Istotne postanowienia umowy (Część I) Zawarta dnia

Załącznik nr 3 do SIWZ
ZP.341-4/PW./15
Istotne postanowienia umowy (Część I)
Zawarta dnia ................................... r. w Lublinie, pomiędzy:
Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie
20-092 Lublin, ul. Obywatelska 4
Regon 430123913, NIP 712-19-36-939
reprezentowanym przez ………………………………………………..
zwanym dalej Zamawiającym,
a
……………………………………………………………………
z siedzibą ……………………………………………..
Regon: …………………., NIP: ………………………………,
zwanymi dalej Wykonawcą,
§1
Umowa jest zawierana po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust. 1 i art. 39 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907
ze zm.).
§2
1. Przedmiotem zamówienia jest:
a. kompleksowa obsługa serwisowa
własnością Zamawiającego:
L.p. Model
1.
Lexmark XM5163
2.
Lexmark XM5163
3.
Lexmark XS796DTE
4.
Lexmark XS796DE
5.
Konica Minolta Bizhub C224e
urządzeń
wielofunkcyjnych
będących
Numer seryjny
b. rozbudowa dwóch w/w urządzeń Lexmark XM5163 (pozycje 1 i 2) o:
i. dodatkowy bank papieru na 2100 kartek A4 (Lexmark 40G0804) z
podstawą jezdną na kółkach (caster base Lexmark 40G0855)
c. rozbudowa w/w urządzenia Konica Minolta Bizhub C224e (pozycja 5) o:
i.
licencję i-Option LK-101 v3 oraz moduł Upgrade kit UK-204 w celu
uruchomieniu funkcjonalności bizhub MarketPlace
ii.
dodatkowy podajnik papieru na 2500 kartek A4 (PC-410)
2. Umowa na obsługę serwisową zostaje zawarta na okres 24 miesięcy od czasu
uruchomienia usługi w dniu 3 grudnia 2015 roku w siedzibie WUP przy
ul. Obywatelskiej 4 w Lublinie.
a. Umowa może wygasnąć wcześniej, gdy łączna wartość wynagrodzenia za obsługę
osiągnie kwotę wymienioną w § 5 ust 2.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego przeniesienia urządzeń
(po uprzednim porozumieniu się z Wykonawcą) do Filii WUP (Biała Podlaska, Chełm,
Zamość) w trakcie trwania umowy.
4. Rozbudowa urządzeń, o której mowa w ustępie 1, punkty b i c powinna nastąpić do …..
grudnia 2015 roku
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
§3
Wykonawca zobowiązuje się do obsługi serwisowej urządzeń mającej na celu
zapewnienie ciągłej sprawności technicznej i gotowości do pracy oraz stałej, wysokiej
jakości wydruku/kopii. Obsługa serwisowa w szczególności obejmuje:
a. wykonywanie przeglądów technicznych urządzeń zgodnie z wymogami
określonymi przez producenta,
b. dokonywanie napraw, regulacji oraz kontroli stanu technicznego urządzeń, a także
innych czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowego i ciągłego
funkcjonowania urządzeń,
c. wymiany uszkodzonych części,
d. zapewnienia urządzeń zastępczych w przypadku braku możliwości dokonania
naprawy w terminie określonym jako czas reakcji serwisowej – patrz ust. 10,
e. dostawy części i materiałów eksploatacyjnych (w tym m.in. tonerów czy bębnów)
z wyjątkiem papieru,
f. systematyczny odbiór od Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych
i części zamiennych.
Dostarczone przez Wykonawcę części zamienne muszą być oryginalne, tj. pochodzić
od producenta urządzenia wielofunkcyjnego.
Zamawiający nie dopuszcza zastosowania części zamiennych i materiałów po regeneracji
(rozumiane jako dostosowanie produktu do ponownego użycia poprzez napełnienie,
naprawienie czy regenerację). Zamawiający dopuszcza jednak materiały fabrycznie
nowe, do produkcji których użyto materiałów z odzysku (recyklingu).
Używanie dostarczanych przez Wykonawcę materiałów eksploatacyjnych i części
zamiennych nie może wpływać negatywnie na pracę samego urządzenia oraz powodować
obniżenia jakości wydruku.
Jeżeli w trakcie umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność
dostarczonych materiałów eksploatacyjnych niekorzystnie odbiega od standardów
producenta urządzeń, Wykonawca zobowiązuje się do wymiany materiałów na nowe,
wolne od wad, w terminie 1 dnia roboczego od momentu zgłoszenia przez
Zamawiającego.
