Stworzony, aby spełniać oczekiwania

SYSTEMY KOMPUTEROWE WSPIERAJĄCE ZARZĄDZANIE
Narzędzia
IT
TRANSPORTEM DROGOWYM
InterLAN SPEED
system od A do Z
Obecnie można spotkać na rynku kilka rozwiązań
informatycznych wspomagających zarządzanie firmą
transportowo–spedycyjną. Każde z nich niesie ze sobą
określone funkcjonalności, które w większym lub mniejszym
stopniu spełniają oczekiwania jego użytkowników.
Przyjrzyjmy się bliżej systemowi interLAN SPEED.
Każda firma transportowa, mała
czy duża, ma prawo oczekiwać,
że wdrożenie systemu informatycznego pozwoli na kompleksową obsługę przedsiębiorstwa.
Ale co to oznacza? Wiadomym
jest fakt, że inne będą wytyczne
dla małej firmy transportowej,
a inne dla dużego przedsiębiorstwa transportowo – spedycyjnego. W dużej mierze wynika
to z zaplanowanego budżetu
wdrożenia, ale także ze zdefiniowanych oczekiwań i korzyści,
jakie powinien nieść ze sobą
system.
Stworzony,
aby spełniać
oczekiwania
W większych firmach, z uwagi
na dużą liczbę pracowników
i określony podział obowiązk ó w, w y k o r z y s t y w a n a j e s t
z reguły większość opcji jakie
daje system, co skutkuje możliwością lepszej kontroli prowadzonej działalności. Z drugiej
strony w firmach mniejszych tak
szczegółowa kontrola poszczególnych obszarów działalności
nie jest potrzebna ze względu na
praktycznie bezpośredni kontakt
właściciela firmy ze wszystkimi
pracownikami i zachodzącymi
p ro c e s a m i . J e d n a k z a rów n o
w przypadku firmy mniejszej
jak i większej można wskazać
pewien standard funkcjonalny
systemu informatycznego, który
musi być spełniony, a mianowicie możliwość obsługi wszystkich podstawowych procesów
zachodzących w firmie spedycyjno–transportowej, począwszy od ofer t y, przez zlecenia,
fakturowanie, płatności i windykację, aż po kontrolę kosztów
Wizualizacja planu zadań dla taboru w postaci przejrzystego grafika na ekranie
komputera pozwala na szybki wgląd w stan realizacji poszczególnych zleceń.
Truck&Business Polska
61
SYSTEMY KOMPUTEROWE WSPIERAJĄCE ZARZĄDZANIE
TRANSPORTEM DROGOWYM
DUŻE
WYMAGANIA
◗ Maciej Chwiłkowski
Transport Chwiłkowscy
– Program SPEED, wraz
z modułami rozszerzającymi,
obejmującymi
strefy:
zarządzania i planowania transportu, rozliczenia
kierowców, ich czasu pracy
oraz
analizą
bieżącej
rentowności, firmy InterLan
w naszym przedsiębiorstwie
jest wdrażany od polowy roku
2006. W związku z tym, że
jesteśmy firmą stawiającą
od samego początku duże
wymagania dostawcy oprogramowania
w
kwestii
funkcjonalności i szerokiego
zakresu monitoringu prowadzonej przez nas działalności
jest on przez cały czas modyfikowany i dostosowywany
do bieżących i wzrastających
potrzeb naszej firmy. Jak
dotąd jesteśmy zadowoleni
ze współpracy i jednocześnie
mamy nadzieję, że rosnąca
popularność na rynku firmy
InterLan w przyszłości nie
wpłynie negatywnie na jakość,
a w tym terminowość obsługi
naszej firmy.
i analizę efektywności prowadzonej działalności. Natomiast
domeną wdrożeń dla dużych
firm jest wykorzystanie wyspecjalizowanych funkcjonalności
typu planowanie transpor tów
z wykorzystaniem zaawansowa-
nych rozwiązań telematycznych
oraz map cyfrowych, prowadzenie własnego warsztatu, czy też
magazynu logistycznego.
