Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dnia 18 marca 2016 r.
.
WK. 0920.80.2015
Pan Artur Szewczyk
Wójt Gminy Ciepielów
27 – 310 Ciepielów
ul. Czachowskiego 1
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 17.12.2015r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16
lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz
szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach
od 26 października 2015r. do 17 grudnia 2015r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa
gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 1.01.2014r. do dnia 31.12.2014r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie
pokontrolne:
W zakresie ustaleń ogólno - organizacyjnych:
1. Stwierdzono: W przyjętej Zarządzeniem Nr 1/2011 z dnia 3.01.2011r. Wójta Gminy
Ciepielów polityce rachunkowości nie zostały określone zasady dotyczące wyłączenia
wzajemnych rozliczeń między jednostkami organizacyjnymi, a w szczególności
wzajemnych należności i zobowiązań oraz innych rozrachunków o podobnym charakterze a
także wyniku finansowego ustalonego na operacjach dokonywanych między jednostkami (str.2
protokołu).
Wnioskuję: W przyjętej polityce rachunkowości opracować i wprowadzić zasady wyłączenia
wzajemnych rozliczeń między jednostkami organizacyjnymi, do czego zobowiązuje §20 ust.2
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz.289)
2. Stwierdzono: Brak opracowanych zasad dokonywania odpisów aktualizujących wartości
należności (str.2 protokołu).
Wnioskuję: Opracować zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartości należności, do
czego zobowiązuje art.4 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z
2013r., poz.330 z późn. zm.)
3. Stwierdzono: W przyjętym Zarządzeniem Nr 1/2011 Wójta Gminy Ciepielów z dnia
3.01.2011r. Zakładowym Planie Kont nie zastosowano konta pozabilansowego 976 –
„Wzajemne rozliczenia między jednostkami” (str. 2 protokołu).
Wnioskuję: Do przyjętego ZPK wprowadzić konto 976 - „Wzajemne rozliczenia między
jednostkami” zgodnie z zasadą jego funkcjonowania określoną w Załączniku nr 3
Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz.289).
4. Stwierdzono: W 2014r. w jednostkach organizacyjnych Gminy Ciepielów nie zostały
przeprowadzone kontrole zarządcze (str.2 protokołu).
Wnioskuję: Kontrolę zarządczą należy przeprowadzać w każdej jednostce organizacyjnej
Gminy, do czego zobowiązuje art.68 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn.zm.).
W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
5. Stwierdzono: W urządzeniach księgowych prowadzonych dla Urzędu Gminy nie wystąpiło
konto 290 - „Odpisy aktualizujące należności” (str. 9 protokołu).
Wnioskuję: Do urządzeń księgowych prowadzonych dla Urzędu Gminy wprowadzić konto
290 - „Odpisy aktualizujące należności”, stosując zapisy, do czego zobowiązuje zasada jego
funkcjonowania określona w Załączniku nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010
r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r.,
poz.289).
6. Stwierdzono: Nie prowadzenie ewidencji analitycznej konta 223 – „Rozliczenie wydatków
budżetowych” występującego w budżecie Gminy (str. 10 protokołu).
Wnioskuję: Do konta 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych” zaprowadzić ewidencję
szczegółową umożliwiającą ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami
budżetowymi, do czego zobowiązuje zasada funkcjonowania powyższego konta określona w
Załączniku nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz.289).
7. Stwierdzono: Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków na koncie
pozabilansowym 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” (str.12
protokołu).
Wnioskuję: Ewidencję na koncie pozabilansowym prowadzić na bieżąco, ujmując na stronie
Wn konta 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” – równowartość
2
sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym, a na stronie Ma tego
konta – zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których
wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym,
zgodnie z zasadami funkcjonowania powyższego konta określonego w zakładowym planie kont
i zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r.,
mając na uwadze §18 ust.2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2013r., poz. 289)
8. Stwierdzono: W ewidencji syntetycznej Urzędu Gminy, sporządzonej na dzień 31.12.2014r.
wykazano zysk jednostki, natomiast w bilansie Urzędu Gminy wykazano zysk i stratę (str.17
protokołu).
Wnioskuję: W sprawozdaniu finansowym wykazywać dane wynikające z ksiąg
rachunkowych, do czego zobowiązuje art.4 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o
rachunkowości (Dz. U. z 2013r., poz.330 z późn. zm.)
W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego:
9. Stwierdzono: Niewezwanie podatników do uzupełnienia deklaracji na podatek od
nieruchomości, którzy nie wykazali w złożonych deklaracjach: identyfikatorów (działek,
budynków) oraz numerów księgi wieczystej (odrębnie dla każdej nieruchomości) lub zbiorów
dokumentów oraz nazwy sądu, w którym prowadzona jest księga wieczysta lub zbiór
dokumentów. ( str. 28 i 29 protokołu)
Wnioskuję: Sprawdzać przedkładane deklaracje na podatek od nieruchomości przez osoby
prawne w celu stwierdzenia ich formalnej poprawności, ustalenia stanu faktycznego, w zakresie
niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do
przepisów art. 272 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U.
2015r. poz. 613 z późn. zm.) W przypadku nie wykazania wszystkich informacji w złożonych
deklaracjach wzywać podatników do ich uzupełnienia stosownie do przepisów art. 274a§2 tej
ustawy.
10. Stwierdzono: Nieterminowe rozliczanie przez pracowników kosztów podróży służbowych
( str. 49-51 protokołu )
Wnioskuję: Egzekwować od pracowników dokonywanie rozliczenia kosztów podróży
służbowych w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, stosownie do postanowień § 5 ust.
