Szanowny Pan Ryszard Stachowiak Wójt Gminy Sławno

Szczecin, dnia 27 stycznia 2012 r.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
WK-0913-1040/48/K/2011
Szanowny Pan
Ryszard Stachowiak
Wójt Gminy Sławno
Uprzejmie informuję Szanownego Pana Wojta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55,
poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 27 września 2011 r.
do 9 grudnia 2011 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy
Sławno. Kontrolą objęto lata 2007 – 2010.
Protokół kontroli został podpisany i przekazany Panu Wójtowi w dniu 14
grudnia 2011 r.
Pismem z dnia 11 lipca 2007 r. znak: Or IX/0902/01/07 Zastępca Wójta
Gminy Sławno zapewnił o wyeliminowaniu uchybień i nieprawidłowości wykazanych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 czerwca 2007 r. znak: WK-0913796/8/K/2007 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie.
Wyniki przeprowadzonej kontroli kompleksowej przeprowadzonej
w 2011 r. nie potwierdziły jednak wyeliminowania wszystkich uchybień wykazanych w poprzednim wystąpieniu pokontrolnym. W dalszym ciągu stwierdzono występowanie nieprawidłowości polegających na:
− udzieleniu podatnikom w 2009 r. ulg podatkowych (92) na wnioski niezawierające uzasadnienia ich ważnego interesu,
− niebieżącym podejmowaniu czynności windykacyjnych (70) wobec podatników posiadających w 2009 r. zaległości w zapłacie podatków,
− niesporządzeniu wykazów nieruchomości (4) przeznaczonych do wydzierżawienia w 2010 r.,
− nierzetelnym zaewidencjonowaniu zmian (4) w stanie nieruchomości
gminnych w 2010 r.,
2
−
wypłacaniu pracownikom zwrotów kosztów podróży służbowych (9), odbytych w 2009 r., na podstawie złożonych przez nich informacji, które
nie zawierały danych niezbędnych do ustalenia należnych diet, przeznaczonych na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
W przypadku powtórzenia się tego rodzaju sytuacji będę zmuszony wdrożyć postępowanie opisane w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
W trakcie kontroli stwierdzono, że Wójt nie powierzył innym osobom,
za ich zgodą, odpowiedzialności za wykonywanie w latach 2007 –2010 obowiązków w zakresie rachunkowości.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą
miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
W Statucie Gminy nie ujęto funkcjonujących na jej terenie placówek
oświatowych (9), co było niezgodne z art. 3 ust. 1 w związku z art. 22 ust.
1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r.
Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 8 protokołu.
2.
W 2007 r. decyzje w sprawie przyznania pracodawcom dofinansowania
kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników (12)
wydane zostały przez Zastępcę Wójta, któremu Wójt nie udzielił upoważnienia do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, czym naruszono art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca
1990 r. o samorządzie gminnym. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Zastępca Wójta, a z nadzoru Wójt – str. 33 protokołu.
3.
W dokumentacji Urzędu Gminy brak było potwierdzeń terminów doręczenia i odbiorów wydanych przedsiębiorcom w 2008 r. zezwoleń na sprzedaż
napojów alkoholowych (19) i w 2010 r. – decyzji zezwalających na zajęcie
pasów dróg publicznych na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną tych dróg (7). Ww. decyzjami ustalono
również obowiązek i wskazano terminy wniesienia stosownych opłat.
Brak pokwitowań doręczeń wnioskodawcom ww. decyzji – wymaganych
art. 39 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) uniemożliwił
sprawdzenie zachowania lub nieprzestrzegania terminów wniesienia opłat
należnych Gminie przed wydaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoho-
3
lowych oraz w oznaczonym w decyzjach – z tytułu zajęcia pasów dróg publicznych. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą odpowiednio Inspektor ds. handlu i usług oraz Kierownik Referatu Rolnictwa
Geodezji i Ochrony Środowiska, a z nadzoru Wójt – str. 45 i 47 protokołu.
4.
Przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w badanym okresie nie określono:
a) kompletnego wykazu ksiąg prowadzonych metodą tradycyjną (ręcznie),
w tym dla:
− rozrachunków z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
− odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych,
b) zasad wyceny gminnych nieruchomości gruntowych, dla których ewidencję ilościową (z określeniem powierzchni), zamiast ilościowowartościowej prowadzono w podziale na: grunty orne, użytki rolne
oraz grunty ujęte w 16 podgrupach klasyfikacji środków trwałych,
co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3b (pkt a) i ust. 2 (pkt b) ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694 z późn. zm.) w związku z § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
(Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). Nieokreślenie przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości sposobu ustalenia wartości gruntów gminnych, nieobjętych szacowaniem ich wartości przez rzeczoznawcę, a w konsekwencji – niepodjęcie czynności mających na celu nie rzadziej niż na dni
bilansowe dokonanie wyceny tych aktywów – miało niekorzystny wpływ
na rzetelność przedstawianych przez Gminę danych w zakresie jej sytuacji
majątkowej oraz wyniku finansowego za lata 2007 – 2010. Ponadto przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce nie ustalono także:
− stawki amortyzacyjnej dla gminnych wartości niematerialnych i prawnych, co było niezgodne z § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
− nie określono zasad weryfikowania i zatwierdzania sprawozdań, składanych przez podmioty, którym z budżetu Gminy przekazano dotacje celowe, czym naruszono: art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) – do 31
4
grudnia 2010 r., a następnie – art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240
z późn. zm.).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 13, 87
i 92 protokołu.
II. W zakresie rachunkowości
1.
Nie przestrzegano zasad ustalonych przepisami wewnętrznymi i obowiązującymi w zakresie ewidencjonowania nw. zdarzeń:
a) ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:
− w 2007 r. wypłaty zapomóg losowych (2) w łącznej kwocie
2.000,00 zł ujęto na koncie 851 0202 „Inne wydatki-Prowizje bankowe”, zamiast na koncie 851 020 „Zapomogi losowe”;
− w 2010 r. wydatek w kwocie 1.000,00 zł poniesiony na usługę konsumpcyjną dla pracowników (catering) ujęto na koncie 851 0202 „Inne wydatki-Prowizje bankowe”, zamiast na koncie 851 205 „Imprezy
sportowo-rekreacyjne”;
b) do ksiąg rachunkowych prowadzonych w 2009 r. (w okresie lipiec
– grudzień) dla konta 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej”
wprowadzono 3.094 zapisy (na 7.969 objętych kontrolą) na podstawie
danych wynikających z raportów kasowych, zamiast wyłącznie
na podstawie wyciągów bankowych,
co było niezgodne z zasadami funkcjonowania ww. kont wprowadzonymi
do stosowania zarządzeniami Wójta z lat 2002, 2005, 2006 i 2008 w sprawach wprowadzenia szczegółowych zasad rachunkowości. Obowiązki
w powyższym zakresie wykonywała Zastępca Skarbnika, a odpowiedzialność z nadzoru za wskazane nieprawidłowości ponosi Wójt – str. 21, 64 i
65 protokołu.
2.
Ewidencja rozrachunków z tytułu opłat należnych Gminie za korzystanie
z zezwoleń na sprzedaż alkoholu, prowadzona w 2008 r., nie spełniała
wymogów określonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tj.:
− dla ww. rozrachunków nie prowadzono ewidencji syntetycznej, która –
zgodnie z zasadą podwójnego zapisu – winna odzwierciedlać zapisy ujęte w dzienniku zdarzeń (art. 15 ust. 1);
− ewidencja analityczna, prowadzona z wyodrębnieniem nazwy przedsiębiorcy nie zawierała danych o terminach wniesienia przez nich należnych opłat zapłaconych w ratach (art. 23 ust. 2 pkt 1).
5
Obowiązki w powyższym zakresie wykonywała Zastępca Skarbnika, a odpowiedzialność z nadzoru za wskazane nieprawidłowości ponosi Wójt –
str. 46 protokołu.
3.
