………………………………………
pełna nazwa Wykonawcy
………………………………………………………………………
adres Wykonawcy
………………………………………………………………………
NIP Wykonawcy
……………………………………………………………………..
imię i nazwisko osoby reprezentującej Wykonawcę
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU POWIĄZAŃ Z BENEFICJENTEM (ZAMAWIAJĄCYM)
Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo ani kapitałowo z Beneficjentem projektu „Przedsiębiorca
na mAXA” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego w
przedsiębiorstwach, na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12-01– firmą
PAIZ Konsulting Sp. z o.o., ul. Północnej 129, 20-818 Lublin, NIP 712-22-77-054, ani Partnerem Dorotą
Curyło ul. Umińskiego 8/12, 03-984 Warszawa, NIP: 525-107-77-87, ani Partnerem BIZNESFERA PAWEŁ
INDYKA, ul. J. Lompy 15B/11, 40-038 Katowice, NIP: 6631222894.
Nie posiadam powiązań między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w
imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegającymi w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia,
opieki lub kurateli.
……………………………………………………
………………………………………..
podpis i pieczęć Wykonawcy
pieczęć firmowa
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
8