1 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Miasta

Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego
dla Miasta Wałbrzycha
ul. Słowackiego 23A
58-300 Wałbrzych
NIP: 8862979635
Informacja dotycząca:
1. kwestii dołączania przez pełnomocnika (w przypadkach, gdy strona działa przez
pełnomocnika) do akt sprawy oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu
pełnomocnictwa oraz
2. kwestii uwierzytelniania dokumentów – zakres zastosowania art. 76a kodeksu
postępowania administracyjnego.
Ad. 1.
W związku z powtarzającymi się sytuacjami niedołączania przez pełnomocników
do akt sprawy oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa, informuję
co następuje.
Zgodnie z art. 33 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 267) pełnomocnik dołącza do akt oryginał
lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Należy przy tym zwrócić uwagę
na zdanie drugie przywołanego wyżej przepisu, określające zamknięty katalog podmiotów,
które mogą same uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych
dokumentów wykazujących ich umocowanie (np. uchwały). I tak, jedynie adwokat, radca
prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis
udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących
ich umocowanie.
W przypadku, jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika do wszystkich spraw w ramach
pełnomocnictwa ogólnego, to pełnomocnik jest zobligowany złożyć uwierzytelniony odpis
tego pełnomocnictwa indywidualnie do akt każdej z prowadzonych spraw (wyrok NSA
w Warszawie z dnia 6 stycznia 2009 r., II GSK 599/08, LEX nr 516110; wyrok NSA
w Warszawie z dnia 28 sierpnia 2013 r., II GSK 690/13). Jak już powiedziano wyżej,
stosownie do art. 33 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego pełnomocnik dołącza
do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Organ musi
zatem zostać zawiadomiony o fakcie ustanowienia pełnomocnika w każdej konkretnej
sprawie. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że organ administracji nie ma obowiązku
poszukiwania pełnomocnictwa w aktach innych niż akta konkretnej sprawy.
Ad.2.
Zgodnie z art. 76a kodeksu postępowania administracyjnego:
Art. 76a § 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym
mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ
lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia
odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne
przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.
§ 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego
zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego
w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem
patentowym lub doradcą podatkowym.
1
§ 3. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez
występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym,
rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.
§ 4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej
zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału
tego dokumentu.
Strona może zatem złożyć odpis dokumentu poświadczony urzędowo przez organ, który
wydał/wytworzył dany dokument lub poświadczony przez notariusza albo przez
występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym,
rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym, tj. przez tzw. kwalifikowanego
pełnomocnika. Strona nie może poświadczyć odpisu ani wyciągu z dokumentu.
Organ administracji publicznej prowadzący postępowanie jest obligowany
do gromadzenia dokumentacji w określonej przez prawo formie, a więc w oryginale
lub odpisie poświadczonym przez notariusza lub kwalifikowanego pełnomocnika. W katalogu
tym brak miejsca na poświadczanie dokumentów przez organ administracji prowadzący
postępowanie.
W świetle powyższego strona składając określoną dokumentację do organu, stanowiącą
załączniki do złożonego wniosku, winna je dołączyć w oryginale bądź przedłożyć kopię
potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Przy czym, uwierzytelnienie dokumentu może
nastąpić wyłącznie przez organ, który wydał/wytworzył dany dokument, notariusza, bądź –
w sytuacji gdy strona działa przez profesjonalnego pełnomocnika – przez takiego
pełnomocnika.
Proszę o przestrzeganie wymogów jak wyżej.
Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego
dla Miasta Wałbrzycha
2