SzOPZ - archiwizacja dokumentów 2015 r x

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Dokumentacja wytworzona w Ministerstwie Zdrowia nie posiada ewidencji i jest
przechowywana w teczkach aktowych oraz segregatorach z zachowaniem jednorodności
tematycznej akt.
Akta będące przedmiotem archiwizacji obejmują materiały archiwalne kat. B o wielkości 136
mb, zgromadzone w latach 2008-2015, w ramach realizacji projektu systemowego
„Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów pomostowych”
współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Zamawiający zastrzega, że wymieniona ilość akt jest daną szacunkową (orientacyjną) i służy
jedynie do skalkulowania ceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieżących w stosunku do
oszacowanej może ulec zmniejszeniu maksymalnie o 25 %.
Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny
i żądania zmiany wynagrodzenia.
Uporządkowane i zewidencjonowane przez Wykonawcę akta zostaną przekazane wg
właściwości do archiwum zakładowego Ministerstwa Zdrowia.
Wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona na podstawie rzeczywistej liczby metrów
zarchiwizowanych dokumentów w oparciu o sporządzony przez strony pomiar ujęty
w protokole odbioru prac archiwizacyjnych, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy.
Wynagrodzenie będzie obliczane i płatne w transzach, po prawidłowym zrealizowaniu
każdego z etapów prac zgodnie z harmonogramem prac archiwizacyjnych uzgodnionym
pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, zwanym dalej „harmonogramem”. Wynagrodzenie
wykonawcy będzie uregulowane za usługi faktycznie wykonane.
Wysokość wynagrodzenia i terminy płatności zostały określone w umowie.
I. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. Zarchiwizowanie dokumentacji Ministerstwa Zdrowia, dotyczącej realizacji projektu
systemowego Kształcenie zawodowe pielęgniarek i położnych w ramach studiów
pomostowych, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zgodnie z
postanowieniami poniższych dokumentów:
1) Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (Dz. U. Nr 167 poz.
1375) w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania
i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych;
2) Zarządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 30 kwietnia 2004 r. w sprawie
wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
w Ministerstwie Zdrowia (Dz. Urz. MZ Nr 5 poz. 53, z późn. zm.);
3) Zarządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia
w Ministerstwie Zdrowia instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum
zakładowego (Dz. Urz. MZ Nr 12 poz. 60),
oraz harmonogramem i warunkami określonymi w umowie.
2. Dokonanie rozpoznania struktury organizacyjnej Ministerstwa Zdrowia i zakresu zmian
organizacyjnych.
3. Zapoznanie się z instrukcją kancelaryjną, rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją
archiwalną Ministerstwa Zdrowia.
4. Weryfikację kategorii archiwalnych, polegającą na ocenie do której kategorii należy
zakwalifikować akta.
5. Klasyfikację i kwalifikację akt według rzeczowego wykazu akt.
6. Uporządkowanie materiałów archiwalnych według instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego
wykazu akt.
7. Przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielem Zamawiającego, w celu ustalenia
prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności
1
w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę
archiwalną.
8. Po zapoznaniu się z dokumentacją będącą przedmiotem zamówienia, w okresie 7 dni
od daty zawarcia umowy, uzgodnienie z Zamawiającym, a następnie przekazanie
harmonogramu do akceptacji.
9. Podczas realizacji każdego z etapów wymienionych w harmonogramie, wydzielenie
dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął oraz jej
zewidencjonowanie w spisie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (zawierającego co
najmniej: rodzaj dokumentacji, kategorię archiwalna, symbol klasyfikacyjny z rzeczowego
wykazu akt, daty skrajne akt, opis dokumentacji) wraz z przekazaniem spisów
dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Zamawiającemu do akceptacji. Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej
na makulaturę lub zniszczenie stanowi załącznik nr 5 do umowy.