W 2010 r. dokonano zamiany nieruchomości gminnych na nieruchomości
stanowiące własność osób fizycznych. Nieruchomości nabyte przez Gminę,
o wartościach określonych w aktach notarialnych: Nr 41/1 i 20/1
ogółem 16.665,00 zł, 43/1 – 1.636,00 zł oraz 93/19 i 1096/6 – ogółem
181.000,00 zł (łącznie 199.301,00 zł) ujęto w księgach rachunkowych, wykazując ceny ich nabycia w kwotach odpowiednio: 158,92 zł, 224,00 zł
i 303,10 zł (łącznie 686,02 zł), co było niezgodne z art. 35 ust. 1 ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponadto ujęcie w księgach rachunkowych wartości nieruchomości nabytych przez Gminę w cenach nieodpowiadających cenom ich nabycia, wynikającym z aktów notarialnych
(różnica 198.614,98 zł) świadczy o nierzetelności tych ksiąg i stanowiło
naruszenie art. 24 ust. 2 ww. ustawy. Obowiązki w powyższym zakresie
wykonywała Zastępca Skarbnika, a odpowiedzialność z nadzoru za wskazane nieprawidłowości ponosi Wójt – str. 88 protokołu.
4.
Na wyprzedzające finansowanie projektu pn. „Remont i adaptacja szkoły
na Centrum Partnerstwa Lokalnego w Krzyni”, zrealizowanego w ramach
działania 9.3. Lokalne Inicjatywy obywatelskie Regionalnego Programu
Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013, Gminie
Dębnica Kaszubska jednostka samorządu terytorialnego udzieliła w 2010 r.
pożyczki w kwocie 29 250,00 zł. Pomimo należności wynikających z ksiąg
rachunkowych Gminy Sławno na koniec 2010 r. nie wystąpiono do dłużnika o potwierdzenie salda jego zobowiązania, co było niezgodne z art. 26
ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Obowiązki
w zakresie ewidencji ww. należności Gminy wykonywała Zastępca Skarbnika, a odpowiedzialność nadzoru za wskazane nieprawidłowości ponosi
Wójt – str. 86 protokołu.
III.
1.
W zakresie podatków i opłat, egzekucji zaległości oraz sprawozdawczości
Decyzjami (92) wydanymi w 2009 r. Wójt udzielił ulg od podatków
w formie umorzenia lub odroczenia terminów płatności tych zobowiązań
pomimo, że podatnicy nie udokumentowali okoliczności uzasadniających
udzielenie tych ulg, tj. ważnego interesu własnego bądź interesu publicznego, co było niezgodne z przepisami art. 67a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.).
6
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 41
protokołu.
2.
Decyzje w sprawach ulg od podatków wydano w 2009 r. z naruszeniem zasad, określonych przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
podatkowa:
a) decyzją BF-3114/3/4/2009 z dnia 07.12.2009 r. nie rozstrzygnięto
w pełnym zakresie wniosku z dnia 17 listopada 2009 r. złożonego przez
podatnika (nr indeksu 475), któremu umorzono II ratę podatku
od środków transportowych (840,00 zł) na jego wniosek, dotyczący
umorzenia I i II raty tego podatku (art. 207 § 2);
b) podatników nie zawiadomiono o przyczynach niedotrzymania terminów
załatwienia sprawy i nie wskazano im nowych pomimo, że na ich
wnioski
złożone
w
sprawach
niebędących
szczególnie
skomplikowanymi, ulg od zobowiązań podatkowych udzielono
decyzjami (6) wydanymi po upływie 30 dni od daty złożenia wniosków,
zamiast nie później niż w ciągu miesiąca (art. 139 § 1 i art. 140),
za co odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 41 i 42 protokołu.
3.
W deklaracji złożonej w 2009 r. na podatek od środków transportowych
podatnik (nr indeksu 475) określił swoje zobowiązanie na kwotę
1.050,00 zł, zamiast w wysokości 1.160,00 zł (różnica 110,00 zł). Pomimo
przeprowadzenia czynności sprawdzających w zakresie formalnej poprawności tego dokumentu oraz ustalenia stanu faktycznego niezbędnego dla
stwierdzenia zgodności danych zawartych w złożonej deklaracji – organ
podatkowy nie stwierdził, że zawiera ona ww. błąd. Powyższe spowodowało, że do ksiąg rachunkowych Urzędu wprowadzono przypis zobowiązania
w nieprawidłowej wysokości (1.050,00 zł), co było niezgodne z § 3 pkt 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat
i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Za wskazaną
nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. księgowości
i kontroli, a z nadzoru Skarbnik – str. 39 i 40 protokołu.
4.
W 2009 r. zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydano z naruszeniem obowiązujących przepisów w następującym zakresie:
a) zezwolenia wydano na wnioski przedsiębiorców, do których
nie załączono wszystkich wymaganych dokumentów:
- w 4 przypadkach – zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej lub odpisów z rejestru przedsiębiorców,
7
- w 10 przypadkach – potwierdzających tytuły prawne wnioskodawców do lokali, stanowiących punkty sprzedaży napojów alkoholowych,
- w 10 przypadkach – decyzji właściwego państwowego inspektora
sanitarnego o zatwierdzeniu zakładów, jako działających na rynku
spożywczym lub na rynku materiałów i wyrobów przeznaczonych
do kontaktu z żywnością, wymaganych art. 18 ust. 6 ustawy z dnia
26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.),
b) zezwolenia Nr I/6/C/2/2008 i I/9/C/4/2008 wydano w terminach
56 i 72 dni od złożenia wniosków przez przedsiębiorców (2), co było
niezgodne z art. 35 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks
postępowania administracyjnego,
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi przygotowujący
projekty decyzji – Inspektor ds. handlu i usług, a z nadzoru Wójt – str. 45
protokołu.
5.
Nie przestrzegano w 2009 r. obowiązujących przepisów w zakresie egzekucji zaległości z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego:
a) upomnienia (33) na łączną kwotę 7.886,90 zł wystawiono od 93
do 330 dni po upływie terminów płatności rat tych zobowiązań,
b) tytuły wykonawcze (37) na łączną kwotę 4.048,80 zł wystawiono
od 67 do 318 dni po upływie terminów płatności wyznaczonych
w upomnieniach,
co świadczy o nieprzestrzeganiu przez wierzyciela obowiązku
systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych,
a w przypadkach braku tych zapłat – powinności podjęcia czynności
egzekucyjnych, czym naruszono art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 17 czerwca
1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr
229, poz. 1954 z późn. zm.) w związku z § 2, § 3 ust. 1 (pkt a) i § 5 ust. 1
(pkt b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w
sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Za
wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds.
księgowości podatkowej, a z nadzoru Wójt – str. 27 protokołu.
6.
Skutki z tytułu odroczenia lub rozłożenia na raty zaległości w podatku rolnym za I półrocze 2009 r., o wartościach wynikających z decyzji wydanych
w tych sprawach w kwocie ogółem 13.455,00 zł, wprowadzono do podatkowych ksiąg rachunkowych Urzędu w wielkości 10.892,00 zł (różnica
2.563,00 zł), co świadczy o ich nierzetelności i było niezgodne z przepisa-
8
mi art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponadto powyższa nieprawidłowość spowodowała również, że niewłaściwe
dane zaprezentowano także w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP sporządzonych za wskazany okres, czym naruszono § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. księgowości i kontroli,
a z nadzoru Skarbnik – str. 42 protokołu.
IV.
1.
W zakresie spraw budżetowych, finansowych, zamówień publicznych
i gospodarowania mieniem komunalnym
W latach 2009 – 2010 jednostka samorządu terytorialnego zrealizowała zadanie inwestycyjne pn. „Budowa sieci wodociągowej (RzyszczewoBolszewo) dla miejscowości Bolszewo wraz z przyłączami ok. 4 km dla
92 gospodarstw domowych” o wartości kosztorysowej 1.456.667,71 zł.
Umowa o wykonanie dokumentacji projektowej wraz z kosztorysem inwestorskim i przedmiarem robót – nr BGK/10/09 z dnia 15.06.2009 r., za wynagrodzeniem 65.880,00 zł – nie zawierała określenia trybu rozliczenia się
inwestora z wykonawcą w przypadku nienależytego wykonania zadania,
czym naruszono – określoną art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym – zasadę zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu ochrony mienia komunalnego i zarządu tym mieniem zgodnie
z jego przeznaczeniem.
W trakcie realizacji zadania inwestycyjnego ujawniono, że złożona dokumentacja, tj. przedmiar robót wraz z kosztorysem inwestorskim, sporządzone przez wykonawcę zakładały realizację sieci wodociągowej Ø 90
o długości 3.346 m, zamiast 4.346 m (różnica 1.000 m), co było niezgodne
z § 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r.
w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.).
Nieprawidłowe sporządzenie przedmiaru robót spowodowało, że udzielając
w 2010 r. zamówienia publicznego na wykonanie omawianego zadania inwestycyjnego zamawiający nie miał możliwości wypełnienia obowiązku,
wynikającego z art. 32 ust. 1w związku z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223,
poz. 1655 z późn. zm.), polegającego na zachowaniu należytej staranności
przy określeniu jego wartości. W wyniku powyższego – dla uzyskania
oczekiwanych efektów z poniesionych nakładów – na podstawie protokołu
9
konieczności Gmina była zmuszona zlecić wykonanie robót dodatkowych
nieuwzględnionych w przedmiarze robót, a wynikających z projektu technicznego, na które poniosła nakłady w wysokości 53.667,80 zł. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 82-84 protokołu.
2.
Na wykonanie w 2009 r. zadania „Budowa sieci wodociągowej (Rzyszczewo-Bolszewo) dla miejscowości Bolszewo wraz z przyłączami ok. 4 km
dla 92 gospodarstw domowych” zaplanowano w budżecie jednostki samorządu terytorialnego ogółem 109.800,00 zł, w tym uchwałami Rady Gminy: Nr XIX/103/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. – 50.000,00 zł,
Nr XXIII/132/2009 z dnia 9 czerwca 2009 r. – 16.000,00 zł
i Nr XXVI/159/2009 z dnia 10 listopada 2009 r. – 43.800,00 zł.
Z zaplanowanych wydatków – za opracowanie map do celów projektowych – w dniu 10 czerwca 2009 r. zapłacono wykonawcy 43.920,00 zł,
a następnie na podstawie umowy nr BGK/10/09 z dnia 15 czerwca 2009 r.
zlecono wykonanie dokumentacji projektowej dla ww. zadania. Wskazaną
umową określono, że należne wynagrodzenie zostanie zapłacone wykonawcy w 2 częściach po 50%, tj. w wysokości 32.940,00 zł – po przekazaniu dokumentacji technicznej (1 kpl) z przedmiarem robót i kosztorysem,
która winna zostać przekazana inwestorowi w terminie do dnia
30.09.2009 r. (I etap) oraz w kwocie 32.940,00 zł – po uzyskaniu pozwolenia na budowę z pozostałą częścią dokumentacji, która winna zostać przekazana zamawiającemu w terminie do 31.03.2010 r. (II etap).
Dokumentacja projektowa dla zadania „Budowa sieci wodociągowej
(Rzyszczewo-Bolszewo) dla miejscowości Bolszewo …” została wykonana w terminie określonym umową, zawartą między stronami, a za wykonanie jej I pierwszego etapu – w dniu 7 października 2009 r. – zapłacono wykonawcy 32.940,00 zł (50% należnego wynagrodzenia).
Zawierając w dniu 15 czerwca 2009 r. umowę nr BGK/10/09, którą jednostka samorządu terytorialnego zobowiązała się do poniesienia w 2009 r.
wydatku w wysokości 32.940,00 zł Wójt zaciągnął zobowiązanie w kwocie
o 10.860,00 zł wyższej od wynikającej z budżetu Gminy (66.000,00 –
43.920,00 zł = 22.080,00 zł), czym naruszył art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy
z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym i art. 36 ust. 1 ustawy
z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, a dokonując – w dniu
7 października 2009 r. – wydatku w kwocie 32.940,00 zł – o 10.860,00 zł
przekroczył zakres upoważnienia do ponoszenia wydatków, określony
przez Radę Gminy w planie finansowym jednostki samorządu terytorialnego, ustalonym uchwałami budżetowymi (66.000,00 zł – 43.920,00 zł
10
= 22.080,00 zł), czym naruszył art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca
2005 r. o finansach publicznych. Ponadto stwierdzono, że na koniec 2009 r.
organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego nie podjął uchwały
w sprawie wydatków niewygasających z upływem ww. roku budżetowego,
skutkiem czego wydatek Gminy na jej zobowiązanie za realizację II etapu
zadania, wynikające z umowy nr BGK/10/09 z dnia 15 czerwca 2009 r.,
w kwocie 32.940,00 zł, powinno było zostać ujęte w budżecie jednostki
samorządu terytorialnego na 2010 r. Ww. wydatku nie ujęto w budżecie
Gminy na 2010 r., ustalonym uchwałą Nr XXVII/166/2009 z dnia 29 grudnia 2009 r., co było niezgodne z art. 165 ust. 1 i ust. 3 w związku
z art. 165a ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
W okresie styczeń – maj 2010 r. na wykonanie zadania „Budowa sieci
wodociągowej (Rzyszczewo-Bolszewo) dla miejscowości Bolszewo …”
zaplanowano w budżecie jednostki samorządu terytorialnego ogółem
1.072,000,00 zł, w tym uchwałami Rady Gminy: Nr XXVIII/189/2010
z dnia 24 marca 2010 r. – 500.000,00 zł, Nr XXX/202/2010 z dnia
28 kwietnia 2010 r. – 500.000,00 zł, Nr XXXI/207/2010 z dnia
18 maja 2010 r. – 200.000,00 zł i Nr XXXIII/220/2010 z dnia 13 lipca
2010 r. – zmniejszenie o 128.000,00 zł.
Z zaplanowanych wydatków – za dokumentację projektową wykonaną
na podstawie umowy nr BGK/10/09 z dnia 15 czerwca 2009 r.– w dniu
25 marca 2010 r. – wykonawcy zapłacono 32.940,00 zł (50 % wynagrodzenia należnego wykonawcy w łącznej kwocie 65.880,00 zł), a następnie
inwestor zlecił wykonanie robót o wartości ogółem 1.071.712,66 zł,
w tym umowami: nr BGK/14/10 z dnia 18.06.2010 r. za kwotę 996.130,00
zł realizację budowy wodociągu zbiorowego wraz z przyłączami dla miejscowości Bolszewo, z terminem wykonania zadania nie później
niż do 1.07.2010 r., nr BGK/18/10 z dnia 18.06.2010 r. za kwotę
21.914,86 zł pełnienie w okresie od 1.07.2009 r. do 30.09.2010 r. na budowie funkcji Inspektora Nadzoru i nr BGK/14a/10 z dnia 31.08.2010 r.
za kwotę 53.667,80 zł, w terminie nie później niż do 30.09.2010 r., wykonanie robót dodatkowych nieuwzględnionych w przedmiarze robót, a wynikających z projektu technicznego. Zawierając ostatnią ze wskazanych
umów – Wójt zaciągnął zobowiązanie w kwocie o 32.652,66 zł wyższej
od zaplanowanej w budżecie jednostki samorządu terytorialnego, co było
niezgodne z art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym i art. 44 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o fi-
11
nansach publicznych. Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność
ponosi Wójt – str. 29 i 79-82 protokołu.
3.
Na podstawie umowy Nr 1/2008 z dnia 7 lipca 2008 r. Fundacji „Dziedzictwo” z siedzibą w Sławnie udzielono dotacji celowej w kwocie
10.000,00 zł na wsparcie realizacji zadania publicznego pn. „Upowszechnienie wiedzy o przeszłości i promocja historycznych walorów Gminy,
ze szczególnym uwzględnieniem zasobów dziedzictwa kulturowego”. Dotacji udzielono z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96,
poz. 873 z późn. zm.) w poniższym zakresie:
a) w ogłoszeniu opublikowanym w dniu 26 maja 2008 r.:
− nie wskazano zrealizowanych przez organ administracji publicznej
w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, podmiotom, o których mowa
w art. 3 ust. 3 ww. ustawy oraz jednostkom organizacyjnym podległym organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowanym
(art. 13 ust. 2 pkt 7),
− wyznaczono termin składania ofert do dnia 20 czerwca 2008 r., zamiast co najmniej do dnia 25 czerwca 2008 r., co świadczy o niezachowaniu wymogu ogłoszenia konkursu co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem (art. 13 ust. 1);
b) w terminie wskazanym przez Gminę wpłynęła tylko jedna oferta, tj. złożona przez Fundację „Dziedzictwo” wraz z wnioskiem o przyznanie jej
dotacji w kwocie 10.000,00 zł. Komisja konkursowa oceniła złożoną
ofertę jako spełniającą wszystkie kryteria określone obowiązującym
w jednostce samorządu terytorialnego „Regulaminem otwartego konkursu ofert dla organizacji pozarządowych i podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego”, pomimo że nie zawierała ona – wymaganego § 5 ust. 3 pkt 3 ww. regulaminu – oświadczenia Fundacji o zobowiązaniu się do terminowego wykonania powierzonych jej działań;
c) umową o realizację zadania, zawartą z Fundacją, wyznaczono termin dostarczenia sprawozdania z jego wykonania do dnia 30 września 2007 r.
