Załącznik Nr 1

ZP/07/2012
numer wewnętrzny: GARR/PIS/Firma z energią /org .szkol. wyjazdowych/1/2012
Załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia pn.
Organizacja szkoleń wyjazdowych w ramach projektu „Firma z energią”.
1. Okres realizacji usługi :
1.1
czerwiec 2012r. – styczeń 2014r
2. Ilość grup szkoleniowych:
2.1
Łącznie planowanych jest 27 grup szkoleniowych, liczących od 10-18 osób
3. Ogólne zasady wynajmu sal szkoleniowych:
3.1
Łączna ilość dni wynajmu sal szkoleniowych – 61
3.2
Godziny wynajęcia sal szkoleniowych – od poniedziałku do piątku, w godz. między 7.00 –
17.00.
3.3
Sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane
pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia.
3.4
Wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia
w czystości i porządku.
3.5
Wykonawca zabezpiecza obsługę techniczną sal i sprzętu.
3.6
W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: aranżacji sal w sposób
uzgodniony z Zamawiającym (np. układ stolików), oznaczenia sal szkoleniowych
informacjami promocyjnymi dotyczącymi projektu (informacja o realizowanym szkoleniu,
plakat przekazany przez Zamawiającego, inne informacje) w widocznym miejscu.
3.7
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpłatnego parkingu dla uczestników
szkolenia.
4. Ogólne zasady organizacji usługi restauracyjnej:
4.1
Łączna ilość porcji obiadowych – 1024 (3 daniowy obiad serwowany).
4.2
Łączna ilość porcji kawowych - 1804 (2 przerwy kawowe w ciągu jednego dnia
szkoleniowego).
4.3
Łączna ilość porcji kolacji 544 – (kolacja serwowana).
4.4
Śniadania w formie bufetu szwedzkiego wliczone w cenę noclegu.
4.5
Posiłki zapewnione w tym samym budynku, w którym odbywa się szkolenie: przerwa
kawowa – w pobliżu sali szkoleniowej, obiad, śniadanie i kolacja – w sali restauracyjnej.
4.6
Serwis kawowy - na bieżąco sprzątany.
4.7
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia na własny koszt estetycznego podawania
posiłków przez wykwalifikowaną i stosownie ubraną obsługę kelnerską, punktualnej
realizacji usług zgodnie z planami poszczególnych szkoleń.
4.8
Wykonawca samodzielnie przygotowuje posiłki i zadba o właściwy stan podawanych
posiłków (posiłki gorące, świeże, smaczne i estetyczne).
1
ZP/07/2012
numer wewnętrzny: GARR/PIS/Firma z energią /org .szkol. wyjazdowych/1/2012
Załącznik nr 1 do SIWZ
4.9
4.10
4.11
4.12
W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca jest zobowiązany
zapewnić posiłki o nie gorszej jakości na swój koszt z innych źródeł.
Zamawiający określi w pisemnym zleceniu na 5 dni przed szkoleniem: termin szkolenia,
dokładną liczbę uczestników oraz godziny przerw kawowych i obiadowej.
Ilość i wielkość zamawianych usług wskazana w SIWZ stanowi maksymalny ich zakres
i wielkość zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia mniejszej
ilości usług, niż maksymalna wskazana w SIWZ, a w takiej sytuacji Wykonawca nie będzie
wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą
różnicę między maksymalną ilością usług wskazanych w SIWZ, a ilością rzeczywiście
zrealizowaną na podstawie poszczególnego zlecenia Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania 50% przedmiotu zamówienia.
Rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu umowy, po
dokonaniu protokolarnego odbioru przedmiotu umowy. Ceny zaoferowane przez
Wykonawcę w ofercie nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy.
4.13 Wymagania dotyczące przerw kawowych:
4.13.1 W ramach przerwy kawowej Wykonawca zapewni: kawę, herbatę, śmietankę do
kawy, cukier, soki owocowe (3 rodzaje - podane w dzbankach szklanych lub
dyspenserach), wodę mineralną niegazowaną (podana w butelkach typu PET o
objętości 0,3-0,33L.), ciastka kruche (3 rodzaje: maślane, herbatniki itp.);
4.13.2 Zamawiający nie dopuszcza stosowania wód smakowych;
4.13.3 Naczynia do konsumpcji kawy i herbaty powinny być podane w zastawie ceramicznej
lub porcelanowej, dostarczone w ilości o 20% większej niż przewidywana liczba
uczestników. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń jednorazowych do
konsumpcji napojów gorących.
4.13.4 Zamawiający dopuszcza użycie naczyń jednorazowych do konsumpcji napojów
zimnych. Wykonawca dostarczy o 20% więcej naczyń niż przewidywana liczba
uczestników.
4.14 Wymagania dotyczące przerwy obiadowej:
4.14.1 Obiad serwowany 3 daniowy: zupa, drugie danie mięsne lub wegetariańskie (na
życzenie uczestników szkoleń), deser (puchar lodowy lub ciasto sezonowe, itp.),
napoje (woda mineralna, soki owocowe w 3 rodzajach, kawa z ekspresu
ciśnieniowego, herbata),
4.14.2 Zamawiający nie dopuszcza stosowania wód smakowych.
4.14.3 Obiad powinien być podany w zastawie ceramicznej lub porcelanowej. Zamawiający
nie dopuszcza użycia naczyń jednorazowych do konsumpcji potraw gorących.
4.15
Wymagania dotyczące śniadania
2
ZP/07/2012
numer wewnętrzny: GARR/PIS/Firma z energią /org .szkol. wyjazdowych/1/2012
Załącznik nr 1 do SIWZ
4.15.1 Śniadanie w formie stołu szwedzkiego: urozmaicony bufet: sery (minimum 3
rodzaje), wędliny wysokiej jakości (minimum3 rodzaje), jajecznica, parówki, pieczywo
mieszane, masło, dżemy, jogurty owocowe (minimum 3 rodzaje), kawa, herbata, soki
owocowe (minimum 3 rodzaje), woda mineralna niegazowana w butelkach typu PET
o objętości 0,3-0,33L.
4.16 Wymagania dotyczące kolacji
4.16.1 Kolacja serwowana: ciepłe danie, przystawka, napoje (kawa, herbata, soki owocowe
(minimum 3 rodzaje), woda mineralna niegazowana w butelkach typu PET o
objętości 0,3-0,33L).
5. Zasady organizacji usługi noclegowej
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
Łączna ilość osobo noclegów: 544, w tym 34 osobo noclegi w pokojach
jednoosobowych, pozostałe w pokojach dwuosobowych (z zastrzeżeniem pkt. 5.1.2)
Przy każdej grupie szkoleniowej należy zapewnić 2-5 pokoi jednoosobowych lub
dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania ze względu na mieszane grupy
szkoleniowe ze względu na płeć. Dokładna ilość i struktura pokoi będzie
każdorazowo ustalana na 3 dni przez realizacją usługi;
Wykonawca zagwarantuje zamawiającemu prawo do zmiany ostatecznej liczby
uczestników nie później niż 3 dni przed terminem wykonania usługi bez obciążania
kosztami anulowania rezerwacji;
Zakwaterowanie w pokojach hotelowych obejmuje okres od godz. 7.00 w dniu
przyjazdu - do co najmniej godz. 17.00 w dniu wyjazdu;
W cenie noclegu należy uwzględnić śniadania.
6. Ramowy harmonogram wynajmu sali i usługi restauracyjnej zostanie przedstawiony
Wykonawcy 14 dni od dnia podpisania umowy.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia w poszczególnych dniach. W takiej
sytuacji zobowiązuje się poinformować Wykonawcę o odwołaniu nie później niż na 3 dni przed
odwoływanym terminem. Zamawiający i wykonawca mogą uzgodnić inny, zamienny termin
udostępnienia sali konferencyjnej , zapewnienia usługi restauracyjnej i noclegowej.
3