Regulamin przeprowadzenia konkursu

Regulamin przeprowadzenia konkursu na wynajem pomieszczeń bufetu Wydziału
Humanistycznego Uniwersytetu Przyrodniczo – Humanistycznego przy ul. Żytniej 39
w Siedlcach
I. Postanowienia ogólne.
§1
Przepisy niniejszego regulaminu określają sposób i tryb:
1) przeprowadzenia konkursu, o którym mowa w § 2;
2) postępowania i funkcjonowania komisji konkursowej.
§2
1.
2.
3.
Konkurs ma na celu wyłonienie najemcy pomieszczeń bufetu w gmachu Wydziału Humanistycznego,
zlokalizowanego przy ul. Żytniej 39 w Siedlcach, z przeznaczeniem na prowadzenie lokalu
gastronomicznego.
Organizatorem konkursu jest Uniwersytet Przyrodniczo – Humanistyczny w Siedlcach, z siedzibą przy ul.
Konarskiego 2.
Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od prowadzenia konkursu w każdym momencie, bez
podawania przyczyn.
§3
1.
2.
W konkursie mogą wziąć udział wyłącznie przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie
usług gastronomicznych, co potwierdzone jest adnotacją w stosowanym rejestrze, z zastrzeżeniem ust. 2.
W konkursie nie mogą uczestniczyć:
1) podmioty, które w dniu wszczęcia konkursu posiadały w stosunku do Organizatora jakiekolwiek
zaległości (finansowe, rzeczowe) z tytułu wcześniejszych umów najmu;
2) podmioty, które prowadzą działalność o której mowa w ust. 1 przez okres krótszy niż 2 lata, licząc od
dnia wszczęcia konkursu.
§4
Wszystkie czynności w ramach konkursu, wynikające z niniejszego regulaminu przeprowadza komisja
konkursowa powołana przez kanclerza.
II. Sposób i tryb przeprowadzenia konkursu.
§5
Konkurs przeprowadza się w dwóch etapach:
1) etap pierwszy – polegający na analizie i ocenie przez członków komisji konkursowej złożonych ofert
pisemnych, skutkujący wyłonieniem grupy najwyżej ocenionych Uczestników, zaproszonych do udziału
w drugim etapie konkursu;
2) etap drugi – polegający na przeprowadzeniu przez komisję konkursową bezpośrednich rozmów
z Uczestnikami wyłonionymi w pierwszym etapie konkursu.
§6
1.
Etap pierwszy konkursu wszczyna się ogłoszeniem zamieszczonym na stronie internetowej Organizatora.
Zamieszczenie ogłoszenia o konkursie na stronie internetowej organizatora stanowi wszczęcie konkursu.
2.
Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) określenie przedmiotu konkursu;
2) określenie sposobu udzielania informacji dotyczących konkursu oraz osoby do tego uprawnionej;
3) wskazanie terminu, w którym możliwe jest obejrzenie pomieszczeń, będących przedmiotem najmu;
4) wskazanie miejsca publikacji regulaminu konkursu;
5) wskazanie wysokości czynszu najmu;
6) termin i miejsce złożenia ofert pisemnych;
7) zastrzeżenie prawa do odstąpienia od prowadzenia konkursu bez podania przyczyn.
3.
Organizator może:
1) powiadomić o wszczęciu konkursu znanych sobie potencjalnych Uczestników;
2) zamieścić informację o wszczęciu konkursu w czasopiśmie lokalnym.
§7
Uczestnicy konkursu mogą oglądać pomieszczenia będące przedmiotem najmu wyłącznie w terminach
podanych w ogłoszeniu, o którym mowa w § 6.
§8
1. Uczestnicy konkursu składają oferty pisemne, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1
do niniejszego Regulaminu, zawierające w szczególności:
1) opis doświadczenia Uczestnika w zakresie świadczenia usług gastronomicznych, w tym rodzaj, zakres,
charakter i okres prowadzenia działalności gastronomicznej;
2) opis potencjału lokalowego, kadrowego i sprzętowego Uczestnika;
3) szczegółowy opis koncepcji i proponowanych warunków prowadzenia działalności w wynajmowanym
lokalu gastronomicznym, w tym co najmniej zakładane godziny otwarcia, proponowane menu, standard
i różnorodność posiłków, deklarowane maksymalne ceny posiłków;
4) inne, istotne w ocenie Uczestnika informacje.
2. Do ofert należy dołączyć:
1) dokumenty potwierdzające jakość świadczonych usług gastronomicznych (referencje, listy polecające
itp.);
2) dokument, opisujący finansowo – ekonomiczne założenia prowadzenia działalności w wynajmowanym
lokalu gastronomicznym (biznesplan);
3) dokumenty rejestrowe (w szczególności odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, wypis z Centralnej
Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).
3. Oferty winny być umieszczone w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu, oznaczonym napisem
„Oferta na wynajem bufetu w gmachu Wydz. Humanistycznego”.
4. Komisja konkursowa odrzuca ofertę, jeżeli:
1) nie odpowiada warunkom konkursu;
2) nie zawiera wszystkich elementów wskazanych w ust. 1 i 2;
3) złożona została przez podmiot nie spełniający warunków, o których mowa w § 3 ust. 1;
4) złożona została przez podmiot, w stosunku do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w § 3 ust.
2;
5) została złożona po wyznaczonym terminie;
6) jest nieczytelna lub budzi niedające się usunąć wątpliwości co do jej treści.
§9
1.
Komisja konkursowa dokona swobodnej, uznaniowej oceny złożonych ofert pisemnych, uwzględniając
następujące kryteria:
1) doświadczenie Uczestnika;
2) jakość świadczonych usług;
3) potencjał Uczestnika (kadrowy, lokalowy, sprzętowy);
4) koncepcja i zakładane warunki prowadzenia działalności
5) założenia finansowo - ekonomiczne prowadzenia działalności;
6) inne, niewymienione wyżej elementy, mające wpływ na ocenę i wybór najemcy.
2. Czynsz najmu, ustalony przez Organizatora w stałej, równej dla wszystkich Uczestników wysokości, nie
stanowi kryterium wyboru oferty i nie podlega ustaleniu w toku konkursu.
3. Do drugiego etapu konkursu zakwalifikowanych zostanie nie więcej niż 3 Uczestników, którzy w ocenie
komisji konkursowej dają najwyższą rękojmię wysokiego standardu i należytych warunków prowadzenia
działalności w wynajmowanym lokalu gastronomicznym.
§ 10
1. Z przeprowadzonego pierwszego etapu konkursu sporządza się protokół zawierający w szczególności:
1) informacje na temat Uczestników, którzy złożyli oferty pisemne;
2) wskazanie Uczestników zakwalifikowanych do drugiego etapu konkursu wraz z uzasadnieniem
ich wyboru.
2. Protokół podpisują członkowie komisji konkursowej. Protokół podlega zatwierdzeniu przez Kanclerza.
3. Zawiadomienie o rozstrzygnięciu pierwszego etapu konkursu przekazuje się wszystkim Uczestnikom.
§ 11
1. Uczestnikom wybranym w toku pierwszego etapu konkursu przekazuje się zaproszenie do udziału w drugim
etapie konkursu, zawierające w szczególności:
1) termin i miejsce przeprowadzenia spotkania z członkami komisji konkursowej;
2) określenie przedmiotu spotkania z członkami komisji konkursowej;
3) zastrzeżenie prawa do odstąpienia od konkursu bez podania przyczyn.
2. Celem drugiego etapu konkursu jest w szczególności wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości wynikających
z analizy ofert pisemnych oraz uzyskanie przez członków komisji konkursowej dalszych informacji,
niezbędnych do dokonania oceny Uczestników.
§ 12
1. Po przeprowadzeniu rozmów ze wszystkimi zaproszonymi do drugiego etapu konkursu Uczestnikami,
komisja konkursowa dokonuje wyboru najemcy lokalu gastronomicznego.
2. Do wyboru najemcy stosuje się odpowiednio przepis § 9 ust. 1.
3. Rozstrzygnięcie komisji konkursowej wymaga pisemnego uzasadnienia, zawierającego w szczególności
ocenę poszczególnych ofert w kontekście kryteriów wskazanych w § 9 ust. 1 oraz wzajemne porównanie
ofert.
§ 13
1.
Z przeprowadzonego drugiego etapu konkursu sporządza się protokół. Protokół powinien zawierać
informacje o:
1) terminie i miejscu przeprowadzenia spotkań z Uczestnikami;
2) Uczestnikach zaproszonych do udziału w drugim etapie konkursu;
3) wskazanie Uczestnika wybranego jako najemca lokalu gastronomicznego wraz z uzasadnieniem
wyboru;
4) dacie sporządzenia protokołu;
2.
Protokół drugiego etapu konkursu podpisują członkowie komisji konkursowej. Protokół podlega
zatwierdzeniu przez Kanclerza.
§ 14
Organizator niezwłocznie powiadomi Uczestników konkursu o jego wyniku albo o zamknięciu konkursu bez
dokonania wyboru.
§ 15
W przypadku gdy Uczestnik, który został wybrany jako najemca uchyli się od zawarcia umowy najmu,
Organizator może zaproponować zawarcie umowy Uczestnikowi, którego oferta uznana została za kolejną,
najkorzystniejszą.
III. Komisja konkursowa
§ 16
1. Komisja konkursowa jest organem pomocniczym Kanclerza, powołanym do przygotowania
i przeprowadzenia konkursu.
2. Pracami komisji kieruje jej przewodniczący.
3. Komisja podejmuje rozstrzygnięcia w drodze głosowania, zwykłą większością głosów.
4. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego komisji.
5. Udział w posiedzeniach komisji jest obowiązkowy.
6. W pracach komisji, na zaproszenie przewodniczącego, z głosem doradczym mogą brać udział osoby
niebędące członkami komisji (w szczególności pracownicy Wydz. Humanistycznego).
§ 17
Komisja konkursowa wykonuje czynności związane z przebiegiem konkursu, w szczególności:
1) przygotowuje treść ogłoszenia i korespondencji z Uczestnikami konkursu;
2) określa, w porozumieniu z Kanclerzem, warunki prowadzenia wynajmu pomieszczeń;
3) dokonuje otwarcia ofert pisemnych, sprawdza kompletność złożonych ofert oraz dokonuje ich oceny;
4) przeprowadza rozmowy z Uczestnikami w ramach drugiego etapu konkursu;
5) proponuje Kanclerzowi wybór Uczestnika, z którym zawarta będzie umowa najmu;
6) zawiadamia Uczestników o wynikach konkursu.
§ 18
Wszystkie posiedzenia komisji są protokołowane. Protokoły podpisuje przewodniczący komisji i wszyscy obecni
na posiedzeniu jej członkowie.
IV. Postanowienia końcowe.
§ 19
Wszelka korespondencja pomiędzy Organizatorem i Uczestnikami w ramach konkursu odbywa się
za pośrednictwem poczty elektronicznej.
§ 20
Regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Kanclerza.