Zasada poufności mediacji

Michał Galiczak
Zasada poufności mediacji.
Obok dobrowolności i bezstronności zasada poufności mediacji jest kolejną z podstawowych
zasad rządzących tą instytucją mediacji. Zgodnie z art. 1834 § 1 Kodeksu postępowania
cywilnego (dalej: k.p.c. lub Kodeks): „Postępowanie mediacyjne nie jest jawne”.
Zasada poufności ma zapewnić stronom komfort prowadzenia rozmów, otwartość w
wyrażaniu poglądów i swobodę w dyskusji nad propozycjami ugodowymi. Strony muszą
mieć pewność, że przedstawiane przez nie argumenty, fakty i okoliczności nie zostaną
ujawnione osobom postronnym bez zgody stron.
Zasada ta adresowana jest zarówno do mediatora, jak i dla stron postępowania.
W odniesieniu do mediatora wskazać trzeba, że w myśl art. 1834 § 2 k.p.c.: „Mediator jest
obowiązany zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem
mediacji, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku”.
Przepis ten podkreśla ciążący na mediatorze obowiązek dochowania tajemnicy mediacji i nie
ujawniania do wiadomości osób postronnych jakichkolwiek faktów związanych z prowadzoną
mediacją. Jedynie zgoda stron może zwolnić mediatora z tego obowiązku. Przy czym
podkreślić trzeba, że nie może to być zgoda dorozumiana, a powinna by wyrażona w sposób
wyraźny. Chodzi bowiem o jasne wyrażenie woli przez stronę, tak by nie powstały żadne
wątpliwości co do tego czy mediator został zwolniony z obowiązku zachowania poufności
oraz co do zakresu tego zwolnienia. Strona może bowiem postanowić, że tylko pewne fakty
nie będą objęte tajemnicą, co powinna w sposób wyraźny wskazać.
Z obowiązkiem zachowania tajemnicy przez mediatora ustanowionym w przepisie art. 1834
§ 2 k.p.c. koresponduje przepis art. 2591 k.p.c., który stanowi, iż: „Mediator nie może być
świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba
że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji”.
Przepis ten wprowadza zatem ograniczenie postępowania dowodowego przed sądem w
postaci zakazu przesłuchania mediatora, co do faktów, o których dowiedział się w związku z
prowadzeniem mediacji. Wskazać trzeba, że jest to zakaz względny, bowiem zgoda stron
postępowania umożliwi przesłuchanie mediatora co do wyżej wskazanych faktów. Podkreślić
trzeba, że musi to być zgoda obu stron, a nie tylko jednej, a nadto musi ona być wyrażona w
sposób wyraźny, nie może być dorozumiana. Zgoda ta winna zostać wyrażona w ramach
postępowania sądowego bądź to w piśmie procesowym bądź w toku rozprawy. W literaturze
prawa wskazuje się także, iż taka zgoda może zostać wyrażona już w trakcie postępowania
mediacyjnego (tak. A. Zieliński, K. Flaga-Gieruszyńska, Kodeks postępowania cywilnego.
Komentarz, Legalis 2014). Autorzy wskazują przy tym, że w takiej sytuacji zgodne
oświadczenie woli stron w tej sprawie powinno znaleźć odzwierciedlenie w protokole, który
obok mediatora (art. 18312 § 1 in fine k.p.c.) powinny wówczas podpisać również strony. W
mojej ocenie to sąd jest organem, który winien czuwać w toku postępowania czy zgoda taka
została wyrażona, a co za tym idzie nie będzie wystarczające jej wyrażenie i ujęcie w treści
protokołu sporządzonego przez mediatora. Sąd bowiem jest tym podmiotem, który prowadzi
postępowanie dowodowe i czuwa nad prawidłowością tego postępowania. Z tego też względu
uważam, iż wyrażenie zgody i zbadanie zakresu tej zgody pozostaje kompetencją sądu. Ujęcie
jej zaś w protokole sporządzonym przez mediatora winno obligować sąd do podjęcia działań
polegających na potwierdzeniu stanowiska stron i wyraźnego wyrażenia zgody przed sądem.
Jak już wskazano wcześniej nie tylko mediator, ale również same strony są zobligowane do
zachowania poufności. Celem zagwarantowania dochowania tego obowiązku przez strony
ustawodawca w art. 1834 § 3 k.p..c. przewidział, iż: „Bezskuteczne jest powoływanie się w
toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje
wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym”.
Stwierdzić zatem trzeba, że skoro strony nie mogą skutecznie powołać się przed sądem na
jakiekolwiek twierdzenia i argumenty powoływane przed mediatorem to zagwarantowany jest
mechanizm prowadzenia rozmowy w trakcie której strony nie są ograniczone co do tego o
czym rozmawiać i jakie argumenty przedstawić. Skoro bowiem i tak takie twierdzenia nie
będą mogły być przez sąd uwzględniony to funkcjonuje mechanizm, który zachęca strony do
rozmów. Okoliczności, których nie przedstawiłyby one przed sądem (czy to w piśmie czy
ustanie w toku rozprawy) stają się często przedmiotem rozmowy w ramach posiedzenia
mediacyjnego. Nie oznacza to jednak, że strony przedstawiają wszelkie twierdzenia, bowiem
podstawową rzeczą która je w tym ogranicza jest brak zaufania do drugiej strony i obawa, że
pomimo funkcjonowania powołanego wyżej przepisu mimo wszystko strona będzie
powoływała się na fakty ujawnione w toku mediacji.
Skutkiem naruszenie przez mediatora bądź przez stronę obowiązku zachowania tajemnicy jest
możliwość dochodzenia odszkodowania przez podmiot który w wyniku takiego naruszenia
doznał szkody. Odpowiedzialność osoby, która przyczyniła się do powstania szkody należy
wywodzić z przepisów prawa cywilnego.
O wyżej opisanych aspektach zasady poufności mediator winien poinformować strony, które
stawiają się na posiedzenie mediacyjne. Informacja taka jest udzielana w ramach monologu
mediatora, a jego nieodzownym elementem jest przedstawienie zasad mediacji. Omawiając tą
zasadę mediator winien uwypuklić element, iż zarówno on jak i strony zobowiązane są do
zachowania poufności, jak również winien wskazać na procesowe skutki powoływania się
przed sądem na okoliczności objęte tajemnicą. Mediator również winien wskazać na art. 2591
k.p.c. tj. zakaz przesłuchania mediatora.
Warto jeszcze wskazać, że szeroko rozumiana zasada poufności odnosi się poza mediatorem i
stronami także do działalności ośrodka mediacyjnego. Chodzi to bowiem o zachowanie w
tajemnicy dokumentacji otrzymywanej z sądu bądź od stron, a związanej z konkretną sprawą
skierowaną do mediacji. Istotne staje się odpowiednie przechowywanie dokumentacji
mediacyjnej tj. kopii protokołów i zawartych ugód oraz innych dokumentów. Dokumentacja
ta winna być przechowywana w ten sposób by osoby postronne nie miały do niej dostępu i nie
mogły się z nią zapoznać. Również wszelka korespondencja ośrodka ze stronami jest objęta
tajemnicą.
Reasumując tematykę zasady poufności w mediacji wskazać trzeba, że zasada ta adresowana
jest do mediatora oraz stron, a w szerokim ujęciu także do ośrodka mediacyjnego. Zakres tej
zasady sprowadza się do nieujawniania osobom trzecim (postronnym) informacji o przebiegu
mediacji i okolicznościach, których dotyczyły rozmowy pomiędzy stronami. Nadto, w
sytuacji gdy nie dojdzie do zawarcia ugody i sprawa dalej rozpatrywane jest przez sąd strony
nie mogą przed nim powoływać się na fakty i okoliczności oraz wzajemne ustępstwa, które
były przedmiotem mediacji. Mediator nie może być świadkiem co do tych okoliczności,
chyba, że strony w sposób wyraźny zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy.