Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dnia 10 grudnia 2013 r.
WK. 0920.73. 2013
Wójt Gminy
Andrzejewo
ul. Warszawska 36
07-305 Andrzejewo
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 25 listopada 2013 r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004 r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 12 września 2013 r. do 22 listopada 2013 r. przeprowadzona
została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 1.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
1. Stwierdzono:
Pomieszczenie kasowe w Urzędzie Gminy w Andrzejewie nie odpowiada wymogom
określonym w Zasadach (polityce) rachunkowości – str. 8, pkt. 1.1.3. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać, by kasa odpowiadała wymogom określonym w zarządzeniu Nr 108/2006 Wójta
Gminy Andrzejewo z dnia 21.12.2006 r. w sprawie zasad wprowadzenia w życie zasad
(polityki rachunkowości), obiegu dowodów finansowo - księgowych, zakładowego planu
kont, procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy z późn. zm., tj. posiadała
pomieszczenie kasowe należycie zabezpieczone.
1
2. Stwierdzono:
Raporty kasowe: Nr 5/2012 za okres 27.01. – 3.02. 2012 r. oraz Nr 9/2012 za okres 27.02. –
5.03.2012 r. dla wpływów z tytułu dochodów z opłaty skarbowej sporządzono na przełomie
kolejnych miesięcy – str. 9, pkt. 1.1.10. ppkt 1 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zgodnie z którymi
do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde
zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym oraz księgi rachunkowe uznaje się za
rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
3. Stwierdzono:
Występujące w księgach rachunkowych dla budżetu Gminy na dzień 31.12.2012 r. saldo
Winien konta syntetycznego o symbolu 224 – „Rozrachunki budżetu” w kwocie 16.339,36 zł,
stanowiło per saldo sald należności w kwocie 19.384,00 zł i zobowiązań w kwocie 3.044,64
zł - str.11 – 12, pkt. 1.4.1.1. ppkt 3 protokółu kontroli.
Występujące w księgach rachunkowych jednostki budżetowej - Urząd Gminy na dzień
31.12.2012 r. salda:
- Ma konta syntetycznego o symbolu 201-„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w
kwocie 132.539,56 zł, stanowiło per saldo sald należności w kwocie 11,91 zł i zobowiązań w
kwocie 132.551,47 zł - str. 12 – 13, pkt. 1.4.1.2. ppkt 1 protokółu kontroli .
- Winien konta syntetycznego o symbolu 221-„ Należności z tytułu dochodów budżetowych”
w kwocie 184.853,44 zł, stanowiło per saldo sald należności w kwocie 186.189,02 zł i
zobowiązań w kwocie 1.335,58 zł - str. 12 – 15, pkt. 1.4.1.2. ppkt 2 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Księgi rachunkowe prowadzić w taki sposób, aby w przypadku wystąpienia na kontach
rozrachunkowych sald należności i zobowiązań, konta te wykazywały rzeczywisty stan
należności i zobowiązań, zgodnie z zasadami funkcjonowania kont rozrachunkowych
określonymi w załączniku Nr 2 pn. „Plan kont dla budżetów jednostek samorządu
terytorialnego” i w załączniku Nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i
samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013,
poz. 289 j.t.).
4. Stwierdzono:
W księgach rachunkowych Urzędu Gminy nie zaewidencjonowano na koncie 080
poniesionych kosztów dotyczących realizacji inwestycji pn. „Remont świetlicy wiejskiej w
miejscowości Pieńki Wielkie” w kwocie 2.217,59 zł lecz na koncie 400, a następnie przyjęto
wartość tej inwestycji na stan środków trwałych w wartości zaniżonej o 2.217,59 zł - str.62 –
63, pkt. 2.2.1.1. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Koszty wytworzenia środków trwałych ujmować w księgach rachunkowych jako ogół
kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia przyjęcia tych środków do
używania, stosownie do postanowień art.28 ust. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).
