1 Warszawa 22.11.2016r Szanowni Państwo, W imieniu
Transkrypt
1 Warszawa 22.11.2016r Szanowni Państwo, W imieniu
Warszawa 22.11.2016r Szanowni Państwo, W imieniu Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów przy ul. Hlonda 2 w Warszawie firma Lux Dom Sp. z o.o. jako Administrator nieruchomości zwraca się o przedłożenie oferty na usługę ochrony nieruchomości zgodnie z poniższym zapytaniem. Zapytanie ofertowe w zakresie usług ochrony terenu Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów I. Zamawiający: Wspólnota Mieszkaniowa „Ostoja Wilanów” Prymasa Augusta Hlonda 2 02-972 Warszawa II. Opis obiektu, którego dotyczy zapytanie: III. Obecnie kompleks 28 (docelowo 31) nowoczesnych budynków mieszkalnych o zróżnicowanej powierzchni, 98 (docelowo 109) klatki schodowe z dźwigami osobowymi, 1796 lokali (docelowo 1965) zbiorcze hale garażowe (na poziomie 0, -1, -2 w zależności od budynku), obszerne tereny zielone oraz sieć dróg wewnętrznych z organizacją ruchu; system monitoringu; teren nieogrodzony; sąsiedztwo 2 budów; Opis aktualnego systemu ochrony: System oparty na ochronie fizycznej w siedmiu dyżurkach umiejscowionych w różnych budynkach Osiedla bez centrum dowodzenia, w każdej z dyżurek osobny system podglądu monitoringu wizyjnego i po 2 pracowników ochrony. Łącznie 270 kamer. IV. Przedmiot zamówienia 1. wykonywanie usług ochrony w poniższym zakresie: a. utrzymywanie bezpieczeństwa na terenie obiektu: dozór terenu zewnętrznego, parku leśnego, parku ze sztucznym zbiornikiem wodnym, hal garażowych, klatek schodowych, pomieszczeń gospodarczych; zapobieganie popełnianiu czynów noszących znamiona wykroczeń (przede wszystkim związanych z nieprawidłowym parkowaniem na terenie Osiedla) i przestępstw zgodnie z zaakceptowaną instrukcją ochrony obiektu; b. przekazywanie uwag Administratorowi o zauważonych awariach lub uszkodzeniach mienia Wspólnoty, zanieczyszczeniach czy nieporządku; 1 c. bezpośredni nadzór i monitoring nad działalnością osób/firm trzecich przybywających na terenie Wspólnoty (np. firmy serwisowe, ekipy filmowe, etc.); d. przesyłanie do wyznaczonych osób raportów dziennych ochrony w formie elektronicznej do godz. 12:00 dnia następnego, a raportów weekendowych do poniedziałku do godz. 12:00; e. wyposażenie pracowników w skuteczne środki komunikacji na całym terenie obiektu, włącznie z garażami podziemnymi oraz zapewnienie mobilności pracowników ochrony; f. oddelegowanie do realizacji umowy ze Wspólnotą licencjonowanych pracowników ochrony, w tym Kierownika zmiany z uprawnieniami do udzielania pierwszej pomocy oraz podstawową znajomością języka angielskiego; g. posiadanie na terenie obiektu w pełni wyposażonej apteczki (stosownie do przepisów prawa); h. posiadanie na terenie obiektu aparatu cyfrowego; i. stosowanie systemu odbijania ręcznego (ew. zmiana umiejscowienia czujek lub zwiększenie ich ilości na żądanie Zleceniodawcy) z rejestracją podjętych działań oraz systemu powiadamiania antynapadowego; j. przeszkolenie kadry pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa, powiadamiania w przypadku awarii, znajomości obsługi systemu przeciwpożarowego, raportowania wszelkich ujawnionych usterek budynków lub terenu zewnętrznego do Administracji, ewidencjonowania wydawanych kluczy, kontroli wstępu i pobytu na terenie obiektu firm wykonujących przeglądy, naprawy, awaryjnego uwalniania osób uwięzionych w windach, znajomość lokalizacji urządzeń technicznych i gaśniczych, znajomość lokalizacji zaworów odcinających media dla nieruchomości w celu sprawnego reagowania w sytuacji zagrożenia, znajomość procedur obowiązujących we Wspólnocie oraz innych poleceń Zarządu i Administracji; k. zapewnienie skutecznej ochrony terenu Wspólnoty w trakcie imprez organizowanych w bezpośrednim sąsiedztwie Wspólnoty np. przy Świątyni Opatrzności Bożej, na Al. Rzeczpospolitej, proponowanie z właściwym wyprzedzeniem rozwiązań zapewniających skuteczną ochronę w w/w sytuacjach i im podobnych; l. sprawowanie nadzoru nad ruchem osobowym i samochodowym na terenie obiektu, naklejanie naklejek informacyjnych na źle zaparkowane pojazdy, wzywanie Straży Miejskiej do interwencji w sprawie źle zaparkowanych pojazdów oraz służb holowniczych w celu odholowywania źle zaparkowanych pojazdów; m. zapewnienie stałego, dostępnego w trybie 24/7 interwencyjnego numeru telefonu komórkowego do zgłaszania zdarzeń przez mieszkańców oraz firmy obsługujące Osiedle; n. wyposażenie pracowników w jednolite umundurowanie z uwzględnieniem obuwia z logo firmy oraz identyfikatorem imiennym; o. obsługa systemów ppoż., wedle potrzeb wzywanie straży pożarnej, policji, pogotowia; 2 p. Opcjonalnie Możliwość prowadzenia nadzoru bezpieczeństwa nieruchomości poprzez monitoring wizyjny zlokalizowany poza terenem Osiedla w zewnętrznym centrum monitoringu 2. Warunki dodatkowe: a. przejęcie obecnych pracowników ochrony może nastąpić tylko w przypadku akceptacji przez Zamawiającego, w ilości nie przekraczającej 30% przewidywanego przez Oferenta stanu osobowego skierowanego do obsługi nieruchomości b. maksymalna długość zmiany 12h - nieprzekraczanie maksymalnego czasu wykonywania obowiązków przez zatrudnionych na terenie Wspólnoty pracowników; c. opuszczanie posterunku przez pracowników tylko i wyłącznie po przekazaniu go zmiennikowi potwierdzonym wpisem do Książki służby; d. prowadzenie częstych i nieregularnych obchodów obiektu; e. współdziałanie ze służbami interwencyjnymi, Policją, Strażą Miejską, Administracją obiektu; f. natychmiastowe powiadamianie służb oraz wyznaczonych osób w sytuacjach zagrożenia; g. prowadzenie Książki Służby; h. przygotowanie Planu Ochrony Obiektu, jego przestrzeganie i aktualizowanie wraz ze zmianami zachodzącymi na obiekcie oraz w jego bezpośrednim otoczeniu; i. utrzymywanie pomieszczeń ochrony w należytym stanie estetycznym i higienicznym; j. wprowadzenie sprawnego i skutecznego mechanizmu kontroli wewnętrznej zapewniającego rzetelną realizację zadań określonych w umowie; k. możliwość wymiany pracowników ochrony na wniosek Zarządu/Rady/Administracji w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń co do jakości pracy ochrony; l. nadzór licencjonowanego inspektora ochrony nad pracownikami, dostępność inspektora pod telefonem; m. akceptacja kar umownych za niewłaściwą realizację usługi; n. zapewnienie przybycia załogi interwencyjnej w ciągu maksymalnie 5 minut w godzinach nocnych oraz 10 minut w godzinach dziennych; o. przeprowadzenie audytu systemu ochrony, w tym monitoringu tj. kamer, rejestratorów, monitorów, na min. 1 miesiąc przed wejściem na teren obiektu i opracowanie propozycji niezbędnych zmian w celu zapewnienia jego efektywnego funkcjonowania; p. wykazanie doświadczenia w ochronie wielobudynkowych osiedli mieszkaniowych; 3 q. wskazanie sposobu likwidacji drobnych szkód będących skutkiem zaniechaniem lub nieskutecznym działaniem pracowników ochrony; V. Przewidywany czas trwania umowy: Czas nieokreślony. Możliwość wypowiedzenia umowy dla obu Stron – z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia; VI. Opis postępowania konkursowego Zamawiający przeprowadzi dwuetapowy konkurs wyboru usługodawcy a. W pierwszym etapie spośród złożonych ofert zostaną wybrane trzy spełniające kryteria zapytania. Kryterium wyboru oparte będzie między innymi na: cenie jednostkowej brutto za godzinę pracy jednego pracownika ochrony, doświadczeniu w wykonywaniu usług ochrony przez Oferenta, ocenie przez Zamawiającego możliwości prawidłowej realizacji usługi przez Oferenta. b. W drugim etapie z pośród trzech Oferentów wyłonionych w etapie pierwszym postępowania wyłoniony zostanie potencjalny Usługodawca. Procedura wyłonienia Usługodawcy polegać będzie na przeprowadzeniu indywidualnych negocjacji z każdym z trzech Oferentów w zakresie: VII. cenowym, zakresu i sposobu wykonywania usług, dodatkowych elementów/systemów/rozwiązań jakie dany Oferent gotowy jest wprowadzić podczas realizacji usługi. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi zawierać a. cenę jednostkową brutto za godzinę pracy jednego pracownika ochrony; b. przewidywaną ilość osób do obsługi nieruchomości z uwzględnieniem struktury pełnionych funkcji; c. wymienione w zapytaniu oczekiwania Zamawiającego; d. informację o możliwości realizacji zakresu wskazanego w pkt. IV p niniejszego zapytania, a w przypadku możliwego podjęcia realizacji tego zakresu miesięczną cenę brutto za usługę; e. analizę/ocenę aktualnych rozwiązań ze wskazaniem innych preferowanych przez Oferenta o ile obecna nie jest zdaniem Oferenta optymalna ze szczególnym uwzględnieniem systemów zabezpieczenia technicznego (SSWiN, CCTV); f. informację o ilości obsługiwanych obiektów, ilości zatrudnionych pracowników oraz czasu od jakiego firma działa na rynku w zakresie ochrony fizycznej. 4 2. Do oferty należy dołączyć: a. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie certyfikatów uprawniających do prowadzenia działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie fizycznej i zabezpieczenia technicznego; b. aktualną polisę (pełną treść) ubezpieczeniową OC z rozszerzeniem odpowiedzialności o skutki działań podwykonawców z sumą ubezpieczenia nie niższą niż 1,000,000 zł (słownie: jeden milion złotych); c. oświadczenie na temat przedziału wiekowego agentów ochrony przewidzianych do realizacji umowy; d. referencje dotychczasowych usługobiorców wraz z podaniem kontaktu do osób nadzorujących ochronę w celu weryfikacji jakości świadczonych usług - min. 5; e. aktualne zaświadczenie z właściwego rejestru przedsiębiorców; f. pełnomocnictwo, w przypadku osób nieupoważnionych w dokumentach rejestrowych; g. schemat organizacyjny ochrony oraz wstępny zakres obowiązków agentów ochrony, ich wyposażenia oraz procedur postępowania: w przypadkach alarmowych (napad, włamanie, pożar), w sytuacjach nietypowych (zakłócanie ciszy nocnej, niewłaściwe parkowanie), w kwestii zasad nadzoru nad ruchem osobowym/samochodowym, 3. Do uzupełnienia w terminie 14 dni w przypadku zakwalifikowania Oferenta do drugiego etapu postępowania : a. draft umowy (wzór umowy); b. oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu podatków, zwolnieniu, odroczeniu lub rozłożeniu na raty zaległych płatności – zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem złożenia oferty; c. oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, zwolnieniu, odroczeniu lub rozłożeniu na raty zaległych płatności – zaświadczenie ZUS wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem złożenia oferty; VIII. Składanie ofert Oferty w formie papierowej w zaklejonych, zapieczętowanych kopertach prosimy składać w terminie 3 tygodni od dnia otrzymania niniejszego zapytania, tj. do dnia 13.12.2016r na adres: Administrator Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów, Biuro Administracji, ul. Hlonda 2 klatka F, 02-972 Warszawa z dopiskiem „Konkurs na ochronę WM Ostoja Wilanów”. 5 IX. Pozostałe a. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane; b. Oferty niekompletne ( nie zwierające wszystkich elementów wymienionych w pkt VII zapytania) nie będą rozpatrywane; c. Zamawiający ma prawo do odwołania postępowania na każdym z etapów wyboru usługodawcy bez podania przyczyn. X. Tryb udzielania wyjaśnień 1. Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres : [email protected] 2. Wizję lokalną można przeprowadzić po wcześniejszym umówieniu; 3. Wyznaczona osoba do kontaktu : Piotr Kułakowski tel. 509 486 473. Z poważaniem 6