Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamówienie obejmuje organizację i obsługę spotkania w Gdańsku w zakresie zapewnienia
sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną oraz usługą hotelarską na potrzeby
konferencji dla ok. 100 osób organizowanej w terminie 15 – 17 czerwca 2016 r.
I. Zakres zamówienia:
Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i sprzętu technicznego:
■
W pełni wyposażona, zgodnie z przepisami BHP, sala konferencyjna z miejscami dla ok. 100
osób. W zakres wymaganego wyposażenia sali wchodzą m.in.:
-
Stół prezydialny dla 5 osób,
-
Krzesła dla uczestników,
-
Sprzęt konferencyjny (ekran, projektor multimedialny zdolny do współpracy z
laptopem),
-
Laptop z zainstalowanym pakietem oprogramowania umożliwiającym odtwarzanie
prezentacji multimedialnych przygotowanych w programie MS Power Point,
-
Sprzęt nagłaśniający (w tym także mikrofony na stole prezydialnym [min. 3 szt.] oraz
mikrofony przenośne [min. 2 szt.]),
-
Obsługa techniczna sprzętu,
-
Zapewnienie miejsca na rozłożenie banera (rozmiar: 130 cm x 200 cm),
-
Zaplecze sanitarne,
-
Mile widziany dostęp do Internetu.
Wymagania dotyczące usług gastronomiczno-cateringowych obejmują:
-
Kolację w restauracji hotelowej w dniu 15.06.2016 r. około godz. 19.00, składającą
się z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów: soki, woda, kawa, herbata (dla 100
osób). Konieczne dwie wersje: mięsna oraz dla wegetarian;
-
Obiad w restauracji hotelowej w pierwszym dniu konferencji, tj. 16.06.2016 r. około
godz. 14.00, składający się z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów: soki,
woda, kawa, herbata (dla 100 osób). Konieczne dwie wersje: mięsna oraz dla
wegetarian;
-
Uroczystą kolację w restauracji hotelowej w pierwszym dniu konferencji, tj.
16.06.2016 r. około godz. 19.00, składającą się z zupy, dania głównego, deseru oraz
napojów: soki, woda, kawa, herbata. Konieczne dwie wersje: mięsna oraz dla
wegetarian (dla 100 osób);
-
Obiad w restauracji hotelowej w drugim dniu konferencji, tj. 17.06.2016 około godz.
12:30, składający się z zupy, dania głównego, deseru oraz napojów: soki, woda,
kawa, herbata (dla 100 osób). Konieczne dwie wersje: mięsna oraz dla wegetarian;
1
-
3 przerwy kawowe (2 przerwy w pierwszym dniu konferencji, tj. 16.06.2016 r.
[ewentualnie przerwa ciągła] oraz 1 przerwa w drugim dniu konferencji, tj. 17.06.2016
r.) dla 100 osób, w formie bufetu (kawa, herbata [kilka odmian], śmietanka [mleko],
cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana - co najmniej 0,5 litra na osobę, co
najmniej dwa rodzaje soków owocowych, kilka rodzajów ciastek/rogalików/mini
drożdżówek, serwis gastronomiczny [zastawa porcelanowa i szklana], obsługa).
Do oferty usług gastronomicznych należy dołączyć kilka propozycji menu w różnych
wariantach cenowych.
Wymagania dotyczące usługi hotelarskiej dla Zamawiającego obejmują:
-
Zapewnienie dla Zamawiającego noclegów ze śniadaniem dla 10 osób (noclegi 15/16
i 16/17 czerwca 2016 r.) w pokojach jednoosobowych – w ramach umowy;
-
Informację
nt.
możliwości
zapewnienia
usługi
hotelarskiej
dla
pozostałych
uczestników spotkania (około 90 osób) - preferowane pokoje jednoosobowe.
Rezerwacje będą dokonywane indywidualnie przez uczestników spotkania. Koszty
noclegu pokrywają uczestnicy spotkania we własnym zakresie.
II. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy:
1. Hotel powinien odpowiadać standardowi hotelu minimum trzygwiazdkowego, zgodnemu
z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie
obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie
(Dz.U.06.22.169
z
późniejszymi
zmianami)
oraz
powinien
posiadać
możliwość
zapewnienia noclegu dla uczestników konferencji na swoim terenie.
2. W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia z
podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania w podziale na
koszty netto i brutto. Dodatkowo, należy załączyć kalkulację ww. kwoty w podziale na
koszty osobowe i stałe przy założeniu pobytu 100 osób.
3. Menu będzie ustalane przez Zamawiającego na podstawie propozycji przedstawionych
przez Wykonawcę.
4. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 14
dni przed terminem spotkania. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie
potwierdzonej liczby uczestników z uwzględnieniem podanych przez Wykonawcę kosztów
stałych i kosztów osobowych.
5. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 12 lutego 2016 r. na adres email:
[email protected].
2
III. Warunki wyboru Wykonawcy:
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie
prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub
doprecyzowania ofert.
2. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena.
3. Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą:
lokalizacja obiektu;
wyposażenie sali konferencyjnej;
walory lokalowe
możliwość zakwaterowania uczestników;
4. Po wyborze Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków
zamówienia.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz
ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
6. Ministerstwo
Rozwoju
zawiera
umowy
na
podstawie
własnych
wzorów
umów
stosowanych w Ministerstwie.
7. Zamawiający nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest po
wykonaniu usługi.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów
Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia
którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez
wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
10. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w
rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej
przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta
zostanie odrzucona.
IV. Osoby do kontaktu:
- Pani Izabela Sokulska, tel. (022) 273 79 17
- Pani Ewelina Barszcz tel. (022) 273 83 38
e-mail: [email protected]
3