2016_08_17_Zapytanie ofertowe_Spotkanie robocze

CUPT/DO/OZ/25/34/1/IM/16
ZAPYTANIE OFERTOWE
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych
Plac Europejski 2, 00-844 Warszawa
Tel.: (0-22) 262 05 00
Faks: (0-22) 262 05 01
e-mail: [email protected]
Godziny pracy: 815 - 1615
Strona internetowa: www.cupt.gov.pl rubryka Ogłoszenia/Zamówienia do 30 tys. euro
NIP: 701-007-12-70
zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej na zorganizowanie spotkania roboczego dla
pracowników Centrum Unijnych Projektów Transportowych polegającego na świadczeniu usługi
restauracyjnej i hotelarskiej wraz z zapewnieniem transportu.
CPV: 80570000-0 Usługi szkoleniowe w dziedzinie rozwoju osobistego
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
60000000-8 Usługi transportowe
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
I.
INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia:
1) miejsca spotkania roboczego spełniającego co najmniej poniższe wymagania:
a) hotel o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym lub obiekt konferencyjnoszkoleniowy spełniający wymagania dla hotelu o standardzie, co najmniej
czterogwiazdkowym, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach
turystycznych (Dz. U. 2004 r. Nr 223, poz. 2268 z późn. zm.);
b) obiekt zlokalizowany w obrębie województwa mazowieckiego, poza obszarem
miejskim, tj. poza granicami administracyjnymi miasta Warszawa w promieniu 80
km od siedziby CUPT;
c) obiekt wyposażony w salę restauracyjną, tj. dostosowaną do liczby uczestników;
d) obiekt wyposażony w salę konferencyjną klimatyzowaną, tj. dostosowaną do liczby
uczestników posiadającą warunki do skorzystania z przerw kawowych, sala musi być
wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem
komputerowym, krzesła i stoły, flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z
możliwością podłączenia go do notebooka,
e) spotkanie musi być zrealizowane w jednym obiekcie;
2) transportu klimatyzowanym autokarem dla wszystkich uczestników spotkania w
obie strony, tj. spod siedziby Zamawiającego do miejsca spotkania i z powrotem, z
uwzględnieniem wyjazdu odpowiednio spod siedziby CUPT w dniu rozpoczęcia realizacji
Przedmiotu zamówienia w godzinach 12:00-14:00 (dokładna godzina zostanie ustalona
z wyłonionym Wykonawcą) oraz powrotu pod siedzibę CUPT;
3) miejsc noclegowych w miejscu spotkania dla uczestników, w pokojach jednoosobowych
z łazienkami i klimatyzacją, wyposażonych w TV i WI-FI;
4) wyżywienia w formie stołu szwedzkiego, tj.:
a) dwudaniowego obiadu w pierwszym, drugim i trzecim dniu spotkania,
b) kolacji w pierwszym i drugim dniu spotkania,
c) śniadania w drugim i trzecim dniu spotkania,
d) ciągłego serwisu kawowego w pierwszym, drugim i trzecim dniu spotkania (w tym:
zimne i gorące napoje oraz słodki poczęstunek, kanapki, owoce)
Menu obiadowe oraz menu kolacji nie powinny się powtarzać i powinny składać się z
różnego rodzaju mięs, ryb, warzyw. Dodatkowo w ramach wszystkich posiłków
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia menu wegetariańskiego.
e) Planowany termin spotkania: wrzesień 2016 r. (preferowany przez Zamawiającego
termin pomiędzy 5 a 9 września).
2. Liczba pracowników, którzy wezmą udział w spotkaniu roboczym: 35 osób (+/- 5). Dokładna
liczba uczestników spotkania zostanie określona przez Zamawiającego nie później niż na 2
dni robocze przed planowanym terminem spotkania.
3. Liczba dni spotkania: 3 dni.
I. WYMAGANIA
Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem
terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co
najmniej 3 (trzech) usług polegających na zorganizowaniu spotkań lub wyjazdów, obejmujących
również nocleg oraz wyżywienie i transport dla co najmniej 25 osób, o wartości co najmniej 30
000,00 złotych brutto każda.
W celu potwierdzenia spełnienia powyższego wymagania, Wykonawca zobowiązany jest
do przedłożenia Wykazu zrealizowanych usług, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zapytania
ofertowego.
II. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna zawierać:
1) Formularz ofertowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania
ofertowego.
2) Wykaz zrealizowanych usług, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zapytania ofertowego.
III.KRYTERIA OCENY OFERT
1.
Zamawiający dokona wyboru Oferty biorąc pod uwagę cenę oferty.
2.
Zamawiający wybierze Ofertę, która w największym stopniu spełni jego oczekiwania.
IV. INFORMACJE DODATKOWE
1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę
więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej alternatywę realizacji Przedmiotu zamówienia
spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.
2.
Dla zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo
do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania
ofert.
3. Cena podana w Ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane
z wykonaniem zamówienia, m.in. koszt zapewnienia miejsca organizacji spotkania
roboczego, koszt wyposażenia sali konferencyjnej, koszty noclegu uczestników spotkania,
koszt wyżywienia i transportu.
4.
Kwota wynagrodzenia należnego Wykonawcy zostanie wyliczona na podstawie iloczynu
dokładnej liczby uczestników spotkania i ceny jednostkowej wskazanej przez Wykonawcę,
w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia postępowania
bez podania przyczyny, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych Ofert.
6. Oferty, które wpłyną po terminie, nie będą rozpatrywane.
7. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, na podstawie własnych
wzorów umów stosowanych w CUPT.
8.
Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów księgowych przelewowych,
wystawionych z co najmniej 21-dniowym terminem płatności liczonym od daty wpływu
do CUPT prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego: faktury lub rachunku.
Ofertę należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 22.08.2016 r. mailem na adres:
[email protected]. W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/25/34/IM/16
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest
ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1
do Zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/25/34/IM/16
FORMULARZ OFERTOWY
1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym.
………..……………………………………………………………………………………………………………………………………
(nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców); w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie
podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów składających wspólną ofertę)
2. WSZELKĄ KORESPONDENCJĘ w sprawie niniejszego zamówienia należy kierować do:
Imię i nazwisko ……………………………………………………………………......................
Adres: ………………………………………………………………………………………………….
Telefon: ……………………………………….. Faks: …………………………………………….
Adres e-mail osoby do kontaktu: …………………………………………………………..
Adres e-mail firmowy: …………………………………………………………………………
NIP:…………………………………………
REGON:……………………………………...
3. ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ zrealizować Przedmiot zamówienia, zgodnie z poniższym zestawieniem
cenowym:
L.p.
Nazwa
1.
Całkowity koszt spotkania roboczego dla 1 osoby
(obejmujący organizację spotkania, wynajem sali
konferencyjnej wraz z wyposażeniem, wyżywienie,
noclegi oraz transport)
Wartość
netto
w PLN
Stawka
podatku
VAT
Wartość
brutto
w PLN
UWAGA: Ceny zostać muszą być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. OŚWIADCZAMY, że spotkanie zostanie zorganizowane w ……………….…………………………………..
(należy wskazać dokładne miejsce przeprowadzenia spotkania).
3. Proponowane terminy realizacji zamówienia ………….
(należy wskazać propozycję terminów/zakres dat/dostępność obiektu kiedy spotkanie mogłoby
się odbyć)
4. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres …… dni od upływu terminu
składania ofert (nie krócej niż 30 dni roboczych).
5. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym,
jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane
zamówienie jest faktura/rachunek* z 21-dniowym terminem płatności.
6. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy* płatnikami podatku VAT.
_________________ dnia _________ 2016 roku
________________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
*niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 2
do Zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/25/34/IM/16
WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG
Nazwa Wykonawcy ..............................................................................................................................................................
Adres Wykonawcy ................................................................................................................................................................
Doświadczenie w zakresie organizacji i przeprowadzenia spotkań lub wyjazdów
L.p.
Rodzaj i zakres wraz z podaniem
miejsca realizacji usługi
Termin
wykonania usługi
Liczba uczestników
1.
2.
3.
…
_________________ dnia _________ 2016 rok
________________________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
Wartość
zamówienia brutto
Odbiorca usługi