pobierz - ministerstwo rozwoju

Rozeznanie rynku
Opis przedmiotu zadania
I.
Przedmiot zadania
Przedmiotem zadania jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji dotyczącej możliwości
rozwoju i finansowania ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020,
krajowego transportu, organizowanej przez Departament Programów Infrastrukturalnych
w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju (zwanego dalej „Zamawiającym”).
1. Termin: 13 października 2015 r.
2. Miejsce: Narodowy Instytut Audiowizualny, ul. Wałbrzyska 3/5, 02-739 Warszawa.
3. Tytuł roboczy konferencji: „Inteligentny i czysty transport – nowe możliwości rozwoju
krajowego transportu”.
4. Zakres tematyczny: inteligentne systemy transportowe (ITS), niskoemisyjność transportu
miejskiego, zastosowanie ekologicznych rozwiązań technologicznych w transporcie
(alternatywne paliwa), promocja transportu zbiorowego.
5. Liczba uczestników: maksymalnie 120 osób.
6. Uczestnicy: potencjalni beneficjenci, przedstawiciele instytucji zarządzającej oraz instytucji
pośredniczących i wdrażających, członkowie Komitetu Monitorującego POIiŚ 2014-2020,
przedstawiciele Komisji Europejskiej, reprezentanci samorządów, środowisko naukowe,
media, przedstawiciele instytucji pozarządowych, przedsiębiorcy.
7. Wstępna agenda konferencji:
9:30-10:00 – rejestracja gości (powitalna kawa),
10:00-10:15 – otwarcie konferencji,
10:15- 11:15 – I część konferencji – prezentacje prelegentów i dyskusja,
11:15-11:30 – przerwa na kawę,
11:30-12:30 – II część konferencji – część panelowa,
12:30-13:30 – przerwa na lunch,
13:30-14:50 – III część konferencji – prezentacje prelegentów i dyskusja,
14:50-15:00 – podsumowanie konferencji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w agendzie konferencji.
8. Zakres prac:
W ramach realizacji zadania Wykonawca zapewni:
a)
pomieszczenia we wskazanym przez Zamawiającego obiekcie (zgodnie z zapisami pkt
II.1.),
b)
zaprojektowanie i wysyłkę zaproszeń, rejestrację uczestników (zgodnie z zapisami pkt
II.2.),
c)
aranżację miejsca konferencji oraz system identyfikacji wizualnej (zgodnie z zapisami pkt
II.3.),
d)
zaprojektowanie i wykonanie oprawy multimedialnej (zgodnie z zapisami pkt II.4.),
e)
obsługę konferencji (zgodnie z zapisami pkt II.5.),
f)
obsługę cateringową(zgodnie z zapisami pkt II.6.),
g)
przygotowanie i druk materiałów konferencyjnych i informacyjno-promocyjnych (zgodnie
z zapisami pkt II.7.),
konferansjera (zgodnie z zapisami pkt II.8.).
h)
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
II.
Szczegółowy zakres zamówienia
1. Zapewnienie pomieszczeń
a)
Na potrzeby konferencji Zamawiający dokonał wstępnej rezerwacji sali audiowizualnej pn.
„Ziemia obiecana” w Narodowym Instytucie Audiowizualnym (zwanym dalej „NInA”),
ul. Wałbrzyska 3/5, 02-739 Warszawa na dzień 13 października 2015 r. Zadaniem
Wykonawcy będzie nawiązanie współpracy z NInA i zapewnienie ww. sali oraz innych
pomieszczeń znajdujących się w budynku NInA, niezbędnych do efektywnej organizacji
wszystkich elementów konferencji (w tym sprzętu multimedialnego i do obsługi tłumaczenia
symultanicznego będącego na wyposażeniu NInA).
b)
Ostateczny przedmiot umowy (tj. ilość i rodzaj wynajętych pomieszczeń i wyposażenia)
zawartej między NInA a Wykonawcą wymaga uzgodnienia z Zamawiającym.
c)
W ramach realizacji zadania Wykonawca zapewni niezbędne pomieszczenia na czas
trwania konferencji, tj. w godzinach 9:30-15:00 oraz na dodatkowy czas niezbędny
Wykonawcy na dokonanie montażu i demontażu dodatkowego wyposażenia.
d)
Wykonawca ma możliwość zapoznania się z miejscem konferencji poprzez:
- obejrzenie poglądowych map przestrzeni znajdujących się na stronie internetowej NInA:
http://www.nina.gov.pl/o-nina/siedziba/przestrzenie/mapa-przestrzeni/,
- uczestnictwo w wizji lokalnej pomieszczeń NInA, która odbędzie się w dniu 3 września br.
