Wytyczne dot kontroli i trwalosci MRPO_wersja na ZWM na 19 10 10

Załącznik do Uchwały Nr 1203/10
Zarządu Województwa Małopolskiego
z dnia 19 października 2010 roku
„
Wytyczne Instytucji Zarządzającej w zakresie
kontroli i monitorowania projektów
realizowanych w ramach Osi priorytetowej
I – VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego
na lata 2007-2013”
Kraków,19 października 2010 r.
Spis treści
Podstawy prawne .................................................................................................................................. 5
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów ............................................................... 6
2. Cele kontroli ................................................................................................................................... 6
3. Zakres kontroli ............................................................................................................................... 6
3.1. Kontrola merytoryczna projektu. ......................................................................................... 6
3.2. Kontrola zamówień publicznych .......................................................................................... 7
3.3. Kontrola finansowa projektu ................................................................................................ 9
4. Korekty finansowe ......................................................................................................................... 9
5. Uprawnienia kontrolujących....................................................................................................... 11
6. Obowiązki Beneficjenta............................................................................................................... 11
7. Zasady prowadzenia kontroli ..................................................................................................... 12
8.1. Powiadomienie o kontroli.................................................................................................... 12
8.2. Prowadzenie kontroli ........................................................................................................... 12
8.3. Informacja pokontrolna ....................................................................................................... 12
8.4. Zalecenia pokontrolne ......................................................................................................... 13
8.5. Wyniki kontroli ..................................................................................................................... 14
CZĘŚĆ II. KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU ................... 15
Obowiązki Beneficjenta ..................................................................................................................... 15
II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU ........................................................................... 16
1. Zakres stosowania....................................................................................................................... 16
2. Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości
projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz generowania
dochodu przez projekt – INSTRUKCJA ........................................................................................ 16
2.1. Obszar I: Informacje ogólne................................................................................................ 16
2.2. Obszar II: Promocja projektu .............................................................................................. 17
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu............................................................................ 17
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT....................................................................... 18
2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie ................................................................. 19
2.5.1. Etapy monitorowania ........................................................................................................... 19
2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi .......................................... 21
2.7. Obszar VII: Archiwizacja......................................................................................................... 21
II.2. KONTROLA TRWAŁOŚCI PROJEKTU........................................................................................ 23
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli trwałości projektów............................................ 23
2. Cel kontroli trwałości .................................................................................................................. 23
3. Zakres kontroli............................................................................................................................. 24
4. Korekty finansowe. ...................................................................................................................... 24
5. Zasady prowadzenia kontroli..................................................................................................... 24
5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości......................................................................... 24
5.2. Powiadomienie o kontroli trwałości projektu.......................................................................... 25
5.3. Prowadzenie kontroli ............................................................................................................. 25
5.4. Informacja pokontrolna .......................................................................................................... 25
5.5. Zalecenia pokontrolne ........................................................................................................... 25
5.6. Wyniki kontroli........................................................................................................................ 25
SPRAWOZDANIE ................................................................................................................................. 26
Strona 2 z 32
Spis załączników
Sprawozdania w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości
projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz generowania dochodu przez
projekt....................................................................................................................................................25
Sposób aktualizacji analizy finansowej ............................................................................................ 31
Strona 3 z 32
Wstęp
PoniŜsze Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji
Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień
publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego
zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm
Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu
w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących MŚP)
pod kątem przestrzegania art. 57 pkt. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm.
Strona 4 z 32
Podstawy prawne
1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L
z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.),
2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.
w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE)
nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.),
3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe
zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego,
Europejskiego
Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego (Dz. U. z 2006r., Nr 371, s.1 ze zm.),
4. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84,
poz. 712 ze zm.),
5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.),
6. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r., nr 113, poz. 759
t.j.),
7. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.),
8. Ustawa z dnia 29 września 2004 r. o rachunkowości (Dz. U z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze. zm.
t.j.),
9. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz.1118 z późn. zm.),
10. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.),
11. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych
z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód,
12. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach
realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 20072013 (MRPO).
Strona 5 z 32
CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów
1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu
przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ.
2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się moŜliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ.
3. Kontrola projektu moŜe obejmować:
a) kontrolę merytoryczną projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie;
b) kontrolę finansową projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie,
c) kontrolę zamówień publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego,
w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych z późn.
zm.,
4. Kontrola projektu moŜe być przeprowadzona w kaŜdym miejscu bezpośrednio związanym
z realizacją projektu.
5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider
projektu.
6. Dopuszcza się moŜliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.
7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego
(zwanych w dalszej części Wytycznych „Kontrolującymi”) na podstawie pisemnego upowaŜnienia
do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ.
8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która moŜe być przeprowadzona
na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień
publicznych. Dodatkowo IZ moŜe przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu.
2. Cele kontroli
Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy,
w szczególności potwierdzenie, Ŝe:
a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone,
b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione,
c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami
wspólnotowymi i krajowymi.
3. Zakres kontroli
3.1. Kontrola merytoryczna projektu.
Kontrola merytoryczna obejmuje:
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami
umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym)
Strona 6 z 32
2. ustalenie
stopnia
wykonania
wskaźników
monitoringowych
zapisanych
we
wniosku
o dofinansowanie,
3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji,
4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników załoŜonych w projekcie, Beneficjent kaŜdorazowo raz
do roku, w terminie do 15 lipca kolejnego roku wypełnia „Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez
Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach MRPO (...)” w którym
winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu
w kolejnych latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie.