Nie bez znaczenia są funkcje,
z któr ych korzysta się pośrednio, a do których zaliczyć można
system nadawania uprawnień,
rejestracji pracy każdego z użytkowników, czy też mechanizm
twor zenia kopii zapasowych
bazy danych.
Standardowe rozwiązanie interLAN SPEED stanowi odpowiedź
dla firm mniejszych, oczekujących nowoczesnego, czytelnego
d l a u ż y t kow n i k a p ro g r a m u ,
dającego możliwość rozbudowy
funkcjonalności w miarę rosnących potrzeb rozwijającej się
firmy. Zintegrowane rozwiązanie interLAN SPEED skierowanie
jest do firm średnich i dużych,
wymagających od systemu kompleksowej obsługi i otwar tej
budowy umożliwiającej dostos owa n i e f u n kc j o n a l n o śc i d o
indywidualnych wymagań.
Sprawna
obsługa klienta
System interLAN SPEED posiada
pełen zestaw modułów pozwalających na sprawne prowadzenie
obsługi klienta, począwszy od
przygotowania oferty, poprzez
zlecenia całopojazdowe lub
przesyłki drobnicowe, fakturowanie, rejestrację płatności,
windykację aż po współpracę
praktycznie z dowolnym systemem f inansowo-księgowym.
C a ł y p ro c e s ro z p o c z y n a s i ę
od wprowadzenia do systemu
zlecenia lub przesyłki (w przypadku drobnicy). Już na t ym
etapie system wspomaga pracę
spedytor a, dając możliwość
wykor zyst ania szablonu lub
zwykłej funkcji kopiuj zlecenie.
W kolejnym kroku program dba
o jakość pracy minimalizując
liczbę popełnianych błędów
poprzez zastosowanie funkcji
kontroli salda kontrahenta, dla
którego ma być świadczona
usługa i w razie konieczności
REDUKCJA KOSZTÓW
OPERACYJNYCH
Program interlanSPEED praktycznie obsługuje całość procesów
operacyjnych firmy, jak również
firm współpracujących z nami
w ramach sieci dystrybucji.
Podstawowym celem wdrożenia
było zwiększenie elastyczności
oraz kontroli przepływu realizowanych zleceń drobnicowych
oraz stworzenie wspólnego systemu, umożliwiającego pełne
zarządzanie zachodzącymi
procesami.
Czerpiemy wiele korzyści
z wprowadzenia tego systemu:
•redukcja kosztów operacyjnych,
•pełna kontrola płatności –
zobowiązań,
•zwiększenie przejrzystości oraz
elastyczności sieci,
•zmiana struktury procesów
umożliwiająca wydajniejsze
planowanie
•skrócenie czasu oraz kosztów
obsługi klienta,
•znaczne podniesienie jakości
świadczonych usług,
•standaryzacja procesów.
Głównym
przedmiotem
działalności Doma Services jest
dystrybucja przesyłek drobnicowych, kierowanych z USA,
Kanady, Australii oraz krajów
Unii Europejskiej do Polski.
Realizujemy także, redystrybucję
przesyłek otrzymywanych z wyżej
wymienionych krajów, za naszą
wschodnią o południową
granicę, jak Litwa, Łotwa,
Estonia, Białoruś, Ukraina, Rosja,
Czechy i Słowacja. Świadczymy
również obsługę celną towarów,
składowania oraz transportu
i spedycji międzynarodowej.
umożliwia blokadę wystawienia zlecenia.
S ys te m d b a t a k że o w y p e ł nienie zdef iniowanych przez
właściciela firmy pól na zleceniu, określenie kierunku zlecenia co ma bezpośredni wpływ
n a s t aw k i VAT n a f a k t u r ze ,
o podział frachtu na odcinki
w przypadku trasy poza obszar
celny UE, przypisanie do zlecenia listy wymaganych przez
zleceniodawcę dokumentów,
k t ó r e n a l e ż y s ko m p l et owa ć
pr zed zafakturowaniem zlecenia. Już w t ym momencie
system umożliwia użytkownikowi zaplanować koszty, które
będą podlegały weryfikacji na
etapie zamykania zlecenia.