10. Uporządkowanie dokumentacji kategorii B, która obejmuje następujące czynności:
1) szczegółowe sprawdzenie zawartości każdej teczki aktowej,
2) usunięcie z akt plastikowych koszulek, elementów metalowych,
3) ułożenie dokumentów w teczce sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie, przy
czym pismo rozpoczynające sprawę powinno znaleźć się na wierzchu,
z uwzględnieniem zasady, że nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych
kategoriach archiwalnych. W przypadku braku spisu spraw w teczce aktowej –
sporządzenie spisu spraw,
4) usunięcie wszystkich brudnopisów i wtórników pism (kopii),
5) przełożenie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) do tekturowych teczek
wiązanych,
6) czytelne opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej)
stronie teczki:
a) na środku u góry – pełnej nazwy Ministerstwa Zdrowia oraz nazwy komórki
organizacyjnej, w której tworzono lub gromadzono dokumentację, w lewym
górnym rogu – znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i
symbolu klasyfikacyjnego dokumentacji z rzeczowego wykazu akt,
b) w prawym górnym rogu – symbolu kategorii archiwalnej dokumentacji
z rzeczowego wykazu akt,
c) na środku – tytułu akt (teczki aktowej), tj. hasła klasyfikacyjnego dokumentacji
z rzeczowego wykazu akt oraz określenia rodzaju akt zawartych w teczce,
d) pod tytułem – dat skrajnych akt, tj. rocznych dat najwcześniej i najpóźniej
sporządzonych,
e) w uzasadnionych przypadkach podzielenie akt na tomy i pod datą wpisanie
numeru tomu,
f) w prawym dolnym rogu – wpisanie liczby stron w teczce,
g) w lewym dolnym rogu – wpisanie właściwej kategorii archiwalnej
z rzeczowego wykazu akt, np. „B25”, „B10”.
11. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach, w wersji
papierowej. Na spisach zdawczo-odbiorczych poszczególne teczki należy uszeregować
według kolejności pozycji rzeczowego wykazu akt, poczynając od najniższej do
najwyższej klasyfikacji, a w ramach grup chronologicznie. Wzór spisu zdawczoodbiorczego stanowi załącznik nr 3 do umowy.
12. Sporządzenie środków ewidencyjnych w formie elektronicznej (spisy zdawczo-odbiorcze
akt, spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia), w formacie pliku
programu Excel i przekazanie Zamawiającemu zapisane na płycie CD,
13. Sporządzenie oddzielnych spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji znajdujących
się na płytach CD i DVD.
14. Przejrzenia i opisania nośników elektronicznych (płyt CD, DVD) znajdujących
się w archiwizowanej dokumentacji.
15. W przypadku sytuacji przekazania dokumentów do archiwum zakładowego Ministerstwa
Zdrowia, nadanie sygnatury archiwalnej w porozumieniu z pracownikiem archiwum.
2
16. Oklejenie pudeł/teczek archiwizacyjnych logotypami Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki i Europejskiego Funduszu Społecznego.
17. Ułożenie uporządkowanych jednostek archiwalnych, w pudłach archiwalnych, w układzie
ustalonym z przedstawicielem Zamawiającego po wykonaniu każdego etapu
wymienionego w harmonogramie. Opisanie pudeł archiwalnych w dwóch miejscach, na
krótszym i dłuższym grzbiecie pudła.
II. Wykonawca jest zobowiązany do:
1. Wykonywania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu
materiałów biurowych i innych środków własnych niezbędnych do zrealizowania
przedmiotu zamówienia, w tym teczek, pudeł archiwizacyjnych.
2. Uwzględnienia w cenie wszystkich kosztów niezbędnych do wykonania zamówienia,
w tym kosztów materiałów, opakowań, urządzeń biurowych i innych kosztów związanych
z realizacją zamówienia.
3. Wykonania zamówienia w lokalizacjach zajmowanych przez Ministerstwo Zdrowia
w Warszawie w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu,
tj. w godzinach 8.15-16.15, bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone
przez Zamawiającego miejsce archiwizacji. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia
Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego MZ usługa może być wykonywana
w zmienionych godzinach.
4. Przedstawienia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających kwalifikacje niezbędne
do prawidłowego wykonania zamówienia oraz że zamówienie zostanie wykonane przez
co najmniej 3 osoby, w tym:
1) co najmniej dwie osoby posiadające ukończone studia wyższe magisterskie
o specjalności archiwistyka lub zawodowe studia wyższe o specjalności
archiwistyka lub podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub szkołę
średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjnoarchiwalny II stopnia i posiadają co najmniej roczne doświadczenie w pracy
archiwisty. Podczas prac archiwizacyjnych będzie obecna przynajmniej jedna
z wyżej wymienionych osób,
2) co najmniej jedna osoba posiadająca co najmniej ukończony kurs kancelaryjnoarchiwalny I stopnia i co najmniej półroczne doświadczenie w pracy archiwisty,
3) zamawiający dopuszcza możliwość uczestniczenia w realizacji przedmiotu
zamówienia najwyżej dwóch osób bez wykształcenia i doświadczenia w zakresie
archiwizacji dokumentacji, o której mowa w ppkt 1 i 2 wykonujących prace
techniczne i pomocnicze.
5. Udzielenie upoważnień osobom, o których mowa w ust. 4 ppkt 1 do podpisywania
dokumentów związanych z realizacją umowy tj. spisów zdawczo-odbiorczych, spisów
dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, protokołów
odbioru.
6. Poinformowania Zamawiającego o planowanej zmianie osób, o których mowa w ust. 4
ppkt 1 i 2, w formie pisemnej co najmniej 4 dni robocze przed planowaną zmianą.
Zamawiający zaakceptuje taką zmianę wyłącznie wtedy, gdy wykształcenie
i doświadczenie proponowanych osób będą takie same lub wyższe od osób
wymienionych w Ofercie Wykonawcy.
7. Złożenia oświadczenia (przed przystąpieniem do wykonania zamówienia) przez
wszystkie osoby wykonujące prace będące przedmiotem zamówienia publicznego
o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm), iż znane są skutki w zakresie odpowiedzialności
za naruszenie wymienionych przepisów oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich
informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, zarówno w czasie jego
realizacji jak i po zakończeniu.
8. Pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń udostępnionych w celu wykonania
przedmiotu zamówienia każdorazowo za potwierdzeniem pracowników ochrony budynku
3
Ministerstwa Zdrowia lub innego pracownika Departamentu Pielęgniarek i Położnych
Ministerstwa Zdrowia.
9. Przekazania Zamawiającemu uporządkowanych akt wraz ze spisami zdawczoodbiorczymi akt, na podstawie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.
10. Przedłożenia Zamawiającemu, w ciągu 7 dni od rozpoczęcia realizacji zamówienia
wstępnie zarchiwizowanych co najmniej trzech teczek jako wzorca, celem uzyskania
akceptacji Zamawiającego, co do poprawności przyjętego układu wewnętrznego, opisu
oraz zgodności opisów z zawartością teczek oraz spisów zdawczo-odbiorczych w wersji
elektronicznej oraz papierowej, w których zostaną wstępnie zewidencjonowane ww.
teczki, celem uzyskania akceptacji Zamawiającego, co do przyjętego sposobu
ewidencjonowania dokumentacji.
11. Ubezpieczenia pracowników, którzy będą brali udział w wykonywaniu przedmiotu
zamówienia, we własnym zakresie i na własny koszt oraz przeszkolenia w zakresie BHP
i Ppoż.
12. Przestrzegania
przepisów porządkowych
i
organizacyjnych
obowiązujących
w Ministerstwie Zdrowia.
III. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia od dnia zawarcia
umowy do 30.09.2015 r., zgodnie z harmonogramem.
IV. Obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający wyznacza Panią Ewę Macieszko i Pana Krzysztofa Piotrowskiego,
pracowników Departamentu Pielęgniarek i Położnych Ministerstwa Zdrowia do stałej
współpracy w zakresie prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia i sprawowania
nadzoru nad jego realizacją.
2. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie przepisy, instrukcje i informacje niezbędne
do realizacji przedmiotu zamówienia, po podpisaniu umowy.
3. Zamawiający udostępni nieodpłatnie Wykonawcy na czas realizacji usługi pomieszczenia
o powierzchni nie mniejszej niż 10 m kw. w siedzibie Ministerstwa Zdrowia przy
ul. Długiej 38/40 w Warszawie.
4