1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZAKŁADU GOSPODARKI

Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 0050.583.2016.VII
Prezydenta Miasta Jeleniej Góry
z dnia 25 marca 2016 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZAKŁADU GOSPODARKI KOMUNALNEJ I MIESZKANIOWEJ
W JELENIEJ GÓRZE
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Regulamin Organizacyjny Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniej
Górze, zwany dalej „Regulaminem”, określa organizację, zadania i zasady funkcjonowania
Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniej Górze.
§2
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1. Miasto - Miasto Jelenia Góra;
2. Zakład - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniej Górze;
3. Prezydent – Prezydent Miasta Jeleniej Góry;
4. Dyrektor – Dyrektor Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniej Górze;
5. Sekcja – wyodrębniona komórka organizacyjna w Zakładzie obejmująca swym zakresem
określoną grupę zadań wykonywanych przez pracowników tej komórki;
6. Regulamin – Regulamin Organizacyjny Zakładu Gospodarki Komunalnej
i Mieszkaniowej w Jeleniej Górze.
§3
1. Zakład jest jednostką organizacyjną Miasta prowadzoną w formie samorządowego
zakładu budżetowego.
2. Siedzibą Zakładu jest Miasto.
§4
1. Zakład realizuje zadania własne gminy w zakresie gospodarki
i gospodarowania lokalami użytkowymi.
2. Zakład może wykonywać zlecone zadania własne gminy w zakresie:
1) dróg, ulic i placów;
2) utrzymywania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych;
3) targowisk i hal targowych;
4) zieleni miejskiej i zadrzewień;
5) utrzymywania przystanków komunikacji publicznej;
6) utrzymywania terenów rekreacyjnych;
7) cmentarzy.
mieszkaniowej
1
2. ZARZĄDZANIE
§5
1. Zakładem zarządza Dyrektor i reprezentuje go na zewnątrz.
2. Funkcjonowanie Zakładu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa,
służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej
odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
3. Stosunek pracy z Dyrektorem nawiązuje i rozwiązuje Prezydent.
4. Dyrektor działa w ramach udzielonych mu przez Prezydenta pełnomocnictw.
5. Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Zakładu.
6. Dyrektor dokonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku
do pracowników Zakładu i może wyznaczać inne osoby do podejmowania tych czynności.
7. Dyrektor zarządza Zakładem osobiście mając do pomocy podległych mu: Zastępcę
Dyrektora ds. Eksploatacji, Zastępcę Dyrektora ds. Technicznych, Głównego
Księgowego.
8. W czasie nieobecności Dyrektora, lub z innych przyczyn niemożności pełnienia
obowiązków przez Dyrektora, czynności kierownika Zakładu pełnią wyznaczeni przez
niego Zastępcy na podstawie indywidualnych pełnomocnictw lub upoważnień.
9. Zastępcy Dyrektora działają w ramach udzielonych im przez Dyrektora pełnomocnictw
i upoważnień, kierują samodzielnie zagadnieniami wynikającymi z ich zakresów
czynności i ponoszą przed Dyrektorem odpowiedzialność za realizację zadań oraz skutki
podejmowanych decyzji.
§6
Dyrektor nadzoruje bieżącą działalność sekcji:
1) Organizacyjno-Prawnej,
2) Kadr i Płac,
3) Biuro Obsługi Klienta.
§7
1. Zastępcy Dyrektora oraz Główny Księgowy wykonują wyznaczone przez Dyrektora
zadania, w szczególności: koordynują i nadzorują działalność podległych sekcji i realizują
swoje obowiązki w oparciu o obowiązujące w Zakładzie przepisy.
2. Do zadań i kompetencji Zastępców Dyrektora oraz Głównego Księgowego należą
w szczególności:
1) współpraca z Dyrektorem oraz z kierownikami sekcji w zakresie realizacji
bieżących zadań;
2) zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań przez podległe
sekcje;
3) organizowanie pracy, usprawnianie metod i form pracy podległych pracowników;
4) określanie zakresu prac dla podległych pracowników w zakresach czynności;
5) dbałość o przestrzeganie regulaminu pracy i innych przepisów prawa
obowiązujących na stanowisku pracy;
6) zabezpieczenie realizacji zadań planowych, racjonalne wykorzystanie posiadanych
w dyspozycji sił i środków;
7) organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej;
8) prowadzenie i aktualizacja zbioru obowiązujących przepisów prawnych oraz ich
upowszechnianie wśród pracowników;
9) dbałość o powierzone mienie, bezpieczeństwo systemów informatycznych i danych
osobowych.
2
§8
Zastępca Dyrektora ds. Eksploatacji nadzoruje bieżącą działalność sekcji:
1) Lokali i Gruntów,
2) Rozliczeń Kosztów,
3) Eksploatacji Technicznej,
4) Nadzoru.
§9
Zastępca Dyrektora ds. Technicznych nadzoruje bieżącą działalność sekcji:
1) Utrzymania Technicznego i Remontów,
2) Utrzymania Czystości i Ochrony Mienia,
3) Organizacji i Nadzoru Prac Społecznie Użytecznych,
4) Organizacji i Nadzoru Świadczeń Zamiennych.
§ 10
Główny Księgowy nadzoruje bieżącą działalność sekcji:
1) Finansowo-Księgowej;
2) Windykacji.
§ 11
1. Działalnością poszczególnych Sekcji kierują Kierownicy Sekcji.
2. Dopuszcza się tworzenie samodzielnego stanowiska pracy w wypadku konieczności
funkcjonalnego wyodrębnienia wykonywania określonej grupy spraw.
3. Dopuszcza się utworzenie stanowiska Zastępcy Głównego Księgowego. Zakres zadań
i obowiązków na tym stanowisku określi Dyrektor.
§ 12
1. Jednoosobowe kierownictwo opiera się na jednolitości wydawania poleceń i służbowego
podporządkowania, podziału zadań na poszczególnych pracowników oraz ich
indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Zastępcy Dyrektora, Główny Księgowy oraz kierownicy sekcji organizują, kierują
i nadzorują pracę podległych im komórek organizacyjnych Zakładu ponosząc przed
Dyrektorem odpowiedzialność za działania wszystkich podległych im pracowników
zgodnie z zatwierdzonymi planami rzeczowo-finansowymi, obowiązującymi
procedurami, zarządzeniami, regulaminami i instrukcjami.
3. Kierownicy są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi
nadzór.
4. Kierownicy, każdy w swoim zakresie działania, prowadzą sprawy związane z realizacją
zadań i kompetencji Dyrektora stosownie do udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.
5. Do zadań Kierownika należy w szczególności:
1) zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań sekcji;
2) współpraca z Dyrektorem, Zastępcami Dyrektora, Głównym Księgowym
oraz pozostałymi kierownikami sekcji w zakresie kierowania bieżącymi zadaniami;
3) wykonywanie przydzielonych zadań;
4) określanie szczegółowego zakresu prac dla podległych pracowników w zakresach
czynności.
3
3. STRUKTURA ORGANIZACYJNA
§ 13
Strukturę organizacyjną Zakładu tworzą następujące sekcje o ustalonych symbolach
kancelaryjnych:
1) Sekcja Organizacyjno-Prawna
DAO,
2) Sekcja Kadr i Płac
DAK,
3) Biuro Obsługi Klienta
BOK,
4) Sekcja Lokali i Gruntów
EEL,
5) Sekcja Rozliczeń Kosztów
EEK,
6) Sekcja Eksploatacji Technicznej
EET,
7) Sekcja Nadzoru
EEN,
8) Sekcja Utrzymania Technicznego i Remontów
TUR,
9) Sekcja Utrzymania Czystości i Ochrony Mienia
TUC,
10) Sekcja Organizacji i Nadzoru Prac Społecznie Użytecznych
TUS,
11) Sekcja Organizacji i Nadzoru Świadczeń Zamiennych
TUZ,
12) Sekcja Finansowo-Księgowa
GKF,
13) Sekcja Windykacji
GKW.
§ 14
Poza sekcjami mogą być tworzone zespoły oraz samodzielne stanowiska pracy.
4. ZAKRESY DZIAŁANIA SEKCJI
§ 15
1. Do zakresu zadań SEKCJI ORGANIZACYJNO - PRAWNEJ należy
w szczególności:
1) opracowywanie i aktualizacja aktów normujących organizację pracy Zakładu,
2) prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
3) prowadzenie spraw związanych z administracyjną obsługą Zakładu,
4) prowadzenie rejestrów korespondencji i dokumentów Zakładu,
5) obsługa sekretariatu,
6) prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej,
7) prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
8) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
9) prowadzenie archiwum zakładowego,
10) zapewnienie obsługi prawnej,
11) zapewnienie obsługi informatycznej,
12) organizacja, nadzór i koordynacja wdrażania systemów informatycznych,
13) wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością,
14) prowadzenie spraw z zakresu kontroli zarządczej,
15) reprezentowanie właściciela we wspólnotach mieszkaniowych zarządzanych
przez Zakład, innych zarządców bądź zarządy tych wspólnot.
16) przygotowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
17) przygotowanie i prowadzenie postępowań innych niż o udzielenie zamówień
publicznych.
