na koncie 134 – „Kredyty bankowe” brak jest zapisów dotyczących

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (+48 22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
Fax. RIO 628-31-16
 (+48 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 30 sierpnia 2012 r.
WK.0920.43.2012
Wójt Gminy Załuski
09-142 Załuski 67
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 13.07.2012r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (j. t. Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania
(Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 14.05.2012 r. do 12.07.2012 r.
przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2011 r. do dnia 31.12.2011 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
I. USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE
1. Stwierdzono:
W statucie Gminy, nie zawarto postanowień wymaganych art. 51 ust. 3 ustawy z dnia 8
marca 1990r. o samorządzie gminnym - nie określono uprawnień jednostki pomocniczej do
prowadzenia gospodarki finansowej w ramach budżetu gminy.
- str 1, 2 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Podjąć czynności zmierzające do ustalenia w Statucie Gminy wszystkich wymaganych
ustawą z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (j.t Dz.U.2001.142.1591.)
postanowień.
II. KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
2. Stwierdzono:
Niewłaściwe ewidencjonowanie na koncie „201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
wydatków dotyczących wypłaty delegacji służbowych pracowników.
- str. 10,11 protokółu kontroli.
1
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.), w szczególności
operacje na koncie „201” dotyczące wypłaty delegacji służbowych pracowników
ewidencjonować na koncie „234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami”, właściwym
dla tego rodzaju środków.
3. Stwierdzono:
Niewłaściwe ewidencjonowanie na koncie „231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
wydatków dotyczących wypłaty świadczeń „wczasy pod gruszą” z ZFŚS dla
pracowników oraz dla emerytów.
- str. 11 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.), w szczególności
operacje na koncie „231” dotyczące wypłaty świadczeń z ZFŚS ewidencjonować
odpowiednio dla pracowników na koncie „234 – pozostałe rozrachunki z
pracownikami”, a dla emerytów na koncie „240 –pozostałe rozrachunki” właściwym
dla tego rodzaju środków.
4. Stwierdzono:
Poniesione w ciągu roku wydatki ujmowane są bezpośrednio w koszty z pominięciem
kont Zespołu 2 – Rozrachunki i rozliczenia, a w szczególności wydatki związane z
wypłatą ryczałtów samochodowych, wypłatą diet dla sołtysów i radnych, ekwiwalentów
za udział w akacjach ratowniczo-gaśniczych.
- str. 12 protokółu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza
granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.).
III. BUDŻET JEDNOSTKI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO
5. Stwierdzono:
W sprawozdaniu Rb – 27S błędnie wykazano:
W dz. 70005 § 0970 wykazano dochody refakturowane za wodę, ścieki i CO
winno być wykazane w § 0830
W dz. 020095 § 0750 wykazano kwotę 1.080,80zł winno być w dz. 01095 §
0750
W dz. 75616 § 0910 w kolumnie 14 wykazano kwotę 300,00zł. Winna być
wykazana kwota 428,00zł.
- str 21 protokołu
2
Wnioskuję:
Przestrzegać Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207) a w
szczególności § 1 pkt. 3 powyższego Rozporządzenia .
Przestrzegać wymogów Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie
budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 39 do
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r w sprawie sprawozdawczości
budżetowej. (Dz. U. z 2010 Nr 20 poz. 103)
Dokonać korekty sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2011r. zgodnie z § 3 pkt 9 i
załącznikiem Nr 9 do w/w rozporządzenia
6. Stwierdzono:
Listy wypłat wynagrodzeń nie były podpisane przez osobę która je sporządzała,
ponadto brak jest także zatwierdzeń list płac w zakresie sprawdzenia informacji w nich
zawartych pod względem merytorycznym.
- str 47 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać § 14 pkt 14 ppkt c) Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych
stanowiącej załącznik nr 9 do Zarządzenia nr 0152/1/2011 Wójta Gminy Załuski z dnia
03.01.2011r. Dokumenty księgowe sporządzać i zatwierdzać w sposób ustalony w
Instrukcji.
7. Stwierdzono:
Odnotowano przypadki nie przestrzegania terminów płatności faktur bieżących.
- str. 49 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przy regulowaniu zobowiązań przestrzegać terminów płatności uwidocznionych na
fakturach, do czego obliguje art. 44 ust.3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009r. o finansach
publicznych (Dz.U.2009.157.1240 z późn. zm.).
