Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie Wójt Gminy Słupno

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie
 (22) 628-28-62, 628-78-42,
Fax. RIO 628-31-16
Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
Wydz. Kontroli
 ( 22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29
Warszawa, dn. 21 lutego 2013 r.
WK 0920.83.2012
Wójt Gminy
Słupno
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 05.02.2013r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb
obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr
167, poz. 1747) w dniach od 19.11.2012r. do 31.01.2013r. przeprowadzona została kontrola
kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do 31.12.2012 r. i przeprowadzona
została zgodnie z zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
I.Ustalenia ogólnoorganizacyjne
1. Stwierdzono:
Nie wykonywano obowiązku w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie
Gminy w Słupnie i jednostkach organizacyjnych gminy mimo tego, że zostały opracowane
wewnętrzne uregulowania prawne w tej mierze.
- str. 6-7 protokółu kontroli
Wnioskuję:
Wdrożyć i wykonywać opracowane procedury kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w
Słupnie i jednostkach organizacyjnych zgodnie z art.68-69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o
finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz.1240 z późn. zm.).
II. Księgowość i sprawozdawczość
2.Stwierdzono:
Niewłaściwe ewidencjonowanie na koncie „201” 2% udziałów w podatku rolnym należnych
Izbie Rolniczej oraz składki na PFRON- str. 11 protokołu kontroli
1
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad ewidencji dla kont księgowych ustalonych w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 05.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej
(Dz.U.2010.128.861 z późn. zm.), w szczególności operacje dotyczące udziałów w podatku
rolnym należnych Izbie Rolniczej i składki na PFRON ewidencjonować na kontach 240 i 229
III. Budżet jednostki samorządu terytorialnego
Dochody budżetowe
3. Stwierdzono:
W sprawozdaniu Rb – 27S za III kwartały 2012r. nie wykazano:
W rozdz. 75616 § 0360 kolumna 14 nie wykazano umorzenia w podatku od spadków
i darowizn w kwocie 22.344,00zł
W rozdz. 75616 § 0340 kolumna 14 nie wykazano kwoty umorzenia w podatku od
środków transportowych w wysokości 18.073,84zł
W rozdz. 75616 § 0910 w kolumnie 14 nie wykazano kwoty umorzonych odsetek w
podatku od środków transportowych w wysokości 1.026,90zł
W rozdz. 75616 § 0340 kolumna 10 (zaległości) nie wykazano kwoty 5.831,40zł – za
II kwartał oraz 58.823,90zł – za III kwartał
W rozdz. 75615 § 0340 kolumna 10 (zaległości) nie wykazano kwoty 1.279,20zł – za
II kwartał oraz 3.931,20zł – za III kwartał 2012r
- str. 16 i 31 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać wymogów Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie
budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z
2010 Nr 20 poz. 103)
4. Stwierdzono:
a) Jedynie w dwóch przypadkach na osiem zastosowano procedurę udokumentowania
ważnego interesu podatnika w umorzeniach podatku od środków transportowych.
b) Nie umorzono odsetek od kwoty głównej (umorzonej) w podatku od środków
transportowych.
- str 30 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 67a § 1 p.3 oraz § 2 Ustawy z dn. 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa
( t.j. Dz.U. 05.8.60. z późn. zm.) oraz art. 11 Ustawy z dn. 12 stycznia 1991r. o podatkach i
opłatach lokalnych ( t.j. Dz.U. 2010.95.613 z późn. zmian. )
5. Stwierdzono:
Dokonywano przypisu podatku od nieruchomości na indywidualnych kontach podatników w
oparciu o informacje składane na nieaktualnych formularzach (z lat 2003 – 2004). Uchwałą
Rady Gminy w Słupnie Nr 100/XI/11 z dnia 17 października 2011r. określono nowe wzory
formularzy deklaracji i informacji podatkowych.
Nowe wzory nie zostały rozesłane wszystkim podatnikom, są one sukcesywnie wymieniane
przy każdej zmianie ze strony podatnika. Nowe wzory otrzymują także podatnicy dla nowo
powstałych budynków.
- str. 17 protokołu kontroli.
2
Wnioskuję:
Spowodować aby wszyscy podatnicy otrzymali aktualne wzory formularzy.
Wyegzekwować ich złożenie do Urzędu. Dokonać weryfikacji naliczonego podatku zgodnie z
art. 274a § 2 oraz art. 276 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa ( tj.
Dz.U.05.8.60 z późn. zm.)
