str. 1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dn. 23 września 2015 r.
WK.0920.43.2015
Pani Teresa Pancerz-Pyrka
Wójt Gminy Kazanów
26-713 Kazanów
ul. Pl. Partyzantów 28
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 9.09.2015r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 8.06.2015 r. do 9.09.2015 r. przeprowadzona została kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 1.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych:
1. Stwierdzono:
W zakładowym planie kont urzędu przyjętym Zarządzeniem Wójta Gminy nr 49/2010 z dnia
31.12.2010r. z późn. zm. w sprawie polityki rachunkowości, wykazano te konta księgowe i
zasady ich funkcjonowania, opisane w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla
budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej ( Dz. U. z 2013r., poz. 289), służące do ewidencji operacji nie występujących w
urzędzie jako jednostce budżetowej (str. 2 protokołu).
str. 1
Wnioskuję:
Przeanalizować i zaktualizować przyjęte w Urzędzie Gminy zasady rachunkowości,
stosownie do przepisów art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a) w zw. z ust. 2 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm. ). Ustalając zakładowy
plan kont, kierować się wskazaniami zawartymi w § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej
Polskiej (Dz. U. z 2013r., poz. 289).
W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
2.Stwierdzono:
Nie sporządzano wewnętrznych dowodów rozchodowych „KW” dokumentujących wypłatę
środków pieniężnych z kasy, celem odprowadzenia gotówki do banku ( str. 4 protokołu ).
Wnioskuję:
Do raportów kasowych załączać dowody wewnętrzne potwierdzające wypłatę gotówki z kasy,
stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.
U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm. ).
3.Stwierdzono:
Zapisy w niektórych raportach kasowych nie zawierały określenia rodzajów księgowych
dowodów kasowych zaewidencjonowanych w raportach ( str. 4 protokołu).
Wnioskuję:
Dokonując zapisów w raportach kasowych przestrzegać wymogów określonych w przepisach
art. 23 ust. 2 pkt 2 oraz art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o
rachunkowości. ( Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.)
4. Stwierdzono:
Sporządzono raport kasowy obejmujący przełom dwóch kolejnych miesięcy roku
budżetowego 2014r., w wyniku czego stan księgowy ”Wn” konta „101” na 30.11.2014r. był
niezgodny z faktycznym stanem gotówki w kasie na ten dzień – różnica 300 zł ( str. 4 i 5
protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać zasady zamykania raportów kasowych na koniec każdego miesiąca, celem
umożliwienia wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego
wszystkich operacji gospodarczych dokonanych w tym okresie sprawozdawczym, stosownie
do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2013r. poz.
330 z późn. zm.).
5.Stwierdzono:
Nieprawidłowości w prowadzonym dzienniku urzędu polegające na:
- nie zachowaniu wymogu chronologii zapisów księgowych,
- ujmowaniu w dzienniku niektórych operacji gotówkowych w kasie urzędu pod inną datą niż
dzień, w którym zostały one dokonane (str. 7 i 8 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać wymogów określonych w przepisach art. 14 ust. 1 oraz 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z
dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.).
str. 2
W zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego
6.Stwierdzono:
Przypadki braku pieczęci z adnotacją dotyczącą daty wpływu do Urzędu Gminy informacji o
nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz na deklaracjach w sprawie podatku od
środków transportowych. (str. 16, 18, 27, 28 protokołu).
Wnioskuję:
Na każdej informacji składanej do Urzędu Gminy zamieszczać pieczęć z datą wpływu,
stosownie do przepisów § 42 ust. 2 w związku z przepisami § 7 pkt 6 załącznika Nr 1 –
Instrukcja kancelaryjna – do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia
2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011r.
Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
7.Stwierdzono:
Nie wyegzekwowano deklaracji na podatek od nieruchomości od Parafii RzymskoKatolickich (str. 16 protokołu).
Wnioskuję:
W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie złożył deklaracji na podatek od nieruchomości,
postąpić zgodnie z treścią art. 274a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa
( Dz. U. z 2015r., poz. 613).
Jeżeli podatnik pomimo wezwania nie złoży deklaracji, wszcząć postępowanie podatkowe w
trybie art. 165 §2 ustawy ordynacja podatkowa oraz wydać decyzje określające wysokość
zobowiązania podatkowego zgodnie z art. 68 §2 pkt 1 tej ustawy.
Przestrzegać art. 7 ust.1 pkt 5 i art. 55 ust. 5 ustawy z dnia 17 maja 1989r. o stosunku Państwa
do Kościoła Katolickiego w Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2013r., poz. 1169 z późn.
zm.).
8.Stwierdzono:
Prowadzenie ewidencji podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób prawnych na
jednym koncie podatkowym. (str. 16 protokołu).
Wnioskuję:
Dla każdego podatnika będącego osobą prawną założyć i prowadzić odrębne konto w każdym
podatku zgodnie z przepisami § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25
października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla jednostek
samorządu terytorialnego. (Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375).
9.Stwierdzono:
Do zakładowego planu kont jak również do ewidencji księgowej nie wprowadzono
pozabilansowego konta księgowości podatkowej „ 991” – Rozrachunki z inkasentami z tytułu
pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników
( str. 26 protokołu).
Wnioskuję:
Zaprowadzić pozabilansową (syntetyczną i analityczną) ewidencję rozrachunków z
inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach
podatników stosownie do dyspozycji zawartej w §12 i §26 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów
podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375).
Zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.) dostosować dokumentację opisującą przyjęte zasady
rachunkowości do wymogów w/w rozporządzenia.
str. 3
10.Stwierdzono:
Od podatników ubiegających się o zastosowanie ulgi w podatku rolnym z tytułu zakupu
gruntów nie wyegzekwowano oświadczeń złożonych pod rygorem odpowiedzialności karnej
za fałszywe zeznania (str. 31 protokołu).
Wnioskuję:
W przypadku przyjmowania od podatników oświadczeń potwierdzających określone fakty w
złożonych wnioskach, odebrać je pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie
fałszywych zeznań, stosownie do przepisów art. 180 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. –
Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015r., poz. 613).
11.Stwierdzono:
Na kontach podatników dokonywano odpisu umorzonych kwot podatków pod datą wydania
decyzji umorzeniowych, a nie zgodnie z datą doręczenia tych decyzji ( str. 32 protokołu).
Wnioskuję:
W przypadku przyznania decyzją organu podatkowego ulgi w zapłacie podatku, na podstawie
art. 67a §1 pkt 3 ordynacji podatkowej, odpisu podatku na koncie podatnika dokonywać pod
datą doręczenia decyzji przyznającej ulgę stosownie do art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia
1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015r., poz. 613).
12.Stwierdzono:
Brak określonej wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej (str. 36 protokołu).
Wnioskuję:
Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały ustalającej wysokość stawek procentowych opłat z
tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową infrastruktury technicznej,
stanowiących podstawę ustalenia opłat adiacenckich z tego tytułu, stosownie do art. 146 ust. 2
oraz z tytułu podziału nieruchomości stosownie do art. 98 a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r.
o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015r., poz. 782 z późn. zm.). Wójt Gminy może w
drodze decyzji administracyjnej ustalić opłatę adiacencką w przypadku zaistnienia
okoliczności określonych w art. 145 ust. 1 i art. 98 a ustawy o gospodarce nieruchomościami.
W zakresie gospodarki mieniem.
13.Stwierdzono:
Ustalanie wysokości postąpień w ogłoszeniach o przetargach w sprawie zbycia nieruchomości
gruntowej (str. 54 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać przepisów §14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r.
w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie
nieruchomości (Dz. U. z 2014r., poz. 1490).
14.Stwierdzono:
Nieprawidłowe ujęcie w klasyfikacji budżetowej dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości
gruntowej, którą ujęto w dochodach gminy jako dochód uzyskany z wpłat z tytułu odpłatnego
nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości (str. 55
protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad klasyfikowania dochodów budżetowych zawartych w załączniku Nr 3 do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych. (Dz. U. z 2014r., poz. 1053 z późn. zm.).
str. 4
15.Stwierdzono:
Nieuregulowanie formy prawnej władania nieruchomościami komunalnymi służącymi
jednostkom oświatowym do wykonywania ich statutowej działalności (str. 56 protokołu).