8. Stwierdzono:
Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji w zakresie wydatków:
- związanych z wypłatą diet dla sołtysów (zaklasyfikowano do rozdziału 75022)
- związanych z wypłatą ekwiwalentu dla członków OSP za udział w akcjach
ratowniczo-gaśniczych (zaklasyfikowano do § 3020)
- związanych z usługą pocztową, kurierską (zaklasyfikowano do § 4210),
- związanych z usługą wymiany opon (zaklasyfikowano do § 4210),
- związanych z usługą cięcia Ploterem (zaklasyfikowano do § 4210),
- związanych z konserwacją i eksploatacją urządzeń oświetleniowych (zaklasyfikowano
do § 4300)
- związanych z naprawą oświetlenia ulicznego oraz naprawą studni głębinowej
(zaklasyfikowano do § 4300).
- str. 49, 50, 51, 57 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.), w szczególności wydatki związane z
wypłatą diet dla sołtysów zaklasyfikować do rozdziału 75095, wypłatą ekwiwalentu za
udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych zaklasyfikować do § 3030, wypłatą za usługi
pocztowe, kurierskie zaklasyfikować do § 4300, wypłatą za usługę wymiany opon
3
zaklasyfikować do § 4300, wypłatą za usługę cięcia Ploterem zaklasyfikować do §
4300, z konserwacją i eksploatacją urządzeń oświetleniowych zaklasyfikować do §
4270, z naprawą oświetlenia ulicznego oraz naprawą studni głębinowej zaklasyfikować
do § 4270.
9. Stwierdzono:
1. Niewłaściwe naliczenie kwoty diety przysługującej Wójtowi Gminy z tytułu odbytej
zagranicznej podróży służbowej do Hiszpanii.
2. Wyjazd Wójta odbył się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, podpisanego
przez osobę nieupoważnioną (zgodnie z wewnętrznymi unormowaniami winien być to
Sekretarz Gminy) .
- str. 53, 54 protokółu kontroli.
Wnioskuję:
1. Przy rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych stosować przepisy
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)
2. Przestrzegać art. 8.1. pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych, z którego
wynika, że dana czynność winna być dokonana przez Sekretarza bądź wyznaczoną
przez Wójta osobę zastępującą.
10. Stwierdzono:
Zaciągnięto zobowiązanie majątkowe (podpisano umowę), pomimo braku
kontrasygnaty skarbnika Gminy. Umowę na realizację inwestycji gminnej zawarto w
dniu 12.07.2011r. Potwierdzenia zabezpieczenia środków na to zadanie skarbnik
dokonała w dniu 13.07.2011r.
- str 58 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 43 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym
(Dz.U.2001.142.1591 j.t.), zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować
powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata
skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Kontrasygnaty dokonywać przed zaciągnięciem zobowiązania majątkowego.
11. Stwierdzono:
W realizowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie
przetargu nieograniczonego na przebudowę drogi gminnej przez wieś Niepiekła gm.
Załuski, stwierdzono występowanie różnic pomiędzy ogłoszeniem zamieszczonym na
tablicy ogłoszeń Urzędu, a wysłanym do publikacji w Biuletynie Zamówień
Publicznych. Różnice dotyczyły określenia warunków udziału w postępowaniu.
- str 67 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Wyeliminować występowanie w/w nieprawidłowości poprzez podjęcie czynności
zmierzających do ustalenia w sposób jednoznaczny, zasad publikacji ogłoszeń i innych
informacji kierowanych do potencjalnych oferentów w miejscach do tego
przewidzianych.
12. Stwierdzono:
W realizowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie
przetargu nieograniczonego na przebudowę drogi gminnej przez wieś Niepiekła gm.
Załuski, jako opis spełnienia wymaganego warunku udziału w postępowaniu
„dysponowanie potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
4
zamówienia” zapisano, iż warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże,
że dysponuje odpowiednim sprzętem w liczbie i wydajności gwarantującej bezusterkowe
przeprowadzenie robót zgodnie z zasadami określonymi w SIWZ w terminie
przewidzianym umową.
Opis spełnienia tego warunku dokonany został w sposób nie gwarantujący obiektywnej
oceny spełnienia warunku przez oceniającego złożone oferty.
- str 68 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Ustalone warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
formułować w sposób jednoznaczny, precyzyjny oraz gwarantujący przestrzeganie
art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U.
z 2010r. Nr 113 poz.759 z późn. zm.).
13. Stwierdzono:
W realizowanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na:
przebudowę drogi gminnej przez wieś Niepiekła, remont elewacji budynku Zespołu
Szkół w Szczytnie etap II, remont budynku Szkoły Podstawowej w Kamienicy – w
umowie, pomimo wymogu wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
nie określono form oraz sposobu jego wniesienia.
- str 70, 77, 84 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 148 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(t.j. Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz.759 z późn. zm.) i w sposób precyzyjny i jednoznaczny
określać w umowach o zamówienie publiczne zasady wnoszenia zabezpieczenie
należytego wykonania umów.