(wskazanie w dacie roku „2007” należy uznać za oczywistą pomyłkę
w treści umowy), tj. 60 dni po zakończeniu realizacji zadania
(31 lipca 2008 r.), zamiast w terminie 30 dni po upływie okresu, na który
umowa została zawarta, co było sprzeczne z przepisami art. 18 ust. 1
ww. ustawy oraz § 14 ust. 2 pkt 1 „Regulaminu otwartego konkursu
12
ofert dla organizacji pozarządowych i podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego”,
d) udzieloną dotację rozliczono w księgach rachunkowych jednostki
na podstawie sprawozdania Fundacji, które nie posiadało akceptu Zleceniodawcy (Urzędu Gminy) w zakresie wykonania zleconego zadania
i rozliczenia dotacji (art. 17 pkt 1 i 3).
Za wskazane nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą: Wójt (pkt a, b,
d, e) i Przewodniczący Komisji konkursowej (pkt c) – str. 73-75 protokołu.
4.
W październiku 2009 r. nieprawidłowo zlecono, a następnie na podstawie
niekompletnych dowodów księgowych rozliczono podróże służbowe:
a) dwukrotnie wystawiono polecenia oznaczone tymi samymi numerami
identyfikacyjnymi (179 i 183),
b) w jednym przypadku w poleceniu nie określono miejsca i czasu trwania
podróży,
c) polecenie wyjazdu dla Wójta (nr 175) wystawił Sekretarz pomimo,
że wyznaczonym do czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta był
jego Zastępca,
d) w rozliczeniach podróży służbowych Wójta (4) i pracowników (3) brak
było określenia czasu trwania tych podróży,
e) w jednym przypadku podróż prywatnym samochodem rozliczono
pomimo braku stosownego wniosku o jej odbycie samochodem
prywatnym oraz zgody delegującego na wykorzystanie tego rodzaju
środka transportu,
co było niezgodne z zasadami rozliczania kosztów podróży służbowych,
określonych „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych”, wprowadzoną do stosowania zarządzeniem Nr 20/2008 Wójta Gminy, przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
na obszarze kraju. (Dz. U Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz art. 22 ust. 1
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponoszą odpowiednio: pracownik prowadzący rejestr delegacji
( pkt a, b), Sekretarz ( pkt c), Zastępca Skarbnika ( pkt d, e) a z nadzoru
Wójt oraz Skarbnik – str. 66-69 protokołu.
5.
Do dnia 31 maja 2010 r. na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych przekazano odpis w wysokości 73,68%
(22.000,00 zł) zamiast co najmniej 75% równowartości odpisu ustalonego
na ten rok (minimum 22.392,34 zł), czym naruszono art. 6 ust. 2 ustawy z
13
dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
(Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 64 protokołu.
6.
Dochody z tytułu sprzedaży w 2010 r. nieruchomości objęto ewidencją
w § 0870 – Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych, zamiast
w § 0770 – Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości, co było niezgodne z zasadami
klasyfikowania dochodów, określonymi § 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących
ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207), za co odpowiedzialność
ponosi Zastępca Skarbnika, a z nadzoru Skarbnik – str. 48 protokołu.
7.
Jako kontynuację umów zawartych z wnioskodawcami w okresach wcześniejszych Gmina wydzierżawiła im w 2010 r. cztery nieruchomości
bez sporządzenia i podania do publicznej wiadomości stosownych wykazów, co było niezgodne z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o
gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603
z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Wójt – str. 51-53 protokołu.
Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono
inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli,
ale nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy. W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli
oraz usprawnienia pracy Urzędu Gminy niezbędne jest podjęcie następujących
działań:
I.
W zakresie spraw organizacyjnych
1.
Określania organizacji wewnętrznej jednostki samorządu terytorialnego
w Statucie Gminy poprzez aktualizowanie, zawartego w nim, wykazu
gminnych jednostek organizacyjnych.
2.
Wydawania w imieniu Wójta decyzji w sprawie przyznania pracodawcom
dofinansowania kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników przez zastępcę Wójta lub innych pracowników Urzędu Gminy,
posiadających stosowne upoważnienie do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
3.
Przestrzegania wymogu doręczania pism za pokwitowaniem.
4.
Określenia przepisami wewnętrznymi:
− kompletnego wykazu ksiąg prowadzonych metodą tradycyjną (ręcznie),
14
− zasad wyceny gminnych nieruchomości gruntowych,
− stawek umorzeniowych dla wartości niematerialnych i prawnych,
− zasad weryfikowania i zatwierdzania sprawozdań składanych
przez podmioty, którym z budżetu Gminy przekazano dotację celową.
II.
W zakresie rachunkowości
1.
Przestrzegania ustaleń obowiązującego Zakładowego planu kont,
a w szczególności:
− prowadzenia zapisów księgowych wyłącznie na kontach przewidzianych
do stosowania procedurami wewnętrznymi,
− ewidencjonowania wpływów oraz wydatków na koncie analitycznym
130 – Rachunek bieżący jednostki budżetowej wyłącznie na podstawie
zapisów wynikających z wyciągów bankowych,
− księgowania rozrachunków z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń
na sprzedaż napojów alkoholowych na koncie 221 – Należności z tytułu
dochodów budżetowych, w sposób umożliwiający bieżące ustalenie stanu tych rozrachunków z tytułu należnych rat.
2.
Rzetelnego ujmowania w księgach wartości nabytych nieruchomości.
3.
Dokonywania inwentaryzacji sald należności z tytułu udzielonych pożyczek, występujących na koniec roku w księgach rachunkowych jednostki.
III.
W zakresie podatków i opłat, egzekucji zaległości oraz sprawozdawczości
1.
Stosowania ulg w podatkach wyłącznie w przypadkach uzasadnionych
ważnym interesem podatników lub interesem publicznym.
2.
Wydawania decyzji rozstrzygających w sprawach podatników z uwzględnieniem pełnego ich zakresu, wynikającego ze złożonych wniosków.
3.
Zawiadamiania podatników o przyczynach niedotrzymania obowiązujących terminów załatwienia spraw.
4.
Rzetelnego przeprowadzania czynności sprawdzających deklaracji złożonych na podatek od środków transportowych.
5.
Wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6.
Systematycznego kontrolowania terminowości zapłaty należności gminnych, a w przypadku występowania zaległości – podejmowania skutecznych działań egzekucyjnych.
15
7.
IV.
Rzetelnego ujmowania w księgach rachunkowych skutków wydanych decyzji w sprawach odroczenia bądź rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu podatku rolnego.
W zakresie spraw budżetowych, finansowych, zamówień publicznych
i gospodarowania mieniem komunalnym
1.
Realizowania zadań inwestycyjnych Gminy w oparciu o zawarte umowy
z zachowaniem szczególnej staranności przy wykonywaniu ochrony mienia
komunalnego i jego zarządu.
2.
Przestrzegania obowiązku szacowania wartości zamówień publicznych
z należytą starannością.
3.
Zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków w granicach upoważnień
wynikających z planu finansowego (budżetu) jednostki samorządu terytorialnego.
4.
Dokonywania wydatków budżetowych w granicach zaplanowanych środków finansowych z uwzględnieniem wartości wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
5.
Udzielania dotacji celowych dla stowarzyszeń zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym zakresie.
6.
Prawidłowego zlecania i rozliczania podróży służbowych pracowników.
7.
Odprowadzania odpisów na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych w wysokościach ustawowych.
8.
Prawidłowego klasyfikowania dochodów budżetowych.
9.
Sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości gminnych przeznaczonych do wydzierżawienia.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Gminy.
Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby,
za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących
zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia.
16
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od
daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich niewykonania.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Szczecinie
mgr Józef Chodarcewicz
Do wiadomości :
Marta Hołowata
Przewodnicząca
Rady Gminy
Sławno