W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji
projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień
jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie.
Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia
kontroli trwałości projektów.
Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych w zakresie
zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. W szczególności, kontrola w tym
zakresie ma na celu potwierdzenie, iŜ przyjęte przez Beneficjenta, w wewnętrznych aktach prawnych,
zasady archiwizacji zapewniają przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem
w wymaganym okresie, określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie.
Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod
kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych
z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji
o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca
realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań
informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku
aplikacyjnym.
3.2. Kontrola zamówień publicznych
Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie
przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm.
Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów
o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub
projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z naleŜytą
Strona 7 z 32
starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami
przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową
realizację
projektu
oraz
osiągnięcie
celów
i
wskaźników
zakładanych
we
wniosku
o dofinansowanie projektu.
Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałoŜenia korekt finansowych,
zgodnie z „Taryfikatorem” – dokumentem pn. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie
prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków
funduszy UE” wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ moŜe nałoŜyć korektę
za inne naruszenia niŜ te wskazane w Taryfikatorze.
W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami
Taryfikatora, mając na uwadze, Ŝe określa on jedynie maksymalne stawki korekt za dane
naruszenie. Istnieje zatem moŜliwość zastosowania niŜszych stawek, niŜ te przewidziane
w Taryfikatorze, jeŜeli jest to uzasadnione okolicznościami danego naruszenia.
Poza
wymierzeniem
korekty
finansowej,
w
przypadku
uzasadnionego
przypuszczenia,
Ŝe w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień
publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy
o stwierdzonych naruszeniach.
IZ dopuszcza moŜliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na kaŜdym etapie realizacji projektu.
Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie
z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona
w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji
i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej
zasady polega równieŜ na jednakowym
traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych wymagań dla wszystkich. Gwarancją
jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego, który powoduje, Ŝe wszelkie
oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek
racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię
wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest moŜliwość
wyboru pomiędzy róŜnymi wariantami rozwiązań, a takŜe sprecyzowane kryteria wyboru. Beneficjent
winien dokumentować w sposób moŜliwy do weryfikacji, Ŝe wartość danego zamówienia
dotyczącego dobra i/lub usługi nie przekracza jego wartości rynkowej (np. Beneficjent roześle co
najmniej 2 zapytania ofertowe do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których określi
parametry i cechy poszukiwanych przez niego dóbr i/lub usług a następnie dokona zakupu w sposób
zgodny z przyjętymi przez siebie kryteriami).
W przypadku dóbr powszechnie dostępnych dopuszcza się moŜliwość rozeznania rynku na podstawie
własnej informacji uzyskanej w punktach sprzedaŜy.
Strona 8 z 32
3.3. Kontrola finansowa projektu
Kontrola finansowa obejmuje:
1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami
umowy o dofinansowanie,
2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu,
3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budŜetowych dotyczących
projektu,
4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu.
Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien
prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej dotyczącymi zasad rozliczania
i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach MRPO
z wyłączeniem II i IX Osi Priorytetowej.
Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO 2007 – 2013 na podstawie Umowy
o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej
w ramach
projektu.
Wytyczne
Instytucji
Zarządzającej
w
zakresie
zasad
prowadzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej dla osi priorytetowej I – VIII z wyłączeniem osi II w ramach
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013 określają sposób
ujmowania operacji gospodarczych przez Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach
realizowanych projektów w zaleŜności od rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed
jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu.
Kontrola finansowa obejmuje równieŜ weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ MRPO
zastrzega, iŜ w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT moŜe budzić wątpliwość, IZ
MRPO moŜe nakazać beneficjentowi wystąpienie o indywidualną interpretację.
Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku
projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku
o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłoŜenia analizy finansowej (nie
dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których
wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln
euro).
Dodatkowo, podczas kontroli finansowej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy publicznej
w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie.
4. Korekty finansowe
W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji,
w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia,
Strona 9 z 32
za niekwalifikowalny naleŜy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada
kompetencję do określenia rozmiaru szkody i uznania części wydatku za niekwalifikowalny.
Strona 10 z 32
5.
Uprawnienia kontrolujących
1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do:
a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania
przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę
państwową,
b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki
kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy
chronionej prawem),
c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki
kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli,
d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym
kontroli,
e) Ŝądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących
przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący
sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej),
f)
zabezpieczania materiałów dowodowych,
g) Ŝądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość
potwierdza Beneficjent,
h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli,
i)
sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach,
j)
przyjmowania oświadczeń.
Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu
z materiałami
i dokumentami
ustawowo
chronionymi
obowiązującymi
w
danej
jednostce
kontrolowanej.
6.
Obowiązki Beneficjenta
Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest:
a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,
b) przedstawianie na Ŝądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów
i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
c) sporządzanie
lub
przekazywanie
uwierzytelnionych
kopii,
odpisów
i wyciągów
z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i
pisemnych wyjaśnień w sprawach
dotyczących przedmiotu kontroli,
e) zapewnienie
nienaruszalności
zabezpieczonych
przez
kontrolujących
i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej.
Strona 11 z 32
dokumentów
7.
