Przegląd zapisów w umowie finansowej

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Erasmus
Spotkanie dla koordynatorów
programu Erasmus
Warszawa - Miedzeszyn, 24 – 25 maja 2012
Struktura umowy
ERA_MOB-SW_2012
„Warunki szczególne”:
I. Cel dofinansowania
II. Okres obowiązywania
III. Współfinansowanie działania
IV. Warunki płatności
V. Rachunek bankowy
VI. Ogólne postanowienia administracyjne
VII. Prawo właściwe i jurysdykcja sądowa
VIII.Ochrona danych
IX. Pozostałe warunki szczególne
„Warunki ogólne”
2
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Struktura umowy
ERA_MOB-SW_2012
„Załączniki”: http://erasmus.org.pl
(strefa uczelni> dokumenty do pobrania> Umowa ERA_MOB-SW_2012)
I. Wniosek Beneficjenta o dofinansowanie
II. Formularze raportów
III. Zobowiązania Beneficjenta dot wyjazdów
IV. Umowa międzyinstytucjonalna (uczelnia-uczelnia)
V. Uzgodnienia uczelnia-stypendysta (wzory dokumentów)
VI. Przewodnik dla uczelni z zasadami w roku 2012/13
VII. Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych
VIII. Przewodnik po programie „Uczenie się przez całe życie” 2012
3
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Sposób określenia wysokości środków
finansowych – art. III.1
NA zapewni dofinansowanie działań do kwoty maksymalnie wynoszącej
….EUR, która obejmuje:

…. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na studia (SMS)
Podstawę obliczenia kwoty SMS stanowi:
- szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów
- szacunkowa łączna liczba miesięcy trwania wyjazdów….

…. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na praktykę (SMP)
Podstawę obliczenia kwoty SMP stanowi:
- szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów
- szacunkowa łączna liczba miesięcy trwania wyjazdów….
4
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Sposób określenia wysokości środków
finansowych – art. III.1

…. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy nauczycieli akademickich w
celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (STA)
Podstawę obliczenia kwoty STA stanowi:
- szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających nauczycieli
- szacunkowa łączna liczba dni pobytu….

…. EUR z przeznaczeniem na wyjazdy pracowników w celach
szkoleniowych (STT)
Podstawę obliczenia kwoty STT stanowi:
- szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających pracowników
- szacunkowa łączna liczba dni pobytu ….

