oprogramowanie
Transkrypt
oprogramowanie
BIZNES benchmark magazyn # 6 / 02 / 2014 Rynek programów ERP i CRM do zarządzania s. 24 Bezpieczeństwo danych w epoce BYOD s. 34 Laptop, tablet i smartfon dla pracownika s. 52 Inwentaryzacja licencji jak sprawdzić legalność oprogramowania s. 20 IE N A W O M A R G O R P O I SP R Z Ę T I T BIZNES benchmark.pl nia biurowego Od oprogramowa do budowy sieci a danych. i bezpieczeństw Wypróbujza zadarmo darmo Solid Wypróbuj SolidEdge! Edge! Zobacz, dlaczego jesteśmy lepsi od konkurencji. Zobacz, dlaczego jesteśmy lepsi od konkurencji. siemens.com/plm/pl/free-solid-edge siemens.com/plm/pl/free-solid-edge Teraz możesz, bez jakichkolwiek zobowiązań, wypróbować pełną wersję pakietu Solid Edge. Zobacz, w jaki sposób Solid Edge zapewnia szybkość i prostotę bezpośredniego modelowaniabez dzięki elastyczności izobowiązań, możliwościom wypróbować projektowania Teraz możesz, jakichkolwiek parametrycznego - wszystko to zaś w jednym, łatwym pełną wersję pakietu Solid Edge. Zobacz, w jaki sposób Solid w użyciu pakiecie. Projektuj szybciej, bardziej intuicyjnie Edge zapewnia szybkość i prostotę bezpośredniego modelopo prostu lepiej. wania dzięki elastyczności i możliwościom projektowania parametrycznego - wszystko to zaś w jednym, łatwym w użyciu pakiecie. Projektuj szybciej, bardziej intuicyjnie po prostu lepiej. Pobierz Solid Edge już teraz, otrzymasz dostęp do interaktywnych materiałów szkoleniowych, filmów instruktażowych i forum użytkowników, które pomogą Ci poznać możliwości oprogramowania. Pobierz Solid Edge już teraz, otrzymasz dostęp do interak- tywnych materiałów filmów instruktażoPobierz pakiet Solid Edgeszkoleniowych, ze strony wych i forum użytkowników, które pomogą Ci poznać możlisiemens.com/plm/pl/free-solid-edge lub zadzwoń pod numer +4822 339 3523 wości oprogramowania. Pobierz pakiet Solid Edge ze strony siemens.com/plm/pl/free-solid-edge lub zadzwoń pod numer +4822 339 3523 Rozwiązania dla przemysłu. Foto: M. Sołtysiak Od redakcji MŚP – podstawa polskiej gospodarki W edług danych GUS, w Polsce Małe i Średnie Przedsiębiorstwa (MŚP), zatrudniające maksymalnie do 249 osób (powyżej tej liczby pracujących w firmie osób, w statystyce gospodarczej mówi się już o dużym przedsiębiorstwie) stanowią 99,8 proc. wszystkich przedsiębiorstw i wytwarzają 47,6% polskiego PKB. Liczba osób zatrudnionych w sektorze MŚP to zaś 68,2% wszystkich pracujących Polaków. Struktura polskich firm z sektora MŚP stopniowo zaczęła upodabniać się do tej występującej w większości krajów Unii Europejskiej. Jak się okazuje, 92,5 proc. wszystkich przedsiębiorców z sektora MŚP to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i zatrudniające u siebie co najwyżej do dziesięciu osób. Co ciekawe, jak wynika z raportu firmy PRM, około 60% przedsiębiorstw z sektora MŚP, niezależnie od wielkości firmy, w Polsce korzysta z usług przedsiębiorstw działających w branży IT, ale zaledwie 30 proc. z nich zatrudnia u siebie własnych pracowników odpowiedzialnych za informatykę. Jak widać w przytoczonych przeze mnie danych statystycznych, Małe i Średnie Przedsiębiorstwa są głównym kołem zamachowym polskiej gospodarki. Stanowią one też ogromy potencjał, jeśli chodzi o możliwość wykorzystywania i stosowania w codziennej pracy najnowszych technologii IT– niezależnie od branży, w jakie dana firma działa. Okazuje się jednak, że ze stosowaniem technologii IT w codziennej pracy nie jest już tak dobrze. O ile nasycenie samymi komputerami jest na wysokim poziomie (praktycznie każda firma ma na swoim wyposażeniu komputery stacjonarne i laptopy), ale stały dostęp do Internetu deklaruje już tylko 93% firm MŚP. Jeszcze gorzej wyglądają statystyki wykorzystania systemów Finansowo-Księgowych (ok. 56%), oprogramowania inżynierskiego i wspomagania produkcji (wykorzystuje je ok. 48,5% firm produkcyjnych) czy stosowania systemów ERP, czy CRM. Do używania tych dwóch ostatnich, wg badań GUS przyznaje się zaledwie odpowiednio 13,5% i 16,5% małych i średnich firm, przy czym dla firm zatrudniających do 49 osób jest to 8% i 12,5%, a dla firm mających od 50 do 249 pracowników – 30 i 28,5 proc. Jak widać, jeśli chodzi o informatyzację polskich przedsiębiorstw, dostęp do Internetu czy wykorzystania oprogramowania i sprzętu w codziennej pracy firm, jest jeszcze wiele do zrobienia. Dlatego też bieżący numer Biznes Benchmark Magazyn poświęciliśmy w dużej mierze oprogramowaniu, sprzętowi i infrastrukturze IT dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Znajdą w nim Państwo, zarówno porady jak dobrać sprzęt komputerowy na potrzeby małych i średnich firm, jak skonfigurować i zbudować małą sieć, jak wybrać dostawcę Internetu, jak również artykuły dotyczące oprogramowania biurowego, graficznego czy inżynierskiego, które może być stosowane w każdej firmie. Oczywiście, nie zapomnieliśmy o zarządzaniu przedsiębiorstwem i systemach ERP czy CRM, również tych, które z powodzeniem mogą być wykorzystywane nawet w kilkuosobowej firmie. Zapraszam do lektury. Marcin Bieñkowski Redaktor naczelny Benchmark Biznes www.biznes.benchmark.pl Biznes benchmark magazyn 3 W numerze Oprogramowanie biznesowe Oprogramowanie biurowe dla firm s. 6 Systemy finansowo-księgowe s. 9 Oprogramowanie do e-fakturowania s. 13 Darmowe aplikacje CAD 3D do użytku komercyjnego s. 15 Przygotowywanie materiałów promocyjnych i reklamowych w firmie s. 17 Audyt legalności oprogramowania s. 20 15 Oprogramowanie CAD 3D dla małej firmy Zarządzanie małą i średnią firmą Rynek oprogramowania do zarządzania małą i średnią firmą s. 24 Wykorzystanie systemów ERP i CRM w małych i średnich firmach s. 26 Bariery wejścia MŚP w systemy ERP i BI s. 28 Analiza Big Data na potrzeby małej firmy s. 30 Wykorzystanie faktur elektronicznych w firmach s. 32 30 Analiza Big Data w małej i średniej firmie Bezpieczeństwo i sieci Bezpieczeństwo danych w epoce BYOD s. 34 Hosting dla MŚP s. 36 Sieć komputerowa w małej firmie s. 38 Zabezpieczenia sieci WiFi s. 42 Rozpoczęcie działalności firmy w Internecie s. 44 Sprzęt dla małej i średniej firmy Notebook dla pracownika s. 46 Tablet w firmie s. 48 Projektor dla MŚP s. 50 Smartfon dla pracownika i biznesmena s. 52 BIZNES 36 Hosting dla MŚP benchmark.pl Marcin Bieńkowski Katarzyna Janik Artur Pęczak Maciej Stanisławski Artur Żarski Alicja Żebruń Dyrektor Operacyjny: Sebastian Jaworski, tel.: 606 942 501 e-mail: [email protected] Dział sprzedaży reklam: Agnieszka Garczyńska, tel.: 602 552 670 e-mail: [email protected] Projekt i skład: Kuba Kuczma Wydawca: Benchmark Sp. z.o.o., ul. Wołczyńska 37 60-003 Poznań, NIP: 779-232-24-08 Redaktor naczelny: Redaktorzy: 4 Biznes benchmark magazyn 50 Projektor do celów biznesowych www.biznes.benchmark.pl Integracja sieciowa Centra danych Outsourcing IT CloudiA Cloud Computing Atende S.A. T +48 22 29 57 300 E [email protected] www.atende.pl Oprogramowanie biznesowe Foto: Fotolia Pakiety biurowe dla P akiet biurowy to oprogramowanie niezbędne w niemal każdej firmie. Jest ono potrzebne do tworzenia raportów, listów, sprawozdań oraz wielu innych dokumentów. Wielu przedsiębiorców nie wie jednak, na jaki pakiet się zdecydować. Nie licząc systemu operacyjnego, oprogramowanie biurowe jest jednym z najważniejszych narzędzi pracy w niemal każdej firmie. Korzystają z niego nie tylko prezesi i wykwalifikowani specjaliści, ale również sekretarki, stażyści i świeżo przyjęci pracownicy. O jego ogromnej wartości świadczy przede wszystkim to, że bez niego nie będziemy w stanie przygotować praktycznie żadnego dokumentu. Jednak pakiety różnią się między sobą swoją ceną, możliwościami i popularnością. Wbrew pozorom ostatni aspekt jest niezwykle ważny, gdyż liczba osób korzystających z danego typu programów decyduje o tym, czy 6 Biznes benchmark magazyn jest on ogólnie obowiązującym standardem. W przypadku pakietów biurowych standardem takim zdecydowanie jest oprogramowanie Microsoftu. Świadczy o tym wydany w kwietniu 2013 roku raport firmy Forrester badający popularność różnych rodzajów oprogramowania biurowego wśród klientów biznesowych. Według niego w 85% firm używa się pakietu Microsoft Office 2010, w 51% przedsiębiorstw Office 2007, w 28% Office 2003 lub wcześniejszego, w 22% Office 2013, w 17% Office for Mac 2013, zaś w 9% firm internetowych aplikacji Microsoftu. Dokumenty Google są używane w 17% firm, zaś opensource’owe Open Office i LibreOffice znajdują się w liczbie przedsiębiorstw mieszczącej się w granicy błędu statystycznego. Popularność jest bardzo ważna, gdyż przekłada się na kilka istotnych aspektów. Po pierwsze, znalezienie pracownika obsługującego płynnie oprogramowanie Microsoftu będzie znacznie łatwiejsze niż odnalezienie osoby biegłej w używaniu mniej popularnych programów. Jest tak, ponieważ programu tego używa się na każdym szczeblu edukacji zaczynając od szkoły podstawowej. Po drugie, skoro pakiet taki jest standardem, to poradzi sobie z otwarciem i edycją większości otrzymywanych dokumentów. W przypadku konkurencyjnych produktów nie będzie tak dobrze. O ile problemów nie sprawia przenoszenie między różnymi programami prostych dokumentów, to w przypadku skomplikowa- www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe a firm dysków w chmurze, które doskonale współpracują z oprogramowaniem biurowym. Przykładowo Microsoft Office 2013 domyślnie zapisuje wszystkie dokumenty właśnie na dysku w chmurze. Oczywiście plik można zapisać też na dysku komputera, jednak wymaga to wykonania kilku kliknięć. Z kolei Dokumenty Google w swojej początkowej fazie rozwoju działały tylko i wyłącznie w chmurze. Teraz sytuacja ta uległa zmianie i w pakiecie tym można pracować też, gdy nie mamy połączenia z Internetem. W tym celu należy zainstalować specjalny dodatek w przeglądarce Google Chrome. Jeśli w trakcie edycji pliku połączenie z siecią zostanie przerwane, zostanie on zapisany w przestrzeni lokalnej i przeniesiony na dysk w chmurze, gdy łączność z siecią zostanie odzyskana. Silna integracja Dokumentów Google jest widoczna nawet teraz, gdyż ten pakiet biurowy nie ma natywnych aplikacji, a wszystkie elementy pakietu działają w przeglądarce. W przypadku Microsoftu użytkownik może zdecydować, czy woli w danym momencie korzystać z programu w sposób klasyczny, czy bardziej satysfakcjonuje go praca w oknie przeglądarki. Mobilny dostęp i praca grupowa nych plików wypełnionych wzorami, formułami oraz szablonami może wystąpić wiele błędów. Aspekt ten jest bardzo ważny, gdyż wysyłanie niekompatybilnych plików do klientów lub partnerów może spowodować wiele nieporozumień w trakcie komunikacji biznesowej. Dysk w komputerze czy w chmurze? Od kilku lat coraz większą popularność zdobywają dyski w chmurze i coraz częściej są wykorzystywane także w coraz większej liczbie pakietów biurowych. O ile LibreOffice oraz Open Office tkwią jeszcze w poprzedniej dekadzie i oficjalnie nie oferują możliwości sieciowych, to zupełnie inaczej jest w przypadku oprogramowania Microsoftu oraz Google. Firmy te umożliwiają użytkownikom bezpłatne korzystanie ze stworzonych przez siebie www.biznes.benchmark.pl Chmura to świetne rozwiązanie znacznie ułatwiające pracę. Kiedyś by kontynuować pracę na innym komputerze, trzeba było zapisać plik na pendrive’ie lub dysku zewnętrznym i następnie przenieść go na drugie urządzenie. Teraz wystarczy kilka kliknięć i mamy dostęp do swoich plików nie tylko z poziomu każdego komputera, ale również smartfonu i tabletu. Pod względem działania na urządzeniach mobilnych o wiele lepiej radzą sobie rozwiązania Microsoftu. Dzieje się tak, gdyż Google stara się ograniczać dostępność swoich aplikacji na mobilne urządzenia z systemami Microsoftu. Z tego powodu z Dokumentów Google da się wygodnie korzystać jedynie na telefonach i tabletach z systemem Android lub iOS. W przypadku Microsoftu sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Z oczywistych względów wydany przez niego pakiet biurowy działa nie tylko na dwóch najpopularniejszych platformach mobilnych, ale także na systemie Windows Phone. Kolejna zaleta pakietów biurowych pracujących w chmurze to możliwość pracy grupowej . Pod tym względem oba pakiety też spisują się doskonale. Zarówno Dokumenty Google, jak też Microsoft Office uruchomione w przeglądarce pozwalają na jednoczesne edytowanie dokumentu przez kilka osób. Wszystkie zmiany są nanoszone w locie, a każdy użytkownik jest oznaczony innym kolorem kursora. Dzięki temu widać nie tylko, jakie zmiany nanosi, ale też miejsce, w którym pracuje lub za chwilę będzie pracować. Warto pamiętać, że choć Microsoft Office jest płatny, to licencję na niego musi mieć tylko osoba udostępniająca plik. Pozostały osoby mogą go edytować w przeglądarkowej wersji aplikacji nawet jeśli nigdy nie wykupiły Office’a. Jak widać, chmura to świetne rozwiązanie, ale nawet ono nie jest idealne. Warto pamiętać, że jeśli usługa dysku w chmurze akurat Najważniejsza cecha pakietu biurowego to jego popularność. nie będzie działać, na jakiś czas stracimy możliwość dotarci do naszych dokumentów. Z tego powodu zaleca się przechowywanie najważniejszych plików w dwóch miejscach, zarówno w chmurze, jak też na dysku twardym komputera. W ten sposób można niemal całkowicie wyeliminować możliwość utraty cennych danych. Można też stworzyć foldery, które będą automatycznie synchronizować się z chmurą. Dodatkowo Microsoft Office, w przeciwieństwie do Dokumentów Google, sam zapisuje wszystkie pliki nie tylko w chmurze , ale też na dysku twardym komputera. Dzięki temu odzyskanie jednej z ostatnich wersji pliku nie będzie problemem nawet w krytycznej sytuacji. Open Office / LibreOffice Jeszcze do niedawna Open Office był najpopularniejszym darmowym pakietem biurowym. Jego pierwsza wersja została zbudowana na bazie StarOffice należącego do firmy Sun i wydana w 2002 roku. W międzyczasie właścicielem oprogramowania stało się Oracle, które przejęło Sun Microsystems w 2010 roku. Ponieważ Oracle nie miało tak bogatej historii wspierania otwartego oprogramowania jak Sun, wiele osób obawiało się o dalszy los programów tego typu rozwijanych wcześniej przez Sun, do których należał też pakiet Biznes benchmark magazyn 7 Oprogramowanie biznesowe Open Office. Wówczas na bazie Open Office zaczął powstawać inny otwarty pakiet – LibreOffice. Szybko zdobył on uznanie wielu firm, miedzy innymi Novella, który na rzecz LibreOffice porzucił swój pakiet Go-oo. W 2011 roku LibreOffice został włączony do repozytoriów wielu dystrybucji linuksowych, w tym do najpopularniejszego Ubuntu, zastępując tym samym Open Office’a. Wydarzenie to zbiegło się ze zrezygnowaniem przez Oracle ze świadczenia usług komercyjnych dla pakietu Open Office i przekazaniem praw do pakietu fundacji Apache. Obie wersje pakietu mają ten sam komplet programów, czyli edytor tekstu Writer, arkusz kalkulacyjny Calc, edytor prezentacji Impress, edytor grafiki Draw, program do tworzenia baz danych Base i program do tworzenia formuł matematycznych Math. Ważną cechą pakietu LibreOffice jest to, że to najbardziej rozbudowany pakiet biurowy oficjalnie działający na systemach linuksowych. Oprócz tego nie trzeba za niego płacić, nawet jeśli używa się go w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że jeśli komputery w firmie mają służyć do absolutnie podstawowych zadań, można znacznie ograniczyć koszty oprogramowania, instalując na urządzeniach darmowy i łatwy w obsłudze system operacyjny Ubuntu, w skład którego wchodzi też pakiet LibreOffice. Dokumenty Google Historia tego pakietu biurowego zaczyna się w 2006 roku, gdy Google kupiło firmę Upstartle pracującą nad procesorem tekstu Writely. W tym samym roku program ten się integralnym składnikiem kont Google. Firma Google jednocześnie rozwijała aplikację do arkuszy kalkulacyjnych i szybko dodała ją do pakietu Dokumenty Google. Z biegiem czasu rozszerzano go o kolejne elementy, a także interesujące funkcje, takie jak możliwość trzymania w chmurze 15 GB plików za darmo, możliwość edytowania plików w trybie offline oraz obsługa urządzeń mobilnych. W skład tego pakietu wchodzi wiele aplikacji, jednak jego typowo biurowe elementy to Dokumenty, Arkusze Kalkulacyjne i Prezentacje. Obecnie Dokumenty Google znacznie 8 Biznes benchmark magazyn Foto 1: Pakiet biurowy Microsoftu dostępny jest też na urządzenia mobilne z systemem Android. ustępują swoim odpowiednikom od Microsoftu pod względem funkcjonalności i popularności, jednak mimo to wiele osób korzysta z tego oprogramowania. Dzieje się tak, gdyż użytkownicy domowi nie muszą za nie nic płacić, jest dynamicznie rozwijane i działa w przeglądarce. Dzięki temu możliwe jest korzystanie z nich na praktycznie na każdym rodzaju komputera. Warto wspomnieć o tym, że użytkownicy biznesowi mają obowiązek płacić za korzystanie z Google Docs. Kosztuje to 4 Euro za użytkownika miesięcznie lub dwa razy więcej, jeśli zdecydujemy się na wersję usługi obejmującą archiwizację danych oraz możliwość odzyskania ich. Wspomniane ceny nie zawierają podatków. Warto wspomnieć, że w ramach obu pakietów otrzymuje się 30 GB miejsca na Dysku Google, telefoniczną pomoc techniczną oraz gwarancję działania programu przez 99,9% czasu. Microsoft Office 2013/365 Rodzina Microsoft Office to obecnie najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie, którego pierwsza wersja została wprowadzona na rynek w 1989 roku i od 25 lat jest konsekwentnie rozwijana. Działa na komputerach osobistych z systemami Windows i Mac, a także na wszystkich liczących się platformach mobilnych, czyli Windows Phone, Android oraz iOS. W skład każdego pakietu Office wchodzą edytor tekstu Word, arkusz kalkulacyjny Excel, program do prezentacji PowerPoint oraz aplikacja do robienia notatek OneNo- te. Oprócz tego w skład różnych wersji pakietu Microsoft Office wchodzi wiele innych aplikacji. Pakiet we wszystkich wersjach jest płatny. W 2013 roku Microsoft zaczął odchodzić od klasycznego modelu sprzedaży oprogramowania i przestawiać się na model subskrypcji. Wykupienie abonamentu Office 365 upoważnia do korzystania z pakietu Microsoft Office w najnowszej wersji z opcją bezpłatnej aktualizacji. Istnieją trzy wersje subskrypcji różniące się między sobą możliwościami i ceną. Jego najtańsza wersja (Small Business Premium) to koszt około 380 zł za rok. Użytkownik w zamian dostaje możliwość korzystania z podstawowych aplikacji, do których należą Word, Excel, a także PowerPoint. Programy te można zainstalować na pięciu komputerach używanych przez jedną osobę. W ramach subskrypcji Microsoft oferuje coś więcej niż dostęp do swoich programów. Oprócz tego użytkownik otrzymuje 25 GB miejsca na dysku w chmurze SkyDrive, dostęp do aplikacji mobilnych i przeglądarkowych oraz pomoc techniczną. Kolejne dodatki to możliwość wykonywania wideokonferencji za pomocą Skype. Jeżeli w firmie nie są potrzebne zaawansowane funkcje sieciowe, takie jak praca w grupie, a możliwość zainstalowania pakietu na pięciu komputerach wydaje się niepotrzebną fanaberią, można zdecydować się na kupno Office 2013 w wersji dożywotniej. Taka licencja kosztuje 780 zł, czyli tyle co dwuletnia subskrypcja najtańszego Office’a 365. Wybór odpowiedniej wersji oprogramowania nie powinien być pochopny i warto go dokładnie przemyśleć. Pakiety biurową różnią się swoimi możliwościami, łatwością obsługi oraz ceną. I wbrew obiegowej opinii nie każdy potrzebuje drogiego oprogramowania Microsoft, mimo że jest ono ogólnie obowiązującym standardem. Z pakietu tego będą musiały tak naprawdę korzystać przede wszystkim firmy otwierające naprawdę rozbudowane dokumenty tekstowe pełne obliczeń i wypełnione skomplikowanymi formatowaniami. Z kolei do zwykłych, niezbyt skomplikowanych pism wystarczy praktycznie dowolny edytor tekstu. Dawid Kosiński www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe P odatki trzeba płacić, a ich rozliczanie wcale nie musi być trudne. W ofercie polskich producentów oprogramowania finansowo-księgowego (FK) znajdują się aplikacje przydatne na różnych etapach rozwoju biznesu. Do przeglądu wybraliśmy kilka aplikacji (są to LeftHand Mała Księgowość, Varico KsH Księga Handlowa, Faktura iBiznes oraz Subiekt nexo) dla firm rozliczających się na podstawie KPiR oraz prowadzących pełną księgowość. W zestawieniu nie mogło zabraknąć aplikacji dostarczanych w modelu SaaS, czyli obsługiwanych przez przeglądarkę. Mamy więc Darmowy program do faktur ifirma.pl oraz Księgowość online w serwisie wfirma.pl. Uzupełnieniem materiału jest opis trzech aplikacji dedykowanych dla przedsiębiorców działających w określonej branży. Programy te wspomagają prowadzenie: basenu lub obiektu rekreacyjnego (virtualny.BASEN & FITNESS), kancelarii prawnej (Wolters Kluwer Kancelaria Prawna) oraz piekarni (ProfiPIEK (SQL)). Zaczynamy. LeftHand Mała Księgowość Systemy FK dla małej firmy www.biznes.benchmark.pl LeftHand to jeden z nielicznych producentów oprogramowania księgowego, który ma swojej ofercie aplikacje dla systemu Windows i Linux. Oferta ta obejmuje pakiety Mała Księgowość i Mała firma dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o KPiR oraz program Pełna Księgowość dla podmiotów zobligowanych do prowadzenia pełnych ksiąg handlowych. Aplikacje LeftHand zostały przygotowane do pracy wielostanowiskowej (w sieci) i korzystają ze wspólnej, darmowej bazy danych Firebird. Wersje dla różnych systemów współpracują ze sobą. Dzięki temu programy księgowe mogą być stosowane w heterogenicznych środowiskach IT, czyli takich, w których stacje robocze i serwery z Windows i Linux koegzystują obok siebie. To właśnie brak dobrych aplikacji dla firm na Linuksa wielokrotnie wymieniany jest jako czynnik, który wydatnie ogranicza możliwość wykorzystanie komputerów z tym systemem w otoczeniu biznesowym. LeftHand jest dobrym przykładem na to, że wcale tak nie musi być. Mała Księgowość to program do obsługi firm rozliczających się w oparciu o KPiR. Aplikacja Biznes benchmark magazyn 9 Oprogramowanie biznesowe umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy dzięki wbudowanemu kreatorowi ustawień nowej firmy. Mała Księgowość umożliwia kompleksową obsługę sprzedaży i fakturowania, w tym wystawianie dokumentów faktur MP, marża i RR (nabycie produktów rolnych). Najciekawsze funkcje programu to seryjne wystawianie i wydruk dokumentów sprzedaży, możliwość dodawania informacji o zaległych płatnościach na wydruku faktury oraz generowanie korekt PIT dla niezapłaconych kosztów i korekt VAT (złe długi). Program pozwala na zapisywanie faktur w formacie PDF oraz eksport dokumentów rozliczeniowych do systemu e-Deklaracje. Mała Księgowość ma wbudowany moduł sprzedaży z obsługą cenników i grup towarowych, moduł magazynu (tworzenie dokumentów MM, WZ, PW, RW) z funkcją inwentaryzacji oraz prosty moduł zarządzania kontaktami (CRM). W wariancie Mała Firma oprogramowanie zostało rozszerzone o moduły kasa i bank, środki trwałe oraz kadry i płace. Ta wersja aplikacji zawiera kilka dodatkowych funkcji m.in. przypomnienie o niezapłaconych fakturach, kredyty kupieckie i blokady sprzedażowe, rozliczanie delegacji i kilometrówek oraz narzędzia do ewidencji i rozliczania produkcji (zlecenia, kompletacja, technologie). Varico KsH Księga Handlowa Varico jest producentem oprogramowania finansowo-księgowego dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. W ofercie firmy znajdziesz aplikację KPiR Książka Przychodów i Rozchodów dla podmiotów rozliczających się na zasadach uproszczonych oraz program KsH Księga Handlowa dla przedsiębiorstw o dowolnym profilu działalności i jednostek budżetowych, zobligowanych do prowadzenia pełnej księgowości. KsH umożliwia prowadzenie księgowości dla jednej lub wielu firm. Dostępna jest wersja programu przygotowana specjalnie dla biur rachunkowych. Aplikacja ma wbudowane funkcje obsługi rozrachunków i rozliczeń z kontrahentami, umożliwia tworzenie dokumentów przekazywanych do systemu e-Deklaracje oraz generowanie rozmaitych raportów i zestawień. KsH pomaga w prowadzeniu rejestrów zakupów i sprzedaży VAT, w tym ewidencjonowaniu transakcji krajowych, wewnątrzwspólnotowych i pozaunijnych. Apli- 10 Biznes benchmark magazyn kację wykorzystasz także do ewidencji i prowadzenia operacji na środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych. Program pozwala na zaadaptowanie własnego planu kont na podstawie jednego z kilku wzorców. Dostępny jest przykładowy plan kont dla jednostek budżetowych. KsH ułatwia również codzienną pracę przez szybkie księgowania za pomocą schematów księgowych, seryjny wydruk uzgodnień salda czy automatyczne wyliczanie deklaracji VAT VAT-7, VAT-7D, VAT-7K i VAT-UE oraz deklaracji ZUS, z opcją eksportu dokumentów do programu Płatnik. Szablony automatyzują operacje księgowania dokumentów handlowych, magazynowych, kasowo-bankowych, kompensat, operacji na środkach trwałych, płacowych oraz przeksięgowań. Aby było to możliwe, KsH integruje się z programem Varico Obsługa Sprzedaży ObSp, który umożliwia wystawianie faktur sprzedażowych, paragonów i rachunków, obsługę kasy i banku oraz prowadzenie gospodarki magazynowej. Aplikacja pozwala na ewidencję VAT, ma wbudowany moduł towarów i kontrahentów z narzędziami do zarządzania cennikami oraz zobowiązaniami i należnościami. mentów sprzedażowych i korekt do nich – faktur, rachunków, paragonów, w tym faktur – marża, MP oraz zaliczkowa. Aplikacja ma wbudowaną kartotekę kontrahentów oraz towarów i usług. Umożliwia śledzenie należności oraz płatności od klientów. Faktura iBiznes ma bogate funkcje eksportu faktur, bazy klientów i kartotek towarów do pliku (m.in. w formacie PDF i Excel); umożliwia generowanie różnego rodzaju analiz i raportów m.in. sprzedaży, rentowności. Dopiero w programie Faktura iBiznes Standard dostępna jest funkcja obsługi drukarek fiskalnych. Ta wersja programu umożliwia dodatkowo wystawianie fak- Faktura iBiznes Faktura iBiznes – Startowa to podstawowa i najtańsza wersja programu do fakturowania z całej rodziny oprogramowania ułatwiającego prowadzenie własnej działalności. Wydawcą aplikacji jest Firmatec. Linia produktów Firmatec, skierowanych dla przedsiębiorców rozliczających się na uproszczonych zasadach, obejmuje łącznie sześć wersji programów Faktura iBiznes. Dodatkowo są to wersje: Standardowa, Profesjonalna bez magazynu, Profesjonalna, Sieciowa oraz Firma iBiznes. Faktura iBiznes w wersji Startowa przeznaczona jest dla firm usługowych i handlowych. Program umożliwia wystawianie podstawowych doku- www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe tur eksportowych oraz prowadzenie ewidencji zakupów. Z kolei moduł Książki Przychodów i Rozchodów dostępny jest w programie Faktura iBiznes w wersjach Profesjonalna, Sieciowa oraz Firma iBiznes. Firma iBiznes to najbogatsza wersja programu, która oprócz ewidencji sprzedaży i zakupów, pozwala na wystawianie ofert dla klientów i zamówień. Aplikacja umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej (obsługa dokumentów WZ,PZ,PW,RW, MM), sprzedaż za pomocą kodów kreskowych oraz śledzenie rozrachunków z kontrahentami z opcją przypomnień o płatnościach. Firma iBiznes ma wbudowany moduł kasa-bank, który pozwala na wystawianie dowodów KP i KW oraz generowanie raportów kasowych. Mocną stroną programu są zestawienia i analizy sprzedaży, które mogą być generowane według klienta lub towaru. Raporty te pozwalają ocenić strukturę sprzedaży w wybranym okresie, rentowność oraz obroty. Wbudowany kalendarz pozwala prowadzić notatki dotyczące kontaktów z klientem czy operacji handlowych. Wersja Firma iBiznes zawiera szereg przydatnych narzędzi dodatkowych, które ułatwiają prowadzenie biznesu m.in. moduł obsługi zleceń serwisowych, zleceń transportowych oraz funkcje obsługi płatności masowych. InsERT nexo InsERT jest dobrze znanym polskim przedsiębiorcom producentem oprogramowania dla małych i średnich firm. W połowie marca tego roku firma wprowadziła na rynek nową, kolejną po InsERT GT, generację programów ułatwiających prowadzenie biznesu, InsERT nexo. W skład pakietu wchodzą system sprzedaży Subiekt nexo, oprogramowanie do prowadzenia KPiR oraz ewidencji podatku zryczałtowanego Rachmistrz nexo, a także system finansowo-księgowy Rewizor nexo. Wszystkie programy z pakietu ściśle ze sobą współpracują. Istnieje również możliwość płynnego przejścia z rozliczania w oparciu o KPiR i aplikację Rachmistrz na pełną księgowość w Rewizorze. Pakiet dostępny jest w dwóch wersjach InsERT nexo, spełniający standardowe wymagania różnej wielkości firm, oraz InsERT nexo PRO dla przedsiębiorstw, które potrzebują dodatkowych funkcjonalności i spersonalizowanych rozwiązań. Ta wersja aplikacji umożliwia tworzenie rozszerzeń, które dostosowują sys- www.biznes.benchmark.pl tem do specyficznych wymagań użytkownika m.in. własne raporty, wzorce wydruków itd. Użytkownicy oprogramowania InsERT mogą wykupić usługi e-Abonament oraz e-Archiwizacja, umożliwiające aktualizacje oprogramowania oraz archiwizację swoich danych. InsERT nexo Link, udostępniany klientom w ramach e-Abonamentu, pozwala na zdalny dostęp do analiz sprzedażowych, finansowych i księgowych z poziomu przeglądarki internetowej oraz smartfonów z Windows Phone 8. Wymiana dokumentów między programami Subiekt oraz Rachmistrz i Rewizor może odbywać się online, przez internet. Funkcję tę warto wykorzystać, jeśli za nasze finanse odpowiada biuro rachunkowe. Subiekt nexo Subiekt nexo to funkcjonalny program do obsługi sprzedaży w sklepach, hurtowniach, czy zakładach usługowych. Aplikacja ma wbudowane funkcje zarządzania gospodarką magazynową z rozdziałem na dokumenty handlowe i magazynowe. Program umożliwia np. wystawienie faktury z wielu dokumentów WZ. Subiekt nexo wyposażono w rozbudowane moduły kartotek kontrahentów oraz towarów i usług. Istnieje możliwość prowadzenia zapisów z kontaktów z klientem (funkcje CRM) oraz przypisywanie indywidualnych cenników i poziomów rabatów. W Subiekt nexo zastosowano pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych. Istnieje możliwość wystawiania FS dokumentów WZ. Program ma wbudowany moduł kasa-bank; umożliwia prowadzenie rozrachunków z klientami. Z punktu widzenia firm prowadzących działalność handlową warto zwrócić uwagę na możliwość dowolnego kształtowania polityki cenowej, w tym możliwość przypisywania cenników do klientów. Cena oraz rabat mogą być określane w zależności od jednostki miary i wysokości progu sprzedaży. ifirma.pl Coraz większym zainteresowaniem przedsiębiorców cieszą się programy finansowo-księgowe dostarczane w modelu Software as a Service. W ramach miesięcznego abonamentu otrzymasz dostęp do funkcjonalnej aplikacji do fakturowania i prowadzenia uproszczonej księgowości (KPiR), obsługiwanej z dowolnego miejsca przez przeglą- darkę internetową. ifirma.pl - Darmowy program do faktur online to jedno z takich znakomitych narzędzi. Właścicielem serwisu jest Power Media. Aplikacja ma wbudowany moduł kartoteki kontrahentów i towarów. Umożliwia wystawianie faktur i rachunków dowolnego typu na podstawie indywidualnych szablonów dokumentów. Wszystkie wystawiane faktury są przechowywane w certyfikowanym archiwum, a wygenerowane dokumenty możesz szybko przesyłać do kontranentów przez internet w formie e-faktur. Interaktywne raporty pozwolą ci zapoznać się z wynikami finansowymi firmy. Program wyposażono w intuicyjny kalendarz oraz system notatek, które pomagają zapanować nad terminami i sprawami do wykonania. Aplikacja integruje się z Allegro i najpopularniejszymi sklepami internetowymi m.in. Magento, Shoper i PrestaShop. Dodajmy, że program do faktur to tylko podstawowe narzędzie udostępniane w serwisie ifirma.pl. Dla bardziej wymagających przedsiębiorców, spółka Power Media dostarcza aplikacje Księgowość internetowa (prowadzenie KPiR i ewidencji ryczałtowej), Biuro rachunkowe oraz Program magazynowy. Interaktywne raporty pozwolą ci zapoznać się z wynikami finansowymi firmy. Program wyposażono w intuicyjny kalendarz oraz system notatek, które pomagają zapanować nad terminami i sprawami do wykonania. wfirma.pl Najważniejszym konkurentem ifirma.pl jest serwis wfirma.pl. Oferta wfirma.pl obejmuje Program do fakturowania, Księgowość online, System magazynowy, aplikacje CRM oraz Kadry i Płace a także moduł Analizy, który pozwala ocenić efekty prowadzonej działalności przez pokazanie podsumowań poszczególnych kolumn KPiR z podziałem na okresy. Wszystkie te aplikacje dostarczane są w modelu SaaS, a zatem obsługiwane Biznes benchmark magazyn 11 Oprogramowanie biznesowe z poziomu przeglądarki internetowej. Księgowość online to aplikacja dla przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o KPiR. Aplikacja ma wbudowanych wiele przydatnych funkcji, które ułatwiają prowadzenie małej firmy. System automatycznie wypełnia pozycje KPiR księgując operacje gospodarcze związane z wystawaniem faktur, czy prowadzeniem magazynów. Na podstawie rodzaju operacji program tworzy nowy zapis w odpowiedniej w rejestrze VAT oraz aktualizuje stan magazynu. Księgowość online ma zaprogramowane schematy księgowe, które ułatwiają ewidencję zdarzeń gospodarczych, w tym księgowanie przychodów i kosztów. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, w której przepisy przewidują specyficzny przebieg rozliczeń np. sprzedaż materiałów budowlanych czy rozliczanie wydatków poniesionych na zakup mediów. Użytkownik wfirma.pl nie musi wówczas pamiętać o kruczkach w przepisach. Program ułatwia prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (rozliczanie kilometrówek) oraz prowadzenie rozliczeń zakupu samochodu firmowego. Ma wbudowane funkcje automatycznego wyliczania podatków (PIT, VAT) oraz składek ubezpieczeniowych (ZUS). System umożliwia generowanie deklaracji rocznych PIT-36, PIT-36L i PIT-28. Przygotowane w programie deklaracje mogą być wysłane bezpośrednio do urzędu skarbowego przez internet, a deklaracje ubezpieczeniowe wyeksportowane do systemu Płatnik. Na wszystko mamy aplikację Każdy biznes jest inny, a każda branża wymaga stosowania indywidualnych rozwiązań. Na rynku znajdziesz różnorodne oprogramowanie, które wspomaga prowadzenie działalności handlowej, usługowej i produkcyjnej. Oprócz standardowych funkcji związanej z obsługą obszarów handlu i gospodarki magazynowej oraz finansów i księgowych, aplikacji te wspierają procesy zachodzące w firmach działających w różnych branżach. Do przeglądu wybraliśmy trzy tego typu aplikacje. ProfiPIEK (SQL) to program do obsługi piekarni lub cukierni. Virtualny.BASEN & FITNESS to z kolei system do obsługi ruchu na basenach i obiektach rekreacyjnych. Z kolei aplikacja Kancelaria Prawna ułatwia prowadzenie (a jakże) kancelarii prawnej. Jakie specyficzne funkcje ma każda z tych aplikacji? 12 Biznes benchmark magazyn W virtualny.BASEN & FITNESS istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby szatni oraz grup szafek. ProfiPIEK (SQL) Foto 1: Okno główne programu LeftHand Mała firma z rozwiniętym menu Magazyny/Towary. źródło: www.lefthand.pl Foto 2: Ekran startowy w programie Faktura iBiznes dostarcza zbiorcze informacje na temat zaległych płatności , ofert, zamówień i faktur cyklicznych do wystawienia. źródło: fakturaibiznes.pl Virtualny.BASEN & FITNESS virtualny.BASEN & FITNESS to jedna z kilku aplikacji użytkowych firmy VIRTUAL, obok virtualny.HOTEL i virtualna.RESTAURACJA, zaprojektowanych do obsługi obiektów hotelowych, gastronomicznych i rekreacyjnych. Program jest prosty we wdrożeniu, a nauka kasjerów jego obsługi zajmuje tylko chwilę. W wielu przypadkach wystarczy zdefiniować cennik usług, aby rozpocząć pracę z systemem. virtualny.BASEN & FITNESS umożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży na obiekcie rekreacyjno-sportowym (basenie, lodowisku, kortach itp.) Program pozwala na zdefiniowanie wielu cenników oraz różnych sposobów naliczania opłat za pobyt, w zależności od pory dnia i dnia tygodnia czy według strefy. Zapewnia pełną obsługę kasy, współpracuje z drukarkami fiskalnymi i czytnikami, umożliwia drukowanie dokumentów sprzedaży (fiskalne i niefiskalne). Aplikacja obsługuje paski z transponderem, bramki na wejściu i przejścia między strefami (kołowrotkowe i uchylne) oraz szafki z systemem elektronicznego otwierania itp. ProfiPIEK (SQL) firmy MAGRES to zintegrowany system informatyczny dla piekarni i cukierni. Program przeznaczony jest dla zakładów dowolnej wielkości, wspomagając procesy zachodzące w obszarach produkcji, sprzedaży, gospodarki magazynowej i księgowości. ProfiPIEK (SQL) umożliwia ewidencję i rozliczanie produkcji w oparciu o plany produkcyjne, receptury i zamienniki. Aplikacja wspomaga procesy dystrybucji oraz usprawnia pracę kierowców dowożących wyroby piekarnicze i cukiernicze do hurtowni i sklepów (planowanie tras, dowody dostaw, faktury zbiorcze rozliczanie zwrotów itd.). ProfiPIEK (SQL) zawiera moduł FK, który umożliwia prowadzenie ewidencji księgowej w oparciu o KPiR oraz Księgi Handlowe. Współpracuje z urządzeniami fiskalnymi (drukarki, kasy) oraz czytnikami kodów kreskowych. Kancelaria Prawna Program Kancelaria Prawna firmy Wolters Kluwer dostępny jest w trzech wersjach – Silver, przeznaczonej dla najmniejszych kancelarii, Gold, odpowiedniej do obsługi średnich i dużych firm prawniczych oraz Platinum wzbogaconej o moduł zarządzania dokumentami (DMS). Kancelaria Prawna Silver ma wbudowany moduł kontaktów, który pozwala na stworzenie wspólnej bazy danych adresowych klientów kancelarii. Wbudowana biblioteka umożliwia gromadzenie informacji o prowadzonych sprawach. Z kolei Moduł Czynności służy do rejestrowania wszystkich wykonywanych pracach na rzecz klientów, włącznie z czasem ich trwania, natomiast funkcja kalendarza ułatwia planowanie zadań do wykonania w pracy zespołów procesowych. Program umożliwia synchronizację kontaktów i terminów z programem Microsoft Outlook. W wersji Gold program został rozbudowany o moduły analityczne i rozliczeniowe, które ułatwiają prowadzenie analiz oraz generowanie zestawień dotyczących np. czasu pracy i kosztów poniesionych w trakcie prowadzonych spraw, analizy przychodów z podziałem na klientów itd. Artur Pęczak www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe e-fakturowanie w praktyce O becnie e-faktury zaczynają być coraz powszechniej stosowane w obrocie gospodarczym. Warto zatem zaopatrzyć w narzędzia pozwalające na ich wystawianie i spełniające kryteria wymogów prawnych. Jednym z nich jest ERP enova i Greenmail. System ten odpowiada za formalnie uporządkowany proces obsługi e-dokumentów, w tym e-faktur. Trudno określić procedurę, aby mieć pewność, że działa się zgodnie z intencją ustawodawcy, przy wystawianiu faktury, zwłaszcza, że Ministerstwo Finansów podkreśliło, że rozporządzenie nie przewiduje wymogu stosowania obligatoryjnie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Takie metody zapewnienia integralności treści i autentyczności pochodzenia faktury są wymienione w rozporządzeniu tylko przykładowo. Oznacza to, że podatnik może stosować inne, dowolne środki zapewnienia tych cech faktury, a zatem metody te stały się jedynie opcją, z której przedsiębiorca może skorzystać. „Podmioty gospodarcze mają pełną swobodę w tym zakresie i już prawie każdy program dostępny na rynku do fakturowania może zapisać fakturę do pliku albo w formacie pdf, albo w formacie XML. Choć już nie każdy „umie” wysłać automatycznie fakturę mailem.Zagadnienia związane z e-fakturami obejmują nie tylko kwestię wystawiania ich w formie elektronicznej, ale również przechowywania” – mówi Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova z firmy Soneta. Przechowywanie faktur Faktury przesyłane drogą elektroniczną podatnik musi przechowywać na terytorium kraju (jeżeli posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju) w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. www.biznes.benchmark.pl W tym zakresie firmy zakładają sobie skrzynki pocztowe, w których przechowują wraz inną pocztą maile, inni na tzw. „wszelki wypadek” drukują faktury, mimo, że posiadają elektroniczną wersję. Często ma to bardzo prowizoryczny charakter, aby nie rzec wprost mało profesjonalny. Tak można, ale jak zrobić to dobrze. Warto zwrócić się do swoich dostawców oprogramowania do fakturowania z zapytaniem o funkcjonalności, które ułatwią wystawianie i wysyłanie, najlepiej automatycznie, pocztą faktur elektronicznych, ułatwią komunikację z klientem w sprawie potwierdzania otrzymania faktur elektronicznych, zapewnią przechowywanie dokumentów oraz zapewnią dostępność organom skarbowym. Programy do e-fakturowania Powstało wiele rozwiązań informatycznych dedykowanych do procesu obsługi procesu wystawiania, wysyłania, archiwowania elektronicznych dokumentów sprzedaży, które wspierają systemy ERP w tym zakresie. Warto zwrócić uwagę na schemat działania rozwiązania działającego w praktyce opartego o rozwiązanie klasy ERP enova i rozwiązanie dedykowane Greenmail, które tworzą zintegrowany system, który pozwala na: • wystawianie faktur elektronicznych w postaci pliku PDF; • pozyskiwanie zgód od kontrahentów (odbiorców dokumentów) na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej; • masowe podpisywanie dokumentów PDF; • wysyłkę dokumentów do kontrahentów za pomocą e-maila; • raportowanie rezultatów dystrybucji dokumentów; • płatność za dokument finansowy on-line; • archiwizację dokumentów elektronicznych; • powiadomienia poprzez e-mail o zaistniałych zdarzeniach w systemie. Biznes benchmark magazyn 13 Oprogramowanie biznesowe Użytkownik tego rozwiązania najpierw wysyłając dedykowanego e-maila może zapytać swojego kontrahenta o zgodę na otrzymywanie e-faktur. Kontrahent poprzez portal udziela zgody lub odmowy. Po otrzymaniu zgody aktywowane są funkcje umożliwiające generowanie i wysyłanie e-faktur. Następnie użytkownik wystawia e-fakturę w systemie ERP enova i wysyła automatycznie informacje do modułu Greenmail. Z e-faktur tworzone są PDF w oparciu o standardowe lub indywidualne szablony wizualizacji, pozwalające użytkownikowi dostosować wygląd dokumentu do jego potrzeb. Zastosowanie dołączonych do dokumentów metadanych pozwala na szybkie i proste wyszukiwanie dokumentów w systemie. Moduł generacji PDF umożliwia generację dokumentów PDF z danych źródłowych w formacie XML , co dodatkowo odbiorcy tego dokumentu daje możliwość zaczytania go do swojego systemu informatycznego. Utworzone e-faktury mogą opcjonalnie być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu. Obsługa e-podpisu w systemie zapewnia współpracę z każdym ze znanych w Polsce Centrum Certyfikacji. Obieg dokumentów Utworzone e-faktury mogą opcjonalnie być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu. Obsługa e-podpisu w systemie zapewnia współpracę z każdym ze znanych w Polsce Centrum Certyfikacji. Podpis elektroniczny oraz znacznik czasu dołączany jest do pliku PDF, stanowiąc jedną spójną całość. W systemie istnieje możliwość oddzielnego znakowania czasem dokumentu poza opcją e-podpisu poprzez użycie kwalifikowanego certyfikatu. Weryfikacja e-podpisu następuje bezpośrednio w systemie bez konieczności używania dodatkowych zewnętrznych aplikacji. System posiada deklarację zgodności z normą ISO/IEC Guide 22, która gwarantuje zgodność naszego rozwiązania z wymaganiami polskiego i międzynarodowego prawa w zakresie stosowania podpisu elektronicznego. Funkcjonalność wysyłki dokumentów to rozwiązanie dające możliwość inteligentnej dystrybucji poczty e-mail z załączonymi dokumentami do adresatów oraz udostępniające szczegółowe raporty doręczeń dokumentów. Rozwiązanie pozwala na obsługę i analizę niedostarczonych wiadomości, ponowną wysyłkę wiadomości i szczegółowe raportowanie przebiegu wysyłki. W ramach wysyłki możliwa jest masowa dystrybucja wiadomości reklamowych/marketingowych, newsletterów, powiadomień, dokumentów elektronicznych, dowolnych innych materiałów. Rozwiązanie zapewnia bezpieczną archiwizację wysłanych e-faktur. Dokumenty wysłane nie będą mogły być skasowane. System dba o spójność i integralność danych i zabezpiecza przed nieautoryzowaną ingerencją w przechowywane dokumenty. Dostęp do e-faktur jest możliwy po uprzedniej autoryzacji oraz autentykacji użytkownika. Powiadomienia w systemie są generowane na podstawie faktów zaistniałych w systemie w trakcie przetwarzania oraz przechowywania dokumentów. System informuje poprzez e-mail o takich zdarzeniach jak: wystawienie dokumentu, wyczerpanie 14 Biznes benchmark magazyn Uwarunkowania prawne dotyczące e-faktur Warunki umożliwiające podatnikom wystawianie faktur w formie elektronicznej, stworzył Minister Finansów na postawie art. 106 ust. 10 ustawy o VAT w drodze rozporządzenia, sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Z kolei w art. 106 ust. 11 tego przepisu zawarto upoważnienie Ministra Finansów do określenia w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, w drodze rozporządzenia, zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości i rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych. Wypełniając delegację ustawową, o której mowa w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Formalnie można powiedzieć, że sprawa jest jasna, ale jak to działa w praktyce gospodarczej? Można powiedzieć, że każdy sobie rzepkę skrobie, bo w zasadzie od podatnika zależy sposób przekazania kontrahentowi dokumentu potwierdzającego daną transakcję, może on zatem zdecydować, czy będzie to faktura w wersji papierowej czy też elektronicznej. Lista podmiotów uprawnionych do wystawiania e-faktur jest taka sama jak w przypadku faktur w formie papierowej. Ale mimo to, w tym zakresie nie przewidziano żadnych szczególnych uregulowań. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym – jest tu pełna dowolność, ale pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. I to podatnik ma obowiązek zapewnić wyżej opisane warunki. Oznacza to, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. środków na koncie pre-paid, zbliżający się termin płatności, wykonanie płatności, problem z dostarczeniem dokumentu, przeterminowana płatność, konieczność podpisania nowej partii dokumentów. Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez firmę Soneta, producenta systemu enova; www.enova.pl www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe FreeCAD – bezpłatna alternatywa dla systemów CAD 3D W iosną 2009 po raz pierwszy zainteresowałem się „wielką niewiadomą”, jaką wtedy był FreeCAD – darmowy system CAD 3D, oparty na jądrze OpenCASCADE, a rozwijany spontanicznie przez grupę entuzjastów. Swego czasu darmowe systemy operacyjne z rodziny Linux także powstawały i rozwijane były dzięki zaangażowanym w rozwój wolnego oprogramowania zapaleńcom, którzy chcieli stworzyć konkurencyjne w stosunku do Windowsa czy MacOS środowiska. Chociaż uznani producenci systemów CAD zaoferowali darmowe narzędzia 2D do użytku komercyjnego (najpopularniesze to DraftSight od Dassault Systemes i Solid Edge 2D Drafting od Siemens PLM Software, a także pracujący w oknie przeglądarki system Autodesk, oferowany pod nazwą AutoCAD WS), to jednak CAD 3D pozostaje nadal w zasadzie jedynie w komercyjnej ofercie. I tutaj otwiera się pole dla takich systemów, jak specyficzny BRL-CAD, czy FreeCAD, który istotnie wydaje się być naj- www.biznes.benchmark.pl bardziej zbliżonym, zarówno pod względem interfejsu, sposobu pracy i obsługi, a także możliwości do pełnowartościowych, komercyjnych opracowań. W zamyśle FreeCAD ma kiedyś osiągnąć poziom rozwoju pozwalający mu na konkurowanie z systemami klasy Solid Edge, SolidWorks, Creo, jednak na chwilę obecną osoby decydujące się na jego użycie, muszą liczyć się z faktem, iż nadal jest to produkt na stosunkowo wczesnym etapie rozwoju. Jednak to, jak zmienił się w cią- gu kilku ostatnich lat, napawa optymizmem. FreeCAD jest programem CAD 3D ogólnego przeznaczenia. Jak wspomniałem, jego rozwój odbywa się całkowicie wg zasad Open Source (licencje GPL i LGPL). FreeCAD jest nastawiony na inżynierię mechaniczną i projektowanie produktu, wpisuje się jednak także w szeroki zakres zastosowań inżynierii, jak architektura, czy inne pokrewne dziedziny. Narzędzia FreeCADa są analogiczne do tych znanych programów Catia, Inventor, Solid Edge czy SolidWorks, ponieważ FreeCAD podlega pod kategorie MCAD, ale także CAE. Ma być modelerem opartym na cechach parametrycznych z modularną architekturą oprogramowania, która pozwala na łatwe rozszerzanie funkcjonalności, bez modyfikowania jądra (kernela) systemu. Tak jak wiele nowoczesnych modelerów CAD 3D, w przyszłości będzie posiadał wyspecjalizowany moduł 2D, pozwalający tworzyć dokumentację płaską z rzutów modeli 3D. Aktualnie nie skupiano się Biznes benchmark magazyn 15 Oprogramowanie biznesowe na bezpośrednim kreśleniu 2D (jak np. w AutoCAD LT), animacjach czy uzyskiwaniu kształtów organicznych (jak w Maya, 3D Max itp.), chociaż potencjalnie, dzięki dużej zdolności przystosowania, FreeCAD może być przydatny w znacznie szerszym obszarze zastosowań. Warto wspomnieć, iż w chwili obecnej rozwijane są funkcjonalności i moduły pozwalające na projektowanie i obsługę złożeń (assembly), a także na projektowanie procesów obróbki i wytwarzania (CAM) zaprojektowanego detalu. Krótka charakterystyka systemu FreeCAD jest to wieloplatformowy system CAD 3D. Działa i zachowuje się dokładnie tak samo na platformach Windows, Linux, jak i Mac OS X. Jest aplikacją w pełni „okienkową” (inaczej niż np. BRL-CAD). Posiada pełny interfejs użytkownika, oparty na znanym frameworku Qt, z przeglądarką 3D Open Inventor, pozwalającą na szybki rendering scen i bardzo przystępną reprezentacją graficzną. We FreeCAD użytkownik ma możliwość „projektowania” w trybie linii poleceń, bez interfejsu graficznego, ale ze wszystkimi narzędziami geometrii. W ten sposób może być używany, np. jako serwer produkujący treść dla innych aplikacji. FreeCAD może być zaimportowany jako moduł Pythona (języka programowania opartego na skryptach), do innych aplikacji potrafiących wykonywać skrypty Pythona lub w konsoli Pythona. W interfejsie FreeCADa narzędzia zostały pogrupowane w taki sposób, iż w danym momencie wyświetlane są tylko narzędzia potrzebne do wykonania określonego zadania (oszczędność przestrzeni roboczej i zwiększona przejrzystość systemu). FreeCAD jest podzielony na rdzeń i moduły, które mogą być ładowane dopiero wtedy, gdy są potrzebne. Większość narzędzi i typów geometrii mieści się w modułach. Moduły zachowują się jak wtyczki i mogą być dodawane lub usuwane z istniejącej instalacji FreeCADa. Wszystkie obiekty w dokumencie FreeCADa Foto 1: Okno startowe FreeCAD. Zanim zaczniemy nasz pierwszy projekt, warto skorzystać z dostępnych (przeważnie online) zasobów. Foto 2: Narzędzia/polecenia szkicowania zgrupowano na górnym pasku Menu. są zdefiniowane parametrycznie. Te parametry mogą być modyfikowane w czasie rzeczywistym. Także relacje pomiędzy obiektami są zapisywane, więc modyfikacja obiektu powoduje modyfikację obiektów zależnych. Użytkownik ma możliwość tworzenia prymitywów geometrycznych (jak sześcian, kula, walec, stożek czy torus) i budowania modelu w oparciu o ich modyfikacje, jak również przez wyciąganie szkiców narysowanych na płaszczyźnie. Dostępne są zarówno operacje Boolean, jak i rotacje, skalowanie, odbicie lustrzane, szyk itp. W sieci można trafić na wiele różnych wersji instalacyjnych FreeCAD-a. Najnowsze i najbardziej stabilne dostępne są na stronie grupy SourceForge.Net (http://sourceforge.net/ projects/free-cad/?source=directory), a także na oficjalnej stronie programu http://www. freecadweb.org/. Pod tym adresem można znaleźć również kompletną dokumentację dotyczącą tego oprogramowania: przewodniki, poradniki, „kruczki i sztuczki” itp. – niestety, większość jest w języku angielskim. Maciej Stanisławski W Polsce najbardziej znanym specjalistą od FreeCAD-a jest bloger Adrian Przekwas publikujący w sieci m.in. anglojęzyczne tutoriale do tego systemu pod adresem: http://freecad-tutorial.blogspot. com/. Szkoda, że są one anglojęzyczne, ale postępowanie autora jest zrozumiałe – zdecydowana większość osób zainteresowanych tym darmowym CAD 3D mieszka za granicą. Osobą chcącym dowiedzieć się więcej o pracy z FreeCAD-em, można polecić artykułu Adriana Przekwasa „Filozofia współczesnego modelowania CAD 3D”: http://wkupiesila.blogspot.com/2012/12/ filozofia-wspoczesnego-modelowania-cad.html 16 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe O pracowanie profesjonalnych materiałów reklamowych to zwykle duży koszt. Są jednak tanie rozwiązania, z których mogą skorzystać mali przedsiębiorcy. Przyjrzyjmy się oprogramowaniu, które pomoże nam we własnym zakresie opracować materiały reklamowe dla naszej firmy. Każda, nawet najmniejsza firma potrzebuje oprócz charakterystycznej nazwy także identyfikujących ją elementów informacyjno-wizualnych, jak logo, dokumenty firmowe czy wizytówki. Powierzenie zaprojektowania i wykonania tych elementów profesjonalnemu studio graficznemu to koszt, którego wielu początkujących przedsiębiorców wolałoby uniknąć. Jeśli nie zależy nam na profesjonalnych projektach i wystarczą nam proste produkty na bazie szablonów, możemy skorzystać z niedrogiego lub nawet darmowego oprogramowania, które pomoże nam zaprojektować i wykonać materiały reklamowe we własnym zakresie. Niedrogie oprogramowanie dla biznesu Oprogramowanie dla GRAFIKA czyli aplikacje do przygotowania materiałów reklamowych w małej firmie www.biznes.benchmark.pl Serif PagePlus to świetny i niedrogi program do składu komputerowego, który pozwoli przedsiębiorcy wykonać profesjonalnie wyglądające materiały reklamowe, takie jak ulotki, broszury, foldery i papiery firmowe czy inne dokumenty – nawet interaktywne. Aplikację wyposażono w liczne gotowe szablony publikacji, które można dostosować do własnych potrzeb. Mamy również narzędzie wspierające tworzenie wydruków oraz edytor zdjęć i narzędzie do projektowania logo. Za PagePlus X5 (czyli starszą wersję programu, dostępną w polskich sklepach) zapłacimy około 300 złotych (wersja X7 dostępna online na stronie producenta kosztuje około 82 funty). Z kolei MAGIX Photo & Graphic Designer to niedrogi, acz kompleksowy program, udostępniający narzędzia do składu (DTP), a także do tworzenia i edycji grafiki wektorowej i bitmapowej. Możemy w nim utworzyć różnego typu ilustracje, zaprojektować ulotki, broszury, kalendarze czy zaproszenia. Program obsługuje format PDF. Aplikację wyposażono w gotowe szablony projektów – 3000 różnych wzorców. Polskojęzyczny Biznes benchmark magazyn 17 Oprogramowanie biznesowe interfejs ułatwia pracę z aplikacją. Nie do pogardzenia jest również polskojęzyczny przewodnik użytkownika. Za wersję 7, dostępną w polskich sklepach, zapłacimy około 200-300 złotych. Choć proste wizytówki czy etykiety przygotujemy za pomocą popularnego Worda, do bardziej profesjonalnie wyglądających materiałów reklamowych warto użyć innego narzędzia firmy Microsoft – programu Publisher. Aplikacja służy do tworzenia, personalizowania i udostępniania materiałów marketingowych i publikacji takich jak broszury, biuletyny, karty pocztowe, wizytówki, papiery firmowe itd. Program pozwala na dodawanie ciekawych efektów do grafik i tekstu, a także ułatwia prace z obrazami, w tym zdjęciami. Microsoft Publisher 2013 dostępny jest jako osobna aplikacja – kupimy go za około 500 złotych. Jest też składnikiem pakietu Office 2013 Professional, który kosztuje około 2000 złotych. W pakiecie, oprócz Publishera, znajdują się aplikacje: Word, Excel, OneNote, Outlook, Access oraz PowerPoint – program, za pomocą którego utworzymy efektowną prezentację multimedialną. Jeśli potrzebujemy dedykowanego narzędzia do projektowania wizytówek, warto sięgnąć po Business Card Designer Plus. Program oferuje nie tylko narzędzia pomocne podczas projektowania kart wizytowych, ale również kilkadziesiąt szablonów projektów, które można modyfikować i dostosowywać do własnycn potrzeb. Producent udostępnia także liczne obrazki klipart, którymi możemy wzbogacić nasze projekty, a także pozwala dodawać do wizytówek różnorodne kształty, linie czy nawet kody kreskowe. Wbudowany kreator ułatwia drukowanie wizytówek w odpowiednim formacie. Za Business Card Designer Plus zapłacimy niecałe 30 dolarów możemy go kupić poprzez stronę producenta (www.businesscarddesignerplus.com). Drugim ciekawym narzędziem do projektowania wizytówek jest BusinessCards MX. Znajdziemy w nim ponad 750 szablonów projektów, które możemy dostosować pod kątem naszej firmy. Oczywiście możemy również zaprojektować wizytówkę od podstaw, za pomocą intuicyjnych narzędzi programu. Do dyspozycji mamy również pomocne grafiki, które wzbogacą wizytową kartę, a także różne filtry, którymi 18 Biznes benchmark magazyn Foto 1: Adobe InDesign to obecnie jeden z najpopularniejszych programów do komputerowego składu DTP. upiększymy wstawiane obrazki. Program umożliwia utworzenie bazy danych z nazwiskami osób, dla których projektowane są wizytówki. Za BusinessCards MX zapłacimy około 70 złotych. Oprogramowanie za darmo Jeśli chcemy oszczędzić na oprogramowaniu, możemy również skorzystać z poniższych propozycji – to darmowe aplikacje do projektowania i składu materiałów reklamowych oraz tworzenia dodatkowych elementów graficznych. Pierwszym z nich jest Scribus – bezpłatny otwartoźródłowy program, który na początku udostępniany był użytkownikom Linuxa. Obecnie mogą z niego korzystać również osoby pracujące pod systemem Windows i Mac OS X. Mimo tego, iż jest darmowy, oferuje narzędzia i możliwości na poziomie profesjonalnych aplikacji DTP. Scribus współpracuje z popularnym programem GIMP (do grafiki bitmapowej) oraz programami Open Office. Do tego mamy ogromne wsparcie społeczności użytkowników programu. Niektórym osobom może nie przypaść do gustu interfejs Scribusa, jednak warto podkreślić, iż jest on polskojęzyczny. Warto też wspomnieć o Serif PagePlus Starter Edition X4. Jest to bezpłatna, okrojona z niektórych funkcji profesjonalnego brata wersja programu do składu. Darmowa edycja świetnie nadaje się do przygotowania różnorodnych materiałów marketingowych, broszur, ulotek, kalendarzy, wizytówek, reklam czy biuletynów. Interfejs jest przyjazny, a program łatwy w obsłudze. PagePlus oferuje liczne szablony, a więcej można pobrać z internetu. Niestety, darmowa wersja nie umożliwia publikacji materiałów w formacie PDF, brak w niej wsparcia dla modeli barw CMYK, HSL czy kolorów Pantone, a także ma ograniczoną do pięciu liczbę stron w projekcie. Z kolei Gimp i Inkscape to bezpłatne, otwartoźródłowe programy do tworzenia i edycji grafiki bitmapowej (Gimp) i wektorowej (Inkscape). Gimp pozwoli na edycję zdjęć i innych bitmapowych obrazów, natomiast za pomocą wbudowanych w Inkscape narzędzi możemy zaprojektować dowolną wektorową grafikę, jak na przykład firmowe logo. www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe Profesjonalne oprogramowanie graficzne Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby nawet w niewielkiej firmie korzystać również z profesjonalnego oprogramowania graficznego takich firm jak Adobe, Corel czy Quark. Oferują one narzędzia do profesjonalnego składu tekstu czy projektowania grafiki wektorowej lub bitmapowej. W przypadku pakietu CorelDRAW Graphics Suite X6 warto zwrócić uwagę przede wszystkim na program CorelDRAW X6 – to jego narzędzia pozwolą przygotować wszelkie materiały reklamowe, wizytówki, broszury czy znaki firmowe. Aplikacja pozwala na pracę z wektorową grafiką, która umożliwia dowolne skalowanie elementów. Narzędzie Corel PowerTRACE umożliwia przetworzenie bitmapowego obrazka w wektorową ilustrację, co przy pewnym nakładzie pracy pozwoli zmienić niewielkiej rozdzielczości grafikę w obrazek możliwy do powiększenia i wydruku w wyższej rozdzielczości. W pakiecie CorelDRAW Graphics Suite X6 znajdziemy również inne pomocne aplikacje oraz bogate zasoby w postaci tysięcy fontów, www.biznes.benchmark.pl zdjęć, obrazków clipart oraz szablonów, ramek czy deseni, pomocnych przy projektowaniu materiałów reklamowych. Pełny pakiet CorelDRAW Graphics Suite X6 kupimy za około 2700 złotych. Mamy jednak również alternatywną opcję, możliwość subskrypcji – na przykład za miesiąc korzystania z narzędzi pakietu w chmurze zapłacimy około 130 złotych (roczna subskrypcja wynosi ok. 1000 złotych). Jeśli chodzi o oprogramowanie firmy Adobe, to godne uwagi są przede wszystkim narzędzia Illustrator (program do projektowania i tworzenia grafiki wektorowej) oraz InDesign (program do składu, pomocny do przygotowania broszur i innych materiałów reklamowych). Najnowsze wersje aplikacji dostępne są na zasadzie subskrypcji w usłudze Adobe CC. Członkostwo w usłudze zapewnia nam dostęp do stałych aktualizacji oprogramowania oraz do zasobów graficznych i przestrzeni w sieciowym dysku. Koszt usługi przy subskrybowaniu jednego programu (Illustrator CC lub InDesign CC) wynosi 24,59 euro miesięcznie (przy rocznym zobowiązaniu). Jeśli chcemy skorzystać z obydwu aplikacji, lepszym wyjściem jest pełna subskrypcja usługi Adobe CC, kosztująca około 61,49 euro miesięcznie – dzięki niej zyskamy dostęp do wszelkich narzędzi Adobe. Osoby, które wolą pudełkowe oprogramowanie zakupione z tradycyjną licencją, muszą zadowolić się starszym oprogramowaniem Adobe Creative Suite 6. Tutaj możemy zakupić pojedynczy program w cenie około 2-3 tys. złotych lub na przykład pakiet Adobe CS6 Design Standard, zawierający programy Illustrator, InDesign i Photoshop oraz kilka innych - koszt to około 5-6 tys. złotych brutto. QuarkXPress to kolejny profesjonalny program do projektowania i składu treści reklamowych w postaci broszur, ulotek, folderów i innych publikacji. Narzędzie umożliwia niedestrukcyjną edycję grafiki (dzięki funkcji QuarkVista) i pozwala na zapis zaprojektowanych materiałów także z myślą o przenośnych urządzeniach z dotykowymi ekranami lub czytnikach ebooków. QuarkXPress jest niestety bardzo drogim programem – za najnowszą, 10. wersję aplikacji należy zapłacić około 7 tys. złotych brutto. Użytkownik zyskuje jednak nie tylko program do składania broszur, lecz potężne narzędzie, które umożliwia również tworzenie serwisów internetowych czy animacji Flash. Alicja Żebruń Przedsiębiorczy student Studenci z własną, jednoosobową działalnością gospodarczą mogą korzystać z profesjonalnego oprogramowania Adobe dużo taniej niż zwykli przedsiębiorcy. Koszt miesięcznej subskrypcji usługi Adobe CC (zawierającej wszystkie kreatywne aplikacje Adobe) wynosi w tym przypadku około 20 euro (ok. 84 zł), przy rocznym zobowiązaniu, lub (po promocyjnym okresie) ok. 31 euro (ok. 130 zł). Koszt usługi dla zwykłego użytkownika wynosi co najmniej 62 euro (ok. 260 zł) miesięcznie. Co istotne, z oprogramowania studenckiego Adobe można korzystać komercyjnie, w ramach umów cywilnoprawnych, jednak praca musi być wykonywana samodzielnie przez licencjobiorcę. Oprogramowanie instalujemy tylko na prywatnym komputerze. Studenckie wersje oprogramowania po okresie studiów powinno się uaktualnić do normalnych wersji komercyjnych. Projektowanie logotypu Zaprojektowanie firmowego logo warto powierzyć profesjonaliście. Jeśli jednak wolimy samodzielnie przygotować firmowy obrazek, możemy skorzystać na przykład z jednego z wymienionych programów: EximiousSoft Logo Designer (cena około 40 dolarów), Sothink Logo Maker (cena ok. 35 dolarów) lub Sothink Logo Maker Pro (ok. 60 dolarów), bądź Aurora 3D Text & Logo Maker (ok. 40 dolarów). Każdy z tych programów zawiera intuicyjne narzędzia wspomagajace projektowanie oraz bogatą bazę dodatków i szablonów, które przyspieszą proces twórczy. Biznes benchmark magazyn 19 Foto: Fotolia Systemy ERP Oprogramowanie biznesowe Oprogramowanie do inwentaryzacji zasobów IT Z asadniczym etapem audytu legalności oprogramowania jest sporządzenie spisu używanych w firmie aplikacji z listą posiadanych przez nią licencji. Proces ten można wydatnie zautomatyzować przy użyciu programów uplook/statlook, AuditPro oraz Axence nVision. Zarządzanie licencjami jest skomplikowanym procesem, który wymaga wiele uwagi, staranności oraz znajomości przepisów związanych z licencjonowaniem oprogramowania. Za punkt wyjścia należy przyjąć stworzenie katalog posiadanego sprzętu oraz zebranie i uporządko- 20 Biznes benchmark magazyn wanie posiadanych licencji, w tym faktur zakupu, innych dokumentów potwierdzających nabycie programu, nośników, opakowań oraz naklejek z kodem produktu. W artykule nie będziemy jednak omawiać zasad licencjonowania, ale przedstawimy narzędzia, które pozwolą zbudować katalog sprzętu i aplikacji oraz przeprowadzić audyt legalności używanego w firmie oprogramowania. SAM na sam z licencjami Software Asset Management (SAM) to zestaw dobrych praktyk biznesowych, które obejmują procesy i procedury związane z zarządzaniem www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe sze firmy oraz korporacje mogą wykorzystać w tym celu narzędzia wchodzące w skład pakietu Microsoft System Center. Procesy związane z zarządzaniem zasobami IT w organizacji możesz również zautomatyzować za pomocą oprogramowania firm trzecich m.in. uplook/ statlook, AuditPro, Axence nVision czy GLPI z wtyczką OCS Inventory NG lub FusionInventory. Spróbujmy przyjrzeć się bliżej każdej z tych aplikacji. uplook licencjami na oprogramowanie. Praktyki SAM umożliwiają zapewnienie zgodności z regulacjami oraz prawnymi aspektami używania aplikacji, które są chronione prawami autorskimi. Wdrożenie procesów i procedur SAM przyczynia się również do lepszego wykorzystania posiadanych licencji w przedsiębiorstwie. Microsoft wyróżnia cztery podstawowe kroki (etapy) wdrażania zarządzania oprogramowaniem w firmie: • przeprowadzenie inwentaryzacji oprogramowania, • sporządzenie zestawienia, które porówna listę używanych aplikacji z posiadanymi licencjami, • stworzenie polityk i procedur zarządzania oprogramowaniem • przygotowanie i wdrożenie cyklicznego planu zarządzania oprogramowaniem. Zacznijmy więc od przeprowadzenia spisu oprogramowania, aby dowiedzieć się z jakich aplikacji korzystają pracownicy, którzy i gdzie? W tym celu możemy posłużyć się arkuszem kalkulacyjnym oraz programem ProduKey, który pozwala uzyskać klucze produktu zainstalowanych programów. Kolejny krok polega na zestawieniu listy używanych aplikacji z posiadanymi licencjami. Dla mniejszych firm Microsoft udostępnił oprogramowanie w chmurze Windows Intune, które zapewnia funkcje scentralizowanego zarządzania stacjami roboczymi z poziomu przeglądarki internetowej, niezależnie od fizycznej lokalizacji komputera. Więk- www.biznes.benchmark.pl uplook to program do kontroli legalności oprogramowania firmy media-press.tv, wcześniej A plus C. Aplikacja upraszcza procesy zarządzania licencjami i jest chętnie wykorzystywana przez administratorów IT oraz profesjonalnych audytorów do prowadzenia zautomatyzowanych audytów legalności. Program umożliwia inwentaryzację plików multimedialnych i czcionek, które również podlegają ochronie praw autorskich, a o czym się często zapomina. Aplikacja dostarcza informacj, jakie nagrania dźwiękowe i filmy pracownicy przechowują na swoich dyskach. Uplook’a wyposażono w edytor wzorców aplikacji oraz nowy moduł, który służy umożliwia jednoznaczną identyfikację zainstalowanego oprogramowania na podstawie analizy kilku plików. Ma wbudowane gotowe raporty stanu legalności posiadanych aplikacji oraz metryki sprzętu i oprogramowania do podpisania przez użytkowników odpowiedzialnych za daną stację roboczą. Uplook ma wbudowany moduł ewidencji sprzętu, który ułatwia zarządzanie zasobami IT oraz planowanie zakupów. Program umożliwia tworzenie własnych parametrów ewidencji, dodawanie załączników do kart inwentarzowych (np. faktur zakupu) oraz generowanie kodów kreskowych. Proces audytu legalności oprogramowania oraz ewidencji sprzętu jest prowadzony zdalnie w trybie ciągłym. Uplook śledzi zmiany w komputerach, co pozwala administratorowi szybko dostrzec nieuprawnione instalacje wykonywane samodzielnie przez użytkowników. Uplook’a rozszerzymy o dodatkowe moduły funkcjonalne, które standardowo są częścią programu statlook tego samego producenta. Moduły Pracownicy oraz weblook umożliwiają zbieranie informacji na temat aktywności użytkowników przy komputerze – czasie pracy, liczbie wydruków, sposobie korzystania z internetu, komunikatorów, FTP itd. Datalook służy do blokowania nośników MAP oceni środowisko IT Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit to darmowe narzędzie, które ułatwia planowanie oraz zarządzanie zasobami infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie. MAP wspiera procesy oceny środowiska IT, wdrażania nowych rozwiązań i migracji do wyższych wersji oprogramowania na podstawie scenariuszy biznesowych np. przenoszenia serwerów i stacji roboczych do chmury. Biznes benchmark magazyn 21 Oprogramowanie wymiennych, natomiast moduł helpdesk zapewnia zdalny dostęp do komputerów pracowników oraz funkcje zarządzania zgłoszeniami serwisowymi. AuditPro Uplook i statlook mają silną konkurencję w postaci programów AuditPro oraz Axence nVision. AuditPro, czeskiej firmy truconneXion, jest profesjonalnym narzędziem, które wspomaga prace działów informatyki w zakresie zarządzania sprzętowymi i programowymi zasobami IT. Aplikacja umożliwia monitorowanie działań pracowników, mierzenie efektywności pracy przy komputerze oraz śledzenie, w jaki sposób korzystają oni z internetu. Oficjalnym dystrybutorem AuditPro w Polsce jest Mediarecovery. AuditPro umożliwia przeprowadzenie audytu posiadanego sprzętu i legalności oprogramowania. Funkcja kontroli aplikacji dostarcza wiedzy na temat używanych przez pracowników programów, co pozwala na bardziej optymalne wykorzystanie posiadanych przez firmę licencji. Nieużywane oprogramowanie, jeśli pozwalają na to warunki licencji, warto przenieść na inne stanowisko, oszczędzając w ten sposób pieniądze. Zwróćmy uwagę, że AudtiPro w wersji 7 zaprojektowano z myślą o wsparciu procesów SAM (Software Asset Management) realizowanych w oparciu o normę ISO 19770. Wdrożenie AuditPro w firmie nabiera sensu nawet wtedy, gdy zarządzamy jedynie kilkoma komputerami. Producent udostępnia darmową wersję programu dla maksymalnie 5 stacji roboczych, którą możemy użyć do przeprowadzenia własnych testów. Dodajmy, że AuditPro z powodzeniem sprawdzi się również w dużych przedsiębiorstwach 22 Biznes benchmark magazyn i międzynarodowych korporacjach. Funkcjonalność AuditPro warto rozszerzyć o dodatkowe moduły - Zarządzanie Zasobami, SMS Connector, Kody kreskowe oraz HelpDesk. Zarządzanie Zasobami AuditPro umożliwia prowadzenie ewidencji środków IT. Moduł ten pozwala przyporządkować komputery oraz zainstalowane na nich oprogramowanie do miejsc i pracowników. Każdy zasób może być opisany zestawem cech oraz umieszczony w strukturze firmy. Oznakowanie środka trwałego kodem kreskowym przyspiesza jego identyfikację i ogranicza liczbę pomyłek w trakcie inwentaryzacji sprzętu. Dostępna jest też aplikacja na urządzenia mobilne, która ułatwia prowadzenie spisu z natury. Ważnym elementem ekosystemu AuditPro jest moduł Monitorowanie komputerów. Pozwala on śledzić aktywność pracowników w internecie oraz sposób korzystania przez nich z programów, drukarek czy wymiennych nośników pamięci. Moduł monitorowanie komputerów wyposażono w funkcje blokowania dostępu do wybranych aplikacji oraz kopiowania plików do pamięci przenośnej. Foto 1: Informacyjny ekran startowy programu uplook. źródło: www.aplusc-systems.com. Foto 2: Informacyjny ekran startowy programu uplook. źródło: www.aplusc-systems.com. Axence nVision Axence nVision to dobrze znane wielu polskim administratorom narzędzie do kompleksowego zarządzania siecią komputerową, stacjami roboczymi i serwerami. W skład pakietu nVision wchodzi pięć modułów: Network do wykrywania i wizualizacji sieci oraz ochrony przed awariami, Users zbierający statystyki korzystania z komputerów i internetu przez pracowników, HelpDesk z wbudowanymi funkcjami zdalnego dostępu, bazą zgłoszeń serwerowych oraz chatem, DataGuard służący do Foto 3: Zarządzanie oprogramowaniem w AuditPro. Filtr produktów umożliwia zawężenie listy wyników. źródło: www.auditpro.pl. Foto 4: AuditPro: raport prezentujący sumaryczne zestawienie czasu pracy użytkowników przy komputerze za wskazany okres. źródło: www.auditpro.pl www.biznes.benchmark.pl Oprogramowanie biznesowe ochrony danych przed wyciekiem oraz Inventory umożliwiający zautomatyzowaną inwentaryzację sprzętu i oprogramowania. Axence nVision pozwala sporządzić spis zainstalowanych programów i aktualizacji systemu Windows. Tak przygotowana lista może zostać szybko porównana z zestawieniem zakupionych przez firmę licencji. Wykrywanie aplikacji zainstalowanych na komputerach odbywa się przez analizę plików .exe oraz wpisów w rejestrze. Jest to metoda bardzo dokładna, która ogranicza możliwość fałszowania lub ukrywania programów używanych przez samych użytkowników. Zebrane w ten sposób dane wykorzystywane są w trakcie prowadzenia audytów legalności. Axence nVision generuje raport zgodności, który pozwala porównać listę zainstalowanego oprogramowania z liczbą posiadanych licencji. Program ma wbudowaną rozbudowaną bazę wzorców oprogramowania; umożliwia również odczyt numerów seryjnych aplikacji Microsoft. Moduł ewidencyjny Axence nVision zbiera informacje o konfiguracji sprzętowej komputerów. Administrator ma możliwość definiowania własnych typów i pól wyposażenia. W bazie danych gromadzone są numery inwentarzowe środków trwałych, informacje o dostawcach oraz powiązane dokumenty np. zeskanowane faktury, gwarancje itd. Program rejestruje historię zmian w konfiguracji sprzętu oraz oprogramowania. Producent udostępnił aplikację dla urządzeń mobilnych z Androidem, która w połączeniu z kodami kreskowymi umieszczonymi na sprzęcie komputerowym, pozwala szybko i wygodnie przeprowadzić inwentaryzację zasobów IT w firmie. GLPI Na rynku znajduje się również oprogramowanie rozwijane w modelu open source, które stanowi ciekawą alternatywę dla komercyjnych rozwiązań do zarządzania zasobami IT. Tego typu narzędzia są chętnie wykorzystywane zarówno przedsiębiorstwach prywatnych, jak i administracji publicznej. Dobrym przykładem jest tutaj aplikacja webowa GLPI, która działa w przeglądarce internetowej. Program umożliwia prowadzenie ewidencji sprzętu oraz używanego w firmie oprogramowania. Procesy te można zautomatyzować za pomocą darmowych narzędzi OCS Inventory NG oraz FusionInventory, które w prosty sposób uda nam się zintegrować z GLPI. GLPI służy do ewidencji posiadanych komputerów, licencji na oprogramowanie oraz informacji o urządzeniach peryferyjnych takich jak skanery, drukarki, telefony lub tablice dydaktyczne. W bazie programu zgromadzimy szczegółowe dane na temat konfiguracji sprzętowej stacji roboczych i serwerów, urządzeń sieciowych (adres IP, MAC oraz sieci VLAN) oraz warunków licencji na oprogramowanie (liczba, ważność, umowy, dokumenty zakupu). Każde urządzenie może zostać przypisane do pracownika oraz umieszczone w strukturze biznesowej przedsiębiorstwa. GLPI umożliwia śledzenie stanu urządzeń (np. w naprawie, sprawne) oraz zmian w ewidencji środków trwałych. W połączeniu z systemem obsługi zgłoszeń serwisowych ułatwia to zarządzanie awariami oraz prowadzenie napraw sprzętu. ProduKey Foto 5: Inwentaryzacja oprogramowania w programie Axence nVision. źródło: www.axencesoftware.com. Foto 6: Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit to darmowe narzędzie, które ułatwia planowanie oraz zarządzanie zasobami infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie. www.biznes.benchmark.pl W przypadku małych firm audyt legalności oprogramowania można przeprowadzić samemu. Dotyczy to tylko podmiotów, w których liczba stacji roboczych i serwerów nie przekracza kilkunastu sztuk, a zestaw używanego oprogramowania biurowego ogranicza się do aplikacji Windows i pakietu Office. Wiele osób zadaje sobie pytanie, jak pobrać z rejestru systemu klucze produktów dla zainstalowanego oprogramowania. Klucz produktu (ang. Product Key) to indywidualny ciąg znaków, który jest wprowadzany w trakcie instalacji programu na komputerze. Dla systemu Windows jest on zapisany na samoprzylepnej etykiecie Certyfikat Autentyczności Microsoft COA (ang. Certificate of Authenticity), umieszczonej na obudowie komputera. W przypadku innych aplikacji (np. pakietu biurowego Office) może on zostać dostarczony w formie naklejki na opakowaniu płyty instalacyjnej lub wizytówki, ale również w formie elektronicznej. W trakcie porządkowania licencji może zajść potrzeba zweryfikowania lub przyporządkowania COA z kluczem zapisanym w rejestrze systemu Windows dla danego programu. Tu z pomocą przychodzą takie narzędzia jak ProduKey (www.nirsoft.net/utils/ product_cd_key_viewer.html), The Magical Jelly Bean KeyFinder (www.magicaljellybean.com/ keyfinder) oraz WinKeyFinder (www.winkeyfinder.com). ProduKey to niewielki program, które wyświetla ProductID oraz klucz produktu dla systemu Windows (włączając w to komputery z Windows 7 i 8), Microsoft Office (w tym wersje 2007 i 2010) oraz serwerów Microsoft Exchange i SQL Server. Aplikacja nie wymaga instalacji na dysku; może być uruchamiana z wiersza poleceń. Artur Pęczak Biznes benchmark magazyn 23 Zarządzanie małą i średnią firmą ZWROT KU MŚP oprogramowanie dla małych średnich firm D uże przedsiębiorstwa w większości zrealizowały już strategiczne projekty IT, a sektor MŚP ma pod tym względem ma jeszcze spore zaległości. Producenci „dużych systemów” dostosowują je więc do potrzeb mniejszych firm – zarówno jeśli chodzi o funkcjonalność, jak i koszty wdrożenia. Był 2009 rok. Spowolnienie gospodarcze zaczynało dawać się we znaki dużym przedsiębiorstwom. Wbrew pogarszającej się koniunkturze, małe i średnie firmy stosunkowo dobrze radziły sobie na rynku. Częściej niż duże przedsiębiorstwa realizowały projekty informatyczne, traktując kryzys jako okazję do tańszej modernizacji zaplecza IT i odrobienia różnic technologicznych jakie dzieliły je od najlepiej zinformatyzowanych przedsiębiorstw. Ubiegły rok nie przyniósł pod tym względem znaczących zmian. Sektor MŚP dalej inwestuje w IT, a w najbliższych latach wszystko wskazuje na to, że inwestował będzie jeszcze więcej. To spółki dobrze zarządzane, świadome technologicznie i szybko rozwijające się, mające jednocześnie duże potrzeby w zakresie informatyzacji i pozytywnie oceniające swoją sytuację. Z badania „Skaner MŚP” zrealizowanego na grupie 600 przedstawicieli MŚP wynika, że co druga firma z tego sektora planuje w I kwartale br. inwestycje. Co ciekawe, jest to stosunkowo trwała tendencja obserwowana u mniej więcej połowy badanych. 24 Biznes benchmark magazyn Małe firmy, duże potrzeby Przez długi czas postrzegano firmy z sektora MŚP jako te, które mało wymagają i mają zupełnie inne potrzeby informatyczne niż duże przedsiębiorstwa. Ostatnie lata zweryfikowały tę tezę. Po pierwsze, małe firmy często generują przychody wyższe niż przedsiębiorstwa zatrudniające kilkaset osób. Po drugie, choć skala procesów biznesowych w sektorze MŚP jest mniejsza niż w przedsiębiorstwach dużych, to procesy te są zasadniczo podobne. Analogiczny jest też wpływ optymalizacji tych procesów na działanie organizacji. W praktyce oznacza to, że rozważając wybór systemu ERP dla swojej firmy trzeba – analogicznie jak ma to miejsce w dużych przedsiębiorstwach – spojrzeć na procesy zachodzące w firmie jako na całość, wykraczając poza kompetencje jednego działu czy funkcji biznesowej. Patrząc np. na zarządzanie magazynami trzeba wziąć pod uwagę także pakowanie towarów, rozmieszczanie ich, ładowanie na samochody, etc. Dopiero wówczas potencjał przedsiębiorstwa zostanie wykorzystany w pełni. De facto decyzja o zakupie systemu informatycznego klasy ERP powinna wiązać się więc nie tyle z wielkością przedsiębiorstwa, co z jego potrzebami w sferze zarządzania. W przypadku średniej, szybko rozwijającej się firmy, nie zawsze wybór systemu dedykowanego MŚP będzie najlepszym rozwiązaniem. Po analizie potrzeb może się okazać, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie rozbudowanego systemu ERP, który rośnie wraz z firmą. Skalowalność „dużego systemu” to dla śred- www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie małą i średnią firmą nich przedsiębiorstw nie tylko gwarancja rozwijania sfery IT w przyszłości, ale również szansa na takie zaplanowanie tego procesu, aby sukcesywnie, etapami obejmować wdrożeniem kolejne obszary. Co najważniejsze z punktu widzenia mniejszych firm – skalowalność systemu umożliwia jego łatwą rozbudowę wraz z rozwojem działalności i wymaganiami użytkowników a sama inwestycja jest rozłożona w czasie. Wymagania rosną Oferowanie „dużych systemów” mniejszym firmom jest uzasadnione ich rosnącymi potrzebami, a także świadomością informatyczną. Coraz więcej zapytań ze strony sektora MŚP dotyczy choćby automatyzacji procesów w obszarze produkcji czy logistyki. Rośnie zainteresowanie ekranami dotykowymi, obsługą procesów etykietowania czy w sferze księgowej – elektroniczną akceptacją faktur kosztowych. Co ciekawe, dążenie do automatyzacji jest szczególnie zauważalne w małych przedsiębiorstwach, gdzie zasoby personalne są ograniczone. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się także wdrożenia systemów ERP z wykorzystaniem technologii RFID. Wyraźnie widać, że sektor MSP poszukuje rozwiązań kompleksowych, poszerzanych o dodatkowe funkcjonalności – np. o zarządzanie projektami czy system wagowy. Potrzeby MŚP przekładają się też na kierunek ewolucji systemów ERP. Zdecydowanie ważniejszy niż jeszcze 5-10 lat temu staje się interfejs użytkownika. Systemy ERP oferowane w ostatnich latach zapewniały użytkownikom przede wszystkim możliwość dostępu do ro- Przez długi czas postrzegano firmy z sektora MŚP jako te, które mało wymagają i mają zupełnie inne potrzeby informatyczne niż duże przedsiębiorstwa. snącej ilości obszarów funkcjonalnych, teraz zauważyć można trend do podnoszenia poziomu ergonomii oprogramowania. Łatwość dostępu do systemu wpływa na optymalne wykorzystanie funkcji systemu, przyspieszenie procesów biznesowych, poprawę jakości podejmowanych decyzji, a w konsekwencji na lepsze wyniki finansowe firm. www.biznes.benchmark.pl Spełnić wymagania MŚP Dostosowywanie „dużych systemów” do potrzeb MŚP polega też na maksymalnym uproszczeniu i skróceniu czasu wdrożenia do kilku-kilkunastu tygodni. Jest to możliwe dzięki wyłączeniu pewnych funkcjonalności dużych systemów ERP, które nie są priorytetowe dla firm z sektora MŚP. Metodologia wdrożenia „dużego systemu” ERP u klienta sektora MŚP daje możliwość stosowania poszczególnych funkcji wybiórczo, niejako w oderwaniu od reszty systemu. Wdrożenie jest w tym przypadku bardziej funkcjonalne i stanowiskowe niż procesowe. Takie podejście jest możliwe m.in. dzięki mniej skomplikowanym i rozbudowanym strukturom organizacyjnym przedsiębiorstw MŚP. Często zdarza się, że na jednym stanowisku pracy wykonywanych jest za pośrednictwem systemu informatycznego wiele wzajemnie niekorelujących ze sobą czynności. Przy ocenie potrzeb wdrożeniowych bierze się więc pod uwagę nie wielkość klienta, lecz jego potrzeby i stopień skomplikowania potencjalnego projektu wdrożeniowego. Takie podejście pozwala ograniczać też koszty. Zakładając, że wdrożenie systemu ERP w większej firmie obejmującej około 50 użytkowników i standardowy obszar funkcjonalny, to koszt wahający się od kilkuset tysięcy do miliona złotych, zastosowanie metodyki wdrożenia dedykowanej mniej skomplikowanym projektom wdrożeniowym – charakterystycznym dla średnich przedsiębiorstw – oznacza oszczędności na poziomie kilkudziesięciu procent. Wynika to przede wszystkim z zastosowania uproszczonej metodyki wdrożenia oraz mniejszych oczekiwań wobec poszczególnych funkcjonalności systemu. Jest to koszt akceptowalny dla większości średnich firm. Skąd wziąć fundusze? Gdyby był on wciąż jednak zbyt wysoki, warto rozważyć zakup systemu ERP w modelu outsourcingowym lub SaaS. Koszt pozyskania rozwiązania informatycznego w takim modelu jest relatywnie niski w stosunku do osiąganych korzyści i co może bardziej istotne – rozłożony w czasie. To bardzo dobre rozwiązanie zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw, których budżety nie pozwalają na zakup „stacjonarnej” licencji systemu ERP. Warto jednak zauważyć, że choć w zasadzie wszyscy znaczący dostawcy oprogramowania są już dziś gotowi na oferowanie swoich rozwiązań w modelu SaaS albo już je w tym modelu udostępniają, to najczęściej jako rozwiązanie hybrydowe, będące uzupełnieniem tradycyjnego modelu dostarczania aplikacji. W przypadku stacjonarnych wdrożeń, warto rozważyć skorzystanie z funduszy unijnych, choć tutaj trzeba uzbroić się w cierpliwość – programy na najbliższe 7 lat nie zostały jeszcze ogłoszone. Choć proces uzyskania dofinansowania unijnego wygląda na bardzo skomplikowany i jest bardzo sformalizowany, na stronach każdego programu unijnego dostępne są jednak materiały pomocnicze. Ułatwiają one wypełnienie formularzy i objaśniają krok po kroku jak należy dane dokumenty wypełnić, by nie tylko otrzymać, ale i odpowiednio rozliczyć otrzymane środki. Niepodważalną i największą zaletą dofinansowania inwestycji ze środków unijnych jest fakt, że nie jest to pożyczka, którą trzeba zwrócić – środki otrzymywane są bezzwrotnie. Alternatywną formą finansowania wdrożenia systemu ERP jest leasing, który pozwala na rozłożenie ciężaru inwestycji w czasie. To o tyle ważne, że firmy spłacają stałe raty, w określonym i dogodnym dla nich terminie. Pozwala to na lepsze zarządzanie płynnością finansową firmy i sprawia, że tak kosztowna inwestycja, jaką jest wdrożenie systemu ERP, nie jest aż tak odczuwalna finansowo. Samo rozłożenie płatności na raty, jest również korzystne z punktu widzenia podatkowego – ratę leasingową można odliczyć od podatku i dzięki temu obniżyć koszty całej inwestycji. Klient może też zaciągnąć na wdrożenie systemu ERP pożyczkę. Taką możliwość udostępnia np. firma ORIX. W tym przypadku klient od samego początku staje się właścicielem licencji systemu na podstawie umowy sprzedaży oraz faktury wystawianej bezpośrednio na niego. ORIX dokonuje płatności za licencję na podstawie podpisanej umowy pożyczki z klientem oraz kopii faktury za licencję. Pożyczka jest odpowiedzią na ograniczenia dotyczące finansowania kosztów konsultingu (usługi wdrożeniowej), który bardzo często jest główną pozycją kosztową projektu wdrożenia ERP. Klient może otrzymać otwarty limit do wysokości kosztu całego wdrożenia netto. Maryla Pawlik Autorka artykułu jest dyrektorem ds. sprzedaży w firmie BPSC; www.bpsc.com.pl Biznes benchmark magazyn 25 Foto: Fotolia Zarządzanie małą i średnią firmą Zastosowanie oprogramowania ERP i CRM P rzedsiębiorcy podejmujący decyzję o inwestycji w oprogramowanie biznesowe powinni mieć zawsze na uwadze strukturę działalności swojej firmy, jej bieżące potrzeby, ale również długofalowe plany biznesowe. Jedynie takie podejście zapewni wybranie optymalnych dla danego przedsiębiorstwa rozwiązań, zwłaszcza że jest to najczęściej inwestycja na wiele lat. Ważne jest, aby firma sporządzająca zapytanie ofertowe potrafiła wskazać konkretny cel biznesowy. Niestety nadal często spotykamy się z sytuacją, że zapytania pełne są pytań dotyczących pojedynczych funkcji, a kwestia konkretnego celu jest pomijana. Zasta- 26 Biznes benchmark magazyn nawiając się nad wdrożeniem, powinno się jasno określić w jakim zakresie spodziewa się wsparcia ze strony systemu. Rozpoczęcie wyboru rozwiązania od pytań takich jak: „czy system pozwoli na monitorowanie relacji z klientami lub skrócenie czasu do- stawy?”, a następnie późniejsze przeprowadzanie wdrożenia w oparciu o takie, konkretne zagadnienia, umożliwia osiągnięcie największych korzyści z danej inwestycji. Rynek systemów ERP i CRM Wyniki raportu branżowego „Epicor. System na miarę potrzeb” pokazały, że rośnie świadomość przedsiębiorców w zakresie korzyści wynikających z użytkowania oprogramowania biznesowego. Aż 35 proc. ankietowanych postrzega rolę systemów do zarządzania www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie małą i średnią firmą zasobami przedsiębiorstwa (ERP) jako strategiczną, a 41 proc. widzi w nich wsparcie w codziennej działalności. Systemy ERP wspierają firmy w efektywniejszym wykorzystywaniu własnych zasobów w celu zwiększenia przychodów. Zakres narzędzi dostępnych w systemach (ERP) jest bardzo szeroki oraz stale rozbudowywany. W średnich i dużych firmach systemy ERP są istotnym rozwiązaniem umożliwiającym sprawne zarządzanie oraz optymalizację złożonych procesów biznesowych zachodzących właściwie w każdym obszarze ich działalności. Większość przeprowadzanych przez nas wdrożeń ma miejsce w firmach zatrudniających powyżej 50 pracowników. Zdarza się jednak, że implementujemy nasze rozwiązania również w małych przedsiębiorstwach. Małym firmom zależy przede wszystkim na oprogramowaniu, które będzie dobrane pod kątem ich budżetu. Doświadczenie pokazuje, że takie przedsiębiorstwa są najczęściej zainteresowane wdrażaniem pojedynczych modułów oraz aplikacji, co umożliwia stopniowe wdrażanie funkcjonalności w zależności od potrzeb oraz możliwości finansowych. Tego typu narzędzia zapewniają małym przedsiębiorstwom optymalizację procesów kluczowych z punktu widzenia ich działalności oraz przyczyniają się do wzrostu ich konkurencyjności. Z powodów finansowych małe przedsiębiorstwa często sięgają po systemy prekonfigurowane, które są projektowane na bazie doświadczeń wyniesionych z wdrożeń przeprowadzonych w firmach działających w konkretnej branży. Dużym zainteresowaniem wśród grupy małych firm cieszą się aplikacje do obsługi sprzedaży stacjonarnej i internetowej oraz systemy odpowiadające za zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Przedsiębiorcy chętnie sięgają po system CRM ze względu na jego funkcjonalności, która umożliwia im optymalizację procesów zachodzących przy obsłudze bieżących klientów, jak również usprawnia działania związane z pozyskaniem nowych kontraktów. Ponadto systemy do zarządzania relacjami z klientami wspomagają firmy w budowaniu tzw. lejka sprzedaży (pipeline’u), ocenie szans sfinalizowania umów, weryfikacji aktywności pracowników oraz efektywności działań handlowców, jak www.biznes.benchmark.pl również dostarczają bardzo szczegółową dokumentację relacji z kontrahentami. Dzięki możliwościom systemu firma ma wgląd do historii zamówień, terminów dostaw czy zestawienia reklamacji. Wszystkie istotne informacje gromadzone są w jednej, spójnej bazie. Takie kompleksowe zestawienie informacji usprawnia analizę poszczególnych segmentów klientów. Szybkość i łatwość dostępu do informacji sprawia, że handlowcy są bardziej wydajni i efektywni w swoich działaniach, a tym samym mogą prowadzić bardziej owocne negocjacje. Profesjonalny system CRM wyposażony jest w mechanizmy kontrolne oraz mechanizmy sygnalizujące nieprawidłowości. CRM jest również istotnym elementem w prowadzeniu komunikacji marketingowej, ponieważ dostarcza danych dotyczących efektywności prowadzonych programów lojalnościowych i realizowanych akcji promocyjnych. Ważną zaletą systemu CRM dla pracodawców jest także to, że przyczynia się on do powiązania klienta z firmą, a nie z jej przedstawicielami handlowymi. Ma to szczególne znaczenia w dobie dużych rotacji personalnych w firmach. Media społecznościowe – nowy kierunek w biznesie Wraz z bardzo dynamicznym rozwojem mediów społecznościowych na znaczeniu nabiera także social CRM, który wspiera zarządzania relacjami klienckimi odbywającymi się w innych niż tradycyjne, kanałach komunikacji. Firmy coraz częściej decydują się na obecność w mediach społecznościowych przede wszystkim dlatego, że są tam obecni (i aktywni) ich klienci. Media społecznościowe oferują zupełnie nowe sposoby docierania do potencjalnych klientów, jak również rozwijania relacji z tymi konsumentami, którzy danej firmie już zaufali. Umożliwiają one również prezentację oferty firmy oraz budowanie jej wizerunku w niespotykany dotąd sposób, za pomocą różnych aplikacji oraz narzędzi przez nie oferowanych. Co szczególnie ważne, dla małych firm, obecność w mediach społecznościowych jest możliwa nawet przy niezbyt dużym nakładzie pieniędzy. Trzeba jednak pamiętać, że działania prowadzone w social media powinny być wsparte rozwiązaniami IT, które będą mierzyć efek- tywność prowadzonych kampanii. Bez tego podejmowane kroki w social media mogą przynieść więcej strat niż korzyści. Trzeba mieć też na uwadze, że relacje z klientami prowadzone w tego rodzaju kanałach nie są odwzorowaniem relacji prowadzonych w tradycyjny sposób. Charakteryzują się one większą anonimowością, co sprawia, że klient nie zawsze będzie czuł się tak ściśle zobowiązany do utrzymywania kontaktu jak podczas np. spotkań bezpośrednich czy rozmów telefonicznych. Szczególnie w takich przypadkach trudno sobie wyobrazić prowadzenie kampanii bez wdrożenia narzędzi umożliwiających monitoring działań oraz ocenę efektywności. Małe firmy, które mają mocno ograniczone środki finansowe na inwestycję w rozwiązania IT, mogą rozważyć decyzję o wdrożeniu CRM w oparciu o technologię Cloud Computing, co znacznie ograniczy koszty związane z implementacją oraz późniejszym użytkowaniem tego narzędzia. Ponadto, technologia cloud computing jest związana z innym sposobem licencjonowania. Firma nie musi kupować licencji, płaci jedynie abonament za wykorzystywane funkcjonalności. Poprzez takie rozwiązanie przedsiębiorstwo może swobodnie zmienić swój wybór w zależności od aktualnego zapotrzebowania. Innymi słowy, chmura zapewnia małym lub rozpoczynającym działalność firmom dostęp do nowoczesnych narzędzi IT przy jednoczesnym dbaniu o ekonomikę. Niezależnie od rozwiązania, które firma wybierze oraz formy jego implementacji, na początku zawsze trzeba pochylić się nad analizą przyszłego kształtu firmy. Małe firmy będące u progu swojego rozwoju muszą pamiętać by nie dopasowywać wybieranych rozwiązań jedynie do bieżących potrzeb. Dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe sprawia, że decyzję o takiej inwestycji należy rozpatrywać w kontekście dalszej perspektywy. W tym pierwszym, przedwdrożeniowym etapie należy zastanowić się nad zmianami w profilu działalności, które mogą nastąpić w przyszłych latach. Takie podejście umożliwi efektywne wykorzystanie funkcjonalności wybranego rozwiązania i podniesienie wskaźnika tempa zwrotu z inwestycji. Piotr Krzysztoporski Autor artykułu jest dyrektorem ds. konsultingu w Epicor Software Poland; www.epicor.pl Biznes benchmark magazyn 27 Foto: Fotolia Zarządzanie małą i średnią firmą Obniżanie bariery wejścia w systemy ERP i BI S ystemy ERP i BI przez lata zarezerwowane były dla dużych organizacji z powodu wysokich barier wejścia. Czy można je zniwelować, tak aby umożliwić dostęp do ERP szerszej grupie podmiotów z sektora MSP? Ograniczony dostęp małych i średnich firm do drogich, nowoczesnych rozwiązań IT był jednym z powodów dla których przez lata między MSP a dużymi organizacjami wytworzyła się luka technologiczna. Obecnie około połowa największych podmiotów gospodarczych korzysta z ERP, podczas gdy w sektorze MSP (z wyłączeniem mikroprzedsiębiorstw), zależnie od branży, jest to tylko od kilku do 28 Biznes benchmark magazyn kilkunastu procent. Korporacje wykorzystują ERP czy Business Intelligence nie tylko do efektywnej obsługi procesów biznesowych, ale także do zarządzania działalnością, minimalizacji ryzyka operacyjnego i szybkiego podejmowania decyzji. Takie same potrzeby coraz silniej uwidaczniają się w całym sektorze MSP. Na obecnym rynku konkurencja między firmami ciągle ro- śnie, a to oznacza, że również małe i średnie organizacje chcą poprawiać swoją efektywność, m.in. właśnie z pomocą ERP. Mniejsze organizacje też chcą być zdolne do szybkiego podejmowania decyzji i opierać je na twardych informacjach z analityki biznesowej, a nie tylko na intuicji i cząstkowych danych. Za wysokie koszty, zbyt duże zaangażowanie Dla MSP kluczową barierą wejścia w system ERP jest wysoki koszt. Należy podkreślić, że koszt zakupu ERP to nie tylko cena licencji, www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie małą i średnią firmą ale również wszystkie koszty wdrożeniowe – analizy przedwdrożeniowe, parametryzacja, szkolenia – oraz późniejsze koszty utrzymania rozwiązania. Oprócz bariery kosztowej jest także wyraźna bariera natury organizacyjnej. Wdrożenie ERP wymaga od firmy zaangażowania jej kluczowych pracowników. W przypadku mniejszych organizacji, z uwagi na imitowane zasoby kadry menedżerskiej, naprawdę trudno jest wyłączyć z bieżących funkcji strategicznych pracowników bez uszczerbku na działalności firmy. Wynagrodzenia kadry menedżerskiej w MSP stanowią istotny czynnik kosztowy, co powoduje, że angażowanie managementu w długie wdrożenie jest dla firmy ryzykowne i może być mało opłacalne. Z drugiej strony, brak takiego zaangażowania grozi fiaskiem i źle wdrożonym systemem, bowiem zespół projektowy nie jest efektywny. Wspomniana bariera organizacyjna oraz wysokie koszty powodują, że MSP często decyduje się na opcję alternatywną: zamiast wdrażać zintegrowany system do obsługi całej działalności, firmy decydują się na informatyzowanie obszarów po kawałku. Kupują mniejsze, dedykowane rozwiązania i w ten sposób systematycznie rozbudowują swoją infrastrukturę systemową. Taki scenariusz informatyzacji działalności w MSP jawi się często jako rozwiązanie tymczasowe, ale za to efektywne kosztowo, a czasem wręcz po prostu jako jedyne wyjście. Niestety, firmy kierując się aspektem finansowym i doraźnymi potrzebami, nie czerpią korzyści z posiadania spójnego systemu, ponieważ ich infrastruktura systemowa zazwyczaj nie jest dostatecznie zintegrowana. Tymczasem o konkurencyjności firmy oraz efektywności w obszarze zarządzania i podejmowania decyzji decyduje m.in. integracja danych i obiegu informacji w ramach całej działalności – czyli coś, co daje spójny system ERP. Obniżyć cenę dostępu, zredukować pozostałe koszty Aby obniżyć barierę wejścia w system ERP w firmie Sage uznaliśmy, że MSP należy dać wybór. Stworzyliśmy zupełnie nową opcję alternatywną poprzez udostępnienie zintegrowanego systemu ERP w modelu subskrypcyjnym. Zastosowaliśmy tę opcję dla Systemu Zarządzania Forte adresowanego www.biznes.benchmark.pl do organizacji średniej wielkości. W modelu subskrypcyjnym główna różnica formalna polega na tym, że klient zamiast licencji kupuje prawo do okresowego (rocznego) korzystania z rozwiązania. Porównując koszty, subskrypcja pozwala rozpocząć pracę w systemie ERP o ponad połowę taniej niż przy zakupie licencji. Istotną zaletą subskrypcji jest fakt, że od początku firma wie, jakie będą jej koszty użytkowania rozwiązania i że może je rozłożyć na kolejne lata. Oprócz stworzenia subskrypcyjnego modelu sprzedaży, postanowiliśmy także rozszerzyć funkcjonalność ERP o moduł Business Intelligence, który został udostępniony także w subskrypcji. Uznaliśmy, że już samo dodanie funkcjonalności BI do zintegrowanego systemu ERP będzie stanowić dla klientów wartość dodaną. Po pierwsze dlatego, że BI pracuje na bazie danych, na której już działa ERP – klient nie musi zatem inwestować w żadne dodatkowe środowisko bazodanowe czy organizować hurtowni danych. Po drugie, ponieważ już „na wejściu” moduł BI jest zintegrowany z ERP, co znacząco obniża jego koszty wdrożenia. Przy okazji projektowania subskrypcyjnego kanału sprzedaży dla Forte BI udało nam się jeszcze dodatkowo obniżyć barierę kosztową i wspomnianą wyżej barierę organizacyjną. Otóż zdecydowaliśmy się udostępniać na okres sześciu tygodni testową wersję systemu. W czasie testów klient pracuje na swoich rzeczywistych danych zgromadzonych w bazie ERP. W czasie próbnym klient sam we własnym zakresie tworzy katalog wymagań wobec BI, które potem wykorzystywane są na etapie wdrożenia. To testowanie aplikacji ma dwie zasadnicze zalety: • po pierwsze, pełni funkcje wdrożenia pilotażowego, co oznacza, że po okresie testowania, na podstawie wymagań określonych przez klienta system wdrażany jest wielokrotnie krócej – wystarczy bowiem tylko jego parametryzacja. Dzięki „pilotowi”, docelowe wdrożenie Forte Business Intelligence trwa zaledwie kilka dni, podczas gdy wdrożenie standardowego rozwiązania BI pochłania kilka tygodni; • po drugie, okres testów daje klientowi dużą elastyczność w zakresie budowania listy wymagań. Klient pracuje z systemem, kiedy jemu jest wygodnie – my nie narzucamy żadnych wymagań, przez co w firmie nie ma poczucia, że kluczowi pracownicy są odłączeni od bieżących działań. Wymaga to wzięcia przez klienta odpowiedzialności za etap analiz, ale z drugiej strony firma nie ponosi żadnych kosztów z tytułu angażowania konsultantów dostawcy. Połączenie modelu subskrypcji i testowego wdrożenia pozwala jednocześnie wyeliminować koszty analiz przedwdrożeniowych, zredukować koszty usług wdrożeniowych, wyeliminować koszty utrzymania systemu oraz obniżyć o ponad połowę kosztową barierę wejścia w użytkowanie systemu. Technologia także wpływa na koszty Na koniec warto podkreślić, że wybór technologii rozwiązania ERP ma przełożenie na ponoszone przez klienta koszty na etapach rozwoju i utrzymywania systemu. Jeżeli firmie zależy na zredukowaniu do minimum wydatków w tym obszarze, powinna wybierać rozwiązania tworzone w takich technologiach, które są możliwie powszechnie wykorzystywane w biznesie, ale w których koszt godziny pracy specjalisty (informatyka, wdrożeniowca) jest względnie niewysoki. Warto też zwrócić uwagę, czy dostawca pozwoli ewentualnie rozwijać system we własnym zakresie, np. przy wykorzystaniu własnych informatyków. Projektując System Zarządzania Forte kierowaliśmy się także tym kryterium i dlatego system opiera się m.in. na MS SQL Server i narzędziach Analysis & Reporting Services. Rynek IT przez lata przyzwyczaił nas do tego, że niektóre kategorie rozwiązań są poza zasięgiem MSP. Sytuacja szybko się jednak zmienia i zarówno w przypadku ERP, jak i Business Intelligence, małe i średnie firmy mogą już korzystać ze standardów zarezerwowanych niegdyś dla bogatych i dużych przedsiębiorstw. Ten trend będzie się jeszcze nasilał w przyszłości, wraz z rozwojem technologii chmury. Tym sposobem, dzięki technologiom i nowoczesnym rozwiązaniom, MSP może skutecznie adaptować najlepsze praktyki i standardy zarządzania. Sektor ten ma ciągle ogromny potencjał do uwolnienia. Łukasz Wilczyński Autor artykułu jest zastępcą dyrektora Działu Zarządzania Produktami w firmie Sage; Biznes benchmark magazyn 29 Zarządzanie małą i średnią firmą a n ę i s y m j u t o g y Prz Foto: Fotolia ej w do y r b y h ury m ch j e rt a w t o ą oc m z po B ig data to zagadnienie, które niegdyś absorbowało tylko działy IT, by obecnie trafić do świadomości zarządów. Kierownictwo firm zaczyna pytać o big data, nie rozumiejąc jednak jeszcze w pełni wartości tej koncepcji. Pomimo niepewności, wiele firm analizuje, w jaki sposób mogą skorzystać z big data. Organizacje, które tworzą i zbierają wiele informacji z zamiarem wydobycia z nich wartości, inwestują w systemy potrafiące składować i analizować dane na dużą skalę. Firma analityczna IDC w badaniu z marca 2013 r. prognozuje wysoki wzrost w obszarze Big Data. IDC przewiduje, że wartość rynku zwiększy się z 3,2 mld USD w 2010 r. do 16,9 mld USD w 2015 r. Siłą napędową wzrostu będą przede wszystkim średniej wielkości firmy próbujące zyskać przewagę konkurencyjną na bazie wiedzy pozyskanej 30 Biznes benchmark magazyn dzięki analityce biznesowej, a także różnej wielkości przedsiębiorstwa zmuszone do zachowania zgodności z przepisami w zakresie przechowywania danych. Niezależnie od motywacji, trzeba pamiętać o zachowaniu w działaniach IT szerszej perspektywy niż proste dokupowanie pamięci masowej. Rynek big data jest już dziś mocno zatłoczony, co sprawia, że firmy muszą starannie ocenić wiele różnych opcji przed podjęciem inwestycji. Skalowalne pamięci masowe Big data wymaga pojemnych pamięci masowych. Duża część inwestycji dotyczyć będzie właśnie infrastruktury pamięci masowych, two- www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie małą i średnią firmą Big data może działać w chmurze prywatnej, publicznej lub chmurze hybrydowej, która łączy dwie pierwsze. Chmury prywatne są czasami postrzegane jako zbyt drogie; wymagają znacznie większych nakładów na lokalne systemy IT i kadry. Z drugiej strony, chmury publiczne, kupowane od dostawców usług zarządzanych, zachęcają niższymi kosztami wejścia, ale niosą ze sobą ryzyko przywiązania do jednego dostawcy, ponieważ często działają na bazie zamkniętych systemów pamięci masowych i interfejsów API. Aby chronić się przez takim przywiązaniem, firmy powinny szukać rozwiązań pamięci masowych, które są elastyczne i mogą być stosowane w wielu środowiskach: lokalnych, zwirtualizowanych, chmurowych. Powinny też zapewniać wiele punktów dostępu. Mechanizmy big data mogą być bardzo wartościowe dla firm, które chcą usprawnić swoją działalność lub obsługę klienta. W tym kontekście niezwykle obiecująca jest technologia otwartej chmury hybrydowej, przeznaczona dla organizacji pragnących realizować ideę big data teraz lub w przyszłości. Niezależnie od tego, czy firma zdecyduje się iść w kierunku big data, jednego możemy być pewni: ilość danych generowanych i zbieranych przez przedsiębiorstwa będzie rosnąć. Czas działać rzących platformy, z pomocą których można wydobywać wartościowe informacje. W sytuacji, gdy coraz więcej firm pragnie przełożyć olbrzymie zbiory danych, pochodzących np. z działań handlowych bądź obecności w mediach społecznościowych, na wartości biznesowe, zapotrzebowanie na rozwiązania pamięci masowych przystosowane do wymogów big data rośnie. Tradycyjne, instalowane lokalnie systemy, takie jak NAS czy SAN, nie są wystarczająco skalowalne lub elastyczne. Rozwiązania big data nie są statyczne; są to dynamiczne platformy, spełniające zarówno obecne, jak i przyszłe wymogi w zakresie przechowywania danych. www.biznes.benchmark.pl Chmura Potrzeba dynamiki to powód, dla którego technologia big data dobrze wpisuje się w architekturę chmurową, a popularność tego modelu rośnie. Możliwa jest replikacja i separacja poszczególnych zbiorów danych, a także umiejscowienie ich w dowolnym miejscu na świecie, co upraszcza skalowanie infrastruktury. Firmy nie muszą budować i utrzymywać własnej infrastruktury, zmniejszając koszty podczas mniejszego obciążenia pracą. Tego typu rozwiązanie jest szczególnie istotne dla małych i średnich firm, które chcą lub muszą analizować duże ilości zgromadzonych danych. Kwestia skalowalnych, inspirowanych chmurą systemów pamięci masowych, bazujących na standaryzowanym sprzęcie i oprogramowaniu open source, jest dziś istotna dla każdej organizacji. Firmy, które nie planują przejścia na solidne i skalowalne platformy składowania danych, mogą w przyszłości mieć problemy z zarządzaniem danymi. Ponadto, jeśli będą one chciały czerpać korzyści z idei big data, natkną się prawdopodobnie na ograniczenia natury natury logistycznej i ekonomicznej. Otwarta chmura hybrydowa przeciera szlaki jako przystępna cenowo, zrównoważona platforma, dzięki której organizacje mogą budować platformy pamięci masowych z użyciem istniejących systemów, a później elastycznie je rozwijać, dzięki czemu będą gotowe na przyszłe wyzwania. Gerald Sternagl Autor artykułu jest EMEA Business Unit Manager Storage w firmie Red Hat; www.redhat.com Biznes benchmark magazyn 31 Foto: Fotolia Zarządzanie małą i średnią firmą Wykorzystanie faktur elektronicznych w firmach O d początku roku przepisy dotyczące e-faktur stały się bardziej przyjazne dla przedsiębiorców. To dobry moment, by poważnie zastanowić się nad wprowadzeniem faktur elektronicznych w firmach. Od wielu lat do elektronicznej dokumentacji przekonują dostawcy systemów informatycznych, organizacje ekologiczne a także te zrzeszające przedsiębiorców. Jednak bezskutecznie. W Finlandii, blisko 80% faktur wystawianych jest w postaci elektronicznej. Jeszcze więcej firm – według danych PKPP Lewiatan – korzysta z e-faktur w Wielkiej Brytanii. W Polsce z elektronicznych faktur w relacjach biznesowych korzysta - według różnych szacunków – od kilkunastu do nieco ponad 20% przedsiębiorców. Mimo kampanii informacyjnych, edukacyjnych, trudno ten wynik uznać za sukces. W labiryncie paradoksów Chociaż firmy od lat zdają sobie sprawę z tego, że elektroniczny obieg dokumentów przynosi realne oszczędności w postaci zmniejszenia kosztów przygotowywania, drukowania, dystrybucji dokumentów czy przyśpieszenia procesu płatności, to jednak stosują je niechętnie. Wynika to z głównie z pewnych zaszłości prawnych – przez wiele lat przepisy nie nadążały za potrzebami biznesu. Urzędy skarbowe często różnie je 32 Biznes benchmark magazyn interpretowały w związku z czym właściciele firm woleli stosować faktury papierowe – to, co jest dobrze znane i powszechnie akceptowane. Trzeba też przyznać, że sam proces zgody na otrzymywanie e-faktury wymagał podpisania papierowego dokumentu, co kompletnie kłóciło się z ideą elektronicznego dokumentu i związanej z nią wygody. O tym jak dużą barierą była konieczność zdobycia pisemnej zgody odbiorców e-faktur na ich otrzymywanie, jest przykład jednej z firm, która na kilkanaście tysięcy faktur, jedynie kilkaset wystawia elektronicznie. Sytuację komplikowała także konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych. Choć ceny tego pierwszego rozwiązania systematycznie spadały, by osiągnąć w końcu poziom akceptowalny także przez wiele małych firm, to przedsiębiorcy podchodzili do e-podpisu nieufnie. Traktowali je jako rozwiązanie siłą narzucone przez państwo, które nie pozostawiło przedsiębiorcom żadnej alternatywy w postaci stosowania choćby certyfikatów niekwalifikowanych. W końcu zaczęto zmieniać przepisy na bardziej przyjazne dla przedsiębiorców. Przełom czyli zgoda domniemana Sytuację zmieniło nieco wprowadzenie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W 2012 r. pojawiło się na horyzoncie kolejne światełko w tunelu – w grudniu wprowadzono nowe przepisy dotyczące wystawiania i sposobu przechowywania oraz wysyłania faktur. Prawo zrównało wreszcie faktury elektroniczne z tradycyjnymi i umożliwiło korzystanie z e-faktur bez konieczności opatrywania ich podpisem kwalifikowanym. Wprowadzono możliwość zapewnienia wiarygodności e-faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Był to krok w dobrym kierunku, choć ten zapis dalej wywoływał kontrowersje, a Izby Skarbowe różnie go interpretowały. W przesyłanej e-mailem e-fakturze konieczne było zachowanie integralności danych i autentyczności pochodzenia dokumentu. Kwestią sporną pozostała procedura potwierdzenia tych wymagań podczas kontroli biznesowej. www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie małą i średnią firmą Zapis prawny był bowiem niejasny. Ogromnym ułatwieniem było za to wprowadzenie zasady zgody domniemanej. Od początku 2013 r. kwestie zgody na przesyłanie faktur leżą w gestii umownej stron. Dopuszczono zgodę ustną lub domniemaną czyli opłacenie pierwszej faktury elektronicznej przez klienta uznaje się za zgodę na otrzymywanie e-faktur. Od 1 stycznia 2014 r. obowiązuje nowa definicja e-faktury. Zgodnie z nowymi przepisami jest to dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Przy tym wybór samego formatu zależy od podatnika. Może to być na przykład faktura w formie komunikatu XML lub też inny rodzaj formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV, lub faks otrzymany w formacie elektronicznym). W praktyce oznacza to, że e-fakturą są też faktury sporządzone w formie papierowej, przetworzone na format elektroniczny, zeskanowane, a następnie wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail. Elektroniczną fakturą jest też dokument w formacie elektronicznym udostępniany za pośrednictwem serwisu internetowego. Nowe przepisy to szansa na upowszechnienie e-faktur zwłaszcza zarówno małych, średnich, jak i dużych firm, choć trzeba przyznać, że te ostatnie znacznie częściej wdrażały e-fakturę. Głównie ze względu na niższe koszty w porównaniu z jej papierowym odpowiednikiem i poprawę płynności finansowej. Dla firmy wystawiającej kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy faktur miesięcznie, korzyści są łatwo namacalne. W chmurze Zmiany prawne wpływają na rozwój systemów informatycznych wspierających proces tworzenia, archiwizowania i dystrybucji faktur elektronicznych. Dla małych mobilnych firm, optymalnym rozwiązaniem są programy oferowane w chmurze obliczeniowej. Nie wymagają one żadnych inwestycji w sprzęt czy infrastrukturę. To zwykle bardzo proste w obsłudze aplikacje, zaprojektowane z myślą o firmach wystawiających kilka, kilkadziesiąt faktur miesięcznie. Serwisy różnią się nieznacznie funkcjonalnością oraz interfejsem. Przy ich wyborze trzeba zwrócić uwagę na to, że nie wszystkie oferują np. wersje angielskie faktur, część z nich posiada też ograniczone możliwości edycji dokumentów. Bardziej zaawansowane roz- www.biznes.benchmark.pl wiązania mają możliwość rejestracji operacji finansowych realizowanych przez pracowników: wpłaty należności do kasy czy odbioru należności od klienta. Automatycznie synchronizują też kursy walut z NBP, mają możliwość windykacji przeterminowanych należności, generowania raportów i zestawień oraz integracji płatności za faktury z systemami takimi jak PayU, PayPal, DotPay czy Przelewy24. W przypadku większych firm takie aplikacje się jednak już nie sprawdzają. Wystawienie i wysłanie kilkuset czy więcej faktur w krótkim czasie wymaga rozwiązań, które pozwalają zautomatyzować proces przygotowywania e-faktur. Dla średniej firmy ważne jest też to, by sposób generowania różnego rodzaju dokumentów księgowych – np. faktur krajowych czy eksportowych – mógł zostać określony indywidualnie przez użytkownika. Chodzi tutaj nie tylko o temat i treść maila do konkretnego kontrahenta lub grupy kontrahentów, ale także o takie parametry jak np. język faktury czy też waluta. Bardziej zaawansowane rozwiązania pozwalają na automatyczną realizację wysyłki nieograniczonej liczby e-faktur w zdefiniowanym wcześniej terminie, do określonej grupy odbiorców. I mają jeszcze jedną zaletę – pozwalają na archiwizowanie faktur, a ten proces jest znacznie większym wyzwaniem niż wystawianie e-dokumentów. E-faktura jako element większej całości W średnich firmach najlepiej i najwygodniej powiązać wystawianie i dystrybucję faktur z innymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. W takim ujęciu fakturowanie jest fragmentem większej całości. Dla przykładu, w systemie Impuls EVO, moduł do zarządzania e-fakturami funkcjonuje jako finalny etap całego procesu fakturowania, który integruje i analizuje informacje z różnych działów firmy: księgowości, produkcji, logistyki, sprzedaży, etc, dzięki czemu obsługa e-faktur zawsze jest powiązana z innymi procesami zachodzącymi w firmie – np. zamówieniami. Wdrożenie modułu dystrybucyjno-sprzedażowego umożliwia powiązanie zamówień klientów z dokumentami WZ i fakturami. Po otrzymaniu zamówienia, firma wprowadza je do systemu, na tej podstawie tworzony jest dokument WZ i wystawiana jest faktura. Dzięki temu łatwo kontrolować zamówienia, płat- ności, znacząco ogranicza się też możliwość pojawiania się błędów w wystawianych dokumentach. Co ważne, do e-faktury zawsze dołączony jest link, po jego kliknięciu przez klienta, następuje autoryzacja szyfrowanej informacji i – jeśli została ona odczytana przez właściwą osobę zdefiniowaną w systemie – trafia ona do systemu Impuls. Zapobiega to sytuacjom, w którym dokument mógłby trafić w niepowołane ręce. Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę - po kliknięciu przez odbiorcę faktury na odpowiedni link, informacja o otrzymaniu e-faktury automatycznie zapisuje się w systemie Impuls EVO, co przyśpiesza płatności. W systemie pojawia się więc potwierdzenie odebrania faktury przez adresata. Rozwiązanie umożliwia też utworzenie do obsługi e-faktur w firmie specjalnego portalu www pozwalającego na generowanie, dystrybucję oraz podgląd dokumentów. W związku z wprowadzonymi zmianami prawnymi należy spodziewać się coraz powszechniejszej akceptacji e-faktur. Rosnące zainteresowanie rozwiązaniami eliminującymi z obiegu papier w firmach wynika z dwóch powodów. Pierwszy to możliwość ograniczenia kosztów, drugi to poprawa komfortu pracy, która także ma wymiar finansowy. Firma przetwarzająca rocznie kilkadziesiąt tysięcy papierowych dokumentów, w ciągu kilku lat tworzy gigantyczne archiwum, w którym wyszukanie konkretnego dokumentu może trwać nawet kilkadziesiąt minut. Elektroniczne archiwum umożliwia wyszukanie dokumentów ciągu kilku sekund z dowolnego miejsca, w którym mamy podłączenie do Internetu. Możemy wpisać dowolne hasło, nazwę klienta czy przedmiot umowy i otrzymać natychmiast precyzyjny wynik wyszukiwania. E-faktura stanie się w Polsce standardem i to nie ulega wątpliwości. Pytanie jakie powinniśmy sobie zadać brzmi zatem nie „czy?” tylko „kiedy”? Z naszych doświadczeń wynika, że liczba wdrożeń rozwiązania e-Faktura w ramach systemu Impuls EVO uległa podwojeniu na przestrzeni ostatnich 2 lat. Wprowadzone w tym roku zmiany prawne mogą zachęcić przedsiębiorców do tego, by na e-fakturę spojrzeli oni jeszcze bardziej przychylnie. Ireneusz Krak Autor artykułu jest dyrektorem ds. Rozwoju i Serwisu Aplikacji w firmie BPSC; www.bpsc.com.pl Biznes benchmark magazyn 33 Bezpieczeństwo i sieci Rys. 1: Wieloskładnikowy system uwierzytelnienia użytkowników CERB. [źródło: Wheel Systems] Jak zabezpieczyć się przed cyberatakami w epoce BYOD? W ykorzystywanie do służbowych celów prywatnych smartfonów może być równie wielkim błogosławieństwem jak i przekleństwem. Błogosławieństwem, ponieważ pracodawca jest wstanie podnieść poziom satysfakcji i wydajności pracowników w prosty i szybki sposób. Ceną za to jest jednak narastające ryzyko utraty wrażliwych informacji. Firma analityczna Gartner przewiduje, że do 2020 r. nie tylko biznes, ale też administracja publiczna może mieć problemy ze skuteczną ochroną aż 75 proc. Danych [1]. Powodem jest m.in. popularyzacja trendu Bring Your Own Device, czyli wykonywania pracy przy pomocy prywatnych smartfonów, tabletów lub innych przenośnych urządzeń. Firm, w których pracownicy tak postępuję, i to za przyzwoleniem przełożonych, będzie coraz więcej. Zagrożenie rośnie W zachodnich gospodarkach 38 proc. pracodawców już dziś pozwala korzystać z prywatnych urządzeń, a kolejne 20 proc. powinno wyrazić zgodę na BYOD w najbliższych 12 miesiącach. W trend wpisują się również pol- 34 Biznes benchmark magazyn scy pracodawcy, choć skala i dynamika wykorzystywania prywatnych urządzeń w służbowych celach jest mniejsza. Ponad 30 proc. rodzimych firm wręcz zastrzega, że tego typu polityka nigdy nie zostanie wdrożona [2]. Z drugiej strony pracodawcy często nie mają pełnej wiedzy o praktykach pracowników. Przesłanie lub zapisanie elektronicznej wiadomości na niewielkim smartfonie lub pamięci USB, które za chwilę trafiają do kieszeni, nie jest przecież żadnym wysiłkiem, a spowodowane prze to straty mogą być ogromne. Na urządzeniach przenośnych można zapisywać różnego rodzaju dane, dość wymienić bazy klientów, prezentacje ze strategicznymi założeniami, wyniki finansowe, a nawet korespondencje zdradzające aktualne nastroje i priorytety w firmie. Wszystkie informacje mają swoją mniejszą lub większą wartość, którą cyberprzestępcy skrupulatnie przeliczają na pieniądze i bez skrupułów starają się wykraść, biorąc na celownik coraz częściej urządzenia mobilne. Choćby dlatego, że są słabiej chronione niż komputery i coraz powszechniej użytkowane. Niestety w tej sytuacji podstawowe środki bezpieczeństwa jak stosowanie haseł i loginów to zdecydowanie za mało. I jedno i drugie cyberprzestępca może łatwo złamać, przechwytując dane z prywatnych urządzeń mobilnych, jak i dostając się do pozostałych zasobów, które są gromadzone i przetwarzane na firmowych serwerach. Niepraktyczna polityka Świadomość zagrożeń ze strony cyberprzestępców co prawda rośnie, ale wciąż większość firm bagatelizuje problem i z przymróżeniem oka zezwala na BYOD bez żadnych zabezpieczeń albo, przeciwnie, wdra- www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo i sieci ża najczęściej niepraktyczną i nieskuteczną politykę, której celem jest uniemożliwienie pracownikom wykorzystywania w pracy prywatnych urządzeń. Przykładem jest wątpliwa praktyka niektórych pracodawców, ktorzy przypisują sobie prawo dostępu do prywatnych urządzeń z firmowymi zasobami. W świetle prawa rzeczywistość jest jednak bardziej skomplikowana. Pracodawca nie może, ot tak, pozbawić pracownika własności. Należy zatem przyjąć, że tego typu komunikaty mają na celu jedynie zniechęcenie pracowników do BYOD. Nie sposób też wyobrazić sobie powszechnego zakazu przynoszenia do firm prywatnych smartfonów, tabletów lub pamięci USB. Pracownicy mają w zwyczaju upraszczanie zadań. Rośnie jednocześnie presja na wykonywanie coraz większej liczby czynności w coraz krótszym czasie. Dlatego przybywa Polaków, ktorzy zaczynają pracę, zanim przyjadą do biura. Komunikują się z partnerami biznesowymi w trakcie lunchów i jeszcze wieczorem. Urządzenia przenośne dają tego typu możliwość, dzięki czemu czas i miejsce przestają być ograniczeniem, co zresztą zachwala sobie wielu pracodawców, którzy oficjalnie mogą piętnować BYOD, ale po cichu dają przyzwolenie na wykorzystywanie w pracy prywatnych laptopów, tabletów lub smartfonów. Znamienne wręcz stało się proponowanie młodym kandydatom do pracy, by wykorzystywali własne urządzenia. Dzięki temu pracodawca może podnieść swoją atrakcyjność i poziom satysfakcji wśród pracowników, a jednocześnie obniżyć koszty administracyjne. Zamiast otwierać oddziały w terenie, wystarczy wszakże umożliwić pracę na mobilnych urządzeniach. Konsekwencje tego mogą być jednak dotkliwe. Ochronny parasol Szacuje się, że zawartość smartfona może być warta co najmniej 1000 zł. Jeśli tak, to ile cyberprzestępcy mogą zyskać, wkradając się z poziomu prywatnych urządzeń do firmowych serwerów? Odpowiedź jest prosta: tym więcej, im większy jest wolumen i im bardziej wartościowe są dane. Dlatego, oprócz edukacyjnych inicjatyw, warunkiem koniecznym chronionącym firmy przed cyberatakami jest scentralizowane za- www.biznes.benchmark.pl Rys. 2: Zasada działania systemu FUDO. [źródło: Wheel Systems] rządzanie użytkownikami oraz kontrola dostępu do zasobów firmy z wykorzystaniem urządzeń przenośnych. Taką możliwość daje wieloskładnikowy system uwierzytelnienia użytkowników CERB firmy Wheel Systems. Chroni on zasoby informacyjne firmy m.in. poprzez konieczność wykorzystania wieloskładnikowego uwierzytelnienia na etapie logowania się do sieci firmowej (z poziomu desktopów, laptopów lub tabletów). Jednym ze składników może być hasło jednorazowe wygenerowane przez aplikację CERBToken. Ochronny parasol może współtworzyć także rozwiązanie, które pozwala na monitorowanie pracy na serwerach firmowych bez konieczności instalowania oprogramowania na urządzeniach pracowników. Przykładem jest system FUDO również firmy Wheel Systems, który rejestruje i analizuje na bieżąco poczynania użytkowników. W razie podejrzanych ruchów, których źródłem może być złośliwe oprogramowanie (działające na słabo zabezpieczonych urządzeniach pracowników), możemy szybko reagować na niecodzienną aktywność, a tym samym uchronić firmę przed finansowymi stratami. Odzwierciedleniem tendencji obrazującej ogromny wzrost liczby użytkowników urządzeń mobilnych są najnowsze badania TNS Polska. W 2012 r. ze smartfonów korzystało 25 proc. Polaków, a rok później – 33 proc. Za dwa lata odsetek powinien wynieść już 66 proc. W epoce Bring Your Own Device zagrożenie utraty cennych danych firmowych poprzez urządzenia funkcjonujące poza firmowymi sieciami zabezpieczeń będzie się niestety zwiększać. Dlatego ważne jest, by firmy uświadomiły sobie to ryzyko i wprowadziły odpowiednie polityki bezpieczeństwa, które nie ignorują faktu wykorzystywania smartfonów, tabletów i laptopów w codziennej pracy, oraz rozwiązania pozwalające na skuteczną ochronę tych informacji. Paweł Jakub Dawidek Autor artykułu jest dyrektorem ds. technicznych i oprogramowania w firmie Wheel Systems; www.wheelsystems.com Biznes benchmark magazyn 35 Bezpieczeństwo i sieci lokalnych jak .wroc.pl) lub zdecydować się na adres np. będący samą w sobie reklamą naszej działalności np.: supersruba.pl czy pyszniezjesz.com. Firma w Internecie, czyli hosting dla biznesu O ile jeszcze kilka lat temu miarą wiarogodności firmy było posiadanie stacjonarnego numeru telefonu, co było dowodem na jej realny byt oraz zdolność do zawierania długoterminowych umów, tak teraz rolę tę przejął serwis WWW. Nawet nieduży sklep czy zakład usługowy, jeśli chce dotrzeć do klientów musi mieć choćby podstawową witrynę w sieci. Teraz to Internet jest miejscem, w którym najczęściej rozpoczyna się szukanie potrzebnego towaru bądź usługi, a skrzynka e-mail jest jednym z podstawowych środków komunikacji. Liczba krajowych dostawców lub zagranicznych firm mających swoje oddziały w Polsce zajmujących się stronami WWW i innymi usługami sieciowymi idzie obecnie w setki – począwszy od potentatów takich jak Home.pl, 1and1.pl czy Nazwa.pl, po dwu-trzy osobowe firmy działające w mikroskali. Z reguły nie jest tak, że przedsiębiorstwa czy instytucje zakładające własne witryny kończą na tym swoją aktywność w sieci – w większości wypadków jest to dopiero początek drogi polegającej na rejestracji dodatkowych domen (np. produktowych), tworzenia serwisów pomocniczych w rodzaju e-sklepów czy blogów, a wreszcie okresowego odświeżania szaty graficznej i funkcjonalnej serwisów w celu podążania za panującymi na rynku trendami. Domena Jak rozpocząć przygodę ze stroną dla naszej firmy i na co zwracać uwagę przy wyborze 36 Biznes benchmark magazyn dostawcy? Rzecz pierwsza i podstawowa – domena. Jest to nasz adres w sieci - ciąg znaków (najczęściej tekst, choć mogą tam również znaleźć się cyfry i niektóre znaki), który po wpisaniu go w pasek przeglądarki i zatwierdzeniu, spowoduje przejście właśnie naszej strony (dla przykładu: biznes.benchmark.pl, tvn24.pl czy google.com). Standardowo wszystkie firmy hostingowe – słusznie licząc, na to, że jest to pierwszy krok z zakupów usług w sieci – na swoich stronach oferują formularz pozwalający sprawdzić dostępność danego adresu (bo firm o tej samej nazwie może być kilka) i rejestrację jeśli okaże się wolny. Idealnie byłoby, (choć w miarę rozwoju Internetu coraz mniej prawdopodobnie), jeśli udałoby się wykupić po prostu domenę w rodzaju NazwaNaszejfirmy. pl, jednak jeśli taka jest niedostępna, można próbować z modyfikacjami rozszerzeń (.com, .net, .com.pl, .biz, .eu, .info, czy np. Ceny pierwszej rejestracji zaczynają się od 0 zł (jako element promocji pakietu hostingowego), standardowe z rozszerzeniem .pl nie powinny przekraczać kilkunastu zł, zaś za odnowienie trzeba będzie przygotować od 50 do 100 zł – w zależności od firmy która nas obsługuje. Standardowy czas ważności zakupu domeny to rok i po jego upływie trzeba odnowić kontrakt, z reguły za wyższą cenę niż pierwsza cena promocyjna. Jeśli nie odnowimy umowy, nasz adres zostaje „uwolniony” i będzie mógł być zarejestrowany przez kogo innego – nawet przez konkurencję! W trakcie wyboru domeny, trzeba zastanowić się nad wyborem firmy, która będzie odpowiedzialna za przechowywanie naszej strony WWW, udostępni miejsce na pocztę firmową i zagwarantuje ciągłość ich dostępności. W większości przypadków jest to usługodawca, na którego stronie dokonamy zakupu, ale nie jest to wymagane. Dostawca usług Spektrum dostawców Internetu zarejestrowanych w Polsce jest tak duże, że – o ile nie mamy szczególnych potrzeb – nie warto korzystać z dostawców zagranicznych. Istotnym czynnikiem ograniczającym możliwość skorzystania z zagranicznego dostawcy może być fakt przechowywania danych osób odwiedzających stronę (np. wprowadzanych przez formularze) poza Polską – w świetle obowiązującego prawa konieczne jest zawarcie z taką firmą umowy powierzenia danych osobowych na piśmie, a w przypadku dostawcy np. z Azji czy Australii najczęściej nie jest możliwe. Kolejna sprawa to wsparcie klienta – zdecydowanie lepiej rozmawia się z konsultantem w ojczystym języku, tym bardziej, że sama tematyka rozmowy nierzadko jest dla dzwoniących „czarną magią”. Jeśli nie jesteśmy ekspertami IT lub nie mamy kogoś takiego w zespole, to właśnie poziom wsparcia klienta – z którego prędzej czy później z pewnością przyjdzie nam skorzystać – powinniśmy uwzględnić przy wyborze dostawcy. Bywa, że bardzo dobre cenowo oferty oferują obsługę tylko w wybranych godzinach, w dni robocze. Co więcej, może być ona świadczona przez fachowców IT, którzy nie zawsze dys- www.biznes.benchmark.pl ponują wystarczającą wiedzą jak porozumieć się ze zdenerwowanym klientem dzwoniącym z problemami, których nawet nie potrafi dobrze opisać. Najwięksi dostawcy Internetu zapewniają całodobowe wsparcie Call Centre na wysokim poziomie, jednak koszty jego utrzymania zobaczymy na fakturze. Oczywiście warto pokusić się o samodzielne znalezienie „złotego środka” między tymi skrajnościami. Innym rodzajem wsparcia coraz powszechniej udostępnianym są kreatory stron pozwalające na budowę profesjonalnie wyglądającej witryny bez potrzeby znajomości języka HTML lub zlecania tego informatykom. Dobry kreator, to taki, gdzie przy podstawowej znajomości komputera, metodą „drag and drop” sami zdecydujemy o wyglądzie naszego serwisu. Ale uwaga – serwis tworzony w ten sposób ma swoje ograniczenia (np. co do osadzania w niej formularzy czy apletów) i trzeba będzie postawić ją od nowa jeśli zdecydujemy się na wybór profesjonalnego systemu CMS. Niezależnie od kreatorów dobrze jest jeśli hoster zapewnia zintegrowaną instalację popularnych systemów aplikacji webowych, systemów CMS i skryptów, takich jak np. systemy CMS (WordPress, Joomla!, Drupal), galerie zdjęć (np. Coppermine) czy gotowe sklepy internetowe (osCommerce, PrestaShop). Ciekawostką jest oferowana przez niektórych dostawców możliwość stworzenia wielu stron na jednym koncie. Poza stroną WWW drugą kluczową sprawą by zaistnieć w e-świecie jest e-mail. Spytajmy dostawcę przed zakupem o ewentualne ograniczenia w liczbie kont pocztowych przypisanych do domeny – nie warto tu iść na kompromisy. Każdy pracownik powinien mieć swój własny adres e-mail, a często oprócz tego sensowne jest stworzenie adresów niespersonalizowanych w rodzaju [email protected] czy [email protected]. Inne czynniki, o których trzeba pamiętać, to rozmiar skrzynki pocztowej – 2 GB przypadające na konto to sensowne minimum – oraz dopuszczalną wielkość załączników w pojedynczej wiadomości. Bardzo przydatna jest funkcjonalność „catch-all” która przechwytuje wszystkie błędnie zaadresowane wiadomości mające w adresie naszą domenę i kieruje je na wskazaną skrzynkę, nie pozwalając tym samym zaginąć żadnym mailom. Wynajęcie najtańszego hostingu na potrzeby małej firmy to średnio wydatek od kilkudziesięciu do 300 zł netto rocznie. Wybierając dostaw- www.biznes.benchmark.pl cę można zauważyć, że podobne oferty mogą się radykalnie różnić ceną. Dzieje się tak dlatego, że choć sama usługa jest identyczna, to przy droższych rozwiązaniach zapłacimy za to czego nie widać czyli zaplecze sprzętowe, kopie zapasowe oraz poziomy wsparcia Klienta. Ochrona danych Największe firmy w rodzaju nazwa.pl 1and1. pl czy home.pl pracują na całych systemach serwerowych w dedykowanych data center, podczas gdy najmniejsi użytkują przestrzeń dyskową i moc obliczeniową małych pojedynczych serwerów czy nawet pecetów. W przypadku awarii, a takie prędzej czy później nastąpić muszą, ta druga opcja nie zapewnia automatycznego przekierowania zapytań na inne – działające urządzenie. Można przyjąć że ok. 90% awarii, które występują w tych wiodących centrach hostingowych jest, poza lekkim spowolnieniem działania, niezauważalne dla korzystających. Po prostu wielopoziomowa duplikacja sprawia, że zasoby urządzenia które uległo uszkodzeniu są udostępniane przez drugie, identyczne zawierające takie same dane. Naturalnie taki model pracy wymaga zwielokrotniania wszystkich inwestycji sprzętowych, a stać tylko największych graczy. Dodatkowym poziomem ochrony danych jest tworzenie kopii bezpieczeństwa. Pozwalają one np. odzyskać skasowaną w wyniku błędu administratora stronę czy korespondencję. W tym przypadki kluczowe są dwa czynniki – częstotliwość wykonywania takiej kopii (przyjmijmy że nie powinno to być rzadziej niż raz dziennie) oraz czas jej przechowywania. Czasami włamanie czy błąd odkrywamy dopiero po kilku dniach, stąd tak ważne jest żeby można było sięgnąć do kopii np. sprzed tygodnia. Niektórzy operatorzy – znów ci najwięksi – zapewniają czternastodniowy okres przechowywania danych. Jak widać, zaletą hostowania stron i poczty u małych dostawców jest niska cena – czasami kilkukrotnie mniejsza niż w firmach takich jak Home.pl czy Net-art. (nazwa.pl). Jednak za wyższą cenę uzyskujemy znacznie wyższą gwarancję bezpieczeństwa i ciągłości działania naszych usług. Warto też dodać, że więksi operatorzy znacznie szybciej reagują też na globalne zagrożenia atakami cyberprzestępców. Mateusz Sołtysiak Diana Paryska specjalista ds. marketingu, home.pl Wraz z rozwojem technologii internetowych i mobilnych coraz łatwiejsze staje się rozpoczęcie działalności online. Można założyć własną stronę internetową, sklep czy sprzedawać usługi nawet nie wychodząc z domu. Największą zaletą prowadzenia biznesu w sieci jest jego elastyczność. Można go uruchomić bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z wynajęciem pomieszczenia. Niewątpliwym atutem jest możliwość prowadzenia biznesu bezpośrednio z laptopa, tableta lub smartfona w dowolnym miejscu na świecie. Działalność online w przeciwieństwie do tradycyjnego biznesu pozwala na dotarcie do tysięcy potencjalnych klientów w kilka chwil. W zależności od działalności jaką chcemy rozpocząć potrzebujemy różnych usług hostingowych. Koszty związane z założeniem sklepu czy strony WWW wahają się od kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Mówi się, że jeżeli czegoś nie ma w Internecie to nie istnieje, dlatego tak ważne jest budowania wizerunku firmy w sieci. Wymaga to wyboru odpowiedniej nazwy domeny, stworzenia strony internetowej czy sklepu online. Z pomocą przychodzą firmy oferujące gotowe rozwiązania łączące hosting, dobór domeny czy kreowanie stron WWW lub witryny sklepowej. Do wyboru są pakiety podstawowe i te bardziej rozbudowane w zależności od zapotrzebowania i skomplikowania usługi. Podczas poszukiwania firm oferujących gotowe rozwiązania biznesowe, należy dokładnie zapoznać się z ofertą. W szczególności warto zwrócić uwagę na dodatki, które mogą wspomóc rozwój przedsięwzięcia. Biznes online jest łatwy do założenia i opłacalny, należy jednak pamiętać, że firmy działające w Internecie podobnie jak firmy tradycyjne, nie mogą zapomnieć o odpowiednich działaniach marketingowych oraz utrzymaniem dobrych relacji z klientami w celu maksymalizacji zysków. Biznes benchmark magazyn 37 Bezpieczeństwo i sieci Sieć komputerowa dla MSP T Foto: Fotolia rudno niezgodzie się ze stwierdzeniem, że sieć to w dzisiejszych czasach kręgosłup firmy. Poza tym, że pozwala ona na komunikację pomiędzy pracownikami, umiejętnie jej wykorzystana stanowi także narzędzie pozwalające na zwiększenie bezpieczeństwa (mimo że na ogół kojarzy się z potencjalnym niebezpieczeństwem włamania), gwarantuje błyskawiczny kontakt ze światem i po prostu dostęp do informacji bez ruszania się z miejsca. 38 Biznes benchmark magazyn Internet szerokopasmowy, który w dobie usług chmurowych stanowi integralną część sieci rozumianej też jako bezpośrednie połączenie urządzeń w biurze, jest dostarczany z reguły za pośrednictwem stacjonarnej linii telefonicznej, łącza operatora kablowego czy ISP. Czasem zdarza się, że jest to połączenie bezprzewodowe od operatora sieci komórkowej. Bezpośrednie połączenie z dostawcą Internetu zapewnia modem (rzadziej bezpośrednio kabel), do którego podłączony jest router rozprowadzający sieć po siedzibie firmy biura. Typowy router oferuje połączenie przewodowe i radiowe. Sieci przewodowe i bezprzewodowe Korzystanie z bezprzewodowej sieci WiFi jest znacznie wygodniejsze dla użytkownika, ale to tradycyjny kabel zakończony wtyczką RJ45 daje gwarancję uzyskania dużych prędkości przesyłu i niezawodności. Jeśli prowadzimy działalność związaną z przerzucaniem dużych ilości danych (np. biuro projektowe czy firmę reklamową) nie warto pochopnie rezygnować z archaicznego zdałoby się dostępu przewodowego. Mimo że specyfikacje routerów często sugerują, że ich pasmo radiowe jest znacznie wydajniejsze od kablowe- www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo i sieci dawana na metry z dwoma standardowymi końcówkami RJ45, zaciskanymi specjalnymi szczypcami (zaciskarką). Wszystkie elementy potrzebne do samodzielnego montażu kupić można w każdym większym sklepie ze sprzętem komputerowym. Przy zakupie nośnika warto zainwestować w wyższy standard pozwalający na przesył z pasmem 1 Gbit/s oraz ekranowanie zapewniające ochronę przed zakłóceniami pochodzącymi od urządzeń elektrycznych. Nawet jeśli wydawać się może to działaniem na wyrost, zapewni to spokojną przyszłą rozbudowę sieci. Gwoli jasności – przy tworzeniu sieci w biurze nie idzie wcale o prowadzenie bezpośrednich kabli do każdego z urządzeń, byłoby to zresztą niemożliwe, gdyż router ma 4-6 gniazd, a samych komputerów jest nierzadko więcej. Natomiast jednorazowe przygotowanie dobrej infrastruktury pozwoli w przyszłości na podłączenie do kabli urządzeń pośredniczących w dystrybucji sieci, takich jak switche czy wzmacniacze sygnału, które zapewnią sprawne udostępnianie łączy w miarę wzrostu ilości urządzeń końcowych, niezależnie od tego czy będą podłączane fizycznie czy radiowo. Oplatając pajęczyną biuro, nawet jeśli znajduje się w domu, zdecydowanie nie warto pomijać ze względów oszczędnościowych jakiegoś pomieszczenia – nie wiadomo przecież, jak rozwinie się nasz biznes i jakie przemeblowania będą potrzebne w przyszłości. go (100 megabitów na sekundę vs. 150, 300 lub 450 Mb/s), te wartości nie uwzględniają zakłóceń opóźnień i pasma WiFi, które sprawiają, że realna wydajność pasma radiowego jest znacznie niższa. Przewaga tradycyjnego transferu (co najmniej wewnątrz firmy) staje się jeszcze większa, jeśli część przewodowa routera pracuje w standardzie gigabitowym. Skąd ta różnica? Sygnał bezprzewodowy jest Nawet w wypadku małego kilkuosobowego biura, nie powinno się łączyć komputerów bezpośrednio przewodami z routerem, rzucając kable „gdzieś pod wykładzinę”. www.biznes.benchmark.pl propagowany we wszystkie strony jednocześnie, udostępniając go w celu przechwycenia przez urządzenie odbiorcze (np. laptop, komórka). Sprzętów takich może być w polu nadawania dużo więcej niż znajduje się w naszej firmie, a im jest ich więcej, tym ostrzejsza toczy się „walka o eter” i wyraźniejszy jest spadek prędkości transmisji dla poszczególnych urządzeń. Dla porównania dedykowany chipset routera odpowiedzialny za ruch „po miedzi” adresują pakiety dokładnie do konkretnego punktu, tworząc izolowane kanały transmisyjne. Co do samych kabli, to można wykorzystać te, które są sprzedawane wraz urządzeniami, kupić w sklepach komputerowych lub poprosić o ich wykonanie znajomego informatyka, a nawet wykonać to samemu. To żadna filozofia – kabel sieciowy, to zwykła skrętka sprze- Nawet w wypadku małego kilkuosobowego biura, nie powinno się łączyć komputerów bezpośrednio przewodami z routerem, rzucając kable „gdzieś pod wykładzinę”. W takim wypadku przewody doprowadzające sieć najlepiej poprowadzić w specjalnych natynkowych rynienkach, a każdą z nich zakończyć odpowiednim gniazdem sieciowym RJ45, w które to wepniemy skrętkę bezpośrednio łączącą komputer z naszą siecią. Taka infrastruktura jest bardziej profesjonalna i unikniemy sytuacji w której przypadkiem „jeżdżąc na krześle” przerwiemy znajdujący się pod wykładziną kabel. O położenie rynienek i podłączenie gniazd najlepiej poprosić znajomego informatyka lub zadanie to zlecić firmie zajmującej się infrastrukturą sieciową. Warto zaznaczyć, że wszystkie rozprowadzone gwiaździście do wszystkich pomieszczeń i stanowisk komputerowych kable powinny zbiegać się w jednym miejscu – tam gdzie jest router. Biznes benchmark magazyn 39 Bezpieczeństwo i sieci Fot. 1: Typowy router przeznaczony dla segmentu SOHO (Small Office Home Office) wyposażony jest w zintegrowany punkt dostępowy do sieci bezprzewodowej WiFi, Gigabitowy, czteroportowy przełącznik, jedno, dwa gniazda USB, i kilka włączników (w tym przełącznik włączający i wyłączający sieć bezprzewodową). Na zdjęciu tylny panel routera TP-Link TL-WDR3600 N600, który dodatkowo ma włącznik WPS do szybkiej aktywacji bezpiecznego połączenia bezprzewodowego z wykorzystaniem szyfrowania WPA2. [źródło: TP-Link] Przy projektowaniu naprawdę niedużej sieci (do ok. 7 komputerów) warto wziąć pod uwagę ciekawą technologię Powerline, która wykorzystuje do przesyłu danych standardowe przewody elektryczne 230 V. Unikamy w ten sposób również konieczności kładzenia infrastruktury kablowej, co w wypadku zabytkowych budynków może być nawet niemożliwe. Sygnał w tego typu sieci wyprowadzany jest z centralnego Access Pointa do okablowania energetycznego, skąd poprzez specjalne adaptery wkładane do gniazdek zasilania trafia do urządzeń docelowych. Zaletą jest prostota, wygoda, wadą jest stosunkowo słaba wydajność max ok. 200 Mbit/s i większa wrażliwość na wzrost odległości. Za użycie Powerline przyjdzie nam także trochę więcej zapłacić – podłączenie jednego stanowiska kosztuje ok 200 zł. Router – serce małej sieci Router zintegrowany z przełącznikiem (switchem) to centralny punkt małej sieci. Zapewnia on połączenie z Internetem i spina wszystkie firmowe komputery w jedną działającą sieć. Jaki router zatem wybrać? 40 Biznes benchmark magazyn Najlepiej router z wbudowanym przełącznikiem Ethernet 1 Gbit/s i zintegrowanym bezprzewodowym punktem dostępowym zgodnym ze standardami IEEE 802.11b/g/n (i być może, jeśli takie na takie urządzenie się zdecydujemy z najnowszym, dopiero zaczynającym wchodzić na rynek IEEE 802.11ac) i przede wszystkim wspierający standard WEP2 (najbezpieczniejszą metodę szyfrowania danych radiowych). Koniecznie tę, i tylko tę metodę należy wybrać jako wymaganą przy zarządzaniu dostępem bezprzewodowym. Szybkość pracy części przewodowej i bezprzewodowej routera stanowi istotną kwestię przekładającą się na późniejszy komfort pracy. W popularnych modelach routerów zdarza się, że część przewodowa może pracować z szybkością 100 Mbit/s lub 1 Gbit/s. Wybierając odpowiedni dla nas router zawsze bierzmy pod uwagę tylko te szybsze – w komputerach już od dawna montuje się standardowo gigabitowe karty sieciowe. Sama podstawowa konfiguracja routera jest procesem, z którym poradzi sobie osoba nie mająca nawet dużego doświadczenia kompu- terowego. Po podłączeniu kablem do komputera, w pasku przeglądarki wpisuje się adres IP urządzenia i podaniu nazwy użytkownika oraz hasła uzyskujemy dostęp do jego funkcji. Dane do pierwszego logowania znaleźć można w instrukcji (w najgorszym razie, na stronie producenta). To tutaj ustawiamy hasło dostępowe dla urządzeń (w standardzie WEP2). Co ważne, wiele routerów automatycznie po włączeniu konfiguruje sieć, która od razu zaczyna działać bez ingerencji ze strony użytkownika. Niemnie należy zawsze zalogować się do routera i zmienić przynajmniej domyślne konto i hasło administratora oraz sposób szyfrowania transmisji bezprzewodowej. Dzięki temu zwiększymy bezpieczeństwo i unikniemy możliwości łatwego włamania się do naszej sieci. Możliwości małej sieci Poza udostępnianiem Internetu i sprawieniem, że komputery w firmie nawzajem „się widzą” warto wykorzystać naszą sieć także do udostępniania dodatkowych narzędzi ułatwiających pracę. Bardzo przydatny jest serwer druku, czyli urządzenie lub program umożliwiające wysyłanie dokumentów na www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo i sieci Fot. 2: ASUS RT-AC66U Black Diamond Dual-Band Wireless AC 1750 Gigabit Router to przykład routera zgodnego z bezprzewodowymi stanadardami IEEE 802.11a/b/g/n I najnowszym IEEE 802.11ac. [źródło: Asus] wspólną drukarkę z dowolnego podłączonego komputera (a nawet telefonu komórkowego czy tabletu). Drukarka może być podłączona bezpośrednio przez port USB, który posiadają niektóre routery, lub za pośrednictwem osobnego urządzenia. W ostateczności, komputer do którego jest fizycznie podłączona, może ją udostępniać innym użytkownikom sieci, ale wiąże się to z (teoretycznym) spadkiem wydajności takiego stanowiska oraz pociąga konieczność jego ciągłej pracy, bez wyłączania sprzętu. Niestety ograniczeniem portów USB w routerach, z którym wciąż zmagają się producenci, jest brak dobrej obsługi pozostałych funkcji zaawansowanych urządzeń drukujących, takich jak np. skanowanie obrazów. Jeżeli potrzebujemy ich w firmie, wówczas najlepiej kupić urządzenie wielofunkcyjne z wbudowanym własnym modułem sieciowym. Odtąd każdy komputer w firmowej sieci będzie mógł bez problemu korzystać ze wszystkich dostępnych funkcjonalności biurowego kombajnu. Umieszczenie pliku (np. dokumentu) w sieci pozwala wszystkim użytkownikom na dostęp do jego najbardziej aktualnej wersji, niezależnie www.biznes.benchmark.pl z sprzętu którego użyjemy do jego otwarcia. Ostatnio naniesione zmiany będą widoczne np. z innego komputera niż ten, na którym ostatnio pracowaliśmy. Na taki komfort pracy pozwalają serwer plików NAS (Network Access Server). NAS to niepozorne pudełko, wyposażone w co najmniej jedno gniazdo sieciowe, dysk twardy oraz we wnęki do zamontowania kolejnych napędów. Najnowsze modele tego sprzętu obsługują interfejsy trans- Umieszczenie pliku (np. dokumentu) w sieci pozwala wszystkim użytkownikom na dostęp do jego najbardziej aktualnej wersji, niezależnie z sprzętu którego użyjemy do jego otwarcia. feru danych SATA 6 Gbit/s dla dysków, a dla dodatkowych pamięci USB – standard USB 3.0. Dyski NAS w prosty sposób udostępniane są w sieci jako dodatkowy napęd przy użyciu funkcji mapowania dysku sieciowego. Przechowywane w taki sposób pliki są znacznie bardziej zabezpieczone przed możliwą awarią niż te zapisane w komputerze choćby dlatego, że fizycznie są zapisywane jednocześnie na dwóch lub więcej fizycznych nośnikach, a zatem w razie awarii jednego z nich kopia wszystkich przechowywanych danych jest do odczytania z drugiego w stanie 1 do 1. Serwer danych może być także miejscem tworzenia kopii zapasowych najcenniejszych dokumentów ze komputerów lokalnych. Żeby nie trzeba było każdorazowo pamiętać o takim zabezpieczeniu, najlepiej wykorzystać jeden z wielu programów do automatycznego backupu (np. ShadowProtect, Paragon Backup & Recovery, Ferro Backup System). Możliwości sieci i ich zalety są ogromne i nie sposób ich przecenić. W obecnej dobie pod tym terminem kryje się nie tylko połączenia pomiędzy sprzętami w biurze, ale i stały dostęp do setek, jeśli nie tysięcy usług chmurowych w Internecie, które też stanowić mogą wyposażenie pracy małej, średniej firmy. Dlatego tym bardziej warto zadbać o to, by dostęp do nich był płynny i bezpieczny. Dominik Gawroński Biznes benchmark magazyn 41 Bezpieczeństwo i sieci Bezpieczeństwo SIECI WI-FI B ez wątpienia sieć bezprzewodowa wygodniejsza od sieci przewodowych, jednak większa wygoda niesie w sobie zwiększone niebezpieczeństwo tego, że do naszego systemu mogą próbować dostać się różni nieproszeni goście. Na szczęście przestrzegając kilku zasad i wykorzystując parę podstawowych wskazówek podczas początkowej konfiguracji dostępu do sieci w biurze możemy ją całkiem przyzwoicie samemu zabezpieczyć. Router to serce sieci w każdym biurze - na co dzień mało kto o nim pamięta, z reguły stoi gdzieś pod biurkiem i migając diodami rozdziela pasmo Internetu wykupione od operatora na wpięte doń komputery, drukarkę czy zalogowane bezprzewodowo urządzenia (a dodatkowo zarządza wewnętrzną konfiguracją sieci). I słusznie, ale tylko pod warunkiem, że poświęciliśmy mu wystarczająco dużo uwagi podczas procesu poprawnej konfiguracji, od której na wiele miesięcy zależy bezpieczeństwo całej sieci. ABC bezpieczeństwa Aby rozpocząć konfigurację routera, należy podłączyć go kablem sieciowym z komputerem, a następnie uruchomić kreator konfiguracji. Odnajdzie on urządzenie i uruchomi w trybie standardowym. Można wpisać też w adres przeglądarki jego adres IP w formacie xxx.xxx.xxx.xxx (znaleźć można go w instrukcji lub na obudowie) i w ten sposób przejść do panelu ustawień. Wszelkie potrzebne informacje (nazwa, hasło i domyślny nr IP w sieci wewnętrznej) znajdują się zawsze w załączonej do urządzenia instrukcji obsługi. Jeśli to jest kolejna instalacja tego samego urządzenia warto zacząć od przywrócenia jego ustawień fabrycznych. 