Czy umowa zawarta z przedstawicielem handlowym przedsiębiorcy

Czy umowa zawarta
z przedstawicielem handlowym
przedsiębiorcy przez internet
jest ważna?
Maciej Zych
Często mawia się, że prawo nie nadąża za tempem zmian rzeczywistości, szczególnie za postępem technologii. Dobrze widać to na przykładzie reguł reprezentacji przedsiębiorców,
słabo dostosowanych zwłaszcza do transakcji
dokonywanych przez internet. Na szczęście
sądy odnoszą się do tego problemu ze zrozumieniem.
Dla osób bez wykształcenia prawniczego może być
pewnym zaskoczeniem, że kontaktując się z przedstawicielem handlowym czy – szerzej – pracownikiem
przedsiębiorstwa nie mogą automatycznie zakładać, że
dokonane z nim ustalenia będą wiążące w świetle prawa. Tak jednak właśnie jest, bowiem co do zasady
upoważniony do działania w imieniu przedsiębiorcy
jest, zależnie od jego formy prawnej, albo jego zarząd
(np. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub
akcyjnej, spółdzielni), albo jego poszczególni wspólnicy
(np. w spółce jawnej, komandytowej, partnerskiej), albo
on sam, jeżeli prowadzi tzw. jednoosobową działalność
gospodarczą i w świetle prawa cywilnego jest traktowany po prostu jako osoba fizyczna.
Te podstawowe mechanizmy reprezentacji słabo odpowiadają współczesnej praktyce handlu, zwłaszcza
z udziałem większych przedsiębiorstw, które w zakresie standardowych, bieżących transakcji (zarówno
z innymi przedsiębiorcami, jak i z konsumentami) reprezentowane są zwykle przez różnego rodzaju przedstawicieli, np. pracowników działu sprzedaży, handlu
czy eksportu. Dodatkowo normą staje się, że ustaleń
tego rodzaju dokonuje się przez internet.
Co do zasady ryzyko przekroczenia uprawnień
ponosi klient
Oczywiście przedsiębiorca, niezależnie od swojej formy
prawnej, może udzielić zatrudnianym przez siebie osobom odpowiedniego pełnomocnictwa. Nie zmienia to
jednak faktu, że co do zasady ryzyko związane z tym,
czy przedstawiciel rzeczywiście jest umocowany do
dokonania konkretnej czynności, ponosi kontaktujący
się z nim kontrahent przedsiębiorstwa. W razie ewentualnego procesu to na nim spoczywać będzie obowiązek udowodnienia, że przedsiębiorca był należycie reprezentowany przy czynnościach (np. przy zawarciu
umowy/przyjęciu zamówienia), z których dany kontrahent wywodzi swoje żądania. Nietrudno domyślić się,
że wykazanie takiego umocowania na etapie sporu
sądowego może być utrudnione.
W zasadzie nie rozwiązuje takiego problemu nawet
sądowe zobowiązanie pozwanego przedsiębiorcy do
przedłożenia dokumentów wskazujących zakres upoważnienia danego przedstawiciela, bowiem tylko od
jego uczciwości zależeć będzie, czy przedłoży autentyczne dokumenty, zamiast np. oświadczyć, że nigdy
takich nie było, bo pracownik przecież umocowany nie
był. Może to być zresztą prawda, np. gdy dany przedsiębiorca nie zadbał o to, aby zawrzeć odpowiednie
upoważnienie na piśmie.
Stare prawo w nowych czasach
Jest jednak kilka sposobów, na które można próbować
zaradzić trudnej pozycji procesowej kontrahenta
w tego typu sporach. Tutaj omówimy tylko jeden
z nich, który udało się z powodzeniem zastosować
w jednym z procesów prowadzonych niedawno przez
naszą kancelarię. Dotyczył on transakcji między dwoma
przedsiębiorcami uzgodnionej przez internet (korespondencja mailowa) przez jej przedstawicieli handlowych.