1
o godz. 10:00 , podczas której pracownik NInA oprowadzi potencjalnych oferentów po
możliwych do udostępnienia pomieszczeniach oraz udzieli informacji na temat
wyposażenia multimedialnego wskazanego do wykorzystania podczas konferencji.
Uczestnictwo w wizji lokalnej należy zgłosić mailowo najpóźniej na 1 dzień roboczy przed
jej datą na adres [email protected].
Zamawiający nie zapewnia innych, poza wizją lokalną, możliwości obejrzenia pomieszczeń
i wyposażenia w NInA.
e) Osobą kontaktową w NInA na potrzeby organizacji konferencji jest Pani Izabella Tarnowska
(Dział administracji i inwestycji), tel. 22 380 49 89, e-mail: [email protected].
2. Zaprojektowanie i wysłanie zaproszeń, rejestracja uczestników
Do zadań Wykonawcy należy:
a)
Zaprojektowanie zaproszenia (w wersji imiennej i ogólnej) w formie papierowej
i elektronicznej. Projekt graficzny zaproszeń musi uwzględniać ramowy program
konferencji (na podstawie informacji przedstawionej przez Zamawiającego) w formie
„wkładki informacyjnej”. Parametry techniczne dla zaproszenia oraz „wkładki
informacyjnej” to: 4+4, kreda półmat, powlekana, min. 350 g, wydruk laser lub offset,
format nie większy niż A5. Przykładowy projekt graficzny zaproszenia będzie podlegał
ocenie w kryterium oceny ofert „Koncepcja kreatywna”. Projekt graficzny zaproszenia
jest elementem identyfikacji wizualnej konferencji (pkt II.3.a.) i powinien spełniać
warunki określone w pkt II.3.b.
b)
Wydruk, adresowanie oraz kopertowanie imiennych i ogólnych zaproszeń na podstawie
listy osób/instytucji przedstawionej przez Zamawiającego.
c)
Wysyłka zaproszeń pocztą tradycyjną i elektroniczną:
-
1
wysyłka zaproszeń pocztą tradycyjną, priorytetem na terenie kraju co najmniej
na 10 dni roboczych przed terminem konferencji do maksymalnie 120 osób
/instytucji. Ostateczna ilość zaproszeń do wysyłki zostanie określona na podstawie
listy przedstawionej przez Zamawiającego,
Zamawiający zastrzega sobie, że data i godzina wizji lokalnej może ulec zmianie.
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
-
d)
wysyłka zaproszeń drogą elektroniczną (co najmniej dwukrotnie) z adresu e-mail
umożliwiającego identyfikację z konferencją; pierwsza wysyłka drogą elektroniczną
musi nastąpić najpóźniej w dniu wysłania zaproszeń drogą tradycyjną.
Odbieranie potwierdzeń uczestnictwa w konferencji oraz bieżące monitorowanie
i informowanie Zamawiającego o liczbie zarejestrowanych uczestników.
3. Aranżacja miejsca konferencji i system identyfikacji wizualnej
Do zadań Wykonawcy należy opracowanie identyfikacji wizualnej konferencji oraz
zaaranżowanie przestrzeni konferencyjnej (wyposażenie, scenografia), co będzie podlegało
ocenie w kryterium oceny ofert „Koncepcja kreatywna”. Wykonawca zobowiązany jest
zweryfikować jakim wyposażeniem technicznym i scenograficznym (w tym oświetleniem)
dysponuje NInA i uzupełnić go adekwatnie do potrzeb konferencji. Dodatkowy sprzęt
i elementy scenografii wg propozycji Wykonawcy będą stanowiły część oferty.
a)
System identyfikacji wizualnej będzie obejmował m.in.:
-
zaproszenia,
-
broszurę konferencyjną,
-
elementy oprawy multimedialnej,
-
elementy scenografii.
