Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

 (0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42,
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
Fax. RIO 628-31-16
 (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dnia 21 maja 2010r.
RIO-II-0913/202/2010
Pan
Andrzej Guzik
Burmistrz Gminy Brwinów
ul. Grodziska 12
05-840 Brwinów
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego w dniu 05.05.2009 r.
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55, poz.577 z 2001r.) i Rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego
regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania
(Dz. U. Nr 167, poz.1747) – przeprowadzona została w dniach 02.03.2009r – 05.05.2009r.
kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2008r. do 31.12.2008r. zgodnie z programem kontroli.
Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania
w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję co następuje:
W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych
1. Stwierdzono::
W statucie Gminy Brwinów nie uwzględniono jednostki organizacyjnej „Biblioteki
Publicznej” pomimo dokonanego w 2009 roku podziału instytucji kultury, tj. Ośrodka
Kultury w Brwinowie i utworzenia odrębnych instytucji kultury: Gminnego Ośrodka Kultury
oraz Biblioteki Publicznej. (str. 2 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
W statucie Gminy Brwinów dokonać zmian w zakresie faktycznie funkcjonujących jednostek
organizacyjnych.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej
2. Stwierdzono:
Salda końcowe wg stanu na dzień 31.12.2007r. oraz wg stanu na dzień 31.12.2008r.
nie zostały ujęte jako bilans otwarcia odpowiednio na dzień 01.01.2008r. oraz na dzień
01.01.2009r. (str. 5-6 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ((j. t. Dz. U. z 2009r.,
Nr 152 poz. 1223 ze zm.), zgodnie z którym wykazane w księgach rachunkowych na dzień
ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na
następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
3. Stwierdzono:
Na dzień 31.12.2007r. konta 998, 998-1, 998-2 zostały wykazane w księgach budżetu
(Organu) oraz wykazywały na ten dzień salda. (str. 5 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad funkcjonowania konta 998 określonych w załączniku Nr 2 do
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006r., Nr
142, poz. 1020 ze zm.).
4. Stwierdzono:
W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych:
- nie miały one trwałego oznaczenia nazwy jednostki, roku obrotowego i okresu
sprawozdawczego,
- nie dokonywano miesięcznych uzgodnień kont księgi głównej z kontami ksiąg
pomocniczych. (str. 6 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w art.13 i art.24 ustawy z
dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.).
5. Stwierdzono:
Nie dokonano zamknięcia kont ksiąg pomocniczych za rok 2008 oraz ich otwarcia na rok
2009. (str. 6 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonywać w terminach określonych w art. 12
ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223
ze zm.).
6. Stwierdzono:
Niezgodność pomiędzy ewidencją analityczna i syntetyczną. (str. 7-8 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Ewidencję analityczną i syntetyczną dostosować do wymogów art.16 ustawy z dnia 29
września 1994 roku o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.).
7. Stwierdzono:
Dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach nie posiadały określenia
nabywcy (nazwy, adresu), nie zostały sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym,
merytorycznym, nie zostały zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych (brak
dekretacji) wraz ze wskazaniem daty pod jaką dokument powinien zostać wprowadzony do
ksiąg rachunkowych, nie zawierają podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. (str. 7-8
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
W księgach rachunkowych ewidencjonować dokumenty spełniające wymogi art.21 ustawy z
2
dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.).
8. Stwierdzono:
Błędy w dokumentach źródłowych, dowodach wewnętrznych korygowano w sposób
niezgodny z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. (str. 7 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Błędy w dokumentach źródłowych korygować w sposób określony w art.22 ustawy z dnia 29
września 1994 roku o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.).
9. Stwierdzono:
Zapisy w księgach rachunkowych nie zawierają daty dokonania zapisu, określenia rodzaju
dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, zrozumiałego tekstu (opisu) operacji,
oznaczenia kont którego dotyczy zapis. (str. 8 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać stosownie do wymogów art. 23 ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.).
10. Stwierdzono:
Zapisy w Dzienniku nie posiadają automatycznie nadanego numeru pozycji pod którą zapis
został wprowadzony do Dziennika. Dziennik nie zawiera chronologicznego ujęcia zdarzeń.
(str. 8 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Dziennik zapisów księgowych prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w art.14 ustawy
z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j. t. z 2009r. Dz. U Nr 152, poz.1223 ze zm.).
11. Stwierdzono:
Sprawozdania jednostkowe Rb-27S i Rb-28S dotyczące Urzędu Gminy sporządzone za okres
od początku roku do dnia 31.12.2009r. odpowiednio w zakresie dochodów i wydatków
wykonanych nie wynikało z ewidencji analitycznej prowadzonej do rachunku bieżącego. (str.
9 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Sprawozdanie Rb-27S i Rb-28S sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w załączniku
Nr 39 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 Nr 20, poz.103).
12. Stwierdzono:
Rozrachunki z tytułu dotacji i subwencji nie były ewidencjonowane na koncie 224 –
Rozrachunki budżetu. (str. 10, 25 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Rozrachunki budżetu z tytułu dotacji i subwencji ewidencjonować na koncie 224 –
Rozrachunki budżetu, określonym w załączniku Nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 28 lipca 2006r. z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 142, poz. 1020 ze
zm.).
13. Stwierdzono:
W sprawozdaniu jednostkowym Urzędu Gminy Rb-27ZZ - kwartalne z wykonania planu
3
dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań
zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, sporządzonym za rok 2009
wykazano kwotę dochodów potrąconych przez jednostkę samorządu terytorialnego. (str. 11
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w
załączniku Nr 39 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 Nr 20, poz.103).
W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków
14. Stwierdzono:
W zakresie wypłaty gotówki z kasy:
- wypłaty gotówki (zaliczki) dokonano osobie innej niż wymieniona na rozchodowym
dowodzie kasowym. (str. 15, 22 protokołu kontroli),
- wypłat dokonywano na podstawie dowodów wypełnionych nie kompletnie oraz nie
poddanych pełnej kontroli. (str. 15-17, 21-23 protokołu kontroli),
- wypłaty z tytułu rozliczenia zaliczki nie ujęto w raporcie kasowym dotyczącym dnia, w
którym dokonano faktycznej wypłaty. (str. 17 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Wypłat z kasy dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w załączniku Nr 2 i Nr 4 do
Zarządzenia Nr 64 z dnia 1 grudnia 2008 roku Burmistrza Gminy Brwinów oraz wypłaty
gotówki z kasy ujmować w raporcie kasowym dotyczącym dnia, w którym nastąpiła wypłata
zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j. t.
Dz. U z 2009r. Nr 152, poz.1223 ze zm.).
15. Stwierdzono:
Zapisy dokonywane na koncie 133-1 „Rachunek budżetu Brwinów” nie są zgodne z zapisami
wynikającymi z wyciągów bankowych. (str. 18 protokołu kontroli).
Wnioskuję
Odnośnie zapisów dokonywanych na koncie 133 Rachunek budżetu przestrzegać zasad
określonych w załączniku Nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 142, poz. 1020 ze zm.).
16. Stwierdzono:
Na koncie 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami prowadzono między innymi
ewidencję rozrachunków Urzędu z jednostkami organizacyjnymi z tytułu udziału w kosztach
poniesionych przez Urząd oraz z sołtysami gmin w zakresie rozrachunków dotyczących
korzystania z komórkowych telefonów służbowych. (str. 19, 25 protokołu kontroli).
Wnioskuję
Ewidencję na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami prowadzić zgodnie z
zasadami określonymi w załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28
lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych. (Dz. U. z 2006r. Nr 142, poz. 1020 ze zm.).
4
17. Stwierdzono::
Nieterminowe regulowanie zobowiązań wynikających z faktur (str. 19 - 20, 52 – 54, 95
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać terminowości regulowania zobowiązań, zwracając uwagę na art.481 §1 ustawy z
dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16 poz. 93 ze zm.) zgodnie z
którym wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia jeżeli dłużnik opóźnia się ze
spłaceniem świadczenia pieniężnego.
18. Stwierdzono:
Rozbieżności w zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz ich kontroli i
inwentaryzacji pomiędzy zasadami wewnętrznymi Urzędu określonymi w Instrukcji
ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania a stanem faktycznym. (str. 18-19, 24
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Ewidencję oraz kontrolę i inwentaryzację druków ścisłego zarachowania dostosować do
wymogów Zarządzenia Nr 64 z dnia 1 grudnia 2008 roku Burmistrza Gminy Brwinów –
Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.
19. Stwierdzono:
W zakresie zaliczek:
- zaliczek udzielano osobom nie będącym pracownikami Urzędu. (str. 21-23 protokołu
kontroli),
- wypłaty kolejnych zaliczek dokonywano pomimo nie rozliczenia się przez zaliczkobiorcę z
poprzednio pobranej gotówki. (str. 21 protokołu kontroli).
- druki „wniosek o zaliczkę” oraz „rozliczenia zaliczki” nie były wypełniane kompletnie oraz
nie poddane pełnej kontroli. (str. 21-23 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Zaliczek udzielać osobom będącym pracownikami Urzędu, wypłaty kolejnych zaliczek
dokonywać po rozliczeniu się zaliczkobiorcy z uprzednio pobranej gotówki, egzekwować
aby druki „wniosek o zaliczkę” oraz „rozliczenie zaliczki” mające stanowić podstawę do
ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych spełniały wymogi dokumentu
finansowo-księgowego – zgodnie z treścią załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 64 z dnia 1
grudnia 2008 roku Burmistrza Gminy Brwinów.
20. Stwierdzono:
Na ostatni dzień roku obrotowego nie dokonano inwentaryzacji należności wynikających z
konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, drogą potwierdzenia salda. (str. 24-25
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Inwentaryzacji należności dokonywać zgodnie z zasadami określonymi w art.26 ustawy z
dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j. t. Dz. z 2009r. Nr 152, poz.1223 ze zm.).
5
W zakresie wykonania budżetu
21. Stwierdzono::
Organ podatkowy nie wszczął postępowania egzekucyjnego i nie wystawił tytułu
wykonawczego w stosunku do podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych
oraz podatku od środków transportowych, którzy nie dokonali zapłaty zaległości podatkowej
w terminie określonym w upomnieniu (str. 33, 36, 37 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
W stosunku do podatników, którzy nie uregulowali zaległości podatkowych po upływie
siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia, wszcząć postępowanie egzekucyjne i wystawić
tytuł wykonawczy stosownie do §3 ust.1 i §5 ust.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001r. Nr 137, poz. 1541 ze. zm.).
22. Stwierdzono::
W zakresie decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku:
- organ podatkowy nie wystawił decyzji stwierdzających wygaśnięcie decyzji wydanych w
pierwszej instancji,
- organ podatkowy nie przywrócił ustawowego terminu płatności podatku i nie naliczył
należnych odsetek od zaległości podatkowej pomimo, że podatnicy nie dotrzymywali
terminów określonych w decyzjach (str. 29 protokołu kontroli).
Wnioskuję
W przypadku nie wywiązania się podatnika z terminów płatności podatku określonego w
decyzjach o odroczeniu i rozłożeniu na raty podatku lub zaległości podatkowej wydawać
decyzje stwierdzające wygaśnięcie powyższych decyzji zgodnie z art. 258 § 2 ustawy z dnia
29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa oraz stosować się do ustaleń zawartych art. 49 § 2
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (j. t. Dz. U. z 2005r., Nr 8 poz.60 ze.
zm.).
23. Stwierdzono::
W zezwoleniach na sprzedaż napojów alkoholowych nie naliczano opłat proporcjonalnie do
okresu ważności zezwolenia (str. 43 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów art. 111 ust.8 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w
trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j.t Dz. U. z 2007r. Nr 70, poz. 473 ze zm.),
zgodnie z którym opłaty dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności
zezwolenia.
24. Stwierdzono::
Na dzień 19.05.2009r., 29.09.2009r., 17.12.2009r., 28.12.2009r. wystąpiło przekroczenie
planu wydatków budżetowych na kwotę 45.322,68zł. (str. 45-47 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad określonych w art. 44 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.
o finansach publicznych zgodnie z którym wydatki publiczne mogą być ponoszone w
wysokości ustalonej w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. (Dz. U. z
2009r., Nr 157, poz. 1240),
6
25. Stwierdzono:
Zapłaty za usługę wykonaną na podstawie Umowy Nr IK-342-10/2009 z dnia 16.03.2009r.
dokonano w wysokości niezgodnej z treścią w/w umowy. (str. 51 protokołu kontroli).