Zasady prowadzenia kontroli
8.1. Powiadomienie o kontroli
1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej
5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma moŜliwość jednokrotnej zmiany
terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem
uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako
odmowa poddania się kontroli.
2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej
3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli.
8.2. Prowadzenie kontroli
1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku
kontroli dowodów.
Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia
i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy.
2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na Ŝądanie kontrolującego, oryginały
dokumentów
związanych
z
przedmiotem
kontroli
w
szczególności:
dowody
księgowe
potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek
o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz
udzielić szczegółowych wyjaśnień.
3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione
ewentualne zastrzeŜenia złoŜone w tym zakresie do informacji pokontrolnej.
4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości
podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego.
5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio
zabezpieczają, w szczególności poprzez:
a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi,
b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.
8.3. Informacja pokontrolna
1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący
sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do
jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera
opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej
realizacji projektu na etapie trwałości projektu.
2. JeŜeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym
mowa w pkt. 1 zostaje wydłuŜony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.
3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany.
Strona 12 z 32
4. Informacja
pokontrolna
podpisywana
jest
przez
członków
Zespołu
kontrolującego
oraz
Beneficjenta.
5. Beneficjent moŜe zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej
zastrzeŜenia do treści zawartych w Informacji.
6. ZastrzeŜenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem
niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ.
7. JeŜeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeŜeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje
przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych
od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej
sprawia, iŜ staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej.
8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeŜenia nie będą
uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeŜeń przez Beneficjenta wymaga
dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłuŜenie tego terminu.
9. Kontrolujący analizują zastrzeŜenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od
Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu
ustalenia zasadności zastrzeŜeń.
10.JeŜeli odpowiedź na zastrzeŜenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9
zostaje wydłuŜony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.
11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany.
12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeŜeń Kontrolujący zmieniają lub
uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeŜenia, a następnie przesyłają
poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną
wersją Informacji pokontrolnej.
13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeŜeń, w całości lub części, Kontrolujący
przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa
egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji
pokontrolnej.
14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji
pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej
uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym
egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej.
15.Odmowa
podpisania
ostatecznej
informacji
pokontrolnej
nie
wstrzymuje
sporządzenia
i przekazania zaleceń pokontrolnych.
8.4. Zalecenia pokontrolne
1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od
otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej
wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je
Beneficjentowi.
2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:
Strona 13 z 32
a. podstawę prawną sformułowania zaleceń,
b. informację o kontroli, do której się odnoszą,
c.
uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli
uchybień i nieprawidłowości.
3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach
podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku
niepodjęcia takich działań – o przyczynach takiego postępowania.
8.5. Wyniki kontroli
Wyniki
kontroli
potwierdzające
i nieprawidłowości wskazanych w
prawidłową
realizację
projektu
lub
informacji pokontrolnej, zgodnie z
usunięcie
wydanymi Zaleceniami
pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.
Strona 14 z 32
uchybień
CZĘŚĆ II. KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU
Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego są
zobligowani do corocznego sporządzania i składania do IZ sprawozdania w zakresie wypełniania
przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości oraz generowania dochodu przez projekty
zrealizowane w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
Obowiązki Beneficjenta
1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu,
tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) liczony od dnia
ostatniej płatności na rzecz projektu.
2. KaŜde sprawozdanie winno być przedłoŜone najpóźniej do dnia 15 lipca.
3. Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat
kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy i ostatni rok okresu
trwałości dane naleŜy przedstawić odpowiednio dla pierwszego sprawozdania za okres licząc
od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do końca roku, a dla ostatniego roku okresu
trwałości do upływu daty okresu trwałości.
4. Sprawozdanie naleŜy sporządzić, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych.
5. Sprawozdanie naleŜy złoŜyć w wersji papierowej i w wersji elektronicznej.
6. Sprawozdanie naleŜy złoŜyć w siedzibie IZ w Krakowie przy ul. Wielickiej 72 B lub wysłać
pocztą na adres:
Departament Funduszy Europejskich UMWM
ul. Racławicka 56
30-017 Kraków
7. IZ dokonuje weryfikacji złoŜonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności
w
przedłoŜonym
sprawozdaniu
IZ
wzywa
Beneficjenta
do
złoŜenia
poprawionego
sprawozdania oraz do uzupełnień lub dodatkowych wyjaśnień w terminie do 7 dni
roboczych od otrzymania informacji od IZ.
8. Informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzenia monitoringu
i kontroli trwałości projektu o której mowa poniŜej.
Strona 15 z 32
II. 1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU
KaŜdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi
ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej
płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary:
I: Informacje ogólne;
II: Promocja projektu;
III: Wskaźniki realizacji projektu;
IV: Kwalifikowalność podatku VAT;
V: Generowanie dochodu w projekcie;
VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi;
VII: Archiwizacja
1. Zakres stosowania
Monitorowaniem projektu za okres trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały
dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone.
W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu objęte zostaną projekty inwestycyjne, których wartość
całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów:
objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de minimis,
pomoc na projekty realizowane w energetyce, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu),
realizowanych w ramach Działań 4.1 oraz 7.4, tj. działań dotyczących infrastruktury drogowej oraz
1
ochrony przeciwpowodziowej .