Faktur y wystawiane są automatycznie w dowolnych walutach i językach oraz na bazie
i n d y w i d u a l nyc h s z a b l o n ów
wydruków (możliwość wykor z y s t a n i a n a r ze c z d a n e g o
k l i e n t a w y m a g a n e g o p r ze z
niego wzoru wydruku) z opcją
emisji w postaci elektronicznej
do systemów finansowo – księgowych. Rejestracja i kontrola
płatności odbywa się także przy
współpracy z systemami FK,
poprzez ręczne nanoszenie płatności lub też moduł kasa-bank.
Możliwe są również rozliczenia
w formie kompensat. W zależności od organizacji pracy
w systemie istnieje także możliwość wykorzystania modułów
pozwalających na generowanie
przelewów do banków, prowadzenie windykacji, czy też tworzenie całej gamy dokumentów
finansowych (w przypadku firm
z zewnętrzną księgowością).
◗ Andrzej Wnękowicz
Doma Services
InterLAN SPEED to kompleksowy system skierowany do firm
transportowych i spedycyjnych
62 Truck&Business Polska
Narzędzia
Flota i koszty
System interLAN SPEED posiada
szereg funkcjonalności umożliwiających kompleksowe zarządzanie taborem i kierowcami
dając wgląd i nadzór nad kosztami utrzymania i eksploatacji
poszczególnych pojazdów.
Obszar związany z ewidencją
i kontrolą kosztów to jeden
z kluczowych elementów
w d z i a ł a l n o śc i k a ż d ej f i r my
transpor towo-spedycyjnej.
Koszy rejestrowane są w systemie ręcznie lub automatycznie,
np. paliwo, autostrada, billingi
od operatorów komórkowych,
myto z systemu Toll-collect,
a następnie przypisywane do
odpowiednich pojazdów, tras,
zleceń i kierowców oraz grup
ro d z a j ów ko s z tów w y m a g a nyc h p r z y z a awa n s owa nyc h
analizach.
Bieżące zarządzanie taborem
i k i e rowc a m i to t a k że f u n kcje związane z planowaniem
p r ze r w te c h n i c z nyc h p oj a z dów, informowanie wszystkich
użytkowników o zbliżających się
terminach – choćby kończenia
się ważności OCP, planowaniu
urlopów kierowców czy wreszcie liczenia wynagrodzeń na
podstawie danych ze zleceń czy
wyjazdów.
Efektywne
planowanie
transportów
Moduł planowania to doskonałe narzędzie pracy dyspozytora, umożliwiające
w p r zej r z ys t y s p o s ó b p l a n o -
wa n i e ł a d u n ków z u w z g l ę d nieniem profilu pojazdu
i charakteru zlecenia oraz
wyznaczanie i nadzór nad
realizacją opt ymalnej trasy
na zintegrowanej z system e m m a p i e c y f rowej .
W r a m a c h t z w. m o d u ł u d ys p o z y t o r a s z c ze g ó l ny n a c i s k
kładziony jest na dobór odpowiedniego środka transpor tu
(wyposażenie wymagane
przez załadowcę, gabar yt y
pojazdu, stawka na km w kontekście wyjazdu), opt ymalizac j ę p u s t yc h p r ze b i e g ów d l a
planowanych transpor tów
oraz na zapewnienie realiz a c j i z a d a ń w w y z n a c zo ny m
d l a z l e c e n i a c z a s i e . D l a re a lizacji t ych założeń w procesie planowania brane są
t a k że p o d u wa g ę c z a s j a z d y
i odpoczynku kierowcy lub
zespołu kierowców pobierane
z modułu interLAN TACHO lub
na bieżąco z systemu telematycznego oraz „okna czasowe”
w miejscach załadunku i rozładunku. W ramach wyznac zo n ej n a m a p i e t r a s y m o g ą
zo s t a ć z a m i e s z c zo n e p u n k t y
kontrolne, które służą do
automat ycznego nadzorowan i a te r m i n owo śc i re a l i zowa nyc h z a d a ń t r a n s p o r t ow yc h
or az do nadzor u kierowców,
np. w sytuacji, gdy dochodzi
do zjazdu z zaplanowanej
trasy, wtedy system automat yc z n i e , w c z a s i e r ze c z y w i st ym, informuje dyspozytora
o t ym fakcie.
Wizualizacja planu zadań dla
taboru w postaci przejrzystego
grafika na ekranie komputera
pozwala na szybki wgląd
w stan realizacji poszczególnych zleceń. Dzięki integracji
z zaawansowanymi rozwiązaniami telematycznymi, dyspozytor może zarówno wysyłać
z programu do komputera
p o k ł a d owe g o k i e r owc y z l e cenia jak również odbierać
statusy realizacji poszczególnych zadań transpor towych. Wszystkie te działania
znajdują swoje odzwierciedl e n i e w g r a f i ku , c o u wa l n i a
dyspozytora od konieczności kontroli pr zebiegu tr anspor tu poprzez ciągły kontakt
z kierowcą. Wykorzystanie
możliwości jakie daje moduł
planowania transpor tów zint e g r owa ny z r o z w i ą z a n i a m i
GPS or az mapami cyfrowymi
przekłada się na wymierne
efekt y w postaci zwiększenia
ilości pojazdów jednocześnie
obsługiwanych przez jednego
dyspozytor a (nawet do 100)
o r a z p o p r aw y j a ko śc i i ko m for tu jego pracy w t ym obniże n i e ko s z tów c a ł e g o t r a n s por tu.
Podsumowując – interLAN
SPEED to kompleksowy
system skierowany do firm
transpor towych i spedycyjnych wymagających nowoczesnego i zintegrowanego
narzędzia informat ycznego
wspomagającego zarządzanie. Co ważne program
InterLAN SPEED jest cały czas
ro z w ij a ny c o d a j e g wa r a n c j ę
d o s t o s owa n i a d o r o s n ą c yc h
w y m a g a ń r y n ku .
System interLAN SPEED posiada szereg funkcjonalności umożliwiających kompleksowe zarządzanie taborem i kierowcami dając
wgląd i nadzór nad kosztami utrzymania i eksploatacji poszczególnych pojazdów.
IT
OTWARTOŚĆ
NA
◗ Arkadiusz Kasprzak
Logistics Service
– Spółka Logistics Service
korzysta z oprogramowania
SPEED oraz Dyspozytor firmy
Interlan. Oprogramowanie
pokrywa wszystkie obszary obsługi zleceń spedycyjnych i transportowych,
realizowanych flotą własną,
jak również poprzez podwykonawców. Wdrożenie
oprogramowania przede
wszystkim pozwoliło na
usystematyzowanie pracy
spedytorów, dyspozytorów
oraz osób zajmujących się
rozliczeniami wykonanych
usług. Przejrzysty interface
użytkownika pozwala na
szybkie wdrożenie pracowników, co szczególnie jest
ważne przy dynamicznie
rozwijających się firmach,
takich jak Logistics Service.
Kompleksowa informacja
zawarta w systemie pozwala
na szybką analizę poszczególnych zdarzeń, jak również
ich kontrolę. Wbudowany
system eksportu danych
do programu księgowego
znacznie ułatwia pracę
w księgowości.
Innym ważnym elementem jest otwartość na
współpracę i chęć dalszego
doskonalenia
produktu.
Opiekunowie z InterLan są
bardzo otwarci na wciąż
nowe
zapotrzebowania
klienta. Zgłoszone potrzeby są sprawnie realizowane i dostępne w nowych
wersjach oprogramowania.
Obecnie pracujemy nad
udoskonaleniem rozwiązań
do obsługi zleceń lotniczych
i morskich.
Truck&Business Polska
63