Pobierz - Biznes T

PORADNIK
JAK WYBRAĆ OUTSOURCERA - 9 UNIWERSALNYCH
KROKÓW
CZYNNIKI ISTOTNE PRZY PODEJMOWANIU DECYZJI O OUTSOURCINGU
Adam Dzielnicki,
Kierownik Sekcji Zarządzania Produktami. T-Mobile Polska
CHWILE, KTÓRE ŁĄCZĄ.
JAK WYBRAĆ OUTSOURCERA - 9 UNIWERSALNYCH KROKÓW
1. Odpowiedz sobie na najważniejsze pytanie
Decyzję o outsourcingu warto poprzedzić odpowiedzią na pytanie: które zadania są kluczowe dla działania mojej firmy
i powinny być realizowane wyłącznie przez pracowników. Jest to pytanie o to co buduje Twoją przewagę konkurencyjną, a
co nie.
Jeśli masz trudność w odpowiedzi na powyższe pytanie, spróbuj odpowiedzieć sobie na kilka bardziej szczegółowych, które
odnoszą się do sfery przychodowo-kosztowej, np.:
Czy korzystniejszym dla firmy będzie zatrudnienie większej liczby sprzedawców, czy inwestowanie w rozbudowę serwerowni?
Czy sprzedam więcej swoich produktów lub usług jeśli serwery będą utrzymywane przez moich pracowników?
2. Określ kolejność
Wybierz 2-3 zadania, które chciałbyś outsourcować w pierwszej kolejności.
W tym kroku polecamy posłużyć się dwoma kryteriami:
kosztowym, tzn. wybór zadań, które generują najwięcej kosztów wewnętrznych dla firmy;
jakościowym, tzn. wybór tych zadań, które z powodu braku zasobów, czasu, czy kompetencji nie jesteśmy w stanie
samodzielnie realizować w odpowiedniej jakości
3. Zidentyfikuj
Zidentyfikuj (co najmniej) minimalne kryteria wyboru dostawcy. Dzięki tej pracy będziesz dysponować narzędziem
umożliwiającym precyzyjną ocenę zarówno dostawców, jak i otrzymanych ofert.
Nie myśl wyłącznie o kryterium ceny. Liczy się także:
wiarygodność dostawcy,
doświadczenie dostawcy w obsłudze innych firm z Twojej branży,
możliwość uruchomienia bezpłatnego testów usługi przed podpisaniem umowy,
warunki SLA,
dedykowany opiekun klienta.
4. Wyszukaj
Stwórz listę potencjalnych dostawców, którzy posiadają kompetencje i warunki do przejęcia delegowanych przez nas
zadań.
Dobrą praktyką jest wyszukanie dostawców, którzy już zrealizowali podobne projekty. W prasie branżowej i na firmowych
stronach www znajdziesz wiele przykładów (tzw. case studies) opisujących cel, przebieg i efekty podobnych projektów
outsourcingowych. Korzystaj z doświadczenia innych firm i unikaj błędów.
2
JAK WYBRAĆ OUTSOURCERA - 9 UNIWERSALNYCH KROKÓW
5. Dokonaj selekcji
Stworzenie „shortlisty” (czyli wybór 2-3 dostawców, z którymi będziemy finalnie rozmawiać) wymaga najczęściej odbycia z
nimi spotkań. Będziemy do nich dobrze przygo towani, jeśli uprzednio zidentyfikowaliśmy 3 kryteria wyboru dostawcy (pkt. 3)
i zakładamy, że wybrany przez nas dostawca ma potencjał i kompetencje do realizacji powierzonych przez nas zadań (pkt. 4)
Nie traktujmy kryteriów wyboru jako poufnego dokumentu. Udostępnienie potencjalnym outsourcerom kryteriów, którymi
się kierujemy, pozwoli im rzetelnie przygotować ofertę. Dla dostawcy jest to też szansa na obiektywną ocenę swoich możliwości. Nie chcemy przecież współpracować z dostawcą dla którego problemem będzie niespodziewane zamówienie z
naszej strony.
6. Sprawdzaj
Materiały marketingowe i spotkania handlowe są bardzo wartościowe. Nic jednak nie zastąpi sprawdzenia czy składane zapewnienia mają odbicie w rzeczywistości. W przypadku outsourcingu serwerów, warto odwiedzić centrum danych
potencjalnego partnera. Być może na tym etapie będziemy zmuszeni skreślić z „shorlisty” mniej wiarygodnych dostawców.
Obserwuj, pytaj, sprawdzaj. Poproś o rozmowę z osobą, z którą będziesz współpracował na co dzień. Doświadczaj i poczuj
charakter przyszłej współpracy.
7. Spróbuj
Zanim podpiszesz umowę poproś o możliwość bezpłatnych testów oferowanego rozwiązania. W tym kroku przekonaj się,
że proponowane rozwiązanie spełni Twoje unikalne potrzeby.
Testy wykonuj w warunkach, w których docelowo będziesz współpracował. Czy jedna krótka przejażdżka samochodem po
torze sportowym da Ci obiektywną ocenę możliwości dla modelu samochodu który planujesz kupić do celów rodzinnych?
8. Uzgodnij procedury
Na etapie uzgodnień zasad współpracy warto poświęcić odpowiednio dużo czasu i środków na ustalenie procedur operacyjnych. Należy przyjrzeć się szczególnie skrajnym sytuacjom, które będą miały duży wpływ na jakość współpracy (np.
sytuacje awarii, problemy z kontaktem, itp.). Dobrą zasadą jest spisanie procedur w formie dokumentu, który dołączony
zostanie do umowy o współpracę. Firmy, których biznes opiera się na świadczeniu usług outsourcingu często posługują
się tzw. zobowiązaniami SLA (ang.Service Level Agreement), które jasno precyzują jakiego poziomu obsługi możemy się
spodziewać.
Pytaj o standardy i SLA. Pytaj o certyfikaty jakości i bezpieczeństwa takie jak ISO.
9. Zacznij oszczędzać
Podpisanie umowy zamyka etap wyboru dostawcy, lecz przygoda z outsourcingiem dopiero się zaczyna. By móc w pełni
korzystać z outsourcingu, należy regularnie mierzyć koszty z nim związane. Warto też okresowo oceniać, jakość współpracy. Pozwoli to na bieżąco korygować ewentualne nieprawidłowości. Pozytywne doświadczenia i uzyskane oszczędności
mogą być zachętą do outsourcowania kolejnych usług. Będzie to dużo prostsze, dzięki doświadczeniu i wiedzy, którą już
zgromadziliśmy.
3
T-Mobile Polska S.A.
ul. Marynarska 12
02-674 Warszawa
Więcej informacji o usługach:
www.t-mobile.pl/biznes
CHWILE, KTÓRE ŁĄCZĄ.