2. Sprawozdanie w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości
projektu
zrealizowanego
w ramach
osi
priorytetowej I-VIII z
wyłączeniem
Osi II
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz generowania
dochodu przez projekt – INSTRUKCJA
2.1. Obszar I: Informacje ogólne
Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację czy od zakończenia realizacji
projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 rozporządzenia nr 1083/2006. Zgodnie
z przytoczonym artykułem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje mające wpływ na
charakter lub warunki realizacji inwestycji lub powodujące uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez
przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz modyfikacje wynikające ze zmiany charakteru własności
elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej.
1
Wyłączenie wynika z faktu, iŜ projekty realizowane w ramach Działań 4.1 oraz 7.4 z reguły nie generują
przychodów lub generują przychody niewspółmierne do kosztów.
Strona 16 z 32
2.2. Obszar II: Promocja projektu
Beneficjent winien potwierdzić Ŝe nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu
zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu,
których uŜywał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice
pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.
IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent
przygotowuje
w
związku
z realizacją
projektu,
informacji
o
udziale
Unii
Europejskiej
we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii
Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu.
2.3. Obszar III: Wskaźniki realizacji projektu
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki
produktu zostały utrzymane? moŜliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO
Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku aplikacyjnego oraz wartość
docelową na zakończenie projektu określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu
oraz potwierdzić
stan
obecny wpisując
„utrzymane”
w
przypadku braku modyfikacji lub
„zmodyfikowane” w przypadku zmian.
W przypadku odpowiedzi „NIE” lub „CZĘŚCIOWO” naleŜy opisać odstępstwa w zakresie wartości
osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu
realizacji projektu zostały osiągnięte? moŜliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO
Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku aplikacyjnego podając wartość
docelową na rok sprawozdawczy oraz wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku za który składa
sprawozdanie. W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w okresie od
zakończenia kontroli końcowej projektu do sprawozdania naleŜy załączyć oświadczenie o osiągnięciu
wskaźników w danym roku lub braku jego osiągnięcia wraz z podaniem powodów i wyjaśnień braku
ich osiągnięcia.
Zgodnie z procedurą kontroli weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce
podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów.
Strona 17 z 32
2.4. Obszar IV: Kwalifikowalność podatku VAT
Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności:
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub
niekwalifikowalny?
W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania
dalszej części sprawozdania w tym obszarze.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy Beneficjent posiada indywidualną interpretację przepisów
prawa podatkowego? moŜliwe są odpowiedzi: TAK/NIE
W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie a Beneficjent posiada
indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upowaŜnienia Ministra Finansów,
a jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu winien dostarczyć do IZ
interpretację wraz z wypełnionym Sprawozdaniem.
W przypadku Beneficjentów, którzy posiadają Interpretację Beneficjent zwolniony jest z obowiązku
składania wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub
za I kwartał roku) przez cały okres trwałości projektu. Natomiast wymagane jest by Beneficjent wraz
z wypełnionym Sprawozdaniem składał oświadczenie, w którym zobowiąŜe się do niezwłocznego
poinformowania IZ MRPO o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby
wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej.
Zaznaczenie odpowiedzi „TAK” zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym
obszarze.
W zakresie pytania nr 5, tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami
objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniŜenia podatku naleŜnego
w związku z realizacją projektu? moŜliwe są odpowiedzi: TAK/NIE/NIE DOTYCZY
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” naleŜy określić kwotę korekty VAT oraz opisać
z jakiego powodu dokonano korekty.
Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym Sprawozdaniem kserokopię
deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku), za kaŜdy rok okresu trwałości projektu. JeŜeli ww.
deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas Beneficjent zobowiązany jest
dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota ww. korekty ma
związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie.
Strona 18 z 32
2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie
2.5.1. Etapy monitorowania
1. W przypadku zmiany w poziomie kosztów i/lub przychodów operacyjnych w stosunku do danych
z dokumentacji z etapu aplikowania lub w stosunku do danych z ostatniej aktualizacji
dokumentacji, które wpływają na wzrost dochodu netto, Beneficjent zobowiązany jest do
sporządzenia
aktualizacji
analizy
finansowej
i
przedłoŜenia
jej
wraz
z
formularzem
sprawozdawczym, celem weryfikacji. Wymagany sposób i forma sporządzenia aktualizacji analizy
opisane zostały w załączniku nr 2 - Sposób aktualizacji analizy finansowej do niniejszych
wytycznych.
2. Końcowym efektem weryfikacji jest odpowiedź na pytanie czy, w wyniku zmian w analizie, poziom
dochodu netto wzrósł, tym samym koniecznym będzie obniŜenie poziomu dofinansowania.
3. Zmniejszenie poziomu dofinansowania nastąpi w przypadku stwierdzenia przez IZ wystąpienia
wzrostu w poziomie dochodu netto, które jednocześnie powoduje, iŜ nowy wskaźnik luki
w finansowaniu jest niŜszy o ponad 10% od wskaźnika luki w finansowaniu obliczonego ex ante.
Obliczenia w tym zakresie naleŜy przeprowadzić według wzoru:
(R ex ante - R1)/ R ex ante >0,1
gdzie:
R ex ante – wskaźnik luki w finansowaniu obliczony w ramach analizy ex ante na etapie składania wniosku o dofinansowanie
R1 – nowy wskaźnik luki w finansowaniu obliczony w wyniku monitoringu dochodu generowanego przez projekt
4. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności w przedłoŜonej przez Beneficjenta dokumentacji,
istnieje moŜliwość jej poprawy lub uzupełnienia w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania
takiej informacji od IZ. W tym celu IZ przygotowuje zestawienie błędów/niejasności.
5. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownej weryfikacji. Weryfikacja udokumentowana
zostanie notatką zawierającą informację m.in. na temat zaistniałych zmian w projekcie oraz
poziomu dofinansowania.
6. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie poziomu dochodu netto, przeprowadzona
zostanie wizyta monitorująca. W efekcie Beneficjent moŜe zostać zobligowany do ponownego
sporządzenia aktualizacji analizy finansowej, która podlegać będzie weryfikacji przez IZ. Z kolei
w przypadku wystąpienia zmian, wynikających z przeprowadzonej kontroli trwałości, konieczne
będzie ponowne sporządzenie i przedłoŜenie aktualizacji analizy finansowej celem weryfikacji.
Weryfikacja udokumentowana zostanie notatką.
7. Po zatwierdzeniu notatki przez Dyrektora Departamentu Funduszy Europejskich UMWM lub
upowaŜnioną przez niego osobę, IZ podejmuje decyzję o pozostawieniu dofinansowania
na dotychczasowym poziomie lub jego obniŜeniu w korespondencji z ww. dokumentami.
8. JeŜeli w wyniku monitorowania wartość dofinansowania ulegnie obniŜeniu, to Beneficjent jest
zobowiązany do zwrotu otrzymanej nadwyŜki dofinansowania tak, aby suma wypłaconego
Strona 19 z 32
dofinansowania była równa wartości dofinansowania wyliczonego w zaktualizowanej analizie
finansowej.
9. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu środków, IZ podejmuje czynności zmierzające
do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków
prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o którym mowa powyŜej,
obciąŜają Beneficjenta.
Część V składa się z trzech pytań:
W zakresie pytania nr 1, tj. Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej? moŜliwe są
odpowiedzi: TAK/NIE/CZĘŚCIOWO
OdpowiedŜ „TAK” naleŜy zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej
(m.in. Regionalna Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty realizowane
w energetyce, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu).
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent nie jest zobowiązany do odpowiedzi na
pozostałe pytania w zakresie „Generowania dochodu w projekcie”.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „NIE” Beneficjent winien udzielić odpowiedzi na kolejne pytania
w zakresie „Generowania dochodu w projekcie”.
W zakresie pytania nr 2, tj. Czy wartość całkowita projektu po zakończeniu jego realizacji
przekracza równowartość 1 mln euro? moŜliwe są odpowiedzi: TAK/NIE
Opowiadając na powyŜsze pytanie naleŜy wziąć pod uwagę, iŜ projekt o wartości powyŜej 1 mln euro
to projekt współfinansowany ze środków UE, którego wartość całkowita, rozumiana jako suma
kosztów
kwalifikowanych
i niekwalifikowanych
wraz
z
wartością
podatku
VAT,
przekracza
równowartość 1 mln euro. W celu określenia, czy całkowity koszt zadania przekracza 1 mln euro,
stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów
stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złoŜenia
wniosku
o
dofinansowanie
(kurs
publikowany
na
stronie:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=153&Langu
age=en). Ustalona w ten sposób wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do
sprawdzenia wartości progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdraŜania i monitorowania projektu.
W procedurze monitorowania dochodu brana jest pod uwagę wartość całkowita projektu zawarta
w rozliczeniu końcowym projektu.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien udzielić odpowiedzi na kolejne pytanie
w zakresie „Generowania dochodu w projekcie”.
Strona 20 z 32
W przypadku udzielenia odpowiedzi „NIE” Beneficjent nie jest zobowiązany do odpowiedzi
na pozostałe pytanie w zakresie „Generowania dochodu w projekcie”.
W zakresie pytania nr 3, tj. Czy w ramach projektu poziom kosztów i/lub przychodów
operacyjnych zmienił się, wpływając tym samym na wzrost dochodu netto, w stosunku do
danych
prezentowanych
w
analizie
sporządzanej
na
etapie
składania
wniosku
o dofinansowanie lub w stosunku do danych z ostatniej aktualizacji? moŜliwe są odpowiedzi:
TAK/NIE
Odpowiadając na powyŜsze pytanie naleŜy pamiętać, iŜ w myśl art. 55 ust. 1 rozporządzenia (WE)
nr 1083/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady przychody to operacje obejmujące inwestycje
w infrastrukturę,
korzystanie
z
której
podlega
opłatom
ponoszonym
bezpośrednio
przez
korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaŜ gruntu lub budynków lub
dzierŜawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług.
Wypełniając formularz po raz pierwszy, punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji,
na podstawie której przyznano dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji przedłoŜonej do IZ.
Przy kolejnych naleŜy mieć na uwadze, iŜ punktem odniesienia winny być dane zawarte w ostatnio
przedłoŜonej do IZ dokumentacji.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” naleŜy dokonać aktualizacji analizy finansowej i przedłoŜyć
analizę wraz ze sprawozdaniem, w celu weryfikacji przyznanego poziomu dofinansowania.
W przypadku udzielenia odpowiedzi „NIE” naleŜy uzasadnić odpowiedź.
2.6. Obszar VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi
Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi
określonymi we wniosku aplikacyjnym.
2.7. Obszar VII: Archiwizacja
Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz
potwierdzić czy przechowuje dokumentację zgodnie z Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji
dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego
Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz zapewnić, Ŝe zgodnie z umową o dofinansowanie
posiada procedury które zapewnią przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu do
dnia 31 grudnia 2020 r.
Strona 21 z 32
Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany
do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lecz nie krócej
niŜ do dnia 31 grudnia 2020 r.
Strona 22 z 32
II.2. KONTROLA TRWAŁOŚCI PROJEKTU
Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku
projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem przestrzegania art. 57
pkt. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy
ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) 1260/1999.
1. Główne zasady realizacji procesu kontroli trwałości projektów
a.
Kontrola trwałości projektów przeprowadzona jest w drugiej połowie okresu trwałości projektu
przez IZ. Dopuszcza się moŜliwość przeprowadzenia kontroli trwałości wcześniej w przypadku,
gdy zajdzie prawdopodobieństwo braku zachowania trwałości projektu oraz jeŜeli na podstawie
weryfikacji sprawozdania z wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości
projektu IZ uzna, Ŝe istnieje konieczność weryfikacji trwałości projektu.
b.
Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy:
projekt zostanie rzeczowo zakończony;
projekt zostanie finansowo zakończony;
Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;
a więc za datę rozpoczęcia okresu trwałości naleŜy przyjąć dzień przekazania Beneficjentowi
środków płatności końcowej przez IZ.
c.
Kontrola trwałości projektu moŜe być przeprowadzona w kaŜdym miejscu bezpośrednio
związanym z realizacją projektu.
d.
W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli trwałości poddawany
jest Lider projektu.
e.
Dopuszcza się moŜliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów
projektu.
f.
Kontrola trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu
kontrolującego
na podstawie
pisemnego
upowaŜnienia
do przeprowadzenia czynności
kontrolnych, wystawianego przez IZ.
2. Cel kontroli trwałości
Celem głównym kontroli trwałości jest ocena zabezpieczenia trwałości projektów zgodnie z art. 57 pkt.
1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje
w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeŜeli w terminie
pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe
i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany
charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej
Strona 23 z 32
wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej
korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.
3. Zakres kontroli
Kontrola trwałości projektów potwierdza, czy:
w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 rozporządzenia
nr 1083/2006,
projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową,
projekt jest realizowany zgodnie z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego,
cel projektu został zachowany,
Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu;
system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni,
Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych.
4. Korekty finansowe.
W przypadku wystąpienia modyfikacji w projekcie, wydatki związane z elementami projektu
poddanymi modyfikacji będą zwracane na rzecz IZ. Podobnie jak na etapie realizacji projektu,
w sytuacji, w której w okresie trwałości projektu uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby
nieproporcjonalne do wagi naruszenia, za niekwalifikowalny naleŜy uznać jedynie odpowiednią część
wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada kompetencję do określenia rozmiaru szkody i uznania części
wydatku za niekwalikowalny.
5. Zasady prowadzenia kontroli
5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwałości
1. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania
i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji poprzez weryfikację sprawozdania
w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu
zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I-VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz generowania dochodu
przez projekt, o którym mowa w części II Wytycznych.
2. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodologię doboru projektów do kontroli
trwałości.
3. Kontrola trwałości projektów przybiera charakter wizyt monitorujących.
4. Kontrola trwałości projektów przeprowadzana jest przez pracowników Zespołu ds. Kontroli
projektów. W uzasadnionych przypadkach członkami Zespołu kontrolującego mogą być
pracownicy innych Zespołów Departamentu Funduszy Europejskich/ Departamentów
UMWM/instytucji zewnętrznych.
Strona 24 z 32
5.2. Powiadomienie o kontroli trwałości projektu
Wizyta monitorująca dopuszcza nieinformowanie Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli.
Termin wizyty monitorującej moŜe zostać ustalony telefonicznie przez pracowników IZ.
5.3. Prowadzenie kontroli
Przeprowadzenie czynności kontrolnych jest toŜsame z czynnościami kontrolnymi opisanymi w pkt.
8.2 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.4. Informacja pokontrolna
Proces opracowania informacji pokontrolnej, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są toŜsame
z zapisami pkt. 8.3 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.5. Zalecenia pokontrolne
Proces opracowania zaleceń pokontrolnych, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są toŜsame
z zapisami pkt. 8.4 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.
5.6. Wyniki kontroli
Wyniki kontroli potwierdzające prawidłowe utrzymanie trwałości projektu lub usunięcie uchybień
i nieprawidłowości
wskazanych
w informacji
pokontrolnej,
zgodnie
pokontrolnymi, są warunkiem poprawności utrzymania trwałości projektu.
Strona 25 z 32
z wydanymi
Zaleceniami
Załącznik nr 1 do „Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie
kontroli i monitorowania projektów realizowanych w ramach Osi
priorytetowej I – VIII z wyłączeniem Osi II Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”
SPRAWOZDANIE
w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości
projektu zrealizowanego w ramach osi priorytetowej I – VIII z wyłączeniem osi II
Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 oraz
generowanie dochodu przez projekt.
Nr i nazwa Osi priorytetowej
Nr i nazwa
działania/schematu
Nr projektu
Tytuł projektu
Nazwa Beneficjenta
Data zakończenia realizacji
- data ostatniej płatności IZ
Termin końcowy
zachowania trwałości
projektu
(wypełnia IZ)
Okres sprawozdawczy
rrrr lub dd-mm-rrrr2
I. Informacje ogólne
1. Czy w okresie sprawozdawczym cel projektu został zachowany?
TAK
NIE
(JeŜeli nie, to naleŜy wyjaśnić przyczyny)
………………………………………………………………………………………………………………
2. Czy w okresie sprawozdawczym zaszły zmiany w formie prawnej Beneficjenta?
TAK
NIE
(JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny)
.....………………………………………………………………………………………………………………
2
Zaleca się pełne wpisanie daty dla pierwszego i ostatniego roku okresu trwałości.
