JAK UTRZYMAĆ SIĘ NA RYNKU NIERUCHOMOŚCI?

Informatyka
JAK UTRZYMAĆ SIĘ NA RYNKU NIERUCHOMOŚCI?
Na polskim rynku zarządzania nieruchomościami
w najbliższych latach coraz silniejszy będzie już widoczny
trend: dawni potentaci – spółdzielnie mieszkaniowe, spółki gminne lub te, które zarządzają mieszkaniami zakładowymi – albo znikną z rynku, albo przekształcą się
w profesjonalne firmy oferujące konkurencyjne usługi administrowania nieruchomościami. Te zmiany są nieuchronne i nastąpią bądź to za sprawą nowego ustawodawstwa, bądź zwykłych reguł wolnego rynku. Dotychczasowe zasoby spółdzielcze czy miejskie staną się własnością lokatorów, a ci z kolei będą chcieli powierzać zarząd
swoimi nieruchomościami tylko najlepszym zarządcom,
czyli tym, którzy potrafią zaoferować niską cenę za m2
i jednocześnie wysoką jakość usługi. Jak tego dokonać?
Przede wszystkim potrzebny jest profesjonalny program
komputerowy: System Łatwej Obsługi Nieruchomości.
Każdy zarządca, który chce ukroić jak największy kawałek z ogromnego tortu nieruchomości, który za chwilę pojawi się na rynku, musi do tego przygotowywać się już teraz. – To kwestia długofalowej strategii – uważa Jan K. Pięta dyplomowany zarządca nieruchomości (CPM) z Polskiego Oddziału Instytutu Zarządzania Nieruchomościami
IREM i prezes sporej firmy zarządzającej nieruchomościami. – Każdy zarządca musi sobie zadać pytanie: co ja chcę
w tym biznesie osiągnąć? Już za dwa, trzy lata nie będzie
miejsca dla tych, którzy zarządzaniem sobie tylko „dorabiają”. Zupełnie wypadną z rynku ci, którzy rozliczenia wykonują ręcznie czy przy pomocy archaicznych narzędzi informatycznych. Po prostu nie będą w stanie spełnić wszystkich
oczekiwań swoich klientów. Ci ostatni są bowiem coraz
bardziej wymagający i co ważniejsze świadomi tego, czego
wymagać mogą. Wymaganiom tym sprzyjają także zmiany
w prawie: już dziś każdy może zażądać szczegółowych kalkulacji opłat za mieszkanie, a wszystko wskazuje na to, że
następne nowele ustaw prawa mieszkaniowego pójdą jeszcze dalej w nakładaniu na zarządców obowiązków sprawozdawczych.
Statystyka pokazuje, że wśród mieszkańców zauważalne
są dwa zjawiska, które nieuchronnie będą przybierać na sile: zmniejszająca się średnia wieku i coraz wyższe wykształcenie. Dlatego firmy zarządzające także muszą się zmieniać. Dzisiejszy zarządca to już nie administrator, do którego należy wymiana żarówek na klatce i zebranie raz
w miesiącu opłaty czynszowej. Teraz w tym biznesie liczą
się trzy umiejętności: szybkość przekazania lokatorowi informacji, szybkość reakcji na jego interwencje oraz możli-
12
wość przygotowania najróżniejszych analiz i sprawozdań,
których on sobie życzy. Weźmy na przykład typową dla naszej branży sytuację: przychodzi niezadowolony klient ze
skargą. To prosty test na jakość usług zarządcy: profesjonalista wszystkie potrzebne dane ma natychmiast pod ręką,
nie każe klientowi przyjść za tydzień, bo tyle czasu potrzebuje, by zorientować się, co w jego sprawie wiadomo.
W ten sposób klient jest zadowolony i ma poczucie, że wie,
za co płaci. Ale ten test pozytywnie przejść mogą tylko ci
zarządcy, którzy dysponują odpowiednimi narzędziami,
przede wszystkim programem komputerowym do zarządzania nieruchomościami, takim jak System Łatwej Obsługi Nieruchomości.
Przygotowaæ siê na zmiany
Zmianom wśród właścicieli nieruchomości muszą towarzyszyć zmiany w firmach zarządzających. – W najbliższych dwóch latach wyższe potrzeby i wymagania właścicieli szybko przełożą się na rynek zarządców – uważa Jan K.
Pięta. – Wtedy przetrwają tylko ci, którzy będą mieli odpowiedni potencjał, a do tego trzeba się przygotowywać już teraz. Na przykład w naszej firmie stale wzrasta poziom wykształcenia i umiejętności pracowników: w Dziale Wspólnot
wszyscy mają wyższe wykształcenie. Stale inwestujemy też
w rozwiązania informatyczne – bez tego nie da się już dziś
funkcjonować.
W ostatnich pięciu latach ponad 320 zarządców nieruchomości wdrożyło System Łatwej Obsługi Nieruchomości. Zdaniem Jana K. Pięty jest to jedyny sposób, aby obniżać koszty w firmie, która chce się rozwijać: – Jeśli na
przykład dziś jakąś pracę wykonuje u mnie 7 osób, to mogę
spokojnie wziąć do zarządzania nowe budynki bez zatrudniania dodatkowych pracowników. Dzięki Systemowi Łatwej Obsługi Nieruchomości dotychczasowi pracownicy doskonale sobie z tym poradzą bez większego dodatkowego
wysiłku. To prawda, bo podstawową zaletą profesjonalnego programu stworzonego specjalnie dla zarządców nieruchomości jest automatyzacja i eliminacja pracy ręcznej.
Przykładem jest ewidencja wpłat mieszkańców. To zmora
zarządców nieruchomości, która zazwyczaj zajmuje długie godziny: wyczekiwanie w bankach, przepisywanie danych z wyciągów do komputera, potem szukanie i poprawianie błędów – to ponad 30% czasu pracy działu księgowości. Program Banki-Płatności masowe wszystko to załatwia w 2 minuty i to bez ruszania się zza biurka: informacje o wpłatach pobierane Internetem wprost z banku trafiają od razu do Systemu Łatwej Obsługi Nieruchomości
ADMINISTRATOR 1/2006
i są zapisywane w kartotece właściciela lub najemcy lokalu – bez żadnych pomyłek.
Drugim ważnym wyznacznikiem profesjonalizmu programu komputerowego, który podnosi konkurencyjność
zarządcy w walce o pozyskanie nowych nieruchomości, jest
możliwość wykonywania różnorodnych sprawozdań od ręki, na przykład: struktury dłużników, rozkładu pożytków
z nieruchomości wspólnej, analizy opłat za media. To
wszystko trzeba dziś mieć w kilka sekund: na żądanie
klienta. Jeszcze lepiej, jeżeli klient w ogóle nie musi odwiedzać biura zarządcy, a sam może przeglądać i analizować
swoje rozrachunki w Internecie. – Właśnie testujemy system
prezentacji danych w Internecie e-kartoteka – mówi Jan K.
Pięta. – To komfort dla klientów i dla nas. Idea tej usługi
jest prosta: wystarczy, że właściciel lokalu albo najemca ma
dostęp do Internetu, a może przejrzeć stan swoich rozliczeń na ekranie komputera przez 24 godziny na dobę. Ma
on wgląd w to, ile wody zużył, ile musi zapłacić za c.o., gaz
czy parking, może także wykonywać własne analizy i drukować sobie raporty, podyskutować na forum ze współlokatorami, przeczytać ogłoszenia zarządcy czy uchwały zarządu wspólnoty. Prezentowane dane są dostępne przez
dowolną przeglądarkę internetową po wpisaniu specjalnego identyfikatora i hasła. Poprzez takie internetowe konto
najemca lub właściciel i zarządca mogą się również ze sobą komunikować jak przez pocztę elektroniczną, wysyłając
do siebie wiadomości, zapytania czy uwagi. Z punktu widzenia zarządcy e-kartoteka, oprócz oszczędności czasu
i pracy, ma także inne zalety: firma nie musi posiadać żadnego serwera ze specjalistyczną bazą danych – informacje
umieszczone są na serwerze dostawcy usługi, a zarządca
ma do nich dostęp przez specjalny panel administracyjny
w przeglądarce internetowej.
Program dobry na wszystko
Od dawna w naszej branży standardy wyznaczają programy klasy Mieszczanin. Tak było sześć lat temu, kiedy System Łatwej Obsługi Nieruchomości zdeklasował wszystkie
programy działające w systemie DOS i sprawił, że w naszej
branży stały się one przestarzałe. Tak jest i teraz, bo choć
większość zarządców zaczyna swoją znajomość z programami komputerowymi od części finansowo-księgowej, to
jest to dopiero początek. Na oczekiwania zarządców odpowiada już bowiem czwarta generacja współpracujących ze
sobą programów w tej kategorii: od
technicznej obsługi nieruchomości, do
zarządzania obiegiem dokumentów czy
do obsługi kontaktów z lokatorami.
Biuro zarz¹dcy nieruchomoœci w Internecie. Lokatorzy bez wychodzenia z domu mog¹ przejrzeæ swoje rozliczenia i zg³osiæ zarz¹dcy swoje
uwagi.
Adam Jabłoński
ADMINISTRATOR 1/2006
13