Wnioskuję:
Uregulować formę władania nieruchomościami gminnymi przekazując jednostkom
oświatowym nieruchomości niezbędne do wykonywania ich statutowej działalności w trwały
zarząd, stosownie do przepisów art. 43 ust. 1 i 5 w związku z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21
sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015r., poz. 782 z późn. zm.).
Poinformować kierowników tych jednostek o obowiązku wystąpienia z wnioskiem o ustalenie
trwałego zarządu zgodnie z przepisami art. 44 ust. 2 w/w. ustawy.
16.Stwierdzono:
Brak wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy (str. 58
protokołu).
Wnioskuję:
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt wieloletniego programu gospodarowania
mieszkaniowym zasobem gminy stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z
dnia 21 czerwca 2001r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o
zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014r., poz. 150).
W zakresie rozliczenia jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami
organizacyjnymi.
17.Stwierdzono:
Wspólną obsługę finansowo-księgową podległych gminie jednostek budżetowych, tj. czterech
szkół gminnych, prowadzi Urząd Gminy w Kazanowie. Kierownicy gminnych jednostek
oświatowych nie opracowali dokumentacji opisującej przyjęte przez nich zasady
rachunkowości. Księgi rachunkowe i sprawozdawczość finansowa sporządzana jest łącznie
dla urzędu i wszystkich szkół gminnych. Dyrektorzy szkół nie upoważnili na piśmie
pracownika Urzędu posiadającego odpowiednie kwalifikacje do pełnienia funkcji głównego
księgowego w swoich jednostkach. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości i
wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi jednostek oświatowych wypełnia Skarbnik
Gminy. Wójt Gminy zarządza przeprowadzanie inwentaryzacji we wszystkich jednostkach
oświatowych i zatwierdza jej wyniki. ( str. 64 protokołu)
Wnioskuję:
Stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z
2013r., poz. 330 z późn. zm.), kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie
obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym zachowuje uprawnienia i
obowiązki do stanowienia wewnętrznej dokumentacji opisującej przyjętą przez jednostkę
politykę rachunkowości, a także zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji i zatwierdza jej
wyniki, zgodnie z zasadami określonymi w art. 10, oraz w art. 26 – 27 wym. ustawy o
rachunkowości.
Kierownik każdej jednostki budżetowej w oparciu o przepisy art. 53 ust.2 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z 2013 r., poz. 885 z późn. zm) powierza na
piśmie pracownikowi (głównemu księgowemu jednostki) obowiązki i odpowiedzialność w
zakresie prowadzenia rachunkowości i wykonywania dyspozycji określonych w art. 54 ust.1
pkt. 1-3 tej ustawy.
Zapewnić należyte wykonanie obsługi finansowej gminnych jednostek oświatowych
stosownie do przepisów art. 5 ust.9 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty
str. 5
(Dz. U. z 2004r., Nr 256, poz.2572 z późn. zm.) i doprowadzić ich działalność do zgodności
z obowiązującymi przepisami prawa.
18.Stwierdzono:
Obsługę finansowo-księgową podległej gminie jednostki budżetowej, tj. Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej prowadzi Urząd Gminy w Kazanowie. W GOPS nie zatrudniono
głównego księgowego, a funkcję tę wykonuje Skarbnik Gminy (str. 65 protokołu).
Wnioskuję:
Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
(Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.), przepisy tej ustawy mają również zastosowanie do
gminnych jednostek budżetowych, a w związku z tym należy przestrzegać obowiązku
wynikającego z art. 11 ust. 1 wym. ustawy, zgodnie z którym księgi rachunkowe prowadzone
są przez jednostkę.
Obowiązkiem kierownika jednostki budżetowej jest powierzenie na piśmie pracownikowi
jednostki obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wykonywania czynności wskazanych w
art. 54 ust.1 pkt 1-3, w zw. z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych ( Dz. U. z 2013r., poz. 885, z późn. zm.).
Mając na uwadze powyższe wymogi ustawowe, doprowadzić działalność podległej jednostki
budżetowej do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest:
- Wójt Gminy
- Skarbnik Gminy
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.) - Regionalna
Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków
z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty
jego doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
P R E Z E S
/-/
Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
str. 6