wiêcej - Powiat Słupski

Starostwo Powiatowe
Słupsk
PROTOKÓŁ
z kontroli
w zakresie gospodarki finansowej oraz realizacji zaleceń pokontrolnych
Nazwa jednostki kontrolowanej:
Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego
dla Powiatu Słupskiego
Kierownik jednostki
Małgorzata Klemińska
Główny Księgowy
Elżbieta Kobusińska
Osoba przeprowadzająca kontrolę
Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym
Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR-III.077.1.60.2011
Starosty Słupskiego z dnia 15 listopada 2011. Kontrolę przeprowadzono w dniach 22.11 –
28.11.2011 r.
Przedmiot i zakres kontroli
Kontrola miała na celu sprawdzenie zasadności dokonywanych wydatków, dokumentowania
ich zgodnego z obowiązującymi przepisami, sposób ewidencjonowania i ujmowania w księgach
rachunkowych, a także poprawność sporządzanych sprawozdań budżetowych i finansowych.
Zakres kontroli obejmował rok 2011.
Wynik poprzedniej kontroli
Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach od 08 – 13.09.2010 r.
i dotyczyła realizacji planu dochodów i wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur
kontroli finansowej oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w 2010 r. W wyniku jej
przeprowadzenia wydano zalecenia pokontrolne znak OR.IX.0913-14/10 z dn. 30.11.2010 r.
Kierownik jednostki udzieliła odpowiedzi na zalecenia, pismem nr PINB 0935/5/10 z dn.
29.12.2010 r. W piśmie wyjaśniono powody opóźnienia w przekazywaniu dochodów Skarbu
Państwa na rachunek Starostwa oraz w spłacie zobowiązań.
W trakcie kontroli sprawdzono realizację zaleceń pokontrolnych:
1.
Przeprowadzona kontrola rozrachunków do konta 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych,
pozwoliła stwierdzić, że jednostka przekazuje dochody w sposób prawidłowy.
2.
Zaciągane zobowiązania regulowane są terminowo.
3.
Badana
jednostka
pobiera
wynagrodzenie
należne
płatnikowi
składek
wynikające
z Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagradzania
płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu Państwa (Dz. U. Nr 240, poz.
2065).
Nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji zaleceń pokontrolnych.
Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu
Zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Słupskim wykonuje Powiatowy Inspektor
Nadzoru Budowlanego przy pomocy Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego (zwanego
dalej „PINB”), wchodzącego w skład powiatowej administracji zespolonej.
Do zadań organów nadzoru budowlanego należy:

kontrola przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego;

kontrola działania organów administracji architektoniczno-budowlanej;

badanie przyczyn powstawania katastrof budowlanych;

współdziałanie z organami kontroli państwowej.
Obowiązki Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Słupskiego pełni od dnia
10.05.2000 r. pani Małgorzata Maria Klemińska.
Organizację wewnętrzną i szczegółowy zakres zadań PINB określa Powiatowy Inspektor Nadzoru
Budowlanego w regulaminie organizacyjnym. Regulamin organizacyjny PINB wprowadzono
Zarządzeniem Nr 1/2003 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dn. 30.03.2003 r.
Od dnia 05.07.2004 r. obowiązki głównej księgowej inspektoratu pełni pani Elżbieta
Kobusińska.
2
W związku z licznymi zmianami w przepisach regulujących sposób prowadzenia i ewidencji
gospodarki finansowej oraz sprawozdawczości, badana jednostka dostosowała swoje przepisy
wewnętrzne. Od stycznia 2011 r. obowiązują:
1.
Zarządzenie nr 1/2011 r. PINB z dn. 17.01.2011 r. – w sprawie wprowadzenia „Zasad
(polityki) rachunkowości” w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Powiecie
Słupskim, załączniki:
 Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości,
 Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
 Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
- zakładowy plan kont, wykaz kont ksiąg rachunkowych,
- opis systemu przetwarzania danych - opis systemu informatycznego stosowanego do
prowadzenia rachunkowości,
- systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych
i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów.
 Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych.
 Instrukcję kasową.