Zamawiający będzie składał zgłoszenia serwisowe drogą elektroniczną, telefonicznie bądź
faksem w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30.
Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o konieczności wykonania odpowiednich napraw
i konserwacji, o ile taka informacja nie będzie generowana przez urządzenia
automatycznie.
Obsługa serwisowa będzie wykonywana m.in. w terminach wynikających z instrukcji
eksploatacyjnych poszczególnych typów maszyn oraz w przypadku wezwania celem
poprawy jakości druku lub awarii (o ile taka informacja nie będzie generowana przez
2
urządzenia automatycznie), nie rzadziej niż raz na półrocze przeprowadzana będzie
konserwacja wszystkich urządzeń.
9. Każdorazowa wizyta serwisu będzie odnotowana w książce pracy urządzenia wraz
z informacjami o czynnościach przeprowadzonych w ramach wykonywania usługi,
będącej przedmiotem umowy. W przypadku braku książki pracy urządzenia Wykonawca
jest zobowiązany założyć taka książkę. Książka będzie znajdowała się u Zamawiającego.
10. Czas reakcji serwisowej Wykonawcy wynosi 8 następujących po sobie godzin roboczych
(godziny robocze to godziny pracy Zamawiającego) od przyjęcia zawiadomienia. Reakcją
serwisową jest naprawa urządzenia lub podstawienie urządzenia zastępczego. Urządzenie
zastępcze powinno zostać zainstalowane i skonfigurowane identycznie jak urządzenie,
które uległo awarii.
a. W przypadku opisanym w § 2 ust. 3 czas reakcji serwisowej dla urządzeń
znajdujących się Filiach wynosi 16 godzin roboczych.
11. W przypadku dostarczenia urządzenia zastępczego Wykonawca zobowiązany jest do
naprawy niesprawnego urządzenia oraz ponownego zainstalowania i uruchomienia go w
ciągu 30 dni od przyjęcia zgłoszenia.
12. Obsługa techniczna urządzeń będzie wykonywana przez wykwalifikowanych
pracowników Wykonawcy przeszkolonych przez producenta danego urządzenia.
13. Zużyte pojemniki po materiałach eksploatacyjnych i zużyte elementy urządzeń,
bezpośrednio po zainstalowaniu nowych stają się własnością Wykonawcy.
14. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o uszkodzeniach
i awariach urządzeń, których przyczyną może być zła jakość papieru, jednakże awarie
takie i uszkodzenia wchodzą w zakres obsługi serwisowej i nie będą podstawą
do roszczeń finansowych.
15. Wykonawca jest odpowiedzialny za wszelkie szkody powstałe z jego winy, osób przez
niego zatrudnionych lub jego reprezentujących, w szczególności za uszkodzenia
mechaniczne powstałe na skutek niewłaściwej obsługi serwisowej urządzenia.
16. Zamawiający zobowiązuje się używać urządzenia zgodnie z ich gospodarczym
przeznaczeniem uwzględniając informacje przekazane przez Wykonawcę.
17. Wykonawca nie może ograniczać zamawiającemu dostępu do opcji konfiguracyjnych
urządzenia.
18. Za wszelkie szkody powstałe na osobach oraz w mieniu Zamawiającego i osób trzecich
przez niewłaściwą obsługę serwisową, jeżeli szkoda powstała bez winy Zamawiającego,
odpowiada Wykonawca.
19. W przypadku, gdyby Zamawiający postanowił rozbudować urządzenia o dodatkowe opcje
(nowe moduły, karty rozszerzeń, dodatkowe kasety na papier itd.) Wykonawca ma
obowiązek montażu dostarczonych przez Zamawiającego nowych elementów w ramach
obsługi serwisowej urządzeń. Zamawiający ma jednak obowiązek wcześniejszego
skonsultowania z Wykonawcą możliwości technicznych rozbudowy oraz doboru
właściwych części.
20. Wykonawca zapewni bezpłatne wykonywanie doraźnych ekspertyz technicznych i wycen
odnoszących się do urządzeń będących przedmiotem umowy.
3
21. Dwa miesiące przed zakończeniem realizacji umowy Wykonawca sporządzi końcową
ekspertyzę zawierająca co najmniej informacje o stanie technicznym wszystkich urządzeń
będących przedmiotem umowy - ich dane identyfikacyjne oraz stopień zużycia.
