Jak napisać dobry komunikat prasowy

Człowiek – najlepsza inwestycja
Jak napisać dobry komunikat dla mediów?
Napisanie dobrej informacji prasowej wbrew pozorom wcale nie jest takie proste. Choć z usług
netPR.pl korzystają głównie specjaliści, nie zaszkodzi przypomnieć o kilku podstawowych warunkach,
jakie powinien spełniać dobrze napisany komunikat dla mediów.
Kluczem jest ciekawy temat
Kluczem do napisania dobrej informacji prasowej jest wybór tematu, którego ma dotyczyć notatka.
Przedstawiany temat musi być interesujący, a nasz przekaz powinien pomagać realizować
przynajmniej jeden z trzech podstawowych celów mediów, którymi są: informowanie, edukacja lub
rozrywka.
Informuj, a nie sprzedawaj
Podstawową zasadą, o której należy pamiętać jest to, że nasz komunikat powinien informować, a nie
sprzedawać. Dlatego:
redaguj informacje w trzeciej osobie, nie korzystając z takich form jak: my, nasz
nie korzystaj ze sformułowań typu: jesteśmy najlepszą firmą, sprzedajemy najlepsze ...
powołuj się na liczby, podawaj źródła, aby rzeczywiście przekonać
dodawaj wypowiedzi specjalistów, które dodatkowo ożywią tekst.
Tytuł musi przyciągnąć uwagę
Tytuł komunikatu jest jego pierwszym i niezwykle ważnym elementem - ma za zadanie wywołać
zainteresowanie dziennikarza. Dlatego nagłówek powinien:
przedstawiać istotę komunikatu - wielu dziennikarzy o tym, czy zapoznać się z całą treścią
notatki decyduje tylko na podstawie nagłówka; dotyczy to w szczególności informacji
publikowanych w internetowych serwisach dystrybuujących komunikaty (wire services)
być zwięzły - powinien ograniczyć się maksymalnie do dwóch linii tekstu, choć należy dążyć do
tego, aby zawarł się w jednej linii, czyli w zakresie 70-80 znaków; zbyt długi tytuł komunikatu
może spowodować konieczność jego przeredagowania ze względu na techniczne ograniczenia
systemów zarządzania informacjami po stronie mediów.
Czego w tytule należy unikać:
staraj się unikać korzystania ze sformułowań: firma, Sp. z o.o., S.A., za wyjątkiem przypadków,
gdy jest to konieczne do jednoznacznej identyfikacji organizacji
unikaj również podawania imion, ograniczając ich użycie tylko do przypadków, których
wymaga jednoznaczna identyfikacja osoby lub gdy jest to konieczne do właściwego odczytania
informacji
nie używaj wykrzykników, a w szczególności ich powtórzeń
nie pisz całego tytułu kapitalikami, aby uniknąć traktowania komunikatu jako spam i narażenie
się na jego usunięcie jeszcze przed przeczytaniem tytułu.
Pamiętaj o piramidzie
Tekst informacyjny powinien spełniać zasady piramidy dziennikarskiej.
Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek – najlepsza inwestycja
Najważniejsze informacje powinny znaleźć się w pierwszym zdaniu. Przeczytanie kilku pierwszych
linijek powinno umożliwić czytelnikowi znalezienie odpowiedzi na pytania: co się stało? kto brał w
tym udział? kiedy to się stało? gdzie to się stało? co z tego wynika?
Dalej można podać kolejne fakty, które opisują wydarzenie w szerszym kontekście.
Komunikat musi być tak skonstruowany, by po odcięciu przez dziennikarza nawet kilku ostatnich
akapitów najważniejsze informacje były nadal zrozumiałe dla czytelnika.
Mniej znaczy więcej
Notatka prasowa nie powinna mieć więcej niż dwie strony, czyli zawierać ok. 400 słów.
To wystarczająco dużo, aby przedstawić dziennikarzowi kim jesteś, o czym informujesz i dlaczego
powinno to być warte jego uwagi.
Gotowe do użycia
Media preferują informacje w formie elektronicznej, w formatach, które umożliwiają ich edytowanie.
W wielu przypadkach jednak większe szanse na wykorzystanie mają te komunikaty, które nadają się
do opublikowania w całości. Dotyczy to w szczególności serwisów internetowych, które publikują
w całości wiele informacji, nie ingerując w ich treść.
Rada: porównaj tekst swojego komunikatu z tekstami informacyjnymi w mediach i pamiętaj, że dobry
komunikat prasowy to taki, który dziennikarz może skopiować bezpośrednio na łamy gazety.
Dostosuj komunikat do potrzeb grupy docelowej
Informacja, którą chcesz przekazać, to sensacja w branży, czy tylko opis ciekawego biznesowego
wydarzenia? Chcesz, by znalazła się na pierwszej stronie „Pulsu Biznesu" i „Rzeczpospolitej"? A może
lepsza będzie relacja w lokalnej gazecie? Zawsze trzeba brać pod uwagę to, do kogo chcemy dotrzeć
z informacją i kierować nasz przekaz do właściwych dziennikarzy i wydawców.
Zadbaj o czytelność
Pisz prostym językiem, nie używaj zdań wielokrotnie złożonych i tak formatuj dokument, by był on
łatwy do przeczytania. Widok jednej wielkiej bryły tekstu często zniechęca do lektury.
Struktura komunikatu prasowego
nagłówek - powinien zawierać nazwę firmy, której dotyczy, datę oraz tytuł komunikatu
lead - notatka powinna rozpoczynać się od paragrafu zawierającego abstrakt informacji
rozwinięcie - to miejsce na dodatkowe fakty, wyjaśnienie implikacji dla otoczenia oraz
zestawienie z podobnymi wydarzeniami w branży
wyjaśnienie podłoża informacji - to miejsce na wyjaśnienie istoty komunikatu dla osób spoza
branży (niespecjalistów); pamiętaj, że im łatwiej będzie napisać informację, tym większe masz
szanse na jej opublikowanie
informacje o firmie - krótki opis firmy, który pomaga zrozumieć istotę biznesu i ułatwia pisanie
o niej
kontakty do firmy - kontakty do autora i firmy lub/i agencji
źródło: www.netpr.pl
Projekt „Centrum Ekonomii Społecznej” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego