zapytanie ofertowe - Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i

ZAPYTANIE OFERTOWE
Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (dalej NFOŚiGW), zaprasza
do złożenia oferty na organizację i obsługę logistyczną dwudniowego szkolenia wyjazdowego
z udziałem pracowników NFOŚiGW i WFOŚiGW.
Oferty prosimy składać na adres [email protected] do dnia 24 czerwca 2013 r.,
do godz. 12.00.
Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)
Słownik terminów używanych w OPZ:
Ośrodek szkoleniowy: budynek spełniający wymagania określone w pkt 5 OPZ,
Szkolenie wyjazdowe (dalej zwane szkoleniem): dwudniowy pobyt pracowników NFOŚiGW
i WFOŚiGW w ośrodku szkoleniowym, realizujących założony program w określonym terminie
(szkolenie merytoryczne zapewnia Zamawiający),
Uczestnictwo w szkoleniu: potwierdzenie przez uczestnika swojej obecności na liście,
w każdym dniu szkolenia,
Osobodzień – rozumiany jako wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu wykonania
Umowy w ciągu jednego dnia szkolenia wyjazdowego, zgodnie z programem szkolenia,
za 1 osobę,
Ostateczna lista uczestników: lista uczestników dostarczona Wykonawcy najpóźniej
w dniu poprzedzającym szkolenie, do godz. 12.00,
Dni – dni kalendarzowe,
Siedziba Zamawiającego: ul. Konstruktorska 3A w Warszawie.
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa logistyczna dwudniowego szkolenia
wyjazdowego z udziałem pracowników NFOŚiGW i WFOŚiGW.
1.
ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY:
a) przedstawienia, w ciągu 2 dni od dnia podpisania Umowy, szczegółowej informacji (foldery,
adresy stron internetowych) na temat co najmniej 3 ośrodków szkoleniowych spełniających
wymagania określone w pkt. 6 OPZ, z których Zamawiający dokona wyboru i zatwierdzi
1 ośrodek szkoleniowy,
b) przewozu uczestników, spod siedziby Zamawiającego do miejsca realizacji szkolenia
i z powrotem pod siedzibę Zamawiającego, środkiem transportu spełniającym wymogi
bezpieczeństwa drogowego określone w pkt 10 OPZ,
c) zapewnienia uczestnikom szkolenia noclegów, sali konferencyjnej, wyżywienia, dodatkowych
materiałów szkoleniowych i ubezpieczenia, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt
5,6,7,8 OPZ,
d) zapewnienia organizacji i obsługi logistycznej na szkoleniu w postaci swojego
przedstawiciela w charakterze opiekuna grupy, o którym mowa w pkt 11 OPZ.
2. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Termin wykonania zamówienia – 4 – 5 lipca 2013 r.
Za zgodą obu Stron, dopuszcza się możliwość zmiany terminu szkolenia, jednakże
nie później niż 5 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia.
3. CEL I ZAKRES MERYTORYCZNY SZKOLENIA:
Szkolenie merytoryczne ma na celu wymianę doświadczeń, informacji i wiedzy pomiędzy
uczestnikami szkolenia, którzy we własnym zakresie przygotują materiały szkoleniowe
i przeprowadzą szkolenie merytoryczne.
4.
PROGRAM SZKOLENIA:
czwartek 4 lipca 2013 r.
do godz. 15.00
15.00
16.00-17.00
17.00-17.45
17.45-18.30
19.00 -
Przyjazd uczestników szkolenia do Warszawy do NFOŚiGW
przy
ul. Konstruktorskiej
3a
lub
opcjonalnie
bezpośrednio
do ośrodka
Wyjazd autokaru do ośrodka
Zakwaterowanie, poczęstunek (kawa, herbata, soki, woda, kanapki)
Spotkanie z P. Jackiem Gdańskim – Zastępcą Prezesa Zarządu
NFOŚiGW. Współpraca księgowych NFOŚiGW i WFOŚiGW w realizacji
wspólnej Strategii działania na lata 2013-2016 z perspektywą do 2020 r.
Przedstawienie form dofinansowania WFOŚiGW ze środków NFOŚiGW
Dyskusja, wymiana poglądów
Uroczysta obiadokolacja
piątek 5 lipca 2013 r.
8.00-9.00
9.00-9.30
9.30-10.00
10.00-10.30
10.30-11.15
11.15-11.45
11.45-12.30
13.00
14.00
Śniadanie
Omówienie
zasad
(polityki)
rachunkowości
NFOŚiGW
i sprawozdania finansowego za 2012 r. - Barbara Wiśniewska – Główna
Księgowa NFOŚiGW
Zasady pozyskiwania środków z pomocy technicznej Rachunku
klimatycznego w aspekcie porozumienia w sprawie powierzenia
niektórych czynności WFOŚiGW, w ramach Krajowego Systemu
Zielonych Inwestycji - Izabela Nowara-Fienko – Kierownik Wydziału Opłat
Środowiskowych w NFOŚiGW
Przerwa Kawowa
Wybrane zagadnienia z zakresu postępowania z nieprawidłowościami
w PO IiŚ w NFOŚiGW – Rafał Konarski - Z-ca Dyrektora Departamentu
Kontroli Zamówień Publicznych
Reguła wydatkowa określona w art.12 ust.2 ustawy z dnia 13 kwietnia
2012 r. o zmianie ustawy Prawo ochrony środowiska, wynikająca
z obowiązków wdrażających dyrektywę CAFE - Barbara Wiśniewska –
Główna Księgowa NFOŚiGW
Dyskusja, wymiana poglądów
Obiad
Odjazd autokarem do Warszawy
5. MIEJSCE SZKOLENIA:
Ośrodek szkoleniowy w miejscowości znajdującej się najdalej w promieniu 40 km od granic
Warszawy, spełniający poniższe wymagania:
a) ośrodek szkoleniowy nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu
lub w miejscu o natężonym hałasie (minimalna odległość to 0,5 km),
b)
c)
d)
e)
f)
g)
zakwaterowanie w ośrodku szkoleniowym o ustalonym standardzie, minimum
trzygwiazdkowym,
zakwaterowanie w ośrodku szkoleniowym stanowiącym jeden budynek,
noclegi z pierwszego na drugi dzień szkoleniowy oraz zakwaterowanie w pokojach
jednoosobowych lub dwuosobowych, każdy z łazienką. Liczba pokoi jednoosobowych nie
będzie wyższa niż 40% wszystkich pokoi zamówionych na szkolenie,
sala szkoleniowa w wielkości stosownej do liczby uczestników szkolenia, zapewniająca
ergonomiczne, bezpieczne i higieniczne warunki pracy i nauki, w ośrodku szkoleniowym
w którym zakwaterowani są uczestnicy szkolenia,
wyposażenie sali szkoleniowej: stoły, krzesła, tablica flipczartowa z papierem, markery, rzutnik
multimedialny z możliwością podłączenia laptopa, laptop, rzutnik na folie, ekran do rzutników,
system nagłośnieniowy, klimatyzacja, dodatkowe materiały szkoleniowe dla każdego uczestnika
szkolenia w postaci: notatnika, długopisu i zakreślacza,
pomieszczenie bagażowe, zapewniające bezpieczne składowanie bagaży, w przypadku
przyjazdu uczestników szkolenia przed rozpoczęciem doby hotelowej lub przy konieczności
zwolnienia pokoi przed zakończeniem szkolenia lub w przypadku zakończenia szkolenia po
upływie ostatniej doby hotelowej.
6. WYŻYWIENIE UCZESTNIKÓW:
Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie:
a) spożywania przez uczestników posiłków w restauracji znajdującej się w ośrodku szkoleniowym,
b) menu, które dostarczy Zamawiającemu na 7 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia,
do zatwierdzenia,
c) wyżywienia w układzie:
d) Poczęstunek: kanapki, kawa, herbata, soki, woda.
e) Śniadanie: w formie tzw. „szwedzkiego stołu”.
f) Przerwa kawowa: kawa, herbata (różne rodzaje, w tym zielona), słodycze (np.: ciasta,
ciasteczka, cukierki), mleko, cukier, cytryna, soki, woda mineralna i owoce (np.: banany, jabłka,
mandarynki, winogrona itp.). Wykonawca zapewni dostęp do poczęstunku składającego się na
przerwę kawową, w ciągu całego czasu trwania szkolenia merytorycznego (wykładu).
g) Obiadokolacja: będzie zorganizowana w uroczystej formie w restauracji i zawierać będzie po 2
ciepłe posiłki dla każdego uczestnika szkolenia, przystawki, sałatki warzywne i owocowe, desery
oraz ciepłe i zimne napoje.
Wykonawca zapewni możliwość wyboru wersji wegetariańskiej w zakresie wszystkich posiłków,
po uprzednim zgłoszeniu przez Zamawiającego.
7. UBEZPIECZENIE:
Wykonawca ubezpieczy każdego uczestnika w trakcie podróży i pobytu w ośrodku od następstw
nieszczęśliwych wypadków (NNW) na kwotę nie mniejszą niż równowartość 10 000,00 zł.
8. MATERIAŁY SZKOLENIOWE:
Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie dodatkowych materiałów szkoleniowych w postaci
notatnika, długopisu i zakreślacza dla każdego uczestnika szkolenia.
9. UCZESTNICY:
W szkoleniu uczestniczyć będą pracownicy NFOŚiGW i WFOŚiGW, w łącznej liczbie nie więcej niż
34 osoby i nie mniej niż 25 osób. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany/modyfikacji listy
uczestników, nie później niż 1 dzień przed rozpoczęciem szkolenia do godz. 12:00 (ostateczna lista
uczestników).
W przypadku zmniejszenia liczby uczestników (maksymalnie o 9 osób z 34 planowanych)
Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu.
10. TRANSPORT:
Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie:
a) transportu uczestników, spod siedziby Zamawiającego na miejsce realizacji szkolenia
i z powrotem pod siedzibę Zamawiającego,
b) środka transportu spełniającego wymogi bezpieczeństwa drogowego, o wysokim standardzie,
wyposażonego w klimatyzację, odpowiedniego do liczebności grupy uczestników szkolenia,
c) doświadczonego kierowcy z bardzo dobrą znajomością trasy przejazdu.
11. LOGISTYKA SZKOLENIA:
11.1. Przed szkoleniem:
a) Zamawiający dostarcza Wykonawcy imienną listę uczestników szkolenia, najpóźniej na
5 dni przed terminem jego rozpoczęcia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość
zmiany/modyfikacji listy obecności, najpóźniej w dniu poprzedzającym szkolenie, do godz.
12.00, przesyłając Wykonawcy ostateczną listę uczestników szkolenia,
b) na podstawie ostatecznej listy uczestników, Wykonawca sporządza alfabetyczną listę obecności
uczestników szkolenia, osobną na każdy dzień szkolenia,
c) w dniu wyjazdu na szkolenie, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu kopię wykupionego
ubezpieczenia (NW) dla uczestników szkolenia, potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
11.2. W trakcie szkolenia:
Wykonawca zapewni organizację i obsługę logistyczną na szkoleniu w postaci swojego
przedstawiciela w charakterze opiekuna grupy, który będzie sprawował nadzór nad:
a) sprawną realizacją zamówienia,
b) zapewnieniem wysokiego poziomu obsługi uczestników szkolenia począwszy od zbiórki
uczestników szkolenia pod siedzibą Zamawiającego przed wyjazdem na szkolenie, do powrotu
ze szkolenia,
c) przygotowaniem sali szkoleniowej, zgodnie ze zgłoszonym przez Zamawiającego
zapotrzebowaniem (ustawienie stołów, wyposażenie sali zgodnie z pkt 5 f) OPZ itp.) i rozłożenie
dodatkowych materiałów szkoleniowych,
d) sprawnym i właściwym zakwaterowaniem uczestników szkolenia w ośrodku,
e) podpisaniem list obecności przez wszystkich uczestników, w każdym dniu szkolenia.
11.3. Po szkoleniu:
a) Wykonawca przeprowadzi ankiety oceny szkolenia, przygotowane przez Zamawiającego,
po zakończeniu szkolenia,
b) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu w ciągu 2 dni po zakończonym szkoleniu, protokół
odbioru, który winien zawierać między innymi:
- imiona i nazwiska uczestników szkolenia,
- imię i nazwisko opiekuna grupy, przedstawiciela Wykonawcy,
- termin i miejsce szkolenia,
- informację o przebiegu szkolenia (program wyjazdu szkoleniowego przygotowany przez
Zamawiającego),
- oryginały list obecności,
- oryginały ankiet oceny szkolenia.
12. ROZLICZENIE SZKOLENIA:
Rozliczenie szkolenia nastąpi na podstawie listy uczestników szkolenia zgłoszonej Wykonawcy nie
później niż w dniu poprzedzającym szkolenie, do godz. 12.00.
Z powodu zmniejszenia liczby uczestników szkolenia, w stosunku do zgłoszonej wstępnie liczby
uczestników z 34 do 25 osób, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu.
Za jednostkę rozliczeniową przyjmuje się 1 osobodzień, rozumiany jako wszelkie koszty, jakie
poniesie Wykonawca z tytułu wykonania Umowy w ciągu jednego dnia szkolenia wyjazdowego,
zgodnie z programem szkolenia, za 1 osobę.