2
5. Stwierdzono:
Nieterminowe wyksięgowanie z ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy sprzedanego mienia
komunalnego - nieruchomości gruntowej zbytej aktem notarialnym Rep. A Nr 5805/2012 z
dnia 5.09.2012 r. - str. 80 - 82, pkt. 1.2.1.1.1. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zgodnie z którymi
do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde
zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym oraz księgi rachunkowe uznaje się za
rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
6. Stwierdzono:
W księgach rachunkowych prowadzonych dla budżetu Gminy w 2012 r. nie prowadzono
ewidencji szczegółowej do konta 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych” dla jednostek
budżetowych – szkół - str. 90, pkt. 1.4. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień określonych w załączniku Nr 2 pn. „Plan kont dla budżetów
jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013,
poz. 289 j.t.) i ewidencję księgową prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu
rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki
środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków
budżetowych.
W zakresie dochodów budżetowych:
7. Stwierdzono:
W próbie objętej badaniem, podatnicy podatku od nieruchomości (osoby fizyczne), dla
których w ewidencji podatkowej prowadzono konta o Nr: 303001, 120028 i 13004 złożyli
organowi podatkowemu informacje o gruntach po ustawowym terminie - str. 30, pkt. a.6.2.1.
protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Podatników, którzy nie wywiązali się z wynikającego z przepisów art. 6 ust. 6 ustawy z dnia
12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.),
obowiązku terminowego złożenia informacji w sprawie podatku od nieruchomości, wzywać
do ich złożenia, stosownie do przepisów art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.).
8. Stwierdzono:
Podatnikowi o Nr konta 300014, który w 2012 r. nie regulował zobowiązań pieniężnych
Organ podatkowy nie wystawiał upomnień i tytułów wykonawczych.
Podatnikom o Nr kont: 273001, 10206 i 300014, którzy nie uregulowali zaległości
wynikających z upomnień w ciągu 7 dni od daty otrzymania upomnienia tytuły wykonawcze
wystawiono nieterminowo - str. 39 – 40, pkt. 1.2.1.2. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Dokonywać systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, zgodnie
z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137,
poz. 1541 ze zm.). Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji
3
lub wynikającym z przepisu prawa, do zobowiązanego wysyłać upomnienie, a po
bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu płatności – wystawiać tytuły wykonawcze i
kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki,
stosownie do przepisów § 3 ust. 1, § 5 ust. 1, § 6 ust. 1, § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia.
9. Stwierdzono:
Podatnikowi podatku rolnego o nr konta 260008 zastosowano w 2012 r. ulgę w tym podatku
z tytułu wydatków inwestycyjnych od innego dnia, niż przewidziano to w ustawie z dnia 15
listopada 1984 r. o podatku rolnym - str. 42, pkt. 1.2.2.1.2. ppkt 2 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Podatnikom podatku rolnego ulgę z tytułu wydatków inwestycyjnych stosować z
uwzględnieniem terminów przewidzianych w art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984
r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.).
10. Stwierdzono:
Opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych – dotyczące zezwoleń:
- Nr I/107/A/83/2012 z dnia 2.04.2012 r., Nr I/107/B/50/2012 z dnia 2.04.2012 r. i Nr
I/107/C/46/2012 z dnia 2.04.2012 r. zostały wniesione na rachunek Gminy w wysokościach
innych, niż wynikało to z okresu ważności zezwoleń – str. 46 - 47, pkt. 1.4.4. protokółu
kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień art. 111 ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu
w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz. 1356 ze zm.) w myśl
którego, opłaty za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, o których mowa
w ust. 1-5, w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności, dokonuje się w wysokości
proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia.
W zakresie wydatków budżetowych:
11. Stwierdzono:
W 44 przypadkach zapłaty za faktury VAT i rachunki na łączną kwotę 137.387,92 zł
dokonano po upływie terminu płatności - str. 12 - 15, pkt. 1.4.1.2. ppkt 1 i str. 54 - 56, pkt.
2.1.2.1.2. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) i wydatków publicznych dokonywać w
terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań, mając na uwadze art. 481 § 1 ustawy z
dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego
wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia.
12. Stwierdzono:
Kwoty zrealizowanych wydatków przez Gminę Andrzejewo wg stanu na dzień 8.05.2012r.
były wyższe od planowanych w dz. 600, rozdz. 60016, § 4430 i w dz. 754, rozdz. 75412, §
4300 łącznie o kwotę 2.029,36 zł - str. 47 – 48, pkt. 2, ppkt 1 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Dokonywać wydatków do wysokości wynikających z planu wydatków jednostki w
poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej, stosownie do postanowień art. 44 ust.
3, pkt. 2 i pkt. 3 oraz art. 254, pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. 2013, poz. 885 ze zm.).
13. Stwierdzono:
W próbie objętej badaniem Wójt Gminy przyznał 4 pracownikom Urzędu Gminy dodatki
specjalne bez uzasadnienia ich przyznania - str. 48 - 49, pkt. 2.1.1.1. protokółu kontroli.
4
Wnioskuję:
Przy przyznawaniu dodatku specjalnego pracownikom Urzędu Gminy przestrzegać zapisów
art.36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z
2008 r., Nr 223, poz. 1458 ze zm.), zgodnie z którym pracownikowi samorządowemu może
zostać przyznany dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków
służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.
W zakresie zamówień publicznych:
14. Stwierdzono:
W zakresie zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego do Urzędu Gminy w
Andrzejewie - Ośrodka Zdrowia w Andrzejewie - Gminnego Gimnazjum w Andrzejewie Szkoły Podstawowej w Andrzejewie – Szkoły Podstawowej w Ołdakach Polonii i Szkoły
Podstawowej w Starej Ruskołęce:
- ogłoszenie o zamówieniu nie zawierało informacji na temat wadium - str. 64, pkt. 2.2.3.1.1.
ppkt 6 protokółu kontroli,
- w umowie Nr OŚ.272.9.2012 z dnia 1.10.2012 r. na dostawę oleju opałowego nie określono
wartości zamówienia tj. ilości dm³ oleju opałowego zawartej w ogłoszeniu o przetargu
(60.000 – 100.000 dm³) - str. 64 - 65, pkt. 2.2.3.1.1. ppkt 19 protokółu kontroli,
- nieterminowe dokonanie zwrotu wadium - str. 64 - 66, pkt. 2.2.3.1.1. ppkt 22 protokółu
kontroli.
Wnioskuję:
Udzielając zamówień publicznych:
- przestrzegać, by ogłoszenie o zamówieniu publicznym zawierało wszystkie informacje
wymagane w art. 48 ust. 2 pkt. 9 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień
Publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), w tym informację na temat wadium,
- przestrzegać postanowień zawartych w art. 140 ust.1 cytowanej wyżej ustawy, zgodnie z
którym zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego
zobowiązaniem zawartym w ofercie,
- przestrzegać zapisów art. 46 ust. 1 i ust.1a ww. ustawy, zgodnie z którymi zamawiający
zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej
a wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, niezwłocznie po
zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia
należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano.
W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji:
15. Stwierdzono:
Dotacja dla Województwa Mazowieckiego w związku z realizacją umowy Nr UBW/12 z
dnia 15.02.2012 r. w kwocie 10.155,00 zł, została przekazana w dniu 8.06.2012 r., a więc po
terminie określonym w umowie - str. 73, pkt. 2.3.3.3.2. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać uregulowań wynikających z umów zawieranych w sprawie udzielenia dotacji i
przyznane kwoty dotacji przekazywać w terminach wynikających z tych umów.
5
W zakresie gospodarki mieniem komunalnym:
16. Stwierdzono:
W próbie objętej badaniem czynsz dzierżawny wynikający z umów dzierżawy komunalnych
nieruchomości rolnych za 2012 r. został naliczony nieprawidłowo tj. zawyżony łącznie o
kwotę - 572,94 zł - str. 84 - 85, pkt. 1.2.2.3.2. protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać uregulowań wynikających z umów dzierżawy i czynsz dzierżawny naliczać
zgodnie z postanowieniami tych umów.
Dokonać zwrotu nadpłaconych kwot czynszu dzierżawnego.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Wójt Gminy,
- Skarbnik Gminy.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j. t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków
z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty
jego doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
3/ a/a
6