b)
Wszystkie elementy identyfikacji wizualnej powinny stanowić spójną całość oraz mogą
zawierać elementy linii graficznej POIiŚ. Preferowane są: czysta forma, minimalizm,
unikanie nadmiernych ozdobników.
c)
Wykonawca
zaaranżuje
przestrzeń
konferencyjną
planując
na dostępnej w NInA powierzchni następujących elementów:
umiejscowienie
-
recepcja,
-
szatnia,
-
bufet cateringowy oraz stoliki koktajlowe,
-
pomieszczenie(a) techniczne dla organizatorów,
-
sala audiowizualna wyposażona w fotele dla maksymalnie 5 osób, dwa stoliki na
napoje na potrzeby debaty oraz pulpit dla prelegenta,
-
komponenty oprawy multimedialnej (punkt II.4.a. OPZ),
-
elementy dekoracyjne wg koncepcji Wykonawcy,
-
nowoczesne oświetlenie dekoracyjne (w tym np. w technologii LED) wszystkich
pomieszczeń wg koncepcji Wykonawcy.
d)
Wszystkie elementy aranżacji i scenografii przygotowane i zapewnione przez
Wykonawcę na potrzeby konferencji powinny stanowić spójną całość. Preferowane są:
nowoczesność, minimalizm, gra światła, proste i oszczędne formy.
e)
Ostateczne propozycje realizowanych aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz systemu
wizualizacji zaproponowane przez Wykonawcę wymagają akceptacji Zamawiającego.
4. Oprawa multimedialna
Do obowiązków Wykonawcy należy:
a) Kompleksowe zaprojektowanie systemu oprawy graficznej i multimedialnej w miejscu
organizacji konferencji oraz jego wdrożenie poprzez:
-
wykorzystanie następującego sprzętu (nośników) będącego na wyposażeniu NInA:
monitory o wielkości 55” (2 szt. w holu recepcji połączone poziomo, 2 szt.
w korytarzu prowadzącym na piętro), infokiosk 40” z ekranem dotykowym (1 szt.)
w holu recepcji, projektor wyświetlający obraz na szklaną ściankę pokrytą specjalną
folią (1 szt. o wymiarach 3x2 m) w korytarzu na parterze, projektory wyświetlające
obraz na przestawne szklane ścianki w Cafe „Gorączka” (w grupach po 3 szt. na
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
dwie strony sali o szerokości ok. 1m i wysokości od podłogi do sufitu), wall ekranowy
złożony z 12 monitorów bezszwowych o wielkości ekranu 55” każdy (układ 4x3
monitory) we foyer przed salą audiowizualną z możliwością podłączenia czterech
różnych źródeł multimediów jednocześnie, ekran kinowy w sali audiowizualnej,
-
wynajem i dostarczenie do miejsca konferencji dotykowego interaktywnego stołu
multimedialnego o minimalnym wymiarze ekranu min 55” wraz ze wszystkimi
wymaganymi do instalacji komponentami, przy czym wzór stołu wymaga akceptacji
Zamawiającego,
-
transport, montaż i demontaż elementów systemu oprawy multimedialnej.
Ewentualne ubezpieczenie elementów wyposażenia systemu oprawy multimedialnej
leży po stronie Wykonawcy.
b) Zaprojektowanie i wykonanie dedykowanej kreacji wzmacniającej przekaz konferencji
i odnoszącej się do tematyki poruszanej podczas konferencji, na nośniki wymienione
w pkt II.4.a. OPZ.
Kreacja będzie wykorzystywała m.in. przekazane przez Zamawiającego treści
multimedialne tj. zdjęcia projektów dofinansowanych ze środków POIiŚ, filmy dotyczące
sektora transportu, strony internetowe, itp.
Ponadto kreacja musi uwzględniać elementy zaprojektowane, przygotowane
i skonfigurowane na potrzeby odpowiedniego sprzętu wymienione w kolumnie A
poniższej tabeli.