Koszt uczestnictwa w szkoleniu 1 osoby będzie dwukrotnością ceny za 1 osobodzień.
Po zakończeniu szkolenia, Wykonawca wystawi oddzielne faktury dla NFOŚiGW i każdego
WFOŚiGW, zgodnie z listą uczestników szkolenia wg stanu na dzień 03.07.2013 r, godz. 12.00.
Rozliczenie szkolenia dokonane będzie zgodnie ze wzorem:
Koszt 1 osobodnia x liczba uczestników szkolenia ze wskazanej na liście uczestników instytucji x 2
dni szkoleniowe.
Wystawienie faktur za realizację szkolenia nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru przez
Zamawiającego i Wykonawcę, potwierdzającego prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia.
Płatność nastąpi w terminie 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionych faktur VAT.
13. CENA SZKOLENIA.
Cena szkolenia zawiera koszty:
a) Zorganizowania i zapewnienia obsługi logistycznej dwudniowego szkolenia wyjazdowego,
dla pracowników NFOŚiGW i WFOŚiGW,
b) Dodatkowych materiałów szkoleniowych, dla każdego uczestnika szkolenia,
c) Zapewnienia uczestnikom szkolenia noclegów, sali konferencyjnej, wyżywienia, ubezpieczenia
i transportu,
d) Zapewnienia organizacji i obsługi logistycznej na szkoleniu w postaci swojego przedstawiciela
w charakterze opiekuna grupy.
Ponadto Zamawiający informuję, że w związku z finansowaniem szkoleń ze środków publicznych
umowa zawierać będzie poniższe zapisy dotyczące kar umownych za niewykonanie lub
nienależyte wykonanie zamówienia:
1.
ZAMAWIAJĄCY może dochodzić od WYKONAWCY kar umownych w następujących
przypadkach:
a) nieprzystąpienia do wykonywania obowiązków umownych lub odstąpienia przez
WYKONAWCĘ od ich wykonywania w zakresie określonym Umową albo rozwiązania
Umowy przez ZAMAWIAJĄCEGO z przyczyn leżących wyłącznie po stronie
WYKONAWCY – w wysokości 25% maksymalnego wynagrodzenia za wykonanie
przedmiotu Umowy określonego w § 4 ust.1,
b) przeprowadzenia szkolenia niezgodnie z postanowieniami Umowy lub bez należytej
staranności, a w szczególności za jego niski poziom, potwierdzony wynikami ankiet
ewaluacyjnych przez co najmniej 60% słuchaczy - w wysokości 10% maksymalnego
wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy określonego w § 4 ust.1,
c) nie przeprowadzenia szkolenia w terminie ustalonym przez Strony na podstawie Umowy
- 25% maksymalnego wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy określonego
w § 4 ust.1, pod warunkiem, że wyłączną odpowiedzialność za powyższe ponosi
WYKONAWCA.
2.
3.
4.
ZAMAWIAJĄCY, niezależnie od prawa do żądania zapłaty kary umownej, może rozwiązać
Umowę bez wypowiedzenia w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy
przez WYKONAWCĘ, a w szczególności:
a)
nieprzystąpienia do wykonywania obowiązków umownych lub odstąpienie przez
WYKONAWCĘ od ich wykonywania w terminie wskazanym w umowie,
b)
stwierdzenia przez ZAMAWIAJĄCEGO przyczyn leżących wyłącznie po stronie
WYKONAWCY uniemożliwiających WYKONAWCY realizację przedmiotu zamówienia.
Ankiety ewaluacyjne, o których mowa w ust. 1 zawierają ocenę szkolenia (poziom organizacji
i obsługi logistycznej szkolenia) w skali od 2 (ocena najniższa) do 5 (ocena najwyższa). Za niski
poziom szkolenia, uważana jest ocena z ankiety dotycząca organizacji szkolenia nie wyższa
niż 3.
Niezależnie od uprawnienia do żądania kary umownej ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje prawo
dochodzenia od WYKONAWCY na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę
umowną.
Ocena ofert przez osoby wyznaczone do przeprowadzenia postępowania, dokonana zostanie
na podstawie następujących kryteriów:
Lp.
1.
2.
