Załącznik nr 1 Regulaminu

Regulamin
Konwentu Przewodniczących
Warszawa, 7 - 9 listopada 2014 r.
Postanowienia ogólne
§1
1. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej: Regulamin) mają zastosowanie wobec uczestników
Konwentu Przewodniczących, organizowanego w Warszawie w dniach 7-9 listopada 2014 r.
(dalej: Konferencja).
2. Organizatorem Konferencji jest Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej z siedzibą
w Warszawie przy ul. Brackiej 18/16, 00-028 Warszawa, wpisany do Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem KRS 0000417350 (dalej: Organizator).
3. Uczestnikami Konferencji są osoby fizyczne o statusie studenta, które dokonały
kompletnej rejestracji na Konferencję za pomocą formularza na stronie internetowej
udostępnionej przez Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów §3-6 (dalej: Uczestnik)
4. Uczestnicy
Konferencji
zostaną
zakwaterowani w
obiekcie
noclegowym wskazanym przez Organizatora (dalej: Ośrodek).
Zgłoszenie uczestnictwa
§2
Warunkiem udziału w Konferencji jest w szczególności:
1) wydelegowanie Uczestnika przez przewodniczącego samorządu studenckiego uczelni lub
Przewodniczącego Parlamentu Studentów RP,
2) zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego
(dalej: Formularz) dostępnego na stronie internetowej Konferencji udostępnionej przez
Organizatora,
3) terminowe wniesienie opłat, o których mowa w §4-5 na rachunek bankowy wskazany
przez Organizatora,
4) uczestnictwo w debatach i panelach szkoleniowych, z zastrzeżeniem §7.
§3
1. Zgłoszenia uczestnictwa o którym mowa w §2 pkt. 1 należy dokonać nie później niż do dnia
24 Października 2014 r., do godziny 23:59. Zgłoszenia wniesione po tym terminie nie będą
uwzględniane.
2. Do dnia 15 Października 2014r. każda uczelnia może delegować jednego uczestnikaPrzewodniczącego Samorządu Studenckiego.
3. Od dnia 16 Października 2014r. każda uczelnia może zgłosić dowolną ilość uczestników,
4. Na Konferencję obowiązuję limit miejsc. Rejestracje zgłoszone po wyczerpaniu miejsc nie
będą akceptowane. Informacja o wyczerpaniu limitu zostanie podana na stronie PSRP.
5. Do limitu podanego w §3 pkt 3 nie wliczają się przedstawiciele delegowani przez
Przewodniczącego Parlamentu Studentów RP.
6. Jednym z Uczestników jednej uczelni musi być przewodniczący samorządu studenckiego tej
uczelni.
7. Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym
wypełnienia Formularza.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do
Formularza błędnych danych Uczestnika.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do dysponowania listą Uczestników w celu
prawidłowego zorganizowania Konferencji.
10. Wypełnienie oraz przesłanie Formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu
oraz zobowiązanie się przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych
ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem i Ośrodkiem.
11. Po przesłaniu kompletnego Formularza, na wskazany przez Uczestnika adres e-mail,
Organizator prześle wiadomość z wstępnym potwierdzeniem rejestracji na Konferencję.
12. Ostateczne zarejestrowanie Uczestnika następuje po wniesieniu opłaty, o której mowa
w §4 lub przesłaniu oświadczenia, o którym mowa w §5. Po wywiązaniu się z
obowiązków, o których mowa w §2 pkt. 1-3, na wskazany przez Uczestnika adres email Organizator prześle wiadomość z ostatecznym potwierdzeniem rejestracji na
Konferencję.
13. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy zarejestrowania Uczestnika na
Konferencję, informując zainteresowanego o przyczynach odmowy.
Opłaty
§4
1. Opłata za udział Uczestnika w Konferencji wynosi 450 zł brutto (słownie: czterysta
pięćdziesiąt złotych).
2. W zakresie czasowym wybranego pakietu, koszty Konferencji obejmują:
1) nocleg,
2) wyżywienie,
3) uczestnictwo w panelach szkoleniowych oraz debatach,
4) uczestnictwo w imprezie integracyjnej,
5) materiały i upominki konferencyjne.
3. Uczestnik może wpłacić opłatę pomniejszoną, w wysokości 250 zł brutto (słownie:
dwieście pięćdziesiąt złotych), która obejmuje świadczenia, o których mowa w ust. 2
pkt. 2-5.
4. Po przesłaniu kompletnego Formularza, na wskazany przez Uczestnika adres do
korespondencji Organizator prześle rachunek za udział w konferencji.
5. W przypadku rejestracji kilku Uczestników z jednej uczelni, na indywidualny wniosek
przewodniczącego samorządu Organizator może przesłać zbiorczy rachunek, obejmujący
udział wszystkich Uczestników wydelegowanych z uczelni. Wniosek musi być złożony
najpóźniej po rejestracji w systemie pierwszego Uczestnika z uczelni.
§5
1. Opłatę, o których mowa w §4 ust. 1, należy uiścić nie później niż do dnia 31
Października 2014 r., z zastrzeżeniem ust. 3.
2. W sytuacji wątpliwości co do terminu wpłaty na konto Organizatora, należy przesłać do
Organizatora potwierdzenie uiszczenia opłaty.
3. W przypadku niemożności opłacenia uczestnictwa w Konferencji w terminie, o którym
mowa w ust. 1, należy w tym terminie przesłać Organizatorowi podpisane przez
rektora uczelni, kanclerza lub upoważnioną pisemnie osobę zobowiązanie, do opłacenia
uczestnictwa w Konferencji nie później niż do dnia 31 Października 2014 r. Wzór
zobowiązania określa załącznik nr 1 do Regulaminu.
4. Za termin wniesienia opłaty rozumie się dzień, w którym środki finansowe zostaną
zaksięgowane na rachunku bankowym Organizatora.
§6
1. Koszty przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
2. W przypadku dokonania zniszczeń w mieniu w Ośrodku lub miejscach odbywania się
Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub zakupu
nowych składników mienia, które zostały zniszczone.
§7
Organizator zastrzega możliwość zmiany programu Konferencji, w szczególności w zakresie
tematyki paneli szkoleniowych, o czym informuje na stronie internetowej PSRP.
§8
1. W trakcie trwania Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń
Organizatora, ochrony lub innych służb zabezpieczających.
2. W trakcie trwania Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do posiadania identyfikatora
dostarczonego przez organizatora i ma obowiązek okazywania go każdorazowo na
polecenie Organizatora, ochrony lub innych służb zabezpieczających.
3. Wydanie nowego identyfikatora, w przypadku jego utraty lub zniszczenia z winy Uczestnika,
wiąże się z naliczeniem opłaty w wysokości 50 zł.
§10
1. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Konferencji.
2. Rezygnacja winna być dokonana w formie pisemnej oraz przesłana do Organizatora za
zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie później niż do dnia 20 Października 2014 r.
3. Za dzień rezygnacji rozumie się dzień odbioru rezygnacji przez Organizatora.
4. W przypadku rezygnacji złożonej w wyznaczonym terminie, Organizator zwraca
uiszczoną opłatę za Konferencję w terminie 30 dni od dnia rezygnacji.
5. W przypadku złożenia rezygnacji po wyznaczonym terminie, Organizator zastrzega
sobie prawo do odmowy zwrotu uiszczonej opłaty za Konferencję oraz do
egzekwowania należności wynikającej ze zgłoszenia.
§11
1. Nieodpowiednie zachowanie Uczestnika podczas Konferencji, w szczególności
niestosowanie się do poleceń osób wymienionych w §8, nadużywanie alkoholu, stosowanie
środków odurzających, bądź inne zachowania nieobyczajne, a także zachowania
stwarzające zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa Uczestnika bądź innych Uczestników
stanowią podstawę do zastosowania środków dyscyplinujących:
1) powiadomienie władz uczelni na której studiuje Uczestnik, o zachowaniu Uczestnika;
2) powiadomienia właściwych organów ścigania
3) niezwłocznego dyscyplinarnego usunięcia uczestnika z konferencji.
2. O zastosowaniu środka dyscyplinującego, w tym także o rodzaju zastosowanego środka,
decyduje Organizator.
3. Organizator może zdecydować o zastosowaniu wszystkich środków dyscyplinujących
łącznie.
Postanowienia końcowe
§12
1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora,
Organizator w terminie 30 dni od dnia odwołania Konferencji zwróci kwoty wpłacone przez
Uczestników na wskazane przez nich rachunki bankowe.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać
zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie
zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania
związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
........................................
Miejscowość, data
........................................
Podpis Uczestnika
Załącznik nr 1 Regulaminu
Wzór zobowiązania do zapłaty
Niżej podpisany
reprezentowania:
,
uprawniony
do
.

...... (dalej: Uczelnia)
(nazwa i adres uczelni)
uznaję zobowiązanie z tytułu udziału w Konwencie Przewodniczących, organizowanym przez w
Warszawie w dniach 7 - 9 listopada 2014 r. następujących osób:

........................................................................
w wysokości  zł (słownie:.................................................)
wobec Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej za bezsporne i wymagalne.
Zobowiązuję się do zapłaty całości zobowiązania nie później niż do dnia 17 Listopada 2014 r. na
rachunek bankowy wskazany przez Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej.
W przypadku niewywiązania się przez Uczelnię z obowiązku zapłaty w określonym niniejszym
pismem terminie Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej będzie mógł skierować sprawę
na drogę postępowania sądowego bez powtórnego wzywania do zapłaty.
.....
(data, miejscowość)

(pieczęć, podpis)