A
Elementy kreacji
B
Wymagany nośnik
1. info-grafika w formie animacji o treści dotyczącej
sektora transportu
2. interaktywna info-grafika dotycząca sektora
transportu
3. prezentacja/galeria zdjęć dostarczonych przez
Zamawiającego z opisami
4. konferencyjne plansze informacyjne (max 4 szt.)
wall ekranowy
5. plansze na ekran kinowy dedykowane
poszczególnym blokom konferencji (max 10 szt.)
6. animowane intro na ekran kinowy w celu
wyświetlania przed konferencją oraz w jej przerwach
ekran kinowy
dotykowy interaktywny stół
multimedialny
ścianki szklane w Cafe
„Gorączka”
monitory 55” w holu recepcji
ekran kinowy
Wymienione w kolumnie A tabeli elementy kreacji muszą być użyte przy zastosowaniu
nośników wymienionych w kolumnie B tabeli oraz dodatkowo mogą być użyte na innych
nośnikach wymienionych w pkt II.4.a. OPZ zaproponowanych przez Wykonawcę.
Wybór nośników, na których finalnie będą wyświetlane animacje, infografiki i inne
elementy nastąpi w uzgodnieniu z Zamawiającym.
Ze względu na specjalistyczne systemy multimedialne (System Eveo Urve) zainstalowane
w budynku NInA, kreacja i konfiguracja oprawy multimedialnej musi zostać
przeprowadzona w ścisłej kooperacji z obsługą techniczną NInA.
Opis koncepcji kreacji oprawy graficznej i multimedialnej wraz z opisem zastosowanych
rozwiązań technicznych będzie podlegał ocenie w kryterium oceny ofert „Koncepcja
kreatywna”.
c) Opcjonalne zaproponowanie dodatkowych, nie wymienionych w pkt II.4.b. multimediów
lub elementów interaktywnych, wpasowujących się w charakter konferencji, które będą
zastosowane na nośnikach wymienionych w pkt II.4.a. lub na nośnikach dodatkowych,
zaproponowanych przez Wykonawcę. Za dodatkowe propozycje Wykonawca otrzyma
punkty w kryterium oceny ofert „Koncepcja kreatywna”.
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
5.
Obsługa konferencji
W zakresie obsługi konferencji do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a)
Zapewnienie obsługi recepcyjnej w trakcie konferencji przez co najmniej 3 osoby
w charakterze hostessy/hosta, których zadaniem będzie: prowadzenie rejestracji
uczestników na miejscu konferencji, dystrybucja materiałów konferencyjnych
i informacyjno-promocyjnych, podawanie mikrofonów uczestnikom konferencji podczas
dyskusji, wyposażenie uczestników w sprzęt do odsłuchu tłumaczenia symultanicznego
oraz udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji konferencji.
W przypadku udziału w konferencji gości z zagranicy, hostessy/hostowie będą musieli
posługiwać się językiem angielskim w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację.
Hostessy/hostowie powinni być ubrani wg zasad tzw. biznesowego dress code’u.
b)
Zapewnienie funkcjonalności systemu oprawy multimedialnej na co najmniej 1 godzinę
przed rozpoczęciem konferencji. Demontaż systemu nastąpi po zakończeniu
konferencji tj. niezwłocznie po zamknięciu sali konferencyjnej dla uczestników.
c)
Zapewnienie obsługi technicznej systemu oprawy multimedialnej podczas trwania
konferencji w ścisłej kooperacji z pracownikami NInA. Do zadań obsługi technicznej
będzie należało m.in. dbanie o sprawność i funkcjonalność systemu, reagowanie na
ewentualne awarie systemu oraz pomoc osobom korzystającym z aplikacji.
d)
W przypadku udziału w konferencji gości z zagranicy, zapewnienie sprzętu
technicznego do tłumaczenia symultanicznego (dostępny w NInA) oraz jego obsługa
podczas konferencji. Osobę tłumacza zapewni Zamawiający.
e)
Zapewnienie obsługi sprzętu nagłośnieniowego
nagłośnienie sali audiowizualnej).
f)
Zapewnienie profesjonalnej dokumentacji fotograficznej (tj. o odpowiedniej ostrości,
właściwym balansem bieli, z poprawną budową kadru) z przebiegu konferencji
(minimum 50 zdjęć o rozdzielczości minimum 300 dpi).
g)
Przekazanie Zamawiającemu materiałów z konferencji zawierających: projekty
graficzne przygotowanej kreacji (w tym animacje, info-grafiki, prezentacje, plansze,
itp.), zdjęcia, zestawienie liczby zaproszonych gości, liczby uczestników i oryginał listy
obecności uczestników. Materiały należy przekazać w zbindowanej wersji papierowej
(za wyjątkiem zdjęć i multimediów) oraz w formie elektronicznej (całość na płycie
CD/USB).
(m.in.
mikrofony
oraz
pełne
6. Obsługa cateringowa
Wykonawca zapewni catering, tj. serwis kawowy ciągły oraz przerwę na lunch w ilości
odpowiedniej dla wszystkich uczestników konferencji, zgodnie z agendą konferencji.
Wykonawca przygotuje menu zgodnie z założeniami określonymi w pkt II.6.a. oraz II.6.b., co
potwierdzi w oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do OPZ. Szczegółowe menu zostanie
ustalone z Zamawiającym nie później niż na 5 dni roboczych przed datą konferencji.
a)
Stały serwis kawowy:
-
świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu lub zaparzacza;
-
herbata – co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach;
-
dodatki – cukier, mleczko do kawy, cytryna;
-
soki owocowe – co najmniej 3 rodzaje;
-
woda mineralna gazowana i niegazowana;
-
3 rodzaje ciastek typu mini rogaliki, mini babeczki, mini muffiny;
-
3 rodzaje słonych przekąsek typu orzeszki, paluszki, mini-krakersy;
-
3 rodzaje wyfiletowanych owoców sezonowych.
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
b)
Przerwa na lunch:
-
2 rodzaje sałatek zimnych (w tym jedna wegetariańska);
-
3 rodzaje przekąsek (w tym jedna wegetariańska);
-
3 dania ciepłe do wyboru (w tym jedno wegetariańskie) z dodatkami skrobiowymi
(3 rodzaje) oraz surówką (2 do wyboru);
-
3 rodzaje ciast krojonych do wyboru;
-
3 rodzaje wyfiletowanych owoców sezonowych;
-
świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu lub zaparzacza;
-
woda mineralna gazowana i niegazowana;
-
soki owocowe – co najmniej 3 rodzaje.
c)
Serwis gastronomiczny:
-
transport posiłków na miejsce konferencji;
-
obsługa techniczna cateringu;
-
obsługa kelnerska w ilości gwarantującej sprawną obsługę;
-
stoliki koktajlowe i/lub miejsca siedzące;
-
nakrycie stołów: obrusy i skirtingi;
-
zastawa porcelanowa i szklana;
-
sprzątanie.
7. Materiały konferencyjne i informacyjno-promocyjne
Do obowiązków Wykonawcy wynikających z zadania należy:
a)
Opracowanie projektu graficznego, wydruk i dostarczenie na miejsce konferencji
broszury konferencyjnej, tj. maksymalnie 16-stronicowego wydawnictwa zawierającego
słowo wstępu, agendę, sylwetki prelegentów, skrótowe opisy poszczególnych bloków
konferencji, itp. dla maksymalnie 120 osób. Parametry techniczne broszury
konferencyjnej to: 4+4, kreda półmat, powlekana, min. 240 g, wydruk laser lub offset,
preferowany format A5.
b)
Przedstawienie Zamawiającemu co najmniej 2 propozycji materiału promocyjnego,
przeznaczonego dla uczestników konferencji, w postaci pamięci USB (pen-drive)
o minimalnej pojemności 8 GB. Materiał powinien być oznakowany w sposób trwały (w
przypadku małego przedmiotu minimum znakiem Funduszy Europejskich oraz Unii
Europejskiej) oraz dostosowany do celu komunikacyjnego konferencji. Spośród
przedłożonych propozycji Zamawiający wybierze jedną, którą Wykonawca zakupi w ilości
150 sztuk. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie zaakceptowania przedłożonych
przez Wykonawcę propozycji materiału promocyjnego i zlecenia przygotowania nowych
propozycji. Wartość materiału promocyjnego w przeliczeniu na jednego uczestnika
konferencji nie może przekroczyć kwoty 100 zł netto.
