Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Wójt Gminy Olszewo

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
(0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Fax. RIO 628-31-16
Wydz. Kontroli  (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 16.10.2009 r.
RIO-II-0913/ 374/2009
Wójt Gminy
Olszewo-Borki
ul. Broniewskiego 13
07-415 Olszewo-Borki
Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia 24 września 2009 r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) i rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium
i trybu postępowania (Dz. U. z 2004 r. Nr 167, poz. 1747) - przeprowadzona została w dniach od
14 lipca do 21 września 2009 r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r., zgodnie z programem kontroli.
Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w
przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję, co następuje:
W zakresie księgowości i sprawozdawczości budŜetowej.
1. Stwierdzono:
W księgach rachunkowych Urzędu Gminy zostały zaewidencjonowane w miesiącu lutym 2008 r.
koszty i zobowiązania: w kwocie 21.652,77 zł dotyczące miesiąca grudnia 2007 r. oraz w kwocie
68.723,21 zł dotyczące miesiąca stycznia 2008 r.
Zapisy księgowe dokonane w miesiącu lutym 2008 r. w dzienniku Urzędu Gminy na podstawie
dowodów księgowych o numerach: 94/1-13, 107/1-34, 115/1-33, 121/1-20, 128/106 zawierały
datę dokumentu i datę operacji gospodarczej inną niŜ wynikała z tych dowodów księgowych –
str. 9-12, pkt 2, prot. kontr.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r.
Nr 76 poz. 694 z późn.zm.), a w szczególności:
- art. 6 ust. 1, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki naleŜy ująć wszystkie
osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciąŜające ją koszty związane z tymi
przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty;
- art. 20 ust. 1, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy
wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
- art. 23 ust. 2, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać co najmniej m.in. datę
dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i nr indentyfikacyjny dowodu księgowego
oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji.
1
W zakresie gospodarki pienięŜnej i rozrachunków.
2. Stwierdzono:
Nie wyegzekwowano od PKP Polskie Linie Kolejowe z/s w Warszawie Zakład Linii
Kolejowych w Siedlcach zwrotu kwoty 3.700,00 zł przekazanej w dniu 30.03.2007 r. na
podstawie umowy nr C/04/03d/089/00/5555/06 z dnia 14.11.2006 r. tytułem zabezpieczenia
starannego wykonania robót pomimo tego, Ŝe z umowy wynika m.in., Ŝe zabezpieczenie zostanie
zwrócone po zakończeniu robót, a roboty zostały zakończone i odebrane 30 sierpnia 2007 r. –
str. 18 pkt 7. prot. kontr.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień wynikających z zawartych umów. Spowodować zwrot do budŜetu
Gminy poniesionego wydatku na kwotę 3.700,00 zł.
3. Stwierdzono:
Wadium wniesione w dniu 30.08.2007 r. w kwocie 6.000,00 zł przez wykonawcę biorącego
udział w przetargu, zostało zwrócone dopiero w dniu 28.08.2009 r. pomimo, Ŝe umowa w
sprawie zamówienia została zawarta z wykonawcą w dniu 25.09.2007 r. i wniesiono
zabezpieczenie naleŜytego wykonania tej umowy. Wadium wniesione w dniu 13.05.2008 r. w
kwocie 12.000,00 zł przez wykonawcę biorącego udział w przetargu, zostało zwrócone dopiero
w dniu 12.01.2009 r. pomimo, Ŝe umowa w sprawie zamówienia została zawarta z wykonawcą w
dniu 12.06.2008 r. i wniesiono zabezpieczenie naleŜytego wykonania tej umowy. Ponadto ww.
kwoty wadium zostały zwrócone bez odsetek i bez pomniejszania o kwotę prowizji za
prowadzenie rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelewy pieniędzy na rachunki
bankowe wykonawców – str. 18-19 pkt 7a. prot. kontr.
Wnioskuję:
Wadium zwracać zgodnie z postanowieniami art. 46. ust. 1 pkt 2 i ust. 4 ustawy z dnia 29
stycznia 2004 r. -Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn.zm.).
4. Stwierdzono:
Niektóre faktury VAT zostały zapłacone po terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych
przez Gminę Olszewo-Borki zobowiązań. Zwłoka w spłacie zobowiązań wyniosła od 1 do 25
dni. Nadmienia się, Ŝe Gmina nie płaciła z tego tytułu karnych odsetek – str. 39-40, pkt 1.2.5.
prot. kontr.
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), który m.in. stanowi, Ŝe wydatki publiczne
powinny być dokonywane w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
W zakresie dochodów i przychodów
5. Stwierdzono:
Niektórzy najemcy czynsz regulowali z uchybieniem terminów wynikających z poszczególnych
umów, nie naliczano odsetek za zwłokę i nie wzywano najemców do ich uiszczania - str. 57, pkt
1.4.2. prot. kontr.
Wnioskuję:
Przestrzegać warunków określonych w umowach zawartych z najemcami lokali w zakresie
naliczania i egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat czynszu.
Spowodować uiszczenie kwoty naleŜnych odsetek.
W zakresie wydatków i rozchodów.
6. Stwierdzono:
I transza dotacji dla Towarzystwa Przyjaciół Dzieci w Ostrołęce w kwocie 8.000,00 zł na
zadanie publiczne pn.: „Profilaktyka oświatowo-zdrowotna, edukacyjna, promocja zdrowego
stylu Ŝycia wśród dzieci i młodzieŜy oraz przeciwdziałanie i zapobieganie zjawiskom
2
uzaleŜnień”, została przekazana przez Gminę Olszewo-Borki po terminie wynikającym z
zawartej umowy Nr 1/PR/08 z dnia 14.03.2008 r. – str. 42-43 pkt 3.1.2.5. prot. kontr.
Wnioskuję:
Przestrzegać określonych w zawartych umowach terminów przekazywania dotacji na zadania
publiczne realizowane przez organizacje pozarządowe.
W zakresie zamówień publicznych.
7. Stwierdzono:
Ogłoszenia o udzieleniu zamówień na realizację zadań pn.: „Przewozy szkolne uczniów Szkoły
Podstawowej, Gimnazjum i Przedszkola w Olszewie-Borkach”, „Długoterminowy kredyt w
wysokości 300.000,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie zadania inwestycyjnego pn.
„Modernizacja i rozbudowa systemu odbioru ścieków w Ostrołęce i gminie Olszewo-Borki –
kanalizacja we wsi Nakły” i „Przebudowa drogi Ŝwirowej na bitumiczną w msc. RŜaniec” nie
zostały zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych – str. 44-45, pkt 3.1.3.2., ppkt 1 i 2
oraz str. 52-53, pkt 3.2.3.1. ppkt 1 prot. kontr.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na realizację zadania pn.: „Budowa kanalizacji sanitarnej
grawitacyjno-ciśnieniowej w obrębie wsi DręŜewo i Olszewo-Borki z przykanalikami oraz
budowa przepompowni ścieków na działce nr 322 w Olszewie Borkach” nie zostało
zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie
– str. 52-54, pkt 3.2.3.1., ppkt 2 prot. kontr.
Wnioskuję:
Mając na uwadze postanowienia art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zamieszczać
ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po
zawarciu umowy w sprawie zamówienia.
8. Stwierdzono:
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty dot. zadania pn.: „Przebudowa drogi Ŝwirowej na
bitumiczną w msc. RŜaniec” nie została zamieszczona na stronie internetowej – str. 52-53, pkt
3.2.3.1. ppkt 1 prot. kontr.
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty dot. zadania pn.: „Budowa kanalizacji sanitarnej
grawitacyjno-ciśnieniowej w obrębie wsi DręŜewo i Olszewo-Borki z przykanalikami oraz
budowa przepompowni ścieków na działce nr 322 w Olszewie Borkach” nie została
zamieszczona na stronie internetowej niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty – str.
52-54, pkt 3.2.3.1., ppkt 2 prot. kontr.
Wnioskuję:
Mając na uwadze postanowienia art. 92 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zamieszczać
informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej niezwłocznie po wyborze
najkorzystniejszej oferty.
W zakresie mienia komunalnego.
9. Stwierdzono:
W 2008 r. nie prowadzono ewidencji ilościowo-wartościowej poszczególnych materiałów
hydraulicznych zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych Urzędu Gminy na koncie
syntetycznym o symbolu 310-1 – „Materiały”.
Nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów według stanu na dzień 31.12.2008 r.
– str. 58-59 pkt 2.4., pkt 3.5. prot. kontr.
Wnioskuję:
Zaprowadzić ewidencję ilościowo-wartościową materiałów zaewidencjonowanych na koncie
310-1-„Materiały” zgodnie z postanowieniami określonymi w „Instrukcji kontroli finansowej,
3
zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont”, stanowiącej załącznik do
zarządzenia Nr 60/09 Wójta Gminy Olszewo-Borki z dnia 31.08.2009 r. Na podstawie danych
tej ewidencji dokonać rozliczenia materiałów w wyniku inwentaryzacji, która winna być
przeprowadzona bezzwłocznie.
W przyszłości inwentaryzację składników majątkowych przeprowadzać w terminach
określonych w art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76
poz. 694 z późn.zm.).
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Wójt Gminy (Kierownik Urzędu - Organ Podatkowy),
- Skarbnik Gminy.
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (Tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) –
Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Ostrołęce oczekuje
(2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach
ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyŜsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego
Radnych na najbliŜszej sesji Rady Gminy.
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia zastrzeŜenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty
otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego
wykładnię lub niewłaściwe jego zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega
karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
/-/
mgr Jerzy Urbaniak
Do wiadomości:
Rada Gminy Olszewo-Borki
4