22. Po zakończeniu umowy Wykonawca ma prawo odebrać od Zamawiające zainstalowane
w urządzeniach kasety z tonerem w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty zakończenia
umowy.
1.
2.
3.
4.
5.
§4
Płatności za obsługę serwisową odbywają na podstawie wartości sczytywanej z licznika
urządzenia przez system monitorujący na koniec każdego miesiąca.
System monitorujący rozumiany jest jako funkcja wbudowana w urządzenia lub
oprogramowanie instalowane na komputerze Zamawiającego, dostarczająca informacje
o stanie urządzenia.
W momencie uruchomienia usługi nastąpi protokolarne spisanie stanów początkowych
liczników urządzeń wraz z ich numerami seryjnymi.
Z tytułu realizacji przedmiotowej Umowy w zakresie obsługi serwisowej Wykonawcy
przysługiwać będą opłaty płatne w cyklach miesięcznych za wydruki/kopie. Opłata
obliczana będzie na podstawie liczby wykonanych w danym miesiącu kopii/wydruków
A4 przez wartość jednego wydruku/kopii na danym urządzeniu, zgodnie ze złożoną przez
Wykonawcę ofertą. Stawki są stałe bez względu na to czy strona jest zadrukowana w 5%
czy w 100%. Opłata łączna zostanie zaokrąglona do pełnych groszy. Wydruk w formacie
A3 zostanie policzony jako dwie kopie.
Do faktur zostanie dołączony raport (biling) przygotowany przez Wykonawcę lub
wygenerowany przez zawierający informacje nt. stanu liczników i liczby wydrukowanych
stron w danym miesiącu na każdym z urządzeń objętych umową.
Wykonawca oświadcza, że opłaty opisane w § 4 ust. 1-4 stanowią całkowity koszt
eksploatacji urządzeń (w szczególności opłaty stałe obejmują: zakup, dostarczenie
i montaż tonerów, części oraz pozostałe usługi serwisowe, koszt dojazdów)
z wyłączeniem kosztów papieru i energii elektrycznej.
§5
1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie:
a) za rozbudowę urządzeń wielofunkcyjnych (§ 2 ust. 1 punkt b i c Umowy)
w łącznej kwocie:
netto ……………. PLN
VAT ……………. PLN
brutto …………….. PLN
Słownie: ……………………………
b) za realizację usługi obsługi serwisowej w wysokości wynikającej z faktycznej
liczby wydrukowanych stron (zgodnie z warunkami opisanymi w § 4)
wyliczonych na podstawie zadeklarowanego w ofercie cennika:
4
rodzaj urządzenia
koszt wydrukowania 1 strony A4
mono
kolor
Lexmark XM5163
Lexmark XS796DTE
Lexmark XS796DE
Konica Minolta Bizhub C224e
---------------------------
2. Łączny koszt usługi obsługi serwisowej (wydruku) – w okresie obowiązywania umowy –
nie
może
przekroczyć
kwoty
brutto
…………………………
(słownie:
…………………………… ).
3. Podstawą do wystawienia faktur VAT za rozbudowę urządzeń będzie podpisany przez
strony protokół odbioru. Faktura za rozbudowę urządzeń powinna zostać wystawiona
i dostarczona Zamawiającemu najpóźniej do 21 grudnia 2015 roku.
4. Zapłata wynagrodzenia za realizację usługi obsługi serwisowej nastąpi na podstawie
faktur częściowych, wystawionych przez Wykonawcę comiesięcznie, na wskazany przez
niego rachunek bankowy, w terminie 21 dni od dnia wystawienia przez Wykonawcę
faktury VAT Zamawiającemu, przy czym Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia
Zamawiającemu faktury w ciągu 7 dni od daty jej wystawienia.
5. Podstawą do wystawienia faktur VAT za obsługę serwisową będzie raport, o którym
mowa w § 4 pkt 4.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zażądania wystawienia przez Wykonawcę
dowolnej liczby faktur w dowolnym zestawieniu asortymentowym obejmującym niniejszy
przedmiot zamówienia.
7. Dniem zapłaty należności jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
8. Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia, Zamawiający zapłaci Wykonawcy
odsetki ustawowe, licząc od dnia upływu terminu płatności.
1.
2.
3.
4.
