pobierz - ministerstwo rozwoju

Opis Przedmiotu Zamówienia
dotyczący świadczenia usług kompleksowej organizacji spotkań
informacyjnych na potrzeby Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój
(PO WER)
Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową organizację spotkań informacyjnych na potrzeby
PO WER poprzez świadczenie usługi wynajmu sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem
technicznym oraz zapewnienie usługi cateringowej (gastronomicznej) w miejscu realizacji
jednodniowych spotkań w piętnastu miastach wojewódzkich (z wyłączeniem Warszawy) na terenie
kraju, w latach 2015-2016.
Zamówienie obejmuje:
Część I Zapewnienie usługi wynajęcia sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem technicznym
na terytorium Polski (15 miast wojewódzkich poza Warszawą) zgodnie z poniższymi warunkami:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sala konferencyjna w hotelu o standardzie 3* lub w ośrodku/centrum konferencyjnym
standardzie obiektu świadczącego usługi konferencyjne klasy co najmniej B+. Dojazd od
dworca PKP jednym środkiem komunikacji publicznej, bez przesiadek nie powinien
przekroczyć 15 minut.
Obiekt musi być przystosowany dla osób z różnymi niepełnosprawnościami (min. dostępne
windy/podjazdy, wyraźne oznakowanie, pomieszczenia sanitarne dostępne dla osób z
dysfunkcjami narządów ruchu, „tradycyjne” przyciski w windzie, odpowiednia szerokość drzwi
uwzględniając potrzeby osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. W przypadku
zgłoszenia udziału w spotkaniu osób z dysfunkcjami słuchu, Wykonawca zapewni system
wspomagający słyszenie – m.in. okienkowe pętle indukcyjne, system FM.
Zapewnienie sali konferencyjnej dla 100 osób na czas maksymalnie 4 godzin (np. 10:00 14:00 – szczegółowe godziny danego spotkania będą przekazywane w terminie
późniejszym).
Ustawienie Sali: teatralne z przejściem po środku + stół prezydialny nakryty obrusem oraz
krzesłami dla 4 osób - 1 miejsce przy stole minimum 0,7 m/ 1 osobę.
Wykonawca każdorazowo zapewni do każdej sali konferencyjnej sprawny sprzęt
nagłaśniający umożliwiający swobodną komunikację i nie powodujący żadnych zakłóceń
technicznych podczas trwania spotkań (w postaci 5 mikrofonów z czego co najmniej 5 będzie
mikrofonami bezprzewodowymi - 3 mikrofony na stole prezydialnym), laptop (system
operacyjny Windows XP lub Windows 7) z myszą bezprzewodową oraz z pilotem do
przewijania prezentacji kompatybilny z projektorem multimedialnym i nagłośnieniem, ekran o
rozmiarze zapewniający swobodną czytelność prezentowanych materiałów przez uczestników
z końca sali, Internet bezprzewodowy oraz przewodowy.
Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny
zapewniający czytelny obraz i dźwięk przedstawianych prezentacji muszą zostać
zademonstrowane Zamawiającemu na 15 minut przed rozpoczęciem każdego spotkania.
Dodatkowo Wykonawca zapewni recepcję wraz z obsługą (1 osoba) dla poszczególnego
spotkania w postaci 2 stolików nakrytych obrusem wraz z 3 krzesłami obok sali
konferencyjnej. Dodatkowo obok recepcji musi być przewidziane miejsce (ok. 2 m2) na roll-up
lub inne materiały dostarczone przez Zamawiającego.
Sala musi być odpowiednio przygotowana i oznakowana (informacja dot. wymaganego
oznakowania zostanie przesłana przez Zamawiającego na 3 dni robocze przed danym
spotkaniem) w sposób ułatwiający jej znalezienie przez uczestników i dostępna co najmniej 1
godziny przed rozpoczęciem spotkania. Dojście od wejścia głównego do sali konferencyjnej
również musi być oznakowane w czytelny sposób. Zamawiający będzie miał zapewnioną
możliwość ustawienia drugiego roll-upa w miejscu ułatwiającym uczestnikom dotarcie do sali
konferencyjnej (np. w holu głównym lub przy windach lub w innym widocznym miejscu).
Sala powinna spełniać warunki profesjonalnej sali konferencyjnej pod względem wyposażenia
i aranżacji - musi być klimatyzowana, wyciszona (w przypadku odbywającego się innego
spotkania w sali obok, nie będzie ono zakłócało spotkania Zamawiającego pod kątem fonii) z
dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia, sala nie może zawierać
elementów spadu dachowego/pochyleń ograniczających bądź utrudniających poruszanie się
1
bądź ustawienie dodatkowych elementów (banerów, niestandardowych roll-upów) w sali,
minimalna wysokość sali 3,0 m. Krzesła powinny być bezwzględnie czyste. Sala
konferencyjna musi posiadać zaplecze sanitarne - ogólnodostępne, czyste toalety oraz
szatnia o wielkości wystarczającej dla zmieszczenia okryć przewidywanej liczby uczestników
(ewentualnie inne nadzorowane miejsce dostosowane do pozostawienia w nim okryć i bagaży
uczestników).
10. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca udostępni/zapewni również bezpłatny dostęp do
urządzenia wielofunkcyjnego z papierem (skan/usługa ksero/ druku / do 50 kartek - A 4).
11. Zapewnienie parkingu w miejscu danego spotkania dla co najmniej 5 pojazdów.
Część II Zapewnienie usługi cateringowej w miejscu realizacji spotkań zgodnie z poniższymi
warunkami:
1. I przerwa kawowa w ilości dla 100 uczestników (zgodnie z ilością osób zgłoszonych podczas
rekrutacji prowadzonej przez Wykonawcę)
2. Przerwa kawowa rozstawiona przy sali konferencyjnej w godzinach podanych przez
Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed danym spotkaniem i powinna składać się
z następujących elementów:
- kawa rozpuszczalna, z dodatkami typu śmietanka lub mleko do kawy
w dzbanuszkach,
- herbata - 2 rodzaje oraz świeża cytryna w plasterkach,
- sypki cukier biały i brązowy w cukiernicach (niepakowane pojedynczo),
- woda mineralna gazowana i niegazowana (ilość wody niegazowanej dwukrotnie wyższa niż
wody gazowanej).
3. Wszystkie produkty zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże,
(kawa i herbata przyrządzone w dniu świadczenia usługi), muszą charakteryzować się wysoką
jakością w odniesieniu do użytych składników. Produkty przetworzone (takie jak kawa,
herbata) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia.
4. Zapewnienie obsługi kelnerskiej w trakcie trwania spotkań. Wykonawca zapewni
doświadczonych kelnerów.
5. Zastawa porcelanowa i sztućce metalowe powinny być bezwzględnie czyste, Wykonawca nie
będzie używał naczyń jednorazowych.
Część III. Rejestracja uczestników.
1. Wykonawca w ramach realizacji zleceń będzie zobowiązany do przeprowadzenia rejestracji
uczestników na poszczególne spotkania wraz z potwierdzaniem przyjęcia zgłoszeń a także
udzielania odpowiedzi na ewentualne pytania osobom zainteresowanym uczestnictwem w
spotkaniu.
2. Wykonawca będzie zobowiązany również do przeprowadzenia rejestracji uczestników przed
rozpoczęciem danego spotkania zbierając podpisy uczestników na wcześniej przygotowanej i
zaakceptowanej przez Zamawiającego liście, (lista będzie zawierała nazwę, datę i miejsce
spotkania, odpowiednie oznaczenie, imię i nazwisko uczestnika, podmiot/stowarzyszenie/
instytucję, którą reprezentuje) obecności potwierdzającej uczestnictwo zgłoszonych osób.
3. Rejestracja uczestników powinna rozpocząć się na 45 minut przed planowanym rozpoczęciem
spotkania (przed wejściem do sali konferencyjnej) i trwać nie krócej niż 45 minut po
rozpoczęciu spotkania.
4. W terminie 7 dni kalendarzowych od zakończenia poszczególnego spotkania Wykonawca
przekaże Zamawiającemu oryginał podpisanej przez uczestników listy obecności.
5. W związku z przeprowadzeniem przez Wykonawcę rejestracji uczestników poszczególnych
spotkań, Wykonawca musi posiadać znajomość przepisów prawa regulującego przetwarzanie
danych osobowych, w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych Dz. U. 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą”,
i aktów wykonawczych do Ustawy oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
Część IV Inne kwestie związane z przedmiotowym świadczeniem kompleksowej organizacji
spotkań informacyjnych PO WER:
2
Zamawiający przewiduje organizację 5 jednodniowych spotkań w 2015 roku oraz 10
jednodniowych spotkań w 2016 roku – podana liczba spotkań w danym roku oraz ich
ostateczna liczba w ramach całego zamówienia może ulec zmianie zarówno pod kątem
zmniejszenia, jak i zwiększenia ich liczby, w ramach środków przewidywanych na realizację
zamówienia.
1. Zlecanie danych usług będzie odbywało się każdorazowo na podstawie zgłoszenia w formie
elektronicznej, nie później niż na 30 dni kalendarzowych przed datą spotkania. Wykonawca
jest zobowiązany do zapewnienia w/w usług w żądanym przez Zamawiającego terminie. W
przypadku braku dostępności w danym obiekcie/hotelu sali konferencyjnej, spełniających
warunki określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia, w danym terminie, termin bądź
lokalizacja posiedzenia może zostać wyznaczona ponownie przez Zamawiającego.
2. Bezkosztowa rezygnacja z usługi objętej zleceniem może nastąpić w terminie 20 dni
kalendarzowych przed planowaną datą spotkania.
3. Wykonawca przedstawi w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty przekazania zlecenia
organizacji spotkania do akceptacji Zamawiającego propozycje co najmniej trzech
obiektów/hoteli, które spełniają warunki określone w niniejszym OPZ.
4. Zamawiający będzie preferował obiekty dbające o ochronę środowiska, realizujące strategię
społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) i zrównoważonego rozwoju (posiadające
stosowne certyfikaty), w tym obiekty: w których prowadzona jest segregacja śmieci,
energooszczędne (takie, w których zużycie energii, potwierdzone świadectwem) jest mniejsze
niż 80 kWh/m2/rok, zapewniające wyposażenie i sprzęt energooszczędny (certyfikat
EnergyStar, TCO lub równoważne).
5. Zamawiający zastrzega prawo do bezkosztowej korekty poszczególnych usług w ramach
zlecenia, w zakresie cateringu (gastronomii) na 7 dni kalendarzowych przed realizacją do 30%, na 4 dni kalendarzowych przed realizacją do - 20 % zlecenia.
6. Przez usługi hotelarskie i gastronomiczne należy rozumieć świadczenie usługi w obiekcie,
który posiada standard hotelu 3 (zgodnie ze wskazaniem) w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2
pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie
obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z
2006 r., Nr 22, poz. 169 ze zm.).
7. W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy problem w postaci wadliwie
funkcjonującego wyposażenia/sprzętu/Internetu/aranżacji sali obrad/sali konferencyjnej,
Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w jak najkrótszym czasie zapewnić prawidłowe
funkcjonowanie wyposażenia/wadliwego sprzętu/sali obrad.
Część V. Warunki udziału w zamówieniu.
O udział w zamówieniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają co najmniej dwuletnie
doświadczenie w zakresie co najmniej kompleksowej organizacji spotkań oraz którzy w tym
okresie zorganizowali minimum 7 kompleksowych (wynajem sali konferencyjnej ze sprzętem,
obsługą oraz zapewnienie usługi cateringowej) spotkań dla grup liczących powyżej 80 osób.
Wykonawca załączy Zamawiającemu do oferty skan podpisanego oświadczenia, że posiada
wskazane wyżej doświadczenie i dołączy wykaz spotkań (zgodnie z załącznikiem nr 1 do
OPZ) przeprowadzonych dla grup powyżej 80 uczestników, zawierający: datę szkolenia,
miejsce szkolenia, czas trwania szkolenia, liczbę uczestników oraz odbiorcę zamawianej
usługi.
W ofercie należy przedstawić kosztorys zgodnie z poniższym wzorem:
Nazwa usługi
Wartość netto w
przeliczeniu na 1 osobę
Wartość brutto w
przeliczeniu na 1 osobę
Koszt kompleksowego
wynajmu sali
konferencyjnej wraz ze
sprzętem oraz przerwą
3
kawową.
Koszt wynajmu
dodatkowego sprzętu dla
osób z dysfunkcjami słuchu
Część VI. Warunki wyboru Wykonawcy.
1. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
2. Kryterium wyboru Wykonawcy jest cena.
3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji wybranej oferty.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
6. Zamawiający zastrzega prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania
przyczyny.
7. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów
stosowanych w ministerstwie.
8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
9. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa
zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia
którejkolwiek z ofert.
10. Zamawiający zastrzega, że informacja dotycząca ceny, nazwy firmy oraz adresu wykonawcy
stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w
przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy
przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
11. Zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania.
Część VII. Osoba do kontaktu
Małgorzata Makowska-Madaj
Departament Europejskiego Funduszu Społecznego
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
tel.: 22 273 80 07
e-mail: [email protected]
4