PROCEDURA AUDITÓW WEWNĘTRZNYCH

Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
1/8
AUDITY WEWNĘTRZNE
Opracował: (imię i nazwisko, podpis)
Ewa Szopińska
Data: 3 sierpnia 2007r
Obowiązuje od: 1 grudnia 2007r
Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis)
Marek Fryźlewicz
Data: 3 sierpnia 2007r
Nr egz.:
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
2/8
KARTA ZMIAN
Lp.
Wprowadzono
Anulowano
Data zmiany
Wprowadzając
y zmianę
ROZDZIELNIK
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1
0.
1
1.
1
2.
1
3.
1
4.
1
5.
1
6.
1
Otrzymujący procedurę
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością
Burmistrz Miasta
Zastępca Burmistrza
Zastępca Burmistrza
Skarbnik Miasta
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami i Planowania
Przestrzennego
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Komunalnej i Drogownictwa
Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji
Naczelnik Wydziału Infrastruktury
Społecznej i Promocji
Nr egz.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
11
Naczelnik Wydziału Oświaty
12
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
13
Kierownik Referatu d.s. Zamówień
Publicznych
Kierownik Referatu d.s. Ochrony
Środowiska
Data
otrzymania
14
15
Audytor Wewnętrzny
16
Pełnomocnik d.s. Rozwoju Lokalnego
17
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Podpis
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
3/8
1
Komendant Straży Miejskiej
8.
1
Radca prawny
9.
18
19
.
SPIS TREŚCI
1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ................................................................................................................... 4
2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA ..........................................................................................................................4
3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY............................................................................................................................. 4
4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY............................................................................................................................. 4
5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE...................................................................................................... 4
6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA................................................................................................ 5
6.1. Postanowienia ogólne..................................................................................................... 5
6.2. Planowanie auditów wewnętrznych oraz zarządzanie nimi............................................5
6.3. Technika przeprowadzania i dokumentowanie auditów wewnętrznych ........................6
7.ZAPISY.................................................................................................................................................................. 7
8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW...................................................................................................7
9. DOKUMENTY ZWIĄZANE............................................................................................................................... 7
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
1.
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
4/8
CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY
Celem procedury jest utrzymanie i rozwój systemu zarządzania jakością poprzez
ustalenie sposobu postępowania przy przeprowadzaniu i dokumentowaniu auditów
wewnętrznych w Urzędzie Miasta w Nowym Targu.
Niniejszą procedurą Burmistrz ustala jednolite zasady przeprowadzania auditów
wewnętrznych, określa odpowiedzialność i uprawnienia auditorów, a także pracowników
badanego obszaru celem zapewnienia skuteczności przeprowadzanych auditów
wewnętrznych oraz określenia efektywności wprowadzonego systemu zarządzania
jakością.
2.
ZAKRES OBOWIĄZYWANIA
Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta Nowy
Targ.
3.
TERMINOLOGIA I SKRÓTY
audit wewnętrzny - systematyczny i niezależny proces uzyskiwania dowodu z auditu
oraz jego obiektywnej oceny, w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.
planowy audit wewnętrzny - audit wewnętrzny przeprowadzany na podstawie
opracowanego "Programu auditów wewnętrznych".
pozaplanowy audit wewnętrzny – audit wewnętrzny przeprowadzany poza programem,
wynikający z doraźnych potrzeb np. na żądanie Klienta, ze względu na niekorzystne
kształtowanie się kosztów jakości, z powodu zmiany w wyposażeniu technicznym, zmian
organizacyjnych, itp.
audit procedury - audit obejmujący swym zakresem obszar obowiązywania danej
procedury.
audit procesu - audit przeprowadzany w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu
badanego procesu.
4.
WŁAŚCICIEL PROCEDURY
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością
5.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE
5.1.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za:
- dobór i zapewnienie szkolenia auditorów,
- ustalanie planu, zakresów i tematów auditów,
- ustalanie terminów auditów pozaplanowych,
- nadzór nad terminowym przeprowadzaniem auditów,
- ocenę stopnia wdrożenia działań korygujących,
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
-
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
5/8
informowanie Burmistrza i kierowników komórek organizacyjnych w sprawach
bieżących związanych z danym auditem,
omawianie wyników auditów na spotkaniach związanych z funkcjonowaniem
systemu zarządzania jakością,
prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z auditami.
5.2.Auditor wiodący jest odpowiedzialny za:
- planowanie auditu i sporządzanie listy pytań,
- reprezentowanie grupy auditorów wobec kierownictwa,
- koordynacja pracy zespołu auditorów,
- przedstawienie „Raportu z auditu",
- ocena realizacji działań korygujących.
6.
SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA.
6.1.
Postanowienia ogólne
6.1.1.Audit wewnętrzny, przeprowadza się w celu stwierdzenia czy czynności mające
wpływ na jakość, a także osiągane w ich wyniku rezultaty odpowiadają planowanym
ustaleniom, czy ustalenia te są realizowane na bieżąco i efektywnie.
6.1.2.Audit wewnętrzny przeprowadza się w odniesieniu do systemu zarządzania
jakością, procesu, względnie usługi.
6.1.3.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością powołuje auditora wiodącego. Auditor
wiodący ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszystkie fazy auditu.
6.1.4.Auditor wiodący posiada niezbędne uprawnienia nadane przez Burmistrza do
podejmowania ostatecznych decyzji dotyczących wykonania auditu.
6.1.5.Audity wewnętrzne przeprowadzane są przez personel niezależny od osób
bezpośrednio odpowiedzialnych za auditowaną działalność.
6.2. Planowanie auditów wewnętrznych oraz zarządzanie nimi
6.2.1. Audity planowe
6.2.1.1.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością opracowuje roczny harmonogram
auditów wewnętrznych na formularzu F - 01, proponuje auditora wiodącego, kierując
się wymaganymi kwalifikacjami (np. ukończenie odpowiednich szkoleń, wieloletnie
doświadczenie, obiektywizm). Roczny Harmonogram auditów wewnętrznych jest
zatwierdzany przez Burmistrza.
6.2.1.2.Zakłada się przeprowadzenie jednego auditu wewnętrznego rocznie w każdej
istotnej z punktu widzenia jakości komórce organizacyjnej. Audit procesu planuje się
w zależności od potrzeb.
6.2.1.3.Dokładny termin auditu wewnętrznego uzgadnia auditor wiodący z
Pełnomocnikiem ds. Zarządzania Jakością i co najmniej na 7 dni przed jego
rozpoczęciem zawiadamia zainteresowanych telefonicznie, bądź bezpośrednio.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
6.2.2.
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
6/8
Pozaplanowe audity wewnętrzne
6.2.2.1.Realizację auditów pozaplanowych
harmonogramie wewnętrznych auditów.
odnotowuje
się
w
rocznym
6.2.2.2.Działania korygujące wynikające z auditów pozaplanowych przeprowadza się
w taki sam sposób jak wynikające z auditów planowych.
6.2.3.
Dokumenty niezbędne dla przeprowadzenia auditu
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przed rozpoczęciem auditu dostarcza
auditorowi wiodącemu dokumentację niezbędną do przeprowadzenia auditu w danym
obszarze (np. Księgę Jakości, komplet procedur, niezbędne instrukcje, formularze
związane z auditem, wykaz obowiązujących w danym obszarze przepisów, raporty
z poprzednich auditów, raporty z działań korygujących).
6.3.
6.3.1.
Technika przeprowadzania i dokumentowanie auditów wewnętrznych
Spotkanie otwierające
W spotkaniu otwierającym uczestniczą: auditor wiodący, kierownik auditowanej
komórki i ewentualnie auditowani pracownicy. Auditor wiodący podaje cel oraz plan
auditu.
6.3.2.
Przeprowadzenie auditu wewnętrznego
6.3.2.1.W czasie auditu wewnętrznego sprawdza się, czy działania korygujące z
poprzedniego auditu zostały w pełni zrealizowane. Odnotowuje się to w "Raporcie z
auditu" F -02
6.3.2.2.Pomoc przy przeprowadzaniu auditu może stanowić lista pytań ustalona przez
auditora wiodącego wspólnie z Pełnomocnikiem ds. Jakości. Auditorom pozostawia
się zawsze prawo stawiania dodatkowych pytań dla poszukiwania obiektywnych
dowodów funkcjonowania systemu czy procesu.
6.3.2.3.Następnie badana jest sytuacja aż do uzyskania obiektywnego obrazu
działania auditowanego obszaru. Zbiera się dowody, bada się dokumenty,
przeprowadza się obserwacje działań i warunków w zakresie, którego dotyczy audit.
6.3.2.4.Pracownicy auditowanego obszaru zobowiązani są udzielać auditorowi
możliwie najpełniejszych i zgodnych z prawdą informacji oraz umożliwić wgląd
do niezbędnej dokumentacji związanej z działalnością auditowanego obszaru.
6.3.2.5.Wszystkie obserwacje auditorów i uzyskane przez nich informacje,
świadczące o niezgodnościach w systemie, procesie są notowane w "Karcie
działań korygujących/zapobiegawczych" (formularz F – 01 do PW-11..2) i
traktowane jako poufne.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
7/8
6.3.3. Raport z auditu wewnętrznego
6.3.3.1.„Raport z auditu wewnętrznego " na formularzu F – 02 w oparciu o zapisy
z formularza „Karty działań korygujących/zapobiegawczych" sporządza auditor
wiodący i w terminie do 7 dni przekazuje wraz z „Kartą działań korygujących/
zapobiegawczych" Pełnomocnikowi ds. Zarządzania Jakością.
-
6.3.3.2.Raport zawiera:
kolejny numer raportu i numer auditu,
przedmiot i zakres auditu,
datę i czas trwania auditu,
nazwiska auditorów,
nazwiska auditowanych,
datę i podpis auditora wiodącego,
ocenę ogólną z auditu z wyszczególnieniem ilości stwierdzonych niezgodności
i spostrzeżeń.
6.3.3.3.Ogólna ocena ilości stwierdzonych niezgodności i ich rodzaj stanowi
element kontroli efektów działań korygujących prowadzonych w dłuższym
przedziale czasu w poszczególnych auditowanych obszarach i jest pomocna przy
dokonywaniu okresowych przeglądów wdrożonego systemu jakości
przeprowadzanego przez kierownictwo.
6.3.3.4.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przekazuje kopię „Raportu z auditu
wewnętrznego" kierownikowi auditowanego obszaru w celu ustalenia działań
korygujących zgodnie z procedurą PW-11.3. „Działania korygujące i
zapobiegawcze". Zadeklarowane na formularzu F -01 niniejszej procedury
działania korygujące zatwierdza Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością.
7.
ZAPISY
Za ewidencję i przechowywanie dokumentów związanych z auditami wewnętrznymi
jest odpowiedzialny Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością. Dokumentacja
przechowywana w spsób uporządkowany zgodnie z zasadami zawartymi wprocedurach
PZ-2.1.Zarzadzanie dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością, PZ-2.3„Zarządzanie
nad zapisami”oraz instrukcją kancelaryjną.
8.
WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW
- Formularz nr 01 - Harmonogram wewnętrznych auditów jakości na ….. r,
- Formularz nr 02 - Raport z wewnętrznego auditu jakości.
9.
DOKUMENTY ZWIĄZANE
PZ-2.1.„Zarządzanie dokumentacja systemu zarządzania jakością ”
PZ-2.3.Zarządzanie nad zapisami jakości
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
AUDITY WEWNETRZNE
Wydanie: I
PW-11.1
Strona / stron
8/8
PW-11.2. „Działania korygujące i zapobiegawcze”
KONIEC
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością