Załącznik nr 2. WZÓR UMOWY zawarta dnia ................., w

Załącznik nr 2.
WZÓR UMOWY
zawarta dnia ................., w Bielinach, pomiędzy:
1. Stowarzyszeniem Lokalna Grupa Działania „Wokół Łysej Góry” ul. Partyzantów 3, 26-004 Bieliny,
NIP: 657-269-35-04
reprezentowanym przez: Prezes Zarządu Annę Łubek oraz Wiceprezesa Zarządu Pawła Wikło.
Zwanym dalej Zleceniodawcą
a
2. Nazwa Firmy …….....................................................................................,
siedziba....................................................................................................., REGON ...........................,
NIP...............................
reprezentowanym przez:
zwanym dalej Zleceniobiorcą
§1
Niniejsza umowa dotyczy w ramach projektu pn. „Lokalne Centra Obsługi Inwestora - Eastern European
Gateway” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej - Działanie 1.4. zwanego dalej
Projektem.
§2
Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonanie zadania pod nazwą „Cykl seminariów LCOI System w
Nowym Jorku oraz uczestnictwo w Giełdzie Kontaktowej na Florydzie”, zgodnie z zaproszeniem do
składania ofert z dnia 03.10.2014r. oraz ofertą Zleceniobiorcy z dnia………………………. , a w
szczególności:
1. Zorganizowanie co najmniej dwóch seminariów w Nowym Jorku (USA), termin – listopad 2014
r. oraz zagwarantowanie uczestnictwa LCOI w Giełdzie Kontaktowej w Miami na Florydzie w dn.
19-21.11.2014 r.
2. Specyfikacja zamówienia:
a) Serwis pobytowy dla 5 osób, a w tym:
 Opracowanie przez Zleceniobiorcę i przedstawienie do akceptacji Zleceniodawcy projektu
dziennego pobytu delegacji LCOI w USA, projekt dziennego pobytu Zleceniobiorca przedstawi
w terminie do 5 listopada 2014r., Zaakceptowany plan pobytu dziennego będzie załącznikiem do




protokołu zdawczo-odbiorczego, niezrealizowanie przez Zleceniobiorcę założeń tego planu
będzie skutkowało obniżeniem wynagrodzenia.
zapewnienie 4 noclegów w Nowym Jorku i 4 noclegów w Miami dla 5 osób w pokojach
jednoosobowych, o przeciętnym standardzie ***/****
przelot z Warszawy do Nowego Jorku, następnie z Nowego Jorku do Miami oraz z Miami do
Warszawy w uzgodnionych z Zamawiającym terminach dla 5 osób wraz z dużym bagażem/os.
oraz jednym dodatkowym bagażem na materiały promocyjne i roll-up, transport delegacji LCOI
na obszarze USA,
pełne wyżywienie – śniadania, obiady, kolacje dla 5 osób, podczas pobytu delegacji na terenie
USA,
serwis organizacyjny: zapewnienie bezpieczeństwa (w tym ubezpieczenie NW),
b) Organizacja seminariów promujących Projekt „LCOI – Eastern European Gateway” na terenie
Nowego Jorku. W ramach zamówienia Zleceniobiorca zapewni w każdym z dwóch seminariów:
 salę konferencyjną na około 50 osób oraz zaplecze socjalne (sala w której serwowany będzie
catering, bezpłatną szatnię dla uczestników seminarium oraz bezpłatne toalety). Sala
konferencyjna musi być oznaczona logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PORPW
2007-2013 dostępną na stronie www.polskawschodnia.gov
i informacją o instytucji
zarządzającej i źródle finansowania – zamawiający posiada odpowiednie roll-up.
 przygotowanie punktu rejestracyjnego przybyłych gości,
dodatkowo Zleceniobiorca
zobowiązany jest do przygotowania listy uczestników (spis w formie elektronicznej imion i
nazwisk zaproszonych gości z nazwą firmy/stanowiska służbowego) odrębnie dla każdego
seminarium, wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego.
 serwis techniczny: wynajęcie sal, z nagłośnieniem, catering w trakcie spotkań, zabezpieczenie
sprzętu multimedialnego, instalacja banerów w scenografii miejsc spotkań (z logiem projektu i
oznaczeń UE, PO RPW),
 zestaw multimedialny – rzutnik – 1 szt., ekran (duży), laptop – 1 szt. oraz zabezpieczenie łącza
internetowego dla tego komputera,
 przeprowadzenie seminariów zgodnie ze szczegółowym planem spotkania przygotowanym przez
Zamawiającego.
 serwis kawowy dla uczestników seminariów: kawa, herbata, woda, soki, kruche ciastka, kanapki;
 serwis organizacyjny: zapewnienie tłumacza w trakcie seminarium oraz jednego dodatkowego
tłumacza podczas ewentualnych pytań i rozmów w kuluarach,
 wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za sprawy organizacyjne i techniczne, która będzie w
dyspozycji zamawiającego w czasie trwania seminarium i minimum godzinę przed jego
rozpoczęciem.
 W ramach naboru Zleceniobiorca przygotuje i wyśle zaproszenia do potencjalnych uczestników
obu seminariów na podstawie przygotowanych dwóch list (dla każdego seminarium)
uzgodnionych z Zleceniodawcą. Zleceniobiorca przedstawi Zleceniodawcy propozycję
zapraszanych gości w terminie minimum 10 dni przed planowanymi seminariami.
