Informacja na temat przeprowadzania w Niemczech

Informacja na temat
przeprowadzania w Niemczech
kontroli działalności przedsiębiorców
przez uprawnione organy kontroli
2015-12-25 21:38:28
2
Niemieccy przedsiębiorcy nie tylko podlegają kontrolom typowym i dla polskich przedsiębiorców (np. w zakresie
podatkowym czy ubezpieczeń społecznych), ale obejmuje ich także szereg innych kontroli wynikających ze
specyficznych dla Niemiec regulacji prawnych bądź praktyki gospodarczej.
Niemieccy przedsiębiorcy nie tylko podlegają kontrolom typowym i dla polskich przedsiębiorców (np. w zakresie
podatkowym czy ubezpieczeń społecznych), ale obejmuje ich także szereg innych kontroli wynikających ze
specyficznych dla Niemiec regulacji prawnych bądź praktyki gospodarczej. Do takich specyficznych i często
bardzo dokuczliwych kontroli - z którymi spotykają się i polskie firmy działające na rynku niemieckim - należy w
pierwszej kolejności kontrola przez urzędy celne (uprawnione w tym zakresie organa kontroli) legalności
zatrudnienia (szczególnie cudzoziemców) i przestrzegania warunków obowiązującej w Niemczech płacy
minimalnej dla określonych branż przy oddelegowaniu czy użyczaniu pracowników, a także w przypadku
budownictwa opłacania składek na specjalną kasę urlopową. Ponadto kontrolowane jest prowadzenie niektórych
rodzajów działalności gospodarczej (np. handel obwoźny czy sprzedaż kiermaszowo-targowa), rejestracja czy
zgłoszenia wykonywania zawody rzemieślniczego w Izbie Rzemiosła, opłacania oddzielnych składek od następstw
nieszczęśliwych wypadków przy pracy. Kontrolowane mogą być nawet kwatery dla pracowników delegowanych
do Niemiec (przez urząd ds. porządku - niem. Ordnungsamt).
Niezależnie od specyfiki ww. rodzajów kontroli, organizacje niemieckich przedsiębiorców uskarżają się, że średni
czas kontroli np. podatkowej w przedsiębiorstwach w Niemczech wynosi dla dużych firm od 3 do 5 lat, firm
średniej wielkości od 1-3 miesięcy, a małych firm ok. tygodnia, co jest okresem znacznie dłuższym niż
porównywalnie np. we Francji czy Niderlandach.
Organa kontrolne natomiast wskazują, że w praktyce (m.in. ze względu na niewystarczającą ilość kontrolerów)
duże przedsiębiorstwa są kontrolowane co 4 lata, średnie co 13 lat, a te małe nawet co 26 lat. Wskazują też na
efekty budżetowe kontroli skarbowych (np. w 2009 r. w ich wyniku ściągnięto dodatkowe podatki i opłaty w
wysokości 21 mld EUR, z czego 73% było wpływami z kontroli dużych przedsiębiorstw, a tylko ok. 3 % z małych
firm).
1. Czy w Niemczech istnieje ustawa „horyzontalna" na wzór polskiej ustawy o swobodzie działalności
gospodarczej, która reguluje ogólne zasady przeprowadzania kontroli? Jeśli tak - proszę o przedstawienie tych
zasad oraz o wskazanie, jakie obowiązują od tych zasad wyjątki.
W niemieckiej ustawie o działalności gospodarczej nie ma porównywalnych zapisów regulujących ogólne zasady
przeprowadzania kontroli. Podstawą prawną dokonywania czynności kontrolnych są ustawy i rozporządzenia
szczegółowe odpowiednio do zakresu przedmiotowego i organu kontroli, którymi są najczęściej organa właściwe
dla danego kraju związkowego. Interesujące jednak dla analizy i oceny skutków regulacji w Polsce mogą być
niemieckie rozwiązanie przyjęte w przepisach szczegółowych dot. kontroli skarbowych oraz w zakresie
ubezpieczeń społecznych. I tak regulacje ogólne dot. przeprowadzania kontroli podatkowym zawarte są w
poszczególnych ustawach podatkowych (o podatku dochodowym, obrotowym itp.), natomiast szczegółowo
określa je niemiecka ordynacja podatkowa (niem. Abgabenordnung - AO) w §§ 193-207, wydane na jej podstawie
zarządzenie o zasadach przeprowadzania kontroli w przedsiębiorstwach (niem. Betriebsprüfungsordnung - BpO),
ostatnio znowelizowane w 2011 r. oraz inne liczne wewnętrzne wytyczne urzędowe dot. stosowania przepisów
podatkowych. Ustawa AO określa m.in. warunki dopuszczalności kontroli, jej rzeczowy zakres, formę wydania
decyzji US o przeprowadzeniu kontroli, zasady powiadomienia o planowanej kontroli, współdziałania podatnika z
3
kontrolerami oraz tzw. protokołu pokontrolnego. W zarządzeniu BpO uszczegółowiono ww. zasady z ordynacji
podatkowej, z czego najbardziej interesujące wydaje się być: podział przedsiębiorstw wg ich wielkości i zależnie
od tego określenie okresów podlegających kontroli oraz wyznaczenie terminów dla powiadomienia
zainteresowanych firm o decyzji o przeprowadzeniu kontroli.
Zostały ustalone następujące klasy wielkości przedsiębiorstw:
- duże przedsiębiorstwa (niem. Großbetriebe): obrót roczny > 7,3 mln EUR lub > 4,3 mln dla zakładów
produkcyjnych; alternatywnie podstawą kwalifikacji jest zysk do opodatkowania odpowiednio od > 280 tys. EUR
lub > 250 tys. EUR;
- średnie (niem. Mittelbetriebe): obrót roczny > 0,9 mln EUR lub >0,51 mln dla zakładów produkcyjnych;
alternatywnie podstawą kwalifikacji jest zysk do opodatkowania > 56 tys. EUR;
- małe (niem. Kleinbetriebe): obrót roczny > 170 tys. EUR lub alternatywnie zysk do opodatkowania > od 36 tys.
EUR;
- mikro (niem. Kleinstbetriebe): wszystkie pozostałe osiągające obroty lub zysk mniejszy niż firmy małe.
Wielkość obrotu czy zysku dla danej grupy przedsiębiorstw określa okresowo (co 3 lata) Federalne Ministerstwo
Finansów (ww. obowiązują od 1.01.2013 r. na podstawie okólnika niemieckiego Ministerstwa Finansów nr IV A 4S 1450/09/10001 z dnia 22.06.2012 r.).
W dużych przedsiębiorstwach kontrolowane są wszystkie okresy rozrachunkowe. Najczęściej kontrola obejmuje
jednorazowo okres 4 lat, a następne kontrole muszą objąć kolejne 4 lata. Przy średnim czasie kontroli dużych
firm oznacza to w praktyce, że kontrole trwają tam niemal cały czas. W średnich i małych firmach kontrole
obejmują też 3 następujące po sobie lata, lecz nie ma wymogu kontrolowania wszystkich okresów
obrachunkowych. To US decyduje, które lata będą kontrolowane. Przy najmniejszych podmiotach
prawdopodobieństwo kontroli jest znacznie niższe.
Od 1.01.2012 r. istnieje możliwość (nowy §4a BpO) tzw. skróconego do 1 roku okresu kontrolnego. Warunkiem
jest złożenie wszystkich rozliczeń podatkowych za rok, który ma podlegać kontroli. Zgodnie z §5 BpO za właściwy
termin dla powiadomienie przedsiębiorcy o dacie rozpoczęcia kontroli uważa się 4 tygodnie w przypadku dużych
przedsiębiorstw i 2 tygodniu dla pozostałych.
W przypadku kontroli ze strony niemieckiego ZUS, zainteresowany musi być powiadomiony najpóźniej na 2
tygodnie przed rozpoczęciem kontroli. Zgodnie z §28p IV ustawy
o zabezpieczeniu społecznym, przedsiębiorstwa muszą być kontrolowane w zakresie prawidłowości naliczania
składek na ubezpieczenia społeczne przynajmniej raz na 4 lata. Na żądanie zainteresowanego kontrole takie
mogą być przeprowadzane częściej (aby być pewnym prawidłowości naliczania składek), a od 1.10.2010 r. na
4
wniosek zainteresowanego przedsiębiorstwa, w czasie kontroli niemieckiego ZUS (niem.
Rentnerversicherungträger) może być jednocześnie kontrolowana dokumentacja dot. odprowadzania zaliczek na
podatek dochodowy pracownika. Rozwiązanie to przyjęto w ramach specjalnej ustawy o odbiurokratyzowaniu
systemu podatkowego.