6. Stwierdzono:
Brak ewidencji księgowej opłaty adiacenckiej poszczególnymi osobami. Księgowania
obejmują kwoty wpłat bez rozbijania na raty, czy osoby z imienia i nazwiska. W § 0490 jest
księgowana pełna kwota po hasłem opłata adiacencka.
Brak przepływu informacji między Referatem Planowania i Finansów, a Referatem
Budownictwa przez co nie można określić dokładnej kwoty zadłużenia w opłacie adiacenckiej
(§ 0490).
Brak jest osoby, która panuje nad windykacją tego źródła dochodów. Wezwania do zapłaty
oraz tytuły wykonawcze wystawiane są pod koniec okresu 3 lat od wydanej decyzji, co może
doprowadzić do uszczuplenia dochodów Gminy przez przedawnienie należności.
- str. 33 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zaprowadzić pełną ewidencję księgową dochodów budżetowych z tytułu opłaty adiacenckiej.
Ewidencję analityczną prowadzić z wyodrębnieniem poszczególnych dłużników zgodnie z
opisem do konta 221 przyjętym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05.07.2010r. w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont……..
Należności rozłożone na raty, których termin płatności przekracza rok budżetowy
ewidencjonować na koncie 226 – długoterminowe należności budżetowe.
Wydatki
7.Stwierdzono:
Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji w zakresie wydatków:
- szkolenia pracowników zaliczono do dz. 750 rozdz. 75075 §4300.
- diety sołtysów zaliczono do 750-75022 §3030.
- zakup biletów wstępu na koncert dla pracowników zaliczono do 750-75075 §4300.
- dopłatę do transportu zbiorowego zaliczono do 600-60004 §2310.
- przelew do Starostwa Powiatowego na piknik samorządowy zaliczono do 750-75023 §4300.
- str. 40 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać prawidłowej klasyfikacji dotyczącej wydatków zgodnie z rozporządzeniem
Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zm.). Szkolenia pracowników zaliczać do § 4700, dopłatę do
transportu zbiorowego do § 4300, diety sołtysów ujmować w dz. 750 rozdz. 75095. Środki
przekazane do Starostwa Powiatowego ujmować w § 2710 z zachowaniem procedury
wynikającej z art.216 ust. 2 pkt.5 ustawy z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych ( D.U. nr
157 poz. 1240 z późn. zmian. ) dla wydatków o charakterze pomocy finansowej dla innej
jednostki samorządu terytorialnego
Zakup biletów na koncert dla pracowników Urzędu może być dokonany ze środków
zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
8.Stwierdzono:
W 2012r. nieterminowo zostały przekazane 2 raty składki na rzecz Izb Rolniczych
- str. 41 protokołu kontroli.
3
Wnioskuję:
Składki na rzecz Izb Rolniczych przekazywać w terminach określonych w art.35 ust.2 ustawy
z dnia 14 grudnia 1995 r. o Izbach Rolniczych (j. t. Dz. U. 02.101.927 z późn. zm.) w
związku z art.6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz. U. z 2006r.
Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) tj. w ciągu 21 dni od dnia, w którym upływa termin płatności
danej raty podatku rolnego.
9.Stwierdzono:
Część umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań nie zawiera kontrasygnaty Skarbnik
Gminy, m.in. umowy- zlecenia ( str 42 protokołu kontroli ), umowy na przekazanie dotacji
celowych dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych ( str. 85, 86
protokołu kontroli )
Wnioskuję:
Przed zawarciem umów przedkładać w/w dokumenty p. Skarbnik celem uzyskania
kontrasygnaty, mając na uwadze art. 46 ust. 3 ustawy z dn. 8 marca 1990r. o samorządzie
gminnym ( t.j. D.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zmian. )
10.Stwierdzono:
Brak umowy na dotację celową przekazaną w 2012r. z budżetu gminy dla Gminnego Ośrodka
Kultury – instytucji kultury gminy Słupno
- str. 43 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przekazując dotację celową z budżetu gminy zawierać umowę, zgodnie z art. 250 ustawy z
dn. 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( D.U. nr 157 poz. 1240 z późn. zmian. )
11. Stwierdzono:
Nieterminowo sporządzono dokument OT oraz nieterminowo księgowano przyjmowany do
użytkowania środek trwały w postaci kserokopiarki o wartości 19.543,95 zł
- str.54 protokółu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów art.20 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
(tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.) oraz zapisów Zarządzenia
Wójta Gminy Słupno Nr 60/2012 z 13.07.2012r. w sprawie wprowadzenia zasad
rachunkowości i wprowadzenia Zakładowego Planu Kont, zgodnie z którymi do ksiąg
rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde
zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym
12.Stwierdzono:
Dotacja celowa dla Samorządu Województwa Mazowieckiego na przyspieszenie
konkurencyjności Województwa Mazowieckiego została przekazana z opóźnieniem kilku
miesięcy po terminie ustalonym w umowie
- str. 84 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać terminów przekazywania dotacji ustalonych w umowach, mając na uwadze art.