Zaakceptowane listy będą załącznikami do sprawozdania merytorycznego z realizacji działań.
Zaproszenia muszą zawierać logotypy zgodne z księgą wizualizacji znaku PORPW 2007-2013
dostępną na stronie:
http://www.polskawschodnia.gov.pl/szukaj/Strony/Results.aspx?k=podr%C4%99cznik+oznakow
ania wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania. Zleceniobiorca ma
zapewnić uczestnictwo około 30 osób/ na każdym seminarium – z potwierdzeniami przybycia,
wysłane zaproszenia i potwierdzenia przybycia są wymaganymi załącznikami do sprawozdania
merytorycznego z realizacji działań,
 sporządzenia merytorycznego sprawozdania z realizacji działania/ działań w wersji papierowej i
elektronicznej. Sprawozdanie przekazane w wersji papierowej i elektronicznej powinno zawierać
w szczególności informację o jego przebiegu, uczestnikach i ocenę skuteczności realizacji
zakładanych celów oraz wymagane załączniki tj:
- zaakceptowany przez Zleceniodawcę plan pobytu dziennego,
- zaakceptowane przez Zleceniodawcę listy zapraszanych na seminaria gości,
- wysłane zaproszenia i potwierdzenia przybycia gości zapraszanych na seminaria,
- podpisane przez uczestników seminariów listy obecności z zapewnieniem oznakowania
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
- Dodatkowo wykonawca wraz ze sprawozdaniem dostarczy dokumentację fotograficzną na
odrębnej płycie CD.
c) Zapewnienie udziału Projektowi LCOI na Giełdzie Kontaktowej w Miami na Florydzie w
dn. 19-21.11.2014 r.
 zgłoszenie/zapewnienie uczestnictwa LCOI na przedmiotowej giełdzie,
 zabezpieczenie miejsca wystawienniczego wraz z ladą, stolikiem i 6 krzesełkami w czasie
trwania Giełdy Kontaktowej,
 zapewnienie dwóch tłumaczy podczas trwania Giełdy Kontaktowej,
Za brak zrealizowanego któregoś z punktów przewidzianych dziennym planem pobytu zlecenia
Zleceniodawca ma prawo do obniżenia wynagrodzenia o 5 % za każdy nie zrealizowany punkt. Za
brak zakładanej liczby osób na konferencjach Zleceniodawca ma prawo do obniżenia wynagrodzenia
następująco: obniżenie wynagrodzenia o 10 % za 21-29 osób w seminarium, obniżenia
wynagrodzenia o 30 % za udział w seminarium mniej niż 21 osób. Poniższe obniżenie
wynagrodzenia ma zastosowanie oddzielnie dla każdego zaplanowanego seminarium.
Za brak dostarczonego i wykonanego sprawozdania merytorycznego z załącznikami Zleceniodawca
ma prawo obniżyć wynagrodzenie o 15 %.
§3
Zleceniobiorca oświadcza, że:
1) jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym,
2) posiada uprawnienia niezbędne do wykonania zamówienia,
3) dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem do wykonania zamówienia,
4) znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
§4
1. Za prawidłowe wykonanie czynności wymienionych w § 2 Zleceniobiorca otrzyma od Zleceniodawcy
wynagrodzenie w maksymalnej wysokości ............................ za wykonanie zlecenia.
2. Termin wystawienia faktury: pierwsza zaliczkowa w kwocie 60% wartości zamówienia do 31
października 2014r. oraz druga do 40% wartości zamówienia do 14 dni po zaakceptowaniu sprawozdania
merytorycznego i podpisaniu protokołu zdawczo odbiorczego. Kwota drugiej faktury będzie wynikała
wprost z protokołu zdawczo-odbiorczego.
3. Zleceniobiorca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet, jeżeli z przyczyn od siebie
niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania
niniejszej Umowy.
§5
Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać zlecone czynności w miejscu wskazanym przez Zleceniodawcę,
zgodnie ze swoją ofertą oraz z zaproszeniem do składania ofert.
§6
W przypadku niewykonania zlecenia w terminie, wykonania go wadliwie lub w sposób nienależyty,
Zleceniodawca ma prawo do egzekwowania odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych,
bądź pomniejszenia wynagrodzenia.
§7
Zleceniobiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, zgodnie z
ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.
zm.).
§8
Zleceniobiorca zobowiązuje się, że wszelkie urządzenia, materiały i dokumenty, w których posiadanie
wejdzie w związku z wykonywaniem prac objętych umową, są i pozostaną własnością Zleceniodawcy.
Zleceniobiorca zwróci je Zleceniodawcy nie później niż w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
§9
W sprawach nie uregulowanych w umowie mają zastosowanie:
1. przepisy Kodeksu cywilnego
2. zapisy umowy o dofinansowanie projektu oraz przepisy wynikające z warunków realizacji projektu.
3. postanowienia zawarte w zapytaniu ofertowym, w wyniku którego zawarto niniejszą umowę.
§ 10
1. Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Niniejsza umowa zastępuje wszelkie poprzednie porozumienia, umowy i ustalenia, zarówno ustne jak i
pisemne, które tracą moc z dniem zawarcia niniejszej umowy.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Integralną częścią umowy jest przedmiotowe zapytanie ofertowe z dn. 03.10.2014 r. oraz oferta wykonawcy.
ZLECENIODAWCA
ZLECENIOBIORCA