Poznań, dnia

Poznań, dnia 11.04.2014 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE NA USŁUGI DORADCZE
Zapytanie dotyczy realizowanego projektu w ramach:
Działania 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B
Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 – 2013
I.
1.
ZAMAWIAJĄCY
Zamawiającym jest:
Bobiński Ciepierski Schwartz Partnerzy Spółka Adwokacka
z siedzibą w Poznaniu, 61-846 Poznań, ul. Strzelecka 45/3
NIP: 7781454744
REGON: 300823666
kontakt:
tel. (+48) 61 855 16 03
fax. (+48) 61 855 26 90
2.
Adres na który należy kierować korespondencję:
Bobiński Ciepierski Schwartz Partnerzy Spółka Adwokacka
ul. Strzelecka 45/3
61-846 Poznań
kancelaria@ bcsplegal.pl
Wszelkie pisma i pytania Wykonawcy powinni kierować na adres wskazany w pkt. I.2.
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 1 z 11
II.
1.
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem
zamówienia
i
późniejszej
umowy
jest
realizacja
analizy
przygotowawczej o następującym zakresie:
a) Analiza procesów biznesowych,
b) Analiza potrzeb klienta wewnętrznego aplikacji,
c) Analiza potrzeb klienta zewnętrznego aplikacji
d) Opracowanie
architektury
sprzętowej
niezbędnej
do
realizacji
przedsięwzięcia, określenie mocy obliczeniowej oraz przepustowości łącza
e) Opracowanie
polityki
bezpieczeństwa
przechowywania
danych
oraz
mechanizmów disaster recovery.
2.
Informacje na temat projektu będącego przedmiotem zamówienia:
W ramach projektu zostanie zaprojektowana i wdrożona platforma B2B do sprawniejszej i
efektywniejszej obsługi Partnerów-Klientów oraz usprawnienia i zautomatyzowania
współpracy z Partnerami-Usługodawcami. Przez wdrożenie kilkunastu modułów i wielu
funkcji, Kancelaria zorganizuje i zautomatyzuje swoją pracę w jednym miejscu. Każdy
użytkownik (pracownik Kancelarii, Partner-Klient i Partner-Usługodawca) zostanie
zarejestrowany w systemie B2B i otrzyma uprawnienia od administratora w ramach
których będzie mógł się poruszać po platformie B2B.
Kilkanaście modułów udostępni możliwość sprawnej i łatwej obsługi Partnera-Klienta w
pełnym zakresie świadczenia usług zarówno przez Kancelarię, jak i przez Kancelarię we
współpracy z Partnerem-Usługodawcą. Wszystkie sprawy, czynności, dokumenty, zostaną
uporządkowane w jednym miejscu. System automatycznie będzie generował pewne
dokumenty, zaoszczędzając czas i pieniądze. Wiele modułów będzie powiązanych, tym
samym wszyscy uprawnieni aktorzy procesów będą mogli w jednym czasie przeglądać
sprawy i czynności, które ich dotyczą.
System B2B będzie wdrożony z myślą o prostym uporządkowaniu spraw Kancelarii
również w celu pozyskania nowych Partnerów i sprawnej ich obsłudze.
Planowany do wdrożenia system będzie składał się z kilku modułów:
1) Moduł - Klienci
Będzie służył do porządkowania danych o klientach wprowadzonych do systemu B2B,
wpłynie na obsługę klienta w trakcie oraz po zakończeniu współpracy. Gromadzone
informacje o kliencie i czynnościach prowadzonych dla niego, będą uporządkowane w
jednym miejscu. Dla każdego z klientów, będzie można przypisać opiekuna, czyli osobę
odpowiedzialną za kontakt z klientem. Dla każdego klienta będzie można również
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 2 z 11
przypisać
notatki
oraz
dane
teleadresowe.
W
poszczególnych
kategoriach,
będą
informacje o sprawach lub czynnościach prowadzonych dla danego klienta, informacje o
rozliczeniach tych spraw i czynności oraz ewentualnej windykacji płatności. Wszystkie
informacje będą zaprezentowane w czytelny i uporządkowany sposób w formie
tabelarycznej, tak aby odszukanie dokumentów było proste i łatwe dla opiekuna, a klient
miał w jednym miejscu całą historię współpracy z kancelarią.
2) Moduł - Komunikacja
Moduł będzie służył do zarządzania korespondencją przychodzącą do Kancelarii i
wychodzącą z Kancelarii, tak aby archiwizować wszystkie wiadomości od oraz do klienta,
ew. również do Partnera-Usługodawcy. Wiadomości będą zaprezentowane w sposób
tabelaryczny, oznaczone jako przychodzące lub wychodzące, z indywidualnym nr ID, od
lub do jakiego klienta, czy zawierają załączniki, wiadomości o jakim temacie zostały
nadawane lub odbierane, jaka data nadania i odebrania, treść. Będzie istniała możliwość
filtrowania
i
wyszukiwania
korespondencji
w
celu
szybkiego
jej
odszukania.
