PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA CELE

PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA
CELE SZKOLENIA
Celem szkolenia jest utrwalenie oraz pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności,
które uczynią pracę uczestniczek szkolenia efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą im
satysfakcję zawodową.
Kierując na warsztat przełożony zyskuje:
 efektywniejszą współpracę oraz skuteczniejszą komunikację z asystentką
 poprawę zarządzania czasem i wyższą efektywność
 większą odpowiedzialność za powierzone zadania
 skuteczniejszą organizację pracy asystentki i podległego jej zespołu
 poprawę zasad etykiety biznesowej i obsługi gości
 zwiększenie umiejętności komunikacyjnych asystentki
KORZYŚCI ZE SZKOLENIA
 Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego sekretarki / asystentki
 Budowanie właściwych relacji z pracownikami, Klientami i przełożonymi
 Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy
 Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie
 Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy
 Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych
 Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające
efektywność wykonywanych zadań
PROGRAM SZKOLENIA
WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE
 Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi
 Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
 Lista podstawowych oczekiwań szefa
 Efektywność w pracy asystentki
 Komplementarność funkcjonowania zawodowego
 Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny
ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY ASYSTENTKI/SEKRETARKI
 Planowania pracy własnej
 Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa
 Optymalne wykorzystanie czasu pracy
 Planowanie własnych zadań w tle planu szefa
ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA
CZASEM
 Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy
 Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
 Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań


Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania
Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w
efektywnym wykorzystaniu czasu
ZASADY PLANOWANIA
 Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych
 Korzyści wynikające z planowania
 Kontrola realizacji planu
 Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania
 Planowanie rezerwy czasowej
 Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów
ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW
 Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów
 Analiza wartości nakładu czasu ABC
 Ustalanie własnych priorytetów
 Czas czerwony i czas zielony
 Czas zarezerwowany i czas dostępny
 Konsekwencja w realizacji priorytetów
 Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować
ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE
 Zasady pierwszeństwa w kontaktach
 Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas
 Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie
 Zasady jazdy samochodem i transportu
 Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości
 Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt
 Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa
 Spotkania towarzysko – służbowe
 Delegacje - dobór uczestników delegacji
SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE
 Formy przyjęć i ich miejsca
 Zaproszenia
 Dobór gości
 Stół i nakrycia - instrukcja obsługi
 Menu oraz dobór alkoholi i napoi
 Oprawa i obsługa
 Rola i obowiązki gospodarza i gościa
 Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie
 Błędy w etykiecie i języku stołu
CODZIENNY SAVOIR VIVRE
 Telefon
 E-mail
 Telefoniczny savoir vivre
 Etykieta
 Jak reagować na gafy
POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO
 Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi
 Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji
 Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa
 Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa
 Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
 Kłopotliwy „gość” w instytucie
 Sposoby prezentacji
 Zasady i wyjątki
 Przechodzenie na „Ty”
 Zasady używania biletów wizytowych
 Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe
BUDOWA WIZERUNKU I DOSKONALENIE IMAGE PROFESJONALNEJ
ASYSTENTKI/SEKRETARKI
 Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych
 Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie
 Jak uniknąć gafy
 Cmok nonsens i gesty kulturowe
TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY ASYSTENTKI
 Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej w zawodzie
asystentki
 Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu
 Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny
 Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
 Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny
przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy
OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM
STRESU?
 Reakcje fizyczne
 Reakcje psychologiczne
 Zmiany w zachowaniu
TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH
SYTUACJACH?
 Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu
 Strategia poznawcza
 Strategia emocjonalna
 Fantazje, myślenie życzeniowe
 Współdziałanie z innymi
SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM
 Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie)




