Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (22) 628-28-62, 628-78-42,
Fax. RIO 628-31-16
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
 (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dnia 10 stycznia 2013 r.
WK. 0920.75.2012
Wójt Gminy
Zaręby Kościelne
ul. Kowalska 14
07-323 Zaręby Kościelne
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu
postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 21 września 2012 r.
do 13 grudnia 2012 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki
finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i
przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
W zakresie księgowości i sprawozdawczości.
1. Stwierdzono:
Zapisy księgowe w dzienniku prowadzonym dla budżetu Gminy oraz dla jednostki
budżetowej – Urzędu Gminy nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej
oraz daty dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – str. 8, pkt 2.5.2.,
ppkt 1 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn.zm.), które stanowią, że
zapis księgowy powinien zawierać, między innymi, datę dokonania operacji
1
gospodarczej oraz datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeżeli
różni się ona od daty dokonania operacji.
2. Stwierdzono:
Niektóre faktury VAT wystawione w miesiącu wrześniu 2011 r., które wpłynęły do
Urzędu Gminy w dniu 22.09.2011 r. zostały ujęte w dzienniku prowadzonym dla
jednostki w innym okresie sprawozdawczym tj. w dniu 3.10.2011 r. - str.8, pkt 2.5.2.,
ppkt 2 protokółu kontroli
Wnioskuję:
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać w postaci zapisu
każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, do czego
zobowiązują przepisy art. 20 ust.1 cytowanej ustawy o rachunkowości.
3. Stwierdzono:
W próbie objętej kontrolą w zakresie terminowości regulowania zobowiązań, w 2
przypadkach zapłaty dokonano po upływie terminu płatności. Opóźnienie wynosiło
3 i 14 dni – str.8, pkt 2.5.2., ppkt 3 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o
finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) i wydatków
dokonywać w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych
zobowiązań.
4. Stwierdzono:
Środki znajdujące się na dzień 31.12.2011 r. na wydzielonym rachunku dochodów,
funkcjonującym w Publicznej Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II w Zarębach
Kościelnych zostały przekazane na rachunek budżetu w dniu 19.01.2012 r.,tj. po
upływie ustawowego terminu – str. 8 pkt.2.6.1., ppkt 1 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Środki finansowe pozostające na wydzielonym rachunku dochodów na dzień 31
grudnia roku budżetowego odprowadzać na rachunek budżetu jednostki samorządu
terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku, zgodnie z art. 223
ust. 4 cytowanej ustawy o finansach publicznych.
5. Stwierdzono:
Przedpłaty na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków wniesione w 2011 r. w
łącznej kwocie 10.000,00 zł objęto ewidencją kont: 133 – „Rachunek budżetu” i
240 – „Pozostałe rozrachunki” w księgach rachunkowych budżetu - str. 9 pkt. 3
protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przedpłaty na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków ewidencjonować w
księgach rachunkowych jednostki budżetowej na koncie o symbolu 139 - „Inne
rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 240 – „Pozostałe rozrachunki”,
zgodnie z załącznikiem Nr 3 pn. ”Plan kont dla jednostek budżetowych i
samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z późn. zm.).
2
6. Stwierdzono:
Otrzymane przez Gminę i niewykorzystane do dnia 31.12.2011 r. dotacje na zadania
zlecone i na zadania własne ewidencjonowano w księgach rachunkowych jednostki
budżetowej – Urzędu Gminy na stronie Wn konta o symbolu 221 - „Należności z
tytułu dochodów budżetowych”, pomimo że zobowiązania z ww. tytułu zostały
objęte ewidencją właściwych kont w księgach rachunkowych budżetu – str. 9, pkt 2
protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Na koncie 221 w księgach rachunkowych jednostki budżetowej – Urzędu Gminy
ewidencjonować operacje gospodarcze przewidziane w opisie do planu kont,
zawartym w załączniku Nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i
samorządowych zakładów budżetowych”, do ww. rozporządzenia.
7. Stwierdzono:
W Publicznym Gimnazjum w Zarębach Kościelnych i Publicznej Szkole
Podstawowej w Zakrzewie Kopijkach (funkcjonującej do dnia 31.08.2012 r.) nie
utworzono wydzielonego rachunku dochodów, do czego zobowiązywały
postanowienia uchwały Rady Gminy Nr II/9/10 z dnia 6 grudnia 2010 r. Dochody
osiągane przez te jednostki
z tytułu przekazywanej przez PZU prowizji oraz odsetki od tych środków, wskazane
w ww. uchwale jako źródła dochodów, ewidencjonowano w księgach rachunkowych
jednostki na kontach : 139 - „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem
240 – „Pozostałe rozrachunki” - str. 10, pkt 7 lit. b protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów zawartych w art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o
samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591), które stanowią, że wójt
wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa.
Dochody Publicznego Gimnazjum w Zarębach Kościelnych, osiągane ze źródeł
wskazanych w uchwale Rady Gminy, gromadzić na wydzielonym rachunku
bankowym, do którego utworzenia organ wykonawczy został zobowiązany powołaną
uchwałą.