2. Do zakresu zadań SEKCJI KADR I PŁAC należy w szczególności:
1) prowadzenie
spraw
osobowych
pracowników
Zakładu,
zgodnie
z obowiązującym prawem pracy, przepisami wykonawczymi i wewnętrznymi
uregulowaniami;
4
2) prowadzenie spraw z zakresu szkoleń pracowników: organizowanie różnych
form szkolenia zawodowego oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych
pracowników;
3. Do zakresu zadań BIURA OBSŁUGI KLIENTA należy w szczególności:
1) obsługa Klientów w biurach obsługi klienta;
2) zapewnienie właściwego przepływu informacji i korespondencji pomiędzy
główną siedzibą Zakładu a Klientami.
§ 16
1. Do zakresu zadań SEKCJI LOKALI I GRUNTÓW należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją lokali mieszkalnych
i socjalnych, pomieszczeń przynależnych i gospodarczych, lokali użytkowych,
gruntów i garaży oraz powierzchni reklamowych,
2) prowadzenie spraw z zakresu opłat za korzystanie z budynków i budowli,
lokali i gruntów,
3) naliczanie i rozliczanie kaucji,
4) prowadzenie spraw związanych z zamianą lokali i pomieszczeń przynależnych
i gospodarczych,
5) sporządzanie i aktualizacja oraz wypowiadanie umów najmu i dzierżawy,
6) prowadzenie spraw związanych z postępowaniami eksmisyjnymi,
7) ewidencja i obsługa spraw związanych z dodatkami mieszkaniowymi,
8) prowadzenie spraw związanych z własnością Miasta we wspólnotach
mieszkaniowych,
9) prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem mediów w nieruchomościach.
2. Do zakresu zadań SEKCJI ROZLICZEŃ KOSZTÓW należy w szczególności:
1) prowadzenie rozliczeń zużycia gazu, energii elektrycznej,
centralnego
ogrzewania, ciepłej i zimnej wody oraz ścieków a także innych kosztów
przypadających na budynki i lokale,
2) sporządzenie kalkulacji stawek i ustalanie wysokości zaliczek na dostarczane
media,
3) zgłaszanie konieczności zainstalowania urządzeń pomiarowych i kontrolnych,
4) prowadzenie ewidencji zainstalowanych urządzeń pomiarowych i kontrolnych,
3. Do zakresu zadań SEKCJI EKSPLOATACJI TECHNICZNEJ należy
w szczególności:
1) prowadzenie spraw związanych z prawidłowym użytkowaniem nieruchomości
i gruntów;
2) prowadzenie dokumentacji eksploatacyjnej i technicznej nieruchomości
zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym zakładanie i prowadzenie
książek obiektów budowlanych,
3) prowadzenie spraw związanych prowadzonymi przez Zakład oraz inwestorów
zewnętrznych remontami przebudowami oraz adaptacjami;
4) przygotowanie do realizacji inwestycji, remontów i konserwacji nieruchomości
oraz usuwania awarii, w tym uzyskiwanie właściwych decyzji
administracyjnych, dokonywanie zgłoszeń wymaganych przepisami prawa
budowlanego;
5) sporządzanie i aktualizacja planów inwestycji, remontów, konserwacji i napraw
bieżących,
6) zlecanie prac remontowo-budowlanych,
7) prowadzenie czynności zdawczo-odbiorczych.
5
4. Do zakresu zadań SEKCJI NADZORU należy w szczególności:
1) zapewnienie przeprowadzenia okresowych przeglądów technicznych i kontroli
stanu technicznego oraz sanitarno – porządkowego nieruchomości w terminach
i na zasadach wynikających z odrębnych przepisów, a także przeglądów
i kontroli doraźnych,
2) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczaniem nieruchomości,
3) nadzorowanie i odbiór prac remontowo-budowlanych,
4) dokonywanie przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych.
§ 17
1. Do zakresu zadań SEKCJI UTRZYMANIA TECHNICZNEGO I REMONTÓW
należy w szczególności:
1) utrzymanie techniczne nieruchomości oraz urządzeń do ich obsługi,
2) realizacja inwestycji, remontów i konserwacji nieruchomości urządzeń
technicznych,
3) prowadzenie napraw awaryjnych,
4) prowadzenie spraw z zakresu zaopatrzenia materiałowego,
5) prowadzenie gospodarki magazynowej,
6) prowadzenie warsztatów zakładowych,
7) prowadzenie napraw i konserwacji sprzętu, urządzeń i wyposażenia, będących
w zasobie Zakładu,
8) prowadzenie spraw związanych z gospodarką środkami transportu Zakładu.
2. Do zakresu zadań SEKCJI UTRZYMANIA CZYSTOŚCI I OCHRONY MIENIA
należy w szczególności:
1) prowadzenie czynności związanych wykonywaniem zadań własnych
oraz zleconych przez Miasto w zakresie utrzymania czystości i ochrony,
2) prowadzenie prac konserwacyjno-porządkowych.