1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. w sprawie należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce
sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013r., poz. 167 )
11. Stwierdzono: W zarządzeniu Nr 11/2010 Wójta Gminy z dnia 17.02.2010r. w sprawie
ustalenia stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w podróży służbowej ustalono stawki za
1 km przebiegu w zależności od odległości miejsca docelowego podróży służbowej pracownika
tj. do 100 km stawka 0,50 zł/km bez względu na pojemność silnika, a powyżej 100 km w
wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002r. Ponadto
dla pracowników wykorzystujących samochody prywatne do celów służbowych na podstawie
umów cywilnoprawnych zawartych z pracodawcą w przypadku podróży służbowych na terenie
gminy, jak i poza terenem gminy ustalono rozliczanie wg. stawek ustalonych w umowach na
zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002r.
Ustalenie takich zasad skutkuje tym, że pracownicy nie posiadający zawartych umów na
wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów
3
służbowych odbywając podróż służbową prywatnym samochodem na odległość do 100 km
otrzymują zwrot kosztów w wysokości 0,50 zł/km przebiegu, a pracownicy posiadający
zawarte umowy z pracodawcą ( w tym Wójt Gminy ) w przypadku podróży służbowej na taką
samą odległość tj. do 100 km otrzymują zwrot kosztów w wysokości 0,8358 zł/km ( str. 51-52
protokołu ).
Wnioskuję: Ustalić jednolite dla wszystkich pracowników zasady zwrotu kosztów podróży
służbowych odbywanych prywatnymi pojazdami. Wysokość stawek za km przebiegu określić
zgodnie z zasadami określonymi w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca
2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania
do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
własnością pracodawcy ( Dz. U. z 2002r., Nr 27, poz. 271 z późn. zm. )
12. Stwierdzono: W oświadczeniach miesięcznych o wykorzystywaniu samochodów
prywatnych do celów służbowych składanych przez pracowników brak było informacji
dotyczących marki pojazdu lub pojemności silnika ( str. 52 protokołu)
Wnioskuję: W oświadczeniach pracowników o używaniu prywatnych pojazdów do celów
służbowych zamieszczać wszystkie informacje określone w § 4 ust. 1 rozporządzenia
Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu
dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych,
motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ( Dz. U. z 2002r., Nr 27, poz.
271 z późn. zm. )
W zakresie gospodarki mieniem:
13. Stwierdzono: Niezamieszczenie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości
przeznaczonych do oddania w dzierżawę, w prasie lokalnej. (str. 70, 71 protokołu)
Wnioskuję: Informację o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania
w dzierżawę podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, stosownie
do przepisów art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami
(Dz. U. z 2015r. poz. 1774 z późn. zm.)
14. Stwierdzono: Niezamieszczenie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania
w dzierżawę, zasad aktualizacji opłat. (str. 70, 71 protokołu)
Wnioskuję: W wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, zawierać
odpowiednie informacje wskazane w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r.
o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015r. poz. 1774 z późn. zm.), w tym zasady
aktualizacji opłat zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt. 10 tej ustawy.
15. Stwierdzono: Ponoszenie zwykłych kosztów utrzymania lokali użytkowych (energii
elektrycznej, c. o., poboru wody i odprowadzania ścieków), oddanych w użyczenie
Wojewódzkiej Komendzie Policji na podstawie zawartej umowy dnia 26.06.2012r. przez
Użyczającego. (str. 72 protokołu)
Wnioskuję: Zaprzestanie ponoszenia kosztów utrzymania lokali oddanych w użyczenie
Wojewódzkiej Komendzie Policji na podstawie zawartej umowy zgodnie z przepisami art. 713
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2014r. poz. 121 z późn. zm.)
Rozpatrzyć możliwość udzielenia wsparcia finansowego Policji na podstawie przepisów art. 13
ust.3, ust 4 lit. c i ust. 4 lit. f pkt. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990r. o Policji (Dz. U. 2015r. poz.
355 z późn. zm.)
16. Stwierdzono: Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności z
tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych. (str. 72, 73 protokołu)
4
Wnioskuję: Od nieterminowo wpłaconych należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych ,
pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku
uregulowania umownego, w wysokości ustawowej stosownie do przepisów art. 481§1 i 2 w
związku z art. 359§2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2014r. poz.
121 z późn. zm.)
17. Stwierdzono: Zawarcie umowy najmu lokalu mieszkalnego, który nie jest lokalem
socjalnym i nie jest związany ze stosunkiem pracy, wchodzącym w skład mieszkaniowego
zasobu gminy na czas określony. (str. 73 protokołu)
Wnioskuję: Umowy najmu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego
zasobu gminy z wyjątkiem lokali socjalnych lub lokali związanych ze stosunkiem pracy,
zawierać wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda
lokator, zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21.06.2001r. o ochronie praw lokatorów,
mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. (Dz. U. 2014r. poz. 150 z
późn. zm.)
18. Stwierdzono: Zamieszczenie w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na
sprzedaż nieruchomości i dzierżawę lokalu użytkowego położonego w Ciepielowie przy ul.
Plac Zwycięstwa 40, informacji o prawie unieważnienia przetargu bez podania przyczyny.(str.
70 i 74 protokołu)
Wnioskuję: W ogłoszeniu o przetargu nie zawierać informacji o możliwości unieważnienia
przetargu bez przyczyny, mając na uwadze, że ogłoszony przetarg może zostać odwołany
jedynie z ważnych przyczyn, z niezwłocznym podaniem do publicznej wiadomości informacji
o odwołaniu przetargu i przyczyn odwołania, zgodnie z przepisami art. 38 ust.4 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015r. poz. 1774 z późn. zm.),
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest:
1/ Wójt Gminy
2/ Skarbnik Gminy
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.) - Regionalna
Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków
z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty
jego doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego
wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
P R E Z E S
/-/
Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
5