Chodzi o powołanie się na art. 97 Kodeksu cywilnego,
zgodnie z którym osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa
przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się
w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane
z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.
W pewnym uproszczeniu przepis ten zwalnia kontrahenta przedsiębiorcy z konieczności dowodzenia, że
jego przedstawiciel był umocowany do dokonania danej
czynności, gdy chodzi o czynności (transakcje) typowe
dla danego podmiotu oraz – co kluczowe – gdy przedstawiciel znajdował się w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności. W założeniu
przepis ten rozwiązywać miał problem niekorzystnego i
w pewnych sytuacjach dość niesprawiedliwego rozkładu ryzyka między przedsiębiorcą a jego klientem w
większości sporów dotyczących standardowych transakcji.
Problem, który czytelnik zapewne już dostrzega, polega
na tym, że art. 97 k.c. nijak się ma do komunikacji na
odległość, zwłaszcza za pomocą internetu, kiedy to
kwestia fizycznego zlokalizowania pracownika ma drugorzędne znacznie. Z drugiej strony trudno się dziwić
takiemu sformułowaniu przepisu, ponieważ oddaje on
ducha innych czasów – istnieje w niezmienionej formie
od uchwalenia Kodeksu cywilnego (1964 r.) i powtarza
niemal dosłownie treść art. 68 Kodeksu handlowego
z 1934 r., na którym był wzorowany.
Sądy w obronie kontrahentów
Zagadnienie nieadekwatności art. 97 k.c. do współczesnych uwarunkowań coraz częściej dostrzegane jest
w orzecznictwie. Sądy konsekwentnie rozszerzają zastosowanie przepisu na różne przypadki komunikowania się na odległość. Przykładowo w przełomowym
orzeczeniu z 1998 r.1 Sąd Najwyższy stwierdził, że art.
97 k.c. można odnieść do pracowników mających dostęp do „urządzeń biurowych”, takich jak firmowe pieczęci i faks, za pomocą którego przesyłają kopie opieczętowanych dokumentów w imieniu przedsiębiorcy.
Rozumowanie to było potwierdzone w kolejnych orzeczeniach z 2003 r.2 i 2014 r.3 W ostatnim z nich sąd
wypowiedział się zresztą na gruncie sprawy, w której
komunikacja między stronami spornej transakcji była
prowadzona m.in. mailowo, choć wprost do tego nie
nawiązał.
Uzasadnienie rozstrzygnięcia w każdej z tych spraw
opierało się o tezę, że przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za to, komu umożliwia dostęp do firmowych
urządzeń, ponieważ ich stosowanie przez pracownika
obiektywnie mogło budzić przekonanie, że osoba ta jest
należycie umocowana. Jest to jak najbardziej właściwy
kierunek wykładni, dobrze oddający istotę i cel przepisu. Kontynuując ten tok myślenia, rozciągnięcie art. 97
k.c. także na komunikację internetową byłoby więc
uzasadnionym krokiem, zwłaszcza jeśli chodzi o wysyłanie skanów opieczętowanych i podpisanych dokumentów. Dotychczas jednak do problemu reprezentacji
przez internet na gruncie art. 97 k.c. wprost odnosiły
się tylko sądy powszechne. Przykładowo Sąd Apelacyjny w Łodzi potwierdził w jednym z wyroków4, że
przedstawiciel wyznaczony przez jedną ze stron do
komunikacji z kontrahentem stanowi osobę czynną w
lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu tego przepisu, gdy
kontaktuje się z nią internetowo i dokonuje w ten sposób ustaleń (w sprawie chodziło konkretnie o przesunięcie terminu zapłaty). Sąd uzasadnił „uwspółcześnienie” wykładni art. 97 k.c. poprzez trafne stwierdzenie,
że w dobie powszechnego korzystania z internetu jako
przekaźnika nie tylko informacji, ale i decyzji, odwoływanie
się do kryterium przestrzenno-funkcjonalnego lokalu przedsiębiorstwa traci na aktualności.
