Protokół z kontroli

Wyłącznie do uŜytku słuŜbowego
Pabianice 12.03.2010r.
BK II 0913/3/2010
PROTOKÓŁ
z kontroli przeprowadzonej od 3 marca do 10 marca 2010 roku przez inspektora
kontroli wewnętrznej Starostwa Powiatowego w Pabianicach Janusza Małkusa
w Zespole Szkół nr 5 w Pabianicach.
Kontrola została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia Nr 10/10 Starosty Pabianickiego
z dnia 1 marca 2010 roku w sprawie upowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli.
Zakresem kontroli objęto:
Sprawdzenie dokumentacji systemu kontroli zarządczej , w tym; sprawdzenie stosowania
procedur kontroli zarządczej w zakresie kontroli dokumentów finansowych pod względem
merytorycznym i formalno – rachunkowym.
Dyrektorem Zespołu Szkół nr 5 jest od dnia 01.09.2005 roku mgr BoŜena Bulzacka.
Głównym Księgowym jednostki jest od dnia 01.11.2008 roku Danuta Jardzioch.
Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią dokumenty będące załącznikami do
Zarządzenia nr 1 Dyrektora jednostki z dnia 2 stycznia 2008 roku w sprawie ustalenia doku-mentacji przyjętych zasad rachunkowości.
Zarządzenie opracowano na podstawie ustawy o rachunkowości oraz Rozporządzenia Minis-tra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu
państwa , budŜetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora fi-nansów publicznych ( Dz.U. z 2006r. Nr 142 , poz.1020 ).
Załącznikami do zarządzenia są:
1) Opisane metody wyceny aktywów i pasywów.
2) Zakładowy plan kont z opisem prowadzonej rachunkowości.
3) Instrukcja inwentaryzacyjna.
4) Instrukcja obiegu dokumentów.
5) Instrukcja gospodarki kasowej.
6) Regulamin kontroli wewnętrznej , którego podstawę opracowania stanowią przepisy usta-wy o finansach publicznych.
W regulaminie kontroli wewnętrznej wskazano , Ŝe dokumentacja systemu kontroli finanso-wo – księgowej prowadzona w formie pisemnej obejmuje w/w dokumenty oraz podział fun-kcji i czynności w jednostce.
Wszelkie zmiany w dokumentacji systemu kontroli zarządzczej , zgodnie z w/w zarządzeniem
Dyrektora jednostki z dnia 2 stycznia 2008 roku powinny być wprowadzane na podstawie
aneksów do zarządzenia.
W okresie od dnia obowiązywania zarządzenia do dnia zakończenia kontroli na podstawie
aneksów do zarządzenia:
a) wprowadzono nowe konto księgowe ( k-to 761 – pokrycie kosztów amortyzacji ) – aneks z
01.04.2008 roku,
b) zmieniono wysokość pogotowia kasowego – aneks z 31.08.2008 roku.
Zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów oraz regulaminem kontroli wewnętrznej , doku-menty finansowo – księgowe powinny podlegać kontroli pod względem merytorycznym oraz
- 2 formalno – rachunkowym , a wydatki określone w tych dokumentach powinny być zatwier-dzone do wypłaty przez Dyrektora jednostki oraz Głównego Księgowego , którego podpis
wskazuje takŜe na zgodność ponoszonych wydatków z planem finansowym jednostki.
Zgodnie z paragrafem 8 regulaminu osobami upowaŜnionymi do kontroli dokumentów są:
* pod względem merytorycznym – Dyrektor jednostki,
* pod względem formalno – rachunkowym – Główny Księgowy.
Stosowanie regulaminu kontroli wewnętrznej oraz instrukcji obiegu dokumentów w zakresie
kontroli dokumentów finansowo – księgowych pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym sprawdzono na podstawie list płac oraz faktur za miesiąc październik 2009
roku i za miesiąc luty 2010 roku.
1) Listy płac:
– 129.769,16 zł brutto,
* październik 2009 rok – nr zas/10/09 naucz.
- nr nagr.2009 naucz.