2.
Zarządzenie nr 5/2011 z dn. 31.10.2011 r. w sprawie wprowadzenia „Procedur kontroli
finansowej w PINB w Powiecie Słupskim.
Realizacja planu wydatków w 2011 r.
Kwota wydatków i dochodów na 2011 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr
III/15/2010 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 28.12.2010 r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na
2011 r., ze zmianami.
Plan oraz wykonanie na dzień 30.09.2011 r. wydatków jednostki przedstawia tabela:

Wydatki 2011 r.
Wydatki
Dział
Rozdział
Paragraf
710
71015
3020
4010
4020
4040
4110
4120
Plan
Zaangażowanie
423 200,00
423 200,00
2 000,00
101 050,00
169 050,00
21 710,00
47 320,00
5 500,00
408 155,58
408 155,58
362,34
101 050,00
169 050,00
21 709,45
47 320,00
5 500,00
3
Wykonanie
315 400,00
315 400,00
362,34
70 208,97
110 930,86
21 709,45
29 770,04
2 908,17
Wykonanie
planu (%)
74,53
74,53
18,12
69,48
65,62
100,00
62,91
52,88
4170
4210
4260
4270
4280
4300
4350
4360
4410
4430
4440
4550
4610
4700
4990
22 600,00
13 060,00
8 500,00
500,00
800,00
15 330,00
630,00
3 840,00
500,00
1 800,00
6 310,00
1 000,00
200,00
1 500,00
0,00
22 600,00
12 170,43
2 564,45
233,70
741,00
11 971,46
414,40
2 648,99
500,00
1 386,00
6 153,36
890,00
0,00
890,00
0,00
15 594,50
11 915,43
2 409,80
233,70
741,00
10 191,10
362,60
2 648,99
0,00
1 386,00
6 000,00
890,00
0,00
890,00
26 247,05
69,00
91,24
28,35
46,74
92,63
66,48
57,56
68,98
0,00
77,00
95,09
89,00
0,00
59,33
0,00
Zgodnie z ustawą z dn. 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.
U. z 1996 Nr 70, poz. 335 ze zm.) jednostka winna dokonać odpisu i przekazać środki na
wydzielony rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 100% do 30.09.2011 r.
Analiza realizacji planu wydatków wykazała, że odpis został przekazany w wysokości 95,09%
naliczonego odpisu na 2011 r. Badana jednostka przekazała niezbędną brakującą kwotę 153,36 zł
na rachunek Funduszu w dn. 03.10.2011 r. Załączona do dokumentów bankowych (WB nr
012/2011 z dn. 03.10.2011 r.) notatka służbowa kierownika jednostki i głównego księgowego z dn.
03.10.2011 r. informuje o powodach opóźnienia tj. awarii systemu bankowego w jednostce. Kopia
notatki służbowej stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Za miesiąc wrzesień 2011 r. PINB zobowiązany był do złożenia sprawozdań:
1.
Za okresy miesięczne:
 Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn.
10.10.2011 r.
 Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn.
10.10.2011, korekta nr 1 w dn. 11.11.2011 r., korekta nr 2 w dn. 11.11.2011 r.
2.
Za okresy kwartalne:
 Rb-50 o dotacjach związanych z wykonaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz
innych zadań zleconych JST ustawami, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn. 10.10.2011 r.,
korekta nr 1 dn. 10.10.2011 r.
 Rb-27ZZ Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizację
zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych JST ustawami, do dn.
08.10.2011 r. - wpłynęło dn. 07.10.2011 r.
4
 Rb-N o stanie należności, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn. 10.10.2011 r.
 Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, do dn.
10.10.2011 r. - wpłynęło dn. 10.10.2011 r.
 Rb-ZN o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez
jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych, do dn. 10.10.2011 r. wpłynęło
10.10.2011 r.