Wnioskuję
Zobowiązania wynikające z treści zawartych umów regulować w kwotach zgodnych z treścią
tych umów.
26. Stwierdzono:
Nieprawidłową klasyfikację budżetową wydatków dotyczącą:
- wydatki dotyczące zakupu akcesoriów komputerowych oraz opłat za dostarczenie gazu
zaklasyfikowano do §4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (str. 55,57 protokołu kontroli),
- diety dla sołtysów zaklasyfikowano do rozdz. 75022 „Rady gmin (miast i miast na prawach
powiatu)” (str. 48 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Klasyfikacji wydatków budżetowych dokonywać zgodnie z Rozporządzeniem Ministra
Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. z 2006, Nr 107 poz.726 ze zm.).
27. Stwierdzono:
Do ewidencji majątku prowadzonej w Urzędzie Gminy nie wprowadzano zakupionych
pozostałych środków. (str. 55-57 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Prowadzić ewidencję wyposażenia zaliczając do niego pozostałe środki trwałe spełniające
kryteria określone przez Burmistrza Gminy Brwinów w Zarządzeniu Nr 64 z dnia 1 grudnia
2008 roku odnośnie zasad kwalifikacji i amortyzacji majątku trwałego.
28. Stwierdzono:
W angażach nieprawidłowo określano kategorię zaszeregowania dla poszczególnych
stanowisk pracowniczych (str. 47 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Kategorie zaszeregowania dla pracowników ustalać zgodnie z rozporządzeniem Rady
Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych
(Dz. U. z 2009r. Nr 50 poz. 398 ze zm. ).
29. Stwierdzono:
Analiza prawidłowości naliczania diet dla radnych oraz ich wypłat wykazała, że w miesiącu
czerwcu 2009r. 2 radnym nieprawidłowo naliczono diety (str. 48 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Diety dla radnych naliczać i wypłacać zgodnie z zasadami określonymi przez Radę Miejską w
Uchwale Nr II/15/06 z dnia 06 grudnia 2006r. w sprawie ustalenia wysokości oraz zasad
wypłacania diet przysługujących radnym Rady Miejskiej w Brwinowie.
7
30. Stwierdzono:
Na kontach analitycznych 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno prawne” należności i
zobowiązania wobec ZUS wykazywano per saldem (str. 49, 50 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Ewidencję szczegółową do konta 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno prawne” prowadzić
w taki sposób aby zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według
tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia zgodnie z
Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 2006 Nr 142
poz. 1020 ze zm.).
31. Stwierdzono:
Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne i Fundusz Pracy od
wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy w Brwinowie odprowadzono do ZUS-u w
wysokościach innych niż wynikające z deklaracji oraz kont analitycznych 229 (str. 49, 50
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Składki do ZUS przekazywać w wysokościach wynikających z deklaracji i kont analitycznych
229 w terminach wynikających z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o
systemie ubezpieczeń społecznych (j. t. Dz. U. z 2009, Nr 205, poz. 1585 ze zm.).
32. Stwierdzono:
Nieprawidłowości w rozliczeniach poleceń wyjazdów służbowych krajowych wystawionych
dla pracowników:
brak wskazania klasyfikacji,
brak podpisu osoby zatwierdzającej do wypłaty,
brak podpisu osoby sprawdzającej pod względem formalno – rachunkowym,
brak daty przy podpisach osób zlecających wyjazd, zatwierdzających do wypłaty,
sprawdzających pod względem merytorycznym
zwrotu kosztów podróży dokonano na podstawie nieczytelnych dowodów księgowych
(str. 57, 58 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów zawartych w § 7 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych w urzędzie Gminy Brwinów wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Nr 64 z
dnia 01.12.2008r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, w tym
zakładowego planu kont dla budżetu Gminy i Urzędu Gminy Brwinów, instrukcji obiegu i
kontroli dokumentów finansowo-księgowych, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz instrukcji
kasowej oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z
2009r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.).
33. Stwierdzono:
W przypadku podróży służbowych krajowych:
dokonano nieterminowego rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego,
8
rozliczono koszty przejazdów środkiem lokomocji innym niż wskazany przez pracodawcę w
poleceniu wyjazdu służbowego,
odbioru gotówki za zwrot kosztów podróży dokonały osoby które nie były delegowane, a do
wypłaty nie załączono upoważnień do odbioru gotówki (str. 57,58 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przy rozliczaniu kosztów podróży stosować przepisy:
§ 8a ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w
sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), zgodnie z którym
rozliczenia kosztów podróży pracownik dokonuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia
podróży;
§ 5 ust. 1 i 2 wyżej cytowanego rozporządzenia zgodnie z którym środek transportu właściwy
do odbycia podróży określa pracodawca a zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu
określonego środka transportu;
w przypadku wypłat dokonywanych innym osobom niż wskazanym w rozchodowym
dowodzie kasowym stosować zasady zawarte w § 5 Instrukcji kasowej Urzędu Gminy
Brwinów przyjętej Zarządzeniem Burmistrza Nr 64 z dnia 01.12.2008r. w sprawie
wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont dla budżetu
Gminy i Urzędu Gminy Brwinów, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz instrukcji kasowej.
34. Stwierdzono:
W rozliczeniu kosztów podróży służbowej zagranicznych do Hanoweru i do Torre Cajetani:
nie naliczono diet przeznaczonych na pokrycie kosztów wyżywienia oraz inne drobne
wydatki,
w rachunku kosztów podróży nie naliczano przysługującego ryczałtu za nocleg w
wysokości 25% limitu w przypadku kiedy nie przedłożono rachunków za nocleg,
w rozliczeniu kosztów podróży nie wskazano kiedy przekroczono granicę,
do rozliczenia kosztów podróży do Hanoweru załączono koszta, które nie dotyczą
delegowanego, tj.: paragon na kwotę 181,50 EURO (str. 58, 59 protokołu kontroli),
zwrotu kosztów podróży dotyczących wyjazdu do Torre Cajetani dokonano w innej
wysokości niż wynika z załączonych do rozliczenia dowodów zakupu (str. 58, 59
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przy rozliczaniu kosztów podróży zagranicznych stosować przepisy rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków
ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju
(Dz. U. 2002, Nr 236 poz. 1991 ze zm.).
35. Stwierdzono:
Zakupu paliwa do samochodu służbowego dokonanego na podstawie paragonów i
oświadczeń rozliczonego w ramach kosztów podróży do Hanoweru i do Torre Cajetani nie
zaewidencjonowano w karcie pojazdu (str. 58, 59 protokołu kontroli).
9
Wnioskuję:
W zakresie kontroli eksploatacji samochodów służbowych stosować zasady określone w § 16
Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w urzędzie Gminy Brwinów
wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Nr 64 z dnia 01.12.2008r. w sprawie wprowadzenia
zasad (polityki) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont dla budżetu Gminy i Urzędu
Gminy Brwinów, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, instrukcji
inwentaryzacyjnej oraz instrukcji kasowej.
-
-
36. Stwierdzono:
Nieprawidłowości w rozliczeniach Klubów Sportowych:
do rozliczenia Brwinowskiego Klubu Sportowego „Naprzód” przedłożono rachunki
dotyczące wynagrodzenia instruktorów w kwocie brutto 29.923,08zł, w tabelarycznym
rozliczeniu kosztów według faktur ujęto kwoty netto z rachunków (25.000,00zł), w opisie
merytorycznym rachunków zawarto zapis, że wynagrodzenie dla instruktorów pokryto w
100% z dotacji;
dokonane wydatki wynikające ze sprawozdania Brwinowskiego Klubu Sportowego
„Naprzód” zakwalifikowano niezgodnie z umową Nr KS 4010/5/09 z dnia 10.03.2009r.
wypłacono nagrody dla drużyny seniorów BKS „Naprzód” na podstawie KW Nr 01/11/09 na
kwotę 11.000,00zł, na którym nie ma podpisów osób otrzymujących nagrodę (str. 60, 61, 62
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Dołożyć większej staranności przy kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań z
wykorzystania dotacji oraz przy kontroli wykorzystania środków przez dotowanych pod
kątem zgodności z zawartymi umowami.