Korespondencja będzie połączona z modułem Klienci, tak aby przy każdym kliencie była
wyłącznie korespondencja dotycząca jego i Kancelarii.
3) Moduł - Sprawy
Moduł
umożliwia
monitorowanie
oraz
uporządkowanie,
spraw
wprowadzonych
do
systemu B2B. Do spraw mają dostęp klienci oraz pracownicy, którym jest przypisana
sprawa (zarówno pracownicy Kancelarii, jak i ewentualnego Partnera-Usługodawcy).
Każda sprawa jest podzielona na etapy postępowania, do każdego etapu można załączyć
dokumenty. Moduł będzie zintegrowany z modułem rozliczenia, w którym będzie
definiowana stawka ryczałtowa za prowadzenie sprawy lub stawka godzinowa. Stawki
będą wyświetlane za każdy etap osobno, aby klient miał podgląd na rozliczenia. Sprawy
będą prezentowane w formie tabelarycznej, gdzie w tabelach będą dane o powodzie i
pozwanym, symbolu sprawy, etapach prowadzenia sprawy, załączonych dokumentach,
rozliczeniach, korespondencji pomiędzy klientem i Kancelarią (Partnerem-Usługodawcą).
4) Moduł - Kadra
Na platformie B2B - moduł Kadra odpowiada za spis wszystkich zarejestrowanych
pracowników. W poszczególnych kategoriach modułu można przeglądać klientów, sprawy,
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 3 z 11
czynności, których dany pracownik jest opiekunem. W module można zdefiniować
uprawienia poruszania się po systemie dla danego pracownika. Moduł służy również do
kontrolowania i monitorowania pracy pracownika w celu jego rozliczenia z obsługi
powierzonych jemu klientów, w zakresie prowadzenia dla nich spraw oraz czynności.
Dane są zaprezentowane w czytelny i przejrzysty sposób, tak aby każdy pracownik oraz
administrator mógł w prosty sposób dotrzeć do poszukiwanych informacji, dotyczących
klienta.
5) Moduł - Kontakty
Moduł umożliwia porządkowanie i szybkie odszukanie danych teleadresowych klientów,
którzy zostali wcześniej wprowadzeni do systemu, dla których klientów były realizowane
wcześniej jakiekolwiek usługi przez Kancelarię. W module są nie tylko dane klientów, ale
również osób z którymi był nawiązany kontakt i zostały wprowadzone do systemu.
Poprzez poszczególne funkcje tego modułu możemy szybko odnaleźć firmę lub osobę,
możemy z tego poziomu założyć sprawę lub czynność dla klienta, wprowadzić nowe
dokumenty. Dane zaprezentowane w formie tabelarycznej w kolumnach bardzo dobrze
obrazują spis wszystkich klientów, których będzie można odszukać przez klika filtrów tj.
nazwa,
nr
sprawy,
e-mail,
osoba
kontaktowa.
6) Moduł - Historia
Do modułu historia zostaną automatycznie przeniesione wszyscy klienci, pracownicy,
sprawy, czynności, nad którymi Kancelaria (i ew. Partner-Usługodawca) zakończyli już
pracę. Moduł będzie archiwum w którym będą przechowywane dane archiwalne, ale do
których
zawsze można
powrócić w
razie potrzeby. Przez
moduł
będzie można
zoptymalizować pracę systemu, aby pracownicy i klienci, mogli skupić się wyłącznie na
obecnych sprawach i czynnościach. Moduł Historii będzie podzielony na 3 główne działy Klienci / Sprawy / Pracownicy - w każdym dziale będą zaprezentowane dane w formie
tabeli dotyczące prowadzenia dla klienta w trakcie trwania współpracy.
7) Moduł - Zadania
Platforma B2B będzie zawierała
kalendarz zadań Kancelarii
oraz poszczególnych
pracowników, klientów, partnerów. Kalendarz będzie prezentował w formie graficznej
przewidziane
sprawy
i
czynności
do
wykonania
dla
danego
klienta
przez
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 4 z 11
odpowiedzialnego opiekuna (pracownika Kancelarii lub Partnera-Usługodawcy). Dla
każdego zapisanego zadania w kalendarzu będzie można ustalić przypomnienie o jego
wykonaniu
na
określony
czas
przed
jego
rzeczywistym
odbyciem.
prowadzenie
terminarza bardzo dobrze wpłynie na organizację spraw, czynności na rzecz klientów,
przez Kancelarię (ew. – również Partnera-Usługodawcę). Prezentacja zadań będzie
możliwa do przedstawienia dla danego dnia, tygodnia, miesiąca. Przeterminowane
sprawy i czynność będą zaznaczane na czerwono, sprawy i czynność do wykonania w
przyszłości będą oznaczane na zielono.
8) Moduł - Zarządzanie
Moduł jest odpowiedzialny za konfigurację wszystkich pozostałych modułów w platformie
B2B. Przez moduł zarządzania będzie można wprowadzać uprawienia i dane dla
wszystkich pozostałych modułów, jak mają się wyświetlać i jakie dane prezentować dla
wszystkich aktorów – pracowników: Kancelarii, Partnera-Usługodawcy i Partnera-Klienta.
W module będą również prezentowane raporty z poruszania się po systemie przez
aktorów, czyli jakiego dnia i której godzinie, logowali się do systemu i jakie dane
przeglądali. W module będzie można zdefiniować typy prowadzonych spraw, typy
prowadzonych czynności, typy kosztów np. ryczałtowe, godzinowe.
9) Moduł – Rozliczenia
Przez moduł rozliczenia można w prosty i szybki sposób, rozliczyć Partnerów-Klientów,
Partnerów-Usługodawców oraz własnych pracowników ze spraw i czynności. Moduł będzie
elastyczny więc będzie można dla tych samych klientów rozliczać sprawy i czynności na
wiele sposobów np. ryczałt za sprawę, ryczałt za czynność, stawka godzinowa. Dane
będą zaprezentowane w sposób uporządkowany z podziałem na aktorów (klientów oraz
pracowników). W kategorii klienci będą wszystkie prowadzone sprawy i czynności według
zaznaczonych przy nich rozliczeń (ryczałt lub godzinowo) na podstawie zakończonych
spraw będzie można tym samym w prosty sposób wygenerować zestawienie dla klienta
za pracę i jednocześnie wygenerować automatycznie fakturę z podpisem elektronicznym.
W kategorii pracownicy będzie spis wszystkich zatrudnionych do prowadzenia spraw i
czynności na rzecz klientów / symbole spraw / nazwy czynności / zaznaczone informacje
o sposobie rozliczenia. W jednym miejscu w systemie będą wszystkie rozliczenia, co
bardzo dobrze zaprezentuje rentowność prowadzonych spraw i umożliwi szybką ich
weryfikację.
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 5 z 11
10) Moduł – Dokumenty
Platforma B2B przewiduje przetrzymywanie dokumentów w sposób elektroniczny i
uporządkowany. Pliki będą przyporządkowane do klientów, spraw i czynności dla nich
prowadzonych. Będzie wiadomo kiedy dokumenty i przez kogo zostały dostarczone oraz
wprowadzone do systemu. Moduł pozwala na bardzo szybkie odnalezienie potrzebnego
pliku. W przypadku tworzenia pliku przez pracownika (Kancelarii, Partnera-Klienta lub
Partnera-Usługodawcy) na potrzeby sprawy lub czynności, pliki podlegają wersjonowaniu,
które pozwala na zapisywanie różnych wersji tego samego dokumentu według daty jego
zapisywania.
11) Moduł – Windykacja
System B2B przewiduje automatyczną windykację należności od Partnerów-Klientów (lub
w przypadku rozliczeń, również od Partnerów-Usługodawców), którzy nie opłacili faktur
za wykonywanie pracy przez Kancelarię na ich rzecz. W przypadku braku płatności 7 dni
po terminie, system automatycznie wygeneruje zadanie kontaktu z partnerem w
terminarzu dla jego opiekun. W przypadku upłynięcia kolejnych 7 dni od kontaktu z
partnerem i braku płatności, system automatycznie wygeneruje wezwanie do zapłaty z
elektronicznym podpisem. System automatycznie obliczy również odsetki przypadające
na dzień wystawienia wezwania do zapłaty. Wszystkie procesy windykacji będą
zaprezentowane w tabeli w wierszach odpowiadających nr faktury, dacie wystawienia, dni
spóźnienia.
Sposób komunikacji:
Komunikacja z partnerami będzie przebiegać wyłącznie przez system B2B, wszystkie
niezbędne pliki, dane i dokumenty będą wysyłane przez pracowników Kancelarii i
partnerów przez moduł komunikacji. Platforma B2B będzie prezentowała informacje o
aktualnych prowadzonych sprawach, czynnościach, które są w toku, które zostały już
zakończone, które należy rozliczyć, jaka jest ich historia. Wszelkie dane od pozyskania
partnera przez wprowadzenie danych do systemu, korespondencję z partnerem, wymianę
dokumentów, informacje o pracach, rozliczenia – partner –pracownik Kancelarii otrzyma do wglądu na swoim koncie w systemie B2B.