c)
Opracowanie projektu graficznego i wykonanie papierowych toreb dedykowanych
konferencji oraz pakowanie w ww. torby materiałów informacyjnych i promocyjnych dla
uczestników konferencji, tj. pen-drive’ów z punktu II.7.b. oraz innych przekazanych przez
Zamawiającego materiałów promocyjnych. Parametry techniczne papierowej torby to:
sitodruk 4+0, preferowany wymiar: 24 x 9 x 33 (szerokość x dno x wysokość).
d)
Zapewnienie przed konferencją nagrania na nośniki pamięci USB, o których mowa w pkt
II.7.b. przekazanych przez Zamawiającego materiałów konferencyjnych, tj. m.in.
prezentacji prelegentów.
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
e)
Zapewnienie transportu materiałów konferencyjnych oraz informacyjno-promocyjnych
na miejsce konferencji. Odbiór części materiałów nastąpi z magazynu zlokalizowanego
w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie.
f)
Zapewnienie po zakończeniu konferencji przewozu niewykorzystanych materiałów
konferencyjnych i informacyjno-promocyjnych oraz ich wniesienie do magazynu
w siedzibie Zamawiającego, przy czym musi to nastąpić nie później niż 5 dni roboczych
od dnia zakończenia konferencji.
8. Konferansjer
Wykonawca zapewni profesjonalnego konferansjera, który poprowadzi konferencję.
Obowiązkiem prowadzącego będzie powitanie i pożegnanie gości, zapowiadanie
poszczególnych punktów z agendy konferencji oraz przedstawianie prelegentów, a także
czuwanie nad przebiegiem konferencji.
Prowadzącym ma być dziennikarz, posiadający minimum 8-letnie doświadczenie zawodowe,
specjalizujący się w tematyce społeczno-gospodarczej.
Propozycja konferansjera musi być zaakceptowana przez Zamawiającego.
III.
Dodatkowe informacje dla Wykonawcy
1. Wszystkie projekty graficzne (w tym multimedialne) wymagają akceptacji Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia poprawek do przekazanych przez
Wykonawcę projektów. Przygotowane przez Wykonawcę materiały (konferencyjne,
informacyjno-promocyjne oraz multimedialne) muszą być oznakowane zgodnie
z obowiązującymi zasadami, które opublikowano na stronie Zamawiającego, pod adresem:
http://www.pois.gov.pl/strony/o-programie/promocja/zasady-promocji-i-oznakowaniaprojektow-w-programie/.
Oznakowanie materiałów musi uwzględniać: logo Funduszy Europejskich i POIiŚ,
Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz Unii Europejskiej.
Ponadto w kreacji projektów graficznych Wykonawca może inspirować się linią graficzną
POIiŚ 2014-2020 (Załącznik nr 4).
2. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie
współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.
3. W dniu podpisania umowy Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego ramowy
harmonogram przygotowań, w którym założony zostanie czas na realizację kolejnych
elementów zamówienia, z uwzględnieniem czasu na akceptację i wprowadzenie
ewentualnych zmian przez Zamawiającego.
4. Wykonawca zapewni integralność i poufność danych osobowych osób, do których zostanie
wysłane zaproszenie na konferencję. Ponadto Wykonawca podpisze klauzulę dotyczącą
ochrony danych osobowych (m.in. w zakresie usunięcia po zrealizowani u zadania bazy
danych
osób,
do
których
wysłano
zaproszenie
na
konferencję).
Wzór
oświadczenia/klauzuli stanowi załącznik nr 5 do Umowy.
5. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawa autorskie do kreacji, projektów graficznych,
wszystkich aplikacji interaktywnych oraz animacji, dokumentacji fotograficznej w zakresie
dalszej modyfikacji projektów i przekazywania ich innym Wykonawcom do realizacji
w przyszłości.
6. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy (nie dotyczy kosztów stałych) będzie uzależnione
od ostatecznej liczby uczestników konferencji potwierdzonych/zgłoszonych Wykonawcy
przez Zamawiającego na 5 dni roboczych przed datą konferencji. Równocześnie
Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników, wskazana w pkt I., może zmniejszyć się
maksymalnie o 20%.
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
IV.