Po otrzymaniu zawiadomienia dacie rozpoczęcia kontroli (z wyprzedzeniem w ww. terminach), podatnik może
poprosić o przesuniecie terminu kontroli np. z uwagi na chorobę, remont w firmie, a nawet w przypadku kolizji
terminu kontroli z planowanym urlopem. Trzeba jednak do prośby takiej dołączyć dokument potwierdzający stan
faktyczny (kopie zwolnienia lekarskiego czy wykupionego biletu lotniczego). Zasada ta nie obowiązuje w
przypadku kontroli wynikających z uzasadnionego podejrzenia o popełnieniu przez kontrolowanego przestępstwa
podatkowego. Od 1.01.2013 r. w przypadku uzasadnionego podejrzenia o zatrudniania pracowników „na czarno"
kontrola podatkowa w zakresie odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, może być przeprowadzana bez
jakiekolwiek wcześniejszego powiadomienia.
Podmiot kontrolowany może dokonać do urzędu skarbowego doniesienie na samego siebie. Doniesienie takie
(niem. Selbstanzeige) dostarczone przed pojawieniem się kontrolera w firmie i przed rozpoczęciem kontroli, a
jednocześnie przed sporządzeniem protokołu pokontrolnego, może uchronić przed odpowiedzialnością karną.
Zgodnie z §29 BpO, kontroler powinien okazać w momencie pojawienia się u kontrolowanego przedsiębiorcy
swoją legitymację. Musi ona zawierać: nazwę instytucji, która wydała legitymację, fotografię właściciela, jego
imię i nazwisko, numer bieżący dokumentu, datę ważności oraz uprawnienia kontrolera.
2. Czy przedsiębiorca może żądać od organu kontroli zwrotu kosztów, jakie poniósł w związku z przeprowadzaną
kontrolą (np. za czynności obsługi kontrolera - przygotowywanie analiz i zestawień, pobieranie próbek,
korzystanie z faksu, ksero, korzystanie ze środków transportu przedsiębiorcy, zapewnienie pomieszczenia dla
kontrolera)?
Zgodnie z § 200 AO kontrolowany podmiot jest prawnie zobowiązany do uczestniczenia
w postępowaniu kontrolnym. Zgodnie z zapisem ust.2 ww. paragrafu, kontrolowany musi udostępnić
nieodpłatnie kontrolerowi nadające się do tego pomieszczenie lub miejsce pracy. Pojęcie „pomieszczenie" nie
oznacza jednak, że kontroler ma mieć do dyspozycji własne zamykane pomieszczenie biurowe. Ponadto musi
udostępnić nieodpłatnie „potrzebne środki" do przeprowadzenia kontroli. Dotyczy to jednak zwykle niezbędnych
środków technicznych (oprogramowania) dla odczytania elektronicznych zapisów księgowych. Jeśli kontroler
zażąda ich wydruku, to koszt wydruku ponosi przedsiębiorca. Jedynie w przypadku kontroli ubezpieczeń
społecznych, zgodnie z §7 rozporządzenia o procedurach rozliczania składek na ubezpieczenia, koszt kopiowania
potrzebnych dokumentów ponosi instytucja ubezpieczeniowa. Z informacji różnych kancelarii doradztwa
podatkowego wynika, że w praktyce ww. zapisy w AO oznaczają także, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do
udostępnienia kontrolerom materiałów biurowych, kserokopiarki, środków lokomocji, a bezpłatne korzystanie z
telefonu czy faksu może nastąpić tylko po wyraźnej zgodzie kontrolowanego. Kontrolowany jest wprawdzie
zobowiązany do wskazania osób udzielających wyjaśnień i przygotowujących odpowiednie dokumenty (koszt
przedsiębiorcy), ale w żadnym przypadku nie oznacza to bezpłatnego użyczenia własnych pracowników jako
pomocy biurowej czy sekretarskiej.
3. Jak długo trwa kontrola podatkowa u przedsiębiorcy?
5
W niemieckich przepisach nie ma regulacji określających dopuszczalną długość kontroli. Zgodnie z § 7 BpO
kontrola u przedsiębiorcy powinna ograniczyć się do zagadnień istotnych, a jej trwanie powinno być ograniczone
do „niezbędnego czasu". Tym samym zasadniczo nie kontroluje się wszystkiego w firmie, a czas jej trwania
zależy od sprawności samego kontrolera, jak i od sprawności w dostarczaniu dokumentów i odpowiednich
wyjaśnień przez kontrolowanego przedsiębiorcę. Średni czas kontroli np. podatkowej w przedsiębiorstwach w
Niemczech wynosi dla dużych firm od 3 do 5 lat, firm średniej wielkości od 1-3 miesięcy, a małych firm ok. 1
tygodnia. W przypadku tzw. kontroli „zusowskiej" w małych firmach jej czas trwania nie przekracza 1-2 dni.
Kontrolowany nie ma prawa wystąpienia o ograniczenie czasu trwania kontroli. W wielu przypadkach,
szczególnie w zakresie kontroli ze strony instytucji ubezpieczeń społecznych, obciążenia dla przedsiębiorcy są
zminimalizowane dzięki stosowaniu tzw. kontroli zakładowej wspartej elektroniczne.
4. Czy przedsiębiorcy narzekają, na przykład:
a) na uciążliwości związane z długotrwałymi kontrolami - jeśli tak, to na jakie rodzaje kontroli narzekają
najczęściej,
Narzekania dotyczą głównie niezapowiedzianych kontroli legalności zatrudnienia i prawidłowości oddelegowania,
głównie w budownictwie. Już w przypadku podejrzenia przedsiębiorstwa o nieprawidłowości (np. płacowe)
stosowane są wysokie zabezpieczenia finansowe, mogące spowodować utracenie przez przedsiębiorstwo
możliwości kontynuowania działalności w Niemczech. Poza tym przedsiębiorstwa uskarżają się na nadmierną
częstotliwość kontroli i drastyczne metody ich przeprowadzenia np. na budowach.
Duże przedsiębiorstwa narzekają zwykle na długotrwałość przeprowadzanych u nich kontroli skarbowych. Jednak
„współsprawcą" długich okresów kontroli, są w opinie przedsiębiorców zbyt długie w Niemczech terminy
przedawnienia dla niektórych wykroczeń czy czynów podlegających karze.
b) na powtarzalność kontroli jednego organu ( 2-4 kontrole jednego organu w skali roku) - jeśli tak, to w
przypadku jakiego rodzaju kontroli ma to miejsce.
Zasadniczo element uciążliwej powtarzalności kontroli występuje tylko w przypadku dużych przedsiębiorstw. W
§34 ww. BpO mówiącym o potrzebie sporządzania okresów planów kontroli przez US, stwierdza się, że kontrole w
dużych przedsiębiorstwach nie powinny się powtarzać w okresie krótszym niż 6 miesięcy, ale nie dłuższym niż 12
miesięcy. Nie wspomina się o małych firmach. Zresztą nie mają one specjalnie powodów do narzekań, gdyż w
praktyce (m.in. ze względu na niewystarczającą ilość kontrolerów) duże przedsiębiorstwa są kontrolowane co 4
lata, średnie co 13 lat, a małe nawet co 26 lat!
W przypadku kontroli prawidłowości naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, kontrole we wszystkich
firmach niezależnie od wielkości, muszą przeprowadzane przynajmniej raz na 4 lata. Kontrole prawidłowości
naliczania podatku od dochodów pracowniczych w firmach > 100 zatrudnionych odbywają się w zwykle w taki
sposób, że praktycznie żaden okres działalności gospodarczej nie podlega wyłączeniu spod kontroli. Regułą jest,
że kontrola obejmuje dany rok podatkowy i 2 lata poprzednie. Inaczej mówiąc kontroli płacowej można się
spodziewać w dużych firmach co 3 lata. Firmy o zatrudnieniu < 100 osób kontrolowane są w tym zakresie
znacznie rzadziej.
6
Generalnie bolączką niemieckiego systemu kontroli przedsiębiorców jest nadal brak wystarczającego
wzajemnego zaufania obu stron, a realizowane w niektórych landach projekt tzw. tax compliance pozostają nadal
w sferze pilotażowej. Wprowadzenie od 2002 r. uprawnień do kontroli danych na elektronicznych nośnikach
informacji ułatwiło wprawdzie i odciążyło przedsiębiorców od praco- i czasochłonnych czynności w zakresie
współpracy z kontrolerem, ale jednocześnie pozwoliło na stosowanie znaczenie szerszego zakresu kontroli niż
tylko na podstawie dokumentów papierowych.
Opracował: Jan Masalski, Radca WPHI Berlin, 15.05.2013 r.
7