3. Do zakresu zadań SEKCJI ORGANIZACJI I NADZORU PRAC SPOŁECZNIE
UŻYTECZNYCH należy w szczególności:
1) prowadzenie czynności związanych organizacją i nadzorem nad pracami
społecznie użytecznymi,
2) prowadzenie właściwych rozliczeń i innych czynności administracyjnoorganizacyjnych z podmiotami kierującymi osoby do wykonywania prac
społecznie użytecznych.
4. Do zakresu zadań SEKCJI ORGANIZACJI I NADZORU ŚWIADCZEŃ
ZAMIENNYCH należy w szczególności:
1) prowadzenie czynności związanych organizacją i nadzorem nad świadczeniami
zamiennymi,
2) zawieranie umów oraz prowadzenie właściwych rozliczeń i innych czynności
administracyjno-organizacyjnych z osobami wykonującymi świadczenia
zamienne.
§ 18
1. Do zakresu zadań SEKCJI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych Zakładu,
2) prowadzenie rozliczeń z kontrahentami i klientami,
3) prowadzenie ewidencji wartości środków trwałych, wartości niematerialnych
i prawnych,
4) organizowanie i rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych,
6
5) rozliczanie zakończonych inwestycji, remontów i prac konserwacyjnych,
6) prowadzenie rejestru umów i ich realizacja w zakresie finansowym,
7) prowadzenie i aktualizacja rejestru zabezpieczeń należytego wykonania umów
i terminowego wykonania umów,
8) prowadzenie kasy Zakładu,
9) regulowanie zobowiązań,
10) nadzór nad realizacją budżetu Zakładu.
2. Do zakresu zadań SEKCJI WINDYKACJI należy w szczególności:
1) windykacja należności,
2) realizowanie procedur związanych z umarzaniem, odraczaniem terminów
i rozkładaniem na raty wierzytelności Zakładu oraz związanych z udzielaniem ulg
w spłacie wierzytelności.
5. ORGANIZACJA I ZASADY WYKONYWANIA INSTYTUCJONALNEJ
KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
§ 19
1. Kontrola wewnętrzna obejmuje całość działalności Zakładu oraz jednostek
organizacyjnych.
2. Kontrolę wewnętrzną przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności,
celowości i rzetelności.
3. System kontroli wewnętrznej obejmuje:
1) samokontrolę;
2) kontrolę funkcjonalną;
3) kontrolę instytucjonalną.
4. Kontrola wewnętrzna ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie kontrolowanej
działalności, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej
działalności, a także sformułowanie stosownych wniosków, w tym w szczególności
w zakresie:
1) gromadzenia i wydatkowania środków publicznych;
2) gospodarowania mieniem;
3) stanu zorganizowania i sprawności organizacyjnej;
4) realizacji zadań.
5. Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz zasady przeprowadzania
audytu wewnętrznego regulują odrębne zarządzenia wydane przez Dyrektora.
6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 20
1. Obowiązki Zakładu, jako zakładu pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy, obowiązki
pracowników Zakładu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane
z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Zakładu oraz Regulamin
Wynagradzania Pracowników Zakładu.
2. Zasady podpisywania dokumentów i obieg dokumentów w zakładzie określa Dyrektor.
3. Szczegółowe zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników określa
Dyrektor w indywidualnych zakresach czynności.
4. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.
7
ZAŁ. NR 1
SCHEMAT ORGANIZACYJNY ZAKŁADU GOSPODARKI KOMUNALNEJ I MIESZKANIOWEJ W JELENIEJ GÓRZE
DO REGULAMINU ORGANIZACYJNEGO ZGKIM
W JELENIEJ GÓRZE
DYREKTOR
(D)
ZASTĘPCA DYREKTORA
DS. EKSPLOATACJI
(E)
ZASTĘPCA DYREKTORA
DS. TECHNICZNYCH
(T)
GŁÓWNY KSIĘGOWY
(G)
SEKCJA ORGANIZACYJNO-PRAWNA
(DAO)
SEKCJA LOKALI I GRUNTÓW
(EEL)
SEKCJA UTRZYMANIA TECHNICZNEGO
I REMONTÓW
(TUR)
SEKCJA FINANSOWO-KSIĘGOWA
(GKF)
SEKCJA KADR I PŁAC
(DAK)
SEKCJA ROZLICZEŃ KOSZTÓW
(EEK)
SEKCJA UTRZYMANIA CZYSTOŚCI
I OCHRONY MIENIA
(TUC)
SEKCJA WINDYKACJI
(GKW)
BIURO OBSŁUGI KLIENTA
(BOK)
SEKCJA EKSPLOATACJI TECHNICZNEJ
(EET)
SEKCJA ORGANIZACJI I NADZORU
PRAC SPOŁECZNIE UZYTECZNYCH
(TUS)
SEKCJA NADZORU
(EEN)
SEKCJA ORGANIZACJI I NADZORU
ŚWIADCZEŃ ZAMIENNYCH
(TUZ)