W podobnym tonie wypowiedziały się sądy obydwu
instancji (sąd okręgowy i apelacyjny) w sprawie prowadzonej przez naszą kancelarię, dodatkowo podkreślając
znaczenie „powierzenia” pracownikowi nie tylko dostępu do urządzeń firmowych takich jak komputer, ale
także firmowego adresu mailowego. Sądy akcentowały
również znaczenie funkcji (stanowiska) pełnionej przez
1
Postanowienie Sądu Najwyższego z 24 lutego 1998 r., sygn.
I CKN 517/97.
2
Wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2003 r., sygn. IV CK
286/02.
3
Wyrok Sądu Najwyższego z 6 sierpnia 2014 r., sygn. I CSK
598/13.
4
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 27 grudnia 2013 r.,
sygn. I ACa 808/13.
danego przedstawiciela i tytułu, którym w związku
z tym legitymuje się on w korespondencji z kontrahentami. Jest to słuszny kierunek, bowiem fakt posługiwania się przez pracownika tytułem np. „specjalisty ds.
sprzedaży” czy „menedżera ds. handlu” daje podstawy
do mniemania, że jest on osobą upoważnioną do reprezentacji przedsiębiorcy przy zwykłych transakcjach
przez niego dokonywanych.
Równowaga między ochroną klienta a reprezentowanego przedsiębiorcy
Nasuwa się jednak pytanie, jak daleko powinna sięgać
ochrona zaufania klienta w ramach art. 97 k.c. w przypadku komunikowania się na odległość. W końcu
o wiele łatwiej o pomyłkę co do rzeczywistego zakresu
upoważnienia osoby, której uprawnienia oceniamy na
podstawie stopki w wiadomości mailowej czy skanu
pieczątki na przesłanym dokumencie, niż w przypadku
pracownika na kasie czy w okienku dla obsługi klientów
danego przedsiębiorstwa. W tym pierwszym wypadku
o wiele łatwiej też o nadużycia. Można by więc twierdzić, że przy komunikacji na odległość powinna jednak
obowiązywać zasada ograniczonego zaufania ze strony
kontrahentów. Taka konkluzja byłaby jednak zbyt daleko idąca i niepotrzebnie zaburzałaby płynność oraz
pewność transakcji dokonywanych przez internet czy
za pomocą innych środków telekomunikacji. Nie można bowiem zapominać, że – przynajmniej zgodnie
z częścią prezentowanych poglądów – art. 97 k.c. ustanawia jedynie domniemanie umocowania, a więc przedsiębiorca może dowodzić, że mimo pozorów wskazujących na upoważnienie danej osoby do działania w jego
imieniu osoba ta w rzeczywistości wcale nie była do
tego upoważniona. W taki sposób art. 97 k.c. bywa też
często stosowany przez sądy. Przedsiębiorca w celu
obrony może wskazać np. na treść umowy z danym
pracownikiem, istnienie wewnętrznych procedur decyzyjnych, ustaloną praktykę dokonywania transakcji
z tym samym klientem lub z innymi klientami itp.
Oczywiście wszystkie tego typu dowody podlegają
sędziowskiej ocenie w zakresie wiarygodności.
Gdyby natomiast podążyć za tymi poglądami, które
wykluczają dowodzenie przez przedsiębiorcę, że osoba,
do której zastosowanie znajduje art. 97 k.c., nie była
jednak umocowana, to dla zachowania równowagi należałoby pewnie ostrożniej badać, czy przesłanki tego
przepisu są spełnione w sprawach dotyczących transakcji zawieranych na odległość. Nie zmieniłoby to jednak
ogólnej konkluzji, że omawiany przepis znajduje zastosowanie do takiej kategorii spraw, ponieważ – cytując
ponownie Sąd Najwyższy – prawo nie powinno być barierą biurokratyzującą działalność przedsiębiorstw i paraliżującą ich sprawność. W tym kontekście trzeba widzieć rolę
art. 97 k.c.5
5
Postanowienie Sądu Najwyższego z 24 lutego 1998 r., sygn.
I CKN 517/97.