Rzeczpospolita publikuje ekspercki artykuł Katarzyny

echo
www.roedl.pl
Rzeczpospolita z 09.01.2014
Kilometrówka czy ewidencja jazd
Zgoda spółki na jeżdżenie przez pracowników jej firmowymi autami w prywatnych celach, skutkuje dla nich
powstaniem przychodu z tytułu umowy o pracę. Istnieją różne sposoby na ustalenie jego wysokości.
Kilometrówka znajduje zastosowanie w przypadku rozliczania wykorzystania przez pracownika jego prywatnego
samochodu do odbycia podróży służbowej na polecenie pracodawcy. Przepisy ustawy o PIT nie zawierają regulacji
szczegółowych dla sytuacji odwrotnej, czyli właśnie dla rozliczania przychodu z tytułu nieodpłatnego użytkowania
samochodu służbowego dla prywatnych celów pracownika. Pomimo że naturalne wydaje się stosowanie tych samych
zasad w obie strony, to jednak brak podstawy prawnej powoduje, że zastosowanie kilometrówki dla określenia
nieodpłatnego świadczenia w związku z używaniem auta służbowego dla celów prywatnych nie jest możliwe. W tym
przypadku należy stosować przepisy ogólne, dotyczące ustalania nieodpłatnych świadczeń. Istnieje realne ryzyko, że
rozliczanie jazd prywatnych według kilometrówki zostałoby zakwestionowane przez organy podatkowe w trakcie
kontroli. Ryzyko to potwierdza jednolita linia interpretacyjna prezentowana przez organy podatkowe, m.in. w
interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 czerwca 2012 r. (ILPB2/415-225/12-4/TR).
Prowadzenie ewidencji wydaje się najbardziej precyzyjnym sposobem określenia, jaka liczba kilometrów jest
przejeżdżana samochodem dla celów służbowych, a jaka prywatnie. Warunkiem, aby dane te były miarodajne, jest jednak
bieżące i dokładne prowadzenie zapisów w ewidencji i dbanie o to, aby dane te nie uległy zniszczeniu. W przypadku aut
w leasingu pracodawca powinien na podstawie tych zapisów móc ustalić udział kilometrów przejechanych prywatnie w
kilometrach przejechanych łącznie w danym miesiącu i poprzez zastosowanie proporcji wyliczyć przychód pracownika w
kosztach ponoszonych w związku z utrzymaniem danego samochodu. Punktem odniesienia może być rzeczywisty
miesięczny koszt utrzymania samochodu lub uśredniony koszt, ustalony jako 1/12 rocznych wydatków spółki na ten cel.
Pracodawca powinien ustalić koszt przejechania jednego kilometra lub jednej godziny i według tego mnożnika ustalić
przychód pracownika. Przepisy ustawy o PIT nie zawierają regulacji w zakresie rachunkowego sposobu określania
przychodu z tego tytułu, w związku z tym podatnik ma prawo samodzielnie zdecydować o tym, w jaki sposób będzie
ustalał ten przychód. Istotne jest, aby sposób ustalania przychodu pozwalał na ustalenie go na poziomie najbardziej
adekwatnym do otrzymywanych przez pracownika świadczeń. W przypadku aut należących do spółki ewidencja powinna
dostarczyć danych pozwalających na określenie przychodu na podstawie danych posiadanych z rynku. Jeżeli spółka zna
cenę wynajmu samochodu osobowego obliczaną na podstawie przejechanych kilometrów, to powinna ustalić przychód
członka zarządu na podstawie wpisów o kilometrach przejechanych prywatnie. Jeżeli natomiast spółka posiada dane
źródłowe odwołujące się do czasu (np. w godzinach), w jakim auto było przez tego członka zarządu użytkowane
prywatnie, to należy zadbać o to, aby dane z ewidencji odnosiły się do czasu użytkowania. Szczegółowy sposób
rozliczenia na podstawie informacji otrzymanych od członka zarządu zależy od danych pozyskanych przez spółkę z
rynku. Zależy także od decyzji o tym, czy „wykorzystane godziny" będą traktowane jak najem krótkoterminowy, czy
może spółka zdecyduje o stosowaniu cen i zasad jak dla najmu długoterminowego.
Przykład 1
Członkowie zarządu spółki ABC, po zapoznaniu się z informacjami o rynkowych cenach najmu samochodów
osobowych, zapytali księgową spółki, czy nie lepiej by było, gdyby przychód z tytułu użytkowania przez nich
samochodów służbowych na cele prywatne rozliczać na podstawie kilometrówki.
Przykład 2
Kiedy już spółka ABC poznała zasady ustalania przychodu pracowników i członków zarządu, zaczęła się zastanawiać,
jak precyzyjnie określić, jaka część przejeżdżanych tras jest prywatnym użytkowaniem samochodu przez pracownika.
Uznała, że najlepszym sposobem będzie zobowiązanie pracowników i członków zarządu do prowadzenia ewidencji jazd
poprzez zapisywanie liczby kilometrów pokonanych samochodem w celach służbowych oraz w celach prywatnych.
Katarzyna Gajda, doradca podatkowy Poznań, Rödl & Partner
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]
Źródło: http://archiwum.rp.pl/artykul/1228857-Kilometrowka-czy-ewidencja-jazd.html#.V20jSP5f3Dc
echo informuje Państwa o wizerunku Rödl & Partner w mediach.
W Polsce osobą odpowiedzialną za echo jest Radosław Cichoń Rödl & Partner ul. Sienna 73, 00-833 Warszawa, tel. +48 22 696 28 00 E-mail: [email protected]