44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dn. 27.08.2009r. o finansach publicznych ( D. U. nr 157 poz. 1240 z
późn. zmian. )
13.Stwierdzono:
Klub Sportowy „Delta” w rozliczeniu dotacji celowej otrzymanej z budżetu gminy uwzględnił
oświadczenia sponsorów oraz oświadczenia o bezpłatnym wynajmie hali i boiska. Dokumenty
te ujęto w pozycji sprawozdania „pokryte ze środków własnych oraz z innych źródeł, w tym
wpłat i opłat adresatów zadania publicznego”
- str. 86 protokołu kontroli
4
Wnioskuję:
Rozliczenie zadania publicznego powierzonego do realizacji podmiotom niezaliczanym do
sektora finansów publicznych dokonywać według wzoru ustalonego w załączniku nr 3 do
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 15.10.2010r. w sprawie wzoru
oferty i ramowego wzoru umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z wykonania tego zadania ( D.U. z 2011 nr 6 poz. 25 )
IV.Gospodarka mieniem
14.Stwierdzono:
Na podstawie wykazu mienia komunalnego stwierdzono brak terminowych wpłat
dokonanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej za budynek oddany w trwały zarząd.
Opłaty winny być dokonywane do dnia 31 marca każdego roku. Powyższe opłaty zostały
wniesione w październiku 2012r. za lata 2010, 2011 i 2012 w wysokości należności głównej
bez odsetek za zwłokę
- str 89 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zobligować podległe jednostki do regulowania swoich należności w terminach wynikających
z umów. W przypadkach wpłat pokrywających należność główną bez odsetek stosować
unormowania działu III rozdziału 6 Ustawy Ordynacja Podatkowa - art. 55 § 2
15.Stwierdzono:
Błędnie zakwalifikowano w rozdziale 70005 § 0470 kwotę 839,00zł z tytułu przekształcenia
prawa użytkowania wieczystego w prawo własności dla OSP Święcieniec
- str. 89 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz.207 z późn. zmian.), w
szczególności dochody z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności zaliczać do § 0770
16. Stwierdzono:
W ewidencji mienia komunalnego oraz na koncie 011 środki trwałe, nie zdjęto dwóch
sprzedanych działek.
- str. 90 protokołu kontroli.
Wnioskuję:
Przestrzegać zapisów art.20 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
(tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późn.zm.) oraz zapisów Zarządzenia
Wójta Gminy Słupno Nr 60/2012 z 13.07.2012r. w sprawie wprowadzenia zasad
rachunkowości i wprowadzenia Zakładowego Planu Kont, zgodnie z którymi do ksiąg
rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde
zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym
V. Rozliczenie jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami organizacyjnymi
17.Stwierdzono:
Nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S przez Gminny Zespół
Oświaty w Słupnie oraz Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Słupnie, a mianowicie
kwoty w rubryce „dochody otrzymane” nie były równe z rubryką „dochody wykonane”
- str. 95 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z załącznikiem Nr 39 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( D.U. Nr
5
20 poz. 103 ), a w szczególności w rubryce „dochody otrzymane” wykazywać kwoty ujęte w
rubryce „dochody wykonane” - § 3.1. pkt.5 rozporządzenia
18.Stwierdzono:
Sprawozdania jednostkowe Rb-27S i Rb-28S sporządzane przez jednostki oświatowe –
szkoły, gimnazjum, przedszkole nie są podpisywane przez kierowników tych jednostek, a
przez dyrektor Gminnego Zespołu Oświaty
- str 95 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Przestrzegać § 4 pkt. 3b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie
sprawozdawczości budżetowej ( D.U. Nr 20 poz. 103 ), zgodnie z którym kierownicy
jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego są obowiązani
do sporządzania i przekazywania sprawozdań tych jednostek
19.Stwierdzono:
Jednostki oświatowe nie sporządzały obowiązujących sprawozdań Rb-N i Rb-Z
- str 95 protokołu kontroli
Wnioskuję:
Zobowiązać kierowników jednostek oświatowych do sporządzania sprawozdań finansowych
określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 4 marca 2010r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych ( D.U.
Nr 43 poz. 247 )
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia
pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego
doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi prawo zgłoszenia
zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych
podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Zastępca Prezesa
/-/
mgr Teresa Gołębiewska
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a
6