… EUR z przeznaczeniem na organizację wymiany studentów i
pracowników (OM)
5
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Okres obowiązywania umowy:
1 czerwca 2012 – 30 września 2013
Art. IX.2
6
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Warunki płatności
Standardowe:
 80% ogólnej kwoty umowy jako I płatność zaliczkowa
 20% ogólnej kwoty umowy jako II płatność zaliczkowa
(po złożeniu I raportu postępu/otrzymaniu przez NA wniosku o II płatność
zaliczkową)
Niestandardowe (wynik badania zdolności finansowej):
 Pod warunkiem przedłożenia gwarancji bankowej
 Pod warunkiem przedłożenia weksla
 Finansowanie „post-factum”
 Przekazywanie płatności w niższych ratach (więcej płatności
zaliczkowych, np. 40%+40%+20%)
7
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Badanie zdolności finansowej
Dotyczy uczelni niepublicznych:
nowych, realizujących umowę z NA po raz pierwszy*
wszystkich z grantem powyżej 25.000 €
Będziemy prosić o nadesłanie:
kopii bilansu oraz rachunku wyników za ostatni okres
sprawozdawczy z opinią niezależnego biegłego rewidenta lub
zewnętrznej firmy audytorskiej (jeżeli opinia niezależnego
rewidenta nie dotyczy uczelni - oświadczenia o przyczynach
zwolnienia instytucji z dokonania badania w/w dokumentów przez
zewnętrznego audytora).
* bez umowy w roku 2011/12
8
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Rachunek bankowy
i waluta rachunku
•
•
•
Preferowane rozwiązanie: odrębny rachunek prowadzony w euro
Dopuszczalne rozwiązania: wszelkie, pod warunkiem prowadzenia
analityki księgowej umożliwiającej sprawne przeprowadzenie kontroli
finansowej poprawności wykorzystania środków.
Art. IV.2
Wszelkie kwoty w raporcie końcowym będą wyrażone w walucie euro.
W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych
wydatków na euro stosując miesięczny kurs obrachunkowy wymiany
ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej.
Kurs ten będzie stosowany do przeliczenia wszelkich poniesionych
wydatków począwszy od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności
kosztów, określonego w art. 2.2 do dnia poprzedzającego następną
płatność zaliczkową.
9
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Rachunek bankowy
i waluta rachunku
• Odsetki:
Brak konieczności sprawozdawania – IX.1
Zalecenie wykorzystywania ich na wydatki związane z programem
(np. opłaty bankowe)
• Opłaty bankowe:
nie mogą obciążać stypendystów!!!
10
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Przechowywanie i archiwizacja
umowy i dokumentów
finansowych z nią związanych
• Miejsce ?
Kwestura/ BWZ/ Biuro Rektora/ Inne
• Czas?
Co najmniej 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego
sprawozdanie końcowe z realizacji danej umowy
• Zakres?
Dokumenty wymagane do archiwizacji są wymienione w umowie
(Załącznik VI – Przewodnik dla beneficjenta), wymóg dotyczy
również dokumentów rekrutacyjnych (w tym wniosków)
11
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Umowa ERA_MOB-SW_2012 –
procedura podpisywania
1) Wypełnienie przez uczelnię „Ankiety Beneficjenta 2012
Adres email uczelni = zgoda na publikację
Prawny przedstawiciel osoba, która podpisuje umowę
osoba inna= pełnomocnictwo
reprezentacja dwuosobowa
„Dane bankowe” nazwa właściciela konta identyczna jak nazwa
uczelni.
ZDECYDOWANIE
W EURO.
ZALECAMY, ABY UCZELNIA WSKAZAŁA RACHUNEK PROWADZONY
12
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Umowa ERA_MOB-SW_2012 –
procedura podpisywania
2)
Ankietę należy:
Wypełnić
Złożyć („wyślij dokument”)
Wydrukować
Podpisać - miejsce na podpisy - dopiero na wydruku
(już złożonej ankiety). 2 podpisy: prawnego
przedstawiciela oraz kwestora (lub trzy, jeśli
reprezentacja władz uczelni jest dwuosobowa).
Ostemplować
Przesłać do NA
13
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Umowa ERA_MOB-SW_2012 –
procedura podpisywania
Umowa będzie wystawiona w systemie FRSE online
(http://online.frse.org.pl)
Kolejne kroki:
wydrukowanie dwóch egzemplarzy umowy (najlepiej dwustronnie)
podpisanie umowy przez prawnego przedstawiciela uczelni
WAŻNE: na umowie podpis tej samej osoby, która została wpisana w
umowie, jako prawny przedstawiciel uczelni);
jeżeli w „Ankiecie Beneficjenta” inna osoba niż JM Rektor osoba –
konieczność dołączenia wyciągu ze statutu uczelni, lub
pełnomocnictwa do podpisania umowy nadanego przez JM Rektora
(ważne na dany rok/ umowę/ bezterminowo).
Parafowanie stron
14
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Umowa ERA_MOB-SW_2012 –
procedura podpisywania
30 dni na podpisanie umowy finansowej od daty wystawienia
w systemie.
Pierwsza płatność zaliczkowa na rok 2012/13 w ciągu 45 dni
od daty podpisania umowy finansowej przez ostatnią ze stron,
czyli FRSE.
15
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
ERA_MOB-SW_2012
Ważne terminy:
31 grudnia 2012 r I raport postępu;
14 stycznia 2013 r potwierdzenie otrzymania środków;
15 maja 2013 r II raport postępu ;
15 listopada 2013 r raport końcowy.
16
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Raportowanie – wymagane dane
I /II Raport postępu
Liczba osób zaakceptowanych do wyjazdu (decyzja o
podpisaniu umowy finansowej ze stypendystą)
Liczba miesięcy do sfinansowania (decyzja o podpisaniu
umowy finansowej ze stypendystą)
Stawki miesięczne do krajów (zgodnie z uczelnianymi
zasadami finansowania wyjazdów)
Raport końcowy
Dane, jak w Data Dictionary 2011/12* – czyli podobne jak
obecnie wymagane – choć zawsze istnieje możliwość
wprowadzenia uzupełnień 
17
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS
Dziękuję za uwagę !
18
PROGRAM
PROGRAM
„COMENIUS”
ERASMUS