Nazwa kryterium
Cena za osobodzień (A)
Doświadczenie Wykonawcy (B)
Waga
40%
60%
Ocena będzie dokonywana według skali punktowej przy założeniu, że maksymalna punktacja
wynosi 400 punktów (wartość punktowa oferty x wartość punktowa wagi), w następujący sposób:
Warunek dla wykonawcy:
Warunkiem przystąpienia do postępowania o udzielenie zamówienia na organizację
i obsługę logistyczną dwudniowego szkolenia wyjazdowego dla pracowników NFOŚiGW
i WFOŚiGW, jest wykonanie co najmniej 3 usług, z których każda polegała na obsłudze logistycznej
(w tym w szczególności na zapewnieniu transportu, noclegu, sali szkoleniowej i wyżywienia)
minimum dwudniowego wyjazdu grupowego w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania
zapytania ofertowego, przy czym łączna liczba uczestników tych trzech wyjazdów wynosiła co
najmniej 90 osób.
Ocena będzie dokonywana według skali punktowej przy założeniu, że maksymalna punktacja
wynosi 400 punktów (wartość punktowa oferty x wartość punktowa wagi), w następujący sposób:
(A) Cena brutto za osobodzień:
Ocenie podlega cena brutto za jednego uczestnika szkolenia.
Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w następujący sposób:
- oferta z najniższą ceną otrzymuje 4 punkty, a po uwzględnieniu wartości wagi – 160 pkt.
- pozostałe oferty są punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej:
(X:Y) x 4 x 40
gdzie:
X = najniższa cena
Y = cena ocenianej oferty
(B) Doświadczenie wykonawcy:
W ramach kryterium „doświadczenie wykonawcy” punkty przyznawane będą w następujący sposób:
Oferta wykonawcy, który w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania
ofertowego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał
należycie, w ramach jednej bądź większej liczby umów/kontraktów:
3 usługi, z których każda polegała na obsłudze logistycznej (w tym w szczególności
na zapewnieniu transportu, noclegu, sali szkoleniowej i wyżywienia) minimum dwudniowego
wyjazdu grupowego, przy czym łączna liczba uczestników tych trzech wyjazdów wynosiła
co najmniej 90 osób - otrzymuje 0 punktów,
od 4 do 6 usług, z których każda polegała na obsłudze logistycznej (w tym w szczególności
na zapewnieniu transportu, noclegu, sali szkoleniowej i wyżywienia) minimum dwudniowego
wyjazdu grupowego, przy czym łączna liczba uczestników tych wyjazdów wynosiła
co najmniej 180 osób - otrzymuje 1 punkt,
od 7 do 9 usług, z których każda polegała na obsłudze logistycznej (w tym w szczególności
na zapewnieniu transportu, noclegu, sali szkoleniowej i wyżywienia) minimum dwudniowego
wyjazdu grupowego, przy czym łączna liczba uczestników tych wyjazdów wynosiła
co najmniej 240 osób - otrzymuje 2 punkty,
od 10 do 12 usług, z których każda polegała na obsłudze logistycznej (w tym
w szczególności na zapewnieniu transportu, noclegu, sali szkoleniowej i wyżywienia)
minimum dwudniowego wyjazdu grupowego, przy czym łączna liczba uczestników tych
wyjazdów wynosiła co najmniej 270 osób - otrzymuje 3 punkty,
od 13 do 15 usług, z których każda polegała na obsłudze logistycznej (w tym
w szczególności na zapewnieniu transportu, noclegu, sali szkoleniowej i wyżywienia)
minimum dwudniowego wyjazdu grupowego, przy czym łączna liczba uczestników tych
wyjazdów wynosiła co najmniej 420 osób - otrzymuje 4 punkty,
W celu potwierdzenia spełniania powyższego, wykonawca przedstawi Zamawiającemu
w formie oświadczenia wykaz usług (minimum dwudniowych wyjazdów grupowych) wykonanych
w ciągu ostatnich 12 miesięcy od dnia otrzymania zapytania ofertowego, których realizacja polegała
na zapewnieniu obsługi logistycznej, jako załącznik do oferty, zgodnie z poniższą tabelą:
L.p.
Krótki opis usług
liczba
uczestników
wyjazdów
grupowych
Data wykonania
początek
zakończenie
(data)
(data)
Odbiorca
1.
2.
3.
…
Punkty (wartość punktowa oferty) w ramach kryterium – Doświadczenie wykonawcy – przyznaje się
w następujący sposób:
(liczba punktów za liczbę wykonanych usług) x 60
Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która przy uwzględnieniu powyższych kryteriów i
ich wag otrzyma najwyższą punktację obliczoną wg wzoru:
Ocena = A + B
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie
lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z
najniższą ceną.
Szacowana kwota przeznaczona na realizację zamówienia: 18 700,00 zł brutto, w tym 23%
VAT.