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 6 z 11
Skalowalność:
Modułowa budowa platformy B2B pozwala na rozbudowę o kolejne moduły w przyszłości,
system B2B jest otwarty na nowe potrzeby obecnych i przyszłych partnerów. Dzięki
modułowej budowie można w przyszłości rozwijać system w miarę powstawania nowych
jeszcze nie zidentyfikowanych potrzeb partnerów. Tym samym w przyszłości nie trzeba
będzie tworzyć nowego systemu, tylko można rozwijać obecny o kolejne rozwiązania.
Kolejnym atutem systemu B2B potwierdzającym jego skalowalność jest ograniczona
funkcjonalność dla poszczególnych kont użytkowników. Administrator systemu przydziela
możliwość korzystania z jego modułów i funkcji w zależności od użytkownika systemu na
różnych poziomach (pracownik Kancelarii a pracownik partnera, czy np. prawnik a
administrator itd.). System nie przewiduje ograniczeń odnośnie liczby użytkowników.
III.
OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Wykonawcy powinni posiadać wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego
wykonania przedmiotu umowy.
IV.
OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W
POSTĘPOWANIU
Zamawiający uzna spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa
w rozdziale III, jeżeli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie na formularzu ofertowym
stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania.
V.
OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi
kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w
poszczególnych kategoriach:
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 7 z 11
Lp.
Nazwa kryterium
Maksymalna liczba punktów
1.
Cena
75 pkt.
2.
Czas realizacji przedmiotu zamówienia
25 pkt.
Razem

100 pkt.
W kryterium 1. „Cena” maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca
najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty
otrzymają
proporcjonalną
do proponowanych
kwot
liczbę punktów.
Ocena
punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą:
- cena minimalna w zbiorze
- cena oferty badanej
- ilość punktów przyznana ofercie
W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od
zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z
Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę.

W kryterium 2. „Czas realizacji” maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta
zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają
proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem:
- ilość przyznanych punktów
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 8 z 11
- najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w dniach)
- czas realizacji badanej oferty (w dniach)
Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą
liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów.
Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy
Wykonawcy, którego oferta została wybrana.
VI.
OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
Zamawiający wyznacza do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w
sprawach bieżących niżej wymienione osoby:
Roman Łyczyński
tel. 61 855 26 90
e-mail:[email protected]
VII.
TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ
Termin związania ofertą wynosi 60 dni.
VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZAWARTOŚĆ OFERTY
1.
Ofertę składa się, w formie pisemnej pocztą lub przesyłką kurierską. Zamawiający
nie dopuszcza możliwości składania ofert osobiście.
2.
Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę(y)
upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w
wysokości odpowiadającej cenie oferty.
3.
Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim
4.
Ofertę należy sporządzić w 2 (dwóch) egzemplarzach.
5.
Oferta, w tym oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w
formie załączników (formularzy) do niniejszego zapytania, winny być sporządzone
zgodnie z tymi wzorami.
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 9 z 11
6.
W celu potwierdzenia ważności oferty, a szczególnie właściwej reprezentacji osoby
lub osób podpisujących ofertę Wykonawca winien załączyć do oferty np. odpis z
właściwego rejestru przedsiębiorców i pełnomocnictwo (uchwały inne dokumenty),
jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty nie wynika z ww. odpisu.
7.
Ofertę należy dostarczyć na adres: 61-846 Poznań, ul. Strzelecka 45/3
do dnia 18.04.2014 r. do godz. 14:00 (CET). Oferty dostarczone po określonym
powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania.
IX.
1.
ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE
Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do
akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje Zamawiającego do
składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie Wykonawcę i nie będą
podlegały zwrotowi. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za
jakiekolwiek
koszty
czy
wydatki
poniesione
przez
oferentów
w
związku
z
przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
2.
Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert częściowych.
3.
Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych zostaną odrzucone.
4.
Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z wybranym wykonawcą, jeśli
zaproponowana oferta przekroczy koszty zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej.
X.
1.
OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPYTANIA
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie istotnych
treści niniejszego zapytania ofertowego.
2.
Treść pytań odnośnie istotnych treści niniejszego zapytania wraz z wyjaśnieniami
(które wykraczają poza treść niniejszego zapytania) Zamawiający umieści na
stronie
internetowej
pod
adresem
www.bcsplegal.pl
(bez
ujawniania
źródła
pytania).
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 10 z 11
3.
Odpowiedzi
zapytania
na
pytania,
wprowadzone
wyjaśnienia
przez
Zamawiającego
Zamawiającego
staną
lub
się
modyfikacje
treści
integralną
treścią
niniejszego zapytania ofertowego.
XI.
1.
Załączniki
Formularz ofertowy
Krzysztof Bobiński
adwokat
Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 11 z 11