Przygotowanie i składanie ofert
1. O udział w zamówieniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie
w organizacji min. 3 wydarzeń, tj. konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum, przy
czym organizacja obejmowała łącznie co najmniej:
a)
zaprojektowanie i zrealizowanie scenografii, oprawy multimedialnej wydarzenia oraz
projektów graficznych zaproszeń i agendy,
b)
zapewnienie obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia (w tym zapewnienie oświetlenia
i nagłośnienia),
c)
świadczenie usług cateringowych dla uczestników.
Wydarzenia powinny być zorganizowane dla min. 100 uczestników, w okresie ostatnich 3 lat
przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy –
w tym okresie.
Na potwierdzenie powyższych wymagań do oferty należy dołączyć wykaz usług zgodnie ze
wzorem zawartym w Załączniku nr 2.
2. W ofercie należy przedstawić:
a)
kosztorys, zgodnie z Załącznikiem nr 1;
b)
koncepcję kreatywną zawierającą:
- projekt graficzny zaproszenia imiennego wraz z „wkładką informacyjną” (punkt II.2.a.
OPZ),
- opis kreacji scenografii i oprawy multimedialnej, ze wskazaniem zastosowanych
rozwiązań technicznych (pkt II.4.a. oraz II.4.b. OPZ),
- aranżację wszystkich przestrzeni konferencyjnych wraz z umiejscowieniem elementów
wyposażenia i scenografii (pkt II.3.a. OPZ) oraz uwzględniający system identyfikacji
wizualnej (pkt II.3.b. OPZ) w formie plików z wizualizacją wnętrz konferencji oraz rzut
poziomy przedstawiający miejsce konferencji obrazujący elementy jej aranżacji.
Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 10 września 2015 r. na adres e-mail:
[email protected].
V. Kryteria oceny ofert
1. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę tego Wykonawcy, która spełniła warunki określone
w pkt IV. OPZ i uzyskała najwyższą liczbę punktów za wykonanie zamówienia zgodnie
z określonymi kryteriami:
a) Cena (C): 50 %,
b) Koncepcja kreatywna (K): 50 %.
2. Za kryterium „Cena” można maksymalnie uzyskać 50 punktów.
Sposób dokonania oceny według kryterium ”Cena”:
cena brutto oferty najniższej
gdzie: C = 50 x ------------------------------------------cena brutto oferty badanej
3. Za kryterium „Koncepcja kreatywna” można maksymalnie uzyskać 50 punktów.
W ramach kryterium punkty będą przyznawane za następujące podkryteria:
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
Podkryterium
Maksymalna
liczba pkt
Spójność wszystkich elementów koncepcji kreatywnej (przez co
rozumie się, że opis kreacji scenografii i oprawy multimedialnej,
aranżacja przestrzeni konferencyjnej oraz projekt graficzny zaproszenia
są ze sobą wzajemnie powiązane, tworzą zwięzłą i logiczną całość).
20
Stopień dostosowania koncepcji kreatywnej do charakteru
konferencji (przez co rozumie się, że pomysł nawiązuje do zakresu
tematycznego konferencji, o którym mowa w pkt I.4. OPZ oraz
wymagań określonych w pkt II.3.b. OPZ oraz II.3.d. OPZ)
20
Dodatkowe multimedia lub elementy interaktywne (przez co
rozumie się zaproponowane dodatkowe elementy zgodnie z pkt II.4.c.
OPZ; za każdy element 5 pkt, jednak nie więcej niż 10 pkt)
10
4. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (C + J) zostanie uznana za ofertę
najkorzystniejszą. Łączna możliwa do uzyskania liczba punktów to 100.
VI.
Pozostałe informacje dotyczące wyboru Wykonawcy
1. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania
ofert.
2. Zamawiający nie przewiduje prowadzenia negocjacji z Oferentami.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
4. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów
stosowanych w ministerstwie.
5. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
6. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa
zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia
którejkolwiek z ofert. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez
wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
7. Zamawiający zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu Wykonawcy
stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej
i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy
przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
VII.
Osoba do kontaktu:
Edyta Klimczak
Departament Programów Infrastrukturalnych
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
Tel. +48 22 273 83 15
Fax +48 22 273 89 09
e-mail: [email protected]
Zadanie finansowane ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa
w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko