DOLNOŚLĄSKI OŚRODEK POLITYKI SPOŁECZNEJ

DOLNOŚLĄSKI OŚRODEK
POLITYKI SPOŁECZNEJ
DZIAŁ FUNDUSZY UNIJNYCH
DOPS/ZP/252-24/2014
Załącznik nr 4 do SIWZ
Opis przedmiotu zamówienia
Usługa wynajmu sal wraz z usługą cateringową na potrzeby przeprowadzenia konferencji w ramach zadania
7 Rozwój dialogu, partnerstwa publiczno-społecznego i współpracy na rzecz przeciwdziałania zjawisku
wykluczenia społecznego na poziomie regionalnym – Konferencja z okazji Dnia Pracownika Socjalnego dla
uczestników projektu systemowego realizowanego przez Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej.
Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal wraz z usługą
cateringową na potrzeby przeprowadzenia konferencji w ramach
zadania 7 Rozwój dialogu, partnerstwa publiczno-społecznego i
współpracy na rzecz przeciwdziałania zjawisku wykluczenia społecznego
na poziomie regionalnym – Konferencja z okazji Dnia Pracownika
Socjalnego dla uczestników projektu systemowego realizowanego przez
Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej.
I
II
Sala położona na terenie miasta Wrocław.
28.11.2013r (100 os.)
USŁUGA WYNAJMU SAL
- Jedna sala dla min. 150 osób dostępna od godziny 9:00 do godziny
18:00. Sala musi być wyposażona w sprzęt audiowizualny (2 mikrofony z
zestawem słuchawkowym, kolumny, wzmacniacz, 2 statywy, laptop,
rzutnik, przedłużacze), jak również wyposażone w adekwatną do liczby
uczestników konferencji liczbę miejsc siedzących. Krzesła winny być
ustawione w układzie teatralnym. Zamawiający wymaga aby
zaproponowana sala wyposażona była w odpowiednie, spełniające
wymogi bhp oświetlenie oraz okna umożliwiające wietrzenie
pomieszczenia lub sprawną klimatyzację. Sala powinna posiadać scenę na
występy artystyczne, ustawienie krzeseł musi zapewniać swobodny widok
na scenę, co oznacza, że na środku sali nie mogą znajdować się filary
/kolumny.
Sala powinna być udostępniona na próbę w dniu 26.11.2014r.
- W bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej musi znajdować się
foyer/sala z przeznaczeniem jako miejsce do serwowania i konsumpcji
posiłków dla wszystkich uczestników konferencji jednocześnie.
Wyposażone w stoliki bankietowe oraz w stoliki na których znajdować się
będzie catering (stoliki powinny być nakryte obrusem)
Foyer musi zapewniać swobodną komunikację wszystkich uczestników
oraz w bezpośrednim sąsiedztwie sali winna znajdować się bezpłatna
toaleta.
- Udostępnienie personelu do obsługi technicznej, który będzie
odpowiedzialny za przygotowanie sali, zainstalowanie sprzętu, oraz
sprawdzenie ich stanu technicznego i ewentualną pomoc w trakcie
trwania konferencji;
- zapewnienie szatni wraz z obsługą w wydzielonej zamkniętej części
wyposażonej w wieszaki;
- Udostępnienie sztalug min 20 na których znajdować się będą antyramy o
wymiarach 80x60 oraz powierzchni na których miałyby być one
prezentowane.
ul. Ostrowskiego 7, 53-238 Wrocław
tel. 71 770-42-28, fax. 71 770-42-30
[email protected]
www.dops.wroc.pl
DOLNOŚLĄSKI OŚRODEK
POLITYKI SPOŁECZNEJ
DZIAŁ FUNDUSZY UNIJNYCH
III
USŁUGA CATERINGOWA
Zapewnienie uczestnikom w czasie trwania konferencji:
1. Przerwy kawowej na rozpoczęcie, która obejmować ma: kawę
czarną z ekspresu w filiżankach, herbatę w filiżankach, cukier,
śmietanka do kawy, cytryna do herbaty dla wszystkich
uczestników.
2. Lunchu w formie szwedzkiego stołu dla każdego uczestnika po
zakończeniu części galowej konferencji, który zawierać ma :
- kawę czarną z ekspresu w filiżankach, herbatę w filiżankach,
cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty dla wszystkich
uczestników.
- Ciasto po 2 kawałki(każdy innego rodzaju) / 100 gram na osobę
(każdego rodzaju),
- woda mineralna gazowana, niegazowana, soki (2 rodzaje) – 0,25l
na osobę,
- owoce (4 rodzaje, po 2 owoce jednego rodzaju dla jednej osoby)
- zupa na ciepło ( krem z brokułów, pomidorów)
- sałatki 4rodzaje z min. 4 składników każda po 200 gram na
osobę ( 2 wegetariańskie i 2 mięsne)
- kanapki na bułce paryskiej 2 rodzaje z min. 4 składników po 2
szt. na osobę,
- koreczki po 2 szt. na osobę min. 4 składnikowe (nie mniej niż 200
gram na 1 porcję dla 1 osoby )
- półmisek wędlin po 100 gr. na osobę
- półmisek serów po 100 gr. na osobę.
WYMAGANIA DODATKOWE W TRAKCIE REALIZACJI ZADANIA
ul. Ostrowskiego 7, 53-238 Wrocław
tel. 71 770-42-28, fax. 71 770-42-30
[email protected]
www.dops.wroc.pl
DOLNOŚLĄSKI OŚRODEK
POLITYKI SPOŁECZNEJ
DZIAŁ FUNDUSZY UNIJNYCH
IV
Do obowiązków Zamawiającego należy:
1.Rekrutacja uczestników konferencji oraz przekazanie Wykonawcy listy
uczestników po podpisaniu umowy w terminie 3 dni roboczych przed
rozpoczęciem konferencji.
2.Promocja „Projektu systemowego DOPS w zakresie podnoszenia
kwalifikacji kadr pomocy i integracji społecznej” w miejscu konferencji.
Do obowiązków Wykonawcy należy:
1.Zabezpieczenie zastawy stołowej dla Wszystkich uczestników
konferencji uwzględniając 50% na wymianę.
2. Zabezpieczenie stoliki z obrusem na których podawane będą dania
3.Zapewnienie osób które dopilnują porządku na stołach.
4. przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż 5
dni przed rozpoczęcie konferencji.
5. Złożenie Zamawiającemu sprawozdania merytorycznego, w terminie 5
dni roboczych od zakończenia konferencji.
WYMAGANIA DODATKOWE W TRAKCIE REALIZACJI ZADANIA
Świadczenie usług objętych przedmiotem zamówienia wymaga
zachowania i przestrzegania reżimu sanitarno – epidemiologicznego
zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarno – epidemiologicznymi w
zakresie produkcji i zatrudniana personelu. Wykonawca ponosi pełną
odpowiedzialność za ich naruszenie.
Obowiązki Wykonawcy:
- zapewnienie obsługi technicznej, przez którą rozumnie się zapewnienie
aranżacji stołów, bielizny stołowej, zapewnienie zastawy stołowej,
sztućców, szkła oraz sprawnej obsługi kelnerskiej dopasowanej do
rzeczywistej liczby uczestników;
- zapewnienie sprzętu cateringowego niezbędnego do zrealizowania
zlecenia (bufet, odpowiednia ilość stolików, przy których uczestnicy będą
mogli konsumować poczęstunek na stojąco lub siedząco, liczba miejsc
siedzących stanowi 50% ogólnej liczby uczestników);
Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania przez Wykonawcę z
jednorazowych naczyń i sztućców;
- zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej
miejsca wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla dwóch
osób oraz stolik na materiały informacyjno – promocyjne) – recepcja
konferencji.
ul. Ostrowskiego 7, 53-238 Wrocław
tel. 71 770-42-28, fax. 71 770-42-30
[email protected]
www.dops.wroc.pl