Strona 26 z 32
3. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji mającej
wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu? (np. infrastruktura powstała
podczas realizacji projektu została wykorzystana na inny niŜ przewidziany
we wniosku cel)
TAK
NIE
(JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny)
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………....
4. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji powodującej
uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez beneficjenta lub podmiot publiczny?
(np. na przedmiot objęty projektem uzyskano dofinansowanie ze środków
publicznych wspólnotowych bądź krajowych, bądź oddano go w leasing, najem,
odsetki, zyski kapitałowe, dofinansowano projekt z innych źródeł, np. NFOŚiGW,
nastąpiło umorzenie kredytu).
TAK
NIE
(JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny).
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….......................
5. Czy w okresie sprawozdawczym projekt został poddany modyfikacji wynikającej
ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury? (np. sprzedano
zakupione/wytworzone środki trwałe, wartości niematerialne i prawne/poddane
robotom budowlanym obiekty).
TAK
NIE
(JeŜeli tak, to proszę opisać zaistniałe zmiany i ich przyczyny)
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………….......................
6. Czy w trakcie trwania okresu realizacji projektu lub po jego zakończeniu projekt
został skontrolowany na miejscu jego realizacji przez instytucję zewnętrzną inną
aniŜeli IZ MRPO np. NIK, UKS, UZP?
TAK
NIE
(JeŜeli tak to naleŜy podać zakres, termin przeprowadzenia kontroli oraz załączyć kopię wyników
kontroli)
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….............……
II. Promocja projektu
1. Czy Beneficjent stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu,
zgodnie z umową zawartą w ramach MRPO?
TAK
NIE
Strona 27 z 32
2. Proszę wymienić instrumenty informacji i promocji, które są stosowane dla
projektu.
(Instrumentami informacji i promocji projektu są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice pamiątkowe,
naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.)
………………………………………………………………………………………………………………….……
……………………………………………………………………………………………………................……
III. Wskaźniki realizacji projektu
1. Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały
utrzymane?
TAK
NIE
CZĘŚCIOWO
Jednostka
miary
Nazwa wskaźnika
Wartość
docelowa wg
wniosku o
dofinansowanie
na zakończenie
projektu
Rok osiągnięcia
Stan obecny
utrzymane/
zmodyfikowane
(W przypadku odpowiedzi „NIE” lub „CZĘŚCIOWO” naleŜy opisać odstępstwa w zakresie wartości
osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałych zmian).
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
2. Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji
projektu zostały osiągnięte?
TAK
Nazwa wskaźnika
NIE
CZĘŚCIOWO
Jednostka
miary
Wartość
docelowa wg
wniosku o
dofinansowanie
na rok
sprawozdawczy
Wartość
osiągnięta w roku
sprawozdawczym
Uwagi
(w przypadku
rozbieŜności
pomiędzy
zakładana
wielkością
docelową
a osiągniętą
naleŜy opisać
przyczyny)
(W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w okresie od zakończenia kontroli
końcowej projektu do sprawozdania naleŜy załączyć oświadczenie o osiągnięciu wskaźników
w danym roku lub braku jego osiągnięcia wraz z podaniem powodów i wyjaśnień braku ich
osiągnięcia. Dodatkowo naleŜy dostarczyć kopie dokumentów potwierdzające ich realizację np.
umowy o pracę, zdjęcia itp.)
Strona 28 z 32
IV. Kwalifikowalność podatku VAT
1. Czy w projekcie podatek VAT był:
KWALIFIKOWALNY
NIEKWALIFIKOWALNY
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „niekwalifikowalny” Beneficjent nie wypełnia dalszej części
pytań w zakresie „Kwalifikowalności podatku VAT”.
2. Czy Beneficjent
podatkowego?
TAK
posiada
indywidualną
interpretację
przepisów
prawa
NIE
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań
w zakresie „Kwalifikowalności podatku VAT”.
3. Czy Beneficjent prowadzi sprzedaŜ opodatkowaną?
TAK
NIE
4. Czy do dnia sporządzenia niniejszego sprawozdania wystąpiły zmiany, które
wpłynęły lub mogą wpłynąć na moŜliwość odzyskania podatku VAT w związku ze
zrealizowanym projektem?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
(W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” naleŜy określić kwotę odzyskanego VAT oraz
opisać przyczyny odzyskania tego podatku.)
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
5. Czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami objętymi projektem
za okres, w którym przysługiwało prawo do obniŜenia podatku naleŜnego
w związku z realizacją projektu?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
(W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” naleŜy określić kwotę korekty VAT oraz opisać
z jakiego powodu dokonano korekty.)
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
V. Generowanie dochodu w projekcie
UWAGA: Części tej nie wypełniają Beneficjenci działań 4.1 oraz 7.4.
1. Czy projekt był objęty zasadami pomocy publicznej (w tym pomoc de minimis)?
TAK
NIE
CZĘŚCIOWO
Strona 29 z 32
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań
w zakresie „Generowania dochodu w projekcie”.