§6
Osobą upoważnioną po stronie Wykonawcy za bieżące kontakty z Zamawiającym,
podpisanie protokołów odbioru/potwierdzenia wykonania usług jest ……………….
e-mail ……………… tel. ……………….
Do kontaktów z Wykonawcą podczas realizacji umowy, dokonania odbioru oraz
podpisania protokołów odbioru/potwierdzenia wykonania usług Zamawiający upoważnia:
………………………….. e-mail ……………… tel. ……………….
………………………….. e-mail ……………… tel. ……………….
Dla skuteczności czynności o których mowa w ust. 2 wystarczy działanie jednej
z wymienionych osób.
Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 i 2, nie powoduje konieczności zmiany Umowy
w formie aneksu. Zmiana następuje poprzez pisemne oświadczenie złożone
Wykonawcy/Zamawiającemu.
§7
1. Zamawiający może naliczyć Wykonawcy kary umowne:
5
a. z tytułu opóźnienia w rozpoczęciu świadczenia obsługi serwisowej w wysokości
0,2% maksymalnej kwoty wynagrodzenia brutto przeznaczonej na usługę
(określonej w §5 ust. 2 umowy) za każdy kolejny dzień roboczy opóźnienia.
b. z tytułu opóźnienia dot. rozbudowy urządzeń (§ 2 ust. 4) w wysokości 0,2% kwoty
wynagrodzenia brutto (określonej w § 5 ust. 1 pkt a umowy)
c. z tytułu niewykonania lub odstąpienia Wykonawcy od wykonania zamówienia z
przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wartości całości
wynagrodzenia brutto ustalonego w umowie (podstawą wyliczenia całości
wynagrodzenia jest suma wartości określonej w § 5 ust. 1 pkt a i §5 ust. 2 umowy).
d. za zwłokę w naprawie urządzenia wielofunkcyjnego powyżej określonych w § 3
ust. 10 i 11 Umowy terminów w wysokości 100,00 PLN brutto za każdy kolejny
dzień roboczy opóźnienia.
e. za zwłokę w wymianie dostarczonych materiałów wadliwych pod względem
jakości powyżej określonego w § 3 ust. 5 Umowy terminu w wysokości 100,00
PLN brutto za każdy kolejny dzień roboczy opóźnienia.
2. Jeśli Wykonawca zaniecha odbioru wyeksploatowanych materiałów eksploatacyjnych i
części z serwisowanych urządzeń w celu ich utylizacji, Zamawiający obciąży go
poniesionymi kosztami.
3. Strony ustalają, że naliczone kary umowne, o których mowa w ust. 1, mogą zostać
potracone z wynagrodzenia Wykonawcy (rachunku/ faktury VAT) lub zostanie
wystawiona nota obciążeniowa.
4. Strony zgodnie dopuszczają możliwość dochodzenia na zasadach ogólnych
odszkodowania przewyższającego wysokości kar umownych.
§8
1. Zamawiający może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku
niewykonania, nienależytego wykonania lub rażącego naruszenia warunków umowy przez
Wykonawcę.
2. Wykonawca może żądać wynagrodzenia wyłącznie za usługi wykonane do
momentu rozwiązania umowy na usługi.
§9
1. Zgodnie z art. 144 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian
postanowień Umowy w przypadku, gdy zmiana ma charakter nieistotny
oraz w następujących przypadkach:
a. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie
mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia;
b. nastąpi zmiana:
i. stawki podatku od towarów i usług,
ii. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie
art. 2 ust. 3–5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym
wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679, z późn. zm.),
6
iii. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu
zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne
lub zdrowotne,
jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przez wykonawcę
zamówienia publicznego, w zakresie należnego wynagrodzenia;
c. jeżeli nastąpi konieczność wprowadzenia zmian, w szczególności w zakresie
terminów realizacji, będących następstwem zmian wprowadzonych w umowach
pomiędzy Zamawiającym, a innymi niż Wykonawca podmiotami, w tym
instytucjami finansującymi/ współfinansującymi Zamówienie;
2. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej - w formie aneksu
do umowy – pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 6 ust. 4 niniejszej umowy.
§ 10
W zakresie nieuregulowanym Umową mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny
(Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93. z późn. zm.) oraz ustawy Prawo zamówień publicznych
(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907).
§ 11
Spory wynikłe na tle realizacji Umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy miejscowo
ze względu na siedzibę Zamawiającego.
§ 12
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY
WYKONAWCA
7