- 12.100,00 zł brutto,
- nr nagr.2009 adm i obsł
– 2.600,00 zł brutto,
- nr nagr.2009 starosty
- 2.700,00 zł brutto,
- nr nadg.X 2009
- 13.174,85 zł brutto,
- nr zas/10/2009 adm i obsł. – 25.951,93 zł brutto,
* luty 2010 rok – nr zas/02/10 naucz. – 123.359,78 zł brutto,
- nr zas/02/10 adm i obsł – 26.931,29 zł brutto,
- nr śred. fer./02/10
- 5.589,64 zł brutto,
- nr 02/10 nad.
- 8.262,04 zł brutto.
2) Faktury:
* październik 2009 rok;
- nr 5758/2009/10 z 02.10.2009r. – abonament za ochronę obiektu , kwota 244,00 zł,
- nr 07932/09 z 07.10.2009r. – zakup klamki do drzwi , kwota 39,00 zł,
- nr VZO/04450794/09 z 01.10.2009r. – za paliwo gazowe , kwota 1.542,25 zł,
- nr FVS 0904/09/LD z 07.10.2009r. – zakup wyposaŜenia ( krzesła szkolne , biurka ) , kwo-ta 1.819,53 zł,
- nr 30/555/74 z 30.09.2009r. – za energię elektryczną , kwota 1.763,92 zł,
- nr FV 2009 – 10/86 z 09.10.2009r. – zakup artykułów spoŜywczych do stołówki , kwota
228,90 zł,
- nr FA/6376/2009/GLO z 06.10.2009r. – zakup artykułów spoŜywczych do stołówki , kwota
601,46 zł,
- nr FLD 99612566/010/09 z 07.10.2009r. – usługi telekomunikacyjne , kwota 134,63 zł,
- nr FVS 0920/09/LD z 13.10.2009r. – zakup wyposaŜenia do pracowni szkolnej , kwota
4.309,04 zł,
- nr 518/09 z 15.10.2009r. – zakup i montaŜ 4 kamer do monitorowania obrazu na zewnątrz
szkoły , korytarza i wyjścia z budynku , kwota 7.972,97 zł,
* luty 2010 rok;
- 30/555/79 z 01.02.2010r. – za energię elektryczną , kwota 1.734,80 zł,
- nr VZO/00378731/10 z 01.02.2010r. – za paliwo gazowe , kwota 3.748,57 zł,
- nr FV 1327/10/M z 11.02.2010r. – zakup artykułów spoŜywczych do stołówki , kwota
167,12 zł,
- nr FV 1042/10/M z 03.02.2010r. – zakup artykułów spoŜywczych do stołówki , kwota
133,93 zł,
-nr 3347/10 z 16.02.2010r. – zakup artykułów biurowych , kwota 66,40 zł,
- nr 311/10/F z 15.02.2010r. – za modernizację komputera , kwota 370,00 zł,
- 3 - 12/02/2010 z 15.02.2010r. – za przegląd instalacji gazowej , kwota 330,00 zł,
- 329/M/209393 z 20.02.2010r. – zakup pomocy szkolnych , kwota 107,92 zł.
PowyŜej wymienione listy płac i faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym
przez Dyrektora jednostki oraz pod względem formalno – rachunkowym przez Głównego
Księgowego. Wydatki określone w tych dokumentach zostały zatwierdzone do wypłaty przez
Dyrektora jednostki i Głównego Księgowego.
Na fakturach dotyczących zakupu artykułów spoŜywczych do stołówki znajdują się adnotacje
intendenta potwierdzające dokonania takich zakupów , w przypadku pozostałych zakupów ad-notacje kierownika administracyjno – gospodarczego.
Na fakturach dotyczących zakupów wyposaŜenia oraz kamer do monitoringu – adnotacje kie-rownika administracyjno – gospodarczego o wpisie przedmiotów wyposaŜenia do księgi in-wentarzowej Zespołu Szkół.
W oparciu o prowadzone przez jednostkę ewidencje księgowe ( karty wydatków , zestawienia
obrotów i sald , ewidencje rozrachunków z dostawcami i odbiorcami ) sprawdzono zgodność
danych zawartych w sprawozdaniach Rb-27S , Rb-28S za I półrocze 2009 roku i za 2009 rok
z danymi wynikającymi z prowadzonych ewidencji , nie stwierdzając Ŝadnych niezgodności.
W trakcie trwania kontroli sprawdzono takŜe terminowość składania przez jednostkę:
1. Miesięcznych zapotrzebowań na środki finansowe – termin do 20 dnia kaŜdego miesiąca na
miesiąc następny.
2. Miesięcznych sprawozdań finansowych – termin do 10 dnia kaŜdego miesiąca za miesiąc
poprzedni , sprawozdanie roczne do 25 stycznia następnego roku.
3. Harmonogramów dochodów i wydatków budŜetowych – termin do 5 dnia kaŜdego miesią-ca za miesiąc bieŜący.
Terminowość składania w/w zapotrzebowań , sprawozdań , harmonogramów do Wydziału
Oświaty i Wychowania sprawdzono w oparciu o złoŜone powyŜej dokumenty w 2009 roku.
Ad 1) Zapotrzebowania składano terminowo , jedynie w miesiącu lipcu zapotrzebowanie zło-Ŝono z 2 dniowym opóźnieniem. W przypadku zmian planów finansowych jednostki nizwło-cznie składano skorygowane zapotrzebowania na środki finansowe z uzasadnieniem korekt,
uzasadnienie takie do korekty zapotrzebowania na miesiąc grudzień 2009 roku jest załaczni-kiem nr 1 do protokołu z kontroli.
Ad 2) Miesięczne sprawozdania finansowe składane były terminowo , sprawozdania roczne
złoŜono 21 stycznia 2010 roku.
Ad 3) Harmonogramy dochodów i wydatków takŜe składano terminowo , jedynie harmonog-ram w miesiącu październiku złoŜono z 3 dniowym opóźnieniem , takŜe jak w przypadku
zapotrzebowań na środki finansowe jeśli miała miejsce zmiana planu finansowego składano
korektę harmonogramów.
RównieŜ w trakcie trwania kontroli sprawdzano dokumentację dotyczącą zatrudnionych w
jednostce pracowników , sprawdzeniu podlegały między innymi akta osobowe nauczycieli i
pracowników nie będących nauczycielami , rejestry urlopów wypoczynkowych pracowników
nie będących nauczycielami , akty nadania nauczycielom stopni awansu zawodowego.
Akta osobowe pracowników administracji i obsługi zawierają między innymi: umowy o pra-cę , zakresy obowiązków zatrudnionych pracowników , w przypadku zmiany wysokości
wynagrodzeń stosowne aneksy do umów o pracę , określające termin zmiany wysokości wy-nagrodzenia , wysokość wynagrodzenia po zmianie.
Zakresy obowiązków pracowników administracji i obsługi są adekwatne do określonych w
umowach o pracę stanowisk pracy.
Zgodnie z postanowieniami ustawy Kodeks Pracy jednostka prowadzi ewidencje urlopów
- 4 pracowników. Ewidencje prowadzone w formie kart urlopowych poszczególnych pracowni-ków. Do dnia zakończenia kontroli prawie wszyscy pracownicy administracji i obsługi wy-korzystali urlopy wypoczynkowe za 2009 rok , ustawowy okres wykorzystania urlopów za
2009 roku upływa z dniem 31 marca 2010 roku.
W aktach osobowych nauczycieli znajdują się między innymi: akty nadania stopnia awansu
zawodowego nauczycieli z uzasadnieniami nadania stopni awansu zawodowego ( akty nada-nia stopnia nauczyciela kontraktowego , mianowanego , dyplomowanego ) , umowy o pracę,
aneksy do umów o pracę w związku ze zmianą wysokości wynagrodzeń.
W przypadku aktów nadania stopnia nauczyciela kontraktowego , osobami uprawnionymi do
nadawania w/w aktów są Dyrektorzy szkół , w związku z powyŜszym w trakcie trwania kon-troli sprawdzano czy akty nadania stopnia nauczyciela kontraktowego oraz uzasadnienia na-dania stopnia nauczyciela kontraktowego zawierają podpisy Dyrektora jednostki.
Wszystkie sprawdzone w trakcie trwania kontroli akty nadania stopnia nauczyciela kontrakto-wego oraz uzasadnienia nadania w/w stopnia awansu zawodowego zawierały podpisy Dyrek-tora , na w/w dokumentach nie stwierdzono podpisów innych osób niŜ Dyrektor.
Akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego Nr 2/06 z 29.06.2006
roku oraz uzasadnienie nadania stopnia nauczyciela kontraktowego stanowią załącznik nr 2
do protokołu z kontroli.
Jednostka prowadzi rejestr aktów nadania stopnia nauczyciela kontraktowego , powyŜszy re-jestr jest załącznikiem nr 3 do protokołu z kontroli.
Jednostka prowadzi takŜe ewidencje nauczycieli , którym Starosta Pabianicki nadał stopień
nauczyciela mianowanego oraz Kurator Oświaty stopień nauczyciela dyplomowanego.
Zgodnie z ustawą z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych ( Dz.U. z
2008r. Nr 223 , poz.1458 ) , obowiązującą od dnia 01.01.2009 roku , wszystkie jednostki sa-morządowe oraz jednostki organizacyjne jednostek samorządowych powinny mieć opraco-wany regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami.
PowyŜszy regulamin powinien uwzględniać postanowienia wydanego na podstawie w/w us-tawy , obowiązującego od dnia 01.04.2009 roku Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz.U. z 2009r
nr 50 , poz.398 ).
W regulaminie pracodawca powinien co najmniej określić:
1) Wymagania kwalifikacyjne pracowników.
2) Szczegółowe warunki wynagradzania , w tym maksymalny poziom wynagrodzeń zasadni-czych.
3) Warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niŜ na-groda jubileuszowa.
4) Warunki i sposób przyznawania dodatków: funkcyjnego , specjalnego.
Jednostka w oparciu o w/w akty prawne opracowała regulamin wynagradzania pracowników
nie będących nauczycielami , powyŜszy regulamin , uzgodniony i podpisany przez przedsta-wicieli organizacji związkowych funkcjonujących w jednostce obowiązuje od 01.04.2009
roku.
Zgodnie z regulaminem oprócz obligatoryjnie naleŜnych pracownikom składników wynagro-dzeń , wymienionych w art. 36 ust.2 ustawy o pracownikach samorządowych ( wynagrodze-nia zasadnicze , dodatek za wieloletnią pracę , nagroda jubileuszowa , jednorazowa odprawa
w związku z przejściem na emeryturę lub rentę inwalidzką , dodatkowe wynagrodzenie rocz-ne ) pracownikom mogą być przyznane , wymienione w art. 36 ust.4 – 6 ustawy n/w składni-
- 5 -ki wynagrodzeń:
a) dodatek funkcyjny,
b) dodatek specjalny,
c) nagroda za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej,
d) premia.
W regulaminie nie określono wymaganych w ustawie warunków i sposobu przyznawania do-datku specjalnego z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków słuŜbowych , wypłaty tego
dodatku nie są obligatoryjne.
Z uwagi na błędne wymienienie tego dodatku w regulaminie ( jednostka tworząc regulamin
nie miała zamiaru przyznawać dodatku specjalnego ) , w trakcie trwania kontroli aneksem
nr 1 z dnia 03.03.2010 roku do regulaminu wynagradzania powyŜszy dodatek został z regula-minu wykreślony.
Wymieniony powyŜej aneks do regulaminu wynagradzania jest załącznikiem nr 4 do protoko-łu z kontroli.
Zgodnie z postanowieniami ustawy o pracownikach samorządowych jednostka na podstawie
Rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 roku określiła wymagania kwalifikacyjne
pracowników oraz maksymalny poziom wynagrodzeń zasadniczych w poszczególnych kate-goriach zaszeregowania ( minimalny poziom określono w załączniku do rozporządzenia ).
Wykaz stanowisk i minimalnych wymagań kwalifikacyjnych dla tych stanowisk oraz tabele
minimalnych i maksymalnych miesięcznych kwot wynagrodzeń zasadniczych w poszczegól-nych kategoriach zaszeregowania , będące załącznikami do regulaminu wynagrodzeń , stano-wią załącznik nr 5 do protokołu z kontroli.
W wymienionym powyŜej wykazie nie ujęto stanowiska Kierownika administracyjno – gos-podarczego. Osoba aktualnie pracująca na w/w stanowisku zatrudniona jest od miesiąca sty-cznia 2006 roku.
Z dniem 01.04.2009 roku dostosowano kategorie zaszeregowania pracowników do kategorii
określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia oraz do kategorii określonych w/w wykazie.
W sposób błędny ustalono kategorie zaszeregowania dla osoby zatrudnionej na stanowisku
księgowej , przyznając powyŜszej osobie X kategorie zaszeregowania , zamiast VI kategorii.
Z uwagi na kwalifikacje , staŜ pracy w/w osoby , a takŜe wielkość jednostki powyŜej wymie-niona osoba moŜe zajmować stanowisko starszego specjalisty , na którym przysługuje X ka-tegoria zaszeregowania , aktualne wynagrodzenie zasadnicze wymienionej osoby mieści się
w przedziale wynagrodzeń zasadniczych określonych dla X kategorii zaszeregowania.
Wysokość uzyskiwanych przez pracowników nie będących nauczycielami wynagrodzeń zasa-dniczych mieści się w przedziałach dla poszczególnych kategorii zaszeregowania określony-ch w/w tabelach minimalnych i maksymalnych kwot wynagrodzeń zasadniczych.
Zgodnie z cytowanym regulaminem wynagradzania:
1) Dodatki funkcyjne w wysokości od 10% do 40% przysługującego pracownikowi wynagro-dzenia zasadniczego , mogą być przyznane: Głównemu Księgowemu , Kierownikowi
administracyjno – gospodarczemu i sekretarzowi szkoły.
Aktualnie dodatki funkcyjne otrzymują;
a) Główny Księgowy – dodatek w wysokości 25% wynagrodzenia zasadniczego,
b) Kierownik administracyjno – gospodarczy – dodatek w wysokości 15% wynagrodzenia za-sadniczego,
c) Sekretarz – dodatek w wysokości 22% wynagrodzenia zasadniczego.
2) W ramach środków na wynagrodzenia tworzony jest fundusz nagród za szczególne osią-gnięcia w pracy zawodowej , w wysokości 1% planowanego osobowego funduszu płac,
- 6 fundusz moŜe być podwyŜszony w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia , na-grody przyznaje Dyrektor jednostki , nagrody są przyznawane z okazji Dnia Edukacji
Narodowej oraz innych uroczystości szkoły. Regulamin określa takŜe kryteria przyznawa-nia nagród.
3) W ramach środków na wynagrodzenia tworzony jest fundusz premiowy w wysokości 20%
wynagrodzeń zasadniczych , w regulaminie określono kryteria przyznawania premii oraz
przypadki pozbawienia premii lub jej obniŜenia.
Zasady podziału funduszu premiowego i przyznawania premii określono w regulaminie
premiowania , stanowiącym załącznik do regulaminu wynagradzania.
W paragrafie 9 regulaminu określono przypadki przyznawania premii w wysokości wyŜ-szej niŜ 20% wynagrodzenia zasadniczego ( okresowe zwiększenie obowiązków słuŜbo-wych , powierzenie dodatkowych zadań ) oraz określono maksymalną wysokość premii
do 40% wynagrodzenia zasadniczego otrzymywanego przez pracownika.
Na dzień zakończenia kontroli jednostka zatrudniała pracowników nie będących nauczyciela-mi na n/w stanowiskach:
1. Administracja – 2 osoby ( 2 etaty ) , w tym;
* Główny Księgowy – 1 osoba ( 1 etat ),
* Księgowy – 1 osoba ( 1 etat ).
2. Obsługa – 12 osób ( 11,5 etatu ) , w tym;
* Kierownik administracyjno – gospodarczy – 1 osoba ( 1 etat ),
* Sekretarz szkoły – 1 osoba ( 1 etat ),
* konserwator – 1 osoba ( 1 etat ),
* intendent – 1 osoba ( 1 etat ),
* starszy kucharz – 1 osoba ( 1 etat ),
* pomoc kuchenna – 1 osoba ( 1 etat ),
* woźny – 1 osoba ( 1 etat ),
* sprzątaczki – 5 osób ( 4,5 etatu ).
Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w ksiąŜce kontroli jednostki.
Protokół sporządzono w trzech egzemplarzach.
Kontrolowana jednostka moŜe złoŜyć zastrzeŜenia w formie pisemnej do faktów ujętych w
protokole z kontroli w terminie 3 dni od dnia podpisania protokołu oraz wyjaśnienia do
ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
Podpisy osób reprezentujących
kontrolowane jednostki
DYREKTOR
Zespołu Szkół Specjalnych Nr 5
mgr BoŜena Bulzacka
Otrzymałam dnia 15.03.2010 r.
GŁÓWNY KSIĘGOWY
Danuta Jardzioch
Podpisy kontrolujących
INSPEKTOR
KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
mgr Janusz Małkus