2. Czy wartość całkowita
równowartość 1 mln euro?
TAK
projektu
na
zakończenie
projektu
przekracza
NIE
W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „NIE” Beneficjent nie wypełnia dalszej części pytań
w zakresie „Generowania dochodu w projekcie”.
3. Czy w ramach projektu poziom kosztów i/lub przychodów operacyjnych zmienił się
wpływając tym samym na wzrost dochodu netto w stosunku do danych
prezentowanych w analizie sporządzanej na etapie składania wniosku
o dofinansowanie lub w stosunku do danych z ostatniej aktualizacji?
TAK
NIE
W przypadku udzielenia odpowiedzi „NIE” naleŜy uzasadnić odpowiedź.
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
W przypadku odpowiedzi „TAK” na pytanie nr 3 naleŜy dokonać aktualizacji analizy finansowej
i przedłoŜyć analizę wraz ze sprawozdaniem w celu weryfikacji przyznanego poziomu
dofinansowania).
VI. Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi
1. Czy projekt zrealizowany przez Beneficjenta jest zgodny z deklaracją zawartą
we wniosku o dofinansowanie w zakresie polityki równości szans?
TAK
NIE
(JeŜeli nie, to naleŜy wyjaśnić przyczyny)
………………………………………………………………………………………………………………
2. Czy projekt zrealizowany przez Beneficjenta jest zgodny z deklaracją zawartą
we wniosku o dofinansowanie w zakresie zgodności z polityką zrównowaŜonego
rozwoju – ochrona i poprawa jakości stanu środowiska?
TAK
NIE
(JeŜeli nie, to naleŜy wyjaśnić przyczyny)
……………………………………………………………………………………………………………….....
............................................................................................................................................
Strona 30 z 32
VII. Archiwizacja
1. Miejsce przechowywania dokumentacji projektowej (w szczególności umowy
o dofinansowanie wraz z załącznikami, oryginałów dokumentów przedstawianych
do wniosków o płatność i na potrzeby kontroli na miejscu realizacji)?
(naleŜy podać adres)
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2. Czy wskazane miejsce jest (właściwe podkreśl):
A siedzibą Beneficjenta
B miejscem realizacji projektu
C inne:……………………………………….
3. Czy sposób przechowywania dokumentacji umoŜliwia jej zachowanie przez okres
wskazany w umowie o dofinansowanie?
TAK
NIE
4. Czy Beneficjent opracował procedurę archiwizacji, która uwzględnia czas
przechowywania dokumentów określony w umowie o dofinansowanie?
TAK
NIE
Oświadczenie Beneficjenta
Oświadczam, Ŝe informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne
ze stanem faktycznym.
Imię i Nazwisko3
Adres
Numer telefonu/faksu
Data
Pieczęć i podpis
3
Ankietę podpisuje osoba, odpowiedzialna za realizację projektu lub osoba przez nią upowaŜniona (naleŜy przekazać stosowne
upowaŜnienie jako załącznik do ankiety).
Strona 31 z 32
Załącznik nr 2 do „Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie
kontroli i monitorowania projektów realizowanych w ramach Osi
priorytetowej I – VIII z wyłączeniem osi II Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013”
Sposób aktualizacji analizy finansowej
1. Aktualizację analizy finansowej naleŜy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do studium
wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego
Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, zgodnie z wersją obowiązującą na dzień sporządzania
aktualizacji.
2. Aktualizację analizy finansowej naleŜy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do
Wytycznych.
3. Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyŜszym pozostałe
projekcje np. tabele dotyczące analizy ekonomicznej, czy analizy wraŜliwości nie są wymagane.
4. Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać zaktualizowane m.in.
nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu.
Pozostałe dane w analizie finansowej naleŜy dostosować do obecnie uzyskiwanych lub/i
planowanych do uzyskiwania wielkości. Przy czym prognozy winny zostać przeprowadzone
w cenach stałych. Dodatkowo przy kalkulacji prognoz wynagrodzeń i pochodnych naleŜy
uwzględnić wskaźnik realnego wzrostu wynagrodzeń w oparciu o Zaktualizowane Warianty
Rozwoju Gospodarczego Polski.
5. Z uwagi na fakt, iŜ analiza ex ante przeprowadzona została w cenach stałych, dokonując
aktualizacji wartości podanych danych naleŜy skorygować o czynnik inflacyjny. Obliczenia w tym
zakresie winny zostać w arkuszu obliczeniowym.
6. W przypadku projektów, których wydatki zostały częściowo objęte pomocą publiczną, naleŜy
przeprowadzić projekcje dla całego projektu (wszystkie przychody i koszty), zaś w obliczeniach
wskaźnika luki w finansowaniu, jako koszty kwalifikowane naleŜy uwzględnić jedynie tą cześć
kosztów kwalifikowanych, która nie jest objęta pomocą publiczną.
7. KaŜda zmiana załoŜeń lub obliczeń wymaga uzasadnienia, które winno wskazywać merytoryczną
przyczynę zmian w stosunku do wartości ex ante poprzez podanie czynników, które ją
spowodowały.
8. W ramach aktualizacji analizy finansowej naleŜy przedłoŜyć do IZ (w wersji papierowej oraz
elektronicznej) następujące dokumenty, tj.:
− pismo przewodnie,
− aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść zmienionych
rozdziałów (najczęściej wstęp oraz analizę finansową),
− zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel, zgodnym
z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych).
Strona 32 z 32