42 Biznes benchmark magazyn Budowanie zapory zaczynamy od wybrania z opcji konfiguracji (opisanych w instrukcji) wyłączenia dostępu radiowego do panelu ustawień – odetnie to skutecznie możliwość majstrowania przy urządzeniu przez kogo innego niż tylko administratora siedzącego przy komputerze podłączonego kablem. Jeśli dodatkowo nadamy spersonalizowane hasło dostępu do samego routera (nie mylić z hasłem sieciowym, o którym za chwilę) to można przyjąć, że nasz sprzęt jest bezpieczny. Wprowadzenie klucza uniemożliwi osobom trzecim bezkarny dostęp do naszego urządzenia i zmianę jego parametrów. Standardowe hasło routera wszyscy mogą znaleźć na stronie internetowej producentów, gdzie jest powszechnie dostępne, stąd wymóg zmiany na inne, najlepiej zawierające kombinacje dużych i małych liter oraz cyfr i symboli. Tylko wtedy mamy gwarancję, że spełnia ono swoją funkcję zabezpieczenia. To, że dostęp do sieci WIFi powinien być autoryzowany, nie ulega wątpliwości, pierwszym krokiem powinno być nadanie nazwy naszego systemu – jasnej i czytelnej dla tylko zorientowanych, stąd nazwa firmy, adres czy imię ukochanej itp. odpada na starcie! W ten sposób, ktoś komu zależałoby na włamaniu akurat do naszej sieci, miałby mocno ułatwione działanie. Ustawienie jako nazwy sieci modelu routera (często spotykana sytuacja!) szczególnie w firmie równa się zostawieniu uchylonych drzwi z narysowanymi na podłodze strzałkami kierujących gości do kasetki z pieniędzmi. Obecnie w Internecie bez kłopotu można znaleźć dokładne instruktaże złamania zabezpieczeń konkretnych modeli sprzętu. W zakładce ustawień zabezpieczeń samej sieci bezprzewodowej, spośród kilku dostępnych metod absolutnie nie wolno polegać na szyfrowaniu WEP. Łamania tego standardu uczą już w „hakerskich przedszkolach”. Zamiast tego polegać należy na metodzie WPA/WPA2. Szczególnie WPA2 zostało uznane za niemal www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo i sieci w stuprocentowo bezpieczną ochronę. Rzeczywiście profesjonalne testy potwierdzają, nie ma szybkiego sposobu, aby taki kod złamać, nawet z użyciem wydajnych komputerów. Stosując ten standard możemy budować hasła zawierające do 63 znaków z rozróżnianiem ich wielkości – szacuje się, że złamanie dobrego hasła zbudowanego tylko z 10 znaków musiałoby zająć nawet dwa tysiąclecia obliczeń. Po prostu im dłuższe hasło, tym większa pewność, że miną lata, zanim ktoś włamie się do naszej sieci. Dlatego nie ograniczajmy się w tym względzie: zamiast wybrać do zabezpieczenia prosty ciąg znaków „Mojebiuro123”, znacznie lepiej będzie napisać w zasadzie to samo ale w formacie np. „M01eBi\/R0I23”, gdzie „o” i „1” zostały zastąpione zerem oraz literą I. Warto dorzućmy do tego kilka znaków w rodzaju %@(*^& zwiększających siłę hasła. Autentykacja hasła Jeśli zależy nam na skutecznej ochronie, warto skorzystać z systemu RADIUS – ma dwie zalety, jest jeszcze bardziej bezpieczny niż WPA, oraz znacznie mniej popularny, co skutkuje także i tym, że w sieci znaleźć można mniej materiałów na temat jego hackowania. RADIUS działa w ciekawy, ale prosty sposób: osoba, która chce uzyskać połączenie z Internetem wysyła swój indywidualny adres MAC do wirtualnego urządzenia Network Access Server (NAS). Sygnał ten jest przesyłany do bazy danych RADIUSa, który przechowuje zapisane informacje o użytkowniku, w tym jego login, hasło, ale też indywidualny adres danego urządzenia w sieci - MAC. Użytkownik jest proszony o weryfikację tych danych i dopiero gdy przebiegnie ona poprawnie – uzyskuje dostęp. Minusem systemu jest konieczność "postawienia" dedykowanego serwera, oraz brak wsparcia przez wszystkich producentów – ewentualne wdrożenie zacząć trzeba od sprawdzenia czy nasz punkt dostępu (router) wspiera ten standard W ramach wygody dla użytkowników, którzy nie muszą pamiętać długich haseł ze znakami w rodzaju %@()) $$, dostawcy routerów i sprzętu sieciowego w 2007 r. opracowali standard WPS (Wi-Fi Protection Setup), który pozwala łączyć urządzenia poprzez równoczesne naciśniecie przycisku na ruterze i sprzęcie podłączanym. Jest to rozwiązanie www.biznes.benchmark.pl proste: wystarczy jednocześnie nacisnąć oba przyciski i urządzenia są połączone. Jednak uwaga – nie zawsze mamy możliwość skorzystać z takiego rozwiązania. Czasami na obudowie przycisku nie ma, a wtedy instrukcja wymaga od nas wpisania z klawiatury cyfr składających się na PIN. Na ten moment czatują hackerzy (a precyzyjniej mówiąc skonfigurowane przez nich programy skanujące sieć) przechwytując go podczas przesyłania. Liczba kombinacji w przypadku hasła 8-cyfrowego wynosi milion, więc teoretycznie jest ono niełatwe do złamania. Jednak specyfika działania niektórych routerów pozwala programowi napisanemu przez włamywaczy potwierdzić odgadnięcie części znaków i skupienie mocy obliczeniowej tylko na rozkodowaniu pozostałego, znacznie krótszego ciągu. Liczba kombinacji w przypadku hasła 8-cyfrowego wynosi milion, więc teoretycznie jest ono niełatwe do złamania. Jednak specyfika działania niektórych routerów pozwala programowi napisanemu przez włamywaczy potwierdzić odgadnięcie części znaków i skupienie mocy obliczeniowej tylko na rozkodowaniu pozostałego, znacznie krótszego ciągu. Ochrona przed włamaniem W tej sytuacji jest kilka kroków, które utrudnią hakerom włamanie do naszego systemu. Jeśli router ma automatycznie włączony WPS PIN wyłączmy tę opcję z panelu administracyjnego (opcja „sieć bezprzewodowa”, pozycja „Disable Router’s PIN”). W tym samym miejscu wyłączyć warto też funkcję uPnP, która w podobny sposób może być wykorzystana do ataku. Uwaga: opcja WPS PIN może być włączona, wyłączona lub nasz sprzęt może jej wcale nie posiadać, aby się upewnić co do wariantu należy uważnie przeczytać jego instrukcję. Idealnie jest, kiedy sieć bezprzewodowa ma sygnał o mocy, która pozwala na objęcie wszystkich pomieszczeń w biurze czy domu, a jednocześnie jest na tyle słaby, że z zewnątrz nie jest łatwo się z nią połączyć. Niepowołane osoby próbujące zalogowania gubią w takim przypadku zasięg oraz odczuwają cały dyskomfort ze słabym sygnałem związany. Nie warto zdawać się tu na łut szczęścia –pamiętając, że moc sygnału można ustawić odpowiednio do własnych potrzeb, warto poświęcić chwilę na eksperymenty pozwalające osiągnąć odpowiedni kompromis mocy. Są jeszcze inne sposoby utrudniające osobom postronnym podłączenie się do naszej sieci. Jednym z nich jest np. przypisanie na stałe adresów IP do adresów MAC przypisywanych fabrycznie do konkretnych urządzeń. Aby to zrobić w „Punkcie Dostępowym” określamy te adresy kart sieciowych, którym chcemy zapewnić korzystanie z naszego WiFi. Osoba, posługująca się sprzętem spoza listy– nie uzyska zezwolenia na wejście do sieci. Korzysta się w tym przypadku np. z usługi DHCP, przydzielającej IP do adresów fizycznych. Trzeba pamiętać, że filtracja MAC jest przydatna, ale tylko jako pomocnicze rozwiązanie, nie podstawowy mur obronny przed intruzami. Ukrycie widoczności naszej sieci poprzez wyłączenie SSID (przekazywanie sygnału identyfikator sieci bezprzewodowej) to kolejne proste zabezpieczenie Wi-Fi. Sprawi to że nie pojawi się ona na liście systemów dostępnych po włączeniu skanowania. Choć zabezpieczy nas to przed próbami włamu przez początkujących cyberwandali, dla profesjonalnych włamywaczy nie będzie istotną barierą – tak ukryty sygnał jest jednak z łatwością wykrywany przez specjalistyczne oprogramowanie. Na koniec zła wiadomość i dobra. Niestety, żadne nawet najbardziej zaawansowane metody bezpieczeństwa nie dają gwarancji 100% bezpieczeństwa. Tak już jest, że na kolejne zabezpieczenia znajdują się sposoby na ich obejście i walka ta nie dotyczy jedynie rynku IT. Z drugiej strony, na szczęście jest mało prawdopodobne, że akurat do naszej sieci w biurze włamać się będzie chciał jakiś „cybercrime expert”, haker z górnej półki. Zasadniczym zagrożeniem są domorośli, nierzadko nastoletni łamacze haseł, którzy łatwo zniechęcą się po kilku nieudanych próbach i pójdą testować swe umiejętności na innych – mniej skrupulatnie zabezpieczonych dostępach. Sebastian Barcik Biznes benchmark magazyn 43 Foto: Fotolia Bezpieczeństwo i sieci Firmowy start – domena, hosting, strona WWW U ruchomienie strony internetowej jest obecnie jedną z podstawowych czynności, w chwili gdy rozpoczynamy działalność gospodarczą. Bardzo często nazwę spółki wybiera się właśnie pod kątem dostępności domeny, która jest wizytówką firmy w Internecie. Jednak według badań przeprowadzonych przez GUS w październiku 2013 r., tylko 65% proc. Polskich przedsiębiorstw ma firmową stronę WWW. Brak strony WWW w Internecie dotyczy przede wszystkim podmiotów, które od lat działają na rynku i nie widzą potrzeby wchodzenia w nowe obszary działalności. Wynika 44 Biznes benchmark magazyn to także z braku umiejętności tworzenia stron WWW lub przekonania o wysokich kosztach ich przygotowania. Obecnie posiadając tylko podstawową wiedzę z zakresu obsługi komputera jesteśmy w stanie przygotować serwis WWW i przeprowadzić promocję naszej marki w Sieci. Rozpoczęcie działalności w Internecie sprowadza się do kilka kroków, na które składa się wybór domeny, hostingu oraz zaprojektowanie strony WWW. Firmy hostingowe oferują szereg rozwiązań, które maksymalnie upraszczają wejście do świata globalnej sieci. Domena Mimo, iż jedynie 2/3 polskich firm posiada stronę WWW to, i tak z każdym rokiem coraz więcej atrakcyjnych nazw jest rejestrowanych przez nowe i istniejące spółki. Oczywiście nadal można znaleźć interesującą domenę, tym bardziej, że nazwę firm tworzą zazwyczaj słowa nieistniejące lub abstrakcyjne, takie jak np. Google, Logitech, Skype, Zynga, czy Microsoft, . Posługując się trafioną i rozpoznawalną nazwą przedsiębiorca może budować silną markę w Internecie. Nie dość, że wyróżni się na tle konkurencji, to przyczyni się do promocji produktu lub usługi, gdyż chwytliwa nazwa zostanie łatwo zapamiętana i kojarzona. Przy wyborze domeny możemy skorzystać ze specjalnych wyszukiwarek, które poinformują o dostępności pożądanego adresu. Dla przykładu nie tak dawno firma home.pl zaprezen- www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo i sieci towała zaawansowaną wyszukiwarkę domen, pod nazwą „Tropiciel Domen”. Pozwala ona na szczegółowe określenie dwóch słów kluczowych, rodzaju działalności (np. technologie mobilne, rolnictwo, handel) i preferowanej lokalizacji (Polska, Europa, Świat). Wyszukiwarka potrafi odmieniać przez przypadki, dodaje odpowiednie sufiksy i prefiksy, bądź całe słowa. Od pewnego czasu wybierając domenę możemy także zastosować znaki diakrytyczne takie „ó” czy „ź”. Jest to jednak praktyka stosowana niezwykle rzadko i zazwyczaj strona z polskimi znakami zakładana jest dodatkowo do już istniejącej nazwy pisanej fonetycznie. Działaj w chmurze Obecnie przy wyborze rozwiązań serwerowych coraz mniej firm bierze pod uwagę inwestowanie we własne rozwiązania. Firmy zwracają się w kierunku rozwiązań chmurowych ze względu na niższe koszty i eliminację wydatków inwestycyjnych związanych z drogim sprzętem, administrowaniem i obsługą, czy wynagrodzeniem zespołu. Kolejnym argumentem przemawiającym za wyborem rozwiązań od dostawców hostingowych jest skalowalność, czyli możliwość szybkiego dostosowania do odpowiedniej wielkości projektu i zwiększonego ruchu np. podczas piku odwiedzin strony WWW. Nie do przecenienia jest szybkość wdrożenia i uruchomienia środowiska, co daje wyjątkową elastyczność działania firmom na wczesnym etapie rozwoju lub w sytuacji rozpoczęcia nowego projektu. Ze względu na specyfikę projektów typu start-up, usługi w chmurze dają również możliwość szybkiego wyjścia z inwestycji i minimalizacji strat w projekcie. Z pewnością naturalnymi odbiorcami rozwiązań w chmurze są branże związane z nowymi technologiami, agencje reklamowe, interaktywne i dostawcy treści, czyli organizacje które wykorzystują infrastrukturę IT w kontekście Internetu. Dla tej grupy już teraz funkcjonowanie bez chmury byłoby trudne. Usługi IaaS (Inrastructure as a Service) w chmurach publicznych są często wykorzystywane na potrzeby środowisk testowych i deweloperskich. Chmura IaaS jest również dobrym rozwiązaniem dla organizacji, której dynamika wzrostu nie jest znana. Na przykład, w sytuacji uruchomienia intensywnej kampanii reklamowej wymagane są duże zasoby, które muszą być dostarczone na stosunkowo krótki okres czasu. Właściwie www.biznes.benchmark.pl każda usługa działająca w oparciu o tradycyjne środowisko może zostać uruchomiona w chmurze, dzięki czemu uzyskuje się większą skalowalność i niezawodność. Dotyczy to tradycyjnego webhostingu serwisów WWW, dostępu do oprogramowania biurowego, księgowego, specjalizowanych aplikacji, czy rozwiązań telefonii IP utrzymywanych w chmurze. Liczba potencjalnych zastosowań jest w zasadzie nieograniczona. Hosting ale jaki? Dostawcy usług hostingowych oferują szereg pakietów, które mogą być dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy. Różnią się one liczbą dostępnych funkcji i ilością miejsca na treści znajdujące się na stronie internetowej. Inne wymagania będzie miała firma, która trak- Nowoczesny hosting to coraz częściej nie tylko możliwość stworzenia strony WWW i umieszczenie jej na serwerze, ale także szereg usług dodatkowych. tuje stronę WWW jako wizytówkę w Internecie zawierającą dane kontaktowe i wskazówki dojazdu a inne, firma która poprzez witrynę sprzedaje swoje produkty na cały świat. Na potrzeby prowadzenia sklepów internetowych firmy hostingowe oferują specjalne aplikacje, które ułatwiają prowadzenie handlu w sieci. W ramach rozwiązań oferują narzędzia do integracji sklepu z płatnościami elektronicznymi, systemami fakturowymi lub porównywarkami cen. W ramach oferty, firmy takie jak home.pl proponują bazy danych, konta FTP, możliwość dodawania subdomen czy tworzenie skrzynek mailowych z nazwą sklepu. Osoby, które rozpoczynają przygodę z handlem w Internecie mogą zdecydować się na zakup podstawowego pakietu, a gdy będzie on niewystarczający wykupić bardziej rozbudowany. Nowoczesny hosting to coraz częściej nie tylko możliwość stworzenia strony WWW i umieszczenie jej na serwerze, ale także szereg usług dodatkowych. Dla przykładu, home.pl współpracuje z wieloma partnerami, których usługi pozwalają klientom, na promocję firmy w sieci, monitoring Internetu, wsparcie w procesie roz- liczeń i faktur dla osób prowadzących biznes czy nawet tłumaczenie stron WWW. Niedawno wprowadziła też do swojej oferty rozwiązanie Cloud Email Xchange, które najprościej można nazwać zestawem narzędzi biurowych w poczcie elektronicznej. Pozwalają one na współdzielenie zadań, kalendarzy, kontaktów czy załączników, pomiędzy pracownikami firmy. Strona WWW w 15 minut Firmy hostingowe od lat oferują rozwiązania, które eliminują potrzebę posiadania wiedzy technicznej w zakresie tworzenia stron WWW. Narzędzia tego typu cały czas ewoluują i pozwalają użytkownikom na tworzenie atrakcyjnych witryn nawet w kilkanaście minut. Rozwiązania takie charakteryzują się bardzo łatwą obsługą związaną z wykorzystaniem narzędzi drag and drop (przeciągnij i upuść). Ich zaletą jest możliwość praktycznie nieograniczonej edycji stworzonej strony w kilku kliknięciach. Podstawowe rozwiązania do tworzenia witryn często wliczone są w cenę usługi hostingowej, jednak gdy zależy nam na tym, aby nasz strona wyróżniała się designem i była maksymalnie funkcjonalna warto zainwestować w bardziej rozbudowane narzędzia. Doliczając do tego koszty rezerwacji domeny, która często w pierwszym roku jest darmowa, daje nam to koszt ok. 150-200 zł. rocznie. Dla porównania, stworzenie strony przez profesjonalną firmę to wydatek minimum tysiąca złotych plus utrzymanie serwera. W przypadku skorzystania z usług firmy zewnętrznej należy także pamiętać, że zazwyczaj każdorazowa zmiana na stronie (treści lub wizualizacji) będzie wymagała wsparcia informatyka. Nowoczesne narzędzia do tworzenia stron WWW dają użytkownikom dostęp do łatwego w obsłudze panelu, za pośrednictwem którego może samemu dokonać zmian. Dodatkowo najnowsze rozwiązania do projektowania witryn opierają się na technologii Responsive Web Design. Dzięki niej strony automatycznie dostosowują się do parametrów wyświetlania urządzeń mobilnych takich jak przekątna ekranu i rozdzielczość, co zwalnia użytkownika z potrzeby tworzenia osobnych wersji witryn na tablety lub telefony komórkowe. Dariusz Kowalski Autor artykułu jest Kierownikiem Hostingu w firmie home.pl Biznes benchmark magazyn 45 Sprzęt dla MŚP Zamiast na nowinki technologiczne, duża liczba firm stawia na sprawdzone, dobrze przetestowane i znane pracownikom rozwiązania. Mimo to istnieje wiele powodów, dla których warto wybrać Windows 8. Laptop dla pracownika K omputer przenośny to podstawowe narzędzie pracy menedżerów i osób zatrudnionych w działach handlu i marketingu. Coraz częściej tego typu urządzenia oferowane są również pracownikom biurowym, zastępując tradycyjne komputery stacjonarne. Sprawdźmy zatem, na jakie parametry warto zwrócić uwagę przy zakupie nowoczesnego notebooka dla firmy? Klasyczne komputery przenośne (notebooki) wyposażone są w procesory firm Intel lub AMD. Minimalna wielkość pamięci RAM to 4 GB. Warto wybrać model wyposażony w 6 lub 8 GB albo sprawdzić, czy będzie istniała możliwość rozszerzenia pamięci w późniejszym czasie (wolny slot na drugą kość RAM). W typowych zastosowaniach biurowych wystarczy zintegrowana karta graficzna np. Intel HD Graphics 4000. Standardowym wyposażeniem komputera przenośnego jest karta sieci Ethernet, karta sieci bezprzewodowej w standardzie 802.11n, moduł Bluetooth (najlepiej w specyfikacji 4.0) oraz dwa lub trzy porty USB, w tym co najmniej jeden szybki portu USB 3.0 do podłączenia dysku zewnętrznego. Wyjście HDMI umożliwia wygodne podłączenie komputera do monitora, telewizora, projektora lub innego urządzenia multimedialnego. W ultrabookach nie znajdziesz natomiast nagrywarki DVD lub Blu-ray. 46 Biznes benchmark magazyn Dodatki dla biznesu Nowoczesny komputer dla biznesu powinien być wyposażony w podświetlaną klawiaturę, która ułatwia pracę w nocy i ciemnych pomieszczeniach. W kwestii bezpieczeństwa warto postawić na czytnik linii papilarnych, który umożliwia zalogowanie się do systemu za pomocą odcisku palca, zamiast hasła oraz czytnik kart kryptograficznych wykorzystywany do uwierzytelniania w systemach korporacyjnych i bankowości elektronicznej. Złącze stacji dokowania, spotykane wyłącznie w modelach biznesowych, pozwala na wygodną pracę w biurze z wykorzystaniem zewnętrznego monitora, klawiatury i myszy. Nie bez znaczenia jest również materiał, z jakiego wykonano obudowę komputera. Droższe modele wykonane są z lepszej jakości plastiku oraz mają sztywniejsze i bardziej wytrzymałe zawiasy. W komputerach z wyższej półki producenci stosują aluminium lub włókno węglowe. Materiały te zapewniają większą trwałość oraz nadają urządzeniu wyjątkowy, biznesowy charakter. Fot. 1: Dell XPS 12 to klasyczny przykład konwertowalnego utrabooka, w którym zastosowano bezramkowy ekran. Urządzenie możesz szybko przekształcić w tablet i odwrotnie. Źródło: Dell. Dyski SSD Coraz częściej dyski SSD wypierają z komputerów przenośnych i stacjonarnych klasyczne dyski magnetyczne. Nośniki te wykorzystują półprzewodnikowe pamięci flash. Nie ma tu części ruchomych, co przekłada się na wyższą wydajność dostępu do danych (odczyt i zapis) oraz większą odporność na uszkodzenia mechaniczne. Nośniki SSD są bezgłośne i zużywają zdecydowanie mniej energii elektrycznej niż dyski magnetyczne. Na rynku znajdują się modele notebooków wyposażone w dyski SSD o pojemności od 128 do 256 GB. Jest to zauważalnie mniej od dysków magnetycznych, które w standardzie udostępniają 500 GB lub więcej miejsca na dane. W zastosowaniach biznesowych (poczta, dokumenty) pojemność nośnika SSD powinna jednak większości osób w zupełności wystarczyć. Duże pliki multimedialne oraz graficzne można przechowywać na dysku zewnętrznym USB 3.0 lub serwerze plików (NAS). Większość napędów SSD wyposażonych jest w interfejs Serial ATA (SATA), który stosowany jest również w klasycznych dyskach magnetycznych. Dzięki temu, można zwiększyć wydajność starego komputera, wymieniając w nim dysk na nośnik SSD. Obecnie najczę- www.biznes.benchmark.pl Sprzęt dla MŚP ściej montowane są dyski w formacie 2,5 cala. W nowoczesnych ultrabookach coraz częściej spotyka się jednak modele dysków SSD w standardzie mSATA, które zamknięto w mniejszej i cieńszej, 1,8 calowej, obudowie. Ekran W zastosowaniach biurowych z powodzeniem wystarczy ekran panoramiczny o rozdzielczości 1366×768 punktów. W przypadku modeli wyposażonych w system Windows 8 warto pokusić się o zakup ekranu z rozdzielczością HD+ (1600×900 pikseli) lub FullHD (1920×1080 punktów). Należy pamiętać, że przy tak dużej rozdzielczości, okna, ikony i paski narzędzi klasycznych aplikacji Windows mogą być zbyt małe, aby z nich komfortowo korzystać. W wielu przypadkach konieczne więc będzie zmniejszenie rozdzielczości w ustawieniach systemu. Ciekawostką dotyczącą ekranów jest to, że niedawno firma Lenovo wprowadziła do oferty ultrabooki Idea Yoga 2 wyposażone w niespotykany dotychczas w tej klasie urządzeń, 13,3 calowy wyświetlacz o rozdzielczości QHD+ (3200×1800 pikseli). Zastosowana w nim matryca IPS z dziesięciopunktowym wielodotykiem zapewnia szerokie widzenia oraz dokładnie reaguje na dotyk i gesty ręki użytkownika. Ultrabooki Ultrabooki to nowa kategoria laptopów, która zdobywa coraz większe grono zwolenników wśród użytkowników indywidualnych i biznesowych. Dwie podstawowe cechy ultrabooków to niewielka masa (nie więcej niż 1,6 kg) oraz grubość (maksymalnie 21 lub 23 mm dla komputerów konwertowalnych, łączących w sobie funkcje notebooka i tabletu). W odróżnieniu od tabletów i netbo- www.biznes.benchmark.pl oków, ultrabooki oferują wydajność i funkcjonalność zbliżoną do klasycznych laptopów. Z tego względu urządzenia tej klasy są chętnie wybierane przez pracowników działów sprzedaży, marketingu oraz menedżerów, którzy potrzebują wysoce mobilnych, ale jednocześnie użytecznych rozwiązań. W ultrabookach montuje się niskonapięciowe procesory np. Intel Core i5-4200U, które w połączeniu z wydajnym i oszczędnym dyskiem SSD mogą działać na baterii nawet 9 godzin bez ładowania. Tablet, czy komputer? W sklepach pojawiły się również urządzenia, które łączą cechy klasycznego notebooka z tabletem. Mowa o ultrabookach konwertowalnych, które przez odpowiednie złożenie obudowy, szybko można przekształcić w funkcjonalny tablet i na odwrót. Urządzenia tego typu wyposażone są w ekran dotykowy, o rozmiarze od 10 do 13 cali, który można obracać i składać w osi pionowej (np. Dell Latitude XT3, Lenovo X230t) lub poziomej (m.in. Dell XPS Duo 12), odchylać na zawiasach o 180 stopni (np. Lenovo z rodziny Flex i Yoga), a nawet odczepiać od komputera (m.in. Lenovo ThinkPad Helix). Poza kilkoma wyjątkami, są to jednak urządzenia zdecydowanie droższe od podstawowych modeli notebooków z ekranem dotykowym. Windows 8 i ekrany dotykowe Windows 7 stał się godnym następcą Windows XP, i nic nie zapowiada szybkiej detronizacji tej wersji systemu przez najnowsze dziecko Microsoftu, Windows 8. Na rynku nadal dostępne są komputery z Windows 7, choć z reguły są to modele skierowane dla klientów biznesowych. Dotyczy to również urządzeń konfigurowanych na życzenie klientów. Wkrótce skończy się wsparcie dla Windows XP i pakietu Office 2003. Po 8 kwietnia 2014 roku Microsoft nie będzie już świadczył pomocy technicznej dla tego systemu, nie będą się również ukazywać jego aktualizacje zabezpieczeń. Dla wielu firm może to być istotny bodziec do wymiany sprzętu i używanego oprogramowania. Windows 8 wnosi wiele usprawnień w zakresie wydajności, stabilności i bezpieczeństwa nowej generacji komputerów PC, umożliwiając szybszy start systemu i dłuższą prace urządzenia na bateriach. Najnowsza wersja systemu Windows pozwala w pełni wykorzystać możliwości ekranów dotykowych, które montowane są już w notebookach kosztujących niewiele powyżej 2000 zł. Windows 8 wprowadził na rynek nowy interfejs użytkownika Metro UI, który ujednolica środowisko pracy na wszystkich urządzeniach – komputerach, tabletach i smartfonach wyposażonych w system Windows Mobile. Windows 8 Pro umożliwia synchronizację i zarzadzanie ustawieniami, aktualizacjami i opcjami zabezpieczeń na wszystkich urządzeniach pracownika. W sklepie z aplikacjami dla systemu Windows znaleźć można już obecnie dziesiątki nowych aplikacji przeznaczonych dla biznesu – program pocztowy, kalendarz, komunikator IM, prognozę pogody czy wiadomości. Wszystkie one zwiększają produktywność, umożliwiając pracownikom wykonywanie codzienny zadań szybciej i lepiej. W wersji Windows 8.1 Pro, będącej bezpłatną aktualizacją dla Windows 8, klasyczny pulpit wraz z (zmodyfikowanym) przyciskiem Start może być wyświetlany bezpośrednio po uruchomieniu komputera. Ta wersja systemu wprowadza lepszą obsługę wielu monitorów, udoskonalone mechanizmy wyszukiwania na komputerze, w usłudze OneDrive i w Internecie oraz możliwość powiększania i pomniejszania kafelków, aby zmieścić na ekranie potrzebną ilość informacji. W Windows 8.1 Pro dodano możliwość odbierania połączeń Skype bezpośrednio na ekranie blokady oraz nowe mechanizmy zintegrowanego logowania się za pomocą czytnika linii papilarnych. Gwarancje i serwis Zasadniczym kryterium wyboru komputera przenośnego dla firmy jest obsługa gwarancyjna i wsparcie serwisowe. Standardowa gwarancja udzielana jest przez producenta na okres 12- lub 24- miesięcy, przy czym w przypadku awarii komputer, należy odesłać do serwisu. Najwięksi dostawcy sprzętu tacy jak Dell, Lenovo, HP czy Toshiba oferują rozszerzony zakres opieki serwisowej, obejmujący naprawę sprzętu na miejscu u klienta, w tym samym lub następnym dniu roboczym. Dell sprzedaje komputery m.in. dedykowane dla biznesu z zabezpieczeniem serwisowym Next Business Day (NBD). W razie awarii, laptopy naprawiane są następnego dnia roboczego po zgłoszeniu, w miejscu wskazanym przez użytkownika. Szeroki zakres usług gwarancyjnych i serwisowych oferuje również Lenovo. Oprócz wsparcia świadczonego następnego dnia roboczego u klienta, istnieje możliwość zamówienia usługi Accidental Damage Protection, która zapewnia ochronę komputera również w przypadku uszkodzeń nieobjętych gwarancją, takich jak zbicie ekranu czy zalanie. Artur Pęczak Biznes benchmark magazyn 47 Sprzęt dla MŚP Czy tablet nadaje się do biura? T ablety mają wiele przewag nad tradycyjnymi notebookami. Są lżejsze, wygodne do realizowania szybkich zadań, długo pracują bez konieczności podłączenia ich do ładowarki. Są idealne do konsumpcji treści, ale czy nadają się do pracy? Tablety na rynku dostępne są już od początku lat 90. ubiegłego wieku, ale długo nie mogły przebić się do firm. Przez lata uważano je wyłącznie za zabawki służące do zabicia wolnego czasu. Na szczęcie tego typu podejście zaczęło się jednak zmieniać. Wbudowane w tablety systemy operacyjne stały się dojrzałymi produktami. 