37. Stwierdzono:
Ewidencję księgową prowadzono na koncie 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji
budżetowych" którego nie przewidziano w zakładowym planie kont (str. 60, 61, 62 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
Zaktualizować zakładowy plan kont wprowadzony Zarządzeniem Burmistrza Nr 64 z dnia
01.12.2008r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, w tym zakładowego
planu kont dla budżetu Gminy i Urzędu Gminy Brwinów, instrukcji obiegu i kontroli
dokumentów finansowo-księgowych, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz instrukcji kasowej.
38. Stwierdzono:
Ewidencja księgowa do konta 224-5, 224-8 dotycząca dotacji przekazywanych klubom
sportowym nie umożliwiała ustalenia wysokości wykorzystanych środków według
poszczególnych dotacji (str. 60, 61, 62 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Ewidencję szczegółową do konta 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych"
prowadzić w sposób przewidziany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca
2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
10
publicznych (Dz. U. z 2006 Nr 142 poz. 1020 ze zm.), tj. tak aby zapewniać możliwość
ustalenia wartości przekazanych dotacji, według jednostek oraz przeznaczenia dotacji.
W zakresie mienia komunalnego
39. Stwierdzono::
Zmiany w ewidencji środków trwałych (konto 011) nie były wprowadzane na bieżąco do
ksiąg rachunkowych (str. 69, 74 protokołu kontroli).
Wnioskuje:
Przestrzegać zapisów art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (j. t.
Dz. U. z 2009r. Nr152, poz. 1223 ze zm.) zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu
sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w
tym okresie sprawozdawczym.
40. Stwierdzono::
Oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste w drodze bezprzetargowej dokonywano
bez złożenia przez nabywcę stosownego, wymaganego ustawą wniosku (str. 70, 71 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
Przy oddaniu nieruchomości w użytkowanie wieczyste w drodze bezprzetargowej
przestrzegać zapisów określonych w art.34 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997roku o
gospodarce nieruchomościami (j. t. Dz. U. z 2004r., Nr261, poz. 2603 ze zm.) zgodnie z
którym w przypadku zbywania nieruchomości osobom fizycznym i prawnym pierwszeństwo
w ich nabyciu przysługuje osobie, która złoży wniosek o nabycie przed upływem terminu
określonego w wykazie.
41. Stwierdzono::
Gmina nie wysyłała wezwań do zapłaty w celu wyegzekwowania zaległości z tytułu opłaty za
wieczyste użytkowanie (str. 71 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
W przypadku braku wpłaty z tytułu opłaty rocznej wzywać użytkowników wieczystych do
wniesienia tej opłaty, mając na uwadze art. 476 ustawy Kodeks cywilny przepisy ustawy z
dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilnego (Dz. U z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.).
42. Stwierdzono::
Na arkuszach spisu z natury brak podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej (str. 77
protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Arkusze spisu z natury wypełniać zgodnie z treścią arkusza.
W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień
43. Stwierdzono:
Zwrotu niewykorzystanej dotacji dotyczącej podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju
napędowego dokonano nieterminowo (str. 78 protokołu kontroli).
11
Wnioskuję:
Zwrotów niewykorzystanych środków z dotacji dotyczącej podatku akcyzowego dokonywać
zgodnie z § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 sierpnia 2006 r.
w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej na postępowanie w sprawie zwrotu
podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji
rolnej i jego wypłatę (Dz. U. z 2006r., Nr 160, poz. 1132 ze zm.)
44. Stwierdzono:
Na fakturach załączonych do wniosków o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie
oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej nie umieszczano adnotacji o treści
"przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego" (str. 78, 79, 80 protokołu
kontroli).