Tłumienie a transformowanie emocji
Identyfikowanie własnego wzorca
Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna
Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i
innymi emocjami
 Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia
 Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji
 Wyrażanie emocji pozytywnych
 Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem
 Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń
 Rodzaje oddechu
 Praktyka świadomego oddechu
 „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz
przeanalizować sposoby jego osiągnięcia
 Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny”
(oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja
Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować
rozwiązania problemów” i inne
 Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
 Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu
SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE
 Efektywna komunikacja wewnętrzna
 Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem
 Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura
 Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji
MIEJSCE SZKOLENIA
27 - 28 sierpień
Mielno
08 - 09 październik Wisła
03 - 04 grudzień
Katowice
CZAS TRWANIA SZKOLENIA
16 godzin szkoleniowych (1h szkoleniowa = 45 minut zegarowych)
SYLWETKA TRENERA
Piotr R.
Wykładowca na Studiach Podyplomowych w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu.
Studiował na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego.
Jest absolwentem programu the Advanced Certificate in Marketing. Od 2004 roku jest też
członkiem The Chartered Institute of Marketing i Communication Managerem Komitetu CIM
Poland zarządzającego tą organizacją na terenie Polski. Ukończył Akademię Junior Chamber
Poland oraz specjalistyczne kursy Best Practices for Inwestor Relations Professionals.
Członek Klubu MBA Wyższej Szkoły Zarządzania / The Polish Open University.
Od 1994 roku doradza i szkoli jako trener miękkich umiejętności menedżerskich oraz
niezależny konsultant ds. komunikacji marketingowej. Posiada również doświadczenie
w projektach związanych z komunikacją wewnętrzną w firmie.
Łączy wiedzę i praktykę z obszaru etykiety biznesowej, umiejętności menedżerskich,
komunikacji, PR oraz HR. Specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu technik sprzedaży,
negocjacji i obsługi klienta, zarządzania zespołami, procesów komunikacji, marketingu,
public relations, social media, autoprezentacji i wystąpień publicznych oraz narzędzi
wykorzystywanych w trakcie powyższych działań. Certyfikowany konsultant narzędzi
psychometrycznych m.in.: Extended DISC® i Success Insights. Zaangażowany w tworzenie
zintegrowanych projektów szkoleniowo-eventowych typu szkolenie plus. Zajmuje się także
problematyką innowacyjności i leadership.
Ma na swoim koncie liczne publikacje w prasie branżowej wydawnictwach książkowych
oraz elektronicznych.
Od wielu lat prowadzi szkolenia przygotowane dla specjalnie dla poszczególnych jednostek
administracji publicznej wszystkich szczebli.
Szkolił między innymi przedstawicieli takich instytucji jak: Sejm i Senat RP, Kancelaria
Prezydenta i Premiera RP, Kancelaria Sejmu i Senatu, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i
Administracji , Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Infrastruktury, Urząd
Komunikacji Elektronicznej, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
Urzędy Wojewódzkie: Dolnośląski, Kujawsko-Pomorski, Lubelski, Lubuski, Małopolski,
Łódzki Urząd, Opolski, Podkarpacki, Podlaski, Pomorski, Śląski, Świętokrzyski, WarmińskoMazurski, Wielkopolski, Zachodniopomorski, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, Urząd
Miejski w Radomiu,
Urząd Miasta Wejherowa, Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
Urząd Miejski w Zabrzu, Urząd Miasta i Starostwo Powiatowe w Prudniku, Starostwo
Powiatowe w Policach, Starostwo Powiatowe w Tczewie, Starostwo Powiatowe w Brzegu,
Urząd Miasta Brzeg, Urząd Miejski w Lewinie Brzeskim, Gródków, Olszanka, Głuchołazy,
Pakosławice, Skoroszyce, Powiatowy Urząd Pracy w Olecku, Powiatowy Urząd Pracy w
Ostrowie Wlkp., Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie, MPWiK w m. st. Warszawie S.A.,
Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Olsztynie Lubelska Agencja
Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie i wielu innych.
CENA SZKOLENIA
Koszt szkolenia dla jednej osoby wynosi: 1290.00 PLN netto.
Przy zgłoszeniu 2 – 4 osób koszt szkolenia wynosi: 1190.00 PLN netto.