8. Stwierdzono:
W sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek
samorządu terytorialnego, sporządzonym na koniec 2011 r., środki znajdujące się na
dzień 31.12.2011 r. na rachunkach bankowych jednostek organizacyjnych, w łącznej
kwocie 7.826,58 zł, ujęte zostały jako środki na rachunku bankowym budżetu, w
wyniku czego kwoty wykazane w tym sprawozdaniu były niezgodne z ewidencją
księgową – str. 12, pkt 3.1.3.3. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
W sprawozdaniach rocznych Rb-ST wykazywać stan środków na rachunku budżetu
jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z
zapisami w księgowości banku, w myśl przepisów zawartych w § 15 instrukcji
sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20,
poz.103).
Przestrzegać przepisów § 9 ust.2 cytowanego rozporządzenia i w sprawozdaniu RbST wykazywać kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
3
9. Stwierdzono:
Operacje gospodarcze dotyczące wpływu na rachunek budżetu środków z tytułu:
refundacji poniesionych wydatków, mylnie przelanych kwot, zwrotów nadpłat z
ZUS i zwrotów do budżetu wypłaconych świadczeń zostały ujęte w księgach
rachunkowych budżetu zapisem ujemnym na stronie Ma konta 133 – „Rachunek
budżetu” w korespondencji z kontem 223 - „Rozliczenie wydatków budżetowych”–
str.63 pkt.1.2.1.1.protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów zawartych w załączniku nr 2 pn. „Plan kont dla budżetów
jednostek samorządu terytorialnego” do cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. i zapisów na koncie 133 dokonywać wyłącznie na
podstawie dokumentów bankowych, w sposób zapewniający ich zgodność z
zapisami w banku.
10. Stwierdzono:
1) Przelew niewykorzystanej dotacji w kwocie 340,99 zł, zwróconej przez OSP w
Zarębach Kościelnych, został zaksięgowany zapisem ujemnym Wn 240 i Ma 130 –
str. 54, pkt 2.3.2.1.1. protokołu kontroli.
2) Przelew niewykorzystanej dotacji w łącznej kwocie 27.083,00 zł, zwróconej przez
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, został
zaksięgowany zapisem ujemnym Wn 810 i Ma 130 – str. 55, pkt 2.3.2.4. protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów określonych w załączniku Nr 3 pn. ”Plan kont dla jednostek
budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” cyt. wyżej rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. i zapisów na koncie 130 dokonywać
wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w sposób zapewniający ich
zgodność z zapisami w banku.
11. Stwierdzono:
1) Operacje finansowe dotyczące dotacji udzielonej dla Ochotniczej Straży Pożarnej
w Zarębach Kościelnych w kwocie 800,00 zł, księgowane były z pominięciem kont
224 i 810 - str. 54, pkt 2.3.2.1.1. protokołu kontroli.
2) Operacje finansowe dotyczące dotacji przekazanych dla Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w łącznej kwocie
27.083,00 zł, księgowano bez udziału konta 224 – str. 55, pkt 2.3.2.4. protokołu
kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów określonych w załączniku Nr 3 pn. ”Plan kont dla jednostek
budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” cyt. wyżej rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. i rozliczenia z tytułu udzielonych dotacji
obejmować ewidencją kont 224 –„Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z
budżetu środków europejskich” i 810 –„Dotacje budżetowe, płatności z budżetu
środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”.
12. Stwierdzono:
Uzyskane w 2011 r. dochody w kwocie 1.000,00 zł z tytułu sprzedaży rur żeliwnych
zaewidencjonowano w § 0780, co było sprzeczne z obowiązującymi przepisami - str.
32 pkt 1.3. protokołu kontroli.
4
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w
sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów
oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn.
zm.) i dochody ze sprzedaży mienia ruchomego obejmować § 0870 – „Wpływy ze
sprzedaży składników majątkowych”.
W zakresie dochodów:
13. Stwierdzono:
W prowadzonej ewidencji upomnień wysłanych w 2011 r. do podatników podatku
od nieruchomości, rolnego i leśnego nie wpisywano daty ich doręczenia podatnikom,
co stanowi naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22
listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137 poz. 1541 z późn. zm.) – str.
27 pkt 1.2.6. ppkt 1 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Ewidencję wysłanych upomnień prowadzić zgodnie z wzorem stanowiącym
załącznik Nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów
ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w związku z przepisami § 4
ust. 3 tego rozporządzenia, zamieszczając w niej datę doręczenia upomnienia.
14. Stwierdzono:
Brak w aktach spraw prowadzonych dla poszczególnych podatników podatku od
nieruchomości, rolnego i leśnego kopii wysłanych upomnień, czym naruszono § 4
ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w
administracji (Dz. U. z 2001 r. 137, poz. 1541 z późn. zm.) – str. 27 pkt 1.2.6. ppkt 2
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada
2001 r. w zakresie podejmowania czynności windykacyjnych oraz przechowywania
w aktach sprawy kopii wysłanych upomnień.
15. Stwierdzono:
Czterem podatnikom podatku od środków transportowych (osoby fizyczne),
posiadającym środki transportowe o numerach rejestracyjnych: WOR 02089, WOR
1P40, WOR 0242P, WOR 22J4, WOR 0241P, WOR 0243P, WOR 10388, WOR
14175, WOR J431, WOR 2208P upomnienia z zagrożeniem wszczęcia egzekucji o
numerach: 1/2011 z dnia 27.06.2011 r., 2/2011 z dnia 12.12.2011 r., 3/2011 z dnia
12.12.2011 r. i 4/2011 z dnia 29.12.2011 r., doręczono po upływie terminu
określonego w obowiązujących przepisach – str. 27 – 28 pkt 1.2.6.1. pkt 1 lit. a, pkt 2
lit. a, pkt 3 lit. a protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień § 3 ust. 1 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 22 listopada 2001 r. i w przypadkach nieuregulowania należności w terminie
określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wysyłać do
zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu
dni od dnia doręczenia upomnienia.
5
16. Stwierdzono:
Podatnikowi podatku od środków transportowych (osoba fizyczna), posiadającemu
środki transportowe o numerach rejestracyjnych: WOR 02089, WOR 1P40, WOR
0242P, WOR 22J4, WOR 0241P, WOR 0243P wysłano w dniu 29.12.2011 r.
upomnienie dotyczące zaległości z tytułu I raty podatku za 2011 r., pomimo że
zaległość ta została uregulowana przez podatnika w dniu 20.12.2011 r. – str. 27 -28
pkt 1.2.6.1. ppkt 1 lit. a protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Upomnienia wysyłać tylko wówczas, gdy zaległość nie została uregulowana.
17. Stwierdzono:
Tytuły wykonawcze o numerach: SW.316.1.2011 z dnia 21.02.2011 r.,
SW.316.2.2011 i SW.316.3.2011 z dnia 29.12.2011 r., dotyczące zaległości
podatników podatku od środków transportowych, Wójt Gminy wystawił po upływie
terminu określonego w obowiązujących przepisach – str. 27 – 28 pkt 1.2.6.1. ppkt 3
lit. c, ppkt 3 lit. b, ppkt 2 lit. b protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 22 listopada 2001 r. i wystawiać tytuł wykonawczy po bezskutecznym
upływie terminu określonego w upomnieniu.
18. Stwierdzono:
W dniu 18.01.2012 r. podatnik podatku od środków transportowych, który posiadał
środek transportowy o numerze rejestracyjnym WOR 10388, zapłacił zaległą II ratę
podatku za rok 2011 w kwocie 450,00 zł. O dokonaniu przez podatnika powyższej
wpłaty organ egzekucyjny powiadomiony został przez Wójta Gminy pismem Nr
ORO 316.3.2011 z dnia 17.02.2012 r. (doręczone 20.02.2012 r.) dopiero po upływie
33 dni od dnia uiszczenia przez podatnika zaległej raty podatku – str. 27 – 28 pkt
1.2.6.1. ppkt 2 lit. c protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień § 9 ust. 1 pkt 1 cytowanego wyżej rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. i niezwłocznie zawiadamiać organ
egzekucyjny o każdej zmianie wysokości należności objętej tytułem wykonawczym,
wynikającej z jej wygaśnięcia w całości lub w części oraz podawać datę powstania
zmiany i jej przyczynę.
W zakresie zamówień publicznych:
19. Stwierdzono:
W protokóle postępowania w trybie przetargu nieograniczonego oraz w ogłoszeniu o
udzieleniu zamówienia pn. „Rozbudowa i przebudowa drogi gminnej Świerże
Kończany – Świerże Zielone – Świerże Panki – Świerże Kiełcze Etap I”, a także w
ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia pn. „Budowa przydomowych oczyszczalni na
terenie gminy Zaręby Kościelne – etap III i IV”, szacunkową wartość zamówienia
podano w wysokościach innych niż ustalone pierwotnie przez zamawiającego na
podstawie kosztorysów inwestorskich (wartość podawano wraz z podatkiem VAT
lub bez uwzględnienia wartości zamówień uzupełniających) – str. 46 pkt 2.2.1.1.1.,
ppkt 2 i 3, str. 48 pkt 2.2.1.2.1., ppkt 1, protokołu kontroli.
6
Wnioskuję:
Wartość zamówienia w ww. dokumentach podawać w wysokości ustalonej przez
zamawiającego.
20. Stwierdzono:
W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia pn. „Budowa przydomowych oczyszczalni
na terenie gminy Zaręby Kościelne – etap III i IV”, podano cenę wybranej oferty w
wysokości netto, tj. bez podatku od towarów i usług – str. 48, pkt 2.2.1.2.1., ppkt 2
protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Mając na uwadze przepisy art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), informację
o cenie wybranej oferty podawać w wysokości w jakiej zamawiający zobowiązał się
zapłacić wykonawcy za wykonanie zadania, a więc w kwocie uwzględniającej
podatek od towarów i usług.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna
Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków
z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni
od daty jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo
zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków
pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Balcerzak
Otrzymują:
1/ adresat
2/ Rada Gminy Zaręby Kościelne
3/ a/a
7