48 Biznes benchmark magazyn Nie brakuje już też aplikacji biurowych z prawdziwego zdarzenia pozwalających na przykład: na edycję tekstów, zarządzanie listą kontaktów, planowaniem spotkań, na pracę z arkuszami kalkulacyjnymi itp.. Pojawiają się również aplikacje inżynierskie, a także systemy ERP, CRM i programy wspomagające mobilną sprzedaż. Argumenty za i przeciw Myśląc o zakupie tabletu do firmy, przede wszystkim warto pamiętać o tym, że tablet nie jest urządzeniem uniwersalnym. Nawet jeśli się okaże, że w wielu zastosowaniach jest wystarczający (a często nawet i lepszy) od tradycyjnego komputera, to są to tylko wybrane zagadnienia. Bardzo możliwe, że tablety wystarczą jako komputery służbowe dla pewnej grupy pracowników. Najprawdopodobniej jednak nie wszystkich. Niektóre zadania można wygodnie realizować za pomocą aplikacji mobilnych i ekranu dotykowego, inne wymagają wygodnej klawiatury i mocy obliczeniowej wydajnego desktopa. Warto też rozważyć zakup dodatkowych akcesoriów. Jeżeli pracownik będzie musiał dużo pisać na swoim tablecie, nie można od www.biznes.benchmark.pl Sprzęt dla MŚP samo zarządzanie flotą tabletów jest już nie lada problemem. Jeżeli w firmie wykorzystuje się przede wszystkim systemy i usługi Microsoftu, to zarządzanie tabletami z systemem iOS lub Android jest nieco trudniejsze. Nie powinien to być jednak warunek kluczowy przy wyborze danej platformy. Android i iOS mają swoje zalety, które mogą zmniejszać wagę tej niedogodności. Warto też zaznaczyć, że Apple w systemie iOS 6 znacznie ułatwił zarządzanie flotą tabletów. iPady obsługują już pocztowe protokoły S/MIME, pozwalają na ograniczenie uprawnień użytkownika do danej aplikacji, pozwalają na zdalną kontrolę uprawnień użytkownika, nie ma też problemu z sieciami VPN. Z Androidem jest nieco gorzej. Brakuje tu dobrych systemów do zdalnego zarządzania, a także, podobnie jak w przypadku Windows, platforma ta cierpi z powodu dużego zainteresowania nią twórców złośliwego oprogramowania. Tu jednak wiele zależy od danego producenta tabletu. Niektórzy producenci, tacy jak Samsung czy Motorola narzędzia do korporacyjnego wdrożenia tabletów i aplikacje chroniące bezpieczeństwo systemu. niego oczekiwać wydajnej pracy na ekranowej klawiaturze. Na szczęście większość producentów oferuje stacje dokujące dla swoich urządzeń, które pełnią rolę dodatkowej baterii a także sprzętowej klawiatury. Dostępne są też uniwersalne klawiatury podłączane do tabletu za pomocą złącza USB. System operacyjny Warto też pamiętać, że tablet tabletowi nierówny. Urządzenia te różnią się nie tylko możliwościami sprzętowymi i swoją formą, ale również dostępnym oprogramowaniem. W tej chwili na rynku dominują trzy platformy systemowe. Są to odpowiednio tablety z systemem operacyjnym : Apple iOS, Google Android i Microsoft Windows. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników, to www.biznes.benchmark.pl Warto pamiętać, że tablet tabletowi nierówny. Urządzenia te różnią się nie tylko możliwościami sprzętowymi i swoją formą, ale również dostępnym oprogramowaniem. Bezpieczeństwo A skoro już o bezpieczeństwie mowa, warto pamiętać, że wbrew temu co twierdzą producenci tabletów, urządzenia te nie są lepiej zabezpieczone od tradycyjnych notebooków. Tablet dużo chętniej będzie wynoszony z firmy przez pracownika. To już jest pierwsze zagrożenie. Tablet znajdujący się poza firmą łatwiej również zgubić i jest bardziej narażony na kradzieże. Na szczęście wszystkie trzy platformy systemowe oferują rozwiązania chroniące dane. Złośliwe oprogramowanie praktycznie nie istnieje w świecie iPadów. Udało się to osiągnąć dzięki zamknięciu systemu iOS na instalacje aplikacji z innych źródeł niż oficjalne. Wirus, koń trojański czy inny złośliwy kod nie mają szans na przeniknięcie do oprogramowania. A co w przypadku fizycznej straty urządzenia? Apple zaimplementował możliwość 256-bitowego szyfrowania danych, pozwala też administratorowi na zdalne zablokowanie urządzenia lub wręcz całkowite wymazanie z niego danych. Android nie jest już tak bezpieczny, ale nie oznacza to, że należy się tej platformy obawiać. System ten pozwala na instalowanie aplikacji z dowolnego źródła, co może zakończyć się nieświadomym zainstalowaniem przez użytkownika złośliwego oprogramowania. System ten, od edycji Ice Cream Sandwich, ma wbudowaną możliwość szyfrowania danych, zdalnego zablokowania tabletu lub wymazania z niego danych. Istnieje też wiele rozwiązań antywirusowych, minimalizujących zagrożenie ze strony złośliwego oprogramowania. Windows, podobnie jak Android, pozwala na instalację aplikacji z nieoficjalnych źródeł, co również zwiększa jego podatność na złośliwe oprogramowanie. Ma jednak wiele technologii pozwalających na systemową ochronę danych i ich szyfrowanie, takich jak BitLocker czy AppLocker. Daje też możliwość administratorowi na szczegółową konfigurację uprawnień użytkownika. Oprogramowanie Z punktu widzenia użytkownika najważniejsze jest jednak oprogramowanie i jego dostępność. Na nic nam wygodne zarządzanie flotą tabletów czy też ich odpowiednie zabezpieczenia, jeżeli nie możemy realizować w wygodny sposób powierzonych nam obowiązków. Tu już wszystko zależy od działalności, jaką prowadzi twoja firma i obowiązków twojego pracownika. Czy potrzebny jest Microsoft Office i Sharepoint? Jeżeli tak, Windows jest jedyną sensowną alternatywą. Jeżeli nie, należy sprawdzić dostępność poszczególnych rozwiązań i wybrać platformę najlepiej spełniającą nasze potrzeby – tym bardziej, że większość dostawców oprogramowania dla biznesu zaczyna przygotowywać tabletowe, mobilne wersje swoich rozwiązań, w tym tak zaawansowanych jak programy CAD czy systemy ERP. W większości wypadków działają one w chmurze, co zwiększa nie tylko bezpieczeństwo danych ale również zmniejsza wymagania sprzętowe odnośnie samego tabletu. Dominik Gawroński Biznes benchmark magazyn 49 Sprzęt dla MŚP Fot. 1: Projektor BenQ MX503, to przykład urządzeniu umożliwiającego projekcję trójwymiarowych obrazów. [źródło: BenQ] PROJEKTOR – niezbędne wyposażenie każdego biura P rojektor nawet w najmniejszym biurze umożliwia nie tylko poprowadzenie w wygodny sposób wewnętrznej prezentacji, ale również pozwala w profesjonalny sposób zaprezentować klientom produkty czy inwestorom przedstawić wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Podczas takiego spotkania znacznie łatwiej też o rzetelną, merytoryczną dyskusję. Dlatego projektor coraz częściej staje niezbędnym wyposażeniem każdej firmy, nawet jeśli nie dysponuje ona dużą salą konferencyjną. Jeszcze 6-8 lat temu projektory spotkać można było niemal wyłącznie w większych firmach i korporacjach. Do rzadkości należały małe firmy dysponujące tego rodzaju sprzętem. Dziś, gdy ceny projektorów zaczynają się od ok. 1000 zł, trudno spotkać firmę która nie miała by do swojej dyspozycji tego rodzaju sprzętu. Przyjrzyjmy się zatem na co zwrócić uwagę kupując projektor do biura. Oczywiście, o tym jaki model należy wybrać, zależy od podstawowej kwestii – do czego i w jakich warunkach chcemy go wykorzystywać. Inne będą potrzeby mobilnego handlowca, a inne rodzinnego biura księgowego, gdzie poza pracą urządzenie może pełnić funkcję kina domowego. Dla firm działających w branży szkoleniowej, czy handlowej opierającej sprzedaż na licznych prezentacjach dla 50 Biznes benchmark magazyn klientów posiadanie dobrego projektora, to po prostu wymóg konieczny do udanego prowadzenia biznesu. Trochę techniki Na obserwowany od kilku lat spadek cen projektorów miały wpływ rozwój technologii i silna konkurencja pomiędzy poszczególnymi producentami. Do niedawna na rynek był podzielony między dwa standardy: DLP oraz LCD, ale od dwóch lat coraz większe znaczenia ma technologia LED. Wszystkie trzy różnią się miedzy sobą metodą uzyskania obrazu, a każda z nich ma swoje wady i zalety. W tańszych projektorach DLP światło z lampy pada na system filtrów RGB znajdują się na szybko wirującym kole. Następnie wiązka światła o danej barwie składowej (czerwonej, zielonej lub niebieskiej) trafia na specjalny układ DMD (ang. Digital Micromirror Device) z zestawem sterowalnych miniaturowych luster. Lustra odbijając światło w różnych kierunkach tworzą obraz zsynchronizowany z odpowiednią składową RGB. Następnie obrazy dla kolejnych składowych koloru rzucane są na ekran tworząc barwny, końcowy obraz. Jeżeli synchronizacja obrazu z wirującymi filtrami nie jest idealna to powstaje wówczas efekt tęczy. W droższych rozwiązaniach stosuje się trzy matryce luster DMD, z których każda tworzy obraz dla innej składowej barwy. Tutaj obraz jest rzutowany przez specjalny układ optyczny, w którym łączy się i powstaje pełna paleta barw widoczna na ekranie. Jednoukładowe, tańsze projektory DLP oprócz wspomnianego efektu tęczy mają stosukowo wolny czas reakcji, a odwzorowanie kolorów jest stonowane. Wad tych pozbawione są projektory 3DLP (z trzema układami DMD), dają one najlepszy i najbardziej wyrazisty obraz ze wszystkich typów projektorów, ale są to niestety urządzenia bardzo drogie. Najpopularniejszy obecnie standard LCD (promowany przez potentata rynku – firmę Epson), korzysta z trzech ciekłokrystalicznych matryc, dzięki czemu kolory są żywsze, bar- www.biznes.benchmark.pl Sprzęt dla MŚP dziej naturalne, a rzutowany obraz jest pozbawiony mankamentów jednoukładowych modeli DLP. Płynniej odwzorowują też ruch na ekranie. Wady, to słabsze natężenie światła na ekranie, niezbyt głęboka czerń obrazu oraz widoczna tzw. siatka – dające się niekiedy zauważyć przerwy między pikselami. Z kolei technologia LED bazuje na wykorzystaniu diod zamiast lamp jarzeniowych. Ta zmiana pociąga za sobą istotne konsekwencje w postaci mniejszego zużycia energii, braku efektu „wypalania” w trakcie eksploatacji i wydłużeniu czasu życia urządzenia nawet do 20 tys. godzin (w porównaniu do 2-6 tys. w sprzęcie LCD i DLP). Niestety parametry te opłacamy zmniejszeniem jasności obrazu, co sprawia że sprzęty tej klasy nie nadaje się do komfortowego użytkowania w słabo zaciemnionych pomieszczeniach. O czym pamiętać przy zakupie centów waha się od 2000 do 5000 godzin, za zadowalającą można uznać wartość 3000 godzin, gdyż z reguły taki okres zaspokoi potrzeby małej firmy, do czasu amortyzacji sprzętu. Jeśli jednak wiemy, że będziemy używać projektora intensywnie, już przy kupnie należy sprawdzić dostępność serwisową i cenę lampy, by uniknąć w przyszłości niespodzianek w razie jej wymiany. Rozdzielczość i proporcje obrazu z projektora nie powinny drastycznie odbiegać od standardów sprzętu, na którym pracujemy, inaczej łatwo o „rozjechanie” się dokumentów dobrze wyglądających na monitorze. Obecnie rozdzielczość 1024×768 pikseli (WXGA) to minimum. W większości firm coraz częściej spotka się monitory o proporcjach ekranu 16:9 (obraz ma wówczas o 30% większą powierzchnię niż standardowy do niedawna obraz o proporcjach 4:3). Przed wyborem projektora upewnijmy się, że projektor obsługuje proporcje adekwatne do większości wykorzystywanych w biurze monitorów. Regulacja wyświetlanej barwy pozwala wyświetlać obraz bez przekłamanych barw nawet na kolorowych powierzchniach (czyli po prostu ścianach) u klienta czy w domu. Jeżeli wierne oddanie kolorów jest szczególnie istotny w działalności firmy (np. przy prowadzeniu agencji graficznej) warto wybrać technologię LCD, która zapewnia lepsze ich odwzorowanie niż tańszy model projektora DLP. Najlepsze odwzorowanie barw zapewni zaś, niestety drogi, projektor 3DLP. Wyświetlając w miejscu docelowym obraz z nowego sprzętu, który świetnie prezentował się w sklepie, może okazać się że jest on słabo widoczny, szczególnie np. w pomieszczeniu z oknami wychodzącymi na południe. Dlatego bardzo ważne jest, by odpowiednio wcześniej zwrócić uwagę na natężenie światła i kontrast. Nie ma potrzeby zakupu projektora z wyśrubowanymi parametrami jasności (które niestety zawsze znajdują odbicie w cenie), ale wartość 1000 ANSI lumenów to minimum dla rozwiązań stacjonarnych. Co do zasady, im jaśniej jest w pomieszczeniach, gdzie będziemy korzystać z projektora tym wartość ANSI powinna być wyższa. Za jakości obrazu na ekranie czy ścianie odpowiada moc lampy stanowiącej kluczowy element urządzenia. Im wyższa, tym lepsza, ale te mocniejsze z kolei żyją „krócej”. 200 W można uznać za gwarancję jasnego czystego obrazu. Parametr żywotności deklarowany przez produ- Szeroki zakres regulacji powiększenia obrazu, to gwarancja możliwości użycia sprzętu zarówno w salce konferencyjnej, jak i w niewielkim gabinecie, szczególnie cenna dla tych, którzy pracując w terenie nie zawsze wiedzą w jakich warunkach przyjdzie im operować. Parametr ultra short throw z kolei pozwala na ustawienie sprzętu bardzo blisko powierzchni, na którą jest rzutowany obraz. Dzięki temu pozbędziemy się kłopotów z cieniem prowadzącego na ekranie i jego oślepianiem. Masa – z pozoru to oczywiste, że im cięższy rzutnik tym trudniej zabrać go w podróż. Jeśli skuszeni ceną czy parametrami technicznymi nie zwrócimy w porę uwagi na ten aspekt, może okazać się że zakupiliśmy świetny projektor, który jednak przez większość czasu nie jest wykorzystywany. Naturalnie ograniczeniem tym nie musimy się przejmować jeśli zakładamy, że kupujemy sprzęt do używania jedynie w siedzibie firmy. Sensowny ciężar do przyjęcia to do 2 kg. Kolejnym parametrem, o którym łatwo zapomnieć podczas zakupów jest głośność sprzętu – wbudowana lampa wymaga chłodzenia, a pracujące wentylatory potrafią generować spory hałas. Powyżej pewnego poziomu, szczególnie podczas dłuższego wykorzystania staje się on dokuczliwy dla prowadzącego oraz, co gorsza potrafi rozpraszać uwagę odbiorców. Kwestia ta straci na znaczeniu, jeśli zdecydujemy się na urządzenie oparte na technologii LED, które nie wymagają tak intensywnego chłodze- www.biznes.benchmark.pl nia i z założenia są znacznie cichsze. Umownie można przyjąć, że parametrem do przyjęcia jest szum na poziomie poniżej 40 dB. Dodatkowe kwestie, o które nie zawadzi spytać podczas kupna to gwarancja, podstawowa oraz na samą lampę (często są to dwie osobne wartości) z opcją door-to-door. Funkcja lensshift koryguje położenie obiektywu i eliminuje nieproporcjonalne zniekształcenia w formie trapezu, co poprawia komfort oglądania. Przydatna bywa opcja odtwarzania materiałów z pendrive'a czy płyt CD DVD bez podłączania komputera. Jeśli wybrany przez nas sprzęt ma wbudowany głośnik, będziemy mieć znacznie lepsze wsparcie audio niż z wykorzystaniem tylko "speakerów" laptopa. Bardzo przydatny będzie też pilot – ustawianie parametrów czy chwilowe wyłączanie prezentacji nie będzie równoznaczne z karkołomnym nierzadko sięganiem do przycisków funkcyjnych na obudowie. 3D, Ultra Short throw, Pico - ciekawostki czy przyszłość rynku? Choć promowany marketingowo obraz 3D nie jest w większości przypadków potrzebny w zastosowaniach biurowych, warto o nim pomyśleć jeśli pracujemy na co dzień z wizualizacjami projektów. Może mieć to znaczenie w wypadku prezentacji projektów wykonywanych w systemach CAD/CAM lub w przypadku usług medycznych czy projektów architektonicznych. Przykładowe urządzenia tej klasy to NEC V260 czy BenQ MX503. Na rynku pojawia się też coraz większa oferta projektorów typu Pico, czyli urządzeń o wielkości telefonu komórkowego, a nawet będących elementami niektórych modeli smartfonów. Pozwalają one na wyświetlanie obrazu w warunkach „terenowych”, np. w przedziale pociągu. Do zastosowań stacjonarnych się one nie nadają, choćby z uwagi na zbyt słabą moc źródła światła (80-100 ANSI lumenów) i niską rozdzielczość, ale prezentacje ad-hoc często odnoszą piorunujący skutek. Coraz większą popularnością w zastosowaniach biurowych cieszą się projektory z ultrakrótką ogniskową. Przykładem takiego projektora jest Vivitek D795WT. Umożliwia on wyświetlanie obrazu na ekranie z odległości zaledwie 2 cm, dzięki czemu nadaje się do używania go wraz z tablicą interaktywną. Sebastian Barcik Biznes benchmark magazyn 51 Sprzęt dla MŚP System dla smatfona SMARTFON dla pracownika S martfon zapewnia stały dostęp do poczty e-mail i dokumentów firmowych – w biurze, podróży służbowej oraz na wakacjach. Nowoczesne urządzenie dla pracownika musi jednak oferować coś więcej niż tylko możliwość robienia zdjęć i wrzucania ich na Facebook’a. Na rynku znajdziemy modele smartfonów w cenach 400 do ponad 2000 złotych. Producenci oferują całe linie produktowe urządzeń, które różnią się przede wszystkim rozmiarem i jakością wyświetlacza (rozdzielczość, jasność, wierność odwzorowania barw) oraz zastosowanymi podzespołami sprzętowymi (procesor, ilość pamięci RAM). 52 Biznes benchmark magazyn Dzięki temu pracodawca może dać swoim pracownikom różne modele smartfonów, które należą do tej samej rodziny urządzeń, mają podobny wygląd i obsługę, ale należą do innych kategorii cenowych. Inne też może być ich przeznaczenie. To ważne, bowiem firmy różnicują model smartfona w zależności od stanowiska zajmowane- Nowoczesne smartfony najczęściej wyposażone są w system Android, iOS (produkty Apple’a) oraz Windows Mobile (Nokia, wybrane modele HTC). Na targach MWC 2014 w Barcelonie Nokia pokazała trzy nowe modele smatfonów z rodziny Nokia X, wyposażone w zmodyfikowaną wersję systemu Android. To właśnie dla Androida przygotowano największą liczbę aplikacji biznesowych, które wspomagają pracę przedstawicieli działów handlowych czy pracowników marketingu (SFA), magazynierów oraz menedżerów (dane analityczne, dostęp do dokumentów). go przez pracownika oraz wykonywanych przez niego funkcji. Przyjrzyjmy się zatem wybranym, najpopularniejszym obecnie, dostępnym na rynku rodzinom i modelom smartfonów dla firm. Zróżnicowane smartfony Sony Linia smartfonów Sony Xperia obejmuje m.in. podstawowy model E z 3,5 calowym wyświetlaczem, modele Xperia M i Xperia SP, po topowy Z1 z 5 calowym ekranem dotykowym Full HD TRILUMINOS z mechanizmem przetwarzania obrazów X-Reality. Smartfon ma wbudowany czterordzeniowy procesor o częstotliwości 2,2 GHz oraz 20,7 megapikselowy aparat wyposażony w przetwornik obrazu Exmor RS firmy Sony. Urządzenie jest wodoszczelne i odporne na kurz, dzięki www.biznes.benchmark.pl Sprzęt dla MŚP czemu sprawdzi się zarówno w warunkach biznesowych jak i podczas wypadu za miasto. Foto: Fotolia BlackBerry Na rynku smartfonów liczą się obecnie urządzenia z systemem Android, iOS oraz Windows Phone. Mimo, że w ostatnich latach producent BlackBerry, kanadyjska firma Research in Motion (RIM), została mocno zepchnięta do narożnika, to terminale z logo jeżynki nadal cieszą się powodzeniem wśród pracowników i menedżerów wyższego szczebla. Na polskim rynku dostępne są trzy modele urządzeń tego producenta, wszystkie wyposażone w najnowszy system operacyjny BlackBerry OS 10. BlackBerry Z10 to typowy smartfon z dużym, 4,2 calowym, wyświetlaczem. Modele Q10, oraz jego tańszy odpowiednik Q5, wyposażono w klasyczną, pełnowymiarową klawiaturę BlackBerry, która doskonale współpracuje z mniejszym, ale również dotykowym ekranem. Starszych modeli z serii Bold i Curve, które nadal cieszą się dużym powodzeniem wśród użytkowników, musimy szukać na aukcjach, w komisach i na rynku wtórnym. BlackBerry Hub gromadzi wiadomości e-mail oraz komunikaty tekstowe. W tym samym miejscu znajdziemy powiadomienia o nowych wpisach na Facebooku, Twitterze, LinkedIn i Foursquare. Do centrum powiadomień można się szybko dostać z dowolnego miejsca, przeciągając palcem od dołu ekranu w górę. Z kolei BlackBerry Balance pozwala oddzielić sprawy służbowe od prywatnych. Funkcja ta tworzy dwa profile – jeden do pracy, a drugi do użytku prywatnego, z których każdy umożliwia przechowywanie innych danych, aplikacji i ustawień sieciowych. Dzięki BlackBerry Protect możesz natomiast zdalnie zablokować lub wyczyścić zawartość swojego terminala, gdy zostanie on zgubiony lub skradziony. Najnowsze BlackBerry nie wymagają już do działania usługi BlackBerry BIS. Wystarczy zwykły pakiet internetowy, który pozwala na dostęp do poczty e-mail oraz komunikatora BlackBerry Messenger (BBM). Dodajmy, że BBM pojawił się w sklepie Google Play i może być instalowany również na urządzeniach z systemem Android. Galaxy Note 3 Phablety to grupa urządzeń, które łączą w sobie cechy smartfonu i tabletu, a rozmiar www.biznes.benchmark.pl ich wyświetlaczy zdecydowanie przekracza 5 cali. Najważniejszym reprezentantem tej kategorii wydaje się być Samsung Galaxy Note 3 (SM-N9005), który oprócz dużego, 5,7 calowego ekranu dotykowego FullHD sAMOLED, wyposażony jest w specjalny rysik S Pen. Pozwala on na swobodne rysowanie i szkicowanie, tworzenie notatek oraz wprowadzanie tekstu w treści e-mail lub SMS-a. To właśnie rysik nadaje Galaxy Note wyraźnie biznesowy charakter. Dołączona aplikacja Scrapbook (Album z wycinkami) umożliwia porządkowanie i gromadzenie informacji w jednym miejscu. W albumie zapiszemy obrazy, notatki oraz linki do ciekawych materiałów w Internecie. Z kolei funkcja Multi Window pozwala wyświetlić na ekranie okna dwóch różnych aplikacji jednocześnie. Za pomocą trybu przeciągnij & upuść w nowej funkcji Multi Window możemy szybko przeciągać tekst i zdjęcia z jednego do drugiego okna aplikacji, zwiększając w ten sposób swoją efektywność pracy z dokumentami i notatkami. iPhone Telefony Apple’a, ze względu na cenę, upodobali sobie członkowie zarządów i menedżerowie najwyższego szczebla. iPhone słynie z aluminiowej obudowy, doskonałego, choć niezbyt dużego (tylko 4 cale) wyświetlacza, niezłego aparatu oraz dużej liczby wysokiej jakości aplikacji w sklepie App Store. Mimo, że parametry iPhone 5S odbiegają od konfiguracji zastosowanych w topowych smartfonach konkurencji, wszystko działa tu sprawnie. Nowością tej wersji telefonu jest wydajny procesor zaprojektowany w 64-bitowej architekturze, który współpracuje z koprocesorem M6 odpowiedzialnym za odbieranie przetwarzanie sygnałów z wbudowanych w urządzenie czujników (przyspieszeniomierza, żyroskopu, kompasu). Wbudowany czytnik linii papilarnych wprowadza dodatkową warstwę uwierzytelniania użytkownika w trakcie odblokowywania smartfonu czy płacenia za zakupy w sklepie Apple’a. Telefon do zadań specjalnych Na rynku znajdziemy telefony specjalne, zaprojektowane do pracy w trudnych warunkach. Ich wadą jest wysoka cena. Alternatywą dla tego typu urządzeń są niskobudżetowe telefony o wzmocnionej konstrukcji i obudowie. Reprezentantem tej kategorii jest Samsung Solid GT-B2710 (obecnie dostępny już tylko w wolnej sprzedaży) – solidny telefon z klasyczną klawiaturę, z którego z powodzeniem mogą korzystać pracownicy magazynów, działów produkcji czy ochrony. Urządzenie ma odporny na zarysowania ekran, a jego obudowa dobrze chroni przed czynnikami zewnętrznymi takimi jak kurz i woda. Taki telefon nie zarysuje się od kluczy; całkiem dobrze zniesie również upadek z wysokości czy zalanie. Artur Pęczak Samsung KNOX Android nie należy do najbardziej bezpiecznych systemów i zawsze warto zainstalować dobry program antywirusowy. Bezpieczeństwo urządzeń mobilnych to jednak nie tylko wirusy i złośliwe oprogramowanie, którego celem jest kradzież pieniędzy z kont bankowych. Samsung wprowadził na rynek rozwiązanie KNOX. Jest to środowisko pracy urządzeń przenośnych, które pozwala wykorzystywać je służbowo i prywatnie. KNOX umożliwia tworzenie stref bezpieczeństwa (kontenerów), w których przechowywane są aplikacje i dane stanowiące własność przedsiębiorstwa. Samsung KNOX może być elementem strategii Bring Your Own Device (BYOD), która zakłada wykorzystanie prywatnych urządzeń pracowników w celach służbowych. Środowisko KNOX zaprojektowano w oparciu o model ochrony systemu wykorzystujący trzy technologie kontroli dostępu. Customizable Secure Boot dba o to, aby na urządzeniu uruchamiane było wyłącznie zweryfikowane i dopuszczone do użytku oprogramowanie. Mechanizm TrustZone-based Integrity Measurement Architecture (TIMA) sprawdza integralność programu rozruchowego oraz jądra systemu Linux. W przypadku wykrycia modyfikacji, urządzenie jest blokowane. Trzecia z wymienionych technologii ochrony, Security Enhancements for Android, umożliwia tworzenie wydzielonych obszarów przechowywania aplikacji i danych. Informacje zgromadzone na urządzeniu pozostają chronione, nawet jeśli intruzowi uda się obejść standardowe zabezpieczenia systemu Android. Biznes benchmark magazyn 53 biznes.benchmar k .pl