Wnioskuję:
Stosownie do art. 6 ust.4 ustawy z dnia 10 marca 2006r. o zwrocie podatku akcyzowego
zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2006,
Nr 52 poz. 379), na fakturach VAT lub ich kopiach potwierdzonych przez upoważnionego
przez burmistrza pracownika urzędu gminy za zgodność z oryginałem, stanowiących dowód
zakupu oleju napędowego w okresie 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku
zamieszczać adnotację o treści "przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego".
45. Stwierdzono:
W decyzji Nr BF-3104/43/2009 z dnia 05.10.2009r. określono że limit zwrotu podatku
akcyzowego pozostały do wykorzystania w 2009r. wynosi 2.519,46zł a zwrot naliczono w
wysokości 1.105,00zł, tj. w wysokości mniejszej niż przysługująca w ramach rocznego limitu
(str. 80 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Kwotę zwrotu podatku ustalać na podstawie faktur VAT załączonych do wniosku producenta
rolnego jako iloczyn ilości oleju napędowego zakupionego przez producenta rolnego,
wynikającej z faktur VAT, i stawki zwrotu podatku na 1 litr oleju napędowego, obowiązującej
w dniu złożenia wniosku o zwrot podatku, w ramach rocznego limitu zwrotu podatku
akcyzowego zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego
zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2006,
Nr 52 poz. 379).
46. Stwierdzono:
W zakresie zwrotu kosztów podróży dla członków komisji wyborczych:
dokumenty będące podstawą do wypłaty zostały wypełnione niekompletnie, tj. brak
numeru polecenia wyjazdu służbowego, stanowiska delegowanego, daty wydania
polecenia, miejsca, daty i celu odbycia podróży służbowej, daty i podpisu osoby
zlecającej wyjazd, daty i podpisu osoby zatwierdzającej wypłatę, działu rozdziału i §
sumy zatwierdzonej do wypłaty, wielkości kwoty do wypłaty, brak podpisów osób
zlecających wyjazd,
zwrotu kosztów podróży dokonano na podstawie nieczytelnych dowodów
księgowych,
12
w poleceniach wyjazdu służbowego brak podpisu osoby zatwierdzającej wypłatę
zwrotu kosztów podróży,
na poleceniach wyjazdu służbowego dot. wyborów do Parlamentu Europejskiego przy
podpisach osób odbierających gotówkę nie określono kwoty do odebrania (str. 81, 82,
83, 84 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów zawartych w załączniku Nr 2 i Nr 4 do Zarządzenia Burmistrza Nr 64 z
dnia 01.12.2008r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, w tym
zakładowego planu kont dla budżetu Gminy i Urzędu Gminy Brwinów, instrukcji obiegu i
kontroli dokumentów finansowo-księgowych, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz instrukcji
kasowej.
W zakresie Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
47. Stwierdzono
Na fakturach dotyczących płatności dokonywanej z GFOŚ i GW dokonano dekretacji 400/201
(str. 95 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Na dokumentach źródłowych dokonywać dekretacji zgodnej z faktycznym ujęciem operacji w
księgach rachunkowych.
48. Stwierdzono
Zgodnie z treścią porozumienia zawartego z Warszawską Koleją Dojazdową dot.
zagospodarowania terenów na przystankach Gminy leżących przy linii WKD, Gmina
Brwinów zobowiązała się do współfinansowania inwestycji w wymiarze 40% ceny ofertowej
wyłonionego oferenta. Z przedłożonych dokumentów wynika, że w rozliczeniu finansowym
uwzględniono również 40% kwoty wynikającej z decyzji Nr 132/2008 z dnia 10.09.2008r.
dotyczącej zezwolenia na wycinkę drzew z terenu WKD Otrębusy (str. 96 protokołu kontroli).
Wnioskuję:
Przy współfinansowaniu inwestycji przestrzegać zapisów zawartych umów i porozumień.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest:
-
Burmistrz Gminy
Skarbnik Gminy
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z 2001r. z późn. zm.) – Regionalna
Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu
wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania
w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.
Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego
Radnych na najbliższej sesji Rady Miejskiej.
13
Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
przysługuje Burmistrzowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby
w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego
wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega
karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Zastępca Prezesa
/-/
Stanisław Stępień
Do wiadomości:
Rada Miejska w Brwinowie
14