Czy wszystko da się zaplanować?

DORADZTWO I SZKOLENIA 19
13–19 marca 2015 r.
Czy wszystko da się zaplanować?
Niektórzy twierdzą, że tak. Moim zdaniem powinniśmy planować jak
najwięcej spraw. Biorąc pod uwagę, że zdarzają się każdego rzeczy
nieprzewidywalne. Proces planowania to nie tylko samo planowanie,
to także zdefiniowanie naszej roli w każdym dniu: co chcemy
osiągnąć i jak zakończyć dzień.
Edyta Adamczyk
Powinniśmy brać
pod uwagę, że każdy
dzień niesie ze sobą
nowe wyzwania.
Mamy coraz więcej obowiązków, i to
powoduje, że odkładamy planowanie
dnia, wychodząc z założenia, że i tak nie będziemy w stanie zrealizować wszystkiego.
Warto jednak planować i to jest bezsporne.
Bez planowania każdy dzień to przypadek
zdarzeń. Oczywiście możemy działać na zasadzie reakcji na wydarzenia dnia. Pytanie
tylko czy czujemy, że ten właśnie dzień został efektywnie wykorzystany?
gdy myślimy o swojej pracy. Poczucie
przeładowania zadaniami, braku czasu
i stres tym spowodowany obniża naszą efektywność, nie mówiąc już o odczuwanej satysfakcji zawodowej. Są to
wystarczające powody, żeby poważnie
zastanowić się nad wykorzystaniem we
własnym życiu zasad zarządzania czasem. Paradoksalnie, właściwie nie istnieje
coś takiego jak zarządzanie czasem, gdyż
jedyną rzeczą, jaką możemy zrobić, to
nauczyć się wykorzystywać czas, jaki został nam dany, lepiej i efektywniej. Oznacza to, że poprzez kontrolowanie tego,
co robimy, zarządzamy samym sobą i to
właśnie mamy na myśli mówiąc o zarządzaniu czasem.
Zarządzajmy czasem
Czas jest najcenniejszym elementem naszego życia – raz utracony jest już nie do
odzyskania. Jest to szczególnie istotne,
Czym jest efektywność?
Czas jest najcenniejszym dobrem, jakie
posiadamy, niestety jest dobrem bardzo
rzadkim, nie daje się go zaoszczędzić ani
zmagazynować, ucieka stale i nieodwracalnie. Większość z nas bardzo ostrożnie gospodaruje swoimi pieniędzy. Czy podobnie
rozważnie obchodzimy się ze swoim czasem? Lepsze wykorzystanie cennego czasu
zapewni nam jedynie świadome i konsekwentne gospodarowanie nim. Efektywność naszych działań możemy poznać po
samopoczuciu pod koniec dnia. Jeżeli nie
zrealizowaliśmy naszych celów, to czujemy
pustkę dnia. Mamy poczucie, że czas został
zmarnowany, a my jesteśmy zmęczeni ciągłym gaszeniem pożarów. Efektywność
oznacza wykorzystanie swojego potencjału do osiągania celów ambitnych w danym dniu.
Wyznaczając cele
Żeby określić potencjał musimy zastanowić się w czym jesteśmy dobrzy i jak
możemy wykorzystać swoje talenty.
Oczywiście nieodłącznym elementem
jest wiara we własne możliwości. Realizacja planów nie jest prostym zdaniem i bywa z tym różnie. Bywają dni,
że mamy wszystko co do godziny zaplanowane, a tu nagle dzieje się tzw. katastrofa. I co z naszymi planami? Żadnego
z nich nie da się już zrealizować. Oczywiście mogą być takie dni, ale proces planowania przewiduje ryzyko, a co się stanie
jak tego w danym dniu nie zrobię? Określanie ryzyka niewykonania wszystkich
zadań lub niewykonanie wszystkiego,
pozwoli na wdrożenie działań, które pomogą nam w reagowaniu na zdarzenia
nieprzewidziane.
Planowanie nie powinno skupiać się na
zadaniach niewykonalnych. Oczywiście
starajmy się, żeby każdy dzień był dla nas
wyzwaniem, ale nie przesadzajmy. Powinniśmy brać pod uwagę nieprzewidywalność. Świadomość własnych mocnych
i słabych stron w konsekwencji działania,
pomoże nam w realnym planowaniu.
Autorka jest dyrektorem działu sprzedaży, trenerem MCS
MCS sp. z o.o. sp. k., ul. Czerska 14,
00-732 Warszawa, tel. 22/ 839 55 99,
www.mcs.edu.pl
Tekst promocyjny
Profesjonalne zarządzanie kluczem
do sukcesu firmy
Przedsiębiorstwo tworzą pracujący
w nim ludzie. Nie mogą to być
jednak niezależnie funkcjonujące
jednostki. Tylko sprawnie zarządzane
zespoły budują i zapewniają rozwój
firmy. Kierownicy pracujący na
różnych szczeblach struktury stykają
się z szeregiem różnych charakterów
i osobowości.
Karolina Laszuk
Tworzą kanały komunikacyjne w organizacjach, ponoszą odpowiedzialność za
prace wykonaną przez podwładnych. Doprowadzają
do równowagi między
konkurencyjnymi celami
i ustalają działania. Są często rozjemcami, politykami, dyplomatami, symbolami. Podejmują
trudne decyzje. Muszą myśleć syntetycznie
i analitycznie. Niezbędne są u nich dobre kontakty personalne, umiejętność porozumiewania
się i wpływania na innych. Te wszystkie wymagania i obowiązki mają decydujące znaczenie w powodzeniu biznesu. Zatem, jeżeli zależy
nam na efektywnej pracy całej firmy, to nasza
kadra zarządzająca stanowi kluczowy element
naszego sukcesu.
Stworzenie takiej grupy profesjonalistów jest
zadaniem trudnym i czasochłonnym. Odpowiednich specjalistów trzeba najpierw znaleźć,
przyciągnąć i zatrudnić, a potem utrzymać,
żeby nie uciekli do konkurencji. Pomijając sam
proces rekrutacji i selekcji, o którym można by
napisać kolejny artykuł, jeśli już mamy fachowców w swojej ekipie, praca dopiero się zaczyna.
Szkolenie wstępne, adaptujące pracownika do
nowej firmy to rzecz oczywista i niezbędna, aby
wdrożyć się w jakiejkolwiek, nawet najmniejszej strukturze. Dbanie o profesjonalistę, który
pracy z ludźmi potrafi zdobyć w trakcie takiej
dyskusji cenne informacje i jest w stanie sprowokować refleksję, która już sama w sobie jest
formą wyrażania uczuć i myśli kłębiących się
w zapracowanych umysłach. Najlepszą oceną
przydatności takich spotkań redukujących
stres jest sama chęć ich kontynuowania przez
pracowników.
wszedł już do przedsiębiorstwa, przeszedł okres
wzajemnego sprawdzania się i postanowił kontynuować pracę u nas wymaga dobrego i przemyślanego planu. Słowem, trzeba zaplanować
karierę takiej osoby tak, aby jej rozwój był możliwy w ramach naszej struktury organizacyjnej.
System kafeteryjny to za mało
Ponadto komfort pracy i satysfakcja zawodowa
personelu to również zmartwienie pracodawcy.
Dzisiaj, poza pensją, która musi zaspokajać
podstawowe poczucie bezpieczeństwa, motywuje i angażuje wiele innych elementów. Coraz popularniejsze są systemy kafeteryjne. Liczy
się też zapewnienie realizacji potrzeb wyższego
rzędu, jak ambicje, czyli honory, stanowiska
i tytułu oraz więzi społecznych, przyjaźni, poczucia akceptacji, samorealizacji, samorozwoju,
wartości. Bardzo ważne jest też samo zadowolenie z pracy i równowaga między obowiązkami
a odpoczynkiem. Stres codzienności trzeba
gdzieś rozładować. Mądry szef zauważy napięcie wśród swoich pracowników. Warto wówczas zainwestować trochę czasu i pieniędzy
w zadbanie o możliwość zredukowania kumulujących się emocji. Nawet jedno 40 minutowe
spotkanie w miesiącu potrafi dać wiele pozytywnych rezultatów. Psycholog, specjalista ds.
zarządzania personelem, osoba odpowiedzialna
za rozwój lub inny fachowiec przygotowany do
Dialog ponad podziałami
Zwykle ludzie nie chcą marnować czasu na
bezużyteczne szkolenia. Zaniedbane obowiązki
trzeba wówczas nadrobić. Ale jeśli rozmowa
w grupie współpracowników jest budująca, integruje i poprawia jakość i efektywność pracy,
a jednocześnie nie zabiera zbyt dużo czasu to
kultura organizacyjna tylko na tym korzysta.
Ucząc kierownictwo dialogu z podwładnymi,
stwarzamy szansę przenoszenia prawidłowych
wzorców na całą organizację. Wracamy tutaj
do najprostszych form zapewniających współpracę, sprawną komunikację i dobry przepływ
informacji. Porozumiewanie się z ludźmi twarzą
w twarz w erze wszechpanującej techniki brzmi
banalnie, ale dla gatunku ludzkiego jest niezbędne do przetrwania. Niezależnie od stopnia
nowoczesności naszego przedsiębiorstwa budowanie sprawnego zespołu zarządzającego nie uda
się bez zapewnienia treningu i rozwoju podstawowych umiejętności społecznych. Mogą to być
krótkie, ale regularne spotkania lub skumulowane warsztaty treningowe. Ważne jest, by mieć
świadomość, że nie chodzi o wyrobienie normy
jednego szkolenia raz w roku, ale o stworzenie
możliwości ciągłego doskonalenia kompetencji istotnych z punktu widzenia pracy kierownika, managera, osoby zarządzającej pracą swoją
i innych.
Autorka jest psychologiem, doradcą personalnym, właścicielem
Poradni Psychologicznej oraz specjalistą ds. zarządzania zasobami
ludzkimi w PPUH Rapid Sp. z .o.o.