Wszystkie sprawozdania zostały przekazane do Starostwa Powiatowego w Słupsku
w terminie. Analiza poprawności sporządzanych sprawozdań z dokumentacją księgową pozwoliła
stwierdzić, że jednostka błędnie sporządziła sprawozdanie Rb-N. Zgodnie z wyciągiem bankowym
z dn. 30.09.2011 r. stan środków wynosił 0, jednak jednostka posiadała założoną na koniec dnia
lokatę w wysokości 26.247,05 zł. Lokatę tę należało wykazać w wierszu N3.2 depozyty na żądanie
(zgodnie z wyjaśnieniami Ministra Finansów Nr NZ/W-8/MO/0657-103/2007/4056 z dn.
11.09.2007 r.), gdyż są to środki, które w każdej chwili mogą być zamienione na gotówkę bez
żadnych istotnych ograniczeń lub kar.
Kopie sprawozdań stanowią załącznik nr 2 do protokołu.
Przestrzeganie procedur dokumentowania wydatków
Badając zagadnienia związane z gospodarką środkami finansowymi sprawdzono
prawidłowość dokonywania, dokumentowania i ewidencjonowania wydatków, a także zastosowane
procedury wewnętrznej kontroli finansowej.
Wyrywkowej kontroli poddano wymienione w tabeli wydatki:
nr f-ry
firma
ZETO
Koszalin
GCP
0757/ERP/11
Kraków
Office MK
1448/11
Słupsk
394/100/08
1447/11
1055/U/11
1327
Nota
9/VIII/2911
Office MK
Słupsk
Grawipol
Słupsk
Dallas
Kobylnica
Powiat
Słupski
rodzaj wydatku
usługa
informatyczna
Dostęp do
portalu Ergo
Monitor
Zestaw
komputerowy
Dziennik
korespondencji
Mycie
samochodu
Obciążenie
kosztami
dostaw energii i
usług
kwota
termin
zapłaty
zapłata
zapłata
zapłata
przed
po
terminem terminie
(dni)
(dni)
§
sposób
zapłaty
122,50 12.09.11 12.09.11
0
0
4300
przelew
52,93 31.08.11 30.08.11
1
0
4300
przelew
659,00 27.08.11 26.08.11
1
0
4210
przelew
3490,00 27.08.11 26.08.11
1
0
4210
przelew
246,00 30.08.11 29.08.11
1
0
4210
przelew
26,97 12.08.11 12.08.11
0
0
4300
przelew
553,93 25.08.11 23.08.11
2
0
5
4350/42
przelew
60/4300
5012235308
11
Telefonia
Cyfrowa
Warszawa
3228/0/2011
InterBiuro
Nota
8/VIII/2011
Powiat
Słupski
Primo
Słupsk
3415
Połączenia
komórkowe
Tusz do
drukarek
Usługi
pocztowe
Art.
Papiernicze
290,13 16.08.11 12.08.11
4
0
4360
przelew
276,36 23.08.11 22.08.11
1
0
4210
przelew
996,10 19.08.11 18.08.11
1
0
4300
przelew
51,77 18.08.11 18.08.11
0
0
4210
przelew
Nie stwierdzono przypadków nieprawidłowego regulowania zobowiązań po terminie płatności.
Zachowana jest również zgodność księgowań z rachunkami bankowymi.
Analizując dokumentację księgową stwierdzono, że PINB kwalifikuje wydatek związany
z odprowadzeniem ścieków w § 4260 - zakup energii, winno być w § 4300 - zakup usług
pozostałych.
Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia
Wg stanu na dzień 21.11.2011 r. PINB zatrudniał 6 pracowników na 5,75 etatu, oraz 2
osoby na umowę zlecenie. Lista zatrudnionych osób stanowi załącznik nr 3 do protokołu.
Wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki stażowe naliczone zostały na podstawie
obowiązujących przepisów oraz dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Nie
stwierdzono nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzenia za miesiąc wrzesień 2011 r.
Zestawienie list płac za wrzesień 2011 r.:
Nr listy płac
33
34
35
Nazwa listy płac
Wynagrodzenie
brutto
Lista płac
Lista płac – służba cywilna
Umowa – zlecenie
8.144,32
13.759,20
1.750,00
Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników w wysokości wynikającej z prawidłowo
sporządzonej deklaracji rozliczeniowej DRA 01.09.2011 z dn. 05.10.2011 r. przekazane zostały na
konto ZUS dn. 05.10.2011 r. (WB nr 067/2011). Nie stwierdzono również nieprawidłowości
w naliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych. Został przekazany na konto US dn.
19.10.2011 r. w wysokości 126,00 zł (WB nr 014/2011 - rachunek Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych) i 1.762,00 zł (WB nr 077/2011 - rachunek podstawowy).
6
Inwentaryzacja
Badana jednostka przeprowadziła w oparciu o Zarządzenie nr 6/2010 Powiatowego
Inspektora Nadzoru Budowlanego w Powiecie słupskim z dn. 22.12.2010 r., inwentaryzacje roczną
za rok 2010. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją inwentaryzacja przeprowadzona była:
1.
W drodze spisu z natury:
 środki trwałe,
 pozostałe środki trwałe,
 druki ścisłego zarachowania,
 zapas materiałów biurowych,
 druki ścisłego zarachowania i gotówka w kasie,
 zapasy materiałów biurowych,
 pozostałych środków trwałych,
przez komisje spisową w składzie: […]* (przewodnicząca) i […]* (członek);
 zapasy paliwa w samochodzie służbowym,
przez Głównego Księgowego.
Spis z natury sporządzony została na uniwersalnych arkuszach spisu z natury, stanowiących
druki ścisłego zarachowania, od nr 01 do 09. Z inwentaryzacji gotówki w kasie i druków ścisłego
zarachowania sporządzony został protokół. Podobnie inwentaryzacja zapasów i zużycia paliwa
w samochodzie służbowym została odnotowana w protokole. Arkusze podpisane przez komisję
i osoby odpowiedzialne materialnie (Pani […]* - kasa; Pani […]* - pozostały majątek) zostały
wycenione przez głównego księgowego. W aktach osób odpowiedzialnych materialnie znajdują
się oświadczenie o przyjętej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
Komisja spisowa przekazała arkusze inwentaryzacyjne Komisji inwentaryzacyjnej w składzie:
Pani […]* (przewodniczący) i Pan […]* (członek), która sporządziła protokoły informujące o
przeprowadzonych czynnościach. Wyniki inwentaryzacji zostały powiązane z zapisami
w księgach rachunkowych jednostki.
2.
W drodze weryfikacji sald:
 protokoły zostały sporządzone przez zespół w składzie: […]* i […]*.
3.
W drodze potwierdzenia sald:
 potwierdzony został stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych jednostki:
- rachunku podstawowego, saldo 0 zł,
- zakładowego funduszu świadczeń Socjalnych, saldo 3,21 zł.
7
Ponadto w dn. 31.12.2010 r. sporządzony został przez komisję w składzie: […]* (przewodniczący)
oraz […]* (członek) protokół z oceny i likwidacji zużytych składników majątku. Zbędne składniki
majątku zostały zidentyfikowane i spisane na arkuszach spisu z natury oraz zdjęte ze stanu majątku
jednostki.
Stwierdzona nieprawidłowość, to brak w procedurach wewnętrznych oraz zarządzeniu
kierownika jednostki imiennego wskazania osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie
inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji.
Na tym kontrolę zakończono.
Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Kierownika jednostki poinformowano o prawie
do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego
wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu.
Kierownika jednostki poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień
do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykaz załączników:
1.
Notatka służbowa kierownika PINB i głównego księgowego z dn. 03.10.2011 r.
2.
Kopie sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-ZN za III kw. 2011 r.
3.
Lista zatrudnionych osób wg stanu na dzień 21.11.2011 r.
Słupsk, dnia 29.12.2011 r.
KIEROWNIK JEDNOSTKI
INSPEKTOR
POWIATOWY INSPEKTOR
INSPEKTOR
DS. KONTROLI
NADZORU BUDOWLANEGO
w POWIECIE SŁUPSKIM
/-/
/-/
Joanna Harasimiuk
Małgorzata Maria Klemińska
……………………………….….
……………………………….
jednostka kontrolowana
kontrolujący
/* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.)].
8