14. Stwierdzono:
W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na:
- remont budynku Szkoły Podstawowej w Kamienicy,
- remont elewacji budynku Zespołu Szkół w Szczytnie,
- dowóz uczniów do szkół na terenie Gminy Załuski w roku szkolnym 2011/2012,
- przebudowę drogi gminnej przez wieś Niepiekła gm. Załuski,
Informacje o udzielonym zamówieniu publicznym wysyłano do publikacji w Biuletynie
Zamówień Publicznym ze znacznym opóźnieniem wynoszącym średnio 152 dni.
- str 70, 74,78, 84, 85 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 95 ust 1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz.759 z późn. zm.) i ogłoszenie o udzieleniu
zamówienia zamieszczać w Biuletynie Informacji Publicznej niezwłocznie po zawarciu
umowy na realizację zamówienia.
15. Stwierdzono:
W protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego na dowóz uczniów do szkół na terenie Gminy Załuski w roku
szkolnym 2011/2012 oraz nie zawarto wymaganych informacji dotyczących:
- numeru zarządzenia na podstawie którego powołano komisję przetargową (część 3.A.2
protokołu postępowania),
- wskazania do którego dnia ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone było na tablicy
ogłoszeń Urzędu (części 5.2 protokołu postępowania).
- str 73 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r.
5
w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dz. u. z dnia 26
listopada 2010 r. Nr 223 poz. 1458) i protokół z postepowań o udzielenie zamówienia
publicznego wypełniać kompleksowo w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty.
16. Stwierdzono:
W protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego na dowóz uczniów do szkół na terenie Gminy Załuski w roku
szkolnym 2011/2012, nie zweryfikowano wiarygodności zaświadczenia z Urzędu
Skarbowego o niezaleganiu w opłatach podatków, złożonej w formie kserokopii, która
nie zawierała widocznych pieczęci Urzędu Skarbowego.
- str 73 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Złożone oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oceniać w
sposób dokładny, obiektywny i precyzyjny. Dokumenty złożone w formie co do której
istnieją uzasadnione wątpliwości co do jej autentyczności weryfikować w trybie art. 26
ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z
2010r. Nr 113 poz.759 z późn. zm.), oceny oferty dokonywać dopiero po pozytywnej
weryfikacji dokumentów.
17. Stwierdzono:
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego na dowóz uczniów do szkół na terenie Gminy Załuski w roku
szkolnym 2011/2012 uczestnicy postepowania ze strony zamawiającego – inni niż
członkowie komisji przetargowej oraz zamawiający - nie złożyli wymaganych
oświadczeń na drukach ZP-1
- str 73 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać aby osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielnie zamówienia
publicznego składały oświadczenie o braku (istnieniu) podstaw do wyłączenia z udziału
w postępowaniu - druk ZP-1 na bieżąco, w czasie wypełniania protokołu o udzielenie
zamówienia publicznego do czego obliguje art. 17 ust 2 w związku z art. 96 ust 1
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010r. Nr
113 poz.759 z późn. zm.)
18. Stwierdzono:
W protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego na bieżące utrzymanie dróg żwirowych i gruntowych na terenie
Gminy Załuski, wiosna-jesień 2011, nie zawarto wymaganych informacji dotyczących
kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (część
3.B.8.1 protokołu postępowania).
- str 80 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r.
w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dz. u. z dnia
26 listopada 2010 r. Nr 223 poz. 1458) i protokół z postepowań o udzielenie
zamówienia publicznego wypełniać kompleksowo w sposób odzwierciedlający stan
rzeczywisty.
IV. GOSPODARKA MIENIEM
19. Stwierdzono:
W ewidencji księgowej Urzędu jak i ewidencji zasobu nieruchomości Gminy widnieją 2
działki:
6
a) o pow. 0,0063ha oddana w wieczyste użytkowanie dla SKR, który od roku 2000 nie
istnieje
b) o pow. 0,00512ha znajdująca się w kompleksie nieruchomości zajętych pod drogę
przez GDDK i A o pow. 0,1644ha z wyłączeniem powierzchni 0,00512ha.
Z wyżej wymienionych 2 działek nie jest naliczona opłata roczna.
-str 93 protokołu
Wnioskuję:
Doprowadzić do zgodności ewidencji księgowej z ewidencją zasobów nieruchomości, i
z określeniem użytkownika.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
- Wójt Gminy (Kierownik Urzędu Organ Podatkowy),
- Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu).
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu
wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie
30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia
pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo
zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków
pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Balcerzak
Do wiadomości:
Rada Gminy w Załuskach
7